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1. INFORMACIÓN GENERAL DE LA PROPUESTA DE TRABAJO DE GRADO


PROYECTO APLICADO (SE EXCLUYE PROYECTO EMPRENDIMIENTO
EMPRESARIAL)

Fecha: 11 de abril de 2021


Herramienta de Gestión Apoyado En Lenguaje de Programación
Título de la propuesta: Python Para La Automatización De Inventarios A Través De Un
Aplicativo Web.
INTEGRANTES DE LA PROPUESTA DE INVESTIGACIÓN (MÀXIMO 3 ESTUDIANTES)

Nombre del
Nasly Emilce Díaz Gómez
estudiante:
Identificación C.C.x C.E OTRO Número: 1022335281
Programa No. de Créditos Aprobados: 142
Ingeniería De Sistemas
Académico % de créditos aprobados 85%
Teléfono
Correo electrónico nediazg@unadvirtual.edu.com 3138471395
/ Celular
Dirección Bogotá –
Calle 28 sur No. 68c-25 Municipio / Departamento
residencia: Cundinamarca
CENTRO: José Acevedo y Gómez ZONA: Centro

Nombre del
Breiner Duvan Rodríguez Leal
estudiante:
Identificación C.C. x C.E OTRO Número: 1024523753
Programa No. de Créditos Aprobados: 149
Ingeniería De Sistemas
Académico % de créditos aprobados 89%
Teléfono /
Correo electrónico duvanrleal@hotmail.com 3132379607
Celular
Dirección Municipio / Bogotá –
Calle 79 sur N 77 g 75
residencia: Departamento Cundinamarca
CENTRO: José Acevedo y Gómez ZONA: Centro

Nombre del estudiante: Jimy Cárdenas Velásquez


Identificación C.C. X C.E OTRO Número: 86055998
Programa No. de Créditos Aprobados: 153
Ingeniería de Sistemas
Académico % de créditos Aprobados 91,6%
Correo Teléfono /
jcardenasve@unadvirtual.edu.co 3143950674
electrónico Celular
Municipio /
Dirección residencia: Calle 181 C 9-30 Bogotá D.C
Departamento
CENTRO: José Acevedo y Gómez ZONA: Centro Bogotá, Cundinamarca

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Nombre del
Lina Marcela López Orjuela
estudiante:
Identificación C.C. x C.E OTRO Número: 1014277398
Programa No. de Créditos Aprobados:
Ingeniería de sistemas
Académico % de créditos aprobados
Correo electrónico Lina_lopez@075hotmail.com Teléfono / Celular 3203103007
Dirección
Cr 108 N 77 A 34 Municipio / Departamento Bogotá
residencia:
CENTRO: José Acevedo y Gómez ZONA: Centro

2. DATOS ESPECÍFICOS DEL PROYECTO

Duración del proyecto


6 meses
(meses)
Línea de Investigación de escuela o
Automatización de procesos de gestión documental.
Línea de profundización del programa
Escuela Escuela de Ciencias Básicas, Tecnología e Ingeniería
Descriptores palabras claves RPA, automatización, gestión documental, información masiva.

3. RESUMEN

Hoy en día la mayoría de las empresas realizan las comunicaciones oficiales internas de manera
manual, como, por ejemplo: actas, llamados de atención, circulares, etc. esto genera atrasos en la
recepción de estas ya que deben enviarse de manera masiva.

En la empresa Deceval S.A. se coordina de forma manual el manejo del inventario de los más de
9.000 medios magnéticos que contienen información crítica de dicha empresa, con el fin de
establecer la ubicación específica de cada uno de ellos, en la empresa de custodia externa que los
almacena; se debe tener en cuenta que el proceso manual de toma de información de las bitácoras
de los años en que se ha manejado este proceso, tarda alrededor de 2 semanas y tiene un paso a paso
que denota más de 100 movimientos entre documentos que contienen bastante información de cada
uno de los medios.

Debido al alto volumen de datos que contiene dicho inventario, se debe aplicar un proyecto de
automatización que minimice los riesgos de error humano en la ubicación de dichos medios y que
disminuya de forma considerable el tiempo de toma de información y de entrega del acta con la
información de esos medios y las correcciones necesarias en cuanto a ubicación y codificación de
estos.

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La propuesta se basa en automatizar la toma de datos de cada una de las bitácoras en dónde está
almacenada la información de los medios magnéticos desde el año 2010 aproximadamente,
posterior a esta toma de datos, se pasa a tomar los datos del inventario de la empresa de custodia y
se enfrenta código a código para evidenciar que las cintas que se tienen registradas como “En
custodia”, si estén ubicadas adecuadamente, se mostrará un reporte de las cintas que no
correspondan a dicha ubicación para pasar a hacer la búsqueda física de las mismas.

4. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA

A nivel mundial, según Moreno, I. (2017). La gestión de documentos sigue un desarrollo tradicional
y hay un proceso de elaboración de un reglamento en el que se incluirán nuevas precisiones al
respecto. Bajo el marco regulatorio existente en Latinoamérica referente al desarrollo de la
tecnología informática y la telemática, como lo manifiesta Sogamoso, J. (2019), se ha venido
implementando el gobierno electrónico como parte de la modernización de los estados a través de
los servicios de información y documentación que ofrece la administración pública, entre ambos
componentes se sitúa la gestión de documentos en donde los países latinoamericanos a similitud de
la gran mayoría de países del mundo desde hace aproximadamente dos décadas, cuentan con
legislación sobre documentos electrónicos y más recientemente sobre firma digital, permitiendo así
la introducción de la tecnología informática en la gestión documental.

En Colombia mediante la ley de archivos Ley 594 del 2000, como lo indica Castillo, L. (2019)., se
implementa el programa de gestión documental, articulado al sistema integrado de gestión de la
presidencia de la república, en donde se establecen políticas de gestión documental, Política de
Gestión Documental, objetivos, alcance, público al cual está dirigido, requerimientos normativos,
económicos, administrativos y tecnológicos para su desarrollo; los lineamientos para los procesos
de la Gestión Documental (Planeación, Producción, Gestión y Trámite, Organización,
Transferencias, Disposición de los Documentos, Preservación a Largo Plazo y Valoración); las
fases de implementación del PGD, los programas específicos, el diagnóstico de Gestión
Documental, cronograma de implementación, el mapa de procesos de la Entidad y los recursos
requeridos para su implementación.

En la empresa Deceval S.A. los operadores informáticos tienen bastante trabajo en cada uno de los
turnos que desarrollan y sus actividades son de alto riesgo de error, por lo tanto, necesitan
concentración al máximo para desarrollar esas tareas, así mismo pierden mucho tiempo tomando los
datos de cada una de las bitácoras y comparando uno a uno los códigos, para evidenciar su
ubicación, lo que conlleva a errores durante el turno que se está ejecutando, y también en la toma de
los códigos de los medios, estos errores se vuelven críticos por el volumen de información al tratar
de encontrar la ubicación de más de 9.000 medios. En el desarrollo del turno diario los errores
pueden acarrear sanciones de parte de las entidades de control o de las empresas que tienen
contratados los servicios de información con Deceval, de igual forma en el momento de no ubicar
un medio magnético corre peligro la integridad de la información, incurriendo en faltas graves que

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pueden llevar a la empresa a la quiebra. Con la implementación de un aplicativo web se


automatizará la información correspondiente a los inventarios de los medios magnéticos RPA
dando correcta respuesta a los diferentes procesos en un tiempo mínimo, además de preservar la
información sin riesgo a perderla.

5. FORMULACIÓN DE LA PREGUNTA DE INVESTIGACION

¿Cuál es la situación de la gestión de inventarios de medios magnéticos RPA en la empresa


Deceval S.A. de la ciudad de Bogotá?

6. JUSTIFICACIÓN

Ante los acontecimientos del mal manejo de inventario, que evidentemente afectan al desarrollo de
las correctas actividades de la empresa Deceval S.A., y que genera cierta preocupación en los
gerentes de esta, resulta de gran interés conocer cuáles son las causas y las acciones más habituales
de los empleados para que ocurra esta situación, y con esto, adoptar las medidas que permitan
utilizar correctamente el inventario frustrando de esta manera la consolidación de malas conductas
en relación al mal manejo del mismo. El proyecto se realiza con el fin de implementar un aplicativo
web apoyado en el lenguaje de programación Python, y de esta manera minimizar errores en el
tiempo de respuesta en las diferentes actividades diarias. El proyecto busca proporcionar un buen
manejo de la información que será útil a toda la empresa para mejorar el trato correspondiente a los
datos. Con la implementación del aplicativo web se beneficiará a la empresa en general ya que se
generará efectividad aplicando los procesos necesarios y apropiados para el buen manejo de la
información y de esta manera reducir errores y minimizar el tiempo de respuesta, generando
respuestas eficaces a los entes de control y evitando perdida de información. Debido a que no se
cuenta con un aplicativo que solucione este problema, el presente proyecto es conveniente para
afianzar la información y poseer un mayor conocimiento generalizado. Para el desarrollo del
proyecto de investigación se cuenta con el investigador responsable, el coinvestigador, el auxiliar de
investigación, encuestadores, tutor de contenido, e ingenieros.
7. OBJETIVO GENERAL

Desarrollar una herramienta de gestión apoyado en lenguaje de programación Python para la


automatización de inventarios de medios magnéticos RPA a través de un aplicativo web para la
empresa Deceval S.A. de la ciudad de Bogotá en la localidad de Teusaquillo.

8. OBJETIVOS ESPECÍFICOS

- Describir los procesos de automatización que se llevan a cabo para conocer los inventarios
de la empresa a través de un software específico.
- Realizar el análisis diagnóstico para determinar la necesidad de automatización del proceso
de toma de datos para inventariar los medios magnéticos, a través de entrevistas a los
usuarios del mismo.

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- Diseñar los elementos de la herramienta de gestión para las políticas de Backup que se
tienen establecidas en la compañía, tomando los datos de fechas y vigencia de datos para
cada uno de los medios magnéticos existentes.
- Evaluar el impacto en tiempo que tiene la toma de datos del inventario de manera
automática para conocer la reducción de horas al hacer el proceso, basándonos en la toma de
tiempos del proceso manual y comparándolo con la toma de datos de manera automática.
- Evaluar el impacto a nivel de errores presentados para dar más valor agregado al proyecto,
indagando a las personas encargadas de la toma de datos frente a los errores presentados con
la forma anterior y actual de tomar los datos para el inventario.

9. MARCO CONCEPTUAL Y TEÓRICO

Información captada de las referencias bibliográficas Nacionales y las referencias bibliográficas


Internacionales, para poder tener una idea clara sobre la ley de archivo y la Gestión Documental, la
importancia del buen manejo de los archivos para no perder identidad o historia de nuestro país,
esto nos lleva a la creación de un sistema tecnológico que nos ayudad al control y la correcta
disposición de los documentos que entran y salen.

10. METODOLOGÍA

-Tener en cuenta la normatividad existente a nivel nacional en cuanto a la ley de archivo y gestión
documental, para poder plantear soluciones a los posibles problemas encontrados.
-Analizar las necesidades de la empresa en cuanto al manejo de documentación que entra y sale de
la misma.
-crear herramienta tecnológica basados en la investigación realizada.
-Probar la herramienta tecnológica y ponerla en funcionamiento.
-Entregar a satisfacción la herramienta tecnológica para ser utilizada por los clientes.

11. CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES


ACTIVID ME ME ME ME ME MES ME ME ME MES ME ME
AD S1 S2 S3 S4 S5 6 S7 S8 S9 10 S 11 S 12

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12. RECURSOS NECESARIO

RECURSO DESCRIPCIÓN PRESUPUESTO


1. Equipo Humano
2. Equipos y Software
3. Viajes y Salidas de
Campo
4. Materiales y
suministros
5. Bibliografía
TOTAL

13. RESULTADOS O PRODUCTOS ESPERADOS

RESULTADO/PRODUCTO
INDICADOR BENEFICIARIO
ESPERADO

14. BIBLIOGRAFÍA
1. Referencias Bibliográficas Nacionales.

1. Redacción del tiempo. (2005). Desmaterialización de títulos ayuda a disminuir los riesgos con
su manipulación. [Artículo]. Recuperado de
https://www.eltiempo.com/archivo/documento/MAM-1689310
2. Guzmán, L., & Lafuente, R. (2018). Gestión documental electrónica: Retos y desafíos para un
nuevo aprendizaje. [Revista]. Recuperado de
https://revistas.uptc.edu.co/index.php/cuadrenos_archivistico/issue/view/590/Cuaderno
%20Archiv%C3%ADstico%20N%C2%B0%2010
3. Bocanegra, D. (2015). Tesauro de Archivística Colombiana: Análisis documental de la
normatividad de archivos emitida entre 1989 – 2014. [Revista]. Recuperado de
https://prezi.com/69dpgkknegsq/tesauro-de-archivistica-colombiana/
4. Colombia Forense. (13. Dic. 2017). Propuesta metodológica para la integración de un sistema
de gestión documental basada en la Ley General de Archivos y en las normas técnicas
colombianas 9001 versión 2015, 30300 versiones 2013 y 30301 versión 2013. Recuperado de
la Web: https://revistas.ucc.edu.co/index.php/ml/article/view/2245

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que existen actualmente en Colombia, que cumplen con la legislación vigente para empresas
públicas de acuerdo con el programa de gestión documental. Recuperado de la Web:
https://repository.unimilitar.edu.co/handle/10654/14557
6. UDEC. (24. 05. 2018). Apoyo administrativo a la corporación autónoma regional de
Cundinamarca región sumapaz, sede Fusagasugá, en el mejoramiento al sistema de gestión
documental conforme con los lineamientos dados por la ntcgp 1000:2004 y la ley general de
archivos, ley 594 de 2000. Recuperado de la Web:
http://repositorio.ucundinamarca.edu.co/handle/20.500.12558/1188
7. Google Académico. (10.03.2021). Ley 594 de 2000. Recuperado de la Web:
https://scholar.google.es/scholar?hl=es&as_sdt=0%2C5&q=Ley+594+2000&btnG=
8. Revista Códices. (27.09.2020). La gestión documental en el desarrollo del programa de
gobierno en línea de Bogotá. Recuperado
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9. Russo, P. (2009). Gestión documental en las organizaciones. (Primera edición en lengua
castellana). [Libro]. Recuperado de https://books.google.com.co/books?
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10. García-Morales, E. (2013). Gestión de documentos en la e-administración. (Primera edición en
lengua castellana). [Libro]. Recuperado de https://www.tagusbooks.com/leer?
isbn=9788490298237&li=1&idsource=3001
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11_nota_tecnica_documento_electronico_camino_colectivo.pdf
12. Arellano, P. (2019). Certificación de documentos electrónicos. [Página web]. Recuperado de
https://www.derechoecuador.com/certificacion-de-documentos-electronicos
13. Jara Villacís, M. (2020). La prueba electrónica documental en el código de procedimiento
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15. McGrath, S. K., & Whitty, S. J. (2019). Governance terminology confusion in management
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documents in data lakes. In ICEIS 2019 - Proceedings of the 21st International Conference on
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https://repositorio.umsa.bo/handle/123456789/10344
19. Ciencias de la Información. (2015). México. Diseño e implementación de un Sistema Integral
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20. Inca Garcilaso de la Vega. (02.05.2018). Perú. Implementación de un sistema de gestión
documental para la administración archivística utilizando la norma ISO 15489-1:2016 en la
empresa MDY contact center. Recuperado de la Web:
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21. Bejarano Briones, Washington Javier (2010). Diseño de automatización del sistema de gestión
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Contabilidad y Auditoría / Tesis Maestría en Contabilidad y Auditoría. 152 p. Recuperado de
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procesos en la ferretería “la familia” del cantón Ambato, provincia de Tungurahua. [Tesis].
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23. Serrano Abraham, Ángel Alejandro. (2019). Software en la gestión para la automatización de
procesos. [Tesis]. Recuperado de
http://repositorio.uta.edu.ec/bitstream/123456789/30600/1/Tesis%20Angel%20Serrano.pdf
24. Morán, David & Cunalata, Jorge. (2016). Levantamiento de los principales procesos para el
Restaurante y Servicio de Cáterin Alexander; y automatización del proceso de inventario y el
proceso de gestión de reserva de mesas mediante una aplicación basada en Java aplicando la
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26. Soria Carpio, Katherine Alexandra. (2015). Identificación y levantamiento de los principales
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inventario y registro en bodegas mediante prototipo funcional. [Tesis/Resumen]. Recuperado
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27. Blandón Castro, Joel Alberto. (2015). Evaluación de los procesos de control de inventario y
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28. Serna, E. Martínez R. Tamayo P. (2019). Una revisión a la realidad de la automatización de las
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M/publication/332543120_A_Review_of_Reality_of_Software_Test_Automation/links/5cbb1

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01da6fdcc1d49a18855/A-Review-of-Reality-of-Software-Test-Automation.pdf
29. Morales, F. (2013). Clasificación del software libre orientado a la automatización integral de
bibliotecas según el nivel de complejidad de la biblioteca: bibliotecas simples, bibliotecas de
mediana complejidad y bibliotecas de alta complejidad. [Artículo/Resumen]. Recuperado de
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30. Serna, E. & Martínez, R. & Tamayo, P. (2017). Un modelo para determinar la madurez de la
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55462017000200337

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DECLARACIÓN DE DERECHOS DE PROPIEDAD INTELECTUAL

Los autores de la presente propuesta manifestamos que conocemos el contenido del Acuerdo 06 de
2008, Estatuto de Propiedad Intelectual de la UNAD, Artículo 39 referente a la cesión voluntaria y libre
de los derechos de propiedad intelectual de los productos generados a partir de la presente propuesta.
Asimismo, conocemos el contenido del Artículo 40 del mismo Acuerdo, relacionado con la
autorización de uso del trabajo para fines de consulta y mención en los catálogos bibliográficos de la
UNAD.

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INSTRUCCIONES DE DILIGENCIAMIENTO
IMPORTANTE: Este formato debe ser diligenciado en procesador de texto o esfero negro con letra
legible.

Este formato debe ser diligenciado por el estudiante que presenta la propuesta de proyecto aplicado,
en las modalidades Proyecto de Desarrollo Tecnológico, Proyecto de Desarrollo Social y
Diagnósticos. No aplica para opción de Proyecto de Emprendimiento Empresarial. La extensión
máxima de la propuesta debe ser de 10 páginas. El número máximo de estudiantes a presentar la
propuesta son 3 estudiantes.
Los estudiantes que presentan la propuesta de Proyecto Aplicado, son responsables de la información
aquí consignada en cuanto a su carácter inédito, autenticidad y el respeto de la propiedad intelectual.

1 Responda en forma clara los datos de la información general de la propuesta de trabajo de


grado aplicado (se excluye proyecto emprendimiento empresarial) Tenga en cuenta que el
título de la propuesta debe ser corto, claro, conciso e indicar la naturaleza del proyecto y el
área de aplicación.
2 Responda en forma clara y completa la información sobre los datos específicos del proyecto.
3 El resumen debe tener un máximo de 200 palabras y contener la información necesaria y
precisa de la pertinencia y calidad del proyecto, debe contener una síntesis del problema, el
marco teórico, objetivos, la metodología a utilizar y resultados esperados.
4 El planteamiento del problema debe describir el problema que se espera resolver con el
desarrollo del proyecto, si se tienen datos reales es importantes analizarlos, debe formularse
claramente la pregunta concreta que motivan la propuesta y que se quiere responder, en el
contexto del problema a cuya solución o entendimiento se contribuirá con la ejecución del
proyecto. Se recomienda además, hacer una descripción precisa y completa de la naturaleza y
magnitud del problema que se espera resolver con el desarrollo del proyecto, aportando
indicadores cuantificables de la situación actual y futura.
5 Debe presentarse la justificación desde la relevancia y pertinencia del proyecto aplicado en
función de la necesidad o naturaleza del problema. Es importante mencionar las razones del
por qué se pretende realizar el proyecto aplicado.
En general, se deben exponer las razones de pertinencia en lo académico o disciplinario, en lo
social y en lo personal.
6 El Objetivo General Deben estar relacionados de manera consistente con descripción del
problema. Se recomienda formular un solo objetivo general, coherente con el problema
planteado, y los objetivos específicos necesarios para lograr el objetivo general.
7 Los Objetivos Específicos deben estar relacionados de manera consistente con descripción de
la idea de negocio. Deben ser coherentes con el producto o servicio que fundamenta el
proyecto de emprendimiento (¿Qué? ¿Cómo? ¿Para qué? ¿Quién? ¿Por qué? de la idea de
negocio) y los necesarios para lograr el objetivo general. Estos últimos deben ser alcanzables
con la metodología propuesta.
8 Marco Conceptual y Teórico debe realizarse una revisión del conjunto de conocimientos,
técnicas y metodologías existentes para desarrollar el proyecto, se presenta donde se ubica el

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FORMATO DE PRESENTACIÓN PROPUESTA PROYECTO CÓDIGO:
APLICADO COMO ALTERNATIVA DE TRABAJO DE F-7-9-1
GRADO VERSIÓN:
0-24-07-2015
PROCEDIMIENTO RELACIONADO: OPCIONES
TRABAJO DE GRADO PÁGINAS:
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problema y de qué forma la propuesta contribuirá a la solución o al desarrollo del sector de


aplicación interesado.
9 La Metodología debe contener información detallada de:
 ¿Cómo planea desarrollar el proyecto de aplicación?
 ¿Cuáles técnicas y herramientas de análisis empleará?
Además se deben describir los métodos de recolección de datos, controles a introducir,
métodos de estadística, tipo de análisis, etc. Para la propuesta del proyecto de desarrollo
tecnológico, debe contemplar las demás fases propias de este tipo de proyecto:

 La creación del nuevo producto o proceso.


 Las pruebas experimentales y ensayos necesarios para su concreción.
La elaboración de prototipos previos al inicio de la explotación industrial y comercial.
10 El cronograma de actividades es relación de actividades a realizar en función del tiempo
(meses), en el periodo de ejecución del proyecto.
11 En los recursos necesarios Se deben relacionar de manera detallada los recursos académicos,
administrativos, técnicos, entre otros. De igual forma, el estudiante deberá establecer cómo
serán adquiridos (propios, UNAD, empresa).
12 Resultados o productos esperados, estos deben ser coherentes con los objetivos específicos y
con la metodología planteada. Los resultados/productos son hechos concretos, tangibles,
medibles, verificables y pueden ser expresados por medio de indicadores de tipo cuantitativo y
cualitativo.
Enumere los resultados verificables que se alcanzarán durante el desarrollo del proyecto.
13 En la Bibliografía debe incluir las fuentes de información básicas utilizadas para construir la
propuesta.

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