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Nombre del
Nasly Emilce Díaz Gómez
estudiante:
Identificación C.C.x C.E OTRO Número: 1022335281
Programa No. de Créditos Aprobados: 142
Ingeniería De Sistemas
Académico % de créditos aprobados 85%
Teléfono
Correo electrónico nediazg@unadvirtual.edu.com 3138471395
/ Celular
Dirección Bogotá –
Calle 28 sur No. 68c-25 Municipio / Departamento
residencia: Cundinamarca
CENTRO: José Acevedo y Gómez ZONA: Centro
Nombre del
Breiner Duvan Rodríguez Leal
estudiante:
Identificación C.C. x C.E OTRO Número: 1024523753
Programa No. de Créditos Aprobados: 149
Ingeniería De Sistemas
Académico % de créditos aprobados 89%
Teléfono /
Correo electrónico duvanrleal@hotmail.com 3132379607
Celular
Dirección Municipio / Bogotá –
Calle 79 sur N 77 g 75
residencia: Departamento Cundinamarca
CENTRO: José Acevedo y Gómez ZONA: Centro
Nombre del
Lina Marcela López Orjuela
estudiante:
Identificación C.C. x C.E OTRO Número: 1014277398
Programa No. de Créditos Aprobados:
Ingeniería de sistemas
Académico % de créditos aprobados
Correo electrónico Lina_lopez@075hotmail.com Teléfono / Celular 3203103007
Dirección
Cr 108 N 77 A 34 Municipio / Departamento Bogotá
residencia:
CENTRO: José Acevedo y Gómez ZONA: Centro
3. RESUMEN
Hoy en día la mayoría de las empresas realizan las comunicaciones oficiales internas de manera
manual, como, por ejemplo: actas, llamados de atención, circulares, etc. esto genera atrasos en la
recepción de estas ya que deben enviarse de manera masiva.
En la empresa Deceval S.A. se coordina de forma manual el manejo del inventario de los más de
9.000 medios magnéticos que contienen información crítica de dicha empresa, con el fin de
establecer la ubicación específica de cada uno de ellos, en la empresa de custodia externa que los
almacena; se debe tener en cuenta que el proceso manual de toma de información de las bitácoras
de los años en que se ha manejado este proceso, tarda alrededor de 2 semanas y tiene un paso a paso
que denota más de 100 movimientos entre documentos que contienen bastante información de cada
uno de los medios.
Debido al alto volumen de datos que contiene dicho inventario, se debe aplicar un proyecto de
automatización que minimice los riesgos de error humano en la ubicación de dichos medios y que
disminuya de forma considerable el tiempo de toma de información y de entrega del acta con la
información de esos medios y las correcciones necesarias en cuanto a ubicación y codificación de
estos.
La propuesta se basa en automatizar la toma de datos de cada una de las bitácoras en dónde está
almacenada la información de los medios magnéticos desde el año 2010 aproximadamente,
posterior a esta toma de datos, se pasa a tomar los datos del inventario de la empresa de custodia y
se enfrenta código a código para evidenciar que las cintas que se tienen registradas como “En
custodia”, si estén ubicadas adecuadamente, se mostrará un reporte de las cintas que no
correspondan a dicha ubicación para pasar a hacer la búsqueda física de las mismas.
A nivel mundial, según Moreno, I. (2017). La gestión de documentos sigue un desarrollo tradicional
y hay un proceso de elaboración de un reglamento en el que se incluirán nuevas precisiones al
respecto. Bajo el marco regulatorio existente en Latinoamérica referente al desarrollo de la
tecnología informática y la telemática, como lo manifiesta Sogamoso, J. (2019), se ha venido
implementando el gobierno electrónico como parte de la modernización de los estados a través de
los servicios de información y documentación que ofrece la administración pública, entre ambos
componentes se sitúa la gestión de documentos en donde los países latinoamericanos a similitud de
la gran mayoría de países del mundo desde hace aproximadamente dos décadas, cuentan con
legislación sobre documentos electrónicos y más recientemente sobre firma digital, permitiendo así
la introducción de la tecnología informática en la gestión documental.
En Colombia mediante la ley de archivos Ley 594 del 2000, como lo indica Castillo, L. (2019)., se
implementa el programa de gestión documental, articulado al sistema integrado de gestión de la
presidencia de la república, en donde se establecen políticas de gestión documental, Política de
Gestión Documental, objetivos, alcance, público al cual está dirigido, requerimientos normativos,
económicos, administrativos y tecnológicos para su desarrollo; los lineamientos para los procesos
de la Gestión Documental (Planeación, Producción, Gestión y Trámite, Organización,
Transferencias, Disposición de los Documentos, Preservación a Largo Plazo y Valoración); las
fases de implementación del PGD, los programas específicos, el diagnóstico de Gestión
Documental, cronograma de implementación, el mapa de procesos de la Entidad y los recursos
requeridos para su implementación.
En la empresa Deceval S.A. los operadores informáticos tienen bastante trabajo en cada uno de los
turnos que desarrollan y sus actividades son de alto riesgo de error, por lo tanto, necesitan
concentración al máximo para desarrollar esas tareas, así mismo pierden mucho tiempo tomando los
datos de cada una de las bitácoras y comparando uno a uno los códigos, para evidenciar su
ubicación, lo que conlleva a errores durante el turno que se está ejecutando, y también en la toma de
los códigos de los medios, estos errores se vuelven críticos por el volumen de información al tratar
de encontrar la ubicación de más de 9.000 medios. En el desarrollo del turno diario los errores
pueden acarrear sanciones de parte de las entidades de control o de las empresas que tienen
contratados los servicios de información con Deceval, de igual forma en el momento de no ubicar
un medio magnético corre peligro la integridad de la información, incurriendo en faltas graves que
6. JUSTIFICACIÓN
Ante los acontecimientos del mal manejo de inventario, que evidentemente afectan al desarrollo de
las correctas actividades de la empresa Deceval S.A., y que genera cierta preocupación en los
gerentes de esta, resulta de gran interés conocer cuáles son las causas y las acciones más habituales
de los empleados para que ocurra esta situación, y con esto, adoptar las medidas que permitan
utilizar correctamente el inventario frustrando de esta manera la consolidación de malas conductas
en relación al mal manejo del mismo. El proyecto se realiza con el fin de implementar un aplicativo
web apoyado en el lenguaje de programación Python, y de esta manera minimizar errores en el
tiempo de respuesta en las diferentes actividades diarias. El proyecto busca proporcionar un buen
manejo de la información que será útil a toda la empresa para mejorar el trato correspondiente a los
datos. Con la implementación del aplicativo web se beneficiará a la empresa en general ya que se
generará efectividad aplicando los procesos necesarios y apropiados para el buen manejo de la
información y de esta manera reducir errores y minimizar el tiempo de respuesta, generando
respuestas eficaces a los entes de control y evitando perdida de información. Debido a que no se
cuenta con un aplicativo que solucione este problema, el presente proyecto es conveniente para
afianzar la información y poseer un mayor conocimiento generalizado. Para el desarrollo del
proyecto de investigación se cuenta con el investigador responsable, el coinvestigador, el auxiliar de
investigación, encuestadores, tutor de contenido, e ingenieros.
7. OBJETIVO GENERAL
8. OBJETIVOS ESPECÍFICOS
- Describir los procesos de automatización que se llevan a cabo para conocer los inventarios
de la empresa a través de un software específico.
- Realizar el análisis diagnóstico para determinar la necesidad de automatización del proceso
de toma de datos para inventariar los medios magnéticos, a través de entrevistas a los
usuarios del mismo.
- Diseñar los elementos de la herramienta de gestión para las políticas de Backup que se
tienen establecidas en la compañía, tomando los datos de fechas y vigencia de datos para
cada uno de los medios magnéticos existentes.
- Evaluar el impacto en tiempo que tiene la toma de datos del inventario de manera
automática para conocer la reducción de horas al hacer el proceso, basándonos en la toma de
tiempos del proceso manual y comparándolo con la toma de datos de manera automática.
- Evaluar el impacto a nivel de errores presentados para dar más valor agregado al proyecto,
indagando a las personas encargadas de la toma de datos frente a los errores presentados con
la forma anterior y actual de tomar los datos para el inventario.
10. METODOLOGÍA
-Tener en cuenta la normatividad existente a nivel nacional en cuanto a la ley de archivo y gestión
documental, para poder plantear soluciones a los posibles problemas encontrados.
-Analizar las necesidades de la empresa en cuanto al manejo de documentación que entra y sale de
la misma.
-crear herramienta tecnológica basados en la investigación realizada.
-Probar la herramienta tecnológica y ponerla en funcionamiento.
-Entregar a satisfacción la herramienta tecnológica para ser utilizada por los clientes.
RESULTADO/PRODUCTO
INDICADOR BENEFICIARIO
ESPERADO
14. BIBLIOGRAFÍA
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2008, Estatuto de Propiedad Intelectual de la UNAD, Artículo 39 referente a la cesión voluntaria y libre
de los derechos de propiedad intelectual de los productos generados a partir de la presente propuesta.
Asimismo, conocemos el contenido del Artículo 40 del mismo Acuerdo, relacionado con la
autorización de uso del trabajo para fines de consulta y mención en los catálogos bibliográficos de la
UNAD.
INSTRUCCIONES DE DILIGENCIAMIENTO
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legible.
Este formato debe ser diligenciado por el estudiante que presenta la propuesta de proyecto aplicado,
en las modalidades Proyecto de Desarrollo Tecnológico, Proyecto de Desarrollo Social y
Diagnósticos. No aplica para opción de Proyecto de Emprendimiento Empresarial. La extensión
máxima de la propuesta debe ser de 10 páginas. El número máximo de estudiantes a presentar la
propuesta son 3 estudiantes.
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