Gestion Del Tiempo

GESTIÓN DEL TIEMPO
GESTIÓN DEL TIEMPO
BIENVENIDOS
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GESTIÓN DEL TIEMPO
El Tiempo y su Gestión
3
CONCEPTO DE TIEMPO
Del latín tempus: magnitud física que mide la duración o separación
de acontecimientos sujetos a cambio, de los sistemas sujetos a
observación, esto es, el período que transcurre entre el estado del
sistema cuando éste aparentaba un estado y el instante en el que
dicho estado registra una variación perceptible para un observador (o
aparato de medida). La unidad básica de medida del tiempo es el
segundo y un día tiene 86.400 segundos.
4
CONCEPTO DE TIEMPO
Para los griegos, Cronos representaba el tiempo lineal que
hacía que el tiempo siguiera su curso, mientras Kairos era
el tiempo oportuno para hacer las cosas, el tiempo
correcto.
5
CARACTERÍSTICAS DEL TIEMPO
• Atípico. Diferente a los recursos que el hombre conoce y está

habituado a manejar.
• Equitativo. Todos disponemos de la misma cantidad: 24 horas.
• Inelástico. El tiempo no puede acumularse ni ahorrarse ni tomar

prestado.
• Indispensable. No hay acción humana que pueda realizarse sin

tiempo.
• Insustituible. No puede ser reemplazado por otro recurso.
• Inexorable. No conocemos modo de cambiar el sentido ni la

velocidad del tiempo.
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LEYES SOBRE EL TIEMPO
Ley de Carlson
"Todo trabajo interrumpido es menos eficaz y consume
más tiempo que si se realiza de manera continua."
"Programar y/o realizar una tarea larga supone
dificultades muy superiores a las que plantea una
corta.“
7
Ley de Fraisse
"El tiempo tiene una dimensión objetiva y una
dimensión subjetiva o psicológica, que es función del
interés sentido por la actividad ejercida."
8
Principio de Pareto
"El 20% del tiempo de trabajo de una persona contribuye
al 80% de los resultados y viceversa.“
"Los elementos críticos de cualquier conjunto, por lo
general, sólo constituyen una minoría.“
9
Ley de Parkinson
"Todo trabajo se dilata indefinidamente hasta llegar a
ocupar la totalidad del tiempo disponible para su
completa realización.“
"El tiempo invertido en un trabajo varía en función del
tiempo disponible."
10
Leyes de Murphy
"Nada es tan sencillo como parece al principio.“
"Todo lleva más tiempo de lo que se pensaba al
principio.“
"Si algo puede ir mal irá mal."
11
Ley del valor económico del tiempo
"Establecer el valor de cada hora de trabajo propia
(coste hora) es una información útil que nos aporta lo
que cuesta el tiempo perdido o improductivo."
12
Otras
"El tiempo que requiere una tarea se incrementa
cuando la interrumpimos y la reanudamos.“
"Para una tarea corta siempre hay un minuto; para una
larga nunca hay tiempo."
13
TIME MANAGEMENT
El 95% de los directivos encuestados dijeron no disponer de más de 30

minutos seguidos para trabajar con sosiego a causa de los motivos
siguientes:
• Falta de organización personal.

• Confusión de las prioridades.
• Escasa delegación en los colaboradores.
• Exceso de optimismo al apreciar las propias habilidades y
potencial de trabajo.
• Intentar abarcar un campo de actividad demasiado amplio.
• Poca puntualidad y control del horario.
• Dilación de las decisiones importantes.
• Precipitación en las decisiones.
14
TIME MANAGEMENT
De los siete hábitos de la gente altamente efectiva
según Stephen Covey, tres se aplican a la gestión del
tiempo:
• Ser proactivos.
• Empezar con un fin en mente.
• Establecer primero las prioridades.
15
TIME MANAGEMENT
Hay personas que prefieren no gestionar su tiempo por

diferentes motivos:
• Tienen un volumen de trabajo inferior al que

deberían asumir.
• Muestran falta de voluntad.
• Carecen de seguridad en el puesto que ocupan.
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GESTIÓN DEL TIEMPO
Planificación y programación
17
NECESIDAD DE PLANIFICAR
Antes de entrar de lleno en la propia gestión del
tiempo, es primordial que la persona sepa qué quiere
hacer con el tiempo disponible para luego establecer
una estructuración del mismo.
18
NECESIDAD DE PLANIFICAR
Los japonenses han demostrado que la duración de la

fase de planificación repercute no sólo en el tiempo
total de ejecución sino también en la calidad de los
resultados:
Fase de planificación corta: fase de ejecución larga -->

más defectos.
Fase de planificación larga: fase de ejecución corta -->

menos defectos.
19
DEFINIR LOS OBJETIVOS
Una persona sólo será capaz de lograr sus objetivos si éstos
están absolutamente claros. Los objetivos que no están a la
vista de forma clara, que no se recuerdan constantemente,
tienen pocas probabilidades de ser cumplidos.
Los planes a corto plazo no pueden establecerse sino una
vez definidos los de medio y largo plazo.
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DEFINIR LOS OBJETIVOS
Requisitos de los objetivos bien definidos
• Ser propios.
• Ser concretos y específicos.
• Ser pocos y muy importantes.
• Ser mensurables, cuantificables en lo posible.
• Tener plazos intermedios.
• Ser compatibles pero con dificultad.
• Estar escritos y ser fácilmente consultables.
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FIJAR PRIORIDADES
• ¿Qué objetivos/tareas/deseos son los más

importantes?
• ¿Cuáles pueden esperar?
• ¿En qué tareas debemos emplear los escasos

recursos personales?
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FIJAR PRIORIDADES
El sistema ABC es una estrategia de señalar prioridades
• Las tareas A son las que es necesario hacer de

inmediato.
• Las tareas B son las que se deberían hacer pronto.
• Las tareas C son las que se pueden dejar de lado sin

que se produzcan consecuencias.
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PROGRAMACIÓN
La programación consiste en convertir los
objetivos/tareas/deseos en acciones
definidas aquí y ahora.
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PROGRAMACIÓN
Antes de cada período de planificación debemos detenernos y
plantarnos las cuestiones siguientes:
• ¿Qué es lo que quiero conseguir durante este período? ¿De
cuánto tiempo dispongo?
• Cómo tengo que actuar para sacar el máximo rendimiento?
• ¿En qué orden tengo que tratar estas cosas?
• ¿Qué tipo de preparación necesito para poder empezar las
tareas y acciones relativas a este período concreto?
• ¿Quién tiene que ser informado con anticipación?

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PROGRAMACIÓN
Consejos para la planificación de una jornada de trabajo
• Sed realistas.
• Registrad en un cuaderno ideas, tareas, llamas, proyectos… 
lista maestra.
• Repasad a diario la lista maestra.
• Dejad un margen de tiempo para lo inesperado.
• Confeccionad la lista diaria del día siguiente.
• Evaluad las tareas de la lista diaria en términos de
rentabilidad.
• Determinad el período de mayor actividad.
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PROGRAMACIÓN
Beneficios de una planificación adecuada
• Tener una visión global que fortalecerá la energía y el

rendimiento.
• Tener una conciencia clara de la clase exacta de tareas y

problemas que se han de resolver el día siguiente.
• Controlar el tiempo y los momentos en los que van a suceder los

acontecimientos del día, lo que hará más difícil dejar una
actividad pendiente y evitar interrupciones.
27
GESTIÓN DEL TIEMPO
Ejecución de la planificación
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URGENTE E IMPORTANTE
IMPORTANCIA
En qué medida la actividad es más o menos importante.
URGENCIA
En qué medida la actividad requiere atención inmediata o
puede posponerse.
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URGENTE E IMPORTANTE
Roles y
Urgente No urgente
actividades
Importante I) Bombero II) Realista
Son las tareas más difíciles de controlar: Son actividades que requieren de
problemas, crisis, imprevistos, planificación
reclamaciones… Posiblemente son evitables y preparación, tiempo adicional
con una planificación adecuada ahora a fin de evitar trabajo innecesario
(cuadrante II) en el futuro.
Provocan: estrés, agotamiento, ansiedad... El resultado es: visión, perspectiva,
control,
calidad de vida...
No III) Autoengañado IV) Frívolo
importante Aparentemente necesitan atención inmediata No son especialmente importantes para
pero tienen una importancia el trabajo o los objetivos y pueden
real mucho menor. realizarse en cualquier momento.
Son actividades como: llamadas, Son actividades como: mirar
correspondencia, propaganda,
memorándums, informes actividades de "escape" y trivialidades
y visitas espontáneas. en general.
Se puede reducir más del 50% de estas Se pueden eliminar todas estas
actividades. actividades
Suponen: interrupciones, prisas, demostrar y ganar un 30-40% de tiempo.
un carácter camaleónico y Generan: pérdidas de tiempo,
atento a la reputación, impotencia... irresponsabilidad,
despidos...
30
TAREAS GIGANTES
Tareas abrumadoramente grandes y cuya
ejecución depende de la aplicación consistente de
esfuerzo sobre prolongados períodos de tiempo.
31
TAREAS GIGANTES
Cómo afrontarlas
• Colocarlo lejos en el horizonte para verlo con cierta

perspectiva.
• Cortarlo en pedacitos y comérselo poco a poco.
• Cortarlo en bocados convenientemente pequeños.
• Planificar comer cada bocado en períodos definidos:

"tarea del día", "tarea de la semana"...
32
TAREAS GIGANTES
Cómo afrontarlas
• Asegurarse de que se come un bocado cada día, además

de realizar otras tareas diarias de rutina.
• Asegurarse de que se continúa comiendo del mismo

hasta que se ha terminado por completo.
• No preocuparse de la dimensión de la tarea en el

trabajo diario.
33
OBSTÁCULOS EN LA EJECUCIÓN: LOS LADRONES DEL TIEMPO
1. Interrupciones.
2. Teléfono.
3. Papeleo.
4. Escritorio.
5. Reuniones.
6. Correo electrónico.
34
1. Interrupciones
Probablemente, el ladrón de tiempo más importante.
Algunas son necesarias, ineludibles y difíciles de prever. Otras son
innecesarias, previsibles y pueden soslayarse. Es imposible evitar
todas las interrupciones pero sí se puede aprender a vivir con
ellas y a disminuir sus efectos negativos.
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1. Interrupciones
Algunos consejos
• Registro de interrupciones: Se tiene que averiguar de qué

tipología son.
• Interrupciones aceptables: es contraproducente evitar todas

las interrupciones y aislarse completamente del mundo por
un extenso período de tiempo.
• Preved citas inesperadas.
• Limitad la duración de las visitas.
36
2. Teléfono – Consejos sobre cómo tratarlo
• Limitar el número de llamadas inoportunas e innecesarias.
• No atender siempre al teléfono.
• Explicar en recepción, en caso de tenerla, cuándo se desea

no ser molestado y cuando se va a estar disponible de
nuevo.
• Comunicar con quién se está siempre dispuesto a hablar.
• Intentar averiguar cuando se responda al teléfono de qué

trata la llamada, y después, si es posible, comunicar o
referir su contenido a alguien.
37
• Evitar las conversaciones telefónicas largas.
• Sugerir otro momento en el que se pueda reemprender la

conversación.
• Delimitar el tiempo disponible para la llamada al inicio

de la misma.
• Devolver las llamadas en momentos del día que no

propicien las conversaciones largas.
38
• Establecer un buen ritmo de trabajo agrupando las llamadas

pendientes.
• Devolver las llamadas dentro del espacio convenido. Si no se

ha acordado ninguna fecha al respecto, llamar antes de dos
días.
• Planificar las llamadas anotando objetivos, tácticas,

preguntas e ideas antes de hacerlas.
39
3. Papeleo
Existen 3 clases de papeles:
• La de los que requieren una acción inmediata.
• La de los que contienen información que hace falta

transmitir o archivar.
• Las de los que deben ir a la papelera.
40
3. Papeleo - Sistema TRAA
Acción Objeto Destino
Tirarlo Papel que no tiene valor ni ahora ni en el Papelera

futuro inmediato
Remitirlo Papel para entregarlo a quien pueda hacerse Bandeja de salida

cargo o le pueda interesar
Actuar sobre el Papel que requiere una respuesta Bandeja de

asunto actuación
Archivarlo Papel que puede tener un valor futuro. Bandeja de

Siempre que sea posible, asignarle una fecha archivo
de caducidad.
41
4. Escritorio – Consejos sobre cómo tratarlo
• Manejar cada papel sólo una vez.
• Utilizar el escritorio para procesar los papeles, no para

almacenarlos.
• Mantener el lugar de trabajo organizado de modo que

siempre se mantenga una visión global de las tareas y
proyectos y se pueda tenerlos bajo control.
• Conservar la mesa de trabajo completamente despejada.
42
• Asegurarse de que toda la información entrante es colocada en

un lugar, en la bandeja de entrada.
• Colocar toda la correspondencia entrante, mensajes,

periódicos, etc., en una bandeja de entrada. Seguidamente,
vaciar la bandeja de entrada cada vez que volváis a vuestra
mesa.
• Asegurarse de que se está continuamente resolviendo asuntos

y procesando información. No permitir que las cosas se
acumulen y pesen en la mente.
43
• Evitar recoger montones de papeles que no se sabe cómo

tratar.
• Establecer un sistema personal de archivo ajustado a las

necesidades.
− Un archivo de sobremesa, para asuntos en los que se esté
trabajando.
− Un archivo al alcance de la mano, para asuntos a los que
es necesario remitirse con frecuencia.
− Un archivo fuera del alcance, para asuntos completados a
los que raramente se va a remitir.
44
5. Reuniones
Las reuniones aparecen siempre en cabeza de las causas de

frustración y pérdida de tiempo. Una reunión no tiene por qué ser
necesariamente ineficaz.
Antes de tomar la decisión de convocar una reunión, hay que

auditar su necesidad.
45
5. Reuniones – Consejos sobre cómo tratarlas
Antes de la reunión
• Establecer una agenda detallada u orden del día de los puntos

a tratar.
• Determinar el propósito general de la reunión y los objetivos
secundarios.
• Asegurarse de que asisten las personas adecuadas y de que
están informadas con la antelación suficiente para su
preparación.
• Fijar los tiempos límite (hora de comienzo y finalización).
46
Durante la reunión
• Definir las reglas de juego: moderador, apuntador...
• Dinamizar al grupo mostrando los puntos tratados e

impulsando los restantes.
47
Después de la reunión
• Redactar un acta de trabajo o plan de acción que incluya los

temas tratados, decisiones adoptadas y responsable con fecha
límite.
• Hacerla llegar cuanto antes a los participantes en la reunión y
personas interesadas.
• Establecer un procedimiento de seguimiento regular para
asegurar que se están llevando a cabo todas las decisiones
tomadas durante la reunión.
48
6. Correo Electrónico – Consejos sobre cómo tratarlo
• Reducir el número de correos electrónicos: cuantos menos se

envían, menos se reciben.
• Contestar a unas horas específicas.
• Empezar por los más recientes: a veces se envían varios

mensajes sobre el mismo asunto, algunos de ellos para corregir
o ampliar la información de los anteriores.
• Leer primero todos los asuntos: Utilizar como asunto un titulo

bien descriptivo.
49
• Especificar el tema, el núcleo de información y el cierre, con

lo que se facilita una lectura más ágil y se apunta a las
cuestiones relevantes.
• Utilizar "huecos en la jornada laboral“.
• Organizar por urgente y no urgente.
• Escribir sobre un único tema en cada mensaje: para facilitar al

destinatario el tratamiento y archivo de su mensaje.
• Evaluar el mensaje según el remitente.
50
• Hacer una clara referencia del mensaje al que se está

contestando.
• Utilizar el campo CCO en los mensajes a varios destinatarios:

una buena solución es insertar todos los destinatarios en el
campo CCO (con copia oculta), para así mantener la privacidad
y poner su propio nombre o uno ficticio en campo "para".
• Ser cuidadosos con lo que se envía.
51
GESTIÓN DEL TIEMPO
Actitudes en la gestión del tiempo
52
SABER DELEGAR
Dirigir es delegar.
Delegar es acotar, acompañar, corregir, educar…,
hacer que otros hagan.
Delegar no es abdicar.
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SABER DELEGAR
Algunos consejos
• Identificar la tarea a delegar.

• Dibujar sobre papel el flujo del proyecto asignado.
• Localizar la persona adecuada.
• Explicar la asignación y los beneficios.
• Especificar las normas.
• Tratar la fecha final.
• Establecer el método de información.
• Animar a plantear preguntas.
• Dirigir la comprobación del progreso.
• Realizar el seguimiento.
• Elogiar/sugerir mejoras (feedback).
54
NO ABUSAR DE LA DILACIÓN
Usted no tiene un problema, sino una decisión que tomar
Algunos consejos
• No invocar razones poco válidas para justificar un

comportamiento dilatorio, como, por ejemplo, la falta de
información. El mañana no arregla la situación.
• Se deben tomar decisiones ya que el trabajo, sobre todo el del
directivo, consiste en decidir y nadie lo va a hacer por él.
• Es mejor una decisión imperfecta a tiempo que una perfecta a
destiempo.
• Vencer los temores y conflictos que están en la raíz de la
mayoría de las dilaciones.
55
SABER DECIR “NO”
Algunos consejos
• Ser asertivo para saber decir "no“.
• Dar una razón.
• Ser diplomático.
• Sugerir un intercambio.
• No retrasar la decisión. "
56
NO SER EXCESIVAMENTE PERFECCIONISTA
No seas perfeccionista. El perfeccionismo es una maldición y una carga
Algunos consejos
• Reconocer que lo que está por debajo de lo admisible para un

perfeccionista a menudo es aceptable para cualquier otro.
• Dejar que sea la finalidad para la que se está haciendo un trabajo lo

que determine el tiempo que se debe dedicar a ejecutarlo.
• Los perfeccionistas han aprendido a medir el valor propio en función de

los logros y, en consecuencia, les aterra estar dentro de la media.
• Las personas que consiguen sus objetivos saben que de las cosas que se
hacen mal viene la experiencia para hacer las cosas bien más
adelante.
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ADICCIÓN AL TRABAJO (WORKAHOLISM)
Los workaholic son aquellas personas que son adictas al

trabajo.
Aspectos positivos
• Alta motivación para entregarse al trabajo.
• Suelen sobrepasar las expectativas.
• Encuentran soluciones más fácilmente.
• Asumen mayor número de decisiones.
58
Aspectos negativos
• Compromiso excesivo y compulsivo con la actividad profesional.
• Pensar en el trabajo cuando no se está trabajando.
• Ansiedad e inseguridad ante las responsabilidades laborales.
• Recrearse sólo con "entretenimientos" que tienen que ver con su

profesión.
• Esperar que todos trabajen como él.
• No disponer de un sistema de prioridades estables.
59
Aspectos negativos
• No disponer de un sistema de prioridades estables.
• Sentido de culpa cuando no se trabaja.
• Sus familiares lo acusan de mostrar más interés por el

trabajo que por ellos.
• Experimentar placer cuando relata lo mucho y lo duro que

trabaja.
• No tomar vacaciones.
60
ESTRÉS
Es una respuesta no específica del cuerpo a cualquier demanda que

se le hace.
Síntomas de estrés
• Dolores de cabeza 33,1%

• Ira 22,6%
• Frustración 20,8%
• Tensión 7,9%
• Fatiga/cansancio 7,3%
• Problemas de estómago 5,9%
• Otros 2,4%
61
ESTRÉS
Síntomas de estrés en su fase inicial
• Nerviosismo (los de fuera lo ven enseguida).
• Crisis de humor (nos molesta "perder tiempo para ir al

cine con los amigos").
• Dificultades intelectuales (lapsus de memoria).
• Inseguridad personal (apatía).
• Desconfianza (dudas sobre sí mismo y sobre los que le

rodean).
• Nivel de descanso insuficiente.

62
ESTRÉS
Síntomas de estrés en su fase aguda
• Fatiga mental (incapacidad para resolver problemas).
• Hipersensibilidad (nos molestan cosas que antes no

percibíamos).
• Ansiedad (por no poder abarcar todo el trabajo).
• Neuralgias.
• Trastornos gástricos.
• Desjerarquización de valores (damos importancia a cosas

insignificantes).
63
ESTRÉS
Hipoestrés Estrés óptimo Hiperestrés
R
E
N
D
I
M
I Nivel adecuado
de rendimiento
E
N
T
O
Estrés o estimulación
64
ESTRÉS
Grado de estrés óptimo:
• Alta motivación.
• Sensaciones de alegría y seguridad.
• Capacidad de captar y procesar la información rápidamente.
• Capacidad para emitir juicios acertados.
• Acciones eficientes.
• Niveles altos de producción, excelente calidad de la
productividad.
• Enérgico y sin fatiga.
• Disminución de la ingesta de alimentos y de la sensación de
hambre.
65
ESTRÉS
Algunos consejos para tratar las consecuencias del estrés
• Retirarse. Hay ocasiones en que es mucho mejor abandonar una

situación que presenciar su final. Muchas veces, retirarse es más
bien ir hacia alguna otra cosa que dejar algo atrás.
• Cambiar la actitud. Preguntarse a sí mismo qué es lo que puede

aprender de su exposición a este acontecimiento. Si se está a punto
de perder algo importante, como una persona o una propiedad,
concentrarse en la alegría que ya ha obtenido al haber conocido a
esa persona o el beneficio que le ha proporcionado la posesión de
ese objeto.
66
GESTIÓN DEL TIEMPO
Gracias por su participación en este curso
67

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Del latín tempus: magnitud física que mide la duración o separación

de acontecimientos sujetos a cambio, de los sistemas sujetos a

observación, esto es, el período que transcurre entre el estado del

sistema cuando éste aparentaba un estado y el instante en el que

dicho estado registra una variación perceptible para un observador (o

aparato de medida). La unidad básica de medida del tiempo es el

segundo y un día tiene 86.400 segundos.

Para los griegos, Cronos representaba el tiempo lineal que

hacía que el tiempo siguiera su curso, mientras Kairos era

el tiempo oportuno para hacer las cosas, el tiempo

• Atípico. Diferente a los recursos que el hombre conoce y está

• Equitativo. Todos disponemos de la misma cantidad: 24 horas.

• Inelástico. El tiempo no puede acumularse ni ahorrarse ni tomar

• Indispensable. No hay acción humana que pueda realizarse sin

• Insustituible. No puede ser reemplazado por otro recurso.

• Inexorable. No conocemos modo de cambiar el sentido ni la

"Todo trabajo interrumpido es menos eficaz y consume

más tiempo que si se realiza de manera continua."

"Programar y/o realizar una tarea larga supone

dificultades muy superiores a las que plantea una

"El tiempo tiene una dimensión objetiva y una

dimensión subjetiva o psicológica, que es función del

interés sentido por la actividad ejercida."

"El 20% del tiempo de trabajo de una persona contribuye

al 80% de los resultados y viceversa.“

"Los elementos críticos de cualquier conjunto, por lo

general, sólo constituyen una minoría.“

"Todo trabajo se dilata indefinidamente hasta llegar a

ocupar la totalidad del tiempo disponible para su

"El tiempo invertido en un trabajo varía en función del

"Nada es tan sencillo como parece al principio.“

"Todo lleva más tiempo de lo que se pensaba al

"Si algo puede ir mal irá mal."

Ley del valor económico del tiempo

"Establecer el valor de cada hora de trabajo propia

(coste hora) es una información útil que nos aporta lo

que cuesta el tiempo perdido o improductivo."

"El tiempo que requiere una tarea se incrementa

cuando la interrumpimos y la reanudamos.“

"Para una tarea corta siempre hay un minuto; para una

larga nunca hay tiempo."

El 95% de los directivos encuestados dijeron no disponer de más de 30

• Falta de organización personal.

De los siete hábitos de la gente altamente efectiva

según Stephen Covey, tres se aplican a la gestión del

• Empezar con un fin en mente.

• Establecer primero las prioridades.

Hay personas que prefieren no gestionar su tiempo por

• Tienen un volumen de trabajo inferior al que

• Muestran falta de voluntad.

• Carecen de seguridad en el puesto que ocupan.

Antes de entrar de lleno en la propia gestión del

tiempo, es primordial que la persona sepa qué quiere

hacer con el tiempo disponible para luego establecer

una estructuración del mismo.

Los japonenses han demostrado que la duración de la

Fase de planificación corta: fase de ejecución larga -->

Fase de planificación larga: fase de ejecución corta -->

Una persona sólo será capaz de lograr sus objetivos si éstos

están absolutamente claros. Los objetivos que no están a la

vista de forma clara, que no se recuerdan constantemente,

tienen pocas probabilidades de ser cumplidos.