RECEPCION Y DESPACHO

DE MEDICAMENTOS
 ALMACENAMIENTO DE LOS
PRODUCTOS FARMACÉUTICOS Y
DISPOSITIVOS MÉDICOS
 Almacenamiento. Es el conjunto de actividades que
tiene por objeto el cuidado y la conservación de las
condiciones técnicas con las que fueron elaborados los
medicamentos y dispositivos médicos.
 Definiciones:

• Gas medicinal. Todo producto constituido por uno o

más componentes gaseosos, destinado a estar en
contacto directo con el organismo humano. Se
consideran gases medicinales los utilizados en terapia de
inhalación, diagnóstico “in vivo” o para conservar y
transportar tejidos y células destinadas a la práctica
médica.

• Medicamentos fotosensibles. Son los que se

degradan rápidamente en presencia de luz.
• Medicamentos termolábiles. Son los que se alteran o se
descomponen por acción del calor.

• Medicamentos higroscópicos. Son los que son

sensibles a la humedad, generando un deterioro en su forma
farmacéutica como ablandamiento, cambio de color
(tableta).

• Medicamentos de control especial. Son los preparados

farmacéuticos obtenidos a partir de uno o más principios
activos de control especial, catalogados por las
convenciones de estupefacientes como precursores y
psicotrópicos o por el gobierno nacional, con o sin
sustancias auxiliares presentados bajo forma farmacéutica
definida.
• Humedad relativa. Es la cantidad de vapor de agua
que contiene el aire.

 Infraestructura.
Las áreas de almacenamiento para los medicamentos y
dispositivos médicos deben tener en cuenta los siguientes
aspectos:
 Lo que va a almacenarse y distribuirse: la cantidad o
volumen, el recorrido: el proceso y orden de las
operaciones y el tiempo: para qué periodo se debe prever
el almacenamiento.
 Productos de gran rotación y volumen deben estar
dispuestos en un lugar accesible y con recorridos
internos cortos.
 El área de recepción dependerá del tamaño de los
pedidos y de una adecuada programación de entregas
parciales, dependiendo de las políticas de la institución,
establecimiento o de las negociaciones con los
proveedores.
 El número y volumen de los elementos almacenados
dependen directamente del perfil epidemiológico de la
población.
 El tamaño del inventario depende de la política de
compras que tenga la institución.
 El almacenamiento debe planificarse teniendo
en cuenta los siguientes aspectos:

• Selección del sitio. La selección del sitio para el

almacenamiento de medicamentos debe cumplir con
unas condiciones de acceso, tamaño y localización
especial:
 Estar alejadas de sitios de alta contaminación
 Facilitar la circulación de personas y objetos

• Áreas. Para lograr un servicio eficiente, un almacén

debe contar con las siguientes áreas:
 Área de recepción de medicamentos y dispositivos
médicos.
 Área de cuarentena de medicamentos.
 Área adecuada para almacenamiento, teniendo en cuenta
los tipos de productos que se van a distribuir y/o
dispensar.
 Área independiente y segura para el almacenamiento de
medicamentos de control especial.
 Área para el despacho de medicamentos y dispositivos y
médicos.
 Área debidamente identificada para el almacenamiento de
medicamentos que deben ser destruidos o
desnaturalizados, por vencimiento o deterioro.
 Área destinada para el almacenamiento de productos
rechazados, devueltos y retirados del mercado.
 Área para el manejo y disposición de residuos, de acuerdo
con la reglamentación vigente.
• Pisos. Los pisos deben ser impermeables, sólidos,
resistentes, antideslizantes, de fácil limpieza y
uniformes, de manera que ofrezcan continuidad para
evitar tropiezos y accidentes. Deben ser de material que
no trasmita ruido ni vibración.

• No es recomendable tener sifones o rejillas dentro de los

almacenes por la posibilidad de acceso de ratas a través
de las alcantarillas de desagüe.

• Los medicamentos y dispositivos médicos no deben estar

en contacto directo con el piso. Se ubicarán en estibas o
estanterías de material sanitario, impermeable y fácil de
limpiar.
• Paredes. Las paredes deben ser impermeables, sólidas,
resistentes a factores ambientales, de superficie lisa, e
incombustibles. Los materiales que se usen en su
terminado no deben contener sustancias tóxicas,
irritantes o inflamables.

• Techos y cielo raso. Los cielos rasos y techos deben

ser impermeables, sólidos, resistentes a factores
ambientales, de superficie lisa, e incombustibles.

• Iluminación. Contar con luz natural y/o artificial que

permita la conservación adecuada e identificación de los
medicamentos y dispositivos médicos y el buen manejo
de la documentación.
• Ventilación. Debe tener un sistema de ventilación
natural y/o artificial que garantice la conservación
adecuada de los medicamentos y dispositivos médicos.

• Condiciones ambientales

 Rayos solares. Se debe evitar la incidencia directa de

los rayos solares sobre los medicamentos y dispositivos
médicos dentro de las áreas de almacenamiento, porque
la radiación ultravioleta de la luz solar, además de
aumentar la temperatura ambiental, inestabiliza gran
parte de los medicamentos y otro tipo de productos.
 Mantenimiento de cadena de frío. Los
medicamentos que requieran refrigeración serán
almacenados en cuartos fríos, neveras, refrigeradores o
congeladores. Se debe contar con un plan de emergencia
que garantice el mantenimiento de cadena de frío, en
caso de interrupciones de la energía eléctrica.
Adicionalmente, deberá disponerse de un termómetro
que registre la temperatura y llevar un registro diario
varias veces al día.
 Condiciones de temperatura y humedad. En las
áreas de almacenamiento se debe contar con
mecanismos que garanticen las condiciones de
temperatura y humedad relativa recomendadas por el
fabricante. Se llevarán registros diarios de control de
estas variables con un termómetro adecuado y un
higrómetro calibrado.
 Medidas de seguridad.

 Atender a los clientes y visitantes en la zona destinada a

la recepción, y con horarios y fechas determinadas, lo
que facilita un control del personal que ingresa al área.
 Establecer áreas restringidas, señalizarlas, implantar el
uso de distintivos a personas visitantes e impedir el
ingreso a terceros.
 Instalar sistemas que protejan las áreas donde se ubican
la documentación y los productos.
 Establecer, mediante instructivos de almacén,
procedimientos escritos en los que quede definido quién
entra y qué función cumple al entrar.
• Recurso humano y dotación.

 Se recomienda que los operarios y personal que maneje

el kárdex tengan información básica sobre
medicamentos y dispositivos médicos, criterios técnicos
en su manejo y claridad frente a las implicaciones de
manejar productos destinados al servicio de la salud.
 Sin excepción, el personal debe contar con dotación
adecuada para el desempeño de sus funciones.
 Documentación.

 Kárdex o software En la actualidad el kárdex se

maneja mediante diversos programas o software.
Manual o automatizado lo importante es que la
información sea unificada, clara y precisa, que se
mantenga actualizada, que los procedimientos para su
manejo estén estandarizados (entregas, descargues,
recepción, etc.) y sean conocidos por todo el personal del
almacén.
 Formatos Los formatos diseñados para el manejo del
almacén deben ayudar a manejar la información y
consolidarla (pedidos, despachos, recepción técnica por
tipo de producto y recepción administrativa).
 Informes contables La elaboración de los informes
contables a los organismos de control o a los
departamentos internos que los requieran. Para ello es
importante contar con una forma única o normalizada de
denominación de los productos y de codificación y
clasificación de los mismos.
 Dotación El área debe dotarse de elementos y equipos
necesarios para ofrecer un servicio de excelente calidad,
algunos de estos elementos y equipos son: estantes,
estibas, neveras, termómetros e higrómetros, gabinetes de
seguridad para medicamentos de control especial,
escritorios, sillas, extinguidores, computadores, carretillas
para traslado de embalajes, papelería, utensilios de
escritorio, entre otros. Los equipos deben contar con la
hoja de vida correspondiente y estar incluidos en un plan
de mantenimiento.
 Ubicación y ordenamiento de los medicamentos
y dispositivos médicos.
Ordenar el depósito y los estantes de la siguiente manera:
 Si se emplea tarimas o cajas apilables en tarimas,
colocarlas:
• por lo menos a 10 cm. (4 pulgadas) del piso
• por lo menos a 30 cm. (1 pie) de las paredes y de otras
pilas (estibas)
• a no más de 2,5 m (8 pies) de altura (por regla general).
 Respetar las instrucciones del fabricante o del agente
que despacha cuando se apila los productos y seguir las
indicaciones consignadas en las etiquetas en cuanto a las
condiciones de almacenamiento.
 Colocar los productos líquidos en los estantes inferiores
o en la parte inferior de las pilas.
 Almacenar los productos que deban mantenerse
refrigerados a temperaturas apropiadas y en zonas
controladas.
 Almacenar los productos de gran valor y que requieran
medidas estrictas de seguridad, en zonas apropiadas.
 Separar inmediatamente los productos dañados o
vencidos de las existencias utilizables y eliminarlos
aplicando los procedimientos establecidos.
 Almacenar siempre todos los productos de manera que
facilite en la administración de existencias la aplicación
del procedimiento primeros en expirar, primeros en
entregar.
 Colocar las cajas de modo que las flechas apunten hacia
arriba y las etiquetas de identificación, las fechas de
caducidad y las fechas de fabricación queden visibles. Si
esto no fuera posible, escribir con claridad el nombre del
producto y la fecha de caducidad en el lado visible.
 ROTACIÓN DE LAS EXISTENCIAS.

Cuando se despachan productos, es importante aplicar el

procedimiento FEFO
La aplicación del procedimiento FEFO reduce al mínimo el
desperdicio originado por el vencimiento de los productos.

 Entregar siempre los lotes de productos que expiran

primero, asegurándose de que no esté muy próxima la
fecha de vencimiento o de que el producto no haya
caducado. La vida útil remanente debe ser suficiente
para que el producto pueda usarse antes de la fecha de
expiración.

 Para facilitar la aplicación del procedimiento FEFO,

colocar los productos que caducan primero delante de
los productos cuya fecha de vencimiento es posterior.
 Escribir las fechas de vencimiento en las tarjetas de
existencias, de manera que estos productos puedan ser
enviados a los establecimientos por lo menos seis meses
antes de esa fecha.

 El orden en el cual se reciben los productos no

necesariamente es el orden de su fecha de vencimiento.
La fecha de vencimiento de los productos recibidos
recientemente puede ser más tardía que la fecha de
vencimiento de aquellos productos recibidos
previamente. Por ese motivo, es sumamente importante
comprobar siempre las fechas de vencimiento y asegurar
que éstas sean visibles mientras los productos estén
almacenados.
 Sistemas más comunes de clasificación de
medicamentos

 Ordenamiento alfabético, según el nombre genérico:

Es utilizado a menudo, en establecimientos grandes
como en los pequeños. Cuando se utiliza este sistema, las
etiquetas o rótulos deben cambiarse al revisar o
actualizar la Lista de medicamentos esenciales.

 Por categoría terapéutica o farmacológica: Muy

útil en pequeños depósitos o almacenes de
establecimientos pequeños, este sistema requiere que el
personal posea muy buenos conocimientos de
farmacología.
 Clasificación por forma farmacéutica: En este
sistema, los medicamentos se clasifican según su forma
farmacéutica. En la zona correspondiente a cada una de
las formas farmacéuticas, los productos se pueden
almacenar utilizando un sistema fijo, flexible o
semiflexible. Para organizar los productos con mayor
precisión puede utilizarse cualquiera de los otros
métodos de clasificación.

 Según el nivel del sistema: Los productos destinados

a cada nivel del sistema de atención de salud se
mantienen juntos. Este método es una manera adecuada
para organizar botiquines de medicamentos y equipo en
los niveles altos
 Según la frecuencia de uso: Los productos de gran
demanda, que salen rápidamente o con frecuencia del
almacén, deben colocarse en la parte delantera del local o lo
más cerca posible de la zona de tránsito. Este sistema debe
usarse en combinación con otro.

 Codificación de productos: Cada artículo tiene su propio

código y su ubicación. Este sistema tiene mayor flexibilidad,
pero también es el más abstracto. El personal de los
almacenes no necesita conocimientos técnicos sobre los
productos porque los códigos contienen la información
necesaria para almacenarlos adecuadamente, como los
requisitos de temperatura, el nivel de seguridad y si el
producto es inflamable o no. Este sistema funciona bien
cuando se emplean sistemas computarizados de control de
inventarios.
 CONDICIONES ESPECIALES DE
ALMACENAMIENTO.

• Es importante identificar los productos que pueden ser

robados o utilizados en forma indebida o que provocan
adicciones y por lo tanto exigen ser almacenados en
condiciones de mayor seguridad. Esto incluye a los
productos de gran demanda o que pueden ser objeto de
reventa (de valor en el mercado negro).
• Si se tienen productos que exigen mayor seguridad, se
debe establecer un espacio de almacenamiento de acceso
controlado. Ello probablemente significará, entre otras
cosas, almacenar los productos en:

 un local individual, cerrado con llave, o ubicarlos en un

armario o una caja de seguridad, o
 un recinto separado con alambre o malla tejida , cerrado
con llave, ubicado dentro del depósito.

• En condiciones ideales se deberá activar una luz de

advertencia o campana si alguien accede indebidamente
a los productos.
• La entrada al lugar donde se encuentran los productos
de acceso controlado debe restringirse al encargado del
almacén, o al farmacéutico y a otro miembro del
personal.

• Disponer de un número limitado de llaves para el local

de acceso controlado y mantener una lista de las
personas que tienen las llaves.
 PRODUCTOS INFLAMABLES.

Si debe almacenar grandes cantidades de productos

inflamables, hágalo en otra zona alejada del depósito, pero
ubicada en el mismo predio y a no más de 20 m de
distancia de los demás edificios. Se debe acceder con
facilidad al equipo de extinción de incendios. Si se tiene un
gran volumen de productos inflamables, nunca deben
almacenarse en las mismas zonas que los medicamentos.
• Si la cantidad de productos inflamables es pequeña, pueden
almacenarse en un armario de acero, en una zona bien
ventilada y alejada de los fuegos no controlados y de los
aparatos eléctricos. Identificar los armarios que contienen
líquidos sumamente inflamables y colocar el símbolo
internacional de peligro correspondiente. Además, los
anaqueles del armario deben estar diseñados de modo tal
que contengan y aíslen los líquidos que puedan derramarse.
Almacenar siempre los productos inflamables en su envase
original.

• Cada líquido inflamable tiene un punto de inflamación, que

es la temperatura mínima a la cual el líquido produce una
concentración de vapor suficiente para formar una mezcla
inflamable con el aire cercano a la superficie del líquido.
• No es necesario almacenar los productos inflamables a
temperaturas inferiores a su punto de inflamación, pero
es muy importante ubicarlos en el lugar más frío posible,
y nunca exponerlos a la luz solar directa. Es importante
controlar la velocidad de evaporación y evitar que
acumulen presión.

 SUSTANCIAS CORROSIVAS.

Siempre se debe almacenar las sustancias corrosivas lejos

de los productos inflamables, en lo posible en otro armario
de acero para evitar las pérdidas. Cuando se manipula
estas sustancias se debe utilizar guantes y gafas
protectoras adecuadas, de tipo industrial.