FONDO DE CAJA CHICA

Y CONCILIACION BANCARIA
Asignatura: Contabilidad General II
Rosa M. de Leon E., M.A.G.
 FONDO DE CAJA CHICA
Fondo de caja chica: registro contable

◦ Como protección contra perdidas o robos de efectivo, un buen sistema de control exige que todos los pagos se
realicen con cheques; sin embargo, es costoso pagar con cheques pequeñas sumas (papeleria, envios de
paqueteria, gastos menores, etc.) y algunas veces, aparte de costoso, es impractico, por lo que la mayor parte
de las compañias tienen disponible un fondo de efectivo para efectuar dichos pagos. Este fondo se conoce
como caja chica o fondo fijo de caja chica.
SISTEMA DE FONDO DE CAJA
CHICA Y REGISTROS CONTABLES
El sistema de caja chica funciona de la siguiente manera:

◦ Creación del fondo de caja chica. Se determina la cantidad necesaria para formar el fondo de caja
chica, el cual debe entregarse a la persona designada como responsable de su manejo.
◦ Para registrar la creación de la caja chica se hace un asiento cargado a caja chica y acreditado a bancos. A
continuación se presenta un ejemplo del asiento descrito:
Asiento de apertura de caja chica

Fecha Detalle Debito Credito

1/1/2014 Caja chica 15,000
@
Bancos 15,000
p/reg. Creación del fondo de caja
chica.
◦ Erogaciones a través del fondo de caja chica. El responsable de la caja chica debe llevar el control de
los desembolsos que efectúe mediante recibos o comprobantes de caja, en los cuales es conveniente que
anote el concepto del desembolso y la persona que lo solicito. En todo momento el responsable debe
tener disponible la totalidad del fondo, ya sea en efectivo, comprobantes o ambos.
◦ Reposición del fondo de caja chica. Cuando el encargado del fondo considera que esta por agotarse,
debe solicitar que se le repongan los desembolsos que haya realizado. Para ello debe elaborar un reporte
en el que especifique los conceptos de cada desembolso. Al generar el cheque para cada reposición de
caja chica, el registro se hace cargando cada uno de los conceptos por los que se e haya hecho algún
desembolso, y acreditarse a bancos. El asiento descrito se realiza de la siguiente forma:
Asiento de reposición de caja chica

Fecha Detalle Debito Credito

14/1/2014 Gastos Papeleria 550
Gastos paqueteria 250
Gastos sin comprobante 100

Bancos 900
P/reg. Reposición del fondo de
caja chica.
◦ Incremento o disminución del fondo de caja chica. Si se considera que la cantidad que se dispone en el
fondo de caja chica es excesiva o no satisface las necesidades para cubrir los gastos menores de la
empresa, el responsable debe hacer un reporte en el que aclare cualquiera de las dos circunstancias
anteriores. Para modificar la cantidad del fondo se deben realizar los siguientes asientos.
Asiento de disminución del fondo de caja
chica

Fecha Detalle Debito Credito

31/1/2014 Bancos 1,000
@
Caja chica 1,000
p/reg. Disminución del fondo de
caja chica.
Asiento de aumento del fondo de caja chica

Fecha Detalle Debito Credito

31/1/2014 Caja chica 600
@
Bancos 600
p/reg. Aumento del fondo de caja
chica.
Conciliacion Bancaria
◦ La conciliación bancaria no es un estado financiero básico, sino un reporte que se presenta de forma
mensual y se guarda en los archivos permanentes de la compañía. El encabezado debe mostrar el nombre
de la compañía, el nombre del estado (estado de conciliación bancaria) y la fecha de la conciliación, en la
que se usan signos de pesos.
Procedimiento para la conciliación
bancaria
◦ Por lo general, el saldo de efectivo que se presenta en el estado de banco, no concuerda con el saldo de la
cuenta de bancos en los registros contables. Existen tres razones básicas por las cuales el saldo de banco
no concuerda con el que aparece en los libros de una compañía:

1. Depósitos en transito
2. Cheques pendientes de cobro
3. Errores del banco
◦ Como consecuencia de lo anterior son cinco las razones fundamentales por las que el saldo que aparece
en los libros no concuerda con el saldo que muestra el estado de cuenta del banco:

1. Cargos por servicios bancarios. El monto de los cargos por servicios que descuenta el banco no se
conoce sino hasta que se recibe el estado de cuenta.
2. Deposito de cheques sin fondo (SF). Por lo general, la compañía no descuenta este importe eliminado
de los cheques sin fondo sino hasta fin de mes, cuando recibe el estado de cuenta del banco.
3. Cobro de documentos. Por lo general, el depositante (la compañia) no conoce si se cobro el documento
hasta recibir el estado de cuenta, aunque algunos bancos envían un aviso (una nota de crédito) cuando
se cobra el documento.
4. Pago de documentos. Cuando se paga el documento, el banco acostumbra enviar una nota de cargo a la
empresa, que sirve para avisar que se ha efectuado el pago. La mayor parte de las compañías no hace
asiento alguno sino hasta recibir el estado de cuenta del banco.
5. Errores en los libros. La compañía puede cometer un error al registrar un pago o una recepción de
efectivo. Por lo general, no se descubre el error sino hasta que se recibe el estado de cuenta del banco y
se concilia con el saldo que se detalla en los libros de la empresa.
Elaboración de la conciliación bancaria
◦ Tan pronto como se recibe el estado de cuenta bancario se prepara un estado de conciliación bancaria. La
conciliación de la cuenta bancaria se hace para determinar la razón de cualquier diferencia entre el saldo que aparece
en los libros y el que muestra el estado de banco. Existen tres formas de conciliar los saldos del banco y los registros
contables (libros):

1. A partir del saldo de los registros contables de la empresa se llega al saldo del estado de cuenta.
2. Con base en el saldo del estado de cuenta se llega al saldo en libros.
3. Por conciliación cuadrada, en la que se parte de ambos saldos para llegar a un saldo conciliado.

◦ Existen dos etapas en la preparación de una conciliación bancaria para determinar el saldo correcto a fin de mes:
1. Determinar las diferencias en el estado del banco.
2. Precisar las diferencias en el saldo en libros.
Ejemplo de conciliación bancaria
La Ferretería del Norte, S.A., recibió el estado de cuenta de abril de su cuenta de cheques en Bancomex, S.A. El saldo que mostraba al 30 de
abril era de $70,242. El contador comparo este saldo con los registros contables y encontró una diferencia de $35,592 contra el saldo del banco.
◦ Analizando las causas de esta diferencia, el contador determino lo siguiente:
◦ El banco rebajo el importe correcto del cheque número 4092 con valor de $30,870 utilizado por la compra de equipo de oficina, mientras que
en la compañía se había registrado en $32,490 por error.
◦ El 27 de abril, el banco devolvió un cheque sin fondos del señor Julio Aguilar por $52,368. Habrá que pedirle al señor Aguilar que reembolse
ese importe más 20% de recargos de acuerdo con la política de la ferretería.
◦ No se habían registrado $29,100 del cobro de un documento a favor de la ferretería ni los intereses del mismo documento por $1,914. Ese
cobro había sido notificado a través de una nota de crédito enviada por el banco.
◦ En el estado de cuenta aparecen dos cargos: uno de $1,110 por cargos bancarios y otro de $750 por concepto de honorarios por servicios de
cobranza, ambas cantidades incluyen IVA.
◦ Los depósitos realizados el 30 de abril por $51,120 no se incluyeron en el estado de cuenta debido a que se trataba de cheques de otros bancos.
◦ El cheque numero 9987 por $22,080 fue cargado en la cuenta de cheques de la ferretería. Este cheque no corresponde a la numeración de la
compañía, por lo que habrá de reclamar al banco y exigirle que corrija el error de inmediato.
◦ Hay varios cheques que aún no se han cobrado: el numero 3612 por $20,406; el numero 4080 por $25,884, y el numero 4152 por $12,912.
◦ Se pide:
◦ Determina el saldo de la cuenta bancos en los libros de la ferretería al 30 de abril.
◦ Determina el saldo conciliado al 30 de abril.