¿Qué necesitamos medir?

Es evidente que debemos medir lo relacionado con

el mercado, los clientes, la tecnología y la gestión
interna; nuestro sistema debe centrarse en los
procesos y no en las funciones; las áreas deben
alinearse con el fin de lograr un objetivo común.
Indicadores. Los indicadores son un elemento estratégico
del proceso de evaluación de la forma de gestión
organizacional, ya que permiten ordenar las acciones en
relación con los resultados que se pretenden alcanzar,
 
1. Indicadores de eficacia: La eficacia es el grado de cumplimiento de una tarea. Se puede
medir, por ejemplo, el porcentaje de cumplimiento del plan de producción y el grado de
satisfacción del cliente con relación a los pedidos.
2. Indicadores de eficiencia: La eficiencia tiene que ver con el cumplimiento de la tarea al
mínimo gasto de recursos, ya sea tiempo, mano de obra, materiales o gastos; por lo tanto,
basado en esa consideración, se puede considerar el gasto real contra el gasto
presupuestado.
3. Indicador de productividad. Pueden darse los siguientes escenarios: a) eficaces pero
ineficientes, se cumple con los objetivos trazados pero el gasto de recursos es excesivo; b)
eficaces y eficientes, es el escenario ideal, se cumple con los objetivos y el gasto de recursos
es mínimo, y c) ineficaces e ineficientes, no se cumplen los objetivos propuestos y el gasto es
excesivo.
Método de medición y presentación de resultados:
Cada empresa debe elegir el método adecuado a su
necesidad, desde diseños propios hasta software
especializado; lo importante es que responda a
información útil para la toma de decisiones. Los pasos
mínimos son los siguientes:
1. Defina los objetivos estratégicos, estos pueden enfocarse en el cliente, la
rentabilidad, el producto, el ambiente y el desarrollo del recurso humano.
2. Asigne un peso o valor a cada objetivo según la importancia dada, por
ejemplo: Cliente: 25%; Rentabilidad: 20%; Producto: 20%; Ambiente: 15%;
Recurso Humano: 20%.
3. Defina indicadores de medición para cada objetivo. Cada objetivo
estratégico debe tener los indicadores que nos ayuden a cumplir el objetivo
trazado, así, el peso del objetivo debe ser distribuido entre los indicadores
definidos. Por ejemplo, consideremos los siguientes indicadores para
producto, cuyo peso es del 20%: Costo de conversión: 5%; Costo de mala
calidad: 5%; Rotación de inventarios: 3%; Cumplimiento del plan de
producción: 3%; Gastos: 4%.
4. Defina la forma de cálculo para cada indicador. Debe ser clara para no ser
subjetivos al reportar el resultado.
5. Defina las metas de control para cada indicador. Cada indicador debe tener sus
metas, así podemos evaluar si estamos siendo eficaces en la consecución de los
resultados. Se pueden considerar tres metas: mínima, satisfactoria y máxima.
6. Desarrolle un sistema de presentación de resultados. El sistema debe consolidar de
manera sencilla el resultado general del departamento. El desarrollo de aplicaciones
que muestran los datos por medio de colores, tipo semáforo, es la mejor forma de
visualizar el resultado, el color mostrará el estado del indicador según las metas
propuestas. El sistema también debe mostrar gráficos por indicador de forma que
ilustren los resultados mensuales y su estado contra las metas definidas y los periodos
anteriores.
 DIAGNÓSTICO PRELIMINAR
En esta fase, el diagnóstico se fundamenta en la
percepción que el auditor tiene de la organización como
producto de su experiencia y visión.
Si bien aún no existen los elementos de juicio
documentados, existe un acercamiento a la realidad y
a la cultura organizacional, la que es un tanto
intangible, pero que se puede advertir en los supuestos
subyacentes que dan sentido a la forma de
comportamiento y desempeño en el trabajo.
Los papeles de trabajo tienen que elaborarse sin perder de vista que su contenido debe incluir:
• Identificación de la auditoría.
• El proyecto de auditoría.
• Índices, cuestionarios, cédulas y resúmenes del trabajo realizado
• Indicaciones de las observaciones recibidas durante la aplicación de la auditoría.
• Observaciones acerca del desarrollo de su trabajo
• Anotaciones sobre información relevante
• Ajustes realizados durante su ejecución.
• Lineamientos recibidos por área o fase de la aplicación.
• Reporte de posibles irregularidades.
Evidencias.
La evidencia representa la comprobación fehaciente de
los hallazgos durante el ejercicio de la auditoría, por lo
que constituye un elemento relevante para
fundamentar los juicios y conclusiones que formula el
auditor.