INFORME SOBRE LOS PROCEDIMIENTOS SEGUIDOS EN LA SELECCIN DE

LAS VARIABLES PARA GENERAR INDICADORES

ALUMNO:
CARLOS ALBERTO HOYA SANJUAN

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE

CENTRO AGROTURISTICO
TECNOLOGA EN NEGOCIACIN INTERNACIONAL
BARRANCABERMEJA
2016

INFORME SOBRE LOS PROCEDIMIENTOS SEGUIDOS EN LA SELECCIN DE

LAS VARIABLES PARA GENERAR INDICADORES

ALUMNO:
CARLOS ALBERTO HOYA SANJUAN

Actividad de aprendizaje No. 9

Evidencia 2: informe sobre los procedimientos seguidos en la seleccin de las variables
para generar indicadores

TUTOR:
JUAN ORLANDO BERDUGO MORANTES
ADMINISTRADOR DE NEGOCIOS INTERNACIONALES

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE

CENTRO AGROTURISTICO
TECNOLOGA EN NEGOCIACIN INTERNACIONAL
BARRANCABERMEJA
2016

Contenido
Pg.
RESUMEN..............................................................................................................................5
INTRODUCCIN..................................................................................................................6
1.

Construccin de los Indicadores.....................................................................................7

2.

Qu puede ser controlado con los indicadores?............................................................7

3.

Ciclo bsico para el proceso de construccin de indicadores.........................................8

3.1.

Identificacin y/o Revisin de Productos y Objetivos que sern medidos..............8

3.2.

Establecer medidas de desempeo claves................................................................9

3.3.

Asignar las responsabilidades................................................................................10

3.4.

Establecer referentes comparativos........................................................................10

3.5.

Construir frmulas..................................................................................................10

3.6.

Validar Indicadores.................................................................................................14

3.7.

Comunicar e Informar............................................................................................16

1.

CONCLUSIONES........................................................................................................17
2.

BIBLIOGRAFA.......................................................................................................18

LISTA DE GRFICAS Y FIGURAS

Grafica No.1 Departamento Nacional de Planeacin (DNP). Gua metodolgica para la

formulacin de indicadores. 2009
Cuadro No.1 Universidad del Quindo. Sistema Integrado de Gestin, 2011.

RESUMEN

Ya planeadas las actividades de mercadeo, es necesario crear los mecanismos que

garanticen que se van a lograr las metas que se establecen, el monitoreo constante a travs
de mediciones para determinar la efectividad de la implementacin del plan.
Estos controles se realizan con una periodicidad establecida por la empresa de acuerdo con
sus polticas. As se puede verificar si se estn cumpliendo las metas.
Cada organizacin en su gestin, maneja un conjunto de indicadores que generan impacto
positivo o negativo. Los resultados de la gestin, se miden a travs del anlisis de las
unidades estratgicas y las unidades operativas.
Toda empresa, puede construir o seleccionar los indicadores que requiera dadas sus
caractersticas, sean indicadores econmicos, financieros, de mercadeo o indicadores por
unidad funcional.

INTRODUCCIN

Un INDICADOR es una expresin cualitativa o cuantitativa observable que permite

describir caractersticas, comportamientos o fenmenos de la realidad a travs de la
evolucin de una variable o el establecimiento de una relacin entre variables, la que
comparada con periodos anteriores o bien frente a una meta o compromiso, permite evaluar
el desempeo y su evolucin en el tiempo.
Los indicadores sirven para establecer el logro y el cumplimiento de la misin, objetivos,
metas, programas o polticas de un determinado proceso o estrategia, por esto podemos
decir que son ante todo, la informacin que agrega valor y no simplemente un dato, ya que
los datos corresponden a unidades de informacin que pueden incluir nmeros,
observaciones o cifras, pero si no estn ligadas a contextos para su anlisis carecen de
sentido. Por su parte la informacin es un conjunto organizado de datos, que al ser
procesados, pueden mostrar un fenmeno y dan sentido a una situacin en particular.
Cada organizacin en su gestin, maneja un conjunto de indicadores que generan impacto
positivo o negativo. Los resultados de la gestin, se miden a travs del anlisis de las
unidades estratgicas y las unidades operativas.
Toda empresa, puede construir o seleccionar los indicadores que requiera dadas sus
caractersticas, sean indicadores econmicos, financieros, de mercadeo o indicadores por
unidad funcional.
Todo lo que se hace se puede medir.
Slo si se mide, se puede controlar.
Slo si se controla, se puede dirigir.
Slo si se dirige, se puede mejorar.

1. Construccin de los Indicadores

Las siguientes son actividades propuestas para lograr estructurar un sistema de indicadores
dentro de la organizacin:
a) Identificacin y/o revisin de: Misin, Objetivos Estratgicos; Usuarios o
Beneficiarios, Productos o Servicios.
b) Establecer medidas de desempeo claves: (Revisar tipologa indicadores)
c) Asignar Responsabilidades (De acuerdo a cada nivel de la organizacin)
d) Establecer referentes comparativos
e) Construir frmulas
f) Validar los indicadores
g) Comunicar e Informar
2. Qu puede ser controlado con los indicadores?

Procesos
Productos
Resultados intermedios
Resultados finales y su impacto

Para la construccin de indicadores es necesario hacer una reflexin profunda de la

organizacin dando respuesta a las siguientes preguntas:
Qu se hace?
Con esta pregunta se pretende que la entidad describa sus actividades principales que
permiten cumplir con la razn de ser por la cual fue creada.
Qu se desea medir?
Debe realizarse la seleccin de aquellas actividades que se consideren prioritarias. Para ello
se trata de establecer una relacin valorada (por ejemplo, de 0 a 10) segn el criterio que se
establezca que permita priorizar todas las actividades. En esta reflexin puede analizarse
bajo el tiempo dedicado por el personal de la organizacin en cada actividad, dado que
resulta recomendable centrarse en las tareas que consuman la mayor parte del esfuerzo.
Quin utilizar la informacin?
Una vez descritas y valoradas las actividades se deben seleccionar los destinatarios de la
informacin, ya que los indicadores deben definir sustancialmente en funcin de quin los
va a utilizar.
Cada cunto se debe medir?

En esta fase de la reflexin debe precisarse la periodicidad con la que se desea obtener la
informacin. Dependiendo del tipo de actividad y del destinatario de la informacin, los
indicadores habrn de tener una u otra frecuencia temporal en cuanto a su presentacin.
Con qu se compara?
Finalmente, deben establecerse referentes respecto a su estructura, proceso o resultado, que
pueden ser tanto internos a la organizacin, como externos a la misma y que servirn para
efectuar comparaciones.

3. Ciclo bsico para el proceso de construccin de indicadores

Una vez resueltas las preguntas anteriores es posible proceder con los pasos planteados en
para el proceso de construccin de indicadores como sigue:
3.1.

Identificacin y/o Revisin de Productos y Objetivos que sern medidos

Este primer paso responde a la pregunta: Cules son los productos estratgicos y objetivos
que sern evaluados? Este ser el punto de partida para asegurar la coherencia de los
indicadores que se pretende construir, su anlisis definir el tipo de medicin y los
esfuerzos necesarios para obtener la informacin, pero cmo determinar lo que se considera
estratgico para la organizacin, este interrogante se ilustra a travs de las siguientes
caractersticas:
Es el principal bien o servicio que la institucin proporciona directamente a un usuario
externo.
La provisin de un producto estratgico o relevante es responsabilidad de la institucin ya
sea en forma directa o subcontratado.
La demanda de los usuarios de productos estratgicos es continua, sistemtica,
permanente y cautiva.
Los recursos que se consumen en la generacin de un producto estratgico son
importantes, ya sea como porcentaje del presupuesto destinado a la provisin del servicio, o
bien por el porcentaje de funcionarios afectados a la provisin del servicio.
En este punto es importante as mismo precisar las metas asociadas a dichos objetivos; una
meta se define como la expresin concreta y cuantificable de los logros que la
organizacin planea alcanzar en el ao (u otro periodo de tiempo) con relacin a los

objetivos estratgicos previamente definidos; para su identificacin se debe tener en

cuenta:
Abarcar el conjunto de dimensiones de desempeo de la gestin: eficiencia, eficacia,
calidad y economa.
Debe estar definida con base a la generacin de compromisos internos, por lo tanto su
cumplimiento no debe depender de otras entidades o de factores exgenos.
Deben tener un componente de realismo, es decir que puedan ser alcanzadas con los
recursos humanos y financieros disponibles.

3.2.

Establecer medidas de desempeo claves

Para este paso se responde a la pregunta: Cuntos indicadores construir? El nmero y tipo
de indicadores depender de los objetivos determinados para la evaluacin de las
caractersticas de la entidad y del nivel de la organizacin que se pretendan desarrollar. En
general, los criterios para decidir el nmero de indicadores tienen que ver con los siguientes
aspectos:
El nmero de indicadores debe limitarse a una cantidad que permita apuntar a lo esencial,
que permita captar el inters de los diferentes usuarios a los cuales va dirigido.
Que cubran los diferentes procesos de la organizacin: estratgicos, misionales y de
apoyo.
Que cubran las dimensiones del desempeo de manera integrada: eficiencia, eficacia,
efectividad y economa.
Que permitan conocer el desempeo de los procesos resultados intermedios, donde a
travs del monitoreo o seguimiento se trata de verificar si lo que se est realizando es
conforme con el plan de accin establecido con anterioridad, con el fin de identificar
debilidades, demoras, etc.
Junto con lo anterior, estos resultados intermedios sirven para construir indicadores de
calidad, que posibiliten tener antecedentes sobre la eficacia y la oportunidad del producto
final.

3.3.

Asignar las responsabilidades

En concordancia con el punto anterior, donde se menciona que los indicadores se

desarrollan a lo largo de la entidad, en todos los niveles y dado que se asocian a los
resultados sobre los productos/servicios de cada nivel, se incluyen entonces los directivos o
lderes a cargo que son responsables por ellos. Por lo que el paso siguiente a la
identificacin de lo que se medir es establecer las responsabilidades institucionales para el
cumplimiento en el manejo de la informacin, tanto para alimentar el indicador como para
su anlisis y presentacin de resultados.
3.4.

Establecer referentes comparativos

El referente comparativo se encuentra asociado al punto 1, en el se establecieron las metas

asociadas a los objetivos que se pretenden medir, por lo que un primer referente lo
constituye lo planeado por la entidad; sin embargo, tambin es posible establecer un
referente respecto de otras entidades similares o comparables o respecto de datos histricos,
todo depender de las necesidades planteadas desde los objetivos iniciales.
3.5.

Construir frmulas

La construccin de la frmula debe asegurar que su clculo obtenga informacin de las

variables que se estn tratando de medir, es decir el resultado del indicador.
Se sugiere la siguiente estructura bsica para el indicador y la respectiva hoja
metodolgica:
Estructura Bsica de un Indicador
Objetivo. Sealar el para qu se establece el indicador y qu mide.
Definicin. Debe ser simple y clara, e incluir adems solo una caracterstica.
Responsabilidad. Indica el proceso dueo del indicador y, por lo tanto, los responsables de
las acciones que se deriven del mismo.
Recursos. De personal, instrumentos, informticos, entre otros.
Periodicidad. Debe ser la suficiente para informar sobre la gestin.
Nivel de referencia. Pueden ser metas, datos histricos, un estndar establecido, un
requerimiento del cliente o de la competencia, o una cifra acordada por consenso en el
grupo de trabajo.
Puntos de lectura. Debe tenerse claro en qu punto se llevar a cabo la medicin, al inicio,
en una etapa intermedia o al final del proceso.

Grfico 1. Ejemplos de estructura de un indicador

Fuente: Departamento Nacional de Planeacin (DNP). Gua metodolgica para la

formulacin de indicadores. 2009

Hoja Metodolgica del Indicador

La siguiente Hoja Metodolgica sugerida se constituye en un instrumento que permite
identificar los factores importantes al documentar un indicador. Tales como entidad,
proceso, objetivo, frmula, variables, unidad de medida, metas, entre otros aspectos.

Grfico 2. Hoja Metodolgica del Indicador

Fuente: Universidad del Quindo. Sistema Integrado de Gestin, 2011.

Para el diligenciamiento se tienen en cuenta los siguientes aspectos:

Identificacin ficha tcnica (cdigo, versin, fecha): Permite asignar un cdigo, fecha de
creacin y versin de la ficha, en caso de posteriores ajustes a la misma. Corresponder o se
asignarn de acuerdo al sistema de gestin documental o del sistema de gestin de la
calidad de la entidad.
Nombre del proceso: Identifica el nombre del proceso al cual corresponde el indicador.
Tipo de proceso: Se establece si se trata de un proceso Estratgico, Misional, de Apoyo o
de Medicin y Anlisis.
Objetivo del proceso: Identifica el objetivo del proceso al cual corresponde el indicador.
Procesos que suministran informacin y datos al indicador: Se debe establecer la fuente
de los datos, con el fin de que el responsable conozca de dnde se alimenta el indicador,
seala la(s) fuente(s) de las cuales se obtiene la informacin para el clculo del indicador.
Por ejemplo: Sistemas de informacin, resultados encuestas del cliente externo, interno,
verificacin del servicio y control de visitantes.
Responsable de calcular: Identifica el responsable de alimentar los datos necesarios para
el anlisis posterior de la informacin.
Responsable de analizar: Identifica el responsable de realizar el anlisis de la informacin
(si aplica, ya que el responsable de calcular podra ser el mismo responsable de analizar la
informacin).
Usuarios de la informacin recolectada y analizada: Se determina si existe ms de un
usuario que requiera hacer uso de la informacin del indicador.
Objetivo del indicador: Seala el para qu se establece el indicador y qu mide.
Tipo de indicador: De acuerdo a la tipologa de los indicadores: Eficacia, Eficiencia,
Efectividad, Economa.
Frmula del indicador: Frmula matemtica utilizada para el clculo del indicador.
Frecuencia de la recoleccin: Se determina cada cunto tiempo se debe hacer recoleccin
de los datos para alimentar el indicador.
Frecuencia del anlisis: Se determina cada cunto tiempo se debe realizar el anlisis de los
datos recolectados.
Fuente de datos: Se relaciona con los procesos que suministran informacin o datos al
indicador, en este punto sin embargo se hace necesario precisar si provienen de un sistema
de informacin, encuestas, registros histricos fsicos de la entidad u otros que existan y
den soporte a la informacin que alimenta el indicador.

Escala: Magnitud de referencia para la medicin. Ejemplo: Porcentaje, Cantidades Totales.

INFORMACIN PARA EL ANLISIS
Este espacio permite ir alimentando el indicador con los datos necesarios y al final del
periodo determinado ser posible determinar el anlisis correspondiente de acuerdo a la
informacin que arroja el indicador. Incluye:
Meta del periodo: Es el valor que se espera alcance el indicador.
Valor numerador/Valor denominador/Resultado: Datos que alimentan el indicador y se
van mostrando grficamente en la parte superior.
% de cumplimiento: Permite comparar los resultados respecto de la meta.
Anlisis y Observaciones: Consideraciones respecto de los resultados arrojados por el
indicador.
Acciones de Mejora: En caso de que los resultados no sean los esperados o no se estn
alcanzando las metas propuestas, podr plantearse acciones puntales de mejora
dependiendo del caso.
3.6.

Validar Indicadores

La etapa de validacin, es muy importante, ya que deben permitir asegurar su transparencia

y confiabilidad del indicador para que se constituya en una herramienta para la toma de
decisiones y la rendicin de cuentas. Para poder realizarla a continuacin se determina un
conjunto de criterios, sobre los cuales se deben examinar los indicadores para analizar su
coherencia y la capacidad de cumplir los fines para los cuales fueron construidos.
Cuadro 1. Criterios de validacin para la construccin de indicadores
CRITERIO
Pertinencia

Relevancia

DESCRIPCIN
Debe referirse a los procesos y productos esenciales que desarrolla
cada institucin para reflejar el grado de cumplimiento de sus
objetivos institucionales. La medicin de todos los productos o
actividades que realiza la institucin genera una saturacin de
informacin, tanto en la organizacin como fuera de esta.
Asegurarse de que estoy midiendo los objetivos vinculados a lo
estratgico. Cuando se trata de organizaciones que tienen ms de un
producto o servicio, es conveniente desarrollar un conjunto de
indicadores globales que represente su accionar estratgico vinculado

a su misin.
Este criterio implica preguntarse cul es la unidad de producto
(atenciones mdicas, asesoras legales, visitas inspectivas, etc.) y, ms
importante, procurar que dichas unidades de producto sean
equivalentes entre s en trminos de los recursos institucionales que
consumen (horas hombre, cantidad de insumos materiales, etc.). Si no
se da la equivalencia para alcanzar las metas se tender a ejecutar solo
las acciones que demandan relativamente menos recursos,
postergando o anulando las ms costosas o complejas, que a menudo
son las que tienen un mayor impacto sobre la gestin institucional.
Independencia
Los indicadores deben responder en lo fundamental a las acciones que
desarrolla y controla la institucin o a las variables del entorno que se
vean afectadas directamente por esas acciones. No puede estar
condicionado a factores externos, tales como la situacin general del
pas, la labor legislativa del parlamento o la actividad conexa de
terceros (pblicos o privados).
Costo
La obtencin de la informacin para la elaboracin del indicador debe
ser a costos que tengan correlacin con los recursos que se invierten
en la actividad.
Confiabilidad
Digno de confianza, independiente de quien realice la medicin. En
principio la base estadstica de los indicadores debe estar en
condiciones de ser auditada por las autoridades de la institucin y
examinada por observadores externos.
Simplicidad
y Existe una tensin entre ambos criterios: se deben cubrir los aspectos
Comprehensivida ms significativos del desempeo, pero la cantidad de indicadores no
d
puede exceder la capacidad de anlisis de los usuarios, tanto internos
como externos. Los indicadores deben ser de fcil comprensin, libre
de complejidades.
Oportunidad
Debe ser generado en el momento oportuno dependiendo del tipo de
indicador y de la necesidad de su medicin y difusin.
Focalizado
en Focalizado en reas susceptibles de corregir en el desempeo de los
reas controlables organismos pblicos, generando a la vez responsabilidades directas
en los funcionarios y el personal.
Participacin
Su elaboracin debe involucrar en el proceso a todos los actores
relevantes, con el fin de asegurar la legitimidad y reforzar el
compromiso con los objetivos e indicadores resultantes. Esto implica
adems que el indicador y el objetivo que pretende evaluar sea lo ms
consensual posible dentro de la organizacin.
No redundancia
Debe ser nico y no repetitivo
Homogeneidad

Fuente: Indicadores de Desempeo en el Sector Pblico. Comisin Econmica para

Amrica Latina y el Caribe (Cepal). Santiago de Chile. Noviembre de 2005.

3.7.

Comunicar e Informar

Es importante precisar que los indicadores pueden ser utilizados para diferentes propsitos,
dependiendo del objetivo de la evaluacin, el mbito en que se realiza y los usuarios a los
que se dirige, por lo que para la comunicacin de los resultados es necesario tener en cuenta
que los indicadores no siempre podrn dar cuenta en forma integral del desempeo
institucional, requirindose de otros antecedentes complementarios para esto, lo que
refuerza un uso prudente de esta informacin, razn por la cual se hace necesario trabajar
bateras de indicadores, que permitan desde diferentes puntos de vista realizar el anlisis de
la situacin y las medidas correctivas de ser necesario.
As mismo es necesario enfocar la comunicacin de acuerdo a los interesados, si los
resultados estn orientados a la rendicin de cuentas a la ciudadana, su presentacin exige
en lo posible un componente educativo, un lenguaje sencillo y entendible, para que puedan
cumplirse con las expectativas de dichos usuarios frente a la informacin suministrada.
Por su parte, los informes para la Alta Direccin o Gerencia, requiere una periodicidad
frente a la presentacin de informes, de modo tal que pueda dar una lnea base para el
anlisis o una continuidad de los procesos para efectos de una acertada toma de decisiones.

CONCLUSIONES

Mediante la planeacin de las actividades de mercadeo, fue necesario crear los mecanismos
que garantizaron lograr las metas que se establecieron, el monitoreo constante a travs de
mediciones para determinar la efectividad de la implementacin del plan son aspectos muy
importantes.
Estos controles se realizaran con una periodicidad establecida por la empresa de acuerdo
con sus polticas. As se podrn verificar si se estn cumpliendo las metas.

BIBLIOGRAFA
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Garca Sordo, Juan B. (2001). Marketing Internacional. Mexico D.F: McGraw Hill.
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PARDO, M. Clara Ins. Evaluacin del Desempeo Integral del Sector Transporte. Revista
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