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LO
GÍA
TECNOLOGÍAS DE INFORMACIÓN EN
LA EMPRESA

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Manejo de hojas de cálculo
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2 Bloque 4. Manejo de hojas de cálculo

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Manejo de hojas de cálculo
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A pesar de que generalmente, los términos de datos e información se

usan para describir lo mismo, para el profesional en tecnologías de infor-
mación éstos términos significan diferentes cosas.

Datos es un término que se refiere a hechos, eventos, transacciones,

etc., que han sido registrados. Es la entrada sin procesar de la cual se
produce la información.

Información se refiere a los datos que han sido procesados y comuni-

cados de tal manera que pueden ser entendidos e interpretados por el
receptor.

Los datos pueden ser un número, símbolo, carácter, palabra y, si no se

ponen en contexto, los datos individuales no significan nada para los
humanos.

Por otra parte, la información es un dato puesto en contexto. Los seres

humanos emplean la información de forma significativa. Un buen ejemplo
de información sería una computadora. Una computadora usa scripts de
programación, fórmulas o aplicaciones de software para convertir datos
en información. (Diferencias entre datos e información - Big Data, s.f.)

¿Qué son los datos?

Es una lista completa de hechos y detalles como texto, observaciones,

figuras, símbolos y descripción de cosas. Es la lista sin procesar de he-
chos que se procesan para adquirir información. El concepto básico de
datos está asociado con la investigación científica recopilada por distin-
tas organizaciones de investigación. (Tehreem, 2020).

¿Qué es la información?

La información son los datos procesados, organizados y estructurados.

Brindan contexto para los datos. Pero, si los dos términos se emplean
juntos, la información se puede entender más fácilmente que los datos.

En términos sencillos, podemos concluir que los datos son descripciones

desorganizadas y hechos de los que se puede extraer información.
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Datos.
• Los datos son hechos en bruto desorganizado que requieren de un procesamiento sin los que son aparen-
temente aleatorios e inútiles para los humanos
• Los datos son una unidad individual que posee materia prima que no tiene ningún significado específico
• Los datos no dependen de la información

Información.

• La información es un dato organizado y procesado que se presenta en un contexto dado y es importante

para los humanos
• La información es un grupo de datos que colectivamente tienen un significado lógico
• La información depende de los datos

(Tehreem, 2020)

4.1. Tipos de datos

Un dato es la representación de una variable que puede ser cuantitativa o cualitativa que indica un valor que se
le asigna a las cosas y se representa a través de una secuencia de símbolos, números o letras.

Los datos describen hechos empíricos. Para examinarlos deben ser organizados o tabulados, ya que un dato
por sí mismo no puede demostrar demasiado, sino que se debe evaluar el conjunto para examinar los resulta-
dos. (kzgunea, 2020)

Base de datos

Las bases de datos están formadas por un conjunto de datos clasificados según un criterio y almacenados en
un soporte (digital o no) con el fin de ser consultados y acceder a ellos de manera simple y rápida. Los datos
pueden ser generados de forma automática y acumulativa con programas informáticos o ingresados de forma
manual.

Los datos que se ingresan en una base pueden ser de diversos tipos según la información que se acumule en
dicha base. Por ejemplo: una base de datos de empleados incluye la información personal (nombre, teléfono,
domicilio) de todos los miembros de una empresa u organización.

Datos en informática

Dato en informática es la expresión general que describe aquellas características de la entidad sobre la que
opera. Los programas y aplicaciones tienen como función el procesamiento de datos, ya que cada lenguaje de
programación tiene un conjunto da datos a partir de los cuales trabaja. Toda la información que entra y sale de
un ordenador lo hace en forma de datos. Dentro de los archivos existen datos que son paquetes más pequeños
de otros datos llamados registros (reunidos por características iguales o similares).

Tipos de datos

En programación es indispensable determinar a qué tipo o categoría corresponden los datos con los que se
trabaja. Cada conjunto de datos de un tipo específico se manipula de diferente manera para obtener los resul-
tados deseados.

Numérico
• Entero. Tipo de dato formado por una variable numérica que no cuenta con parte decimal
• Real. Tipo de dato formado por una variable numérica que puede contar con parte decimal
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Texto
• Carácter. Tipo de dato formado por una unidad o símbolo que puede ser una letra, un número, una mayús-
cula o un signo de puntuación
• Cadena. Tipo de dato formado por un conjunto de caracteres dispuestos de forma consecutiva que se re-
presenta entre comillas

Lógico
• Boolean. Tipo de dato que puede representar dos valores: verdadero o falso. (Yúbal, 2021)

4.2. Herramientas para la manipulación de datos

Los datos están transformando la forma en que operan las empresas hoy en día. Desde la toma de decisiones
comerciales hasta las operaciones diarias, todo depende de los datos. Y nada de esto es posible sin transfor-
mar los datos sin procesar en información útil, especialmente cuando se trata de una gran cantidad de datos y
fuentes dispares. Aquí es donde entran en juego las herramientas de manipulación de datos. Traduce los datos
al formato requerido para que se puedan limpiar y mapear fácilmente para extraer información. (Diferencias Entre
Datos E Información - Big Data, s.f.)

¿Qué es la manipulación de datos?

La manipulación de datos es el proceso de cambiar o alterar datos para hacerlos más legibles y organizados.
Por ejemplo, puede ordenar los datos alfabéticamente para acelerar el proceso de búsqueda de información útil.
Otro ejemplo de manipulación de datos es la gestión de sitios web. Los propietarios de sitios web pueden utilizar
los registros del servidor web para localizar las páginas web más visitadas, las fuentes de tráfico y mucho más.
De manera similar, los corredores de bolsa utilizan la manipulación de datos para pronosticar las tendencias del
mercado de valores. (Diligent, 2022).

¿Por qué utilizar la manipulación de datos?

Las empresas usan datos para predecir tendencias, comprender el comportamiento de los clientes, aumentar
la productividad, reducir costos, etc. mediante la manipulación de datos. Otros beneficios adicionales incluyen:

• Consistencia de formato: Los datos organizados de manera unificada y ordenada ayudan a los usuarios
comerciales a tomar mejores decisiones.
• Panorama histórico: Acceder rápidamente a los datos de proyectos anteriores puede ayudar a una orga-
nización a tomar decisiones con respecto a la proyección de la fecha límite, la productividad del equipo, la
asignación de presupuesto, etc.
• Eficiencia mejorada: Al tener datos más organizados, una empresa puede aislar e incluso reducir las varia-
bles externas para contribuir a la eficiencia general de la empresa. (Diligent, 2022).

¿Qué son las herramientas de manipulación de datos?

Para Salgado (2022) “las herramientas de manipulación de datos le permiten modificar datos para facilitar su
lectura u organización. Estas herramientas ayudan a identificar patrones en sus datos que de otro modo no se-
rían obvios. Por ejemplo, puede organizar un registro de datos en orden alfabético utilizando una herramienta de
manipulación de datos para que las entradas discretas sean más fáciles de encontrar”.

La gente a menudo confunde manipulación de datos con ETL y otras técnicas de transformación. Sin embar-
go, la manipulación de datos implica ordenar, reorganizar y mover datos sin cambiarlos esencialmente. Incluye
operaciones para adaptar los datos en la forma necesaria para mostrar información o alimentar y entrenar un
modelo analítico.
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El propósito clave de la manipulación de datos es alterar la relación (ya sea lógica o física) que un elemento de
datos tiene con otro, no los datos en sí. Las operaciones comunes utilizadas para la manipulación de datos
incluyen filtrado de filas y columnas, agregación, combinación y concatenación, manipulación de cadenas, cla-
sificación, regresión y fórmulas matemáticas.

ETL, por otro lado, tiene un propósito diferente. Implica extraer datos del sistema de origen y hacer que sea
compatible con el sistema de destino antes de escribir en él. (Salgado, 2022).

¿Por qué necesita herramientas de manipulación de datos?

La manipulación de datos es una tarea crítica en la optimización de procesos. Transforma los datos en una
forma utilizable que se puede utilizar más para generar información, como el análisis de datos financieros, el
comportamiento de los clientes y la realización de análisis de tendencias.

Para Fernández (2021), las herramientas de manipulación de datos se utilizan ampliamente durante la integra-
ción para hacer que los datos sean compatibles con el sistema de destino. Por ejemplo, los usuarios asocia-
dos con la contabilidad a menudo manipulan datos sin procesar adquiridos de proveedores y marketing para
comprender los precios de los productos, las tendencias de ventas o los posibles requisitos fiscales. Del mismo
modo, los expertos del mercado de valores pueden aprovechar los conjuntos de datos para pronosticar las
tendencias del mercado, lo que les permite administrar sus carteras de inversión en consecuencia.

Estos son solo algunos casos de uso de manipulación de datos. Algunas de las otras formas en que la manipu-
lación puede ser beneficiosa para las organizaciones incluyen:

Consistencia de los datos

Un formato de datos coherente facilita la organización, la lectura y el análisis de datos. Cuando los datos provie-
nen de fuentes dispares, el usuario debe transformar y manipular para crear un formato unificado. Después de
estandarizar el formato, es más fácil escribir datos en el sistema empresarial o utilizarlos para generar informes.

Proyección de datos

Como empresa, no se puede negar la importancia de los datos cuando se trata de inteligencia empresarial (BI).
Realizar un análisis exhaustivo de los datos es vital para las empresas, especialmente cuando se trata de inver-
siones. Todas las empresas utilizan datos del pasado para planificar el futuro. Las herramientas de manipulación
de datos facilitan la creación de proyecciones, especialmente en el sector financiero, donde depende de los
resultados de sus inversiones pasadas para consideraciones futuras.

Generación de valor

La manipulación de datos le permite actualizar, modificar, eliminar e ingresar datos en una base de datos. Esto
significa que puede aprovechar los datos para obtener información detallada y tomar mejores decisiones co-
merciales.

Eliminación de datos redundantes

A menudo, los datos que provienen de los sistemas de origen incluyen información redundante, errónea o no
deseada. Hacer que estos datos sean útiles requiere ejecutarlos a través de controles de calidad y aplicar filtros
de limpieza para extraer la información esencial para su empresa. Al utilizar la manipulación de datos, puede
limpiar rápidamente sus datos para que pueda filtrar los registros que importan.
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Interpretación de datos

Cuando se trata de datos complejos que involucran múltiples formatos y condiciones comerciales, es casi impo-
sible entenderlos sin manipulación. Debe tener la capacidad de visualizar datos y modificarlos para convertirlos
en información valiosa y comprensible. Una herramienta de manipulación de datos podría resolver este problema
convirtiendo los datos al formato deseado e integrándolos con diferentes herramientas para mejorar la experien-
cia visual. Esto facilita que los usuarios comprendan y consuman datos.

Consejos y pasos para manipular datos

La forma más eficiente de manipular datos es a través de herramientas que ofrecen funciones de manipulación
de datos automatizadas integradas, como limpieza de datos, mapeo, agregación o almacenamiento. Estas he-
rramientas le ahorran la molestia de ingresar datos manualmente y realizar tareas repetitivas de bajo valor. Ade-
más, las características de automatización con el apoyo de estas herramientas facilitan la generación y entrega
de informes sin intervención humana.

La manipulación efectiva de datos consta de cinco pasos clave:

• El primer paso es la extracción de datos de las fuentes de datos

• A continuación, limpie los datos obtenidos de los sistemas de origen antes de reorganizarlos y reestructurarlos
• Importe y construya una base de datos que sirva como área de ensayo
• Combine o filtre la información según los requisitos de su negocio
• Por último, aproveche los datos manipulados para obtener información valiosa (Fernández, 2021).

4.3. Tablas de datos y filtros de datos

Se utilizan filtros para definir los conjuntos de datos precisos que se muestran en la tabla con la cual está traba-
jando. Al trabajar con filtros, todas las medidas o visualizaciones asociadas se actualizan para reflejar los datos
filtrados.

Combinación de filtros

Puede aplicar más de un filtro a una tabla para mostrar un subconjunto específico de registros. Al agregar más
de un filtro, la tabla muestra los registros que coinciden con todos los filtros que usted aplique. En otras palabras,
los filtros se unen con el operador lógico AND (Y) para decidir qué registros se incluyen.

Si agrega más de un filtro para el mismo campo, puede combinar los filtros utilizando la lógica OR (O). Solo los
filtros aplicados al mismo campo admiten la lógica OR (O).

4.5. Funciones para manipulación de datos

Funciones para realizar cálculos matemáticos

Una hoja de cálculo nos permite trabajar con información organizada en filas y columnas. Las celdas son las
unidades básicas de las hojas de cálculo, donde cada una de ellas tiene una coordenada (compuesto por la
letra de la columna y el número de la fila) y en ellas se insertan los valores, sean numéricos o alfanuméricos. En
estas hojas de cálculo podemos utilizar funciones para realizar operaciones matemáticas, lógicas, financieras,
estadísticas etc.

A continuación se enlistan las funciones matemáticas para realizar operaciones básicas:

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Suma: para realizar la suma de varias celdas, tan solo habrá que indicar las coordenadas de las celdas que
queremos sumar, separados por el signo punto y coma (;), o un rango de celdas. Aquí dos ejemplos: =SU-
MA(A1;A2;A3) o =SUMA(A1:A3)

Resta: La resta se calcula mediante el símbolo menos (-). Por ej.: =A1-B1

Multiplicación: Aunque estemos habituados a representar la multiplicación con una equis (X), en realidad tendre-
mos que utilizar el asterisco (*). Por ej.: =A1*B1

Por otro lado, para realizar multiplicaciones entre más de dos celdas, utilizamos la función Producto: =PRODUC-
TO(A1:A5) que sería lo mismo que calcular =A1*A2*A3*A4*A5

División: El símbolo para dividir es /, y se realiza de la misma manera en que se hacen las restas y multiplicacio-
nes simples: =A1/B1

Media: La media se calcula sumando el valor de los elementos y dividiendo el resultado por la cantidad de
elementos totales. Aunque podamos calcular esto a mano, también podemos utilizar la función: =PROME-
DIO(A1:A3)

Funciones lógicas

Microsoft Excel cuenta con funciones que te ayudarán, en pocos pasos, a analizar argumentos condicionales
para que logres tener resultados óptimos. Estas funciones se encuentran en el grupo de fórmulas lógicas.

Una función lógica es un tipo de herramienta que se utiliza en Excel que ayuda a tomar decisiones y evaluar si
las fórmulas y datos que se han ingresado cumplen con diferentes condiciones que fueron establecidas antes.

Las funciones lógicas que puedes utilizar en una hoja de cálculo de Microsoft Excel son las siguientes:

FALSO: esta función devuelve el valor lógico. Es decir, no tiene argumentos por lo que siempre tendrá el resul-
tado FALSO.
NO: en caso de tener un valor que sea verdadero o falso podrá modificarlo por la función opuesta. Con esto
podrás cambiar un valor lógico verdadero por uno falso o viceversa.
O: Esta función se utiliza cuando tienes hasta 255 condiciones que deseas comprobar y devuelve un argumento
verdadero cuando lo comprueba o bien puede devolver falso o verdadero si es que algunos o todos los argu-
mentos son falsos.
SI: es una función de condicional que debe cumplir con una condición para que se pueda evaluar si el argu-
mento es verdadero o falso. De esta manera se establecen diferentes situaciones que deben cumplir para que
el argumento devuelva un valor determinado.
ERROR: para establecer si una expresión es un error o cuenta con un valor que no es verdadero se debe utilizar
esta fórmula.
ND: en caso de que la expresión se convierta en un resultado #N/A la herramienta devuelve un valor específico.
Si no es así, el resultado será el de la expresión.
VERDADERO: Al igual que la función FALSO, esta herramienta no tiene argumentos por lo que devuelve el valor
VERDADERO.
XO: cuando quieras probar en un listado de condiciones si pueden ser expresiones verdaderas o falsas deberás
utilizar esta función.
Y: en caso de que todos los argumentos sean verdaderos devolverá el valor verdadero.

Funciones para combinar datos

El programa de hojas de cálculo de Microsoft, Excel, ofrece varias funciones para combinar el contenido de las
tablas de diferentes hojas de cálculo.
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Ventajas de fusionar tablas de Excel

Excel ofrece dos funciones esenciales con las que se pueden combinar tablas de Excel. Una de ellas es la fun-
ción “Consolidar”, la otra es el “Power-Query-Editor”. La ventaja de combinar el contenido de las hojas de Excel
es que puedes crear nuevas tablas de Excel para evaluar los datos de tu empresa o de tus clientes. Sin embargo,
a diferencia de las funciones para combinar celdas y mover celdas, con esta función se combinan los datos de
hojas diferentes en una tabla.

Si quieres fusionar tablas diferentes en Excel, utiliza la función de Excel “Consolidar”. No obstante, hay un requi-
sito que debes tener en cuenta: el archivo de Excel debe contener al menos dos hojas de cálculo.

Para las fusiones simples con el mismo formato y contenido, la función “Consolidar” es suficiente. Sin embargo,
si quieres fusionar tablas de Excel en las que, por ejemplo, dos tablas contienen valores diferentes para un grupo
de clientes idéntico, el Power-Querey-Editor te será más práctico.

4.4 Gráficos de tablas de datos

Lo primero que tienes que hacer es preparar en un Excel los datos a partir de los que luego vas a querer hacer
tu gráfica. Una vez los tengas, pulsa en la opción Insertar que tienes en la barra de herramientas para acceder a
las opciones en las que puedes elegir diferentes elementos para introducir en tu tabla.

a. En la sección Insertar verás una categoría llamada Gráficos, en la que encontrarás diferentes tipos de gráfi-
cos que puedes añadir a tu tabla. El primer paso, por lo tanto, es pensar el tipo de gráfico que vas a querer
utilizar.

b. Una vez te decidas por un tipo de gráfico, pulsa sobre su icono y elige el que más te convenza de entre las
varias opciones que vas a encontrar en cada tipo. Y no te preocupes porque el tipo de gráfico lo vas a poder
cambiar cuando quieras.

c. Cuando pulses en un tipo de gráfico, te aparecerá un cuadro en grande dentro de tu Excel. El cuadro en un
principio estará en blanco porque aún tienes que meter los datos. Para ello, pulsa sobre el botón Seleccionar
datos que te aparecerá en la categoría de Diseño de la barra de herramientas, la cual se te habrá abierto
automáticamente al insertar el cuadro para el gráfico.

d. Te aparecerá un cuadro llamado Seleccionar origen de los datos, en el que vas a poder ir introduciendo los
datos que quieres mostrar en el cuadro. Para empezar, debes pulsar sobre Rango de datos del gráfico, con-
cretamente sobre la flecha hacia arriba que aparece a su derecha.

e. Cuando elijas la opción Rango de gráficos del gráfico, el menú se minimizará y volverás a tu hoja de Excel.
En ella, ahora debes seleccionar los datos que quieres utilizar en el gráfico y pulsar Enter para confirmar la
selección. Al seleccionarlos verás que quedan dentro de un rectángulo de color verde, y que en el código
de las celdas aparecerá escrito de forma automática en el cuadro Seleccionar origen de datos que tendrás
superpuesto.

f. Una vez seleccionados los datos, tu gráfica se generará automáticamente. Ahora, seguirás teniendo el cua-
dro Seleccionar origen de datos que te permitirá configurar la leyenda como lo que aparezca en el eje ho-
rizontal de categorías, donde podrás pulsar Editar para seleccionar de nuevo en tu Excel las palabras que
quieras que aparezcan. También podrás cambiar la leyenda de las series o líneas del gráfico.

g. Cuando cierras el cuadro de Seleccionar origen de datos vuelves al Excel, en el que ya tienes tu cuadro crea-
do. Aun así, cuando pulsas sobre él, en la parte derecha te salen otras opciones para editarlo, incluyendo
una brocha con la que puedes cambiar su estilo y el color de las diferentes líneas que aparezcan en él.
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Referencias

• Naeem, Tehreem. (12 de marzo de 2020). Comprender las herramientas de manipulación de datos y su im-
portancia. Naeem, Tehreem.. https://www.astera.com/es/type/blog/data-manipulation-tools/

• Fernández, Yúbal. (13 de febrero de 2021). Cómo hacer una gráfica básica con Excel. Fernández, Yúbal.
https://www.xataka.com/basics/como-hacer-grafica-basica-excel

• Diligent. (11 de enero de 2022). Filtrado de los datos de las tablas. Diligent. https://help.highbond.com/help-
docs/highbond/es/Content/visualizations/table_view/About_filtering_data_in_the_Table_View.html

• kzgunea. (25 de febrero de 2020). Algunas funciones matemáticas para hojas de cálculo. kzgunea.
https://kzgunea.blog.euskadi.eus/blog/2020/02/25/algunas-funciones-matematicas-para-hojas-de-calculo/

• UACJ. (16 de agosto de 2018). DATOS VS. INFORMACIÓN. https://www.uacj.mx/CGTI/CDTE/JPM/Docu-

ments/IIT/Introduccion_TI/3_Modelos_sistemas/datos-vs.-informaci%C3%B3n.html

• Concepto. (09 de diciembre de 2015). Dato. Concepto. https://concepto.de/dato/