PRESUPUESTOS SYSO

CESAR AUGUSTO DIAZ MARROQUIN

 NORMATIVIDAD

• En este momento su empresa, según la Resolución 1111 del 27 de marzo de 2017,

debe estar en la etapa de ejecución del Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud
en el Trabajo. La obligación comenzaba en enero de este año y se extenderá hasta
diciembre de 2018. Esto es lo que debe conocer del tema.
 NORMATIVIDAD

• La Resolución 1111 de 2017 da cumplimiento a lo expresado por el artículo 2.2.4.7.4

del Decreto 1072 de 2015relativo con los componentes del Sistema de Garantía de
Calidad del Sistema General de Riesgos Laborales; sistema cuyo objetivo es
garantizar las condiciones necesarias para que las administradoras de riesgos
laborales presten un servicio de calidad.
 NORMATIVIDAD

• Lo anterior es concordante con lo expresado por el Decreto 2923 de 2011. Esta

disposición indica que este sistema de garantía de calidad debe ser aplicado
por las entidades administradoras del Sistema General de Riesgos Laborales;
las juntas de calificación de invalidez; Prestadores de Servicios de Seguridad y
Salud en el Trabajo –PS-SO–, empleadores públicos y privados; trabajadores
dependientes e independientes; contratantes de personal bajo modalidad de
contrato civil, comercial o administrativo; organizaciones de economía solidaria y del
sector cooperativo; agremiaciones que afilian trabajadores independientes al
Sistema de Seguridad Social Integral; Policía Nacional, en lo que corresponde a su
personal no uniformado, y personal civil de las Fuerzas Militares
 SG-SST EN EMPRESA CON SUCURSALES

• Cuando, además de la sede matriz, una compañía tenga sucursales, se debe

implementar un solo SG-SST que cubra toda la compañía, y a su vez implementarse
políticas que tengan incidencia en las sucursales porque las actividades pueden
variar dependiendo del lugar y las funciones del trabajador.
 SG-SST EN EMPRESA CON SUCURSALES

• Respondamos a la siguiente pregunta: ¿Las empresas que manejan sede principal y sucursales deben
implementar distintos SG-SST en cada lugar de trabajo, o solo uno para toda la entidad?
• Todas las empresas en Colombia tienen la obligación de implementar el sistema de gestión de
seguridad y salud en el trabajo –SG-SST–, sin importar la cantidad de trabajadores que las
compongan, la actividad a la que se dediquen, ni tampoco la naturaleza jurídica que las sustente (ya
sea una entidad privada o pública o incluso si son cooperativas o propiedad horizontal).
• Lo que le interesa al SG-SST es que frente a aquellas personas que se encuentran en un lugar
ejecutando una actividad se puedan prevenir contingencias de cualquier género y daños a su
humanidad; en otras palabras, lo que se propone al implementar un sistema de este tipo es la
reducción al máximo de los factores que puedan producir accidentes en el entorno laboral.
 SG-SST EN EMPRESA CON SUCURSAL

• Responsabilidad del empleador

• El empleador es responsable por los accidentes de trabajo que se ocasionen por su
negligencia, no solo por no otorgar los implementos de protección adecuados al trabajador, sino
por la responsabilidad que se genere con ocasión a la no supervisión frente al uso adecuado de los
mismos.
• Por su parte, una compañía que, además de la sede matriz, tiene sucursales, debe implementar
un solo SG-SST que cubra toda la compañía, y diseñar políticas incluyentes en las que se
reconozca, a su vez, los elementos propios de cada una de las sedes; lo anterior, reconociendo que,
aunque sea la misma actividad comercial, las actividades pueden variar dependiendo del lugar y
las funciones de trabajo que se asignen a cada empleado; así las cosas, todos los niveles de riesgo
a los que se exponga la compañía deben quedar politizados en el SG-SST que implemente la
empresa.
 AFILIACION A RIESGOS LABORALES ARL-
DOCUMENTOS
• El sistema general de riesgos laborales es un conjunto de entidades públicas y
privadas, normas y procedimientos, que tienen el objetivo de prevenir, proteger y
atender a los trabajadores frente a los efectos de las enfermedades y los accidentes
que pueden ocurrirles como consecuencia del trabajo que desarrollan.
• Las disposiciones vigentes de salud ocupacional relacionadas con la prevención de
los accidentes de trabajo, enfermedades laborales y el mejoramiento de las
condiciones de trabajo, hacen parte integrante del sistema general de riesgos
laborales.
 AFILIACION A RIESGOS LABORALES ARL-
DOCUMENTOS
• Empresas jurídicas del sector privado
• Fotocopia del RUT.
• Fotocopia de documento de identidad del representante legal.
• Certificado de la cámara de comercio expedido con fecha no mayor a noventa días
(no se acepta matrícula mercantil no renovada y el NIT de la empresa debe estar
reportado en el certificado de cámara y comercio).
 AFILIACION A RIESGOS LABORALES ARL-
DOCUMENTOS
• Empleador persona natural
• Fotocopia del documento de identidad del empleador.
• Fotocopia del documento de identidad del trabajador.
• Afiliación al régimen contributivo de salud y pensiones. Si la EPS es del régimen
subsidiado se recibe sin requerir el soporte correspondiente.
 AFILIACION A RIESGOS LABORALES ARL-
DOCUMENTOS
• Personas naturales que desarrollan actividades mercantiles
• Fotocopia del RUT.
• Fotocopia de documento de identidad del representante legal.
• Certificado de la Cámara de Comercio expedido con fecha no mayor a noventa días, (no
se acepta matricula mercantil no renovada. El NIT de la empresa debe estar reportado en
el certificado de cámara y comercio).
• Para las empresas con actividades económicas que requieran permisos o autorizaciones
emitidas por las autoridades gubernamentales (empresas de transporte, empresas de
servicios temporales, cooperativas, agremiaciones de afiliación colectiva, entre otros)
serán exigidas al momento de la afiliación.
 AFILIACION A RIESGOS LABORALES ARL-
DOCUMENTOS
• Afiliación de trabajadores independientes
• Copia de la cédula de ciudadanía.
• Contrato de prestación de servicios que contenga tiempo, modo,lugar y valor.
• Afiliación al sistema de salud y pensiones régimen contributivo.
 AFILIACION A RIESGOS LABORALES ARL-
DOCUMENTOS
• Tenga en cuenta que
• La ARL deberá carnetizar a sus afiliados. Además, deberá carnetizar a todo nuevo afiliado dentro de
los dos meses siguientes a su afiliación. El carné deberá tener como mínimo:
• El encabezado deberá decir República de Colombia, sistema general de riesgos laborales.
• Nombre de la administradora de riesgos laborales.
• Nombre, apellidos y cédula del afiliado.
• Nombre y NIT de la empresa en la cual trabaja el afiliado.
• Deberá aparecer el teléfono de una línea de servicio al cliente, la cual estará a disposición del
usuario durante las 24 horas del día.
 AFILIACION A RIESGOS LABORALES ARL-
DOCUMENTOS
• Las entidades administradoras de riesgos laborales no podrán rechazar,
dilatar, dificultar o negar la afiliación de las pequeñas empresas, ni a los
trabajadores de estas. Incurrir en lo anterior generaría multas de hasta 1.000
salarios mínimos mensuales legales vigentes.
• Por otra parte, las administradoras de riesgos laborales no podrán rechazar la
afiliación de empleadores que tengan a su cargo trabajadores del servicio
doméstico. Las conductas realizadas por los funcionarios que rechacen, dilaten,
dificulten o nieguen su afiliación, generarán multas de hasta 1.000 salarios mínimos
mensuales legales vigentes.
 ESTÁNDARES MÍNIMOS DEL SGSST FUERON
DEFINIDOS POR MINTRABAJO

• ¿Qué son los estándares mínimos de Sistema de Garantía de Calidad del Sistema
General de Riesgos Laborales?
 ESTÁNDARES MÍNIMOS DEL SGSST FUERON
DEFINIDOS POR MINTRABAJO

• Los estándares mínimos del SG-SST son el conjunto de normas, procedimientos

y requisitos de obligatorio cumplimiento dirigidos a los empleadores,
contratantes y entidades señaladas, mediante los cuales se verifica, establece, y
controlan las condiciones básicas de capacidad tecnológica y científica; de
suficiencia patrimonial y financiera; y de capacidad técnico-administrativa,
indispensables para el funcionamiento, ejercicio y desarrollo de actividades en el
Sistema General de Riesgos Laborales –SGRL–.
 ESTÁNDARES MÍNIMOS DEL SGSST FUERON
DEFINIDOS POR MINTRABAJO
• Este conjunto de normas es graduable, dinámico, proporcional y variable según la
actividad económica de la empresa, el número de trabajadores que esta posea y de
acuerdo a la labor u oficios que desarrollen.
• Lo mencionado, traduce que la implementación de los estándares se ajustará y
adecuará a cada empresa o entidad de manera particular conforme al total de
trabajadores, actividad económica u objeto social y labores que ejecuten.
 ESTÁNDARES MÍNIMOS DEL SGSST FUERON
DEFINIDOS POR MINTRABAJO
• Este sistema exige que aquellas empresas que funcionen con más de un turno,
al igual que aquellas que cuentan con varios centros de trabajo, garanticen una
cobertura total del SG-SST y los estándares mínimos para todos sus
trabajadores.
 ESTÁNDARES MÍNIMOS DEL SGSST FUERON
DEFINIDOS POR MINTRABAJO
• ¿Qué no incluyen los estándares mínimos SGSST o Resolución 1111 de 2017?
• No incluye a las personas naturales que desarrollen actividades de servicio doméstico, pues, los
lineamientos para estos trabajadores serán establecidos en un acto administrativo independiente.
• Ahora bien, el diseño, administración, ejecución e implementación del SG-SST, según esta nueva
norma, podrá ser realizado por técnicos o tecnólogos en Seguridad y Salud en el Trabajo o en
alguna de sus áreas cuando se trate de empresas con menos de 10 trabajadores y su
clasificación de riesgo sea en I, II o III; siempre que cuenten con licencia vigente en salud
ocupacional o seguridad y salud en el trabajo y acrediten mínimo 2 años de experiencia en el
desarrollo de actividades de seguridad y salud en el trabajo; adicionalmente deberá acreditar la
aprobación del curso de capacitación virtual de 50 horas.
 ESTÁNDARES MÍNIMOS DEL SGSST FUERON
DEFINIDOS POR MINTRABAJO
• ¿Los consorcios deben implementar el SGSST y los estándares mínimos de calidad?
• En caso de existir un consorcio o unión temporal, cada una de las empresas que los
integren debe tener establecido el SG-SST y los estándares mínimos en el marco del
Sistema de Garantía de Calidad del Sistema General de Riesgos Laborales.
 ESTÁNDARES MÍNIMOS DEL SGSST FUERON
DEFINIDOS POR MINTRABAJO
• Cuando se trate de empresas con menos de 10 trabajadores, pero con
clasificación de riesgo IV y/o V se requerirá que el perfil del responsable del
diseño y ejecución del SG-SST sea más exigente, pues, taxativamente se expone la
obligación de ser profesional en salud ocupacional o seguridad y salud en el
trabajo, posgrado en seguridad y salud en el trabajo, a la vez, que contar con licencia
vigente en salud ocupacional o en seguridad y salud en el trabajo; por último debe
acreditar la aprobación del curso de capacitación virtual de 50 horas.
 ASPECTOS A TENER EN CUENTA EN EL SISTEMA
DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO

• Sistema de garantía de calidad del sistema general de riesgos laborales

• El sistema de garantía de calidad del sistema general de riesgos laborales tiene los
siguientes componentes:
• a. Sistema de estándares mínimos.
b. Auditoría para el mejoramiento de la calidad de la atención en seguridad y salud
en el trabajo y riesgos laborales.
c. Sistema de acreditación.
d. Sistema de información para la calidad.
 ASPECTOS A TENER EN CUENTA EN EL SISTEMA
DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO

• Principales obligaciones del empleador:

• De conformidad con el artículo 2.2.4.6.8 del Decreto 1072 de 2015,las principales
obligaciones del empleador respecto a la protección de la seguridad y la salud de los
trabajadores son las siguientes:

• Definir, firmar y divulgar la política de seguridad y salud en el trabajo a través de

documento escrito. El empleador debe suscribir la política de seguridad y salud en el
trabajo de la empresa, la cual deberá proporcionar un marco de referencia para establecer y
revisar los objetivos de seguridad y salud en el trabajo.
• Debe asignar, documentar y comunicar las responsabilidades específicas en seguridad
y salud en el trabajo –SST– a todos los niveles de la organización, incluida la alta dirección.
•
 ASPECTOS A TENER EN CUENTA EN EL SISTEMA
DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO
• Debe definir y asignar los recursos financieros, técnicos y el personal necesario
para el diseño, implementación, revisión, evaluación y mejora de las medidas de
prevención y control, para la gestión eficaz de los peligros y riesgos en el lugar de
trabajo, y también para que los responsables de la seguridad y salud en el trabajo en la
empresa, el comité paritario o vigía de seguridad y salud en el trabajo, o según
corresponda, puedan cumplir de manera satisfactoria con sus funciones.
• Cumplimiento de los requisitos normativos aplicables: debe garantizar que opera
bajo el cumplimiento de la normatividad nacional vigente aplicable en materia de
seguridad y salud en el trabajo, en armonía con los estándares mínimos del sistema
obligatorio de garantía de calidad del sistema general de riesgos laborales de que trata
el artículo 14 de la Ley 1562 de 2012.
 ASPECTOS A TENER EN CUENTA EN EL SISTEMA
DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO

• Rendición de cuentas al interior de la empresa

• A quienes se les hayan delegado responsabilidades en el SG-SST, tienen la
obligación de rendir cuentas internamente en relación con su desempeño. Esta
rendición de cuentas se podrá hacer a través de medios escritos, electrónicos,
verbales o los que sean considerados por los responsables. La rendición se hará
como mínimo anualmente y deberá quedar documentada.
 ASPECTOS A TENER EN CUENTA EN EL SISTEMA
DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO
• Gestión de los peligros y riesgos
• Debe adoptar disposiciones efectivas para desarrollar las medidas de identificación de
peligros, evaluación y valoración de los riesgos y establecimiento de controles que
prevengan daños en la salud de los trabajadores y/o contratistas, en los equipos e
instalaciones.
• Plan de trabajo anual en el SG-SST
• El empleador debe diseñar y desarrollar un plan de trabajo anual para alcanzar cada
uno de los objetivos propuestos en el SG-SST, identificando claramente: metas,
responsabilidades, recursos y cronograma de actividades, en concordancia con los
estándares mínimos del sistema obligatorio de garantía de calidad del sistema general
de riesgos laborales.
 ASPECTOS A TENER EN CUENTA EN EL SISTEMA
DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO
• Participación de los trabajadores
• Debe asegurar la adopción de medidas eficaces que garanticen la participación de todos los
trabajadores y sus representantes ante el comité paritario o vigía de seguridad y salud en el trabajo
en la ejecución de la política, y también que estos últimos funcionen y cuenten con el tiempo y
demás recursos necesarios, acorde con la normatividad vigente que les es aplicable.
• Así mismo, el empleador debe informar a los trabajadores y/o contratistas y a sus representantes
ante el comité paritario o el vigía de seguridad y salud en el trabajo, según corresponda, de
conformidad con la normatividad vigente, sobre el desarrollo de todas las etapas del SG-SST, e
igualmente debe evaluar las recomendaciones emanadas de estos para el mejoramiento del mismo.
•
 ASPECTOS A TENER EN CUENTA EN EL SISTEMA
DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO

• El empleador debe garantizar la disponibilidad del personal responsable de la

seguridad y la salud en el trabajo, cuyo perfil deberá ser acorde a lo establecido con
la normatividad vigente y los estándares mínimos que para tal efecto determine el
Ministerio del Trabajo; quienes deberán, entre otras:
• Planear, organizar, dirigir, desarrollar y aplicar el sistema de gestión de la seguridad
y salud en el trabajo, y como mínimo una (1) vez al año, realizar su evaluación.
• Informar a la alta dirección sobre el funcionamiento y los resultados del SG-SST.
• Promover la participación de todos los miembros de la empresa en la
implementación del SG-SST.
NORMAS A CUMPLIR POR LAS EMPRESAS EN PRO
DE SU NEGOCIO Y EL BIENESTAR DE SUS
EMPLEADOS

• Las Normas Internacionales de Información Financiera, el Registro Nacional de Bases

de Datos, el SG-SST y el Sarlaft, son normas que los empleadores nacionales deberán
implementar con el paso de los meses. En el siguiente artículo le explicamos sus
beneficios y en qué consiste cada una de estas.
NORMAS A CUMPLIR POR LAS EMPRESAS EN PRO
DE SU NEGOCIO Y EL BIENESTAR DE SUS
EMPLEADOS

• Normas Internacionales de Información Financiera

• Se trata del conjunto de Estándares Internacionales de Contabilidad. Su objetivo es
que las empresas conviertan los estados financieros a normas internacionales,
los cuales establecen los requisitos de reconocimiento, medición, presentación e
información a revelar sobre las transacciones y hechos económicos que pueden
llegar a afectar a una empresa.
• Estas normas aplican para todas las compañías y son reguladas por el Congreso, la
Superintendencia de Sociedades y la DIAN. El último plazo para su
implementación fue el 31 de diciembre de 2016.
NORMAS A CUMPLIR POR LAS EMPRESAS EN PRO
DE SU NEGOCIO Y EL BIENESTAR DE SUS
EMPLEADOS
• Beneficios
• Homologación de los estados financieros para la comprensión de los actores del mercado.
• Acceso a mercados de capital.
• Transparencia en las cifras de los estados financieros.
• Reducción de costos.
• Modernización de la información financiera.
• ¿Qué pasa si no se implementan?
• Sanciones monetarias.
• Requerimientos adicionales de información.
• Auditorías especiales.
NORMAS A CUMPLIR POR LAS EMPRESAS EN PRO
DE SU NEGOCIO Y EL BIENESTAR DE SUS
EMPLEADOS

• Registro de las bases de datos

• ¿Le es familiar el término Habeas Data? Si no la tenía presente, o si la olvidó, vale la
pena tener en cuenta que esta ley se basa en la protección de datos
personales por medio de la implementación de un manual de políticas que
enseña al empresario el uso adecuado de estos datos. Esta norma aplica para
todas las empresas y es regulada por la Superintendencia de Industria y
Comercio. El plazo para la ejecución vence el 31 de junio de este año (existe un
proyecto normativo que daría un nuevo plazo hasta el 31 de enero de 2018).
NORMAS A CUMPLIR POR LAS EMPRESAS EN PRO
DE SU NEGOCIO Y EL BIENESTAR DE SUS
EMPLEADOS
• SG-SST
• Su función es garantizar para toda entidad el diseño y la implementación de un Sistema de Gestión de Seguridad
y Salud en el Trabajo. Aplica para todas las empresas y es regulada por el Ministerio de Trabajo. Las fechas para su
correcta implementación son:
• 30 de septiembre de 2017: diagnóstico inicial.
• 31 de diciembre de 2017: diseño.
• 1 enero 2018 – 31 diciembre 2018: implementación.
• 1 enero 2019 – 31 diciembre 2019: mejora continua.
• Beneficios
• Mejoras notables en las condiciones laborales para los empleados.
• Mantener y conservar el bienestar físico, mental y social de los empleados.
• ¿Qué pasa si no se implementan?
• Sanciones económicas que pueden llegar hasta los 500 smmlv.
NORMAS A CUMPLIR POR LAS EMPRESAS EN PRO
DE SU NEGOCIO Y EL BIENESTAR DE SUS
EMPLEADOS
• Sarlaft
• Esta norma ha sido diseñada para prevenir el riesgo de lavado de activos y la financiación del
terrorismo. Para que sea un hecho, se pide a las empresas implementar el sistema de autocontrol y
gestión del riesgo. Está regulada por la Superintendencia Financiera y la UIAF. La fecha límite para su
implementación es el 31 de diciembre de este año.
• Beneficios
• Altos estándares de bienestar empresarial.
• Consolidar negocios que garanticen la continuidad y perdurabilidad de las empresas.
• ¿Qué pasa si no se implementan?
• Riesgos de tipo legal como investigaciones judiciales y extinciones de dominio.
• Multas de 650 a 50.000 smmlv.
 COPASST: ENTIDADES OBLIGADAS A
IMPLEMENTARLO

• El Comité Paritario se encuentra conformado por representantes del empleador y de

los trabajadores; su objetivo es vigilar, controlar, prevenir e implementar todas las
medidas de seguridad y salud laboral pertinentes para evitar contingencias.
 COPASST: ENTIDADES OBLIGADAS A
IMPLEMENTARLO

• El Comité Paritario de Seguridad y Salud en el Trabajo –COPPAST– fue creado en las

empresas a raíz de la implementación del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el
Trabajo con el fin de informar y alertar al empleador y a los empleados acerca de
cualquier situación en la que pueda evitarse una contingencia o accidente que se
puede presentar.
• A través de él se verifican y gestionan los medios para que las labores que ejecutan los
empleados no pongan en riesgo ni la salud ni la integridad de los mismos y, mucho
menos, lleguen a generar una contingencia. La vigilancia y control está en cabeza de los
pares que representa cada parte dentro de la empresa, de allí el término paritario, pues
involucra cada una de las partes dentro de la empresa, empleador y empleado.
 COPASST: ENTIDADES OBLIGADAS A
IMPLEMENTARLO
• La regla general respecto a su implementación es la aplicabilidad a todo tipo de
empresa. Ahora, este comité sigue estando regido en cuanto a su confirmación por
las indicaciones del artículo 2 de la Resolución 02013 de 1986, así:
• I. Si son empresas que poseen menos de diez (10) trabajadores deben tener un
representante por parte, o, por lo menos, un miembro del COPASST cuando la planta
de empleados es compuesta por tres (3) o dos (2).
• II. Por otra parte, si la planta de empleados es de diez (10) a cuarenta y nueve (49), se
establecerá un representante para el empleador, otro para los trabajadores, y cada
uno de ellos tendrá un suplente, así que máximo serán cuatro (4).
 COPASST: ENTIDADES OBLIGADAS A
IMPLEMENTARLO
• III. Si la planta de empleados está entre los cuarentainueve (49) y cuatrocientos
noventa y nueve (499), el Comité Paritario estará compuesto por dos (2)
representantes por cada una de las partes, más sus respectivos suplentes.
• IV. De quinientos (500) a novecientos noventainueve (999) tendrá tres (3)
representantes por cada parte, agregando los suplentes respectivos por cada uno.
• V. Por último, cuando son más de novecientos noventa y nueve (999) serán cuatro (4)
representantes con los suplentes pertinentes. Todos los miembros tendrían periodo
no mayor a dos (2) años como miembros del Comité Paritario.
 COPASST: ENTIDADES OBLIGADAS A
IMPLEMENTARLO
• La no implementación del COPASST traerá consigo multas hasta por 500 smmlv,
suspensiones en las actividades de la empresa, y hasta el cierre definitivo de la
empresa por la muerte de un empleado que pudo haberse previsto tomando las
medidas suficientes.