Adquisición Hardware y Software / Propuesta de Sistemas

PREPARACIÓN DE LA PROPUESTA DE SISTEMAS

La Propuesta de Sistemas condensa todo lo que el analista de sistemas ha aprendido

acerca de una Empresa y lo que ésta necesita para mejorar su desempeño. Si desea
satisfacer adecuadamente los requerimientos de información, el analista de sistemas debe
usar métodos sistemáticos para la adquisición de hardware y software, el pronóstico de
costos y beneficios futuros y la realización de un análisis de costos / beneficios. Todos
estos métodos se usan para preparar el material de la propuesta de sistemas.

COMO DETERMINAR LA NECESIDAD DEL HARDWARE Y SOFTWARE

Pasos que sigue el analista de sistemas para determinar las necesidades de hardware y
software:

1. Primero: Realizar un Inventario de todo el hardware de cómputo actual para

averiguar lo que está disponible y es utilizable.
2. Segundo: Calcular las cargas de trabajo actuales y futuras del sistema.
3. Tercero: Realizar una evaluación del hardware y el software disponibles.

PASOS PARA LA ADQUISICIÓN DE HARDWARE Y SOFTWARE DE CÓMPUTO

CÓMO INVENTARIAR EL HARDWARE DE CÓMPUTO

Empiece por inventariar el hardware de cómputo que ya existe en la organización. Como

podrá observar, algunas de las opciones de hardware involucran la ampliación o el
reciclaje del hardware actual, de modo que es importante saber con qué se cuenta. Si no
está disponible un inventario actualizado del hardware de cómputo, el analista de
sistemas tiene que preparar uno rápidamente y trabajar en él.

Usted necesita saber lo siguiente:

1. El tipo de equipo: el número de modelo, el fabricante.

2. El estado de funcionamiento del equipo: en pedido, en funcionamiento, en
almacén, con necesidad de reparación.
3. La edad estimada del equipo.
4. La vida proyectada del equipo.
5. La ubicación física del equipo.
6. El departamento o la persona responsable del equipo.
7. La situación financiera del equipo: propio, en arrendamiento financiero, alquilado.

CÁLCULO DE LAS CARGAS DE TRABAJO

El próximo paso en la determinación de las necesidades de hardware es calcular las cargas

de trabajo.

Así, los analistas de sistemas establecen cifras que representan las cargas de trabajo
actuales y proyectadas para el sistema con el fin de que cualquier hardware que se
adquiera cuente con la capacidad para manejar las cargas de trabajo actuales y futuras. Si
las estimaciones se realizan adecuadamente, la empresa no debe reemplazar el hardware.

EVALUACIÓN DEL HARDWARE DE CÓMPUTO

La evaluación del hardware de cómputo es una responsabilidad compartida de los

directivos, usuarios y analistas de sistemas. Aunque los fabricantes proporcionarán
detalles acerca de los productos que ofrezcan, los analistas necesitan supervisar
personalmente el proceso de evaluación porque ellos se preocuparán por los mejores
intereses del negocio. Además, tal vez los analistas de sistemas tengan que enseñar a los
usuarios y a los directivos las ventajas y desventajas generales del hardware para que
puedan evaluarlo de manera eficaz.

Entre los criterios que los analistas de sistemas y los usuarios deben usar para evaluar el
desempeño de los diferentes sistemas de hardware están los siguientes:

1. El tiempo requerido para las transacciones promedio (incluyendo cuánto tiempo

toma la entrada de datos y cuánto obtener la salida).
2. La capacidad de volumen total del sistema (cuánto se puede procesar al mismo
tiempo antes de que ocurra un problema).
3. El tiempo que la unidad central de procesamiento se mantiene inactiva.
4. El tamaño de la memoria proporcionada.
 ADQUISICIÓN DEL EQUIPO DE CÓMPUTO

EVALUACIÓN DEL SOPORTE TÉCNICO DEL FABRICANTE PARA EL HARDWARE DE

CÓMPUTO

Diversas áreas importantes se deben evaluar al analizar los servicios de soporte técnico
que los fabricantes ponen a disposición de las empresas.

La mayoría de los fabricantes ofrece una prueba de hardware en la entrega y una garantía
de 90 días que cubre cualquier defecto de fabricación, pero usted debe averiguar qué más
ofrece el fabricante.

SOPORTE TÉCNICO
EVALUACIÓN DE SOFTWARE

Al evaluar el software para los proyectos de sistemas de información, los analistas y las
organizaciones se enfrentan cada vez más con la disyuntiva de hacer, comprar o
subcontratar, particularmente al contemplar las actualizaciones a los sistemas actuales o
los heredados. Ya vio las decisiones que los analistas toman cuando tienen que elegir
entre alquilar, comprar o arrendar el hardware.

EVALUACIÓN DEL SOPORTE TÉCNICO DEL FABRICANTE DE SOFTWARE Y DE LOS ASPS

Si compra un paquete comercial o contrata los servicios de un ASP, estará tratando con
vendedores que en el fondo podrían estar preocupándose por sus propios intereses.

Usted debe mostrar disposición para evaluar el software con los usuarios y no dejarse
influir excesivamente por los argumentos de ventas de los fabricantes
 SOPORTE TÉCNICO DE SOFTWARE

ORGANIZACIÓN DE LA PROPUESTA DE SISTEMAS

Una vez que ha recopilado el material que se debe incluir en su propuesta de sistemas,
necesita juntarlo en piezas de una manera lógica y visualmente eficaz.

Necesita incluir las secciones funcionales principales, use un estilo de escritura eficaz, use
las figuras para complementar su escritura y enfóquese en los detalles visuales de la
propuesta escrita.

QUÉ INCLUIR EN LA PROPUESTA DE SISTEMAS

1. Carta de presentación.
2. Portada.
3. Tabla de contenidos.
4. Resumen ejecutivo (incluyendo las recomendaciones).
5. Lineamiento del estudio de sistemas con la documentación apropiada.
6. Resultados detallados del estudio de sistemas.
7. Alternativas de sistemas (tres o cuatro soluciones posibles).
8. Recomendaciones de analistas de sistemas.
9. Resumen de la propuesta.
10. Apéndices (documentación diversa, resumen de fases, correspondencia, etcétera).
USO DE CIFRAS PARA UNA COMUNICACIÓN EFICAZ

Integrar cifras en su propuesta ayuda a demostrar que es sensible a las diferentes formas
en que las personas absorben la información.

Las cifras en el informe complementan la información escrita y siempre se deben

interpretar con palabras; nunca se deben poner solas.

USO EFICAZ DE LAS TABLAS

Algunos lineamientos para las tablas son los siguientes:

1. Integre tablas en el cuerpo de la propuesta. No los relegue a los apéndices.

2. Intente acomodar la tabla de forma vertical en una sola página si es posible.
3. Numere y titule la tabla en la parte superior de la página. Haga el título descriptivo
y significativo.
4. Etiquete cada fila y columna. Si es necesario use una o más líneas para el título.
5. Use una tabla con marco si el espacio lo permite. Las columnas con líneas guía
verticales reforzarán la legibilidad.
6. Use notas de pie de página si es necesario para explicar detalladamente la
información contenida en la tabla.

USO EFICAZ DE GRÁFICOS

Los lineamientos para incluir gráficos eficaces en una propuesta son como sigue:

1. Escoja un estilo de gráfico que comunique bien su propósito deseado.

2. Integre el gráfico en el cuerpo de la propuesta.
3. Asigne al gráfico un número de figura secuencial y un título significativo.
4. Etiquete cada eje y cualquier línea, columna, barra o segmento del círculo en el
gráfico.
 5. Incluya una clave para indicar las líneas coloreadas de forma diferente, barras
sombreadas o áreas cuadriculadas.

CÓMO ENTENDER AL PÚBLICO

El público para la propuesta escrita ayuda a determinar el estilo de la escritura, nivel de

detalle y tipo de figuras, el público para la presentación oral ayuda al orador a descubrir
qué tan formal ser, qué presentar y qué tipos de apoyos visuales incluir. Es indispensable
que sepa a quién se estará dirigiendo.

ORGANIZACIÓN DE LA PRESENTACIÓN DE LA PROPUESTA DE SISTEMAS

Busque en los datos recopilados de la organización que se resumen en la propuesta

escrita.

Busque de cuatro a seis puntos principales que encapsulan la propuesta. En particular,

verifique el resumen ejecutivo, la sección de recomendaciones y el resumen de la
propuesta.

Si el tiempo asignado para la presentación oral es más de una hora y media, los puntos
principales se pueden ampliar a nueve o más.

PRINCIPIOS DE LA PRESENTACIÓN ORAL

Las reglas para la presentación son básicas:

1. Proyecte su voz lo suficientemente alta para que el público pueda oírlo.

2. Mire a cada persona del público conforme hable.
3. Haga los elementos gráficos suficientemente grandes como para que el público
pueda verlos.
4. Use gestos naturales a su estilo de conversación.
5. Introduzca y concluya su conferencia confiadamente.
 PLAN DE CONTINGENCIA

El plan de contingencia es una herramienta que ayudará a identificar aquellos procesos

críticos de la empresa u organización, para que estos continúen funcionando a pesar de
una posible falla en los sistemas computarizados. Es decir, un plan que le permite a su
negocio u organización, seguir operando aunque sea al mínimo.

Todo plan de contingencia tiene que estar conformado a su vez por otros tres planes que
serán los que establezcan las medidas a realizar, las amenazas a las que se hace frente y el
tiempo de establecimiento de aquellas.

1. Plan de respaldo
2. Plan de emergencia
3. Plan de recuperación

En primer lugar, el plan de respaldo que se encarga de determinar lo que son las medidas
de prevención, es decir, las que se tienen que llevar a cabo con el claro objetivo de evitar
que pueda tener lugar la materialización de una amenaza en concreto.

En segundo lugar, el plan de emergencia que, como su propio nombre indica, está
conformado por el conjunto de acciones que hay que llevar a efecto durante la
materialización de la amenaza y también después de la misma. Y es que gracias a aquellas
se conseguirá reducir y acabar con los efectos negativos de aquella.

Y en tercer lugar, el plan de recuperación que se realiza después de la amenaza con el

claro objetivo de recuperar el estado en el que se encontraban las cosas antes de que
aquella se hiciera real.

OBJETIVOS DE UN PLAN DE CONTINGENCIA

• Garantizar la continuidad de las operaciones de los elementos considerados

críticos que componen los Sistemas de Información.

• Definir acciones y procedimientos a ejecutar en caso de fallas de los elementos

que componen un Sistema de Información.
Desarrollo de un Plan de Contingencia:

ETAPA I: Análisis de Riesgos

Análisis de Riesgos. En esta etapa se determina nuestros límites y se estructuran para su

posterior planeación de todos los elementos que interaccionan con el área en la cual se
realizara el plan de contingencia, en síntesis "Medir para conocer".

El análisis y evaluación de riesgos consta de:

1. Realización un diagnóstico integral del Sistema de Información.

2. Elaborar una lista de Servicios afectados evaluando su importancia, magnitud del
impacto, cuantificar con niveles A, B, C u otro.
3. Identificar todos los procesos de los servicios afectados.
4. Analizar sólo los procesos críticos de los servicios.

ETAPA II: PROTECCIÓN DE LA INSTALACIÓN

Poder determinar las estrategias comunes de prevención de desastres y de protección en

general. En otras palabras la "unificación de los criterios" dentro de la organización.

ETAPA III: ALMACENAMIENTO FUERA DEL SITE

Poder determinar la eficiencia de los mecanismos de respaldos, lo cual conlleva a una

identificación concreta de la información vital de organización. "Planificación de la
estrategia de respaldo".
ETAPA IV: ESTRATEGIA DE RESPALDO DE SISTEMAS

De la información obtenida por la planificación, poder determinar cuál es el mecanismo

para realizar los respaldos y escoger el más conveniente.

ETAPA V: ESTRATEGIA DE RESPALDO DE REDES

Como motor de la comunicación los sistemas de red, deberán ser revisados

cuidadosamente, su: funcionamiento, estructuración, comunicación y sus servicios de tal
manera que puedan rápidamente ser restaurados.

ETAPA VI: TOMA DE DECISIONES EN CASO DE EMERGENCIA

Son todas aquellas actividades que se realizan para la recuperación en caso de

emergencias, esta etapa se liga de manera directa a la planeación en caso de
contingencias.

ETAPA VII: MANTENIMIENTO Y PRUEBAS DEL PLAN

En esta etapa se obtendrá el plan de contingencia, pero el cual es necesario:

 Mantenerlo actualizado.
 Gente preparada y capacitada en este plan.
 Ser probado e identificar fallas y errores del mismo.
ESTUDIO DE FACTIBILIDAD

Es una versión comprimida del proceso total de análisis y diseño de sistemas de

información, que nos permite recopilar datos relevantes sobre el desarrollo de un
proyecto y en base a ello tomar la mejor decisión, si procede su estudio, desarrollo o
implementación

Dentro del estudio de factibilidad se deben considerar al menos tres tipos diferentes de
factibilidad:

1. Técnica
2. Económica
3. Operacional u Organizacional

1. FACTIBILIDAD TÉCNICA

El análisis de factibilidad técnica evalúa si el equipo y software están disponibles (o, en el

caso del software, si puede desarrollarse) y si tienen las capacidades técnicas requeridas
por cada alternativa del diseño que se esté considerando. Los estudios de factibilidad
técnica también consideran las interfaces entre los sistemas actuales y nuevos.

¿Puede implementarse el sistema usando la tecnología actual?

2. FACTIBILIDAD ECONÓMICA

El estudio de factibilidad económico-financiero es la herramienta imprescindible para

conocer la totalidad de los gastos en que incurrirá la Empresa al incorporar el nuevo
sistema, como así también el incremento de los costos por cargas de estructura que
demandará su funcionamiento luego de la implementación.

¿Los beneficios superan los costos?

3. FACTIBILIDAD OPERACIONAL U ORGANIZACIONAL

El estudio de factibilidad operacional permite predecir, si se pondrá en marcha el sistema

propuesto, aprovechando los beneficios que ofrece, a todos los usuarios involucrados con
el mismo, ya sea los que interactúan en forma directa, como también aquellos que reciben
información producida por el sistema.

¿Puede implementarse el sistema en esta organización? O a qué nivel esta el personal.

PRESENTACIÓN DE UN ESTUDIO DE FACTIBILIDAD

Un estudio de factibilidad requiere ser presentado con todas las posibles ventajas para la
Empresa u Organización, pero sin descuidar ninguno de los elementos necesarios para que
el proyecto funcione. Para la presentación de los estudios de factibilidad se deben
considerar dos requisitos:

1. Requisitos Óptimos

2. Requisitos Mínimos

REQUISITOS ÓPTIMOS

Se refiere a presentar un estudio con los requisitos óptimos que el proyecto requiera,
estos elementos deberán ser los necesarios para que las actividades y resultados del
proyecto sean obtenidos con la máxima eficacia.

REQUISITOS MÍNIMOS

Consiste en un estudio de requisitos mínimos, el cual cubre los requisitos mínimos

necesarios que el proyecto debe ocupar para obtener las metas y objetivos, este paso
trata de hacer uso de los recursos disponibles de la empresa para minimizar cualquier
gasto o adquisición adicional.

FASES DEL ESTUDIO DE FACTIBILIDAD