EL CONTROL EN LAS OPERACIONES DE

ALIMENTOS Y BEBIDAS

1.3 Principios de Control de Alimentos y

Bebidas.

EL CONTROL EN LAS OPERACIONES DE

ALIMENTOS Y BEBIDAS
1.3.1 Definicin y objetivos de las compras.
1.3.2 Factores que condicionan las compras en
alimentos y bebidas.
1.3.3 El ciclo de las compras.
1.3.4 Estadales de las compras.
1.3.5 Formatos de control de las compras.

LAS COMPRAS

El sector de compras es una de las

reas ms importantes,
estratgicamente hablando. Dentro
de un circuito organizado como
esquema de control de costos, se
presenta como un punto dbil que es
necesario organizar para que cumpla
con su cometido.

DEFINICION DE LAS COMPRAS

En una definicin formal, compras es

el sector de la empresa que tiene
como objetivo mantener el proceso
productivo de la misma, adquiriendo
las materias primas y productos de la
mejor calidad y con las mejores
condiciones de precio.

OBJETIVOS DE LAS COMPRAS

Surtir los almacenes de Alimentos y Bebidas.

Comprar a los precios ms bajos sin afectar la calidad
los mejores productos del mercado.
Mantener los inventarios al nivel mas bajo posible, sin
obstruir las necesidades de produccin.
Localizar y elegir los proveedores que suministren la
mercadera.
Mantener una buena comunicacin con el
departamento de Costos de Alimentos y Bebidas para
estar al tanto de los resultados diarios de costos.

FACTORES CONDICIONANTES

Comprar de mas: Acumular mercadera

por el solo hecho de ver los depsitos
llenos genera costos ocultos que a la larga
terminan perjudicando la rentabilidad.
Comprar de menos: Es la contra cara de
compras y una de las ms peligrosas. El
desconocimiento y la simplificacin en el
anlisis de este punto pueden resultar en
situaciones realmente perjudiciales.

COMPRAR DE MAS

Mal uso: Al existir en nuestros inventarios gran

cantidad de productos hay una tendencia natural a su
mal manejo. Total hay mucho
Costo de necesidad de espacio: Acumular
mercadera necesita de ms espacio, de ms fro, mas
control, etc. Resultado, en un costo mas alto de
mantenimiento del stock.
Costo de personal: Mantener un gran stock requiere
de personal adicional.
Costo financiero: La mercadera es dinero
inmovilizado, por lo mismo debe tenerse en cuenta su
costo financiero.

COMPRAR DE MENOS

Compra de emergencia: Si realizamos

compras de emergencia por haber pedido
menos, terminaremos comprando a precios
y calidades que no son las planificadas.
Perdida de clientes: Cunto cuesta un
cliente? La respuesta es sin nmero No
podemos correr el riesgo de tener que decir
a un cliente que de eso NO HAY. Cuando
establecimos el men de nuestro negocio
generamos un compromiso con nuestro
cliente, le hicimos una promesa.

CONSIDERACIONES IMPORTANTES

Por esto es que debemos desarrollar un proceso que

permita cumplir con el objetivo propuesto.
Es de gran importancia contar con un departamento
de compras debidamente preparado, es decir que el
personal, conozca las tcnicas modernas de compra y
se haga responsable de llevarlos a cabo.
Debe tenerse en cuenta que cuando compras logra
reducir $1 en el precio de algn producto, produce
una utilidad directa de $1.
Solamente un programa de compras organizado de la
mejor manera posible puede ayudar a lograr los
mejores resultados econmicos posibles.

EL CICLO DE LAS COMPRAS

2.ALMACEN

1.SECCION

3.COMPRAS

5.ALMACEN

4.
PROVEEDOR

REQUERIMIENTO DE MERCADERAS

El pedido de mercaderas le corresponde al

jefe de cada sector, segn el caso ser el
jefe de cocina, el jefe de barras, etc.
El pedido debe estar realizado con la mayor
responsabilidad posible.
Es muy recomendable que se realice en una
Requisicin interna.
Con la firma del responsable. Suele suceder
que cuando preguntamos quien fue el que
pidi tal o cual cosa, o quien se olvid de
algo, nunca aparece el responsable.

RECAUDOS AL ELABORAR EL
PEDIDO AL ALMACEN

Stock permanente: Mantener un inventario permanente,

al menos del sector de elaboracin. Es decir, un conteo
fsico diario de las existencias disponibles en el sector. Usar
el mtodo de toma de inventario ABC, donde ordenaremos
los productos por su valor unitario.
Men/Receta Standard: Naturalmente para realizar el
requerimiento, deberemos tener en cuenta el men de
nuestro establecimiento y las recetas de cada uno de los
platos con su correspondiente factor de correccin.
Pronstico de ventas: Es muy recomendable generar una
historia del negocio, es decir, guardar las estadsticas de
movimiento, para visualizar, platos ms vendidos, salida de
productos por temporada, etc. Esto nos permitir realizar
una proyeccin de las ventas futuras.

PROCESO EN EL ALMACEN

Recibe y revisa la requisicin.

Entrega la mercadera solicitada por
produccin.
Dispara el pedido a compras cuando
sus niveles as lo requieran.

STOCK DE SEGURIDAD/STOCK MINIMO

Significa el mantener una cantidad mnima

de materia prima que permita el desarrollo
normal de las actividades.
Depende de varios factores, como
capacidad de abastecimiento, la zona
geogrfica
El mantenimiento de un stock de seguridad
ayuda a normalizar el proceso de compras
ya que solo habr que mantener estables
los niveles establecidos y no habr
sobresaltos salvo en situaciones especiales.

RECAUDOS AL ELABORAR LA
ORDEN DE COMPRA

Capacidad de almacenamiento.
Caducidad de las materias primas.
Posibilidad de los proveedores de surtir
cualquier cantidad.
Grado de confiabilidad en el proveedor.
Costo de almacenamiento.
Costo por pedido.
Riesgos o seguros por transportar o
almacenar la mercanca.

REQUISITOS QUE DEBE CUMPLIR COMPRAS

Ficha estndar de producto

Estudio de mercado de proveedores
Notas de la Orden de compra
Recepcin de mercadera

FICHA ESTNDAR DE PRODUCTO

Esta ficha debe ser realizada en conjunto con la

cocina y establecida de acuerdo a la materia prima
que se use en la confeccin de las recetas.
En ella se establecer el tipo de producto que
debemos comprar normalmente codificado a los
efectos de asegurarnos la estandarizacin del plato y
los costos determinados.
Caractersticas tales como clase, calidad, tipo, peso
promedio, dimetro, color, presentacin, etc.
Nos aseguraran que las recetas no tendrn variacin.

ESTUDIO DE MERCADO DE
PROVEEDORES

Es necesario tener ms de dos o tres

proveedores por producto, de tal manera
que todos ellos sepan que estn
compitiendo para la venta, mejorando
entonces:

La calidad.
El precio.
Las condiciones de pago.
El abastecimiento.
La cantidad.

NOTAS DE LA ORDEN DE COMPRA

Documento indispensable para el control, asegura que

lo que se solicit y acord se cumpla en el momento
de la recepcin de la mercadera.
En este documento emitido por duplicado o triplicado
se establecer el producto, cantidad, precio, la
calidad, presentacin, condiciones de entrega,
embalaje, condiciones de pago, etc.
Siguiendo los procedimientos administrativos, el que
compra no es el mismo que recibe.
Quien recibe la mercadera con las notas de la Orden
de Compra, en la mano corrobora que lo recibido
coincida en un todo con lo solicitado.

RECEPCIN DE MERCADERA

Generalmente depende del rea de compras.

Control fsico del producto: corroborando cantidad,
calidad, precio, temperatura, peso, fecha de
vencimiento y para los productos elaborados
inscripciones en los organismos de control.
Control administrativo: Comparacin entre la
remisin o factura contra la orden de compra,
revisando todas las cuentas matemticas de la
misma.
Registro: todo lo recibido debe registrarse en la
Planilla de recepcin de mercadera.

FORMATOS DE CONTROL DE LAS

COMPRAS

Receta estndar.
Requisicin interna (ProduccinAlmacn).
Pedido a Compras (AlmacnCompras).
Orden de compra al proveedor
(Compras-Proveedor).
Tabla de pesos y especificaciones.