Estrategia para

iniciar el
despliegue
de la
documentacin
Licda Gabriela Cifuentes
Universidad Galileo
TSAQ

Estrategia para iniciar el despliegue

de la documentacin
El que una empresa cumpla con la norma ISO 9001:2000,no es
necesariamente seal de que todos los productos o
servicios que maneja cumplen con los requerimientos de los
clientes .
Lo nico que quiere decir es que ha implementado un sistema
de calidad, lo ha documentado, le da mantenimiento y tiene,
gracias a l, la capacidad de alcanzar los requerimientos de los
clientes.
Para implementar la norma en cualquier tipo de organizacin,
es requisito fundamental documentar el sistema de calidad.

Organizacin estratgica del proyecto

de documentacin de la calidad
La documentacin del sistema de calidad exige que la alta
gerencia se involucre por completo
Adems de la toma de conciencia sobre las bondades del
modelo por parte de la alta gerencia, la documentacin correcta
y eficaz obedece tambin a una estrategia de organizacin:
La gerencia de un proyecto de documentacin de la calidad
consiste en alcanzar objetivos especficos, en un tiempo
determinado, utilizando una serie de recursos limitados; a
travs de la planificacin, organizacin, direccin y control

Formado por A.G. y gerentes

de calidad
encargados del
diseo de los objetivos de
calidad
(elaboracin
del
manual
de
calidad
y
determinacin de la poltica
correspondiente) y velar por su
instrumentacin.
Y tambin de seleccionar un
encargado ( gerente alto
rango)
Gestiona el
proyecto de
Documentacin Su
xito depender de
lograr los
estndares de
desempeo
deseados en el
estrato operativo

Nivel
Estratgico

Nivel Tctico

Desarrolla los objetivos

para el proyecto en las
dimensiones de tiempo,
costos, desempeo y
asignacin de recursos

Diseo, desde el inicio del

proyecto, los mecanismos
de control

Est conformado por

las personas que
integran el proyecto
de documentacin
como facilitadores

Metodologa para el despliegue de

la documentacin
1. Diseo el manual de calidad. ( Estratgica)
2. El despliegue de procedimientos (tctica y operativa)
3. Redaccin de instrucciones de trabajo (tctica y operativa)

Metodologa para el despliegue de

procedimientos
Identificar con claridad las distintas tareas que deben desarrollarse
para cumplir todos los enunciados del manual de calidad.
El punto fundamental que debe tenerse en cuenta, es que los
procedimientos se originan con base en cada enunciado del manual.
Nacen de los requerimientos de sistema de documentacin generales
la metodologa que se recomienda para identificar con la precisin
requerida el universo de procedimientos, es la tabla para el
despliegue de procedimientos. por cada enunciado del manual de
calidad, se listan los distintos procedimientos necesarios para poner
en prctica acciones especficas de acuerdo con los requerimientos de
la norma.

Documentos de calidad Nivel C

Son todos los documentos o datos que sirva como apoyo al nivel B,
Procedimientos del sistema de calidad.
Las instrucciones de trabajo, los registros y cualesquiera otros documentos o
datos que la gerencia del sistema considere tiles para sustentar los
procedimientos, forman parte de la categora de documentos de calidad.
La eleccin de qu constituye un documento o dato de calidad queda a
criterio de la gerencia, de manera que pueden ser tan numerosos como se
desee; no obstante, a manera de ilustracin podramos mencionar los
siguientes documentos y/o datos como los tpicos de un sistema de calidad:

Instrucciones de trabajo, Registros, Especificaciones, Formulaciones,

rdenes de compra, Hojas de inspecciones, Planos, Dibujos, Flujogramas,
Notas de venta, Pronsticos de venta

HOJA DE CONTROL PARA EFECTUAR EL

INVENTARIO DE LA DOCUMENTACIN DE
PROCEDIMIENTOS
Es una herramienta sencilla mediante la que el nivel estratgico de la estructura puede
manejar y vigilar el avance del proyecto de documentacin.
Permite que el grupo responsable del proyecto, se cerciore de que se ha hecho un esfuerzo
por averiguar si cada uno de los procedimientos involucrados requiere instrucciones de
trabajo, para identificar los registros y ubicar los documentos de calidad pertinentes.
No obstante, hay que tener cuidado de no limitarse a identificar los documentos: por cada
procedimiento es preciso llenar la hoja de control y disear los documentos necesarios; slo
entonces podr pasarse al siguiente procedimiento.

Metodologa de trece pasos para documentar procedimientos

Explicacin de los 13 pasos para documentar

procedimientos
paso 1
Identificar el procedimiento a documentar
Un procedimiento es una manera especfica de desempear
una actividad o un proceso.
La documentacin de procedimientos debe convertirse en un
ejercicio de profunda reflexin respecto de cun apropiadas
son las actividades del sistema. preguntndonos Qu
estamos haciendo? Y si Lo podramos mejorar?
Antes que nada, es preciso identificar los procedimientos
mediante una tabla para el despliegue de procedimientos
Es recomendable vaciar el conjunto de procedimientos en un
diagrama de Gantt para efectos de planificacin y control.

El orden de los procesos

Es conveniente tomar en cuenta las clausulas del modelos,
estas estn organizadas segn el siclo de vida del producto.
Todas las clausulas relacionadas con el ciclo se denominan
focales y genricas a las otras globales, por tener impacto en
toda la empresa, por ejemplo la responsabilidad gerencial, el
control de documentos, auditorias de calidad, etc.
La idea de este paso es, el de identificar los procedimientos,
siguiendo un orden de pensamiento de lo global a lo especifico,
en este caso de lo global a lo focal, esto para que el proyecto de
documentacin, sea consistente, ordenado y sin mayores
obstculos.

Paso 2 definir el procedimiento

Es necesario definir con precisin su
alcance: amplitud, cobertura, ciclo
de desarrollo, donde inicia y donde
termina.

Para identificar el alcance, es

necesario remitirse a la tabla de
despliegue de procedimientos y
revisar los enunciados, a fin de
identificar con claridad de donde
proviene cada procedimiento y
hasta donde llega su trascendencia.

El procedimiento debe detallar

quin, entre las personas que
conforman el sistema, tiene la
responsabilidad del logro de los
objetivos de calidad.

Paso 3 Identificar los actores que

intervienen en el procedimiento
Con el propsito de facilitar la seleccin de actores, se
recomienda utilizar la tcnica denominada flujograma de alto
nivel.

Paso 4. Convocar a los actores a

una reunin de documentacin
Para facilitar la programacin del proyecto de documentacin,
se recomienda usar una hoja para planificar la documentacin
de procedimientos

Paso 5. Levantar el flujograma

matricial normativo

Una vez que se ha identificado el procedimiento y definido su alcance (su amplitud, cobertura y ciclo de
desarrollo, es decir, dnde empieza y dnde termina), es fundamental trabajar en un diseo grfico que
represente idealmente tal procedimiento. La herramienta ms apropiada para ello es el flujograma
matricial, que es una representacin grfica de la secuencia de pasos que se usan para producir un
resultado.

Los smbolos clsicos que se utilizan en el flujograma son:

Levantar el flujograma matricial

normativo
Esta etapa constituye, precisamente, la parte ms importante de todo el
proceso de documentacin.
Como ya se coment, el diseo del flujograma es responsabilidad del grupo
conformado por miembros de los niveles estratgico y tctico, cuyo correcto
funcionamiento depende de la presencia de un facilitador con experiencia en
dinmica de grupos y conocimientos de ISO 9000 y diseo de flujogramas.
El papel del facilitador es fundamental, entre otras razones, porque debe
conciliar, utilizando tcnicas clsicas de desarrollo organizacional, las
confrontaciones y conflictos que pudieran generarse durante la interaccin
de los miembros del equipo.
Por otra parte, de esta fase de la metodologa depende la arquitectura del
procedimiento .

Una de las principales ventajas

del flujograma matricial, radica
en que permite identificar a todos
los actores que intervienen en el
procedimiento, as como pormenorizar
cundo interviene cada uno de ellos
y qu actividades realiza.

PASO 6. Validar el flujograma

El facilitador pasa en limpio el flujograma, lo socializa, con las
personas que participaron en el diseo y lo validen con su
firma, Si alguno de los miembros del equipo planteara una
duda o hiciera una recomendacin adicional, el facilitador
tratar de resolverla o convocar una nueva reunin para tal
fin.
La validacin busca dar transparencia al proceso

Paso 7.
Redactar el proyecto en playscript
Tras validar el flujograma del
procedimiento, el facilitador tendr
la responsabilidad de completar el
formato
Procedimiento; en ella se debe
transcribir toda la informacin
respecto de las tareas que efectan
los actores descritos en el
flujograma, pero de una manera
sencilla, amigable y que facilite la
lectura.

PLAYSCRIPT
Es el mtodo ms sencillo
y preciso para redactar
procedimientos, ya que
...permite al lector
entender fcilmente la
secuencia de las
actividades comprendidas
en el procedimiento, y
detallar con precisin
quin es responsable de
ejecutar las tareas

PASO 8.
Validar la narracin en playscript

Paso 9.
Identificar si se requieren instrucciones de trabajo
El mtodo es sencillo; el facilitador recomendar a los actores que lean el
procedimiento de principio a fin y se formulen esta pregunta respecto de cada
actividad o decisin: la ausencia de instrucciones de trabajo afectara la calidad
negativamente?
Es bueno recordar que una instruccin de trabajo es informacin de naturaleza
operativa, que da pautas sobre cmo efectuar una actividad en particular.
Las hay de varios tipos, por ejemplo, listas de revisin, flujogramas, dibujos de
proceso y tablas de decisin.
Las tablas de decisin, una de las herramientas ms utilizadas para establecer
instrucciones de trabajo, permiten visualizar de una manera muy sencilla las
condiciones que pueden presentarse ante un problema en particular, y definir qu
acciones se deben tomar para resolverlo.
Por ltimo, vale la pena recalcar que las instrucciones de trabajo son documentos
controlados.

Ejemplo de tabla de decisin

Paso 10.Redactar las instrucciones

de trabajo
Es requisito fundamental que el usuario del documento
participe en la elaboracin de la instruccin de trabajo.
Se le debe entrevistar y observar en el trabajo, y en algunas
ocasiones incluso vale la pena que el encargado de la
redaccin realice la tarea por s mismo para contar con
informacin vlida y, al mismo tiempo, fomentar en el usuario
la certidumbre de que es l quien tiene el dominio sobre la
instruccin de trabajo.

Paso 11.Validar las instrucciones

de trabajo
La validacin de la versin final de las instrucciones de
trabajo no representa slo una forma de garantizar la
transparencia del proceso, sino tambin de cerciorarse de que
el usuario las entiende y utiliza

Paso 12 Identificar los registros

requeridos
Una vez concluido el desarrollo el procedimiento, debe
ubicarse el o los documentos y/o datos susceptibles de
presentarse a terceros para dar fe de que se cumpli con los
requisitos de la norma.

13. Identificar los documentos de

calidad
Cuando se disea el flujograma es comn que surjan algunos
documentos que podran considerarse parte del sistema de
calidad
es fundamental que, una vez identificado el documento, se
verifique con el (los) usuario(s) si el contenido del mismo
genera la informacin necesaria para llevar a cabo el
procedimiento. De no ser as, habr que hacer un rediseo. En
el caso particular de nuestro ejemplo, los documentos de
calidad seran la lista maestra de documentos y el modelo
estndar para procedimientos documentados.

Analicemos los apndices 1 y 2