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Manuales

administrativ
os

Concepto
Los manuales administrativos son documentos
que sirven como medio de comunicacin y
coordinacin para registrar y transmitir en
forma
ordenada
y
sistemtica
tanto
informacin de la organizacin (antecedentes,
estructura, objetivos, polticas, sistemas,
procedimientos, elementos de calidad, etc.),
como las instrucciones y lineamientos
necesarios para que desempee mejor sus
tareas.

Objetivos
Presentar una visin de conjunto de la
organizacin
Precisar las funciones asignadas a cada unidad
operativa, para definir responsabilidades, evitar
duplicaciones y detectar omisiones.
Mostrar claramente el grado de autoridad y
responsabilidad de los distintos niveles
jerrquicos que la componen.
Ahorrar tiempo y esfuerzo en la realizacin de
funciones pues evitan la repeticin de
instrucciones y criterios de actuacin.
Relacionar
las
estructuras
jerrquicas
funcionales con los procesos de negocio.

Promover el aprovechamiento racional de los


recursos de las labores encomendadas a todo el
personal.
Fortalecer la cadena de valor de la
organizacin.
Facilitar el reclutamiento, seleccin, induccin,
socializacin, capacitacin y desarrollo del
personal.
Servir como una fuente de informacin para
conocer la organizacin.
Funcionar como medio de relacin y
coordinacin con otras organizaciones.

Clasificacin bsica
Por su naturaleza o
rea de aplicacin
Por su contenido
Por su mbito

Por su naturaleza o rea de


aplicacin
Microadministrativos
Corresponden una sola organizacin
Se refiere a ella de modo general o se
circunscriben a alguna de sus reas en forma
especfica.
Macroadministrativos
Son
los
documentos
que
contienen
informacin de ms de una organizacin.
Mesoadministrativos
Incluyen a una o ms organizaciones de un
mismo sector de actividad o ramo especifico.

Por su contenido
De organizacin
Contienen informacin detallada sobre los
antecedentes,
legislacin,
atribuciones,
estructura orgnica, organigrama, misin y
funciones organizacionales.
De procedimientos
Incluye
informacin
sobre
la
sucesin
cronolgica y secuencial de operaciones
concatenadas entre s, que se constituyen en
una unidad para la realizacin de una funcin,
actividad
o
tarea
especfica
en
una
organizacin.
De gestin de calidad
Describen y consignan los elementos del

De historia de la organizacin
Refieren a su creacin, crecimiento, logros,
evolucin, situacin y composicin.
De polticas
Incluyen guas bsicas que sirven como marco
de actuacin para realizar acciones, disear
sistemas e implementar estrategias en una
organizacin.
De contenido mltiple
Estos
manuales
concentran
informacin
relativa a diferentes aspectos de una
organizacin.
De puestos
Precisa
relaciones,

funciones

De tcnicas
Detalla los principios y criterios necesarios
para el desempeo de las actividades.
De ventas
Es un compendio de informacin especfica
para apoyar sta funcin.
De produccin
Representa un elemento de soporte para
dirigir y coordinar procesos de produccin en
todas sus fases.
De finanzas
Manual que respaldan el manejo y distribucin
de
los
recursos
econmicos
de
una
organizacin en todos los niveles.

De personal
Condiciones de trabajo
Organizacin y control de personal
De operacin
Estos manuales se utilizan para orientar el uso
de equipos y apoyar funciones que deben
desarrollase.
De sistema
Instrumento
de apoyo para conocer el
funcionamiento de sistemas de informacin,
administrativos, informticos, etc., de una
organizacin.

Por su mbito
Generales
Contienen informacin general de una
organizacin, segn su naturaleza, sector y
giro industrial, estructura, forma y mbito de
operacin y tipo de personal.
Especifico
Concentran informacin de un rea o unidad
administrativa de una organizacin.

MANUAL DE
ORGANIZACIN

Documento que contiene informacin


referente al directorio administrativo,
antecedentes, legislacin, atribuciones,
estructuras y Funciones de las unidades
administrativas que integran la
institucin, sealando los niveles
jerrquicos, grados de autoridad y
responsabilidad, canales de
comunicacin y coordinacin, asimismo,
contiene organigramas que describen
en forma grfica la estructura de

IDENTIFICACIN

Este manual debe incluir, en primer


termino, los siguientes datos:
Logotipo de la organizacin
Nombre de la organizacin
Denominacin y extensin del manual
(general o especifico). En caso de
corresponder a una unidad en
particular debe anotarse el nombre de
esta.
Lugar y fecha de elaboracion
Numero de paginas

Sustitucin de paginas (actualizacin


de informacin)
Unidades responsables de su
elaboracin, revisin y autorizacin.
Clave de la forma: en primer termino
se deben escribir las siglas de la
organizacin: en segundo, las de la
unidad administrativa responsable de
elaborar o utilizar el formulario; en
tercero, el numero consecutivo del
formulario y, en cuarto, el ao.

INDICE O CONTENIDO

RELACION DE LOS CAPITULOS O


APARTADOS QUE CONSTITUYEN EL
CUERPO DEL DOCUMENTO.

PROLOGO, INTRODUCCIN O
AMBOS
EL PROLOGO NORMALMENTE ES LA
PRESENTACION QUE HACE DEL
MANUAL ALGUNA AUTORIDAD DE LA
ORGANIZACIN. LA INTRODUCION ES
UN BREVE EXPLICACION DEL
CONTENIDO DEL DOCUMENTO,
COMO SE ESTRUCTURA,
PROPOSITOS, AMBITO DE
APLICACIN Y LA NECESIDAD DE
MANTERLO VIGENTE.

LEGISLACIN O BASE LEGAL


contiene una lista de ttulos de los
principios ordenamientos jurdicos que
norman las actividades de la
organizacin, de los cuales se derivan
sus atribuciones o facultades. Se
recomienda que las disposiciones
legales sigan este orden jerrquico:
constitucin, tratados, leyes,
convenios, reglamentos, decretos,
acuerdos y circulares

ATRIBUCIONES
Transcripcin textual y completa del
articulo, clausula, considerando o
punto que explica las facultades
conferidas a la organizacin, de
acuerdo con las disposiciones
jurdicas que fundamentan su
quehacer.

ESTRUCTURA ORGANICA
Descripcin ordenada de las
unidades administrativas de una
organizacin en funcin de sus
relaciones de jerarqua.
La estructura debe corresponder a la
representacin grafica en el
organigrama.
Codificar de tal forma que sea posible
visualizar con claridad los niveles de
jerarqua.

Ejemplo:

1.0
1.0.1
1.0.2
1.1
1.1.1
1.1.2

Direccin general
Asesora
Auditoria interna
Gerencia general
Gerente divisional A
Gerente divisional B

ORGANIGRAMA
Es la representacin grafica de la
estructura de una organizacin o bien
de alguna de sus areas, la cual
muestra que unidades administrativas
la integran y sus respectivas
relaciones, niveles jerrquicos, canales
formales de comunicacin, lneas de
autoridad, supervisin y asesora.

MISION

Este enunciado sirve a la organizacin


como gua o marco de referencias para
orientar sus acciones y enlazar lo
deseado con lo posible.

FUNCIONES

Es la representacin de las tareas inherentes a


cada una de las unidades administrativas que
forman parte estructura orgnica, necesarias
para cumplir con las atribuciones
encomendadas a la organizacin.
Aspectos para la presentacin de las funciones:
Que los ttulos de las unidades correspondan a
los que se utilizan en la estructura orgnica.
Que se sigan el orden que se estableci en la
estructura.
Que la redaccin se inicie con un verbo en
infinitivo.

tarEstandarizarRegistrarDistr
endarEstudiarSistematizarEn
arGirarEstandarizarSupervisa

DESCRIPCIN DE PUESTOS
En la resea bsica de los puestos que componen cada
unidad administrativa, que incluye la informacin
siguiente:
Identificacin del puesto (nombre, ubicacin, mbito de
operacin, etc.)
Relaciones de auditoria, donde se indican los puestos
subordinados y facultades de decisin, as como las
relaciones de lnea y especificas.
Funciones generales y especificas.
Responsabilidades o deberes
Relaciones de comunicacin con otras unidades y puestos
dentro de la organizacin, as como las que deban
establecer externamente.
Especificaciones del puesto en cuanto a conocimientos,
experiencias iniciativa y personalidad.

Manual de procedimientos

Qu es un manual de procedimientos?

Es el documento que contiene la descripcin de


actividades que deben seguirse en la realizacin de
las funciones de una unidad administrativa, o de dos
mas de ellas.

UTILIDAD

Permite conocer el funcionamiento interno.

Auxilian en la induccin del puesto y al adiestramiento y


capacitacin del personal.

Sirve para el anlisis o revisin de los procedimientos de


un sistema.

Uniformar y controlar el cumplimiento de las rutinas de trabajo y


evitar su alteracin arbitraria.

Facilita las labores de auditoria, evaluacin del control interno y su


evaluacin.

Ayuda a la coordinacin de actividades y evitar duplicidades.

SE CONFORMA POR:
A)IDENTIFICACIN
Este documento debe incorporar la siguiente informacin:
)Logotipo de la organizacin.
)Nombre oficial de la organizacin.
)Denominacin y extensin. De corresponder a una unidad en particular debe
anotarse el nombre de la misma.
)Lugar y fecha de elaboracin.
)Nmero de revisin.
)Unidades responsables de su elaboracin, revisin y/o autorizacin.
)Clave de la forma. En primer trmino, las siglas de la organizacin, en segundo
lugar las siglas de la unidad administrativa donde se utiliza la forma y, por ltimo, el
nmero de la forma. Entre las siglas y el nmero debe colocarse un guin
o diagonal.

B) PROLOGO Y/O INTRODUCCIN.


Prologo es la presentacin que hace del manual alguna
autoridad de la organizacin y es del mas alto nivel
jerrquico,.
Introduccin es una exposicin de lo que es el manual, su
estructura, propsitos, su aplicacin y la necesidad de
mantenerlo vigente.

C) NDICE
Relacin de los captulos y pginas correspondientes que forman
parte del documento.

D)CONTENIDO
Lista de los procedimientos que integran el contenido del manual
ya sea general o especfico.

E) OBJETIVO
Explicacin del propsito que se pretende cumplir con los
procedimientos.

F) AREAS DE APLICACIN Y/O ALCANCE DE LOS

PROCEDIMIENTOS
Esfera de accin que cubren los procedimientos.

G) RESPONSABLES
Unidades administrativas y/o puestos que intervienen en los
procedimientos en cualquiera de sus fases.

H) POLTICAS O NORMAS DE OPERACIN


Criterios o lineamientos generales de accin que se determinan en forma
explcita para facilitar la cobertura de responsabilidad de las distintas
instancias que participaban en los procedimiento.

I) CONCEPTO.
Palabras o trminos de carcter tcnico que se emplean en el
procedimiento.

J) PROCEDIMIENTO
Presentacin por escrito, en forma narrativa y secuencial, de cada una de
las operaciones que se realizan en un procedimiento, explicando en qu
consisten, cundo, cmo, dnde, con qu, y cunto tiempo se hacen,
sealando los responsables de llevarlas a cabo.
K) DIAGRAMAS DE FLUJO
Representacin grfica de la sucesin en que se realizan las operaciones
de un procedimiento.
L) FORMULARIOS O IMPRESOS
Formas impresas que se utilizan en un procedimiento, las cuales se
intercalan dentro del mismo o se adjuntan como apndices. En la descripcin
de las operaciones que impliquen su uso, debe hacerse referencia especfica
de stas, empleando para ello nmeros indicadores que permitan asociarlas
en forma concreta. Tambin se pueden adicionar instructivos para su llenado.

M)

GLOSARIO DE TERMINOS.

Lista de conceptos de carcter


tcnico relacionados con el contenido
ytcnicasde elaboracin de
losmanualesde procedimientos.

Manual de gestion de la
calidad

identificacion
Se deben de incluir en primer termino los
siguientes datos:
Logotipo de la organizacin
Nombre de la organizacin
Nombre del manual
Codigo que lo identifica
Nivel o numero de revision
Pagina
Edicion(fecha de la revision)
Unidades responsables de su elaboracion, revision
y autorizacion

logotipo
Nombre de la
organizacion

sello

Manual de gestion de calidad


codigo

elaboro

Fecha de
revision

reviso

Numero
de
revision

autorizo

pagina

Indice o contenido
Relacion de los capitulos o apartados
que contiene el documento, debe
incluir, la seccion o capitulo, la
referencia o renglon especifico del
documento y la pagina
correspondiente

Generalidades

introduccion
Presenta la situacion, compromisos y
lineamientos para la implementacion
del sistema de gestion de la calidad
basado en normas ISO 9000:2000

Alcance
Es el Area de influecia establecida
para la aplicacin del sistema de
gestion de la calidad. De acuerdo con
el giro y necesidades de la
organizacin, la cobertura variara
debido a las exclusiones que se
realicen.

Directrices de calidad

Politica de calidad
Son los objetivos que establecen un
compromiso de lograr la satisfaccion
de clientes y una buena relacion con
proveedores, a travez del
mejoramieno continuo de precios,
calidad, servicio, comunicacin e
innovacion tecnologica

Objetivos de calidad
La satisfaccion de los clientes
cumpliendo con sus expectativas
Rentabilidad
La mejora de procesos
Liderazgo en el mercado
El trabajo en equipo para crear valor
El desarrollo del capital humano

Responsabilidad y
autoridad del sistema de
gestion de la calidad

Estructura organizacional

Matriz de responsabilidades
Son enunciados que formula cada
unidad administrativa de la
organizacin a nivel direccion y
gerencia, en los que se establece en
forma general la responsabilidad que
asumen en relacion con el sistema
de la calidad

Mapa de procesos
INTERACCION DE PROCESOS:
Es la interrlacion de procesos clave
(procesos operativos criticos para el xito
de una organizacion), con procesos
estrategicos (procesos orientados a la
correcta gestion de la alta direccion que
proporcionan directrices a todos los
demas procesos), y con procesos de
soporte (procesos de tipo administrativo
que apoyan al resto de los procesos)

Requisitos generales y de la
documentacion
Es la documentacion que sustenta el
sistema de gestion de la calidad la
cual esta integrada por las
generalidades, manual de calidad,
control de documentos y control de
documentos y control de registros.

Procesos operativos
Revision de los procesos para elaborar los productos y
prestar los servicios considerando los elementos siguientes:
1.- planificacion
2.-procesos relacionados con el cliente
Determinacion de requisitos
Revision de requisitos
Comunicacin con el cliente
3.- diseo y desarrollo
4.-compras
5.-control de la elaboracion del producto, prestacion del
servicio o ambas cosas
6.-control de los dispositivos de seguimiento y medicion

PROCEDIMIENTO GENERAL
PARA LA ELABORACIN DE
MANUALES
ADMINISTRATIVOS
Diseo del proyecto

En el diseo del proyecto los


datos tienen que asentarse
con exactitud y objetividad.

RESPONSABLES

Debe asignarse
a un
coordinador
general,
auxiliado por un equipo
tcnico
integrado
por
lideres
de
proyecto,
asistentes y analistas.
El equipo
tcnico debe
estar
integrado
por
personas con un buen
manejo de las relaciones
humanas y que conozca los
objetivos,
estructura,
funciones,
procesos
y
personal de la organizacin.

COORDINADO
R

Delimitacin del universo


de estudio
Los responsables deben evaluar el
nivel tcnico requerido para el
manejo de los contenidos, las cargas
de trabajo y la jerarqua de
necesidades de acuerdo con las
prioridades de la organizacin.

Estudio preliminar
Indispensable para conocer los
procesos, funciones y actividades
que se realizan en el rea o reas
donde se va a actuar.

Fuentes de informacin
Personas y mecanismos donde se
puede obtener informacin de
donde pueden obtenerse datos
para la investigacin como:

Instituciones

Archivos de la organizacin

Directivos y empleados

Clientes y / o usuarios

Mecanismos de informacin

PREPARACIN DEL
PROYECTO
Una vez recabados los documentos preliminares el documento
de partida quedara integrado de la siguiente manera:
Propuesta tcnica que debe incluir:
Naturaleza
Tipo de
manual
Alcance
rea de
Necesidad
influencia
Justificacin
del
Manuales
Antecedentes
manual
anteriores
Objetivos
Logro
s
Estrategia
Ruta para orientar los cursos de
accin
Acciones
Actividades o iniciativas para
Humanos, materiales y
elaborarlo
Recursos
tecnolgicos
Costo
Beneficios que se esperan obtener
Resultados
Informacin complementaria
Material e
investigaciones

Programa de trabajo, que debe especificar:


Identificacin
Nombre del
Responsable (s)
manual
Unidad o grupo quien tendr a
rea
cargo la elaboracin
Estructura orgnica
Clave
Nmero progresivo de las
Actividades
actividades
Pasos para captar y procesar los
Fases
datos
Orden
Calendariosecuencial
Fechas para el inicio y terminacin de
Representacin grficacada faseCuadros e
imgenes
Presentacin del
Formato
programa
Reportes de avance
Seguimiento de las
Tiempo para informar avances
Periodicidad
acciones

Presentacin del proyecto de manual


a las autoridades competentes
A los participantes
Para depurar el contenido del proyecto, perfeccionar sus parmetros
y determinar su viabilidad operativa, es necesario presentarlo a las
siguientes unidades.
1. rea que intervendr directamente en su aplicacin
2. rea responsable del manejo de los recursos econmicos
3. reas de la organizacin

Al responsable de su autorizacin
El proyecto debe someterse a la aprobacin del titular de la
organizacin.
Una vez autorizado del responsable debe divulgar entre todos los
niveles jerrquicos de la organizacin el propsito que persegua la
elaboracin del manual, resaltando los beneficios que se obtendrn.

Captacin de los datos


Debe obtenerse una lista del personal que va
a participar en el levantamiento de los datos.
Capacitacin del personal: Una vez integrado el
equipo debe capacitrsele, en todo el proceso que seguir para preparar el
manual.
Cuando el equipo de trabajo sea numeroso, se debern formar equipos
distribuyendo a cada uno actividades diferentes.

Levantamiento de los datos: Los esfuerzos de


recopilacin deben enfocarse en el registro de hechos que permitan
conocer y analizar datos tiles para el manual.
Para recabar informacin puede utilizarse alguna informacin de tcnicas de
recopilacin siguientes:

Investigacin documental
Observacin directa
Consulta a sistemas de informacin
Cuestionario
Cdula
Entrevista: Para que una entrevista se desarrolle en forma
positiva es conveniente:
a) Tener claro el objetivo
b) Establecer anticipadamente la distribucin del trabajo
c) Concertar previamente la cita
d) Atender al compromiso

Integracin de los datos


Una vez que se cuenta con los datos
de las reas involucradas en la
elaboracin del manual se deben
ordenar y sistematizar
para preparar
Objetivos
Estrategias
Estructura orgnica
su anlisis
Recursos presupuestales
Normas y polticas administrativas
Resguardo
Instrumento jurdico administrativo
Funciones
Procedimientos
Clasificacin
Procesos
Infraestructura tecnolgica
Equipo
Antecedentes
Condiciones de trabajo
Ambiente laboral
Situacin actual: Control

Relaciones en el entorno

Anlisis de datos: Se deben revisar los datos que se


captaron y debe efectuarse desde dos perspectivas:
1. DE EXAMEN
.
.
.
.
.
.
.

Conocer
Describir
Descomponerlo
Examinarlo crticamente
Ordenar cada elemento
Definir las relaciones
Identificar y explicar su comportamiento

2.-DE EVALUACION
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.

Objetivos
Estrategias
Estructura orgnica
Recursos presupuestales organizados
Normas y polticas administrativas
Instrumentos jurdico administrativos
Funciones
Procedimientos
Procesos
Infraestructura tecnolgica
Equipo
Condiciones de trabajo
Ambiente laboral
Control
Relaciones con el entorno

Tcnicas de apoyo al
anlisis
Comprende los recursos tcnicos que se emplean para
examinar la informacin obtenida y estn directamente
relacionadas con el origen del proyecto, as como con
la formacin tcnica del lder o responsables.

Preparacin del manual


El coordinador general debe convocar a todos los
miembros del o de los equipos de trabajo para
revisar el contenido y presentacin de cada
apartado.

Validacin: La informacin debe


presentarse a las personas entrevistadas
para que firmen de conformidad en un
espacio especfico.
Estructuracin: El equipo tcnico debe
reunirse las veces que sean necesario
para compaginar e integrar el proyecto
final del manual. de
Formulacin

recomendaciones
Se convierten las conclusiones y observaciones en
propuestas especficas, es decir, en
recomendaciones. La elaboracin de un manual
relaciona aspectos como los siguientes:

Redefinicin de objetivos
Reorientacin de estrategias
Modificacin de estructuras
Resignacin de recursos
Fortalecimiento de normas y polticas administrativas
Cambios de los instrumentos jurdico administrativos
Reorganizacin de funciones
Ajuste de procesos y procedimientos
Refuerzo de la plataforma tecnolgica
Redistribucin del espacio y organizacionales
Cambios en los mtodos de trabajo
Mejor aprovechamiento de la fuerza de trabajo
Mejora de la calidad de productos y servicios
Reorientacin de los controles
Replanteamiento de las relaciones con el entorno

Elaboracin del informe


Los resultados deben incluirse en un informe.
Es necesario presentar el informe de manera explicita y con
un lenguaje exento de tecnicismos; un informe consta de
estos elementos: Introduccin, Cuerpo o parte principal,
Conclusiones y recomendaciones y apndices o anexos.

Presentacin del manual para


su aprobacin
Cuando el manual ha quedado estructurado,
el coordinador general debe someterlo a la
aprobacin de las instancias procedentes.
A los niveles directivos
Al rgano de gobierno
A otros niveles jerrquicos

Reproduccin del manual


Una vez que el equipo responsable de la elaboracin del
manual haya recabado e integrado las observaciones
sugeridas en los diferentes niveles de decisin , tiene que
coordinarse con la unidad o rea que maneja los recursos
econmicos con el fin de que el documento se reproduzca
para su distribucin e implementacin.

Caratula:

Tiene como objetivo su identificacin a travs de


los siguientes elementos:
Nombre oficial de la organizacin
Logotipo oficial
Nombre genrico del manual en relacin con su contenido
Nombre de la unidad administrativas responsable de su
elaboracin.

Implementacin del
manual
Representa
el momento para traducir las propuestas y
recomendaciones en acciones especficas para elevar la
productividad, mejorar la coordinacin, agilizar el trabajo y
homogeneizar el conocimiento de la dinmica y componentes
organizacionales.

Mtodos de implementacin: Estn


estrechamente relacionados con elementos de
las estructuras tales como: Tipo de manual,
cobertura, naturaleza jurdica y tamao de la

Difusin del manual


Es conveniente definir un programa para la presentacin del
manual; tambin se pueden llevar a cabo reuniones de
sensibilizacin y se deben emprender campaas de difusin
mediante revistas, boletines, folletos, paneles, etc.

Revisin y actualizacin
La utilidad de los manuales administrativos radica en la
veracidad de su informacin, por lo que es necesario
mantenerlos actualizados por medio de revisiones
peridicas.

Mecanismos de seguimiento y evaluacin:


Son aquellos que ponen en practica con la finalidad de
establecer los flujos adecuados para que la informacin
administrativa llegue gil y claramente a las reas y