Gestin de Proyectos

Master en Evaluacin de Proyectos ITBA UCEMA

Semana 7: Aprovisionamiento del Proyecto

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Ing Pedro del Campo

Master en Evaluacin de Proyectos

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Aprovisionamiento
Aprovisionamiento Estrategias y fuentes. Ciclo de requerimientos. Requerimientos, cotizaciones y propuestas. Tipos de Contratos. Clusulas Tpicas. Administracin de contratos.

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Aprovisionamiento
PROPOSITO
llevar a cabo todos los pasos = procesos necesarios para abastecer bienes y servicios, desde el mbito externo a la organizacin que lleva adelante el Proyecto
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Aprovisionamiento
APLICACIN
est desarrollado desde la perspectiva del cliente realza el compromiso en la relacin cliente proveedor en todos sus niveles y durante todo el ciclo del proyecto el aprovisionamiento ser llevado a cabo por proveedores, suministradores y contratistas

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Aprovisionamiento
APLICACIN
se destaca la criticidad de los trminos del contrato, especialmente cuando:
se abastecen elementos clave

tienen alta incidencia en los costos

significan hitos en el proyecto limitan las opciones del equipo de proyecto
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Estrategia
La eficacia del aprovisionamiento contribuye a la rentabilidad de las empresas. Durante el proyecto la estrategia aplicada puede variar respecto de la corporativa por limitaciones especficas:
restricciones tareas disponibilidad de elementos crticos requerimientos del cliente
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Contexto
MACRO
recesin inflacin desempleo disponibilidad de crdito

MICRO
polticas procedimientos

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Riesgos
Debido a que todo aprovisionamientos est expuesto a distintos tipos de riesgos las partes deben negociar no solo los valores de los bienes o servicios a proveer sino el modo de contratacin Factores a tener en cuenta:
dimensin y experiencia de quien contrata urgencia para finalizar disponibilidad de proveedores calificados
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Aprovisionamiento
Planeamiento Determinacin de necesidades y plazos para su disponibilidad Documentacin de necesidades de productos y servicios e identificacin de posibles fuentes de abastecimiento

Planeamiento Requerimientos

Requerimientos Etapas Seleccin Fuentes

Obtencin de cotizaciones, propuestas u ofertas

Eleccin de los responsables de la provisin de productos y servicios Gestin de la relacin con proveedores

Administracin de Contratos Cierre de Contratos

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Cierre formal de las etapas del contrato

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Plan de Gestin de Aprovisionamiento

tipos de contrato a utilizar estimaciones criterios de evaluacin relacin con departamentos de la organizacin fuentes de informacin manejo provisin mltiple coordinacin con otros aspecto del proyecto
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Planeamiento Aprovisionamiento
Definicin de los lmites del proyecto
necesidades para el proyecto documentacin
SOW SPECS WBS

anlisis producir o comprar hitos en el programa de aprovisionamiento estimaciones de costos aprobacin para proceder
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Especificaciones
Diseo qu debe hacerse en trminos de caractersticas fsicas Riesgo comprador

Performance

capacidades medibles que debe Riesgo contratista cumplir el producto terminado de sus caractersticas operativas caractersticas relacionados con Riesgo contratista el uso del producto

Funcionales

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Producir o
Falta calidad en proveedores Falta confiabilidad de proveedores Necesidad de garanta en la provisin Mantener actividad en Planta Secretos diseo o proceso
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Comprar
Especializacin Patentes Flexibilidad Control Pequeas cantidades Capacidad

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Requerimientos de Aprovisionamiento
Especificaciones Fuentes de provisin habituales Historia de resultados Documentos para solicitar cotizaciones (habitualmente estandarizados)
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Proveedores calificados Criterios evaluacin Manejo de cambios Sistema de Pagos Sistema reuniones con postulantes

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Requerimientos de Aprovisionamiento
RESULTADOS Pedidos de cotizacin Solicitud Propuestas de trabajo Condiciones
Permitir respuestas adecuadas y completas Debe incluir requerimientos de trabajo (SOW) Descripcin de la respuesta esperada Requerimientos contractuales
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Ciclo de adjudicacin
Objetivo:
negociar tipo y condiciones de contrato que signifiquen un riesgo razonable para el adjudicatario y le proporcionen al proveedor los incentivos para un aprovisionamiento efectivo y econmico

Elementos bsicos
mutuo acuerdo existe una retribucin el proveedor es apto para el resultado esperado el contrato sirve a los fines legales el contrato refleja todas las obligaciones
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Caminos hacia la adjudicacin Licitaciones pblicas o privadas

Negociaciones
Proveedores exclusivos

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Caminos hacia la adjudicacin

RESULTADOS Criterios de evaluacin de capacidades de nuevas fuentes
Costos / precios relativos Comprensin de la necesidad Costo ciclo total Capacidad Tcnica Capacidad Gerencial Capacidad Financiera

Actualizacin de requerimientos de Trabajo

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Conocer al Proveedor Areas Crticas

Antecedentes Posicin Competitiva Posicin de Liderazgo Alta Direccin Orientacin al cliente o al producto Capacidad respuesta: global y particular Compromiso con la Calidad Situacin Financiera Manejo RRHH Relaciones Cliente Proveedor
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Calificacin del Proveedor

Informacin Financiera

Informacin Operativa
Informacin Gerencial Informacin de Desempeo
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Evaluacin Desempeo
Calidad Servicio

PROVEEDOR

Precio
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Disponibilidad

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Evaluacin de Proveedores
Caractersticas de un buen sistema
Orientado al cliente que evala Confiable Que cubra todos los aspectos de desempeo Claro para el evaluador y el evaluado
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Que brinde resultados representativos Que posibilite la oportunidad de mejorar el desempeo del proveedor Fcil de procesar Costo razonable
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Relaciones - Empresas
Entorno Estructura Mercado

Organizacin 1 Estrategia Estructura Tecnologa

INTER ACCION

Organizacin 2 Estrategia Estructura Tecnologa

Clima Creado Cooperacin Colaboracin

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Zonas de Negociacin
Ejemplo: Determinacin del Precio A=Cliente potencial B=Proveedor
mnimo dispuesto a cobrar mximo esperado a cobrar

Zona Negociacin

mnimo esperado a pagar

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mximo dispuesto a pagar

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Campos de Fuerza Negociacin

+
POSITIVAS: Apoyan Refuerzan Sustentan Potencian Facilitan A

B NEGATIVAS Impiden Dificultan Obstaculizan Rechazan Antagonizan

Zona Negociacin

Precio = Componentes Tcnicos

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Alianzas con Proveedores

Compromiso Compatibilidad Flexibilidad Complementariedad Credibilidad Voluntad de agregar valor durante toda la relacin
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Realista Mutuo conocimiento Riesgos compartidos Apertura en la comunicacin Manejo equilibrado de situaciones no previstas
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Seleccin tipo de contrato

Basado en:

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monto total y grado de riesgo conjunto tipo y complejidad del requerimiento grado de competencia de precios anlisis costo / precio urgencia perodo que abarca responsabilidad del proveedor sistema informacin contable del proveedor contratos en curso con el proveedor grado de subcontratacin del proveedor
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Tipos de Contrato
Precio Fijo ms:
premios frmula ajuste

Tiempo y Materiales Costo ms:

tasa porcentaje o tasa fija mximo garantizado mximo ms ahorros compartidos Premios
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Elementos seleccin tipo contrato

Flexibilidad Fijar rentabilidades Permitir rpido inicio Permite cambios Fija costos mximos Asegura rpida informacin acerca de variaciones
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Provee incentivos Mnima auditora Reduce negociacin de precios Incentiva reduccin de costos Grado definicin de elementos
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Check list Contratos

Descripcin del Proyecto Alcance del Servicio Administracin del Contrato Trminos de pago Obligaciones Items que se proveen-cronograma y especificaciones Garantas y Garantes
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Check list Contratos

Lmites de responsabilidad Tasas Patentes Informacin confidencial Provisiones-previsiones Cambios Extras
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Check list Contratos

Demoras Requerimientos de seguros Manejo de disputas Plazo de rescisin Arbitros

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Administracin de Contratos ELEMENTOS Contratos Resultados

Requerimientos de cambio
Facturas

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Administracin de Contratos

OPERADORES
Sistema de medicin de eficacia de cumplimiento

Sistema de Pagos
Sistema de control de

cambios del contrato

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Administracin de Contratos

RESULTADOS
Documentacin / Correspondencia

Cambios en el contrato
Ordenes de Pago

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Cierre de Contratos

ELEMENTOS
Documentacin de Contratos
Contrato

Documentos de Programacin
Cambios requeridos y aprobados Documentacin tcnica

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Resultados
Facturas y registros de pagos
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Cierre de Contratos

HERRAMIENTAS / TECNICAS
Revisiones o auditoras del proceso de aprovisionamiento

RESULTADOS
Archivo completo del Contrato Identificacin de xitos y fallas

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