Crecimiento Econmico Crecimiento Econmico

USAID

Salud Global Conflicto y Asistencia Humanitaria Alianzas Globales de Desarrollo

Aplicabilidad

Beneficiarios Nacionales

Beneficiarios
Internacionales

Gubernamentales

Gubernamentales

No Gubernamentales

No Gubernamentales

USAID Misiones
IGR

PREFERIDA

FIRMAS DE AUDITORIA

REGULAR

CONDICIONAL

FIRMAS INTERNACIONALES
FIRMAS RECONOCIDAS FIRMAS NACIONALES

Es en realidad y apariencia independiente de la organizacin beneficiaria

No participa en modo alguno en la organizacin beneficiaria

Mantiene un personal profesionalmente preparado y competente

Cumple con la Normas de Auditora requeridas

Mantiene un programa continuo de capacitacin y desarrollo profesional

USAID

Contrato

BENEFICIARIO

FIRMA AUDITORIA

AUDITORIA NO SATISAFACTORIA

AUDITORIA SATISFACTORIA

SE CARGA AL USAID

Suspensin de desembolsos al beneficiario

Desacreditacin a la Firma Auditora

Se determine que los informes de auditora son confiables

Cualquier desviacin de la norma sean claramente divulgados

Se eliminaran auditores incapaces de mejorar su capacidad

El RIG evaluar y considerar aceptar o rechazar informes

Las auditoras deben comenzar antes del cierre del ao fiscal

Facilitar partidas contables y ajustes se han hecho y todo lo necesario para la auditoria

presentar el informe de auditora dentro de los 9 meses despus del fin del perodo auditado

Auditora de los estados financieros para propsitos generales del beneficiario

El estado de rendicin de cuentas del beneficiario

El estado de rendicin de cuentas debe ser conciliado con el USAID

Expresar una opinin sobre si el estado de rendicin de cuentas para los programas financiados por USAID presenta razonablemente Evaluar y obtener suficiente entendimiento de control interno del beneficiario relativo a los programas financiados por USAID

Hacer pruebas para determinar si el beneficiario cumpli, en todos los aspectos materiales,
con los trminos del convenio Hacer una auditora de las tasas de costos indirectos si el beneficiario ha sido autorizado a cargar costos indirectos a USAID Determinar si el beneficiario ha efectuado acciones correctivas adecuadas sobre las Recomendaciones previas

ALCANCE DE LA AUDITORIA
Los auditores deben usar los siguientes pasos como base para preparar sus programas de auditora y su revisin. Estos no se consideran todos inclusivos o restrictivos en su naturaleza y no liberan al auditor de ejercer un debido juicio y cuidado profesional.

Pasos Pre-Auditora El auditor debe revisar los documentos aplicables considerados necesarios para hacer la auditora:

a. Los convenios entre USAID y el beneficiario. b. Los sub-convenios entre el beneficiario y otras entidades ejecutoras, segn aplique.

ALCANCE DE LA AUDITORIA
d. Presupuestos, cartas de implementacin, y procedimientos escritos aprobados por USAID. e. El Sistema Automatizado de Directrices (SAD) de USAID Anticipo de Fondos en los Programas. f. Circular OMB A-122"Principios Organizaciones No Lucrativas." de Costos para

g. Circular OMB A-21"Principios de Costos para Instituciones Educativas." h. Regulaciones Federales de Adquisicin (FAR), Principios de Costo y Procedimientos para Contratos. i. Regulaciones de Adquisicin de USAID (AIDAR), que complementan el FAR.
j. Clusulas Obligatorias Uniformes para Donatarios NoEstadounidenses, No- Gubernamentales. k. Anexo de las Clusulas Uniformes para Convenios con Gobiernos Extranjeros.

l. Todos los informes financieros y de avance del proyecto; catlogo de cuentas; organigramas; descripciones de los sistemas contables; polticas y procedimientos de compra; y procedimientos de recepcin, almacenamiento y distribucin de materiales; segn sea necesario para completar satisfactoriamente el trabajo requerido.

ALCANCE DE LA AUDITORIA
ESTADO DE RENDICION DE CUENTAS
Los auditores no deben expresar opiniones separadas sobre estados de rendicin de cuentas por cada convenio o programa a menos que la misin de USAID as lo requiera especficamente.

Los auditores deben examinar el estado de rendicin de cuentas de los programas de USAID, incluyendo los montos presupuestados por categora y rubros; los ingresos recibidos de USAID por el perodo auditado; los costos reportados por el beneficiario; y los bienes y la asistencia tcnica adquirida directamente por USAID para el uso del beneficiario.

El estado de rendicin de cuentas debe mostrar los fondos de asistencia de USAID identificados para cada programa o convenio especfico. Los ingresos recibidos de USAID menos los costos incurridos, despus de considerar partidas de conciliacin, deben conciliar con el saldo en efectivo y en bancos.

ALCANCE DE LA AUDITORIA
La opinin sobre el estado de rendicin de cuentas debe estar de acuerdo con la Declaracin sobre Normas de Auditora del AICPA (SAS) No. 62 (AU623).

El auditor puede preparar o asistir al beneficiario en la preparacin del estado, los registros y libros mantenidos por el beneficiario.

ESTADO DE RENDICION DE CUENTAS

El estado de rendicin de cuentas debe identificar separadamente los ingresos y costos aplicables a cada convenio de USAID.

E identificar reas donde hayan ocurrido o pudieran haber ocurrido fraude y actos ilcitos como resultado de controles internos inadecuados.

La auditora debe evaluar las acciones para la ejecucin del programa y los logros obtenidos para determinar si los costos incurridos especficos son permisibles, imputables y razonables bajo los trminos del convenio.

COMO MINIMO EL AUDITOR DEBE:

ALCANCE DE LA AUDITORIA
Revisar el libro mayor y los libros del programa para determinar si los costos incurridos fueron registrados adecuadamente. Conciliar los costos directos.

Revisar los costos directos e indirectos cargados a y reembolsados por USAID. identificando y cuantificando cualquier costo cuestionado.

Revisar los procedimientos usados para controlar los fondos, incluyendo su canalizacin a instituciones financieras u otras entidades ejecutoras contratadas.

Revisar los cargos directos por sueldos y determinar si las tasas son razonables para la posicin, de acuerdo con aquellas aprobadas por USAID.

Revisar los procedimientos de compra para determinar si se han aplicado prcticas comerciales sanas, incluyendo competencia, precios razonables, y adecuados controles sobre la calidad y cantidades recibidas.

Determinar si los anticipos de fondos fueron justificados con documentacin, incluyendo conciliaciones de los anticipos, desembolsos y saldos disponibles.

ALCANCE DE LA AUDITORIA
Revisar los cargos por gastos de viaje y transporte, y determinar si estn debidamente documentados y aprobados.
Revisar los bienes (tales como suministros, materiales, vehculos, equipos, productos alimenticios, herramientas, etc.) comprados por el beneficiario as como tambin aquellos comprados directamente por USAID.

Revisar las contrataciones de asistencia tcnica y de servicios, realizadas por el beneficiario o efectuadas USAID para el beneficiario.

Cuando se realice una auditora de cierre, revisar los anticipos no liquidados al beneficiario y los reembolsos pendientes de USAID.

Revisar el mtodo de asignacin utilizado para determinar que las agrupaciones de costos indirectos y la base de distribucin incluyen solamente rubros que estn de acuerdo con los trminos del convenio y las regulaciones aplicables cuando los costos indirectos

La revisin de la cdula de costos compartidos debe ser enfocada diferentemente si el presupuesto de costos compartidos es un presupuesto para la duracin del proyecto o es un presupuesto anual.

La revisin consiste principalmente en hacer preguntas al personal del beneficiario y procedimientos analticos aplicados a la informacin financiera

Cdula de Costos Compartidos

Los auditores pueden preparar o asistir al beneficiario en la preparacin de la cdula de costos compartidos de los registros y libros mantenidos por el beneficiario.

El beneficiario debe, sin embargo, aceptar como suya la responsabilidad por la exactitud de la cdula de costos compartidos antes de comenzar la auditora.

ALCANCE DE LA AUDITORIA
Para un convenio con un presupuesto de costos compartidos para la duracin del proyecto, no es posible determinar si las contribuciones han sido hechas de acuerdo a lo requerido, hasta que el convenio finaliza. Los auditores revisarn la cdula de costos compartidos para determinar si la cdula se presenta razonablemente de acuerdo con la base de contabilidad utilizada por el beneficiario para preparar la cdula.

Los auditores deben cuestionar todas las contribuciones de costos compartidos que sean inelegibles o no documentados.

Los auditores revisarn la cdula de costos compartidos para determinar si los beneficiarios proveyeron tales contribuciones de conformidad con los trminos del convenio.

Convenio con Presupuesto de Costos Compartidos para la Duracin del Proyecto

ALCANCE DE LA AUDITORIA
Los auditores revisarn la cdula de costos compartidos para determinar si presenta razonablemente de acuerdo con la base de contabilidad.
Los auditores deben cuestionar todas las contribuciones de costos compartidos que sean inelegibles o no documentados. Un costo inelegible es no razonable, o prohibido por los convenios o leyes.

Todos los costos cuestionados deben ser descritos brevemente en las notas a la cdula de costos compartidos.

Las notas a la cdula de costos compartidos deben ser referenciadas a los hallazgos correspondientes en el informe de cumplimiento.

ALCANCE

Convenio con Presupuesto Anual de Costos Compartidos

ALCANCE DE LA AUDITORIA
El control interno debe documentarse en los papeles de trabajo. Los auditores deben preparar el informe requerido, identificando las condiciones reportables que sean significativas en el diseo u operacin del control interno, y las condiciones consideradas ser deficiencias materiales.

Las condiciones no reportables deben ser incluidas en una carta separada a la gerencia del beneficiario y ser referidas en el informe sobre control interno.

CONTROL INTERNO
Las condiciones reportables, incluyendo deficiencias materiales, deben sealarse en el informe como "hallazgos."

ALCANCE DE LA AUDITORIA
Los componentes importantes de control interno a ser evaluados por los auditores son: Obtener una comprensin suficiente de control interno para planificar la auditora y determinar la naturaleza, oportunidad y alcance de las pruebas a ser realizadas.

Resumir las evaluaciones de riesgo para cada aseveracin en los papeles de trabajo.

Evaluar el riesgo inherente y riesgo de control, y determinar el riesgo combinado.

Cada aseveracin debe clasificarse: a) existencia u ocurrencia; b) totalidad; c) derechos y obligaciones; d) valuacin o asignacin; y e) presentacin y divulgacin.

Evaluar el ambiente de control, la suficiencia del sistema contable, y los procedimientos de control.

ALCANCE DE LA AUDITORIA
Cumplimiento con Trminos del Convenio y Leyes y Regulaciones Aplicables
Al planear y efectuar las pruebas de cumplimiento, los auditores deben:
Identificar los trminos del convenio y las leyes y regulaciones aplicables y determinar cules, si no son cumplidas, podran tener un efecto directo y material sobre el estado de rendicin de cuentas.

Determinar si los fondos se han gastado para propsitos no autorizados o que no estn de acuerdo con los trminos aplicables del convenio.
Determinar si los informes financieros del beneficiario (incluyendo aquellos sobre el estado de las contribuciones de costos compartidos) y solicitudes de anticipos y reembolsos contienen informacin que est respaldada por sus libros y registros.

Determinar si los pagos se han efectuado de acuerdo con los trminos del convenio y leyes y regulaciones aplicables.

ALCANCE DE LA AUDITORIA
Seguimiento de Recomendaciones Previas
Los auditores necesitan describir brevemente el Los auditores deben darle Los auditores deben revisar hallazgo previo y el estado seguimiento a los hallazgos e informar el estado de las de cumplimiento y mostrar acciones tomadas a y recomendaciones la pagina de referencia consecuencia de los materiales conocidas de las donde est incluido en el hallazgos y auditoras previas que informe corriente. Si no recomendaciones previos pudiesen afectar la hubo hallazgos y en la seccin resumen del auditora de los estados recomendaciones previos, informe de la auditora. financieros. los auditores deben incluir una nota.

La auditora debe efectuarse de acuerdo con las normas de auditora generalmente aceptadas del Instituto Americano de Contadores Pblicos Autorizados (AICPA), normas de auditora prescritas por las leyes del pas.

El objetivo de esta auditora consiste en expresar una opinin sobre si los estados financieros presentan razonablemente, en todos sus aspectos materiales.

La posicin financiera del beneficiario al final del ao, y los resultados de sus operaciones y flujos de efectivo para el ao terminado en esa fecha, de conformidad con los principios de contabilidad generalmente aceptados.

Estados Financieros para Propsitos Generales

ALCANCE DE LA AUDITORIA
Otras Responsabilidades de Auditora Los auditores deben efectuar los siguientes pasos:

Informes de Auditora
El auditor del beneficiario debe remitir a la misin de USAID designada seis copias del informe en ingls El informe debe especificar el nmero correcto de cada adjudicacin cubiertos por el informe.

y una copia del informe en el idioma oficial del pas anfitrin.

El beneficiario debe remitir copias electrnicas del informe.

Informes de Auditora
Una pgina ttulo, ndice del contenido, una carta de transmisin y un resumen

El informe del auditor sobre control interno.

El informe debe contener:

El informe del auditor sobre el estado de rendicin de cuentas, identificando cualquier costo cuestionado material que no est totalmente respaldado con registros.

El informe sobre la revisin de la cdula de contribuciones de costos compartidos.

Informes de Auditora
Los estados financieros para propsitos generales del beneficiario tomados en conjunto y el informe del auditor sobre ellos.

El informe debe contener:

La cdula del clculo de la tasa de costos indirectos.

El informe del auditor sobre el cumplimiento del beneficiario con los trminos del convenio y las leyes y regulaciones aplicables relacionadas a los programas financiados por USAID.

Informes de Auditora
Los hallazgos contenidos en los informes sobre control interno y cumplimiento relacionados con programas financiados por USAID deben incluir una:

La causa (por qu pas) y el Descripcin de efecto (que El criterio (lo la condicin qu debe ser). dao se caus (lo qu es) por no cumplir con el criterio)

Informes de Auditora
Los informes tambin deben incluir, despus de cada recomendacin, los puntos de vista de los representantes oficiales del beneficiario concerniente a los hallazgos del auditor y las acciones tomadas por el beneficiario para implementar las recomendaciones.

Cualquier evidencia de la ocurrencia o indicios de fraude o actos ilegales debe ser incluida en un informe escrito por separado si lo considera necesario.

Cdulas de apoyo detallando ingresos, costos incurridos, saldos pendientes en efectivo, y bienes y la asistencia tcnica adquiridos directamente por USAID para cada convenio individual deben de anexarse.

Cdula Ilustrativa de Costos Compartidos para Convenios con Presupuestos de Costos Compartidos para la Duracin del Proyecto que No Han Terminado
Todos los costos compartidos cuestionados sern listado aqu.
Las notas a la cdula de costos compartidos deben describir brevemente los costos cuestionados (materiales e inmateriales), y deben de ser referenciadas a cualquier hallazgo correspondiente en el informe sobre cumplimiento.

Informes Ilustrativos
Los auditores deben expresar una opinin calificada o adversa o abstenerse de opinar cuando carezca de suficiente evidencia competente o cuando las restricciones al alcance del examen del auditor y no expresar una opinin no calificada. Opinin No Calificada Ilustrativa sobre los Estados Financieros

Perfil Ilustrativo de Trminos de Referencia para Auditoras Contratadas por el Beneficiario

I. ANTECEDENTES Esta seccin debe contener una breve descripcin de los objetivos del programa de USAID, las entidades ejecutoras y sus responsabilidades en los programas de USAID, montos, tipo y propsito de las contribuciones de USAID y de otros, duracin del programa y otros requisitos significativos. II. TITULO Esta seccin debe contener el ttulo y nmero de los programas de USAID.

Perfil Ilustrativo de Trminos de Referencia para Auditoras Contratadas por el Beneficiario

III. OBJETIVOS Esta seccin debe indicar que esta es una auditora financiera de los programas financiados por USAID y el periodo cubierto. Los objetivos relacionados a la auditora de la tasa de costos indirectos y los estados financieros para propsitos generales. IV. ALCANCE DE LA AUDITORIA Los requisitos del alcance relativos a la auditora de la tasa de costos indirectos y los estados financieros para propsitos generales del beneficiario tomados en conjunto slo deben ser incluidos si es aplicable. Adems, la misin de USAID designada puede ampliar el alcance de la auditora para incluir requisitos adicionales para tratar las preocupaciones especiales de la misin.

Perfil Ilustrativo de Trminos de Referencia para Auditoras Contratadas por el Beneficiario

V. INFORMES .- Los requisitos para presentar informes relacionados a la auditora de la tasa de costos indirectos y los estados financieros para propsitos generales del beneficiario en conjunto slo deben incluirse cuando sea aplicable. VI. INSPECCION Y ACEPTACION DEL TRABAJO DE AUDITORIA E INFORMES Esta seccin discutir las responsabilidades de la misin de USAID designada, el beneficiario, y el RIG en la inspeccin y aceptacin del trabajo de auditora e informes.

Perfil Ilustrativo de Trminos de Referencia para Auditoras Contratadas por el Beneficiario

VII. RELACIONES Y RESPONSABILIDADES Esta seccin debe establecer las relaciones y las responsabilidades entre el auditor independiente, el beneficiario, la misin de USAID designada, y el RIG. VIII. CONDICIONES DE DESEMPEO Esta seccin requiere la presentacin oportuna del informe de auditora despus del terminado el ao fiscal. Esta seccin debe tambin describir la forma en que se harn los pagos al auditor independiente. El ltimo pago no puede ser hecho sino hasta despus de la aprobacin del informe por el RIG.