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UNIDAD DE AUDITORIA INTERNA DEL SEDUCA - BENI

PREFECTURA DEL DEPARTAMENTO DEL BENI

SERVICIO DEPARTAMENTAL DE EDUCACIN


DEL BENI

INFORME PRELIMINAR DE AUDITORIA


ESPECIAL SOBRE EL PROCESO DE
COMPRAS DE EQUIPOS DE COMPUTACIN
EFECTUADO EN JUNIO DE 2006

U.A.I. AEPCEC - IRFP/03/2006

I. NATURALEZA, OBJETIVO, OBJETO ALCANCE Y METODOLOGA

I.1. Naturaleza

El trabajo se efectu para dar cumplimiento al CITE SEDUCA D/N


928/2006, enviado por la Directora Departamental de Educacin del Beni
del 03 de octubre de 2006, donde instruye a la Unidad de Auditoria Interna,
iniciar un proceso de Auditoria Especial, sobre el caso Luis Eduardo Garca
Hurtado, responsable de la Administracin de Bienes y Servicios, referente
al proceso de compra de equipos de computacin en el mes de junio de
2006.

I.2. Objetivo

El anlisis se efectu a travs de una verificacin y obtencin de


informacin con la finalidad de determinar el grado de validez del proceso
de compra de Equipos de Computacin de en el mes de junio de 2006
realizada por el Sr. Luis Eduardo Garca Hurtado, responsable de la
Administracin de Bienes y Servicios del SEDUCA BENI

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I.3. Objeto

El objeto de la auditoria los constituy la documentacin e informacin


relativa a la operacin relacionada con el proceso citado en los acpites
precedentes.

I.4. ALCANCE

Nuestro examen fue realizado de acuerdo con lo establecido en las Normas


de Auditoria Gubernamental y comprendi la evaluacin de las operaciones
ejecutadas, registros utilizados e informacin econmica financiera emitida
por la entidad en el mes de junio de la presente gestin, referente al
proceso de contratacin de Equipos de Computacin en la ciudad de Santa
Cruz.

1.5. Metodologa

La auditoria se desarroll en las dos fases que se describen a continuacin:

1.5.1. De planificacin

Efectuamos el relevamiento preliminar de informacin para actualizar


nuestro conocimiento sobre las actividades de la Entidad e identificar las
reas crticas que dificultan o limitan el cumplimiento de sus objetivos y
atribuciones establecidas en el Decreto Supremo N. 25232, del 27 de
noviembre de 1998.

Sobre la base de la informacin obtenida se planific el trabajo de


campo y se elabor los programas de trabajo a la medida de las
operaciones sujetas a la evaluacin

1.5.2. De ejecucin

La obtencin de informacin bsica estuvo orientada a la revisin de toda la


documentacin fuente que sustenta el registro de las operaciones,
relacionada a la compra de Equipos de Computacin efectuada por el
responsable de la Administracin de Bienes y Servicios de la entidad en la
ciudad de Santa Cruz en el mes de junio de 2006.

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II. MARCO NORMATIVO DE REFERENCIA

El trabajo se efectu dentro del marco establecido por:

1. Las Normas de Auditoria Gubernamental, expedidas por la


Contralora General mediante Resolucin CGR 1/119/2002

2. Principios, Normas Generales y Bsicas de Control Interno


Gubernamental, aprobadas con Resolucin CGR-01/070/2000.

3. Ley 1178 de Administracin y Control Gubernamental de 20 de julio


de 1990.

4. Decreto Supremo N 23318 A Reglamento de la Responsabilidad


por la Funcin Pblica del 3 de noviembre de 1992

5. Normas Bsicas del Sistema de Administracin de Bienes y


Servicios expedidas mediante Decreto Supremo N 25964, emitida
por el Ministerio de Hacienda el 21 de octubre de 2000.

6. Otras disposiciones Legales e Internas Aplicables y vigentes a la


fecha.

III. RESULTADOS DEL EXAMEN

Como resultado del examen se determinaron los siguientes aspectos:

III.1. Proceso de Compra Inadecuado

Al efectuar un anlisis sobre el proceso de compras de equipos de computacin


efectuado en junio de 2006 en la ciudad de Santa Cruz, se puede evidenciar que
dicho proceso fue incorrecto e inadecuado, debido a que se emiti una
autorizacin de compra de Equipos de Computacin por parte del jefe de la
Unidad de de Recursos, Lic.- Jhonny Miranda Rodrguez con C.I. 2234343, al
responsable de la Administracin de Bienes y Servicios, Sr. Luis Eduardo Garca
Hurtado con C.I. 1913904, sin tomar en cuenta la segregacin de funciones para
la aplicacin de los procedimientos mnimos establecidos en las Normas Bsicas
del Sistema de Administracin de Bienes y Servicios, ya que el mencionado
responsable de la Administracin de Bienes y Servicios es el que cotiza, elabora
los cuadros comparativos, elige la mejor opcin de compra y compra los Equipos
de Computacin.

Lo anterior denota incumplimiento al Art. 60 (Compras y Contrataciones Menores)


de las Normas Bsicas del Sistema de Administracin de Bienes y Servicios
expedidas mediante Decreto Supremo N 25964, emitida por el Ministerio de
Hacienda el 21 de octubre de 2000, donde establece los procedimientos

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especficos para las compras y contrataciones menores; Adems que incumple
con lo establecido en el Manual de Procedimiento para la Adquisicin de Bienes y
Servicios del Servicio Departamental de Educacin del Beni, aprobadas mediante
Resolucin Administrativa

En tal sentido el Articulo 29 de la Ley 1178 indica que, la responsabilidad es


administrativa cuando la accin u omisin contraviene el ordenamiento jurdico
administrativo y las normas que regulan la conducta funcionaria del servidor
pblico. Se determinar por proceso interno de cada entidad que tomar en
cuenta los resultados de la auditoria si la hubiere. La autoridad competente
implicar, segn la gravedad de la falta, las sanciones de: multas hasta un 20% de
la remuneracin mensual; suspensin hasta un mximo de 30 das; o destitucin.

Esta situacin ha originado indicios de responsabilidad administrativa estipulada


en el artculo 29 de la Ley 1178

III.2 Descargo de Fondos en Avance no satisfactorio.

Al efectuar el examen de auditoria se pudo evidenciar que el Sr. Luis Eduardo


Garca Hurtado con C.I. 1913904 Responsable de Administracin de Bienes y
Servicios de la entidad efecto un viaje a la ciudad de Santa Cruz el da 07 de
junio de la presente gestin para realizar una adquisicin de dos equipos de
Computacin y dos impresoras de acuerdo a requerimiento de la seccin Planillas
y Legalizaciones, por orden del Lic. Jhonny Miranda Rodrguez con C.I. 2234343,
Jefe de la Unidad de Administracin de Recursos de la Entidad, sin considerar lo
establecido en las Normas Bsicas del Sistemas de Administracin de Bienes y
Servicios referente al proceso de compras y contrataciones menores,
adquisiciones que no se dieron por la prdida de Bs.- 13.702,00 equivalente a
1.700,00 $us.-, con el T/C 8.06, debido a un supuesto asalto que sufri este
funcionario en la ciudad de Santa Cruz, despus de haber cobrado el cheque N
0176 del Banco Mercantil por Bs.- 16.158.- emitido por el Servicio Departamental
de Educacin del Beni, segn su informe de descargo N 003/05 de fecha 13 de
junio de 2006 presentado a la jefatura de la Unidad de Administracin de
Recursos.

El Articulo 27 inciso c) de la de la Ley 1178 de los Sistemas de Administracin y


Control del 20 de julio de 1990, establece que toda Entidad, funcionario o persona
que recaude, reciba, pague o custodie fondos, valores o bienes del Estado, tiene
la obligacin de rendir cuenta de la administracin a su cargo por intermedio del
sistema contable especificando la documentacin sustentatoria y las condiciones
de su archivo.

Adems que desde el momento que el funcionario cobre un cheque emitido por la
entidad cualquiera que fuese su destino, este se convierte en responsable de la
custodia de dicho recurso.

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En tal sentido el inciso a) del Art. 31 de la Ley 1178, indica que ser civilmente
corresponsable el Superior Jerrquico que hubiere autorizado el uso indebido de
bienes, servicios y recursos del Estado o cuando dicho uso fuere posibilitado por
las deficiencias de los sistemas de administracin y control interno factibles de ser
implantados en la Entidad; por otro lado el inciso c) del Art. 31 de la misma Ley
establece que cuando varias personas resultaren responsables del mismo acto o
del mismo hecho que hubiese causado dao al Estado, sern solidariamente
responsables.

Esta situacin ha originado indicios de responsabilidad civil solidaria estipulada en


el Art. 31 de la Ley 1178.

IV. CONCLUSIN GENERAL

Las acciones descritas precedentemente, establecidas en el curso de la


Auditoria y analizadas en el Informe Legal N A.L. 01/2006, emitida por la
Unidad de Asesora Legal del Servicio Departamental de Educacin del
Beni, adjunto, constituyen indicios de responsabilidad administrativa
conforme a lo dispuesto en el Art. 29 de la Ley 1178, e indicios de
responsabilidad civil solidaria conforme a lo dispuesto en el Art. 31 Inc. a) y
c) de la misma Ley a los funcionarios mencionados en el anexo del
presente informe y estn sujetos a la aplicacin del inciso h) de la Ley del
Sistema de Control Fiscal por concepto de Disposicin arbitraria de
bienes patrimoniales del estado Cuando un servidor pblico, autoriza y
dispone la utilizacin de bienes o el desembolso de recursos que no fueron
sujetos de devolucin y/o descargo; Apropiacin arbitraria de bienes
patrimoniales del estado Cuando un servidor pblico o particular
recepciona recursos del Estado sin ninguna contraprestacin o descargo
debidamente documentado de los mismos

VI. RECOMENDACIN

En cumplimiento de los Artculos 39 y 40 del Decreto Supremo 23215


Reglamento para el Ejercicio de las Atribuciones de la Contralora General
de la Republica el contenido del presente informe de Auditoria, debe ser de
conocimiento de los presuntos involucrados en el hallazgo de
responsabilidad, para que en el plazo de diez das hbiles a partir de su
recepcin, nos permitan sus aclaraciones y justificaciones, anexando la
documentacin respaldatoria, debidamente legalizada.

Es cuanto se informa, para fines consiguientes.

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