NEW HOTEL

Manual de Operaciones INFORMARCA H o t e l S y s t e m s 02 de septiembre de 2001 19 Captulo 3: Estructura del Sistema Acceso al Sistema 1. El sistema posee un fuerte control de accesos ya que para cada Usuario Opcin es posible limitarlo a: Consultar, Insertar, Alterar y/o Borrar.2. Para acceder al sistema el usuario debe teclear:Cdigo de hasta 3 caracteres alfanumricos (debe respetar las maysculas y lasminsculas). Contrasea: Clave del usuario.3. Oprimir el botn Nota: Si desea crear un Usuario o modificar la clave de uno existente remtase al Captulo Archivos Usuarios

Manual de Operaciones INFORMARCA H o t e l S y s t e m s 02 de septiembre de 2001 20 Pantalla Principal de NewHotel Barra de EstadoMen Principal---Barra deHerramientas

BARRA DE ESTADO

La barra de estado est dividida en 4 secciones:

1. Muestra el significado del botn seleccionado en la ToolBar en esemomento. 2. Usuario que se encuentra trabajando en ese momento. 3. Fecha de NewHotel. 4. La estacin del usuario que esta trabajando, en este caso el nombre delordenador 5.Impresora configurada en el sistema. 6.La versin de sistema que se ejecuta.

Manual de Operaciones INFORMARCA H o t e l S y s t e m s 02 de septiembre de 2001 22 . Barra de Herramientas 2.1. Es una va de acceso rpido a las opciones ms utilizadas del sistema.2.2. El usuario puede configurarla a su gusto como se ver a continuacin. Botones de la Barra de Herramientas Botones Significado Opcin de Men TeclaCaliente Crdex Recepcin Crdex F2Planning Reservas Reservas Plannings Reservas F4

PlanningHabitacionesReservas Plannings Habitaciones F3 Insertar ReservasIndividualesReservas Insertar Reservas IndividualesF5 Insertar Reservasde GrupoReservas Insertar Reservas Grupos F6 Consultar Reservas Reservas Consultar Reservas F7 Check In Recepcin Check In F8 Check Out Recepcin Check Out F9 Insertar Asientos Recepcin Asientos InsertarAsientosF10 Consultar Cuenta-CorrienteRecepcin Cuentas Corrientes Consultar Cuentas Corrientes Ayuda de cmoutilizar el sistema Panel de Gestin Reservas Panel de Gestin Planning deHabitacionesDisponiblesReservas Plannings HabitacionesDisponibles Entidades Ventas Entidades- Entidades

RESERVAS
Insertar una Reserva Individual
El acceso a esta opcin puede efectuarse por los siguientes caminos: 1. Reserva - Insertar Reserva Individual 2.Oprimir la tecla F5 3. Oprimir el botn [carpeta]

Reserva Tipo: Es posible escoger un Prototipo de Reserva, lo que contribuye aagilizar la captura de datos.Los Prototipos de Reserva se encuentran previamente definidos en la opcin Archivos Parmetros - Reservas Tipo Ejemplos: Luna de Miel, Clientes Directos, etc. Adems se pueden utilizar como reservas tipos algunas de las registradas presionando el signo de interrogacin que existe al extremo derecho de la casilla. Walkin: Son los clientes que arriban al hotel sin una reserva y solicitan u nahabitacin para alojarse inmediatamente.Cuando se confirma una reserva del tipo Walk In la habitacin pasaautomticamente al Estado = Ocupada y las personas registradas enla misma ya se consideran huspedes del hotel. Day-Use Esta casilla se habilita solamente si es un Walk-InSe refiere al caso en que los clientes ocuparn la habitacin pero novan a dormir en ella.El sistema valida que las fechas de Llegada y Salida sean similares(Noches = 0)No puede tener Allotment incluido.Se utiliza para los cambios de ropa de las excursiones, etc.

Entrada Fecha y Hora de Llegada de los clientes al hotel. Noches Cantidad de Noches que pasarn los clientes en el Hotel.Si lo que se conoce es la Fecha de Salida se deja este campo en 0.Se actualizar automticamente cuando se define la Salida. Salida Fecha y Hora de la Salida de los clientes del hotel.Se actualiza automticamente si se llena el campo Noches. Tipo deHabitacin Tipo de Habitacin que debe asignarse.En el momento de crear la reserva generalmente son iguales loscampos Reservado y Ocupado .Si por algn motivo en el momento del Check In no es posibleasignar el tipo de habitacin reservado entonces se modifica elcampo Ocupado con el tipo que realmente se asignar.El tipo de habitacin Reservado es el que se facturar. Segmento Segmento de Mercado al que pertenecen los clientes de la reserva. Los Segmentos se definen en la opcin Archivos Segmentos Ejemplo: Turismo, Congresos, Salud, etc.Origen Va por la que los clientes arriban al hotel (Origen de Mercado) .Se definen en la opcin Archivos OrgenesEjemplo: Directos, Agencias, Cruceros, Overbooking, etc. Atenciones Se escoge una de las definidas previamente en la opcin Archiv os -AtencionesEjemplo: VIP 1, VIP 2, Normal, etc. Requisitos Da la posibilidad de definir hasta 3 requisitos o caracterstica s quedebe cumplir la habitacin a asignar. Comentario Comentario que se visualiza en el reporte de Entradas del Da. Presionando el botn puede detallarse an ms la informacin. Entidad,DirectoSe escoge el tipo de la reserva. Operador Se habilita si la reserva es de Entidad.Es posible escoger solamente uno de los operadores especificados enla opcin Ventas Entidades para la Entidad seleccionada.El operador incluye una tarifa de precio y puede tener asociado unallotment para el caso de los contratos

con las agencias de viaje.Cuando se escoge un operador se visualiza la tarifa que ste tieneasociado (Diaria o Paquete), el % de Descuento si existe y elconcepto que este afecta, es decir: Alojamiento, Alojamiento yDesayuno, etc. Allotment Se visualiza el nombre del Allotment asociado al operador esco gido. Voucher Nmero del Voucher que ampara la reserva. Contacto,Telfono, Fax1. Datos para localizar a quin hizo la reserva. 2. En el caso de reservas de Entidad se visualizan los datosespecificados en la opcin Ventas Entidades Confirmada Se selecciona si la reserva ha sido confirmada y deber especi ficar lavadelaconfirmacin. Carta Puede escogerse uno de los documentos definidos en la opcin Archivos - Parmetros Documentos Deposito Para definir si la reserva tiene un deposito de garanta o no,defi nindose su fecha e importe. Adems se permite imprimir elrecibo de cobro e insertar ms de un deposito. Dead Line Se define la fecha que caduca la reserva que estamos insertando. Tarifa El procedimiento difiere segn el tipo de la reserva:Entidad: Se visualiza la tarifa asociada al operador escogido.Directos: Se escoge.T.P.Diaria, T.P.Package y Diaria son excluyentes . Paquete El procedimiento difiere segn el tipo de la reserva:Entidad: Se visualiza el paquete asociado al operador escogido.Directos: Se escoge.T.P.Diaria, T.P.Package y Diaria son excluyentes . Diaria 1. Permite teclear un valor de Diaria.2. Se utiliza en casos excepcionales y debe tener el nivel deaprobacin correspondiente.3. El valor que se teclee se asume que es en la moneda base o en lasuplementaria (no puede ser en una moneda extranjera). 4. El desglose de la Diaria (pensin) en servicios se efecta segnlos valores especificados en la opcin Utilitarios Parmetros Subsistema Facturacin 5. T.P.Diaria, T.P.Package y Diaria son excluyentes . Descuento 1. Permite aplicar un por ciento de descuento y especificar a q ueconcepto(s) de la Diaria afecta.2. El descuento puede aplicarse a: Habitacin, Habitacin yDesayuno, Habitacin y Comida y a Todos los Servicios.

Esquema deImpuestos Esquema de Impuestos que se aplicar a los Servicios Extras.Se definen en la opcin Archivos Esquemas de Impuestos Ejemplo: Diplomticos, Turistas, etc. Nota:Los campos obligatorios se encuentran en Negrita .

Modalidad de Pensin Compleja

Si todos los huspedes se acogen a la misma Pensin Alimenticia esta se escoge enel campo Pensin de la Ficha de la Reserva. Debe especificar adems la cantidadde Adultos (Ad), Nios (Ni.) y Bebs (Bb.) que estn en la habitacin.Si los huspedes de la habitacin tienen diferentes Pensiones o cambiarn depensin durante la estancia debe presionar el botn [FIG LUPA] En el ejemplo anterior los dos huspedes de la habitacin estarn en F/B los das 25,26, 27 y 28 de agosto. A partir del 29 de agosto y hasta el 1 de septiembre seacogern a H/B.

Nombre y Nacionalidad de los Huspedes

Presionando el botn[FIGLUPA] de este bloque de datos, es posible definir el Nombre, laNacionalidad, el Tipo de Documento, Nmero del Documento, si es Adulto, Nio oBeb y Edad de todos los huspedes de la habitacin. Tambin debe definirse elTitular de la misma.

En la Ficha de la Reserva se mostrarn los datos del Titular de la Habitacin.

Con el botn [?]que aparece a continuacin del campo Nombre, es posibleconocer si el husped que se est definiendo tiene una ficha en el Crdex (histricode clientes) crersela en ese momento si fuera necesario. S i s e a c t i v a [ B U S Q U E D A O N L I N E E N C A R D E X ] e n l a m e d i d a q u e s e v a y a t e c l e a n d o e l Apellido y Nombre se van mostrando en el segundo bloque de la pantalla los clientes registrados en el Crdex con los mismos datos que se van definiendo.En el ejemplo vemos que se ha escrito BOR en el apellido y se han mostradotodos los clientes del crdex que poseen esa cadena de caracteres en cualquierposicin de su apellido: BOR NSCHLEGL, SAUER BOR N, etc.Para ms informacin remtase al Captulo 9: Crdex

Asignar un Nmero de Habitacin

A una reserva puede atribursele un nmero de habitacin desde el momento de sucreacin.La bsqueda de las habitaciones disponibles puede efectuarse considerando una ovarias de las siguientes condiciones: Requisitos Especiales: Habitaciones que cumplen los requisitos quefueron especificados en el campo Servicios de lareserva. Tipo de Habitacin Habitaciones del tipo especificado en el campoTipo de Habitacin Reservado de la reserva.Por defecto esta condicin aparece marcada. Disponible da Llegada Habitaciones que estarn disponibles el da delleg ada de los clientes al hotel.Se consideran disponibles tambin aquellas quetienen Salida prevista ese da. Libre todo el perodo de laReservaPor defecto esta condicin aparece marcada. Cerca de la Habitacin Habitaciones que tienen informacin en el bloque Proximidad de la opcin Archivos HabitacionesHabitaciones

Con Ligacin: Habitaciones que se encuentran comunicadas con otras.Tienen informacin en el bloque Proximidad ymarcada la casilla Conexin de la opcin Archivos Habitaciones Habitaciones Libre en el momento: Habitaciones que se encuentran libres en elmomento de efectuar la bsqueda.Se incluyen las habitaciones inactivas.

Liberar una habitacin asignada a una reserva

1. Para liberar una habitacin atribuida a una reserva en Situacin = Reserva, elprocedimiento es borrar el nmero que aparece en el campo Habitacin de laFicha de la Reserva y oprimir el botn [CONFIRMAR] 2. Al liberarse la habitacin pasa a Libre y Sucia.

Definicin de la Entidad
Presionando el botn [?] se habilita la bsqueda de Entidades por diferentes criterios

Definicin de la Moneda de las Cuentas y Lmite de Crdito

1. La definicin de la moneda de las cuentas y el lmite de crdito se efecta oprimiendo el botn [LIMITE] 2. Una habitacin tiene 6 cuentas (M Mster, E1 Extra 1, ... , E5 Extra 5). 3. Cada cuenta puede estar definida en la Moneda Base o Suplementaria. El valorimplcito para todas las cuentas es la Moneda Base. 4.Una cuenta puede liquidarse solamente con las formas de pago permitidas parala moneda en la que fue definida. Las formas de pago permitidas para cadamoneda se especifican en la opcin Archivos Tipos de Cobro 5. Si una cuenta ya tiene asientos no es posible modificarle la moneda. 6.La Moneda Base y Suplementaria se definen en la opcin Utilitarios -Parmetros - Subsistema de Facturacin Moneda: Se escoge la moneda de la cuenta (Base o Suplementaria) Lim. Crdito: Si la cuenta tiene lmite de crdito se especifica dicho valor .El Punto de Venta cuando efecta una venta a crdito valida que el consumo no sobrepase este valor.

Definicin de Cargos Automticos

1. Los asientos adicionales que deben cargarse automticamente en una habitacindurante el proceso de Cierre del Da pueden especificarse oprimiendo el botn [MOVIMIENTOS ADICIONALES] 2. Es posible definir en qu cuenta (M - Mster, E1 - Extra 1,,E5), a partir deque da y la cantidad de das debe cargarse cada asiento adicional. 3. Puede aplicarse un % de descuento al precio del servicio. 4. Esta opcin es utilizada para registrar en la cuenta de los huspedes alquilerescomo son: Caja de Seguridad, Minibar, Toallas de Playa, etc Tipo: Tipo de Cuenta en la que se cargar el servicio que seespecifique.M - Mster, E1 - Extra 1, E2 - Extra 2,,Extra 5 Fecha: Fecha a partir de la cual se cargar el servicio. El sistema valida que est en el rango de la estancia de los clientes en el hotel.

Das: Nmero de das que se cargar el servicio a partir de la Fechaespeci ficada.El sistema valida que los das que se especifiquen se encuentrendentro de la estancia de los clientes en el hotel. Seccin: Seccin que brindar el servicio. Servicio: Servicio a cargar. Ctd: Cantidad de veces que se cargar el servicio en un da.Ejemplo: Alquiler de 2 toallas de playa.

PrecioServicio: Se asume que el precio est dado en la moneda de la cuenta donde se cargar el asiento (Base o Suplementaria). % Desc.: Por ciento de descuento que se aplicar al precio. Total: El sistema visualiza el importe total de cargar el servicio todos los das especificados.

Pronstico de lo que se cargar automticamente durante la estancia

1 . O p r i m i e n d o e l b o t n [ C A L C U L A R ] s e v i s u a l i z a n l o s a s i e n t o s q u e s e c a r g a r n automticamente en la habitacin durante toda la estancia de los clientes en el hotel y un total general. 2. Se incluyen los servicios que componen la Diaria de la reserva y los Asientos Adicionales definidos en la Opcin Otros Movim .3. Esta opcin permite que el especialista de reservas pueda revisar si la tarifaaplicada y los precios de los asientos adicionales son los correctos, adems da laposibilidad de informarle al cliente el valor de su estancia por estos conceptos

Registrar Avisos
Esta opcin permite registrar avisos para los das que sea necesario.El procedimiento es el siguiente: 1. Oprimir el botn[AVISOS] 2. Oprimir el botn [INSERTAR] 3. Llenar los siguientes datos PAG 45

Crear una reserva a partir de una ya existente

1. Oprimir el botn [PERSONA CION GAFAS] 2. En la pantalla Insertar Reservas oprima el botn [?] 3. Se muestra la pantalla Elegir Reservas donde debe definir los criterios debsqueda conocidos y oprimir el botn [BUSCAR]

4. Sombrear la reserva de referencia y oprimir el botn [SELECCIONAR]

Instrucciones de Facturacin
En esta opcin es posible definir, desde la propia creacin de la reserva, cual ser elTitular de las facturas de cada una de las cuentas de la habitacin. Es decir queahora la facturacin de una cuenta, tanto master como de extras, puede tener eltitular que se necesite en un momento determinado.Un uso sera para los huspedes que viajan por una agencia, sin embargo debenpagar de su bolsillo todos los servicios recibidos, incluso los cargos registrados en sus cuentas master. En este caso debemos definir Master = Factura de Directos. Si es una reserva de Entidad en la cuenta Master se propone la propia Entidad yOperador, sin embargo es posible modificarlos. Por ejemplo, la reserva es de laAgencia TUI sin embargo debe facturarse a NECKERMANN, entonces habra quedefinir Master = NECKERMANN. Las instrucciones de facturacin son inalterables en el proceso de facturacin.

La reserva que hemos tomado como ejemplo es de la agencia Transeuropa reissin embargo como puede apreciarse en las Instrucciones de Facturacin su facturase har a la Entidad Abreu Faro. Si oprime[ANCLA] que aparece al lado de la cuenta Master se repite en to das lascuentas Extras las condiciones definidas en la Master. Si oprime[ANCLA] que aparece al lado de la cuenta Extra 1 se repite en la s restantes cuentas Extras las condiciones definidas en la Extra 1.

Instrucciones de Transferencia
Esta opcin permite el redireccionamiento de cargos, es decir que cuando se vaya a insertar un cargo en la cuenta que denominamos Origen se asentar automticamente en la cuenta Destino que se especifique en esta opcin: 1. Redireccionamiento de todos los cargos haca otra habitacin o cuenta extra. En el ejemplo todos los cargos se registrarn en la cuenta de la reserva 1426/2000que est en Check In. 2. Redireccionamiento de algunos cargos haca: Una sub cuenta de la propia habitacin. Otra habitacin Una Cuenta Extra En el siguiente ejemplo se est redireccionando el Bar Bebidas para la Extra 3 y laCaja de Seguridad para la Extra 2, en ambos casos de la misma habitacin.

Redireccoonamiento de todos los cargos [FIG 1] Redireccionamiento de algunos Cargos[FIG 2]

figura 1 y fig 2

Consulta de Reservas F 7
La Consulta de Reservas se ha rediseado para esa nueva versin, para que desde una sola pantalla puedan efectuarse las operaciones de uso frecuente en la recepcin, tales como: 1. Consulta y/ Modificacin de los datos de la Reserva 2. Insertar una Reserva Individual 3. Insertar una Reserva de Grupo 4. Cancelar una o varias Reservas 5. Check In de Habitaciones y de Huspedes 6. Check Out de Habitaciones y de Huspedes 7. Registro de Huspedes 8. Cancelar Check In 9. Cancelar Check Out 10. Cierre de Cuenta Corriente 11. Reabir Cuenta Corriente 12. Abrir Cuenta Corriente 13. Facturar 14. Prefactura

15. Pasar a No Show 16. Cancelar el No Show 17. Extractos de Cuentas 18. Emisin de Key Pass 19. Transferir cuentas 20. Aplicar macro operaciones a una reserva o grupo de ellas 21. Pasar Reserva a Overbooking

Insertar Depsitos Anticipados

El acceso a esta opcin en por Reservas Depsitos Anticipados. En algunos hoteles la confirmacin de las reservas, fundamentalmente de clientes Directos, estar condicionada a la existencia de un Depsito Anticipado o en Garanta. Es decir que si su hotel tiene estas exigencias esta opcin le dar la posibilidad de registrar dichos cobros que pueden ser en cualquiera de las formas de pagos definidas en el sistema. La insercin de un Depsito Anticipado quedar reflejado en la ficha de la Reserva y podr ser consultado en la cuenta de esta.

El procedimiento consiste en seleccionar la Reserva, para lo cual puede auxiliarse de la opcin Consulta de Reservas que se activa oprimiendo el botn [?] Los restantes pasos son escoger la Seccin, Tipo de Cobro, la Fecha y el valor del Depsito. Por esta opcin si el deposito adelantado fue introducido cuando se registraba la reserva, se utiliza para cobrar ese deposito que estamos

introduccin. Por lo que en ambos mtodos hay necesidad de invocar esta opcin, o bien para introducir el deposito y su cobro, o bien para cobrar el deposito introducido en la opcin de insertar reserva. Tanto en esta pantalla como en la reserva cuando se visualiza el combo de pagado aparecer marcado cuando el mismo ya fue cobrado.

Exportar a un fichero
Con esta opcin que posibilita exportar hacia un fichero deformato txt las reservas seleccionadas, permitiendo con el mismo el tratamiento delas mismas por otros productos, tal y como es el caso del programa deidentificacin de tarjetas magnticas.

RECEPCION
Captulo 5: Check In El acceso a esta opcin puede efectuarse por los siguientes caminos: 1. Recepcin Check In 2.Oprimir la teclaF8 3. Oprimir el botn [avin check-in] Procedimiento para efectuar el Check In 1. Seleccionar en la pantalla la reserva a la que le queremos hacerle el Check In. 1.1. Especifique los datos que conoce de la reserva y oprima el botn [BUSCAR] 1.2. Si no especifica ninguna condicin el resultado de la bsqueda son todas las reservas con Entrada = Hoy pendientes de Check In. 1.3. La reserva debe tener asignada una habitacin. Para atribuirle una habitacinpresione el botn [VISUALIZAR] Remtase al Captulo 2: Reservas Insertar una Reserva Individual Atribuir un Nmero de Habitacin . 2. Oprimir el botn[CHECKIN] y se muestra la siguiente pantalla con datos generales de la reserva. 3. Oprima el botn [CONFIRMAR] 4. En la pantalla que aparece a continuacin debe especificar el Apellido,Nombre, Nacionalidad, Tipo y Nmero de Documento de los huspedes de lareserva, adems es necesario definir quin es el Titular

4.1. El sistema asume que se le har el Check In a todos las personas definidas en lareserva por lo que siempre aparece la casilla Check-In activada. Si alguien vaa entrar ms tarde u otro da desactivamos esta casilla. 4.2. En el ejemplo anterior a los dos pax se le har el Check - In. 5. Oprimir el botn

Tratamiento de los No Show

Posibilita la cancelacin de la reserva por el concepto de No Show. Esta se ejecutaoprimiendo el botn [NO SHOW] Fecha Creacin: Fecha cuando se creo la reserva Fecha No Show: Fecha cuando se pasa a este estado. Usuario: Se muestra el usuario que creo la reserva y quien la esta pasando a No Show Garantizado: Si deseamos que la reserva este disponible para realizarle el Check In en los prximos das se debe especificar un valor mayor a uno, lo cual significa que pasara a pendiente de Check In a los siguientes das. Esto es til cuando conocemos que la reserva por algn motivo entrara al siguiente da y la deseamos tener disponible para ese da. Facturar: Se marca si este No Show lleva facturacin o no Fin de la Garanta: Fecha hasta donde estar este No Show disponible para realizarse Check In.Si por el contrario despus deseamos cancelar este No Show Oprimimos el botnsiguiente:[CANCELACION NO SHOW]

Anulacin de Check In
1. Entrar a la opcin Consulta de Reservas oprimiendo el botn 2. Definir los criterios de bsqueda Estado = Check In, N Aloj y Entrada =Hoy 3.Oprimir el botn [BUSCAR] 4. Seleccionar la reserva 5. Oprimir el botn [ > ] para pasar al segundo bloque de botones 6. Oprimir el botn [FLECHA ARRIBA] el que solo se habilitar si la reserva seleccionada corresponde a un Check In de Hoy. 7. Al confirmar la cancelacin del Check In se valida que la cuenta no tenga saldo pendiente y en caso de tenerlo se muestra el siguiente mensaje:

8. Si se confirma la cancelacin la reserva pasa a Estado = Reserva

Captulo 6: Overbooking
Como norma el hotel se sobre vende para tratar de garantizar un por ciento deocupacin aceptable, a partir de que casi siempre existen clientes No Show o secancelan reservas. Esto es un riego que el hotel corre y para el cual debe estarpreparado. Se conoce como Overbooking la situacin en que el hotel est sobre vendido y elproceso relacionado con el desvo hacia otros hoteles de los clientes a los que no esposible asignarle una habitacin.

Pasar Reserva a Overbooking

1. Entrar a la opcin Consulta de Reservas oprimiendo el botn [BUSQUEDA (LUPA)] 2. Se selecciona la reserva a desviar y se oprime el botn [OVERBOOKING] 3. Es posible especificar el Hotel y la Habitacin destino. 4. Si es necesario que la reserva desviada rente diariamente es necesario marcar lacasilla Asientos Ingresos

Nota: Las reservas en Overbooking tienen Situacin = Check-In

Check In a clientes desviados por Overbooking

1. Entrar a la opcin Consulta de Reservas oprimiendo el botn [BUSQUEDA] 2. Para poder seleccionar la reserva que fue desviada y retornar los clientes alhotel deben definirse los siguientes criterios de bsqueda: EN OVERBOOKING ESTADO CHECK-IN

3. Oprimir el botn [BUSCAR] 4.Se selecciona la reserva que est en Overbooking y se oprime el botn [CHECK-IN] 5. Se pide una confirmacin para efectuar el Check In. [SI O NO]

Vas para conocer las habitaciones / clientes en

Overbooking 1.Reportes Huspedes Overbooking: Se obtiene el Listado de Huspedes OVERBOOKING 2.Consulta de Reservas Oprima el botn de la Barra de Herramientas

 Definir los criterios de bsqueda Oprimir el botn Captulo 7: Plannings Planning de Habitaciones El diseo del Planning de Habitaciones pretende que desde esta pantalla puedanefectuarse todas las operaciones bsicas de la recepcin de un hotel: Check In,Check Out, Consultar y/o modificar los datos de una reserva, Consultar la CuentaCorriente de la Habitacin, Facturas tradicionales y Anticipadas y Anular unareserva.El acceso a esta opcin puede efectuarse por uno de los siguientes caminos: 1. Reservas Plannings Habitaciones 2. Oprimir la tecla F3 3. Oprimir el botn

Aspectos Generales del Planning de Habitaciones 1. Las filas corresponden a las Habitaciones (Nmero y tipo) y las columnas a losDas. 2. Cada reserva ocupar en el Planning el espacio correspondiente a los das quepernoctan los huspedes en el hotel (Entrada y Salida 1). 3. Se muestran 40 das en la pantalla, inicialmente en el centro aparece el da detrabajo de NewHotel (en el ejemplo es el 12/10/98) y 19 das hacia delante y 20hacia atrs. 4. Los botones permiten el desplazamiento en el tiempo y [FLECHA ARRIBA-FLECHA ABAJO] entre las habitaciones del hotel. 5. El planning est compuesto de dos bloques divididos por una lnea de color gris. 5.1. Bloque superior: Reservas que tienen un nmero de habitacin asignado. 5.2. Bloque inferior: Reservas que no tienen una habitacin asignada 5.3. Ambos bloques tienen su propio botn que permite refrescar lainform acin en pantalla. 6. Al posicionarnos con el mouse encima de una reserva podemos obtener lasiguiente informacin: 6.1. El cursor puede tener tres valores:

Reservas con Entrada >=Hoy que pueden cambiarse de habitacin en esta opcin. Reservas con Entrada < Hoy que no pueden cambiarse de habitacin por esta opcin. Habitaciones inactivas. 6.2. Oprimiendo el clic derecho del mouse aparecen las siguientes opciones (sehabilitarn los botones segn el estado actual de la reserva): pero si se presiona clic derecho en casillas sin reserva, se permite insertaruna reserva individual o de grupo o pasar una habitacin a inactiva. Deigual manera si al dar doble clic encima de una habitacin en estadoinactiva, permite visualizar su estado y cambiar los periodos.

6.3. En la lnea gris que divide el bloque superior y el inferior aparecen datoscomo: Fecha de Entrada, Nmero de la Reserva, Nombre del Titular, Tipode Habitacin, Nmero de la Habitacin, Fecha de Llegada y ltimo da enque dormirn los huspedes en la habitacin (Fecha de Salida 1). Asignacin o cambio de habitacin mediante el Planning El cambio de habitacin en esta opcin es posible si los clientes de la reserva anno han dormido en el hotel, es decir que tienen una Entrada >= Hoy. Sialseleccionar una reserva el cursor adopta la forma [ CRUZ ] es posible hacer el cambiode habitacin por esta va. La asignacin de habitaciones consiste en trasladar (drag and drop) una reservadel bloque inferior hacia la lnea correspondiente a la habitacin que queremosasignarle en el bloque superior.

Existen dos condiciones que debe cumplir la habitacin destino para que seaposible tanto el cambio como la asignacin de una habitacin por esta opcin: quesea del mismo tipo que la habitacin origen y que se encuentre libre todos los dasde la estancia de los clientes de la reserva. El procedimiento en ambos casos consiste en oprimir el clic izquierdo del mouse encima de la reserva y arrastrarla hacia la habitacin destino. Se ha habilitado la facilidad de mostrar una ventana en el bloque de botones de la pantalla donde, en la medida que estamos trasladando la reserva, se muestran la Fecha de Entrada, Fecha de Salida y N de la Habitacin del origen y el destino, tal como se muestra a continuacin

Planning de Habitaciones Disponibles El acceso a esta opcin puede efectuarse por uno de los siguientes caminos: 1. Reservas Plannings Habitaciones Disponibles 2. Oprimir el botn

Aspectos Generales del Planning de Habitaciones Disponibles 1. En las filas aparecen los Tipos de Habitaciones existentes. La ltima filacorresponde al Total de las Habitaciones del hotel. 2. Se muestran 10 das en la pantalla. Cada da ocupa dos columnas, la 1eracolumna muestra en verde las habitaciones libres y la 2da columna muestra enrojo las habitaciones reservadas. 3. Las columnas de los fines de semana tienen color gris. 4. Los botones permiten el desplazamiento en el tiempo sinrestricciones. 5. Si en la columna de habitaciones libres aparece un nmero negativo quiere decir que existe overbooking. Ejemplo: -2 implica que existe un overbooking de 2habitaciones. Planning Previsin de Disponibilidades El acceso a esta opcin puede efectuarse por uno de los siguientes caminos: 1. Reservas Plannings Habitaciones Disponibles 6. En las filas aparecen los Tipos de Habitaciones reservadas, confirmadas o no,las libres, los alloments pendientes de satisfacer, etc. La ltima fila correspondeal Total de las Habitaciones del hotel, segn cada concepto. 7. Se muestran un rango de fechas a seleccin del cliente en la pantalla. Cada daocupa 3 columnas, la 1era columna muestra las reservas confirmadas, la 2da lasreservas no confirmadas y la ultima las habitaciones libres. 8. Las columnas de los fines de semana tienen sombra hasta el dia de la semana.

9. Si en la columna de habitaciones libres aparece un nmero negativo quiere decirque existe overbooking. Ejemplo: -2 implica que existe un overbooking de 2habitaciones