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Taller en Clase

La gestión documental optimiza el almacenamiento y facilita la digitalización de documentos, eliminando la necesidad de espacio físico y mejorando la accesibilidad. Permite a los profesionales acceder a información de manera rápida y eficiente, lo que mejora la toma de decisiones. Además, asegura el control y la rastreabilidad de los datos almacenados, lo que es fundamental para la organización empresarial.

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La gestión documental optimiza el almacenamiento y facilita la digitalización de documentos, eliminando la necesidad de espacio físico y mejorando la accesibilidad. Permite a los profesionales acceder a información de manera rápida y eficiente, lo que mejora la toma de decisiones. Además, asegura el control y la rastreabilidad de los datos almacenados, lo que es fundamental para la organización empresarial.

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TEMA

CUALES SON LOS BENEFICIO DE LA GESTION DOCUMENTAL

TALLER EN CLASE

ELABORADO
VIANETH SOLANO

MODULO
REGISTRAR INFORMACIÓN

PROFESOR
ALEX MENDOZA

POLITECNICO DE MEDELLIN
1. La gestión documental garantiza que el almacenamiento de los documentos utilizados

en la empresa serán ejecutados, optimizando.

2.En la gestión documental, éstos se digitalizan. Esto elimina la necesidad de un espacio

físico para archivarlos, el proceso de búsqueda es más fácil, ya que sólo es necesario

utilizar la función de búsqueda para buscar un determinado documento, los

documentos están protegidos contra el eventual borrado accidental e incluso si esto

ocurre, es posible recuperar el archivo.

3.Otra ventaja de la gestión documental es su accesibilidad. Todas las personas con

autorización pueden acceder a los documentos de la empresa desde cualquier lugar,

mediante soluciones en la nube.

4.las empresas deben definir cómo serán ,catalogados e identificados los datos. Nombrar los
archivos y carpetas, determinar en cuáles herramientas o servidores se archivarán son procesos
fundamentales en cualquier organización.

5.Los profesionales que tienen acceso a los datos y las informaciones pueden tomar

decisiones con mayor rapidez y eficiencia. La gestión documental facilita la

localización de la información y los modelos que pueden utilizarse en la ejecución de

las tareas. Los datos organizados y disponibles se rastrean fácilmente, lo que mejora

las definiciones y permite aplicar mejoras.


6.Una de las actividades de la gestión de documentos es evaluar los documentos para

identificar su peso e importancia para la empresa. Esto elimina los archivos que no son

necesarios o que están duplicados.

7.Los documentos almacenados en la nube son más fáciles de controlar porque el

propio sistema crea informes de almacenamiento, alteración y eliminación. Así, nadie

puede modificar cualquier dato sin dejar rastros. En el ámbito físico no es posible tener

esta rastreabilidad. Por lo tanto, es importante revisar de vez en cuando la ubicación

de esas informaciones.

8.Una base de datos es un local de almacenamiento de informaciones valiosas

sobre tus clientes que resultan relevantes para tu negocio.

9.Algunas informaciones acerca de las personas (saber quiénes son, sus datos

personales como email, teléfono y dirección.

10.Muchas empresas cometen el error de no centralizar las informaciones en una

única base. Existen varios programas y aplicaciones que gestionan la base de

datos, busca elegir el que tenga mejor costo-beneficio para tu empresa y que, por

otra parte, se ajuste a tus necesidades concretas.

11.Por otra parte, la falta de mantenimiento, seguimiento y métricas de control,

pueden generar una gran complicación para tu organización, afectando tus

procesos e impactando prácticamente todas las áreas.

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