EVALUACIÓN

Nombre asignatura
Herramienta para la
comunicación social
Semana 8
Nombre del estudiante:
Cristian rojas
Fecha de entrega:27/07/23
Carrera:
Ingeniería industrial
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DESARROLLO:
1. Piensa en alguna situación familiar o laboral que consideres que se podría
mejorar, con acciones concretas en un plazo determinado.
Situación: Mejorar la colaboración y coordinación en un equipo de proyecto en el trabajo.

Redacta la situación: Actualmente, en nuestro equipo de proyecto, nos enfrentamos a desafíos en

la colaboración y coordinación entre los miembros. Existe una falta de claridad en las tareas
asignadas, dificultades para compartir actualizaciones y avances, y esto ha llevado a retrasos en la
entrega de resultados. Además, la comunicación se ha vuelto fragmentada y poco efectiva, lo que
afecta el rendimiento general del equipo.

Oportunidades de mejora:

Implementar una herramienta de gestión de proyectos para un seguimiento más efectivo de las
tareas y plazos.
Establecer reuniones periódicas para compartir avances y desafíos.
Fomentar una cultura de comunicación abierta y transparente en el equipo.
Propuesta de soluciones:

1) Seleccionar y adquirir una herramienta de gestión de proyectos que se ajuste a las necesidades
del equipo y capacitar a todos los miembros para su uso. Involucrados: Líder del equipo, miembros
y equipo de TI. Plazo: 2 semanas.

2) Realizar una reunión de lanzamiento de la herramienta de gestión de proyectos para explicar su

funcionamiento y beneficios. Involucrados: Líder del equipo, miembros. Plazo: 1 día después de la
adquisición.

Establecer reuniones semanales para revisar el progreso de las tareas, identificar desafíos y brindar
oportunidades para la retroalimentación y sugerencias. Involucrados: Todos los miembros del
equipo. Plazo: Reuniones semanales a partir de la próxima semana.

Organizar una sesión de capacitación sobre comunicación efectiva para el equipo, enfocándose en
técnicas de escucha activa y retroalimentación constructiva. Involucrados: Líder del equipo,
miembros y facilitador de la capacitación. Plazo: 3 semanas.

Implementar estas soluciones permitirá mejorar la colaboración y coordinación dentro del equipo
de proyecto en un plazo determinado, lo que resultará en un trabajo más eficiente, entrega
oportuna de resultados y una mejor experiencia para todos los miembros del equipo.

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2. Redacta la situación actual.

En nuestro equipo de proyecto, enfrentamos una serie de desafíos que están afectando
negativamente nuestra colaboración y coordinación. Actualmente, existe una falta de claridad en
las tareas asignadas a cada miembro del equipo, lo que ha llevado a duplicación de esfuerzos y
retrasos en la entrega de resultados. La comunicación entre los miembros se ha vuelto
fragmentada y poco efectiva, lo que dificulta la obtención de actualizaciones y avances sobre el
progreso del proyecto.

Además, la falta de una herramienta de gestión de proyectos adecuada ha generado confusión en

cuanto a los plazos y responsabilidades de cada miembro. Esto ha llevado a situaciones en las que
algunos miembros se sienten desbordados por la carga de trabajo, mientras que otros tienen
capacidad ociosa.

Las reuniones del equipo han sido poco frecuentes y no se han establecido espacios adecuados
para compartir avances y desafíos. Como resultado, la falta de retroalimentación y discusión
conjunta ha impedido que el equipo tome decisiones más informadas y ágiles.

Esta situación está impactando negativamente en la moral y motivación de los miembros del
equipo, quienes sienten que sus esfuerzos no están siendo reconocidos y que no tienen una visión
clara del panorama general del proyecto.

En resumen, la actual falta de colaboración y coordinación está afectando el rendimiento general

del equipo y la calidad de los resultados entregados. Es evidente que se requiere una mejora en la
forma en que nos comunicamos y trabajamos juntos para lograr los objetivos del proyecto de
manera más efectiva y eficiente.

3. Identifica oportunidades de mejora.

Oportunidades de Mejora:

Implementar una herramienta de gestión de proyectos: La adopción de una plataforma de gestión

de proyectos permitirá tener una visión clara de las tareas asignadas, los plazos de entrega y los
responsables de cada actividad. Esto ayudará a evitar duplicación de esfuerzos, mejorar la
asignación de recursos y mantener un seguimiento más efectivo del avance del proyecto.

Establecer reuniones regulares de seguimiento: Programar reuniones periódicas en las que todos
los miembros del equipo puedan compartir sus avances, desafíos y preocupaciones. Estas
reuniones proporcionarán una oportunidad para discutir posibles soluciones, alinear objetivos y
mantener a todos informados sobre el progreso general del proyecto.

Fomentar una comunicación abierta y transparente: Promover una cultura de comunicación

abierta y honesta en el equipo, donde se alienten las opiniones y sugerencias de todos los

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miembros. Esto creará un ambiente propicio para el intercambio de ideas y la resolución conjunta
de problemas.

Definir roles y responsabilidades claras: Establecer roles y responsabilidades específicas para cada
miembro del equipo, de modo que todos sepan exactamente qué se espera de ellos y cuál es su
contribución al proyecto. Esto evitará confusiones y garantizará que cada persona se enfoque en
sus tareas clave.

Capacitación en habilidades de comunicación: Brindar capacitación en habilidades de

comunicación efectiva a todos los miembros del equipo. Esto incluirá técnicas para expresarse de
manera clara y concisa, escuchar activamente a los demás y manejar conflictos de manera
constructiva.

Reconocimiento y apreciación: Implementar un sistema de reconocimiento y apreciación para

destacar los logros y esfuerzos de cada miembro del equipo. Esto motivará a los colaboradores y
reforzará un sentido de pertenencia y compromiso con el proyecto.

Fomentar la participación en la toma de decisiones: Involucrar a todos los miembros del equipo en
la toma de decisiones importantes relacionadas con el proyecto. Esto generará un mayor sentido
de responsabilidad y empoderamiento en cada miembro y fomentará una mayor dedicación al
éxito del proyecto.

Al abordar estas oportunidades de mejora, esperamos mejorar significativamente la colaboración y

coordinación dentro del equipo de proyecto, lo que se traducirá en un mayor rendimiento,
resultados de mayor calidad y un ambiente laboral más positivo y motivador.

4. Propón y describe soluciones (1 o más para cada oportunidad de mejora detectada).

1) Implementar una herramienta de gestión de proyectos:

Solución: Seleccionar e implementar una plataforma de gestión de proyectos que se adapte a las
necesidades y tamaño del equipo. Se puede optar por herramientas como Trello, Asana o
Microsoft Project. Esta herramienta permitirá crear listas de tareas, asignar responsables,
establecer fechas de vencimiento y monitorear el progreso de cada tarea de manera visual y
organizada. Además, se debe proporcionar capacitación a todos los miembros del equipo para
asegurarse de que sepan cómo utilizar eficientemente la herramienta.

2)Establecer reuniones regulares de seguimiento:

Solución: Programar reuniones semanales o quincenales con el equipo para revisar el avance del
proyecto. Estas reuniones deben tener una estructura clara y enfocarse en compartir
actualizaciones, identificar posibles obstáculos y tomar decisiones para resolver problemas. Se
debe designar un líder de reunión que mantenga el orden y asegure que todos tengan la
oportunidad de expresar sus ideas y preocupaciones.

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3) Reconocimiento y apreciación:
Solución: Establecer un sistema de reconocimiento y recompensas para destacar los logros
individuales y colectivos del equipo. Esto puede incluir premios, reconocimientos públicos o
incentivos especiales. También se pueden celebrar los hitos importantes del proyecto y agradecer
a todos los involucrados por su dedicación y esfuerzo.

5. A cada solución asigna un plazo e involucrados.

Solución 1: Implementar una herramienta de gestión de proyectos.

 Plazo: Seleccionar la herramienta dentro de los próximos 7 días y comenzar la
implementación inmediatamente. Se espera que esté completamente implementada y que
todos los miembros del equipo estén capacitados en su uso dentro de las próximas 2
semanas.
 Involucrados: Todos los miembros del equipo participarán en la selección de la herramienta
y recibirán capacitación en su uso. El líder del proyecto será responsable de liderar la
implementación y asegurarse de que todos estén familiarizados con la herramienta.
Solución 2: Establecer reuniones regulares de seguimiento.
 Plazo: Comenzar las reuniones de seguimiento dentro de los próximos 3 días y
programarlas de manera recurrente cada semana.
 Involucrados: Todos los miembros del equipo participarán en las reuniones de seguimiento.
El líder del proyecto será el responsable de coordinar y liderar las reuniones.
Solución 3: Fomentar una comunicación abierta y transparente.
 Plazo: Implementar la política de puertas abiertas de inmediato. Organizar la primera sesión
de brainstorming en los próximos 5 días.
 Involucrados: Todos los miembros del equipo deben participar activamente en las sesiones
de brainstorming y tener acceso a la política de puertas abiertas. Los líderes y supervisores
deben ser ejemplo de comunicación abierta y alentar a los demás a compartir sus ideas y
preocupaciones.
Solución 4: Definir roles y responsabilidades claras.
 Plazo: Documentar y comunicar los roles y responsabilidades dentro de los próximos 2 días.
Asegurarse de que todos los miembros del equipo comprendan sus funciones específicas.
 Involucrados: El líder del proyecto será responsable de definir los roles y responsabilidades
junto con el equipo. Todos los miembros del equipo deben participar en la revisión y
comprensión de sus funciones.
Solución 5: Capacitación en habilidades de comunicación.
 Plazo: Programar y realizar talleres de capacitación dentro de las próximas 4 semanas.
Continuar con la práctica y aplicación de las habilidades adquiridas en el día a día.
 Involucrados: Todos los miembros del equipo deben participar en los talleres de
capacitación. Los líderes y supervisores también deben asistir y apoyar el desarrollo de las
habilidades de comunicación del equipo.
Solución 6: Reconocimiento y apreciación.
 Plazo: Implementar el sistema de reconocimiento y recompensas de manera continua a lo
largo del proyecto, destacando logros significativos y contribuciones sobresalientes.
 Involucrados: Todos los miembros del equipo serán partícipes del sistema de
reconocimiento. Los líderes y supervisores serán responsables de identificar y reconocer los
logros individuales y colectivos.
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Mejora del proceso de comunicación interna en una empresa

En nuestra empresa, hemos identificado que el proceso de comunicación interna no es eficiente
y ha generado problemas de coordinación entre los diferentes departamentos y equipos. Los
empleados se quejan de la falta de información oportuna y clara, lo que afecta la productividad y
el trabajo en equipo. Además, notamos que las reuniones son poco efectivas y no se aprovechan
al máximo.

Oportunidades de Propuesta de Involucrados Plazo

mejora soluciones
1. Mejorar la 1.a) Implementar un Departamento de 1.a) Contratación y
transparencia y la sistema de atención al cliente. capacitación de
frecuencia de la comunicación interna personal: 2 meses.
comunicación interna. basado en
plataformas digitales 1.b) Implementación
que permita del sistema de gestión
compartir información de tickets: 1 mes.
de manera rápida y
accesible para todos
los empleados.
1.b) Establecer una
política de
comunicación
transparente y
frecuente por parte
de los líderes y
directivos de la
empresa.
2. Facilitar el acceso a 2) Crear una intranet Departamento de 2) Desarrollo de
la información donde los empleados marketing y material de marketing
relevante para todos puedan acceder a comunicación. y actualización del
los empleados. documentos y sitio web: 1 mes.
recursos importantes,
como manuales,
políticas, y
procedimientos.
3. Optimizar el 3) Capacitar a los Personal de 3) Establecimiento del
formato y la líderes y empleados operaciones y servicio programa de
organización de las en técnicas de al cliente. seguimiento post-
reuniones para que reuniones efectivas, servicio:
sean más productivas. establecer agendas Inmediatamente
claras, asignar después de la
responsabilidades y implementación del
hacer seguimiento de sistema de gestión de
los acuerdos tickets.
alcanzados.
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Ítem II:
1. Selecciona una de las soluciones o sugerencias de mejoras detectadas en el caso anterior. 2.
Para ella, redacta una propuesta de elevator pitch que contenga los 7 pasos revisados en los
contenidos de esta semana. 3. Para diferenciar cada paso, puedes hacerlo utilizando una tabla
con 7 filas, similar a este modelo:

Paso Redacción
1 ¿Sabías que nuestra empresa está enfrentando desafíos en la comunicación interna que
afectan nuestra eficiencia y trabajo en equipo?
2 Actualmente, la falta de transparencia y frecuencia en la comunicación ha generado
problemas de coordinación entre los departamentos y equipos. Además, las reuniones
son poco efectivas y no se aprovechan al máximo.
3 Pero aquí viene la oportunidad de mejora: vamos a implementar un sistema de
comunicación interna basado en plataformas digitales que permitirá compartir
información de manera rápida y accesible para todos los empleados.
4 Con esta solución, se mejorará significativamente la transparencia y la frecuencia de la
comunicación. Todos los empleados podrán acceder a la información relevante en
tiempo real, lo que facilitará la toma de decisiones informadas y eficientes.
5 Además, crearemos una intranet donde se almacenarán documentos y recursos
importantes, como manuales, políticas y procedimientos, al alcance de todos. Esto
optimizará la gestión de información y evitará pérdida de tiempo en la búsqueda de
documentos.
6 Para garantizar reuniones más efectivas, capacitaremos a los líderes y empleados en
técnicas de reuniones productivas, estableceremos agendas claras y seguiremos de
cerca los acuerdos alcanzados.
7 ¡Con esta iniciativa, potenciaremos la comunicación interna y fortaleceremos nuestro
equipo, mejorando así nuestra productividad y el ambiente laboral! ¡Únete a esta
transformación y juntos construyamos un futuro más eficiente y colaborativo!

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REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS

. https://publications.iadb.org/publications/spanish/document/El_futuro_del_trabajo_en_Am
%C3%A9rica_Latina_y_el_Caribe_Una_gran_oportunidad_para_la_regi%C3%B3n_versi
%C3%B3n_para_imprimir.pdf
https://elibro.net/es/ereader/iacc/57657
https://elibro.net/es/ereader/iacc/173406