Preguntas para entrevistar al encargado de Registro. 1. Saben lo que es un sistema de informacin? 2. Existe en esta institucin un sistema de informacin? 3.

Ahora que saben lo que es un sistema de informacin que piensa acerca de aplicar uno en esta institucin? 4. Cmo realizan el registro de estudiantes? 5. Existen informes de matriculas detallada y dividida cuando son estudiantes de nuevo ingreso o reingreso? 6. Cmo guardan datos/informacin personal de estudiantes? 7. Cmo controlan las notas de los estudiantes? 8. Cmo realizan los informes de las notas de los estudiantes? 9. Cunto tiempo tardan en realizar un informe de notas? 10. De qu forma realizan la asignacin de N de carnet a los estudiantes? 11. Con cuntos equipos computarizados cuentan actualmente? 12. Qu medidas de seguridad aplicables para su informacin poseen? 13. Para guardar los datos o informacin estudiantil utilizan algn medio o programa computarizado? 14. Qu garanta existe de que las notas e informes de pagos o cualquier otra informacin no es alterada? 15. Cmo controlan quien o que persona almaceno/recepciono el ltimo pago o el ltimo registro? 16. Qu pasa con los datos o informacin de estudiantes retirados? 17. Cmo verifican la cantidad de alumnos activos? 18. De qu forma visualizan el total de estudiantes matriculados en el programa de estudio? 19. Cmo y dnde almacenan los documentos de los alumnos? 20. Para corregir una nota equivocada como y quien la realiza? 21. Cunto tiempo tardan en verificar un prerrequisito de una materia que llevara el alumno en el programa de estudio? 22. Cmo realizan el proceso u operacin anterior? 23. Las informaciones de carreras, documentos, notas o cualquier otro elemento que tenga relacin con el alumno; de qu forma estn almacenados o divididos para realizar cierto proceso (cualquiera refererente al momento de una bsqueda o confirmacin de algo)?

24. Cree usted que el rea de registro cuenta con las condiciones adecuadas para realizar dicho proceso? 25. Qu tipo de problemas se le presentan en el momento de realizar inscripcin de clases? 26. Qu tipo de problemas se le presentan al momento de hacer un registro nuevo?

Diagnostico Descripcin de la institucin y los problemas: La universidad popular de Nicaragua (Uponic) sede Uponic Carazo actualmente establecido en san marcos se encuentra ubicada del parque central 2c al sur, esta institucin hoy en da cuenta con 13 profesionales como personal de trabajo de las cuales 8 son maestro, tres se encuentran en el rea de registro y se encargan del control acadmico, registro de nuevo ingreso y reingreso, otro se encuentra en el rea de caja y uno en el rea de cartera y cobro. Esta institucin actualmente cuenta con una computadora la cual se encuentra en registro y las dems funciones se realizan de forma manual y los registros que se realizan son guardado en una hoja de clculo de Excel, por lo tanto esta institucin tiene muchos problemas sobre todo con los alumnos de reingreso ya que las notas se desaparecen y los estudiantes tienen que volver a llevar las mismas clases, los alumnos tambin tiene problemas a la hora de hacer pagos ya que para realizarlos necesitan ir a cartera y cobro para que le emitan una autorizacin de pago, luego ir a caja a pagar y regresar a cartera y cobro para que manualmente le archiven el pago realizado. Definicin del problema. En la institucin antes mencionada se ha aplicado la metodologa de recopilacin informtica atreves de la entrevista la cual ayudo a la visualizacin de los problemas en sus operaciones y procesos. Segn el diagnostico realizado:

Tenemos que al momento de almacenar la informacin de los estudiantes esta la realizan en una hoja de clculo de Excel 2003 en el rea de registro con una sola maquina y una persona esto provoca que: El proceso de inscripcin de clases sea demorado y no seguro. El proceso de registro de nuevo ingreso y reingreso se demore y en algunos casos se pierda la informacin. Ya que: Estos procesos se almacenan de manera manual y no automatizada ya que no cuentan con un sistema de informacin; ni; existe una red que permita realizar o visualizar los procesos desde cualquier punto del departamento o direccin. Al efectuarse las inscripciones y matriculas de forma manual: Se producen muchos atrasos y los estudiantes permanecen largos periodos de tiempo. Se realizan bsquedas de archivos, informes, reportes y matriculas manuales provocando periodos largos de bsqueda y por consiguiente trabajar fuera de su periodo laboral (extras). Se realizan movimientos innecesarios como es el proceso de pago ya que el estudiante tiene que pasar primero por cartera y cobro antes de ir a caja para que se le emita una orden luego va a caja y se dirige de nuevo a cartera y cobro otra vez que sea registrado como que cancelo.

Requerimientos del sistema de informacin (SIRA) Para la elaboracin de un Sistema Automatizado del Registro Acadmico de la UPONIC (Universidad popular de Nicaragua) debemos considerar las Funciones: 1.Matrcula del estudiante 2.La Inscripcin del estudiante en un curso, clase o asignatura 3.Las Calificaciones de Cursos Inscritos 4.Modalidad de Estudio 4.Carreras que ofrece la Universidad

5.Cursos como objetos individuales caracterizados por: asignaturas, docente, participantes y fecha de inicio y fin del curso. 6.Informacin Financiera del Alumno que se vierte del Departamento de Cartera y Cobro

El Sistema llevar un control detallado desde el momento en que se decide cuales sern las carreras a impartir en ese ao. La coordinacin de la carrera, analizar cules sern las asignaturas para cada una de las carreras y los cursos, esta informacin ser almacenada para tener un control ms prctico y seguro de los datos. Esta misma coordinacin seleccionar a los docentes que impartirn las

asignaturas y cursos, durante este proceso de seleccin se crearn un almacenamiento de Datos, que contendr: las carreras, informacin general del Docente, la asignatura o curso que se le ha asignado, fecha de inicio y fecha de finalizacin de los cursos, Para el Registro Acadmico tomamos como punto de partida la matrcula del estudiante, crendose de esta manera la base de datos de Alumnos Activos, ste deber presentar como requisitos:

Si es de primer ingreso Ttulo de bachiller en original y fotocopia. Dos fotos tamao carnet. Partida de nacimiento en original y fotocopia. Pago de Arancel. Llenar el formulario de solicitud.

Si no es de primer ingreso Solvencia financiera. Llenar el formulario de solicitud.

Todo lo anterior nos lleva a pasar al proceso de inscripcin de asignaturas la cual es cuatrimestralmente. El Sistema al final ser capaz de generar una serie de reportes que reflejarn la situacin acadmica del estudiante como: Reportes de notas, Constancias de Estudio y otros.

El Sistema para su implementacin se dividir en tres sub-proyectos o sub mdulos que realizarn diferentes tareas como: Proceso de Matrcula del Estudiante. Proceso de Inscripcin del Estudiante. Proceso de Registro de las Calificaciones y Datos Acadmicos del Alumno.

Estos Sub Proyectos sern software que estar interconectado a travs de una Red y proporcionarn informacin necesaria para que esta sea procesada y se elaboren los reportes y documentos que el alumno o cualquier instancia la solicite. El SIRA tiene que almacenar informacin relacionada a los estudiantes. Nombre, nmero de carnet, edad, sexo, fecha de nacimiento, direccin actual. Controlar las materias impartidas con sus datos: profesor, aula, cdigo, modalidad. Controlar la inscripcin de materias estudiantil, nmero de carnet, nombre y apellido, carrera, modalidad, materia, profesor, requisitos. Deber registrar datos del estudiante como: nombre y apellido, direccin, sexo, edad, carrera, fecha de ingreso, modalidad. Tendr que generar facturas de pago del estudiante: nmero de carnet, nombre y apellido, semestre, fecha (da, mes, ao, hora), carrera y grupo. Deber generar una tabla de clases ofertadas para cada semestre con sus requisitos: de materia por cdigo, nombre, grupo y modalidad.

Debe de ser fcil de manejar y de rpido procesamiento. Debe ser capaz de permitir actualizar datos de los estudiantes, y pagos (saldos, moras, abonos, Becas). Generar certificados de notas como constancias de las mismas tambin. Registrara las notas emitidas por los maestros. Generar esquelas de clases que llevara durante el cuatrimestre.

Descripcin del sistema de informacin Sistema de informacin registro acadmico En base a la situacin actual planteada en el punto anterior se desarrollara el sistema SIRA tomando en cuenta que debe de automatizar las operaciones realizadas en registro, caja y control de docencia permitiendo el manejo de grandes flujos de informacin; facilitando que las operaciones y transacciones se registren automticamente al momento de ocurrir; es decir; que los estudiantes puedan llegar al rea de registro (en donde la informacin se tendr que manejar de forma local pero tambin de manera distribuida y centralizada) y realizar su tramite desde cualquier punto del departamento ya que se implementara el funcionamiento de las maquinas en red atrvez de un servidor para lo que se requiere implementar mecanismos de respaldos y administracin de datos tales como replicas u otro mecanismo avanzado que pueda en la plataforma tecnolgica de la institucin. Para la plataforma de desarrollo del SIRA se tomara en cuenta el desarrollo tecnolgico actual y los diferentes mecanismos de recuperacin ante posibles fallos. Tendr que estar desarrollado en una plataforma de alto nivel y fcil utilidad para los usuarios basado en un modelo cliente/servidor considerando las tcnicas y herramientas de esta generacin.