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residencia de control escolar

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es un proyecto de residencia sobre un control escolar
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Instituto Tecnológico Superior de Huetamo

INFORME FINAL DE RESIDENCIA PROFESIONAL “SISTEMA DE CONTROL ESCOLAR ADMINISTRATIVO”

RESIDENTES NOMBRE
RODRIGUEZ MARTINEZ JONATHAN

No. CONTROL CARRERA
04070045 ISIC

EMPRESA DONDE SE REALIZO “UNIVERSIDAD VICENTE GUERRERO A. C.”

ASESORES EXTERNO
INTERNO LIC. PEDRO FRANCISCO ALBARRAN ALONSO ING. ADRIAN ARELLANO GONZALEZ

Huetamo, Mich. Febrero del 2009.

CONTENIDO

Página I. Introducción II. Justificación III. Objetivos: generales y específicos IV. Caracterización del área en que participó 2 4 5 6 9 11 12 22 24 45 47 48

V. Problemas resueltos priorizados
VI. Alcances y limitaciones VII. Fundamento teórico VIII. Procedimiento y descripción de las actividades realizadas IX. Resultados X. Conclusiones y recomendaciones XI. Referencias bibliográficas Anexos

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I. INTRODUCCIÓN Un sistema de base de datos, hoy en día es una necesidad en cualquier empresa, ya que gracias a ella se realizan una infinidad de procedimientos. Ya que se considera una entidad importante donde se puede almacenar datos de manera estructurada. Con la finalidad de que los datos puedan ser administrados por algún usuario. La Universidad Vicente Guerrero, dio inicio el 7 de octubre del 2002, abriendo inscripciones y aceptando alumnos, hasta el momento hay algunos alumnos en proceso de titulación. La ubicación de la institución es Av. Lázaro Cárdenas N° 1008, en Cd. Altamirano Gro. Donde actualmente tiene a su cargo un aproximado de 116 alumnos, y con el personal capacitado para el beneficio de los alumnos ya que su lema es “Excelencia Académica Educación del Siglo XXI”. La institución cuenta con políticas en el ámbito (financiero y datos personales del alumno), pero por motivos de confidencialidad no se puede dar a conocer, ya que es una institución privada. Anteriormente la Universidad Vicente Guerrero, no contaba con ningún sistema de ayuda para el manejo de la información, para llevar el control y automatización de la institución. Sin embargo surge una necesidad muy importante, la cual consiste en implementar un software que nos permita llevar el Control de las Licenciaturas, Docentes, Alumnos, Semestres, Materias, Pagos y Calificaciones. El sistema con el que contaban anteriormente para llevar el registro de un alumno y sus calificaciones, al momento de registrarse en la institución, se hace de manera manual en una computadora, las operaciones que realiza el administrador son las siguientes:

 Llenado de una ficha de Inscripción. (registra el alumno, después borra los datos para
reutilizar el mismo formato).

 Comprobante de pago de Inscripción. (registra el alumno, después borra los datos para
reutilizar el mismo formato).

 Comprobante de pago de Colegiaturas. (registra el alumno, después borra los datos para
reutilizar el mismo formato).

 Calificaciones de Boletas, Actas de Evaluación y Kardex. (lo hacen verificando las
calificaciones entregadas por los docentes, y manualmente hacen el llenado de las Boletas, Actas de Evaluaciones y Kardex).

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Para cubrir la necesidad que tiene la institución se crea el SCEA (Sistema de Control Escolar Administrativo), con la finalidad de administrar y controlar la información, desde almacenar hasta crear los reportes utilizados por la institución. Permitiendo de esta manera mayor rendimiento en el trabajo de usuario final. En este caso el administrador que realiza todas estas operaciones es el Departamento de Servicios Escolares. Por lo que se considera que ella junto con el Jefe del Área de Control Escolar de la institución, son los únicos usuarios finales que existirán en el sistema, ya que ellos son los únicos miembros encargados de esta área, y por lo tanto tienen mayor conocimiento referente a este tipo de operaciones.

Este software es elaborado en un lenguaje de programación que se trata de Borland C++ Builder en su versión 6, además el uso de un Gestor de Base de Datos MySQL, el cual nos permite crear una Base de Datos donde nos almacena la información. También fue necesario implementar un Conector entre el lenguaje de programación y el Gestor de Base de Datos, tratándose de MySQL Connector ODBC en su versión 3.5.

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II. JUSTIFICACIÓN Anteriormente la Universidad Vicente Guerrero, realiza las Fichas de Inscripción, Comprobante de Pago de Inscripción y Colegiatura, además de la Boletas de Calificaciones, Actas de Evaluación y Kardex de manera manual, por lo que no se cumple de manera satisfactoria una de tantas necesidades con las que cuenta la institución, por ello es necesario la implementación de un nuevo software, el cual cumpla con el objetivo primordial que se requiere para el control de dicha información, permitiendo mayor comodidad y confiabilidad en la información que se maneja. El SCEA (Sistema de control Escolar Administrativo), se elaboró con la finalidad de ahorrar tiempo y trabajo específicamente en el Departamento de Servicios Escolares de la institución, ya que es ahí donde se llevan a cabo las diferentes operaciones del manejo de la información de los alumnos y sus calificaciones, y de esta manera facilitar el uso de Fichas de Inscripción, Recibos de Pagos, Boletas de Calificaciones, Actas de Evaluación y Kardex. Las Fichas de Inscripción y Recibos de Pagos son de suma importancia en la institución, ya que cada vez que se inscribe ó realiza un pago de colegiatura el alumno, el operador no tendrá que borrar los datos del alumno que registro anteriormente para volver a utilizar el mismo formato. Los reportes de calificaciones como son Boletas, Actas de Evaluación y Kardex, no tendrán que estar guardando los formatos de calificaciones de cada alumno. Ya que gracias a este nuevo software las operaciones serán mucho más fáciles y rápidas, ya que con este sistema será más eficiente realizar todas estas operaciones, lo que motivará al usuario, además de que con este sistema la institución tendrá una imagen más a la vanguardia. Otra de las razones por la que se decide elaborar este software, es con la idea de que la información sea clara, concisa y libre de errores, permitiendo además mayor seguridad en el manejo de la información. Anteriormente no se tenía la seguridad adecuada en los datos, puesto al ser llenado los formatos de manera manual, y ser guardados en archiveros, se tenía el pendiente de que algún día por motivos de descuidos, estos expedientes desaparecieran de la institución. Ahora con el uso de este nuevo software se tendrá mayor confiabilidad en los datos. Con el uso del Sistema de Control Escolar Administrativo, el operador podrá hacer el respaldo de la Base de Datos, sin la necesidad de contratar una persona especializada, y la institución se estaría ahorrando dinero y tiempo. Son algunas de las ventajas que tendrían la institución y el operador al implementar este software. Además que tiene un diseño amigable para el usuario, y es muy sencillo de utilizar.

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III. OBJETIVOS: GENERALES Y ESPECÍFICOS General

 Elaborar un Sistema de Control Escolar Administrativo para la Universidad Vicente Guerrero
A.C. en donde se registre todas las calificaciones de los alumnos, dicho sistema también administrará las colegiatura de los alumnos que estudian en la institución. El sistema emitirá reportes de Ficha de Inscripción, Pagos de Colegiaturas, Boletas de Calificaciones, Acta de Evaluación y Kardex. Logrando así agilizar las operaciones mediante un sistema computarizado, para que la información pueda ser administrada y controlada de forma automatizada por el usuario final.

Específicos  Registrar las Licenciaturas de la institución.  Llevar el registro de los Docentes que están laborando en la institución.

 Controlar las calificaciones de cada alumno.  Generar reportes de Ficha de Inscripción y Pagos de inscripción ó reinscripción, de cada
alumno en particular.

 Emitir reportes de Boleta de Calificaciones, Acta de Evaluación y Kardex, de cada alumno que
está estudiando en la institución.  Registrar los semestres de cada Licenciatura.  Registrar las materias de cada Licenciatura.

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IV. CARACTERIZACIÓN DEL ÁREA EN QUE PARTICIPÓ La Universidad Vicente Guerrero A.C. fue fundada el 07 de Octubre del año 2002, asignándose un registro en la SEG, obteniendo la clave: 12PSU0066Z, ubicándose en Av. Lázaro Cárdenas No. 1008 en Cd. Altamirano Gro. Donde actualmente se encuentra atendiendo un promedio de 163 alumnos y con un personal capacitado para el beneficio de los alumnos, ya que su lema es “Excelencia Académica Educación del Siglo XXI”. Actualmente la Universidad Vicente Guerrero A.C. esta dirigido por:

 Rector: LIC. Daniel Vega Campos.  Jefe del Área de Control Escolar: PROFR. Jorge Luis Andrade Lazos.

INTRODUCCION DE LA UNIVERSIDAD VICENTE GUERRERO A.C. La Universidad Vicente Guerrero A.C. tiene la firme VISION de ser, en una década, la Institución líder de educación superior en el Estado de Guerrero con ética, calidad, prestigio y reconocimiento, haciendo uso de los recursos científicos y tecnológicos de punta, con un crecimiento planificado y personal docente de alto nivel académico. La Universidad Vicente Guerrero A.C. tiene como MISION, formar a profesionistas competentes que sean capaces de disponer del potencial de sus recursos humanos y materiales con un alto sentido social, a fin de generar, aplicar y acrecentar el conocimiento científico y tecnológico, para contribuir al desarrollo sustentable de la región, del estado y del país, a través de la investigación, extensión y difusión del conocimiento y la cultura. Se ofertan cinco Licenciaturas que son:  Ciencias de la Comunicación.  Ciencias de la Educación.  Contaduría Pública.  Informática.  Psicología. Cuenta con una planta de 24 docentes, que brindan el servicio educativo a 163 alumnos en dos modalidades de estudio que son la Escolarizada y Semi-Escolarizada. Tiene 12 grupos en el sistema Escolarizado y 9 en el sistema Semi-Escolarizado.

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Se trabajan talleres opcionales que son:  Música.  Danza.  Tecnología Educativa, entre otros. Actualmente han egresado 68 profesionistas de las generaciones 2002 y 2003. Y en fecha próxima reciente, habrán de graduarse 33 profesionistas más de la generación 2004-2009. Se han titulado 23 egresados y 14 más están programados para la sustentación profesional en los meses de febrero y marzo del 2009. La Universidad Vicente Guerrero A.C. contribuye día con día al desarrollo armónico, educativo y profesional sustentable de la Tierra Caliente del Estado de Guerrero, parte Sur del Estado de México y Región Oriente del Estado de Michoacán. AREA EN QUE SE PARTICIPO La Universidad Vicente Guerrero A.C. cuenta con un espacio dedicado al Área Administrativa, en donde se llevan a cabo diferentes actividades Administrativas y Escolares como son: Internas Cotidianas  Asistencia del personal, docentes y alumnos.  Cobro de Colegiaturas.  Pago a Maestros. Externas Cotidianas  Pago de servicios: Luz, Teléfono, etc.  Pago de Impuestos: Estatales y Federales, IMSS, SAR, INFONAVIT. Internas Esporádicas  Rendición mensual de Estadísticas a INEGI.  Seguimiento de Servicio Social (Interno y Externo)  Seguimiento de Egresados.  Tramites de titulación (Seminarios, Exámenes Recepcionales y Títulos).

 Reportes de Evaluación a la SEG.
 Entrega de Boletas a alumnos.

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Coordinación Interinstitucional  Actividades de participación social-comunitaria (de tipo Cívico y Cultural).  Actividades de difusión y promoción para la captación de alumnos. Exactamente fue en el Área Administrativa de la Institución, con la que se presento mayor

comunicación, puesto de que ella es la que maneja todos los archivos de los alumnos como son Fichas de Inscripción, Comprobante de Pagos y Reportes de Calificaciones, y por lo tanto tiene mayor conocimiento en ese ambiente.

Figura 1.- Croquis de la Universidad Vicente Guerrero A.C.

El Área Administrativa de la Universidad Vicente Guerrero A.C. fue exactamente el área en donde se llevo a cabo el proyecto de residencia, el cual fue asignado por el Jefe del Área de Control Escolar, en apoyo del Rector de la Institución.

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V. PROBLEMAS RESUELTOS PRIORIZADOS Al observar al usuario como manejaba anteriormente la información de la institución, se detectaron varios problemas que fueron las siguientes: 1.- Uso inadecuado de la información. Para que el usuario haga todas las operaciones que se requieren necesarias en su trabajo, lo tienen que hacer manualmente en una computadora, y le es muy tedioso llevarlo a cabo, ya que la forma en que llena los formatos de Fichas de Inscripción, Comprobante de Pagos y reporte de calificaciones, no es la adecuada, ya que el usuario final cuando registraba a un alumno, tenía que borrar los datos ya registrados para volver a utilizar el mismo formato. Gracias al Sistema de Control Escolar Administrativo, el llenado de los formatos es muy fácil, ya que al momento de registrar un alumno, se borran los datos de los campos, para así mismo volver a registrar otro alumno. Además el sistema imprime la Ficha de Inscripción de forma automática, ahorrando al usuario final en tener que imprimir el formato. En el sistema existen los módulos que utiliza cada formato (Ficha de Inscripción, Comprobante de Pago Y Reportes de Calificaciones). 2.- Dificultad en la manera de administrar los datos. Este problema se obtiene ya que en el Área Administrativa, no se tiene un buen control de las operaciones que el usuario realiza, ya que la información que maneja dicha institución es muy extensa, y por motivos de descuido ó de cansancio se cometen algunos errores en la captura de los datos de los alumnos. Este problema fue resuelto ya que el sistema tiene la ventaja de corregir los datos de forma rápida, ya que la información esta almacena en la base de datos, además el usuario ahorra tiempo y el esfuerzo es menor, ya que el sistema es fácil de manejar. 3.- Acceso tardío a la consulta de los datos. Este problema se presenta muy a menudo, debido a la mala organización ya que la información recabada es muy extensa, y hacer este tipo de consultas es muy tardado para el operador. El Sistema de Control Escolar tiene la prioridad, de poder tener acceso a todos los datos almacenado en la dase de datos. Ahorrándole al operador tiempo y esfuerzo.

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En forma general el sistema le ayudara al usuario final a realizar todas aquellas operaciones, que realizaba de manera manual, pero ahora de forma automatizada, permitiéndole seguridad en los datos y agilidad en los procesos, sin temor a equivocarse. 4.- Generación de información en archivo muerto. Este problema se presentaba en la institución, debido a la documentación intensa que se llevaba en el manejo de los datos de los alumnos, ya que la información tenía que ser almacenado en archiveros. A veces por cuestiones de descuido se extraviaba la información o se maltrataba. Gracias al sistema propuesto, la información es más fácil y segura de administrar y controlar todas las operaciones que realizaba el usuario final. 5.- Tiempo y gestión en los procedimientos de las inscripciones. El procedimiento que se lleva en el manejo de las fichas de inscripción, se presentaba muy inadecuado, porque al momento de inscribir un alumno el operador tenía que borrar los datos para volver a utilizar el mismo formato, todo esto se hacía de forma manual en una computadora. Todo este procedimiento consumía mucho tiempo, y era un poco desgastante para el operador cuando había varios alumnos por inscribirse. Todo este procedimiento se resolvió con el Sistema de Control Escolar, ya que el operador no tiene que estar borrando los datos de los formatos, ni estar configurando la hoja de impresión. Ya que el sistema tiene el formato listo para imprimirse. 6.- Tiempo y esfuerzo en los procedimientos de las calificaciones. El procedimiento en las calificaciones era muy tedioso ya que tenía que hacer tres tipos de formatos que son: Boletas de Calificaciones, Acta de Evaluación y Kardex, y la forma en cómo los llenaba era un poco inadecuado, ya que llenaban el formato de acta de evaluación, para después llenar la boleta de calificaciones y por último el Kardex. Esto les ocasionaba mucha pérdida de tiempo y esfuerzo, para el Área Administrativa. Este problema fue resuelto ya que en el sistema se encuentra un modulo de calificaciones, en donde se capturan las calificaciones de cada alumno, y una vez capturadas se llenan automáticamente los reportes de Boleta de Calificaciones, Acta de Evaluación y Kardex. 7.- Tiempo y gestión en los procedimientos de pagos de colegiaturas. Este problema fue resuelto por el sistema, ya que el operador no tiene que estar borrando la información del formato de pagos de colegiaturas de cada alumno. Ya que dentro del sistema se encuentra un modulo de pagos, la cual le ayuda al operador a registrar los pagos de cada alumno de forma rápida ya que el formato ya está listo para imprimirse y el operador no tiene que estar configurando la hoja de impresión.

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VI. ALCANCES Y LIMITACIONES Alcances. El sistema que se desarrolló mediante el transcurso de las residencias profesionales, que tenía un periodo de 5 meses, los alcances que tuvo el sistema son los siguientes:  Registrar las Licenciaturas de la institución.  Llevar el registro de los Docentes que están laborando en la institución.  Controlar las calificaciones de cada alumno.  Generar reportes de Ficha de Inscripción y Pagos de inscripción ó reinscripción, de cada alumno en particular.  Emitir reportes de Boleta de Calificaciones, Acta de Evaluación y Kardex, de cada alumno que está estudiando en la institución.  Registrar los semestres de cada Licenciatura.  Registrar las materias de cada Licenciatura.

Limitaciones. Algunas de las limitaciones que presenta el sistema son las siguientes:  El Sistema propuesto, es un sistema centralizado, solamente puede estar operando en una computadora.

 La maquina en donde se instalara el sistema, tiene que ser S.O. Windows XP y Windows
vista.  Para que el sistema trabaje eficientemente, la computadora tiene que tener los siguientes requerimientos como mínimo: o o o Procesador de 1.8 Ghz. Disco Duro de 20 GB. Memoria RAM de 256 MB.

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 Incorporar un método de encriptamiento por falta de tiempo. VII. FUNDAMENTO TEÓRICO 1. Base de Datos. Para comenzar a elaborar el Sistema de Control Escolar, se busco un concepto que pudiera ser entendido, por personas que no tienen conocimiento en que es una base de datos, en lo particular pareció más entendible el siguiente: “es una entidad en la cual se pueden almacenar datos de manera estructurada, con la menor redundancia posible, con la finalidad que los datos puedan ser utilizados por algún usuario”. 2. Gestor de Base de Datos. Para realizar el sistema se tuvo que usar el MySQL, el cual es un gestor de base de datos, en el cual se crea la base de datos y se puede agregar, acceder y procesar información en la misma. Se ha considerado que el MySQL es un sistema de gestión de base de datos relacional, y que se caracteriza a muy grandes rasgos por disponer que toda la información debe estar contenida en tablas, y las relaciones entre datos deben ser representadas explícitamente en esos mismos datos. Esto añade mayor velocidad y flexibilidad.

Figura 2.- Logotipo de gestor de base de datos MySQL. MySQL se puede descargar desde internet y usarlo sin hacer ningún tipo de pago ya que usa el GPL (Licencia Publica General) y de esta manera definir que se puede y no hacer con el software en diferentes situaciones, por esta razón cualquier persona puede estudiar el código fuente y de este modo cambiarlo y adecuarlo a sus principales necesidades. Hoy en día MySQL es muy rápido, confiable y robusto y fácil de usar tanto para información muy grande o pequeña. MySQL ofrece un rico y muy útil conjunto de funciones, la conectividad, velocidad y seguridad hace de MySQL altamente conveniente para accedes a bases de datos.

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Cada columna en una tabla está hecha de un tipo de datos. Hay tres tipos generales de datos: tipos numéricos, tipos de fecha y hora y tipos de cadenas de caracteres. En los siguientes ejemplos se muestran los tipos de datos más usados comúnmente. Donde el tamaño máximo de despliegue es 255. INT.- Un entero de tamaño normal. El rango con signo es -2147483648 a 2147483648. El rango sin signo es 0 a 4294697295. Ejemplo: FLOAT.- Un numero de punto flotante de precisión simple. No puede ser sin signo. Se permiten valores entre -3. -3.402823466E+38 y -1.175494351E-38. Los números de punto flotante están hechos para ser muy precisos. Si se especifica FLOAT(6,2), entonces se permitirán seis números a la izquierda del punto decimal y 2 a la derecha. DATE.- Una fecha. El rango soportado es “1000-01-01” a “9999-12-31”, MySQL despliega las fechas en formato “YYYY-MM-DD”, pero permite asignar valores a columnas DATE usando cadenas o números. Ejemplo: today DATE. TIME.- Este rango es “-838:59:59” a “838:59:59”. MySQL despliega las horas en formato “HH:MM:SS”, pero permite asignar valores para columnas TIME usando cadenas o numero. Ejemplo: now TIME. CHAR.- Son cadenas de caracteres de longitud fija a la que se añade espacios a la derecha, hasta llegar a la longitud que se especifico. El tamaño máximo es de 255 caracteres. Ejemplo: CHAR(50); VARCHAR.- Como el nombre sugiere estas cadenas son de longitud variable. Todos los espacios extra se removerán cuando el valor sea almacenado en la base de datos. Esto es importante cuando se tiene espacio limitado en el disco duro, pero puede ser un problema de velocidad. Puede perder hasta 50% de velocidad de su base de datos por usar estas cadenas. La explicación es que en realidad se carga la longitud máxima y guarda todo en memoria. Esto puede causar un retraso en el desarrollo. La longitud máxima es de 255 caracteres. Ejemplo: nombre VARCHAR(50);

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3. Comandos de Base de Datos (SQL). Existe dos tipos de comandos SQL:  DLL.- Nos permite crear y definir nuevas bases de datos, campos e índices. o o o CREATE.- Utilizado para crear una nueva tabla o base de datos DROP.- Empleado para eliminar tablas o base de datos ALTER.- Utilizado para modificar las tablas agregándole campos ó cambiando la definición de los campos.  DML.- Nos permite generar consultas para ordenar, filtrar y extraer datos de la base de datos. o o o o  SELECT.- Utilizado para consultar registros de la base de datos. INSERT.- Utilizado para cargar lotes de datos en la base de datos. UPDATE.- Empleado para modificar los valores de los campos y registros. DELETE.- Utilizado para eliminar registros de una tabla.

COMANDOS DLL o CREATE

Para crear una base de datos en MySQL, primeramente se tiene que observar que los comandos de MySQL finalizan con un punto y coma (;). Creamos una base de datos llamada uvg. Para crearla debemos escribir: mysql> create database uvg; Para comenzar a usar la base de datos se escribe: mysql> use uvg; Ahora se ha creado la base de datos uvg, en ese momento se encuentra lista para agregarle las tablas que serán necesarias, cuando se crean las tablas, se especifican las columnas y sus tipo de datos. Se muestra el ejemplo de cómo se crea una tabla dentro de la base de datos. mysql> CREATE TABLE USUARIOS(nombre varchar(15), password varchar(5), primary key(nombre)) type=InnoDB; o DROP

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Para eliminar alguna tabla de la base de datos es necesario verificar, cual de ella es la que se quiere eliminar, pues muchas veces se elimina la que no se deseaba, a continuación se muestra la forma en cómo se elimina una tabla por completo de la base de datos. mysql>DROP TABLE USUARIOS; o ALTER Para alterar alguna tabla de la base de datos es necesario verificar, cual es para que no haya algún error, ya que esta instrucción cambia la definición de los campos, a continuación se muestra un ejemplo de cómo podemos cambiar el nombre de la tabla usuarios por el nombre de personas. mysql>ALTER TABLE PERSONAS RENAME USUARIOS; COMANDO DML o SELECT

La instrucción select se utiliza para mostrar el contenido de una tabla o varias tablas, a continuación se muestra un ejemplo de cómo utilizar este comando. mysql>SELECT * FROM USUARIOS; Con esta instrucción nos mostrara toda la información que contiene la tabla USUARIOS. mysql>SELECT * FROM USUARIO WHERE NOMBRE=”JONATHAN”; Con esta instrucción solamente mostrar la información de JONATHAN. o INSERT

Para insertar datos a la tabla USUARIOS que se ha creado en la base de datos uvg, se tiene que especificar en cual tabla se va insertar el valor, la sintaxis es la siguiente: mysql>INSERT INTO USUARIOS VALUES(“JONATHAN”,”12345”); o UPDATE USUARIOS SET NOMBRE=”JONA”, PASSWORD=”54321” WHERE

Para modificar los datos de la tabla USUARIOS la sintaxis es la siguiente: mysql>UPDATE NOMBRE=”JONATHAN”; Con esta instrucción estamos cambiando los datos de JONATHAN, puesto que ahora es JONA. o DELETE

En cambio cuando solo se quiere eliminar el contenido de una tabla, entonces se tiene que teclear la siguiente sintaxis. mysql>DELETE FROM USUARIOS;

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Y de esta forma el contenido de la misma se elimina por completo y la tabla queda para después volver a ser llenada con información nueva.

4. Software de Aplicación (C++ Builder).

Figura 3.- Interfaz del Lenguaje de Programación C++ Builder. C++ Builder fue el lenguaje de programación que se uso para el desarrollo del proyecto de residencias, no hubo muchos problemas ya que lo que se utilizó en el sistema fue lo básico, y que anteriormente fue aprendido en el transcurso de semestres anteriores, en lo que se batalló fueron en los reportes de calificaciones como son Boletas, Actas de Evaluación y Kardex, dichas dudas se investigaron y se saco adelante todo el trabajo. C++ Builder es una aplicación Windows que proporciona un entorno de trabajo visual, para construir aplicaciones Windows, que integra distintos aspectos de la programación en un entorno unificado o integrado. La integración y facilidad del manejo hace que sea una herramienta indispensable para el desarrollo rápido de aplicaciones. A continuación se muestra el entorno que nos ofrece C++ Builder, en el se apreciara lo siguiente: en la parte superior se coloca la ventana principal, que contiene el menú principal, la barra de herramienta a la izquierda y la paleta de componentes a la derecha. Debajo de la ventana principal, y a la izquierda se coloca el inspector de objetos. A la derecha del inspector de objetos, está el área de trabajo de C++ Builder, que inicialmente muestra el diseñador de formularios, y atrás aparece el editor de código.

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Figura 4.- Entorno principal del lenguaje de programación C++ Builder. La ventana principal de C++ Builder cuenta con el menú principal, la barra de herramientas y la paleta de componentes.
Menú principal

Barra de herramientas

Paleta de componentes

Figura 5.- Ventana principal del lenguaje de programación C++ Builder. El menú principal es el que permite acceso a todas las operaciones y posibilita la configuración del programa, también cuenta con una barra de herramientas, que nos permite un acceso rápido a las operaciones que se realizan con mayor frecuencia, además nos ofrece una paleta de componentes, que nos ayuda en agrupar los componentes que pueden incluirse en las aplicaciones.

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Los componentes son elementos genéricos con una finalidad muy concreta, cuya única finalidad es la reutilización. Cada uno de ellos está destinado a realizar una tarea típica. Son muchos tipos de componentes que nos ofrece la paleta de componentes pero solo mencionare algunos, que fueron los que utilice en el sistema y son los más conocidos.  Standard.- Incluye los componentes comunes y más habituales de los programas Windows.

 Additional.- Los componentes de esta pestaña son controles especializados propios de C++ Builder.

 Win32.- Componentes de cuadros de diálogos propios de Windows 95/NT.

 System.- Esta pestaña incluyen controles muy especializados para interacción con el sistema.

 Data Access.- Componentes especializados para el acceso a la base de datos.

 Data Controls.- Componentes especializados para acceso a la base de datos.

 DBE.- Componente para el uso de tablas, consultas y base de datos, muy común para conectar las bases de datos.

 QReport.- Componentes para diseñar rápidamente reportes e informes.

El inspector de objetos se encarga de cambiar las propiedades de los objetos que forman la aplicación y seleccionar los eventos a los que deben responder la aplicación.

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Figura 6.- Inspector de objetos que aparece en el entorno de C++ Builder. El diseñador de formularios es una ventana cuadriculada sobre el que se disponen los componentes para diseñar las ventanas que formaran la aplicación.

Figura 7.- Área de trabajo donde se desarrollan las aplicaciones de C++ Builder. El editor de código es un editor de texto multiventana para ver y editar el código de las aplicaciones.

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Figura 8.- Editor de código de C++ Builder, es donde se desarrolla el sistema. Las propiedades son los elementos del componente que configuran su aspecto y controla su comportamiento. Muchos componentes tienen propiedades en común, por ejemplo, todos los componentes visuales tienen las propiedades Top y Left que controlan la posición del componente en el formulario tanto en tiempo de diseño como en el tiempo de ejecución. Los métodos son funciones asociadas al componente que puede invocarse para que el componente realice distintas acciones, por ejemplo, los componentes visuales tienen un método llamado Show() para mostrarlos y otro llamado Hide() para ocultarlo. Un evento es cualquier suceso que puede ocurrirle a un componente (movimiento de mouse, pulsación de algún botón del mouse, pulsación de una tecla del teclado, desplazamiento de una ventana, etc.) que puede condicionar el comportamiento y apariencia del programa. Un evento es manejado mediante los gestores o manipuladores de eventos. Ahora después de que se ha explicado el gestor de base de datos de MySQL y el lenguaje de base de datos C++ Builder, que se ha utilizado en la creación del Sistema de Control Escolar Administrativo, para la Universidad Vicente Guerrero A.C. también se debe especificar, que fue necesario realizar la conexión de la base de datos entre el gestor de base de datos y C++ Builder, y esto fue posible gracias al conector de base de datos ODBC.

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5. Software de Aplicación (Connector/ODBC).

Figura 9.- Nombre del conector que se ha utilizado (ODBC). La conectividad abierta de la base de datos (ODBC), es una interfaz de uso programación extensamente aceptado para el acceso de la base de datos. Se basa en la especificación del interfaz y el lenguaje de interrogación estructurado en las aplicaciones SQL como su lengua del acceso de base de datos. ODBC (Open Database Connectivity – Conectividad abierta de la base de datos), ofrece una interfaz para poder interactuar con las bases de datos, ya que dicha interfaz es ampliamente usada, para la programación de aplicaciones de acceso a bases de datos. La idea del ODBC, es que una misma aplicación pueda acceder a diferentes manejadores de la base de datos, es decir, que un mismo programa pueda usarse como MySQL, PostgreSQL, Oracle etc. El requisito básico para usar el ODBC es tener el controlador (driver), apropiado para la base de datos que se vaya a utilizar, en el caso de la base de datos de MySQL, tal controlador es llamado Connector/ODBC, y se puede obtener de manera gratuita Connector/ODBC se conoce también como MyODBC. 6. Software de Aplicación (InstallShield). del sitio web de MySQL, el

Figura 10.- Nombre del Instalador que se implemento. El InstallShield es un popular programa de instalación para Windows de Macrovisión Corporation. Installshield fue uno de los primeros programas comerciales que se ha desplegado y utilizado para instalar cientos de millones de aplicaciones en todo el mundo. Permitiendo crear instaladores para varios lenguajes de programación.

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7. VIII. PROCEDIMIENTO Y DESCRIPCIÓN DE LAS ACTIVIDADES REALIZADAS
Se ordenaron las actividades de acuerdo a los requerimientos previos que se obtuvieron de las entrevistas realizadas, tomando en cuenta la prioridad de cada una de ellas y las actividades quedaron de la siguiente manera:  Análisis y Definición de los Requisitos.  Diseño del Proyecto.  Codificación y Construcción del Software.  Instalación.  Evaluación y Pruebas del Cliente. 1.- Análisis y Definición de los Requisitos. Dentro de este punto se analizo las herramientas que habrían de utilizarse, mediante una entrevista que se le realizó a la institución. Donde se define el desarrollo e implementación del sistema. Se define el alcance total del sistema así como los requisitos para su desarrollo. También se le dio nombre al proyecto de residencias profesionales llamado “Sistema de Control Escolar Administrativo”, que fue otorgado por el Jefe del Área Administrativa. De esta manera y mediante un análisis se verifica la viabilidad tanto del proyecto, así como el tiempo de desarrollo, que se implementara el sistema. Las actividades que se realizaron en este procedimiento fueron las siguientes: Se realizo una entrevista para conocer las necesidades de la institución. se definió el nombre del proyecto. Se implemento los análisis y requerimientos del sistema.

  

2.- Diseño del Proyecto. En esta actividad se estableció la estructura que tendría el sistema, como son los módulos y las vistas. A demás al elaborar esta actividad no fue tan fácil ya que se tuvo que investigar, la utilización de un nuevo software que me permitiera realizar diseños de vistas, con las que el usuario final tendría que interactuar. Dicho software es de la paquetería Adobe y se trata específicamente de PhotoShop.

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Las actividades que se realizaron fueron las siguientes: Los módulos que tendría el sistema. La creación de la base de datos. El diseño de las vistas del sistema.

  

3.- Codificación y Construcción del Software. Dentro de esta actividad se implemento la base de datos que fue creado gracias a una herramienta case, que se denomina PowerDesigner. También se eligió el lenguaje de programación que se tenía que implementar. Y se escogió el lenguaje de programación C++ Builder, ya que nos permite de una manera más fácil, la utilización de los reportes, a demás los gráficos que maneja son muy amigables para el usuario final. 4.- Instalación. En esta actividad se utilizó un nuevo software, que me permitiera crear un setup, para así mismo poder instalar el Sistema de Control Escolar Administrativo, en cualquier equipo de cómputo. El software que se utilizo es el InstallShield. 5.- Evaluación y Pruebas del Cliente. Se procede a realizar las pruebas correspondientes, bajo la supervisión del Jefe del Área de Control Escolar y también del asesor externo.

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IX. RESULTADOS En base a los conocimientos adquiridos en la carrera, aplique la ingeniería de software, para obtener los resultados que tendría el sistema. Aplicando el modelo de cascada que es uno de los modelos que más se aplican en la actualidad. Las fases del modelo en cascada son las siguientes:  Análisis de Requisitos.  Diseño del Sistema.  Diseño del programa.  Codificación.  Pruebas.  Implantación. 1.- Análisis de Requisitos. En esta actividad se logró rescatar todo lo necesario para tener una idea previa, de las actividades que realiza el personal de la Universidad Vicente Guerrero A.C. en el cual se desarrolla el proyecto de residencias profesionales. La primera actividad que se desarrolló fue una entrevista, para conocer las necesidades que tenía la institución, esta actividad fue de mucha importancia ya que la institución carecía de muchas cosas, pero tenían una necesidad primordial, que era la elaboración de un sistema de control escolar, ya que todas las operaciones que realizaban, lo hacían de forma manual. De acuerdo con el Jefe del Área de Control Escolar, se le dio un nombre al proyecto que fue “Sistema de Control Escolar Administrativo”, y se dieron a conocer las limitaciones que tendría el sistema. El resultado que obtuvo la entrevista fue, la información que maneja la Universidad Vicente Guerreo A.C., que fue la siguiente:

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Figura 11.- Formato de Ficha de Inscripción.

Figura 12.- Se muestra las claves de las Licenciaturas y sus Nombres.

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Figura 13.- Comprobante de Pago de Colegiatura y es el mismo formato para Pagos de Inscripción y Reinscripción.

Figura 14.- Formato de Boletas de Calificaciones.

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Figura 15.- Formato de Acta de Resultados de Evaluación

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Figura 16.- Formato del Kardex de Calificaciones.

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 DIAGRAMA DE FLUJO DEL SISTEMA ACTUAL.

Figura 17.- Diagrama de Flujo del sistema actual de forma general.

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2.- Diseño del Sistema. Fue muy importante haber realizado la entrevista, porque gracias a esto se dio una idea de cómo quedaría estructurado cada uno de los módulos en el sistema, se complico un poco ya que la institución, no tenía un conocimiento previo de lo que realmente quería que hiciera el sistema. Pero con la información otorgada por el Área Administrativa de la institución, se fueron mostrando como quedaría estructurado el sistema. Ya estructurados los módulos, y teniendo la autorización de la institución el sistema estaría estructurado de la siguiente manera: Usuarios Licenciaturas. Docentes. Alumnos • • • • •   Pagos. Calificaciones. • • • • Boletas. Actas de Evaluación. Kardex. Regularización. Inscribir Alumno. Actualizar Alumno. Consulta General de Alumno. Registrar Alumno. Reinscribir Alumno.

   

3.- Diseño del Programa. En esta actividad se estableció la estructura interna que tendría el sistema, y también como tenía que funcionar de forma general, para esto se realizaron 4 etapas importantes que fueron las siguientes:  Diseño del modelo conceptual del sistema.  Diccionario de Datos.

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 Diseño físico del proyecto y la creación de la base de datos, utilizando la herramienta PowerDesigner.  Elaborar un diagrama de flujo muy general, para mayor comprensión para la NOMBRE DEL USUARIO CONTRASEÑA TIPO institución y del sistema.  MODELO CONCEPTUAL CLAVE DE LA CARRERA NOMBRE DE LA CARRERA ABREVIATURA DE LA CARRERA CLAV_CAR NOM_CAR ABREVIADO USUARIOS RFC NOMBRE DEL DOCENTE PROFESION DIRECCION TELEFONO SEXO RFC NOM_DOC PROFESION DIRECCION TELEFONO SEXO CARRERAS CLAVE DE LA MATERIA NOMBRE DE LA MATERIA CLAV_MAT NOM_MAT DOCENTES MATERIAS MATERIASXALUMNO CHAR VARCHAR 8 40 PK CHAR VARCHAR VARCHAR VARCHAR VARCHAR CHAR 15 40 40 40 15 9 PK CHAR VARCHAR VARCHAR 14 40 5 PK NOM_USUA PASSWORD TIPO VARCHAR VARCHAR CHAR 20 20 15 PK

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ALUMNOS INSCRIPCIONES

CLAVE DE LA MATERIA CVE DEL ALUMNO CLAVE DEL SEMESTRE CALIFICACION ORDINARIO LETRA DE LA CALIFICACION ACREDITADO CICLO DE ESCOLARIDAD FECHA DE NIVELACION CLAVE DEL ALUMNO CALIFICACION DE NIVELACION CLAVE DEL SEMESTRE LETRA DE CONDONACION DE NIV. LA CALIFICACION FECHA DEL EXTRAORDINARIO CALF. DE EXTRAORDINARIO LETRA DE LA CALF. DEL EXTRA. FECHA DEL ESPECIAL CALIFICACION DEL ESPECIAL LETRA DE LA CALF. ESPECIAL

CLAV_MAT CVE_ALUMNO CLAV_SEM CALFICACION LETRA ACREDITADO CICLO_ESCO FECHA1 CVE_ALUMNO CALIF1 CLAV_SEM LETRA1 CONDONACION FECHA2 CALIF2 LETRA2 FECHA3 CALIF3 LETRA3

CHAR CHAR CHAR CHAR CHAR CHAR CHAR CHAR CHAR CHAR CHAR CHAR CHAR CHAR CHAR CHAR CHAR CHAR CHAR

8 5 3 2 10 3 10 105 23 10 11 10 2 10 10 2 10

PK PK FK

PK PK

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SEMESTRE CLAVE DEL SEMESTRE NOMBRE DE LA MATERIA CLAVE DEL ALUMNO GRADO CLAVE DE LA CARRERA GRUPO DE ESCOLARIZADOS MATRICULA GRUPO DE SEMI-ESCOLARIZADOS NOMBRE DEL ALUMNO PERIODO ESCOLARIZADA SEMI-ESCOLARIZA EDAD SEXO CLAVE DEL ALUMNO DIRECCION CLAVE DEL SEMESTRE COLONIA MENSUALIDAD CIUDAD CONCEPTO ESTADO PRECIO FECHA DE NACIMIENTO Y LUGAR OCUPACION DEL ALUMNO TELEFONO DEL ALUMNO CELULAR DEL ALUMNO NOMBRE DEL TITULAR CLAVE DEL ALUMNO EDAD DEL TITULAR NOMBRE DEL SEMESTRE DESCRIPCION DEL TITULAR TELEFONO DEL TITULAR CELULAR DEL TITULAR OCUPACION DEL TITULAR NOMBRE DEL BACHILLERATO DIPLOMADO CERTIFICADO ORIGINAL ACTA DE NACIMIENTO CURP CERTIFICADO MEDICO FOTOGRAFIAS CICLO FECHA DE LA INSCRIPCION CIUDAD DEL ALUMNO ESTADO DEL ALUMNO CLAV_SEM NOM_SEM CVE_ALUMNO GRADO CLAV_CAR GRUPO MATRICULA GRUPO1 NOM_ALUM PERIODO ESCOLARI SEMI_ESCO EDAD SEXO CVE_ALUMNO DIRECCION CLAV_SEM COLONIA MENSUALIDAD CIUDAD CONCEPTO ESTADO PRECIO FEC_NAC_LUG OCUPACION TEL_PART TEL_MOVIL NOM_TITULAR CVE_ALUMNO EDAD1 CLAV_SEM DESCRIPCION TEL_TRABAJA TEL_MOVI TITU_OCUPA NOM_BACHILLERATO DIPLOMADO CERT_ORIGINAL ACTA_NAC CURP CERT_MEDI FOTOGRAFIAS CICLO F_INSCRIPCION EST_CIUDAD EST_ESTADO COLEGIATURAS ALUMXSEM CHAR CHAR CHAR CHAR CHAR CHAR CHAR CHAR VARCHAR VARCHAR CHAR CHAR CHAR CHAR CHAR VARCHAR CHAR VARCHAR DATE VARCHAR CHAR VARCHAR CHAR VARCHAR VARCHAR VARCHAR VARCHAR VARCHAR CHAR CHAR CHAR VARCHAR VARCHAR VARCHAR VARCHAR VARCHAR CHAR CHAR CHAR CHAR CHAR CHAR VARCHAR VARCHAR VARCHAR VARCHAR 3 8 5 10 14 8 8 4 40 20 2 2 2 9 5 40 3 25 20 11 20 5 50 20 15 15 40 5 23 30 15 15 30 40 2 2 2 2 2 2 10 50 20 20 PK PK FK

PK FK PK

FK FK

 DICCIONARIO DE DATOS DEL SISTEMA. USUARIOS NOMBRE NOM_USUA TIPO Nombre del usuario DESCRIPCION Se refiere al nombre de la persona que ya está registrada en la institución.

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PASSWORD TIPO

Contraseña del usuario Tipo de Usuario

Es una frase confidencial con el cual se puede acceder al sistema. Este determina la vista del sistema, ya si es el administrador o un usuario normal.

CARRERA NOMBRE CLAV_CAR NOM_CAR ABREVIADO TIPO Clave de la carrera Nombre de la carrera Abreviado de la carrera DESCRIPCION Se refiere a la clave de la licenciatura que se está registrando Corresponde al nombre de la licenciatura que se está registrando. Se refiere a las iníciales de las licenciatura, que se quiere registrar.

ALUMNOS

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NOMBRE CVE_ALUMNO CLAV_CAR MATRICULA NOM_ALUM ESCOLARI SEMI_ESCO EDAD SEXO DIRECCION COLONIA CIUDAD ESTADO FEC_NAC_LUG OCUPACION TEL_PART TEL_MOVIL NOM_TITULAR EDAD1 DESCRIPCION TEL_TRABAJA

TIPO Clave del alumno Clave de la carrera del alumno Matricula del alumno Nombre del alumno Escolarizado del alumno Semi-escolarizado del alumno Edad del alumno Sexo del alumno Dirección del alumno Colonia del alumno Ciudad del alumno Estado del alumno Fecha de nacimiento y lugar del alumno Ocupación del alumno Teléfono particular del alumno Teléfono móvil del alumno Nombre del titular Edad del titular Descripción del titular Teléfono donde trabaja el titular

DESCRIPCION Es una clave consecutiva que se le otorga a un alumno. Clave de la licenciatura que escoja el alumno. Es la clave que se le asigna a un alumno y es otorgada por la institución. Es el nombre del alumno que se registra en la institución. Es la modalidad que escoja el alumno, esta modalidad es de lunes a viernes. Esta modalidad es de sábados a domingo. Se refiere a la edad que tiene el estudiante a registrar. Se refiere al sexo del estudiante, que formara parte de la institución. Corresponde a la dirección del alumno que se registra para formar parte de la institución. Corresponde a la colonia del alumno que se registra en la institución. Se refiere a la ciudad que pertenece el alumno. Se refiere al estado en donde pertenece el alumno. Es la fecha de nacimiento y lugar en donde nació el alumno. Se refiere a la ocupación del alumno, si trabaja o es estudiante. Corresponde a registrar el teléfono del alumno. Corresponde a registrar el celular con el que cuenta el alumno Se refiere al nombre del titular que se registrara en la institución. Corresponde a la edad del titular el responsable del alumno. Corresponde a registrar cuantas personas están a cargo del titular. Se refiere al teléfono donde trabaja el titular.

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TEL_MOVI TITU_OCUPA NOM_BACHILLERATO DIPLOMADO CERT_ORIGINAL ACTA_NAC CURP CERT_MEDI FOTOGRAFIAS CICLO F_INSCRIPCION EST_CIUDAD EST_ESTADO

Teléfono móvil del titular Ocupación del titular Nombre del bachillerato donde estudio el alumno Diplomado del alumno Certificado original del alumno Acta de nacimiento del alumno CURP del alumno Certificado médico del alumno Fotografías del alumno Ciclo del alumno Fecha de inscripción del alumno Ciudad del alumno Estado del alumno

Corresponde a registrar el teléfono con el que cuenta el titular para registrarse. Corresponde a la ocupación con la que cuenta el titular para registrarse. Es el nombre de la institución de donde proviene el estudiante. Se refiere si el estudiante tomo algún diplomado independiente de la escuela. Corresponde al certificado original del estudiante a registrar en la institución. Corresponde al acta de nacimiento del estudiante, para registrarse en la institución. Corresponde a registrar el CURP del nuevo estuante a registrarse en la institución. Certificado médico a registrar en la institución. Se refiere a las fotografías del estudiante a registrarse en la institución. Se refiere al ciclo en que se registra el nuevo estudiante a la institución. Corresponde a registrar la fecha de inscripción el estudiante ingresado. Corresponde a registrar de qué ciudad proviene el estudiante. Se refiere a registrar el estado que proviene el estudiante, ingresado en la institución.

DOCENTES NOMBRE RFC TIPO RFC del docente DESCRIPCION Es el numero que les otorga la SEP, para que puedan trabajar y que tiene que ser agregado para verificar que sea verdadero Se refiere al nombre de la persona que se registra y que inicia como parte del personal de la institución. Se refiere a registrar en la profesión en la que está especializado. Corresponde a la dirección con la que cuenta la persona, que

NOM_DOC

Nombre del docente

PROFESION DIRECCION

Profesión del docente Dirección del docente

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TELEFONO SEXO

Teléfono del docente Sexo del docente

se registra para formar parte de la institución. Corresponde a registrar el teléfono, con el que cuenta el docente para registrarse. Se refiere al sexo de la persona que forma parte del personal de la institución.

MATERIAS NOMBRE CLAV_MAT NOM_MAT TIPO Clave de la materia Nombre de la materia DESCRIPCION Es el numero de la clave de la materia, la cual tiene que registrase Se refiere al nombre la materia que se tiene que registrar.

MATERIASXALUMNO NOMBRE CLAV_MAT CVE_ALUMNO CLAV_SEM CALFICACION LETRA ACREDITADO CICLO_ESCO FECHA1 CALIF1 LETRA1 FECHA2 TIPO Clave de la materia Clave del alumno Clave del semestre Calificación ordinaria Calificación en letra Acreditación del alumno Ciclo escolar del alumno Fecha de la calificación de nivelación Calificación de nivelación Calificación en letra de nivelación Fecha de calificación del extraordinario DESCRIPCION Se almacena la clave de la materia del alumno. Se registra la clave consecutiva del alumno. Se almacena la clave del semestre que está cursando el alumno. Registra la calificación ordinaria del alumno. Se registra la calificación ordinaria del alumno, en letra. registra si el alumno fue acreditado ó no. Se almacena el ciclo escolar que está cursando el alumno. Almacena la fecha de la calificación del alumno en nivelación. Registra la calificación en número de nivelación Se almacena la calificación del alumno en letra, pero en nivelación. Registra la fecha en que fue otorgada la calificación extraordinaria.

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CALIF2 LETRA2 FECHA3 CALIF3 LETRA3

Calificación del extraordinario Calificación en letra del extraordinario Fecha de la calificación especial Calificación del especial Calificación en letra del especial SEMESTRE

Almacena la calificación en número, en extraordinario del alumno. Registra la calificación en letra del alumno en extraordinario. Registra la fecha en que fue otorgada la calificación en extraordinario. Almacena la calificación en número del alumno en especial. Almacena la calificación en letra del alumno.

NOMBRE CLAV_SEM NOM_SEM GRADO GRUPO GRUPO1 PERIODO

TIPO Clave del semestre Nombre del semestre Grado del semestre Grupo de escolarizado Grupo semi-escolarizado Periodo del semestre

DESCRIPCION Registra la clave consecutiva del semestre. Almacena el nombre del semestre. Registra el grado del semestre. Almacena el grupo en modalidad escolarizado. Registra el grupo en modalidad semi-escolarizado. Almacena el periodo de cada uno de los semestres.

INSCRIPCIONES NOMBRE CVE_ALUMNO CLAV_SEM CONDONACION TIPO Clave del alumno Clave del semestre condonación DESCRIPCION Se registra la clave del alumno. Almacena la clave del semestre. Registra si algún alguno tiene condonación, si tiene condonación, no paga inscripción.

ALUMXSEM NOMBRE CVE_ALUMNO TIPO Clave del alumno DESCRIPCION Almacena la clave del alumno de forma temporal y se va actualizando conforme el alumno va cambiando de semestre. Registra la clave del semestre de forma temporal, y se va actualizando conforme el alumno va ascendiendo de semestre.

CLAV_SEM

Clave del semestre

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COLEGIATURAS NOMBRE CVE_ALUMNO CLAV_SEM MENSUALIDAD CONCEPTO PRECIO TIPO Clave del alumno Clave del semestre Mensualidad de la colegiatura Concepto de la colegiatura Precio de la colegiatura DESCRIPCION Registra la clave del alumno en el sistema. Almacena la clave del semestre en la base de datos. Registra la mensualidad en que el alumno pago su colegiatura. Almacena el concepto si es: inscripción, reinscripción, colegiaturas. Almacena el precio de la colegiatura de cada alumno.

 MODELO FISICO DEL SISTEMA.

Figura 18.- Modelo Físico del Sistema de Control Escolar Administrativo.

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 DIAGRAMA DE FLUJO DEL SISTEMA PROPUESTO.



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Figura 19.- Diagrama de Flujo Muy General del Sistema de Control Escolar Administrativo

Al elaborar esta actividad no fue tan sencillo, ya que se tuvo que investigar a fondo la utilización de un nuevo software, que permitiera realizar diseños de vistas, con las que el usuario final tendría que interactuar, dicho software es de la paquetería Adobe y se trataba específicamente de Adobe Photoshop. En esta actividad se estableció la estructura que tendría el sistema, y que era específicamente el diseño de todas aquellas vistas o ventanas, con las que el usuario final iba atrabajar directamente. Además se implementa el lenguaje de programación C++ Builder, y el gestor de base de datos que es MySQL. 4.- Codificación.

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Así mismo se estableció el diseño y se le mostro al Área Administrativa de la institución ya que era ella quien tenía que interactuar con el sistema, y el diseño fue de su agrado y por lo tanto fue el que se asigno para la realización del proyecto.

Figura 20.- Pantalla Principal del Sistema de Control Escolar Administrativo. La codificación es la actividad más importante, ya que es aquí donde realmente se aplican todos aquellos conocimientos adquiridos en el transcurso de la carrera. Fue muy importante realizar esta actividad ya que se comprendió de una manera mejor el código que se utilizo para llevar a cabo el Sistema de Control Escolar Administrativo.

Figura 21.- Actividad que nos ofrece el acceso al sistema. A continuación se muestra el código que se empleo para realizar esta actividad, del acceso al sistema. Recordando que el código que a continuación mostrare esta hecho en C++ Builder.

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//--------------------------------------------------------------------------#include <vcl.h> #pragma hdrstop #include "password.h" #include "datamodule.h" #include "bienvenida.h" #include "menup.h" //--------------------------------------------------------------------------#pragma package(smart_init) #pragma resource "*.dfm" Tcontrasena *contrasena; //--------------------------------------------------------------------------__fastcall Tcontrasena::Tcontrasena(TComponent* Owner) : TForm(Owner) { } void agregar(void){ DataModule2->usuario->SQL->Clear(); DataModule2->usuario->SQL->Add("select * from usuarios where nom_usua=:p and password=:p1"); DataModule2->usuario->ParamByName("p")->AsString=contrasena->Edit1->Text; DataModule2->usuario->ParamByName("p1")->AsString=contrasena->Edit2->Text; DataModule2->usuario->Open(); if(!DataModule2->usuario->IsEmpty()){ contrasena->Label4->Caption=DataModule2->usuario->FieldByName("tipo")->AsString; menu->ShowModal(); }else{ Application->MessageBoxA("<<< ERROR EN LA AUTENTIFICACION >>>",":: ERROR ::",MB_ICONERROR); contrasena->Edit1->Text=""; contrasena->Edit2->Text=""; contrasena->Edit1->SetFocus(); } } void teclea(void){ DataModule2->usuario->SQL->Clear();

45

DataModule2->usuario->SQL->Add("select * from usuarios where nom_usua=:t and password=:t1"); DataModule2->usuario->ParamByName("t")->AsString=contrasena->Edit1->Text; DataModule2->usuario->ParamByName("t1")->AsString=contrasena->Edit2->Text; DataModule2->usuario->Open(); if(!DataModule2->usuario->IsEmpty()) contrasena->BitBtn1->Visible=true; else contrasena->BitBtn1->Visible=false; } //--------------------------------------------------------------------------void __fastcall Tcontrasena::FormActivate(TObject *Sender) { Edit1->SetFocus(); DataModule2->usuario->SQL->Clear(); DataModule2->usuario->SQL->Add("select * from usuarios"); DataModule2->usuario->Open(); if(DataModule2->usuario->IsEmpty()) bienvenido->ShowModal(); } //--------------------------------------------------------------------------void __fastcall Tcontrasena::BitBtn2Click(TObject *Sender) { Application->Terminate(); } //--------------------------------------------------------------------------void __fastcall Tcontrasena::BitBtn1Click(TObject *Sender) { agregar(); } //--------------------------------------------------------------------------void __fastcall Tcontrasena::Edit1Change(TObject *Sender) { teclea(); } //--------------------------------------------------------------------------void __fastcall Tcontrasena::Edit2Change(TObject *Sender) {

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teclea(); } //--------------------------------------------------------------------------void __fastcall Tcontrasena::Edit1KeyPress(TObject *Sender, char &Key) { Key=toupper(Key); if(Key==13) Edit2->SetFocus(); } //--------------------------------------------------------------------------void __fastcall Tcontrasena::Edit2KeyPress(TObject *Sender, char &Key) { Key=toupper(Key); if(Key==32) Key=0; if(Key==13) agregar(); } //--------------------------------------------------------------------------Este es solo un ejemplo de que en esta actividad se habían obtenido resultados muy satisfactorios, ya que no se tuvo problema alguno en introducir el código. En esta actividad se elaboro el Instalador del Sistema de Control Escolar Administrativo, no fue muy fácil, ya que el software que se implemento, no se tenía un conocimiento previo, ya que tuve que investigar la utilización de un nuevo software llamado “InstallShield”, que me permitiera hacer el instalador en disco. Para así mismo poderlo instalar en cualquier equipo de computo.

Figura 22.- Software que se implemento para generar el instalador del sistema

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Los resultado en la implementación de este software, fueron favorables ya que brinda muchas facilidades para generar el setup del sistema, para así mismo poderlo instalar en cualquier equipo de computo. 5.- Pruebas. Los elementos ya programados se ensamblaron para componer el sistema y se comprobó el funcionamiento correcto que tenía el Sistema de Control Escolar Administrativo. Las pruebas del sistema se llevaron a cabo bajo la supervisión del Usuario final, en este caso el Jefe del Área de Control Escolar y el asesor externo de la Universidad Vicente Guerrero. Debo de señalar que los resultados que obtuve fueron más que nada parte de un buen trabajo elaborado durante el desarrollo de las residencias profesionales, y gracias a los maestros del Tecnológico por los conocimientos que impartieron durante el transcurso de la carrera. 6.- Implementación. La implementación del sistema elaborado durante el transcurso del semestre y que consistía en residencias profesionales, denominado Sistema de Control Escolar Administrativo, fue de tal agrado para mi asesor externo, ya que cumplió realmente con la necesidad principal que tenia la institución y de este manera trabajar de manera eficiente. El SCEA fue implementado en el Área Administrativa de la institución. Al culminar con los resultados de esta actividad propuesta se garantiza que el software del Sistema de Control Escolar Administrativo, quedo funcionando al 100% en la Universidad Vicente Guerrero A.C. y que hasta el momento ha cumplido satisfactoriamente con los resultados.

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X. CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES CONCLUSIONES Después de haber desarrollado el proyecto de residencia se tiene en mente lo importante que fue esta fase en la carrera, ya que aparte de poner en práctica los conocimientos y habilidades adquiridas anteriormente se enfrenta a la realidad de las cosas, y a veces da miedo desafiarlo ya que no se sabe cuál será el resultado. En lo particular estoy satisfecho por este logro, ya que aparte de haberse finalizado el objetivo propuesto del sistema, se tuvo la convivencia con las personas de la Universidad en el ámbito laboral y eso es muy importante, porque aprendes a cómo desarrollarte y descubrir diferentes ideas de otras personas. Es muy importante que se llevara a cabo el Sistema de Control Escolar Administrativo, pues gracias a él, se vienen a solucionar distintos problemas que se habían ocasionado, en los llenados de los distintos formatos, y gracias a este software práctico y fácil de manejar, incluso al Área Administrativa de la institución a pesar que no tiene conocimiento en base de datos, se le hizo fácil de operarlo. El papel de un Ingeniero en Sistemas Computacionales es muy extenso, y a pesar de ello nunca está a la perfección, ya que con el transcurso del tiempo las actualizaciones afectan el rol que poseen, por eso es necesario seguir buscando nuevas estrategias, para estar siempre al día con las mejores actualizaciones. La utilidad de una residencia profesional es muy enorme, puesto que se tiene que poner en práctica, todos y cada uno de los conocimientos que se adquirieron durante el transcurso de la carrera, y así de esta manera dependerá el éxito ó fracaso que obtengamos como resultado, ya que implica una responsabilidad muy grande realizar un sistema. RECOMENDACIONES Es muy importante mencionar que el usuario final que va interactuar con el sistema sea el encargado del Área Administrativa ó el Jefe del Área de Control Escolar, ya que muchas veces al estar cambiando constantemente de personal, afecta algunos cambios por falta de capacitación o de práctica, y entonces vienen los problemas y lamentaciones. Ya que al estar solamente las personas capacitadas al frente del sistema, esto se volverá más eficiente y mayor confiabilidad al momento de manejar el sistema.

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Las personas encargadas que van a interactuar con el sistema, tienen que hacerlo con responsabilidad, y ser muy cuidadosos en la captura de los datos. Si la Secretaria de Educación Guerrero cambia algunos de los formatos como son las Actas de Evaluación, entonces es cuando viene afectar el Sistema de Control Escolar Administrativo de la institución, puesto que el sistema va necesitar de una mejora, y como el sistema no tiene la capacidad de cambiar por sí solo, entonces es cuando se va tener la necesidad de cambiar por completo dicho sistema ó solamente modificarlo. En general son todas las recomendaciones que se pueden hacer, la Universidad Vicente Guerrero A.C. cuenta con personal capacitado, y la institución cuenta con muchas más necesidades, que tal vez se puedan realizar en un futuro con residentes profesionales.

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XI. REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS

 http://es.kioskea.net/contents/bdd/bddintro.php3

08/09/2008

 http://www.programacionfacil.com/cpp_builder/start

15/09/2008

 http://www.programacionfacil.com/cpp_builder/qreport 10/10/2008

 http://dev.mysql.com/doc/refman/5.0/es/index.html

20/10/2008

 http://www.mygnet.net/manuales/c++builder

02/11/2008

 http://www.webtaller.com/manual-mysql/indice_manual_mysql.php 23/11/2008

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ANEXOS

Fotografía 1.- Vista de la fachada principal de la Universidad Vicente Guerrero A.C.

Fotografía 2.- Área de la Dirección General.

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Fotografía 3.- Área Administrativa donde se implemento el software

Fotografía 4.- Realizando avances en el Sistema de Control Escolar.

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Disco del Manual del Sistema en Formato PDF.

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Disco del Instalador del Sistema

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