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Heladería “La Potosina” Manual de Procedimientos Fecha de 28-NOV-2024
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MANUAL DE POLÍTICAS
INSTITUTO TECNOLOGICO DE SAN LUIS POTOSÍ
ABUNDIS LLUVIA
BLAS ALEJANDRO
CARRILLO GARZA ELSA MARÍA
BÁRCENAS BANDA MARIAN ALEXA
CABRERA MORENO ANA GABRIELA
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ÍNDICE
INTRODUCCIÓN ............................................................................................................ 3
OBJETIVOS DEL MANUAL ............................................................................................... 3
ALCANCE ...................................................................................................................... 3
CÓMO USAR EL MANUAL ............................................................................................... 4
REVISIONES Y RECOMENDACIONES.............................................................................. 4
ORGANIGRAMA ............................................................................................................. 5
DECLARACIÓN DE POLÍTICAS GENERALES DE LA EMPRESA HELADERÍA ........................ 5
Propósito: .................................................................................................................. 5
2.1 POLITICAS DE SECRETARIA................................................................................... 6
POLITICAS DE ADMINISTRACIÓN................................................................................ 7
POLITICAS DE PRODUCCIÓN ..................................................................................... 8
Políticas de ventas ..................................................................................................... 9
Políticas de Clientes................................................................................................. 10
Políticas de Ventas ................................................................................................... 10
Políticas de Limpieza................................................................................................ 10
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INTRODUCCIÓN
En La Potosina, nos especializamos en la creación de paletas artesanales, con
sabores que despiertan los sentidos y reviven los recuerdos más dulces de la
niñez. Nuestro compromiso es brindarte una experiencia única, donde cada
paleta es preparada con cuidado, utilizando frutas frescas y naturales, y una
variedad de ingredientes que van desde lo clásico hasta lo más innovador.
Creemos que las paletas no son solo un postre, son un viaje de sabores, una
forma de conectar con lo simple, lo fresco, lo auténtico. Cada paleta cuenta una
historia, cada bocado es una invitación a disfrutar de un mundo lleno de colores,
texturas y sensaciones. Queremos que cada visita a nuestra tienda sea una
pequeña celebración de la vida, un momento para compartir con amigos y
familia, para consentirse y para descubrir nuevas combinaciones de sabores.
OBJETIVOS DEL MANUAL
El propósito es establecer lineamientos detallados que contengan
aspectos importantes como calidad, alimentos, higiene, atención
al cliente, producción, ventas y personal. Este manual servirá
como una herramienta fundamental para orientar a los
empleados.
ALCANCE
Este manual abarca políticas para los puestos de secretaria, administradora,
producción, ventas y limpieza que cada una son fundamentales para esta
empresa. Este manual servirá como una valiosa herramienta para alcanzar las
metas establecidas en Heladería “La Potosina” y mejorar en todas las áreas.
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CÓMO USAR EL MANUAL
a) Comienza leyendo la introducción: Esto para obtener una comprensión
general de la importancia de este manual en nuestra empresa.
b) Estructura del Manual: Tienes que familiarizarte con la estructura del manual,
que aborda áreas para que te sea más fácil utilizarlo.
c) Políticas Específicas: Lee detenidamente las políticas específicas
relacionadas con tu puesto de trabajo. Asegúrate de comprender
a) y seguir las políticas establecidas por la Gerencia de Heladería “La Potosina”
b) Actualizaciones y Revisiones: Esté atento a las actualizaciones y revisiones
periódicas del manual. Las notificaciones sobre cambios serán comunicadas por
el gerente general.
c) Capacitación: Utiliza este manual como una herramienta de capacitación para
nuevos empleados. Asegúrate de que comprendan y sigan las políticas desde el
principio.
d) Comunicación: Comparte cualquier pregunta o sugerencia relacionada con las
políticas con tu gerente ya que él a establecido las políticas.
REVISIONES Y RECOMENDACIONES
Cualquier cambio, corrección o recomendación se le comunicará directamente
al Gente General de la empresa Heladería “La Potosina”, éste llevará revisiones
y actualizaciones consecutivas de este manual de políticas
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ORGANIGRAMA
DECLARACIÓN DE POLÍTICAS GENERALES DE LA EMPRESA
HELADERÍA “LA POTOSINA”
Unidad orgánica: Gerencia General Título:
Presentación de lineamientos para el control interno general de la empresa
Heladería “La Potosina”
Propósito:
Establecer lineamientos de control interno para optimizar la eficiencia
operativa, mantener altos estándares de calidad en la elaboración de
helados, con el propósito de obtener una buena reputación como una
heladería confiable y destacada en la satisfacción del cliente. Esta
declaración abarca políticas clave, relacionadas con cada uno de los puestos
establecidos en esta empresa como lo son el puesto de secretaria,
administradora, de producción, ventas y de limpieza que es un área
importante en empresas como está que produce alimentos.
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Agradecemos su compromiso con la excelencia y confiamos en que este
manual servirá como una herramienta para alcanzar y superar nuestras
metas.
1. Definición:
Informe: Establece instrucciones claras para el control interno, con el
objetivo de garantizar la excelencia en nuestros productos y la satisfacción
del cliente. Siempre y cuando se sigan todas las políticas que se han
establecido por la Gerencia de esta empresa. Esto no sólo conlleva al éxito
de la empresa, sino que también ayuda al profesionalismo individual de cada
uno de nuestros trabajadores para mejorar en su puesto de trabajo.
2. Contenido
2.1 POLITICAS DE SECRETARIA
Políticas de Gestión de Documentos.
Documentos Organizados: Mantener un sistema de archivo organizado
para documentos físicos y electrónicos según se necesiten.
Políticas para Soporte a Recursos Humanos.
Proceso de Contratación: Colaborar con la Administradora en el proceso
de contratación, asegurando la documentación completa y la orientación
para nuevos empleados. Gestión de Archivos de Personal: Mantener
archivos del personal actualizados y confidenciales.
Políticas de Confidencialidad y Ética Profesional.
Manejo Confidencial: Tratar información sensible con confidencialidad y
ética.
Cumplimiento Ético: Actuar de acuerdo con los principios éticos de la
empresa en todas las interacciones laborales. Políticas de Horarios y
Asistencia.
Horarios de Trabajo: La secretaria debe cumplir con el horario laboral
establecido.
Políticas de Comunicación.
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Correspondencia: La secretaria será responsable de organizar la
correspondencia, asegurando respuestas rápidas a clientes o
proveedores y archivando documentos de manera ordenada.
POLITICAS DE ADMINISTRACIÓN
Políticas de Gestión Financiera
Registro de Transacciones: La administradora deberá mantener
registros precisos y actualizados de todas las transacciones financieras
de la empresa. Presupuesto: Desarrollar y seguir un presupuesto, así
como controlar los gastos para ofrecer un buen financiamiento de la
empresa.
Políticas Recursos Humanos
Nómina: Supervisar el proceso de nómina, asegurando la precisión en
los cálculos y la entrega puntual de salarios.
Cumplimiento Fiscal: Asegurar el cumplimiento de las obligaciones
fiscales y legales de la empresa.
Gestión de Recursos Humanos: Estar al tanto de aspectos importantes
desde la contratación hasta el desarrollo profesional y la resolución de
conflictos.
Políticas de Inventario y Suministros
Control de Inventario: Mantener un control preciso del inventario de
productos. Gestión de Suministros: Coordinar la utilización adecuada de
suministros necesarios para la producción.
Políticas de Reportes y Análisis
Reportes Financieros: Generar informes financieros periódicos para
evaluar el rendimiento y facilitar la toma de decisiones.
Análisis de Costos: Realizar análisis de costos para identificar
oportunidades de eficiencia y ahorro.
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Políticas de Seguridad de la Información Protección de Datos: Garantizar
la seguridad y confidencialidad de la información financiera y de recursos
humanos
POLITICAS DE PRODUCCIÓN
Políticas de Calidad
Selección de Materias Primas: Asegurar que todas las materias primas
utilizadas cumplan con los estándares de calidad establecidos.
Almacenamiento Adecuado: Establecer un almacenamiento adecuado de
ingredientes, manteniendo frescura y seguridad en los alimentos que se
utilizan para producción.
Políticas de Proceso de Producción
Elaboración: Seguir procedimientos establecidos para garantizar la
consistencia en la elaboración de helados.
Políticas de Higiene y Seguridad
Higiene Personal: Prácticas de higiene entre el personal durante la
producción.
Limpieza de Equipos: Establecer protocolos para la limpieza de equipos
y utensilios.
Políticas de Cadena de Frío Temperaturas: Realizar controles regulares
de temperatura para asegurar la calidad y seguridad de los productos.
Políticas de Eficiencia en Producción
Planificación de Producción: Planificar la producción de manera eficiente
para satisfacer la demanda y reducir desperdicios.
Mejora Continua: Buscar constantemente oportunidades para mejorar la
eficiencia en el proceso de producción.
Políticas de innovación en Sabores
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Desarrollo de Nuevos Sabores: Fomentar la creatividad y colaborar con
el equipo para desarrollar y probar nuevos sabores de helado.
Evaluación de Aceptación: Realizar pruebas de aceptación del mercado
antes de la incorporación de nuevos sabores al menú.
Políticas de Colaboración con Otros Departamento Comunicación con
Ventas: Mantener una comunicación efectiva con el departamento de
ventas para ajustar la producción según la demanda.
Retroalimentación con Administración: Colaborar con el equipo de
administración para alinear la producción
Políticas de ventas
Políticas de Atención al Cliente
Servicio al Cliente: Proporcionar un servicio al cliente excelente, siendo
amable, informativo y resolviendo cualquier duda.
Tiempos de Espera: Hacer mínimos los tiempos de espera, para una
atención rápida y eficiente.
Políticas de Manejo de Pagos
Manejo de Efectivo: Implementar procedimientos seguros para el manejo de
efectivo y cambio.
Políticas de Ofertas y Promociones Comunicación de Ofertas: Informar
claramente sobre ofertas y promociones vigentes.
Políticas de Presentación de la Tienda
Limpieza y Orden: Mantener la tienda limpia y ordenada en todo momento.
Exhibición Atractiva: Diseñar exhibiciones atractivas que destaquen los
productos.
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Políticas de Clientes
Recopilación de Opiniones: Recopilar retroalimentación de los clientes sobre la
calidad del servicio y los productos.
Políticas de Ventas
Ofertas Personalizadas: Ofrecer ofertas personalizadas basadas en las
preferencias de compras más frecuentes de los clientes.
Políticas de Promoción Estrategias Digitales: Desarrollar estrategias de
promoción en redes sociales para atraer nuevos clientes.
Comentarios: Monitorear las plataformas de redes sociales y responder de
manera efectiva a los comentarios y preguntas de los clientes.
Políticas de Limpieza
Políticas de Equipos de Protección
Equipos de Protección: Utilizar adecuadamente los equipos de protección,
como guantes y delantales, para garantizar la seguridad durante las tareas
de limpieza.
Políticas de Limpieza de Áreas
Áreas de Espera: Mantener áreas de espera limpias y ordenadas para una
experiencia cómoda para los clientes.
Políticas de Limpieza de Equipos de Producción
Maquinaria de Producción: Desarrollar un cronograma de limpieza regular
para la maquinaria de producción, asegurando condiciones sanitarias
óptimas.
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Políticas de Limpieza de Baños
Aseo Regular: Realizar limpieza y desinfección regular de los baños para
mantener altos estándares de higiene.
Reposición de Suministros: Garantizar la reposición oportuna de suministros,
como papel higiénico y jabón de manos.
Todas estas políticas forman un marco integral que busca fortalecer el
control interno y promover la eficiencia en todas las áreas operativas y
administrativas de esta empresa. En conjunto, estas políticas buscan
garantizar la coherencia en la ejecución de procesos, el cumplimiento de
políticas, la satisfacción del cliente y el logro de metas, asegurando así el
éxito continuo y la reputación de la empresa heladería “La Potosina”.
RESPONSABLE
Gerente General
Este manual se terminó el día 27 del mes de noviembre del año2024
Elaboró, revisó y autorizó
Gerente general
