Fórmulas y funciones de Excel
Las fórmulas y funciones de Excel es parte de lo esencial que toda persona debe aprender de Microsoft Excel. Las fórmulas y
funciones de Excel sirven para sacar el máximo provecho a las herramientas que ofrece la hoja de cálculo más utilizada del mundo.
¿Qué es una fórmula de Excel?
Las fórmulas de Excel son operaciones matemáticas que introducimos en una celda. Cada una de estas expresiones nos entregará un
resultado, el cual se mostrará en la celda donde escribimos la fórmula; Imagina que Excel es como una gran calculadora.
¿Qué es una función de Excel?
Las funciones de Excel son fórmulas específicas que Excel ya tiene incorporadas. Cada función tiene su nombre y estructura
determinada. También es definida como una fórmula predefinida que realiza un cálculo específico basado en los valores que le
proporcionas. Excel tiene una amplia variedad de funciones que puedes utilizar, cada una diseñada para realizar un tipo específico
de cálculo.
Por ejemplo, la función SUMA(A1:A3) suma los valores en las celdas A1 a A3. La función PROMEDIO(B1:B10) calcula el promedio de
los valores en las celdas B1 a B10. Y la función BUSCARV puede buscar un valor en una tabla y devolver un valor correspondiente de
otra columna.
¿En qué se diferencia una fórmula y una función de Excel?
En Excel, tanto las fórmulas como las funciones se utilizan para calcular y manipular los datos en las celdas. Sin embargo, hay una
diferencia clave entre ellas:
¿Qué es una Fórmula?
Es una expresión que realiza cálculos en los valores de las celdas. Puedes usar operadores matemáticos básicos como suma (+), resta
(-), multiplicación (*) y división (/). Por ejemplo, si tienes el número 5 en la celda A1 y el número 10 en la celda A2, puedes sumar
estos dos números con la fórmula =(A1+A2).
¿Qué es una función?
Es un tipo especial de fórmula predefinida que realiza un cálculo específico. Excel tiene más de 100 funciones incorporadas para
realizar una variedad de cálculos. Por ejemplo, puedes usar la función SUM para sumar un rango de celdas, como SUM(A1:A10), que
sumaría todos los números en las celdas de A1 a A10.
En resumen, todas las funciones son fórmulas, pero no todas las fórmulas son funciones. Las fórmulas son más generales y pueden
consistir en simples operaciones matemáticas, mientras que las funciones son operaciones predefinidas que realizan cálculos
específicos.
¿Qué elementos componen una fórmula en Excel?
Una fórmula en Excel está compuesta por varios elementos que son esenciales para hacer cálculos. Aquí están los componentes:
Signo igual (=): Todas las fórmulas en Excel comienzan con un signo igual. Le dice a Excel que lo que sigue es una fórmula.
Celdas y rangos de celdas: Las fórmulas suelen referirse a celdas individuales (como A1) o a rangos de celdas (como
A1:A10) para realizar cálculos con los datos en esas celdas.
Operadores: Los operadores son los símbolos que indican el tipo de cálculo que se debe realizar. Los operadores básicos
incluyen + para suma, – para resta, * para multiplicación, y / para división.
Funciones: Las funciones son cálculos predefinidos que puedes usar en tus fórmulas. Por ejemplo, SUM(A1:A10) suma
todos los números en las celdas de A1 a A10.
Constantes: Las constantes son valores que no cambian. Por ejemplo, en la fórmula =A1+10, el número 10 es una
constante.
¿Para qué sirve la barra de fórmulas en Excel?
La barra de fórmulas en Excel es una herramienta que te permite escribir y editar fórmulas o funciones en tus celdas. Se encuentra
en la parte superior de la hoja de Excel, justo debajo de la cinta de opciones.
Además, la barra de fórmulas te proporciona información útil cuando estás escribiendo o editando fórmulas y funciones. Por
ejemplo, si estás escribiendo una función, Excel te mostrará una lista desplegable con sugerencias de funciones que puedes usar.
También te proporcionará información sobre los argumentos que necesita cada función.
En esta barra podemos ver el contenido de datos o fórmulas que tiene la celda activa (seleccionada) y modificarlo si queremos.
¿Cómo crear fórmulas en Excel?
Ponemos signo igual, seleccionamos la celda donde está el número 9 (A2), luego ocupamos el signo más (+), seleccionamos la celda
donde está el número 6 (A3) y finalmente apretamos “Enter”.
Así Excel nos arroja el resultado deseado como vemos en la imagen. Además, Excel asocia para cada referencia de celda un color,
que nos facilita la visualización para realizar las fórmulas de Excel.
¿Cuáles son los tipos de fórmulas que existen en Excel?
En Excel, existen varios tipos de fórmulas que puedes utilizar, dependiendo de lo que necesites calcular o de la tarea que estés
realizando. Aquí te presento algunos tipos de fórmulas que podrías encontrar:
1. Fórmulas aritméticas: Estas son las fórmulas más básicas y realizan operaciones matemáticas como suma (+), resta (-),
multiplicación (*) y división (/). Por ejemplo, la fórmula =(A1+A2) suma los valores en las celdas A1 y A21.
2. Fórmulas de texto: Estas fórmulas te permite manipular texto. Por ejemplo, puedes usar la función CONCATENAR (o
simplemente &) para unir dos o más textos.
3. Fórmulas de fecha y hora: Excel tiene una serie de fórmulas que te permiten trabajar con fechas y horas. Por ejemplo,
puedes usar la función AHORA para obtener la fecha y hora actual.
4. Fórmulas lógicas: Estas fórmulas te permiten realizar pruebas lógicas que devuelven VERDADERO o FALSO. Por ejemplo,
puedes usar la función SI para realizar una acción al cumplirse una condición y otra acción si no se cumple.
5. Fórmulas de búsqueda y referencia: Estas fórmulas te permiten buscar datos en tu hoja de cálculo. Por ejemplo, puedes
usar la función BUSCARV para buscar un valor en una columna y devolver un valor de otra columna.
6. Fórmulas de estadísticas: Estas fórmulas te permiten realizar cálculos estadísticos. Por ejemplo, puedes usar la función
PROMEDIO para calcular el promedio de un rango de celdas.
7. Fórmulas financieras: Estas fórmulas son útiles para realizar cálculos financieros. Por ejemplo, puedes usar la función PAGO
para calcular el pago de un préstamo basado en una tasa de interés constante.
8. Fórmulas de ingeniería: Estas fórmulas son útiles para resolver problemas de ingeniería y diseño.
Fórmulas básicas de Excel
Fórmula Para Sumar
La fórmula suma en Excel es de las más sencillas de todas. Se pueden sumar cualquier tipo de número
(positivos, negativos, decimales, etc.) la cantidad de veces que quieras. Para esto usamos el símbolo “+”.
Por ejemplo, para sumar las celdas C3, C4 y C5 tengo que escribir: “=C3+C4+C5”.
También podemos usar la función SUMA, en la que debemos seleccionar todas las celdas que queremos
sumar sin necesidad de escribir “+”.
Fórmula para Restar
De la misma manera que para sumar, usamos el símbolo “-“ para restar. También se puede usar para todo
tipo de número y se puede restar cuantas veces queramos en una sola fórmula. Por ejemplo, para
restarle C4 y C5 a C3 escribiríamos “=C3-C4-C5”. En Excel no existe la función RESTA.
Fórmula para Multiplicar
Para hacer multiplicaciones en Excel debemos usar un asterisco “*” para multiplicar dos valores. Al igual
que la suma y resta, sirve para todo tipo de número y se puede usar cuántas veces queramos en una
fórmula. Por ejemplo, para calcular el precio final de un producto necesitamos agregarle el IVA e
incorporar un descuento. Para eso combinaremos la suma y la multiplicación, escribiendo:
“=C3*(1+C4)*(1-C5)”
Nota: Podemos combinar las operaciones sumas, resta, multiplicación y división de la misma manera que en una calculadora:
primero se calculan la multiplicación y división y luego suma y resta, obedeciendo el orden de paréntesis.
Fórmula para Dividir
Para hacer divisiones en Excel debemos usar una barra inclinada “/” para dividir dos valores. Al igual
que la suma y resta, sirve para todo tipo de número y se puede usar cuántas veces queramos en una
fórmula. Por ejemplo, para dividir un total de 100 en 5 partes iguales escribimos “=C3/C4”.
Función MAX y MIN
Las funciones MAX y MIN buscan el máximo y el mínimo de un conjunto de números,
respectivamente. Por ejemplo, para una lista de calificaciones queremos saber el mínimo y el
máximo. Para obtener el mínimo escribimos: “=MIN(C3:C5)”:
Y para obtener el máximo escribimos: “=MAX(C3:C5)”:
Obteniendo finalmente:
Función PROMEDIO
La función PROMEDIO da como resultado el promedio de los números seleccionados. Por ejemplo
para sacar el promedio de ciertas calificaciones escribimos: “=PROMEDIO(C3:C5)”:
Obteniendo:
Función BUSCARV
La función BUSCARV busca elementos de una tabla o rango por fila dependiendo de un
valor. Por ejemplo al escribir “=BUSCARV(H2;B2:E5;2;0)” queremos que en la primera
columna busque “Esteban” y nos devuelva lo que dice en la columna 4 de esa misma fila.
Así, obtenemos:
Fórmula Porcentaje
No hay una fórmula para volver números a porcentaje, sino que es un estilo de formato. Este
se puede aplicar seleccionando las celdas y buscando este formato en la cinta de opciones,
como se ve en la siguiente imagen:
Así el resultado es:
Función REDONDEAR
Para redondear números se usa la función REDONDEAR, que tiene dos argumentos: la celda
que se quiere redondear y el número de decimales que queremos. Como en el siguiente
ejemplo en que queremos dejar sólo dos decimales, escribimos: “REDONDEAR(C3;2)”.
Aplicándolo a todas las celdas obtenemos:
Funciones Avanzadas de Excel
En el siguiente listado podrás revisar las fórmulas y funciones de Excel, consideradas de nivel medio o avanzado:
Funciones Matemáticas y Trigonométricas
[Link]: La función [Link] en Excel se usa para sumar los valores de un rango que cumplan con los criterios que haya
especificado. Por ejemplo, si quieres sumar los valores mayores que 5 en un rango de celdas, usa la siguiente fórmula:
=[Link](B2:B25;”>5″)
[Link]: Suma valores agregando todos los argumentos que cumplen varios criterios. A diferencia de la función
[Link] que permite un solo criterio, la función [Link] permite hasta 127
criterios.
MMULT: Esta función devuelve el producto matricial de dos matrices. El resultado es una matriz con el mismo número de filas que
matriz1 y el mismo número de columnas que matriz. Multiplica dos matrices.
CONTAR: Se utiliza para contar la cantidad de celdas que contienen números dentro de un rango o matriz de números. Por ejemplo,
puedes escribir la siguiente fórmula para contar los números en el rango [Link] =CONTAR(A1:A20). En este ejemplo, si cinco de las
celdas del rango contienen números, el resultado es 5.
[Link]: Cuenta la cantidad de celdas seleccionadas que cumplan ciertas condiciones definidas por nosotros.
ENTERO: Devuelve la parte entera de un número.
PROMEDIO: La función PROMEDIO en Excel devuelve el promedio (media aritmética) de los argumentos. Por ejemplo, si el rango
A1:A20 contiene números, la fórmula =PROMEDIO(A1:A20) devuelve el promedio de esos números.
[Link]: Calcula el promedio de los contenidos de celdas seleccionadas si es que cumplen ciertas condiciones
definidas por nosotros.
REDONDEAR: La función REDONDEAR en Excel redondea un número a un número de decimales especificado. Por ejemplo, si la celda
A1 contiene 23,7825 y desea redondear ese valor a dos posiciones decimales, puede usar la siguiente fórmula: =REDONDEAR(A1; 2).
El resultado de esta función es 23,781.
Funciones Financieras
Función TIR: Esta función calcula la tasa interna de retorno de los flujos de caja representados por los números del argumento
valores. Estos flujos de caja no tienen por qué ser constantes, como es el caso en una anualidad.
Función VNA: Calcula el Valor Neto Actual (VNA) de un conjunto de flujos de caja periódicos. Esta función permite conocer el valor
actual que tiene una inversión y poder compararla con la inversión inicial analizando si se va a ganar o perder.
Función NPER: Devuelve el número de períodos de una inversión basándose en los pagos periódicos constantes y en la tasa de
interés constante.
Función TASA: Devuelve la tasa de interés por período de una anualidad.
Función VA: Devuelve el Valor Actual (VA) de un conjunto de flujos de caja periódicos.
Función PAGO: Calcula el pago de un préstamo basándose en pagos constantes y en una tasa de interés constante.
Función VF: Devuelve el Valor Futuro (VF) de un conjunto de flujos de caja periódicos.
Función PAGOPRIN: Calcula el importe de amortización de capital intereses que contiene la cuota de un préstamo amortizable y con
tipo de interés fijo.
Función PAGOINT: Calcula el importe correspondiente a los intereses que contiene la cuota de un préstamo amortizable y con tipo
de interés fijo.
Función TIRM: Devuelve la tasa interna de retorno modificada para una serie de flujos de caja periódicos. Se considera el costo de la
inversión y el interés obtenido por la reinversión del dinero.
Funciones Lógicas
Función SI: Realiza comparaciones lógicas entre un valor y un resultado que se espera.
Función Y: Evalúa varias expresiones lógicas y nos permite saber si todas ellas son verdaderas.
Función O: Evalúa varias expresiones lógicas y nos permite saber si alguna de ellas son verdaderas.
Función [Link]: Realiza comparaciones lógicas entre un valor y un resultado que espera considerando varias condiciones.
Función [Link]: Devuelve un valor que nosotros especificamos si una fórmula lo evalúa como un error. Si no hay error, devuelve
el resultado de la fórmula.
Función [Link]: un valor que nosotros especificamos si una fórmula devuelve el valor de error #N/A. Si no hay error, devuelve el
resultado de la fórmula.
Funciones de Texto
Función DERECHA: Se usa para extraer un subtexto de una cadena de texto empezando con el carácter más a la derecha, tomando
en cuenta el número de caracteres que especifiquemos.
Función IZQUIERDA: Se usa para extraer un subtexto de una cadena de texto empezando con el carácter más a la izquierda,
tomando en cuenta el número de caracteres que especifiquemos.
Función CONCATENAR: Une dos o más cadenas de texto en una sola.
Función ESPACIOS: Elimina los espacios del texto, excepto el espacio normal que se deja entre palabras.
Función LARGO: Calcula el número de caracteres que hay dentro de una celda de Excel.
Función EXTRAE: Devuelve un número específico de caracteres de una cadena de texto, comenzando en la posición la cantidad de
caracteres que nosotros especifiquemos.
Función HALLAR: Devuelve la posición dentro de una cadena de texto donde encuentra un carácter que nosotros especificamos.
Funciones de Fecha y Hora
Función HOY: Muestra la fecha de hoy. Se actualiza cada vez que abrimos la planilla.
Función AHORA: Muestra la fecha y hora actuales. Se actualiza cada vez que abrimos la planilla.
Función SIFECHA: Calcula el número de días, meses o años entre dos fechas.
Función [Link]: Calcula el número de días laborales (o hábiles) entre dos fechas.
Función AÑO: Devuelve el año (entre 1900 a 9999) de la fecha dada.
Función FECHA: Devuelve el número de serie secuencial (dd/mm/aaaa) que representa una fecha determinada.
Función HORA: Devuelve la hora (el valor entero) de un valor de hora. La hora se expresa entre 0 (12:00 AM) y 23 (11:00 PM).
Funciones de Búsqueda y Referencia
Función INDICE: Devuelve el valor que contiene una celda habiéndose dado número de fila y columna.
Función BUSCARV: Busca un valor en la primera columna de una tabla y luego devuelve un valor en la misma fila desde una columna
especificada por nosotros.
Función BUSCARX: Busca en una columna un término de búsqueda y devuelve un resultado de la misma fila en otra columna,
independientemente de en qué lado se encuentre la columna devuelta.
Función COINCIDIR: Busca un elemento determinado en un intervalo de celdas y devuelve la posición relativa de dicho elemento en
el rango.
Función TRANSPONER: Gira los datos seleccionados, cambiando filas por columnas.
Función CONTAR: Cuenta la cantidad de celdas que contienen números.
Función [Link]: Devuelve el coeficiente de correlación de dos rangos de celdas.
Función [Link]: Cuenta la cantidad de celdas que contienen números bajo alguna condición que hayamos definido.
Función CONTARA: Cuenta la cantidad de celdas que contienen cualquier tipo de contenido (no diferencia números, textos, etc).
Otras Funciones que te pueden servir
Función FILA: Devuelve el número de fila de una referencia.
Función COLUMNA: Devuelve el número de columna de una referencia.
Función ALEATORIO: Devuelve un número aleatorio entre 0 y 1.
Función VAN: Es lo mismo que la función VNA.
Función CONSULTAV: Es lo mismo que BUSCARV.
¿Cuáles son las 10 fórmulas más usadas en Excel?
SUMA
CONTAR
CONTARA
[Link]
SI
BUSCARV
BUSCARH
[Link] y [Link]
CONCATENAR
ALEATORIO
