MICROSOFT SHERPOINT

SharePoint es una herramienta de productividad de la plataforma Microsoft 365.

Permite a las personas comunicarse y colaborar con unos pocos clics, su equipo puede

elaborar, editar y personalizar contenido.

SharePoint mejora la eficiencia de su personal al permitirles crear sus propias páginas

web de departamento, lo que aumenta la productividad gracias al uso de flujos de

trabajo que aceleran la automatización de los procesos internos.

SharePoint sirve como portal corporativo utilizado para comunicación y noticias, o como

complemento para repositorio de datos. Gracias a su poder de cómputo y flexibilidad

para llevar al mundo digital formularios, listas, bibliotecas de datos y otras funciones.

¿PARA QUÉ SIRVE Y COMO UTILIZARLO?

1. Para crear intranet que permitan compartir y administrar contenido,

conocimientos y aplicaciones

2. para impulsar el trabajo en equipo, encontrar información de forma rápida

3. Para colaborar con todos los miembros de la organización.

4. Crear sitios de intranet, páginas, bibliotecas de documentos y listas.

5. Mostrar elementos visuales importantes, noticias y actualizaciones con un sitio

de grupo o comunicación.

6. Descubrir, seguir y buscar sitios, archivos y personas en toda la organización.

7. Administrar su rutina diaria con flujos de trabajo, formularios y listas.

8. Sincronizar y almacenar los archivos en la nube para que cualquier persona pueda

trabajar de forma segura con usted.

9. Ponerse al día con las noticias desde cualquier lugar, utilizando la aplicación móvil.

1
PRINCIPALES FUNCIONES DE SHAREPOINT

Entorno de

SherPoint

ACCEDIENDO A SHAREPOINT

Pantalla de inicio de SharePoint

Para acceder a SharePoint es necesario disponer del correo electrónico de Microsoft

para el caso de los estudiantes pueden utilizar el correo #carnet@mail.utec.edu.sv .

Para ingresar presione clic en el siguiente enlace:

http://portal.office.com o http://www.office.com , luego presione clic en el iniciador

de aplicaciones y selecciona SharePoint.

2
La página principal de SharePoint es el lugar donde buscar sitios de SharePoint, leer

noticias o buscar contenido.

✓ En Noticias de sitios, se resaltan las actualizaciones de los sitios que se

siguen o se visita con frecuencia.

✓ En Sitios frecuentes, se muestran los sitios más visitados y la actividad

reciente.

✓ Sugeridos aparece en función de las búsquedas recientes y las

recomendaciones.

✓ Para buscar un sitio, archivo o contacto en toda la organización, se escribe

en el cuadro de búsqueda y se selecciona de entre los resultados para abrirlo.

✓ Para seguir un sitio de SharePoint, hay que hacer clic en la estrella que

aparece junto al nombre del sitio. A continuación, aparecerá en la sección

Siguiendo.

3
 ✓ En Siguiendo se muestran todos los sitios que se siguen, como el sitio de

grupo o un sitio de otro grupo con el que se trabaja.

✓ En Recientes se destacan los sitios de SharePoint a los que ha ido

recientemente.

✓ En Vínculos destacados se muestran los sitios que la empresa quiere

destacar.

SITIOS DE SHAREPOINT

Al crear sitios para su organización, es posible que se pregunte qué tipos de

contenido desea publicar, qué elementos Web usar, cómo resaltar noticias y mucho

más.

SharePoint permite la creación de dos tipos de sitios: sitio de grupo para conectar

a personas de un mismo equipo o sitio de comunicación para llegar a un público más

amplio en toda la organización.

Sitio de comunicación: para difundir información, compartir noticias, informes,

estados, etc. a una audiencia amplia en un formato visualmente atractivo. Sólo

genera contenido un pequeño conjunto de miembros y es un público mucho mayor

quien lo consulta.

Utilice un sitio de grupo cuando desee colaborar con otros miembros de su equipo o

con otros usuarios en un proyecto específico. Mostrar el estado del equipo, los

resaltados de proyecto, los documentos importantes, noticias entre otros.

Normalmente, con un sitio de grupo, la mayoría o todos los miembros pueden

contribuir aportando contenido al sitio y solo pueden ver la información los miembros

del equipo o del proyecto, así como determinadas partes interesadas.

CREAR UN NUEVO SITIO

4
Para crear un nuevo sitio de SharePoint hay que dirigirse a la página principal y

seleccionar “+ Crear sitio”.

A continuación, se puede elegir entre crear un sitio de grupo o un sitio de

comunicación.

CREAR SITIO DE GRUPO

1. Ingrese a SharePoint
2. Seleccione + Crear sitio
3. Presione clic en Sitio de grupo
4. Seleccione una plantilla de sitio de grupo que ha sido rellenada previamente con

contenido de utilidad para escenarios específicos. O bien, para crear un sitio de

grupo general, seleccione la plantilla de equipo Estándar. Para nuestro ejemplo

seleccionaremos plantilla de equipo Estándar.

5
5. A continuación, muestra una ventana con la vista previa de la platilla

seleccionada, si está seguro de utilizar esa platilla presione clic en el botón usar

6
 plantilla

6. Asigne un nombre a su nuevo sitio de grupo. Al escribirlo, verá si el

nombre que ha elegido está disponible o no.

Nota: Si Grupos de Microsoft 365 están deshabilitado en SharePoint en Microsoft

365, el campo para la dirección de correo electrónico no aparecerá.

7. En el cuadro Descripción del sitio , agregue texto que permita a los

usuarios conocer el propósito del sitio.

8. En dirección del sitio, visualizará la dirección del sitio creado, para mi

ejemplo es: https://mailutecedusv.sharepoint.com/sites/

9. Presione clic en siguiente.

7
10. Configuración de privacidad elije:

Privado: Sólo los miembros pueden tener acceso a este sitio

Publico: cualquiera en la organización puede tener acceso a este sitio

11. En selección de idioma: debe seleccionar el idioma del sitio, debe ser

cuidadoso ya que después de seleccionar un idioma predeterminado para el

sitio y crear el sitio, ya no puede cambiar el idioma más adelante. Sin

embargo, puede agregar idiomas admitidos alternativos.

12.Presiona en crear

13. Agregar miembros: puede escribir nombre o correo electrónico de

cualquier persona que quiera que sea miembro del sitio.

14. Presione en finalizar

8
 Nota: El creador del sitio se convierte automáticamente en miembro del grupo de

propietarios del sitio.

Ahora ya tenemos creado nuestro sitio, en este caso es un sitio para un grupo de

INFORMATICA.

9
Cambiar aspecto del sitio.

Puede personalizar rápidamente el aspecto de su sitio de

SharePoint para reflejar su estilo profesional o relacionarlo

con la organización.

Nota: Las opciones disponibles dependen de la versión de

SharePoint que use y Para cambiar el aspecto, necesita

permisos de diseño o de propietario del sitio.

Para cambiar el aspecto del sitio, siga los siguientes pasos:

1. En la parte superior derecha observa el icono que lo

llevará a modificar el aspecto de su sitio, al presionar clic sobre él visualizará un

conjunto de acciones.

2. Seleccione Editar el aspecto del sitio

3. En cambio, de aspecto: Seleccione Tema

4. Seleccione el tema de su preferencia (para el ejemplo se seleccionó verde

azulado)

5. Presione clic en guardar

10
MODIFICAR ASPECTO AL ENCABEZADO.

1. En el sitio, haga clic en Configuración y, a continuación, haga clic

en Cambiar la apariencia > encabezado.

2. Elija un diseño: (El diseño Compacto es el predeterminado para todos los sitios

modernos):

a. Diseño minimalista: altura reducida con todo el contenido en una sola línea,

incluidos el logotipo de sitio pequeño, el título del sitio, la navegación del sitio y

las acciones y etiquetas del sitio.

b. Diseño compacto: un diseño de altura más grande que usa el logotipo del sitio

de tamaño completo a la vez que mantiene el contenido en una sola línea.

11
 c. Diseño estándar: diseño con el logotipo del sitio de tamaño completo y el

contenido dividido en 2 líneas.

d. Diseño Ampliado: nuestro diseño más grande con contenido dividido en 2 áreas

de contenido con el logotipo del sitio, el título del sitio y una imagen de fondo

opcional.

Para el ejemplo se aplica el diseño Ampliado.

Pasos:

1. Seleccione encabezado

2. En disposición seleccione Ampliado

3. En fondo seleccione imagen. ( si ya insertó una

imagen el botón aparece como cambiar). Abrirá

el explorador de archivos, seleccione la imagen a

insertar.

4. Presione en el botón guardar.

En disposición: elegir ampliado ( para agregar una

imagen de fondo)

12
Presentación:

1. En visibilidad del titulo del sitio debe estar activo (si desea

que esté visible) o desactivado ( si no quiere que este

visible)

Miniatura del logotipo del sitio: Aparecerá en la búsqueda en

la tarjeta del sitio.

2. Logotipo del sitio: Logotipo que aparecerá en el encabezado

del sitio que puede ser transparente o no transparente.

3. Alineación del logotipo, puede ser izquierda, centro o

derecha.

4. Presione en guardar

Navegación:

En navegación puede activar y desactivar la visibilidad de navegación del sitio. Para el

ejemplo se activó y la orientación seleccionada es vertical.

Si selecciona la orientación horizontal se activa el estilo del menú, para selecciona entre

Megamente y en Cascada.

13
Al finalizar presione clic en guardar

En la parte izquierda se visualiza una serie de opciones

de las cuales se puede seleccionar para realizar diversas

tareas.

Inicio: Muestra la página principal del sitio.

Conversaciones: Al presionar clic en conversaciones

abre el correo electrónico de Outlook, y enviar un correo

electrónico al grupo.

Documento: Al seleccionar documento se abre una venta

desde la cual es posible crear, cargar cualquier tipo de

documento, además podrá crear un enlace a un archivo

almacenado en OneDrive.

Bloc de notas: Permite crear notas y compartirlas con

el grupo

14
Páginas: Al ser seleccionada, muestra las páginas del sitio con información relacionada

con fecha de modificación, que usuario la modificó etc.

Contenido del sitio: Muestra el contenido del sitio, también se tiene acceso análisis del

sitio, flujo de trabajo, configuración entre otro.

Papelere de reciclaje: Al seleccionar esta opción da acceso a los elementos eliminados,

para eliminarlos por completo o restaurarlos. En la parte superior izquierda se visualiza

vaciar papelera de reciclaje, pero si selecciona un elemento se activan las opciones:

eliminar y restaurar.

15
CREAR Y SUBIR ARCHIVOS.

Si desea crear archivos como documentos, presentaciones, hojas electrónicas entre

otras o subir archivos que tiene almacenados en su equipo, para que estos archivos sean

compartidos con el equipo, realice los siguientes pasos:

1. Del panel de navegación del sitio, seleccione Documentos. Mostrará la siguiente

ventana.

16
 2. Seleccione Nuevo, luego el tipo de archivo que desea crear. Ejemplo si selecciona

Documento de Word, se abrirá una ventada con el entorno de Word para que

cree el documento deseado.

3. Puede editar el documento y almacenarlo

4. Y luego guardarlo en la ubicación del sitio y documento

Seleccione Cargar. Para subir un archivo desde su equipo.

CREAR Y COMPARTIR NOTICIAS

Puede crear noticias para mantener a sus socios, equipo y compañeros al tanto, así como

involucrarlos con historias importantes o interesantes mediante la característica

Noticias del sitio de grupo. Puede crear rápidamente publicaciones atractivas como

anuncios, noticias de personas, actualizaciones de estado y muchas más, que pueden

incluir gráficos y formato enriquecido.

Para crear noticias realice lo siguiente:

1. En novedades presione clic en Agregar

2. Seleccione publicación de noticias

17
3. Seleccione la plantilla deseada.

4. Presione clic en el botón Crear una aplicación.

18
Mostrará una ventana dese la cual debe diseñar la noticia,

5. en agregar título escriba: Herramientas de Inteligencia artificial

6. De las opciones mostradas en la parte superior seleccione examinar imágenes,

mostrará la galería de imágenes recientes para seleccionar, además muestra una

serie de opciones para buscar la imagen, cargar desde el equipo, desde OneDrive,

buscar en la Web etc.

7. Seleccione una imagen desde la ubicación deseada

8. Presione en insertar.

9. Arrastre para establecer un punto focal de la imagen, así

19
AGREGAR UNA SESIÓN

1. Presione clic en agregar sesión

2. De las opciones mostradas seleccione 2 columnas ( se visualiza de la siguiente

manera)

3. Ubicarse en la parte superior de la primera columna, mostrará la lista de

elementos que puede agregar texto, vínculos, imágenes, videos etc.

4. Seleccione imagen.

5. Mostrará la ventana con imágenes recientes y las opciones para cargar imágenes

desde cualquier ubicación, una vez seleccionada la imagen se muestra en la

columna.

6. Ubicarse en la columna de la derecha y agregar el siguiente texto:

7. Herramientas más usadas; ChatGPT, Google Bard, DALL-E, Canva, etc

20
Crear noticia

https://www.microsoft.com/es-es/videoplayer-
nocookie/embed/RE36tjl?pid=ocpVideo1&maskLevel=20&market=es-es

AGREGAR UNA PUBLICACIÓN DE NOTICIAS MEDIANTE UN VÍNCULO

En SharePoint puede agregar un vínculo al contenido de su sitio o de otro sitio web con
el vínculo Noticias. El contenido vinculado aparecerá como una publicación de noticias.

1. En novedades, seleccione agregar

2. Seleccione vínculo de noticias.

3. Mostrará una ventana para colocar el vínculo

21
4. En vinculo escriba: https://blog.hubspot.es/website/herramientas-ia-gratis

5. Mostrará una imagen de la URL colocada, esta puede ser cambiada, mostrará un

titulo y una descripción de la página.

22
Presione en publicar y se visualizará de la siguiente manera.

23
24