Manual Usuario

Avanzado
SharePoint 2010
Material de apoyo capacitación
 QUITAR LOS PERMISOS DE USUARIO DE
UNA CARPETA, DOCUMENTO O
Tabla de contenido ELEMENTO DE UNA LISTA ..................... 32
ADMINISTRAR LISTAS Y BIBLIOTECAS
CON MUCHOS ELEMENTOS ................... 33
BIBLIOTECAS Y LISTAS ................... 3 FORMAS DE ADMINISTRAR GRANDES
LISTAS Y BIBLIOTECAS ........................... 33
CREAR COLUMNAS INDIZADAS ............... 34
FORMAS DE TRABAJAR CON BIBLIOTECAS
CREAR VISTAS FILTRADAS ..................... 34
.................................................................. 3
ORGANIZAR ELEMENTOS EN CARPETAS . 37
TIPOS DE BIBLIOTECAS ........................... 9
INDIZAR UNA COLUMNA ....................... 37
CREAR UNA BIBLIOTECA ...................... 10
CREAR UNA VISTA FILTRADA MEDIANTE
VER LOS USUARIOS Y GRUPOS DE
UNA COLUMNA INDIZADA ..................... 38
SHAREPOINT ASOCIADOS A UNA LISTA O
AGREGAR UNA COLUMNA INDIZADA A
BIBLIOTECA ............................................ 13
UNA VISTA EXISTENTE .......................... 40
VER LOS USUARIOS Y GRUPOS DE
SHAREPOINT ASOCIADOS A UNA CARPETA, ESTABLECER LÍMITES PARA FUENTES
RSS ........................................................ 40
DOCUMENTO O ELEMENTO DE UNA LISTA
................................................................ 14
AGREGAR USUARIOS A UNA LISTA O COPIAR UN ARCHIVO EN OTRA
BIBLIOTECA ............................................ 15 BIBLIOTECA ...................................... 42
AGREGAR USUARIOS A UNA CARPETA,
DOCUMENTO O ELEMENTO DE UNA LISTA
¿CÓMO FUNCIONA EL COMANDO ENVIAR
................................................................ 17 A? ........................................................... 42
CREAR UN NUEVO GRUPO DE SHAREPOINT COPIAR UN ARCHIVO EN UN DESTINO
A PARTIR DE UNA LISTA O BIBLIOTECA .. 19
PREDEFINIDO ......................................... 43
CREAR UN NUEVO GRUPO DE SHAREPOINT COPIAR UN ARCHIVO EN UN DESTINO QUE
A PARTIR DE UNA CARPETA, DOCUMENTO O
ESPECIFIQUE.......................................... 45
ELEMENTO DE UNA LISTA ....................... 21
DESVINCULAR UNA COPIA DE SU
MODIFICAR LAS ASIGNACIONES DE ARCHIVO DE ORIGEN............................. 47
PERMISOS EN LOS NIVELES DE PERMISOS DE
ELIMINAR UNA COPIA ........................... 47
UNA LISTA O BIBLIOTECA ....................... 23
ACTUALIZAR COPIAS DEL ARCHIVO DE
MODIFICAR LAS ASIGNACIONES DE
ORIGEN ................................................... 49
PERMISOS EN LOS NIVELES DE PERMISOS
ACTUALIZAR COPIAS DESDE LA PÁGINA
DE UNA CARPETA, DOCUMENTO O
ADMINISTRAR COPIAS ............................ 49
ELEMENTO DE UNA LISTA ..................... 24
CAMBIAR LA CONFIGURACIÓN DE UNA
INTERRUMPIR LA HERENCIA DE
COPIA PARA QUE SE LE PREGUNTE SI DESEA
PERMISOS EN UNA LISTA O BIBLIOTECA
ACTUALIZACIONES ................................. 50
................................................................ 25
INTERRUMPIR LA HERENCIA DE
PERMISOS EN UNA CARPETA, SITIOS Y OTROS ELEMENTOS ..... 51
DOCUMENTO O ELEMENTO DE UNA LISTA
................................................................ 27 CREAR UN SITIO .................................... 51
HEREDAR LOS PERMISOS DE UNA LISTA O A) INTRODUCCIÓN ............................... 51
BIBLIOTECA ........................................... 28 B) SUBSITIO ......................................... 52
HEREDAR LOS PERMISOS DE UNA C) SITIO DE NIVEL SUPERIOR ............... 53
CARPETA, DOCUMENTO O ELEMENTO DE D) DECIDIR SI DESEA CREAR UN SUBSITIO
UNA LISTA .............................................. 29 O UN SITIO DE NIVEL SUPERIOR .............. 54
QUITAR LOS PERMISOS DE USUARIO DE E) CREAR UN SUBSITIO DEBAJO DE UN
UNA LISTA O BIBLIOTECA ..................... 31 SITIO EXISTENTE ..................................... 55

Guía de Usuario SharePoint 2010 1

F) CREAR UN SITIO DE NIVEL SUPERIOR SUBSITIO:............................................... 86
MEDIANTE LA CREACIÓN DE SITIOS SIN TIPO DE CONTENIDO: ........................... 86
INTERVENCIÓN DEL ADMINISTRADOR .... 59 VISTA: .................................................... 86
¿QUÉ ES UN ÁREA DE TRABAJO? .......... 63
A) OTRAS PLANTILLAS DE SITIO .......... 64
B) INFORMACIÓN GENERAL ................. 64
CREAR UN SITIO DE ÁREA DE
DOCUMENTOS DESDE UN DOCUMENTO DE
UNA BIBLIOTECA ................................... 65
CREAR UN SITIO DE ÁREA DE
DOCUMENTOS VACÍO ............................ 66
AGREGAR UN DOCUMENTO .................. 67
AGREGAR UN USUARIO ......................... 68
AGREGAR UNA TAREA .......................... 68
AGREGAR UN ANUNCIO......................... 70
AGREGAR UN VÍNCULO A LA LISTA
VÍNCULOS .............................................. 71
CREAR UNA ALERTA POR CORREO
ELECTRÓNICO PARA UNA TAREA ......... 72
VOLVER A PUBLICAR UN DOCUMENTO EN
UNA BIBLIOTECA DESDE UN SITIO DE
ÁREA DE DOCUMENTOS......................... 75
ELIMINAR UN SITIO DE ÁREA DE
DOCUMENTOS ........................................ 75

EXCEL SERVICES ............................. 77

¿QUÉ ES UN ELEMENTO WEB DE EXCEL

WEB ACCESS? ....................................... 78
AGREGAR UN ELEMENTO WEB DE EXCEL
WEB ACCESS A UNA PÁGINA ................ 79
CONECTAR UN LIBRO A UN ELEMENTO
WEB ........................................................ 80
INDICADORES DE ESTADO DE
SHAREPOINT ......................................... 82
INFORMACIÓN GENERAL: ¿CÓMO CREO
INDICADORES DE ESTADO? ................... 82
CREAR UNA LISTA DE ESTADO.............. 83
CREAR UN ELEMENTO WEB CON UNA
LISTA DE ESTADO .................................. 83

GLOSARIO .......................................... 85

COLECCIÓN DE SITIOS: ......................... 85

DESPROTEGER: ..................................... 85
FLUJO DE TRABAJO: ............................. 85
GRUPO DE SHAREPOINT: ..................... 85
PROTEGER:............................................ 86
SITIOS DE NIVEL SUPERIOR: ................. 86

Guía de Usuario SharePoint 2010 2

Bibliotecas y Listas
Capítulo

1
Una biblioteca es una ubicación en un sitio en el que se pueden Crear, Recopilar, Actualizar y
Administrar archivos con los miembros de equipo. Cada biblioteca muestra una lista de
archivos e información básica acerca de los mismos que sirve de ayuda para conseguir que los
archivos funcionen conjuntamente.

Se puede personalizar las bibliotecas de varias formas: puede controlar cómo se ven los
documentos, cómo se hace su seguimiento, se administran y se crean. Adicionalmente, se
puede controlar las versiones, incluido su número y tipo, además de limitar quién puede ver
los documentos antes de aprobarlos.

Finalmente, puede elegir entre varios tipos de bibliotecas, en función de los tipos de archivos
que desea almacenar y cómo planee usarlos.

Formasdetrabajarconbibliotecas

La biblioteca Documentos Compartidos se crea automáticamente cuando SharePoint 2010

crea un sitio nuevo. Puede empezar a usarla directamente, personalizarla o crear otras
bibliotecas.

ILUSTRACIÓN 1.1 PANTALLA BIBLIOTECA DE DOCUMENTOS

A continuación se enumeran algunas formas de trabajar con bibliotecas y hacer que sean más
útiles para el grupo:

Crear y administrar vistas:

 Puede usar una vista para ver los elementos de una biblioteca que sean más importantes
o que mejor se ajusten a un propósito. El contenido de la biblioteca real no cambia, pero
los archivos se organizan o filtran para hacer que sea más fácil buscarlos y examinarlos de
un modo significativo.

ILUSTRACIÓN 1.2 PANTALLA CREAR VISTA

ILUSTRACIÓN 1.3 PANTALLA FORMATO DE VISTAS

Requerir la aprobación de documentos:

Puede especificar que se requiera la aprobación de un documento. Los documentos siguen

en un estado pendiente hasta que son aprobados o rechazados por alguien que tenga
permiso para hacerlo. Puede controlar qué grupos de usuarios pueden ver un documento
antes de aprobarlo.

ILUSTRACIÓN 1.4 PANTALLA CONFIGURAR DE BIBLIOTECA

ILUSTRACIÓN 1.5 PANTALLA CONFIGURAR VERSIONES Y APROBACIÓN DE DOCUMENTOS

Guía de Usuario SharePoint 2010 4

 ILUSTRACIÓN 1.6 PANTALLA CONFIGURAR CONTROL VERSIÓN DE DOCUMENTO

Seguimiento de las versiones

Si tiene que conservar las versiones anteriores de los archivos, las bibliotecas pueden
servirle de ayuda para controlar, almacenar y restaurar los archivos. Puede elegir hacer el
seguimiento de todas las versiones del mismo modo. O bien, puede escoger designar
algunas versiones como principales.

Por ejemplo: Cuando se agrega un capítulo nuevo a un manual, y otras versiones como
secundarias. Cuando se corrige un error de ortografía.

Para ayudar a administrar el espacio de almacenamiento, puede elegir el número de cada

tipo de versión que desea almacenar.

Por ejemplo: Una agencia de viajes podría usar una biblioteca de documentos para
administrar sus archivos. Mientras los miembros del grupo desarrollan una nueva
propuesta de venta, hacen el seguimiento de las versiones secundarias del archivo. Si
cometen un error en una versión, pueden restaurar la anterior. Cuando terminen la
propuesta, podrán crear una versión principal y, después, publicarla para que la apruebe
el departamento jurídico y su director. Cuando se apruebe el archivo, los demás
empleados de la compañía podrán verlo.

Requerir la aprobación de documentos:

Cuando se requiere la desprotección de un archivo, se garantiza que sólo una persona

pueda modificarlo hasta que se proteja. Requerir que los documentos se desprotejan
impide que varias personas hagan cambios al mismo tiempo, lo que puede crear conflictos
en la modificación y conducir a confusión. Requerir la desprotección también ayuda a
recordar a los miembros del grupo que agreguen un comentario cuando protejan un
archivo, para que se pueda realizar el seguimiento de lo que ha cambiado en cada versión
con más facilidad.

Guía de Usuario SharePoint 2010 5

 ILUSTRACIÓN 1.7 OPCIÓN PROTECCIÓN Y DESPROTECCIÓN DE DOCUMENTOS

Mantenerse informado de los cambios:

Las bibliotecas de SharePoint 2010 admiten la tecnología RSS, de forma que los miembros
del grupo de trabajo puedan recibir las actualizaciones automáticamente. RSS permite que
se reciban y se vean actualizaciones, o canales, de noticias e información en una ubicación
consolidada. También puede crear avisos por correo electrónico, para que se le informe
cuando los archivos cambien.

ILUSTRACIÓN 1.8 PANTALLA CONFIGURACIÓN COMUNICACIONES

Guía de Usuario SharePoint 2010 6

 ILUSTRACIÓN 1.9 PANTALLA CONFIGURACIÓN DE LA RSS

Modificar archivos sin conexión:

Si prefieres trabajar con los archivos en el disco duro, puede desprotegerlos y trabajar sin
conexión, si utiliza una aplicación que sea compatible con SharePoint 2010, como 2010
Microsoft Office System.

Trabajar con una biblioteca desde un programa de correo electrónico:

Mediante un programa de correo electrónico compatible con SharePoint 2010, como

Microsoft Office Outlook 2010, puede llevar consigo la información importante. Puede
leer, modificar y buscar en los archivos sin conexión desde el programa de correo.

Copiar documentos a otra ubicación fácilmente:

Puede enviar un archivo fácilmente a otra ubicación en un sitio de SharePoint 2010.

Cuando se actualice el documento original, puede elegir que se le solicite la actualización
del archivo en las demás ubicaciones.

 Definir tipos de contenido:

Si un grupo trabaja con varios tipos de archivos, como hojas de cálculo, presentaciones y
documentos, puede ampliar la funcionalidad de la biblioteca habilitando y definiendo
varios, al momento de crear la biblioteca. Los tipos de contenido agregan flexibilidad y
coherencia a través de varias bibliotecas. Cada tipo de contenido puede especificar una
plantilla y procesos de flujo de trabajo.

Guía de Usuario SharePoint 2010 7

 Por ejemplo: un departamento de ventas puede tener plantillas para los informes de
venta, documentos estándar, presupuestos y presentaciones. Cada plantilla contiene el
logotipo de la compañía y una declaración de sus objetivos. Cuando alguien crea un archivo
nuevo a partir de la biblioteca de documentos, puede seleccionar la plantilla que desea
usar.

ILUSTRACIÓN 1.9 PANTALLA CREAR BIBLIIOTECA Y SUS OPCIONES DE CONFIGURACIÓN

ILUSTRACIÓN 1.10 PANTALLA “MÁS OPCIONES” PLANTILLA DE DOCUMENTO

 Especificar permisos únicos:

Puede especificar permisos únicos para una biblioteca, o incluso un archivo dentro de una
biblioteca.

 Crear flujos de trabajo:

Guía de Usuario SharePoint 2010 8

 Una biblioteca de documentos o un tipo de contenido pueden usar flujos de trabajo que
la organización haya definido para los procesos corporativos. Por ejemplo: para
administrar la aprobación o revisión de documentos.

Tiposdebibliotecas

El tipo de biblioteca que se usa depende de los tipos de archivos que se comparten:

ILUSTRACIÓN 1.11 PANTALLA TIPO BIBLIOTECA DE DOCUMENTOS

Biblioteca de documentos:

Para muchos tipos de archivos, incluidos documentos u hojas de cálculo, se puede utilizar
una biblioteca de documentos. En ella se puede almacenar otros tipos de archivos, aunque
algunos tipos se bloquean por motivos de seguridad. Cuando trabaje con programas
compatibles con SharePoint 2010, puede crear estos tipos de archivos desde la biblioteca.

Por ejemplo: el equipo de marketing puede disponer de su propia biblioteca para los
materiales de programación, notas de prensa y publicaciones.

Biblioteca de imágenes:

Para compartir una colección de imágenes digitales o gráficos puede usar una biblioteca
de imágenes. Aunque las imágenes se pueden almacenar en otros tipos de bibliotecas de
SharePoint 2010, las bibliotecas de imágenes ofrecen varias ventajas.

Por ejemplo: desde una biblioteca de imágenes puede mostrar imágenes como una
presentación de diapositivas, descargar imágenes al equipo y editar imágenes mediante
programas de gráficos compatibles con SharePoint 2010. Considere la posibilidad de crear
una biblioteca de imágenes si su equipo reutiliza muchos gráficos, como puedan ser
logotipos o imágenes corporativas, o si desea almacenar imágenes de acontecimientos
celebrados con los miembros de equipo o de campañas de lanzamiento de productos.

Guía de Usuario SharePoint 2010 9

 Biblioteca de páginas wiki:

Para crear una colección de páginas wiki conectadas puede usar una biblioteca de páginas
wiki. Una página wiki permite que varios usuarios puedan capturar información rutinaria
en un formato fácil de crear y modificar. Puede agregar a la biblioteca páginas wiki que
contengan imágenes, tablas, hipervínculos y vínculos internos.

Por ejemplo: Si su equipo crea un sitio wiki para un proyecto, el sitio podrá almacenar
sugerencias y consejos en páginas conectadas entre sí.

Biblioteca de formularios:

Si debe administrar un grupo de formularios empresariales basados en XML, puede usar

una biblioteca de formularios.

Por ejemplo: Su organización puede usar una biblioteca de formularios para los informes
de gastos. La configuración de una biblioteca de formularios requiere un editor XML o un
programa de diseño XML que sea compatible con SharePoint 2010, por ejemplo Microsoft
Office InfoPath.

Crearunabiblioteca

Una biblioteca es una ubicación en un sitio en el que se pueden Crear, Recopilar, Actualizar y
Administrar archivos con los miembros de equipo. Cada biblioteca muestra una lista de
archivos e información básica acerca de los mismos que sirve de ayuda para conseguir que los
archivos funcionen conjuntamente.

Puede crear y administrar documentos, hojas de cálculo, presentaciones, formularios y otros

tipos de archivos en una biblioteca. La biblioteca Documentos Compartidos, se crea
automáticamente cuando SharePoint 2010 crea un sitio nuevo. Puede personalizar la
biblioteca para sus fines o puede crear bibliotecas adicionales.

Nota

Para crear una biblioteca, debe tener permiso para administrar listas en el sitio
en el que desee crearla.

Guía de Usuario SharePoint 2010 10

 1. Haga clic en Ver todo el contenido del sitio y, a continuación, haga clic en Crear en la
página Todo el contenido del sitio.

ILUSTRACIÓN 1.12 PANTALLA TODO EL CONTENIDO DEL SITIO; “CREAR” BIBLIOTECA

Sugerencia

En la mayoría de los casos, puede utilizar el menú Acciones del sitio

en vez de completar este paso.

2. En Bibliotecas, haga clic en el tipo de biblioteca que desee, por ejemplo, en Biblioteca
de documentos.

ILUSTRACIÓN 1.13 PANTALLA CREAR

3. En el cuadro Nombre, escriba el nombre de la biblioteca (este campo es obligatorio).

El nombre, que se muestra en la parte superior de la biblioteca, pasa a formar parte
de la dirección de la página de biblioteca y está presente en los elementos de
navegación que ayudan a los usuarios a encontrar y abrir la biblioteca.

Guía de Usuario SharePoint 2010 11

 ILUSTRACIÓN 1.13 PANTALLA CREAR NUEVA BIBLIOTECA

4. En el cuadro Descripción, escriba una descripción de la función de la biblioteca (este

campo es opcional). La descripción se muestra en la parte superior de la página de
biblioteca, debajo del nombre de la biblioteca. Si tiene previsto habilitar la biblioteca
para la recepción de contenido por correo electrónico, puede agregar la dirección de
correo electrónico de la biblioteca a la descripción, para que los usuarios la encuentren
con facilidad.

5. Para agregar un vínculo a esta biblioteca en el Inicio rápido, compruebe que Sí esté
seleccionado en la sección Navegación.

6. Para crear una versión cada vez que un archivo se protege en la biblioteca, en la
sección Historial de versiones de Documento o Historial de versiones de Imagen,
haga clic en Sí.

Más adelante puede elegir si almacena tanto la versión principal como la secundaria así como
la cantidad de versiones de las que desea realizar un seguimiento.

7. Según el tipo de biblioteca que vaya a crear, puede estar disponible una sección
Plantilla de documento, que enumera los programas compatibles que están
disponibles de forma predeterminada para crear archivos nuevos. Si los tipos de
contenido están habilitados, la plantilla predeterminada se especifica a través del tipo
de contenido. En la sección Plantilla de documento, en la lista desplegable, haga clic
en el tipo de archivo predeterminado que desee que se use como plantilla para los
archivos que se crean en la biblioteca.

Guía de Usuario SharePoint 2010 12

 ILUSTRACIÓN 1.14 PANTALLA CREAR NUEVA BIBLIOTECA
8. Haga clic en Crear.

Nota

Para crear una biblioteca en un sitio de área de reuniones, siga el

procedimiento para personalizar sitios de área de reuniones agregando
bibliotecas.

Si se habilitan varios tipos de contenido, los usuarios pueden elegir entre

diferentes tipos de archivos predeterminados cuando crean archivos nuevos.
Los tipos de archivo predeterminados se especifican mediante los tipos de
contenido en lugar de en la sección Plantilla de documento cuando se crea la
biblioteca.

Las opciones de correo electrónico no están disponibles de forma

predeterminada para las bibliotecas de páginas Wiki.

Sugerencia

Una vez creada la biblioteca, puede seguir personalizándola haciendo clic en

Configuración y, después, haciendo clic en la configuración de la biblioteca
que desea personalizar, como Configuración de la biblioteca de documentos.

Ver los usuarios y grupos de SharePoint asociados a una lista o biblioteca

1. Abra la lista o biblioteca en la que desee ver los usuarios y grupos de SharePoint.

Guía de Usuario SharePoint 2010 13

 2. En el menú Configuración, haga clic en Configuración de la biblioteca de documentos
o en Configuración de la lista.

3. En la página Personalizar, en la columna Permisos y administración, haga clic en

Permisos para biblioteca de documentos.

La página Niveles Permisos: nombre de objeto asegurable muestra todos los usuarios y grupos
de SharePoint (y sus niveles de permisos asignados) que se aplican a este objeto asegurable.

Nota

La descripción de la página describe el estado de la herencia en este objeto

asegurable. Además, las casillas de verificación aparecen junto a la columna
Usuarios/Grupos si se usan permisos únicos para este objeto asegurable.

Ver los usuarios y grupos de SharePoint asociados a una carpeta, documento

o elemento de una lista

1. Abra la lista o biblioteca que contiene las carpetas, el documento o el elemento de la

lista cuyos usuarios y grupos de SharePoint desee ver.

2. Sitúe el puntero en la carpeta, documento o elemento de la lista cuyos permisos desee

ver, haga clic en la flecha que aparece y después en Administrar permisos.

La página Permisos: nombre de objeto asegurable muestra todos los usuarios y grupos de
SharePoint y sus niveles de permisos asignados que se aplican a este objeto asegurable.

Nota

Guía de Usuario SharePoint 2010 14

 La descripción de la página describe el estado de la herencia en este objeto
asegurable. Además, las casillas de verificación aparecen junto a la columna
Usuarios/Grupos si se usan permisos únicos para este objeto asegurable.

Agregar usuarios a una lista o biblioteca

Siga los pasos siguientes para agregar usuarios a un grupo de SharePoint existente que está
asociado actualmente a una lista o biblioteca en particular. Si el objeto asegurable que está
configurando usa permisos únicos, también puede agregar los usuarios directamente a este
objeto asegurable con los permisos que desee, o agregar los grupos de SharePoint
existentes a esta lista con los permisos que desee.

Nota

Si los permisos se heredan del objeto asegurable primario, no pueden

agregarse usuarios o grupos de SharePoint directamente al objeto asegurable.
En este caso, sólo pueden agregarse usuarios a los grupos de SharePoint
existentes. Sin embargo, si crea permisos exclusivos para el objeto asegurable,
se pueden agregar usuarios.

1. Abra la lista o biblioteca en la que desee agregar los usuarios o grupos de SharePoint.

2. En el menú Configuración, haga clic en Configuración de la biblioteca de documentos

o en Configuración de la lista.

3. En la página Personalizar, en la columna Permisos y administración, haga clic en

Permisos de esta biblioteca de documentos o en Permisos de esta lista.

La página Permisos muestra todos los usuarios y grupos de SharePoint asociados a esta lista o
biblioteca, y sus niveles de permisos asociados.

Nota

Si las casillas de verificación no aparecen junto a los nombres de grupo y

usuario en la página Permisos, los permisos se heredan de un objeto
asegurable primario. En este caso, los usuarios y los grupos de SharePoint que

Guía de Usuario SharePoint 2010 15

 agregue también se agregan al objeto primario (del que este objeto
asegurable hereda esos permisos).

Si se usan permisos únicos (no se heredan del objeto primario), los usuarios y
los grupos de SharePoint que agregue a este objeto asegurable sólo afectan a
este objeto asegurable y a cualquier otra entidad que herede los permisos de
este objeto asegurable.

1. En el menú Heredar Permisos, haga clic en Conceder Permisos.

ILUSTRACIÓN 1.15 PANTALLA AGREGAR NUEVO URSUARIOS

Nota

El menú Nuevo no aparece si la lista o la biblioteca heredan permisos de su

sitio primario. En este caso, en el menú Acciones, haga clic en Editar permisos
y, a continuación, en Aceptar para confirmar que desea crear permisos
exclusivos.

1. En la sección Agregar usuarios, especifique los usuarios y los grupos de SharePoint

que desee agregar a este objeto asegurable.

2. En la sección Conceder permisos, agregue los usuarios a un grupo de SharePoint

existente o concédales permiso directamente en el objeto asegurable y active las
casillas de verificación pertinentes para concederles los permisos que desee en ese
objeto asegurable.

Notas

Si los permisos se heredan del objeto asegurable primario, no pueden

agregarse usuarios o grupos de SharePoint directamente a este objeto
asegurable. En su lugar, sólo pueden agregarse usuarios a los grupos de
SharePoint existentes.

Guía de Usuario SharePoint 2010 16

 No se puede agregar un grupo de SharePoint a otro grupo de SharePoint. Si
agregó un grupo de SharePoint en el paso 5, debe seleccionar Conceder
permisos a los usuarios directamente.

3. Haga clic en Aceptar.

Agregar usuarios a una carpeta, documento o elemento de una lista

Estos pasos permiten agregar usuarios a un grupo de SharePoint existente que está asociado
actualmente a una carpeta, documento o elemento de una lista en particular. Si el objeto
asegurable que está configurando usa permisos únicos, también puede agregar los usuarios
directamente a este objeto asegurable con los permisos que desee, o agregar los grupos de
SharePoint existentes a esta lista con los permisos que desee.

Nota

Si los permisos se heredan del objeto asegurable primario, no pueden

agregarse usuarios o grupos de SharePoint directamente al objeto asegurable.
En este caso, sólo pueden agregarse usuarios a los grupos de SharePoint
existentes que están asociados actualmente a este objeto asegurable. Sin
embargo, si crea permisos exclusivos para el objeto asegurable, se pueden
agregar usuarios.

1. Abra la lista o biblioteca que contenga las carpetas, el documento o el elemento de la

lista en los que desee agregar usuarios o grupos de SharePoint.

2. Deje el puntero en la carpeta, documento o elemento de la lista en el que desee

agregar usuarios o grupos de SharePoint, haga clic en la flecha que aparece y haga clic
en Administrar permisos.

La página Permisos muestra todos los usuarios y grupos de SharePoint, y sus niveles de
permisos asignados que se aplican a este objeto asegurable.

Guía de Usuario SharePoint 2010 17

La descripción de la página describe el estado de la herencia en este objeto asegurable.
Además, las casillas de verificación aparecen junto a la columna Usuarios/Grupos si se usan
permisos únicos para este objeto asegurable.

Si las casillas de verificación no aparecen junto a los nombres de grupo y usuario en la página
Permisos, los permisos se heredan de un objeto asegurable primario. En este caso, los usuarios
y los grupos de SharePoint que agregue también se agregan al objeto primario (del que este
objeto asegurable hereda esos permisos). Si se usan permisos únicos (no se heredan del objeto
primario), los usuarios y los grupos de SharePoint que agregue a este objeto asegurable sólo
afectan a este objeto asegurable y a cualquier otra entidad que herede de este objeto
asegurable.

3. En el menú Administrar Primario, haga clic en Conceder Permiso.

Nota

El menú Nuevo no aparece si la lista o la biblioteca heredan permisos de su

sitio primario. En este caso, en el menú Acciones, haga clic en Editar permisos
y, a continuación, en Aceptar para confirmar que desea crear permisos
exclusivos.

4. En la sección Conceder Permisos, especifique los usuarios y los grupos de SharePoint

que desee agregar a este objeto asegurable.

5. En la sección Conceder permisos, agregue los usuarios a un grupo de SharePoint

existente o concédales permiso directamente en el objeto asegurable y active las
casillas de verificación pertinentes para asignar los permisos que desee en ese objeto
asegurable.

Guía de Usuario SharePoint 2010 18

 ILUSTRACIÓN 1.16 PANTALLA AGREGAR USUARIOS

Notas

Si los permisos se heredan del objeto asegurable primario, no se puede

agregar usuarios o grupos de SharePoint directamente a este objeto
asegurable. En su lugar, sólo se puede agregar usuarios a los grupos de
SharePoint existentes.

No se puede agregar un grupo de SharePoint a otro grupo de SharePoint. Si

agregó un grupo de SharePoint en el paso 5, debe seleccionar Conceder
permisos a los usuarios directamente.

Haga clic en Aceptar.

Crear un nuevo grupo de SharePoint a partir de una lista o biblioteca

Este procedimiento sólo se puede realizar con una lista o biblioteca que herede los permisos
de su sitio primario.

Guía de Usuario SharePoint 2010 19

 Nota

Independientemente del punto de partida, todos los grupos de SharePoint se

crean en el nivel de colección de sitios, lo que significa que todos los grupos
de SharePoint están disponibles en todos los sitios dentro de la colección de
sitios.

1. Abra la lista o biblioteca con la que desee crear un nuevo grupo de SharePoint.

2. En el menú Configuración, haga clic en Configuración de la biblioteca de documentos

o en Configuración de la lista.

3. En la columna Permisos y administración, haga clic en Permisos de esta biblioteca de

documentos o en Permisos de esta lista.
La página Permisos muestra todos los usuarios y grupos de SharePoint asignados a esta lista o
biblioteca, y sus niveles de permisos asignados.

Nota

La descripción de la página describe el estado de la herencia en este objeto

asegurable. Además, las casillas de verificación aparecen junto a la columna
Usuarios/Grupos si se usan permisos únicos para este objeto asegurable. Si
las casillas de verificación no aparecen junto a los nombres de grupo y usuario
en la página Permisos, los permisos se heredan de un objeto asegurable
primario.

4. Si la lista o biblioteca hereda los permisos del elemento primario, en el menú Acciones,
haga clic en Administrar los permisos del objeto primario. De lo contrario, no puede
crear un grupo de SharePoint a partir de esta lista o biblioteca.

5. En el menú Administrar Primario, haga clic en Crear grupo.

6. En la página Crear grupo, especifique la configuración del nuevo grupo de SharePoint,

incluyendo los niveles de permisos que desee asignarle, y haga clic en Crear.

Guía de Usuario SharePoint 2010 20

 ILUSTRACIÓN 1.17 PANTALLA CREAR NUEVO GRUPO

Nota

Después de crear el nuevo grupo de SharePoint, vaya a la página Personas y

grupos, donde puede agregar usuarios al nuevo grupo de SharePoint.

Crear un nuevo grupo de SharePoint a partir de una carpeta, documento o

elemento de una lista

Siguiendo estos pasos se podrá crear un nuevo grupo de SharePoint y asignarlo a una carpeta,
documento o elemento de una lista. Este procedimiento sólo se puede realizar con una
carpeta, documento o elemento de lista que herede los permisos de su sitio primario.

Nota

Independientemente del punto de partida, todos los grupos de SharePoint se

crean en el nivel de colección de sitios, lo que significa que todos los grupos
de SharePoint están disponibles en todos los sitios dentro de la colección de
sitios.

1. Abra la lista o biblioteca con la que desee crear un nuevo grupo de SharePoint.

Guía de Usuario SharePoint 2010 21

 2. Sitúe el puntero en la carpeta, documento o elemento de la lista en el que desee crear
un nuevo grupo de SharePoint, haga clic en la flecha que aparece y después en
Administrar permisos.

La página Permisos muestra todos los usuarios y grupos de SharePoint (y sus niveles de
permisos asignados) que se aplican a este objeto asegurable.

Nota

La descripción de la página describe el estado de la herencia en este objeto

asegurable. Además, las casillas de verificación aparecen junto a la columna
Usuarios/Grupos si se usan permisos únicos para este objeto asegurable. Si
las casillas de verificación no aparecen junto a los nombres de grupo y usuario
en la página Permisos, los permisos se heredan de un objeto asegurable
primario.

3. Si la lista o biblioteca hereda los permisos del elemento primario, en el menú Acciones,
haga clic en Administrar los permisos del objeto primario. De lo contrario, no puede
crear un grupo de SharePoint a partir de esta lista o biblioteca.

4. En el menú Nuevo, haga clic en Nuevo grupo.

5. En la página Nuevo grupo, especifique la configuración del nuevo grupo de SharePoint,

incluyendo los niveles de permisos que desee asignarle, y haga clic en Crear.

Nota

Después de crear el nuevo grupo de SharePoint, vaya a la página Personas y

grupos, donde puede agregar usuarios al nuevo grupo de SharePoint.

Guía de Usuario SharePoint 2010 22

Modificar las asignaciones de permisos en los niveles de permisos de una lista
o biblioteca

Siga estos pasos para modificar las asignaciones de permisos de los niveles de permisos de los
usuarios y grupos de SharePoint seleccionados que están asociados a una lista o biblioteca.
Observe que si el objeto asegurable en el que esté modificando los niveles de permisos, hereda
sus permisos de un objeto asegurable primario, al realizar estos pasos se interrumpe esta
herencia.

Precaución

Posteriormente, podrá elegir volver a heredar los permisos del objeto

asegurable primario. Observe que al heredar los permisos del objeto primario
se descartan los permisos únicos que puedan haberse creado para este objeto
asegurable, como son las asignaciones del nivel de permisos o grupos de
SharePoint únicos que se crearan en este objeto asegurable mientras se
usaron permisos únicos.

1. Abra la lista o biblioteca en la que desee modificar los niveles de permisos.

2. En el menú Configuración, haga clic en Configuración de la lista o en Configuración

de la biblioteca de documentos.

3. En la página Personalizar, en la columna Permisos y administración, haga clic

Permisos de esta biblioteca de documentos.

La página Permisos muestra todos los usuarios y grupos de SharePoint asociados a esta
biblioteca, y sus niveles de permisos asociados.

Nota

La descripción de la página describe el estado de la herencia en este objeto

asegurable. Además, las casillas de verificación aparecen junto a la columna
Usuarios/Grupos si se usan permisos únicos para este objeto asegurable. Si
las casillas de verificación no aparecen junto a los nombres de grupo y usuario
en la página Permisos, los permisos se heredan de un objeto asegurable
primario.

4. Si la lista o biblioteca hereda los permisos, primero debe interrumpir la herencia para
modificar los niveles de permisos en este objeto asegurable. Para ello, en el menú
Acciones, haga clic en Editar permisos y, después, en Aceptar para confirmar la acción.

Guía de Usuario SharePoint 2010 23

 5. Active las casillas de verificación de los usuarios y grupos de SharePoint en los que
desee modificar los niveles de permisos en este objeto asegurable.

6. En el menú Acciones, haga clic en Editar permisos de usuario.

7. En la sección Elegir permisos, seleccione los niveles de permisos que desee, desactive
los que no desee y haga clic en Aceptar.

Modificar las asignaciones de permisos en los niveles de

permisos de una carpeta,documentooelementodeunalista

Los siguientes pasos indicarán como modificar los niveles de permisos de los usuarios y grupos
de SharePoint seleccionados que están asociados a una carpeta, documento o elemento de
una lista. Observe que si el objeto asegurable en el que esté modificando los niveles de
permisos hereda sus permisos de un objeto asegurable primario, al realizar estos pasos se
interrumpe esta herencia.

Precaución

Posteriormente, podrá elegir volver a heredar los permisos del objeto

asegurable primario. Observe que al heredar los permisos del objeto primario
se descartan los permisos únicos que puedan haberse creado para este objeto
asegurable, como son las asignaciones del nivel de permisos o grupos de
SharePoint únicos que se crearán en este objeto asegurable mientras se
usaron permisos únicos.

1. Abra la lista o biblioteca que contenga la carpeta, documento o elemento de una lista
en el que desee modificar los niveles de permisos.

2. Haga clic en el menú desplegable a la derecha de la carpeta, documento o elemento

de una lista en el que desee modificar los niveles de permisos y, después, haga clic en
Administrar permisos.

La página Permisos: nombre de objeto asegurable muestra todos los usuarios y grupos de
SharePoint en este objeto asegurable y sus niveles de permisos.

Guía de Usuario SharePoint 2010 24

 Nota

La descripción de la página describe el estado de la herencia en este objeto

asegurable. Además, las casillas de verificación aparecen junto a la columna
Usuarios/Grupos si se usan permisos únicos para este objeto asegurable. Si
las casillas de verificación no aparecen junto a los nombres de grupo y usuario
en la página Permisos, los permisos se heredan de un objeto asegurable
primario.

3. Si la lista o biblioteca hereda los permisos, primero debe interrumpir la herencia para
modificar los niveles de permisos en este objeto asegurable. Para ello, en el menú
Acciones, haga clic en Editar permisos y, después, en Aceptar para confirmar la acción.

4. Active las casillas de verificación de los usuarios y grupos de SharePoint en los que
desee modificar los niveles de permisos en este objeto asegurable.

5. En el menú Acciones, haga clic en Editar permisos de usuario.

6. En la sección Elegir permisos, seleccione los niveles de permisos que desee, desactive
los que no desee y haga clic en Aceptar.

Interrumpirlaherenciadepermisosenunalistaobiblioteca

De forma predeterminada, las listas y bibliotecas heredan los permisos del sitio primario. Siga
estos pasos si desea interrumpir esta herencia y crear permisos únicos en una lista o biblioteca
en particular.

Precaución

Guía de Usuario SharePoint 2010 25

 Posteriormente, podrá elegir volver a heredar los permisos del objeto
asegurable primario. Observe que al heredar los permisos del objeto primario
se descartan los permisos únicos que puedan haberse creado para este objeto
asegurable, como son las asignaciones del nivel de permisos o grupos de
SharePoint únicos que se crearan en este objeto asegurable mientras se
usaron permisos únicos. Tenga en cuenta que todas las asignaciones de
niveles de permisos únicos también se descartan de las carpetas en las listas y
bibliotecas, elementos de una lista y documentos dentro de la lista o
biblioteca cuando elija volver a heredar los permisos.

1. Abra la lista o biblioteca en la que desee interrumpir la herencia del objeto asegurable
primario.

2. En el menú Configuración, haga clic en Configuración de la lista o en Configuración

de la biblioteca de documentos.

3. En la columna Permisos y administración, haga clic en Permisos de esta lista o en

Permisos de esta biblioteca de documentos.

La página Permisos: nombre de objeto asegurable muestra todos los usuarios y grupos de
SharePoint de este objeto asegurable y sus niveles de permisos asignados.

Nota

La descripción de la página describe el estado de la herencia en este objeto

asegurable. Además, las casillas de verificación aparecen junto a la columna
Usuarios/Grupos si se usan permisos únicos para este objeto asegurable. Si
las casillas de verificación no aparecen junto a los nombres de grupo y usuario
en la página Permisos, los permisos se heredan de un objeto asegurable
primario.

4. En el menú Acciones, haga clic en Editar permisos y, después, en Aceptar para

confirmar la acción.

Guía de Usuario SharePoint 2010 26

ILUSTRACIÓN 1.18 PANTALLA EDITAR PERMISOS

Nota

La opción Editar permisos no está disponible en el menú Acciones si este

objeto asegurable tiene permisos únicos que no se heredan del objeto
asegurable primario.

Interrumpir la herencia de permisos en una carpeta,

documentooelementodeunalista

De forma predeterminada, las carpetas, documentos y elementos de una lista heredan los
permisos de su objeto asegurable primario. En la mayor parte de los casos, esto significa que
heredan sus permisos de la lista o biblioteca que los contiene. Si las carpetas, documentos y
elementos de una lista estuvieran dentro de otras carpetas, de forma predeterminada,
heredarían los permisos de la carpeta que los contiene.

Siga estos pasos si desea interrumpir esta herencia y crear permisos únicos en una lista o
biblioteca en particular.

Precaución

Posteriormente, podrá elegir volver a heredar los permisos del objeto

asegurable primario. Observe que al heredar los permisos del objeto primario
se descartan los permisos únicos que puedan haberse creado para este objeto
asegurable, como son las asignaciones del nivel de permisos o los grupos de

Guía de Usuario SharePoint 2010 27

 SharePoint únicos que se crearan en este objeto asegurable mientras se
usaron los permisos únicos.

1. Abra la lista o biblioteca que contiene la carpeta, documento o elemento de una lista
en el que desee interrumpir la herencia del objeto asegurable primario.

2. Sitúe el puntero en la carpeta, documento o elemento de una lista en el que desee

interrumpir la herencia, haga clic en la flecha que aparece y después en Administrar
permisos.

La página Permisos muestra todos los usuarios y grupos de SharePoint de este objeto
asegurable, y sus niveles de permisos asociados.

La descripción de la página detalla el estado de la herencia en este objeto asegurable. Además,

las casillas de verificación aparecen junto a la columna Usuarios/Grupos si se usan permisos
únicos para este objeto asegurable. Si las casillas de verificación no aparecen junto a los
nombres de grupo y usuario en la página Permisos, los permisos se heredan de un objeto
asegurable primario.

3. En el menú Acciones, haga clic en Editar permisos y, después, en Aceptar para

confirmar la acción.

Nota

La opción Editar permisos no está disponible en el menú Acciones si este

objeto asegurable tiene permisos únicos que no se heredan del objeto
asegurable primario.

Heredar los permisosde una listao biblioteca

De forma predeterminada, las listas y bibliotecas heredan los permisos del sitio primario. Sin
embargo, esta herencia se puede interrumpir para crear permisos únicos en un objeto
asegurable en particular. Puede volver a heredar los permisos en cualquier momento.

Siga los pasos siguientes para volver a heredar los permisos del objeto asegurable primario
para una lista o biblioteca que use permisos únicos que no se hereden del elemento primario.

Precaución

Guía de Usuario SharePoint 2010 28

 Al heredar los permisos del objeto primario se descartan los permisos únicos
que puedan haberse creado para este objeto asegurable, como son las
asignaciones del nivel de permisos o los grupos de SharePoint únicos que se
crearán en este objeto asegurable mientras se usaron los permisos únicos.

1. Abra la lista o biblioteca en la que desee volver a heredar los permisos.

2. En el menú Configuración, haga clic en Configuración de la lista o en Configuración

de la biblioteca de documentos.

3. En la página Personalizar, en la columna Permisos y administración, haga clic en

Permisos de esta lista o en Permisos de esta biblioteca de documentos.

La página Permisos muestra todos los usuarios y grupos de SharePoint asociados a esta
biblioteca, y sus niveles de permisos asociados.

La descripción de la página describe el estado de la herencia en este objeto asegurable.

Además, las casillas de verificación aparecen junto a la columna Usuarios/Grupos si se usan
permisos únicos para este objeto asegurable. Si las casillas de verificación no aparecen junto a
los nombres de grupo y usuario en la página Permisos, los permisos ya se heredan de un objeto
asegurable primario.

4. En el menú Acciones, haga clic en Heredar permisos y, después, en Aceptar para

confirmar la acción.

Nota

La opción Heredar permisos no está disponible en el menú Acciones si los

permisos ya se heredan del objeto asegurable primario.

Heredar los permisos de una carpeta, documento o

elementode unalista
De forma predeterminada, las carpetas, documentos y elementos de una lista heredan los
permisos de su objeto asegurable primario. En la mayor parte de los casos, esto significa que

Guía de Usuario SharePoint 2010 29

heredan sus permisos de la lista o biblioteca que los contiene. Si las carpetas, documentos y
elementos de una lista estuvieran dentro de otras carpetas, de forma predeterminada,
heredarían los permisos de la carpeta que los contiene.

Siga los pasos siguientes para volver a heredar los permisos del objeto asegurable primario de
una carpeta, documento o elemento de una lista que esté usando permisos únicos que no se
heredan del objeto primario.

Precaución

Al heredar los permisos del objeto primario se descartan los permisos únicos
que puedan haberse creado para este objeto asegurable, como son las
asignaciones del nivel de permisos o los grupos de SharePoint únicos que se
crearán en este objeto asegurable mientras se usaron los permisos únicos.

1. Abra la lista o biblioteca que contenga la carpeta, documento o elemento de una lista
en el que desee volver a heredar los permisos.

2. Deje el puntero en la carpeta, documento o elemento de una lista en el que desee

volver a heredar los permisos, haga clic en la flecha que aparece y haga clic en
Administrar permisos.

La página Permisos muestra todos los usuarios y grupos de SharePoint de este objeto
asegurable, y sus niveles de permisos asociados.

La descripción de la página indica el estado de la herencia en este objeto asegurable. Además,

las casillas de verificación aparecen junto a la columna Usuarios/Grupos si se usan permisos
únicos para este objeto asegurable. Si las casillas de verificación no aparecen junto a los
nombres de grupo y usuario en la página Permisos, los permisos ya se heredan de un objeto
asegurable primario.

3. En el menú Acciones, haga clic en Heredar permisos y, después, en Aceptar para

confirmar la acción.

Nota

La opción Heredar permisos no está disponible en el menú Acciones si los

permisos ya se heredan del objeto asegurable primario.

Guía de Usuario SharePoint 2010 30

Quitar lospermisosdeusuariodeunalistaobiblioteca
Siga estos pasos para quitar usuarios o grupos de SharePoint de una lista o biblioteca.

1. Abra la lista o biblioteca en la que desee quitar los permisos de usuario.

2. En el menú Configuración, haga clic en Configuración de la lista o en Configuración

de la biblioteca de documentos.

3. En la página Personalizar, en la columna Permisos y administración, haga clic en

Permisos de esta lista o en Permisos de esta biblioteca de documentos.

La página Permisos muestra todos los usuarios y grupos de SharePoint asociados a esta
biblioteca, y sus niveles de permisos asociados.

La descripción de la página indica el estado de la herencia en este objeto asegurable. Además,

las casillas de verificación aparecen junto a la columna Usuarios/Grupos si se usan permisos
únicos para este objeto asegurable. Si las casillas de verificación no aparecen junto a los
nombres de grupo y usuario en la página Permisos, los permisos se heredan de un objeto
asegurable primario.

Si los permisos se heredan del objeto primario, no puede quitar usuarios en este objeto
asegurable. Si desea eliminar usuarios y grupos de SharePoint del objeto asegurable primario
(del que este objeto asegurable hereda esos permisos), debe administrar los permisos del
objeto primario.

Siga uno de los procedimientos siguientes:

 Para administrar los permisos del objeto primario, en el menú Acciones, haga clic en
Administrar los permisos del objeto primario.

 Si en este momento se heredan los permisos del objeto primario y desea interrumpir
esta herencia y crear permisos únicos para este objeto asegurable, en el menú
Acciones, haga clic en Editar permisos y, después, en Aceptar para confirmar la acción.

 Si la lista o biblioteca ya usa permisos únicos que no se heredan del objeto primario,
siga con el próximo paso.

1. Active las casillas de verificación de los usuarios y grupos de SharePoint que desee
quitar de esta lista o biblioteca.

2. En el menú Acciones, haga clic en Quitar permisos de usuario y, después, en Aceptar

para confirmar la acción.

Guía de Usuario SharePoint 2010 31

 ILUSTRACIÓN 1.19 PANTALLA QUITAR PERMISOS DE USUARIO

Quitar los permisos de usuario de una carpeta,

documentooelementode unalista
Siga estos pasos para quitar usuarios o grupos de SharePoint de una carpeta, documento o
elemento de una lista.

1. Abra la lista o biblioteca que contenga la carpeta, documento o elemento de una lista
en el que desee quitar los permisos de usuario.

2. Sitúe el puntero en la carpeta, documento o elemento de una lista en el que desee

quitar los permisos de usuario, haga clic en la flecha que aparece y después en
Administrar permisos.

La página Permisos muestra todos los usuarios y grupos de SharePoint de este objeto
asegurable, y sus niveles de permisos asociados.

La descripción de la página describe el estado de la herencia en este objeto asegurable.

Además, las casillas de verificación aparecen junto a la columna Usuarios/Grupos si se usan
permisos únicos para este objeto asegurable. Si las casillas de verificación no aparecen junto a
los nombres de grupo y usuario en la página Permisos, los permisos se heredan de un objeto
asegurable primario.

Si los permisos se heredan del objeto primario, no puede quitar usuarios en este objeto
asegurable. Si desea eliminar usuarios y grupos de SharePoint del objeto asegurable primario
(del que este objeto asegurable hereda esos permisos), debe administrar los permisos del
objeto primario.

Siga uno de los procedimientos siguientes:

 Para administrar los permisos del objeto primario, en el menú Acciones, haga clic en
Administrar los permisos del objeto primario.

Guía de Usuario SharePoint 2010 32

  Si en este momento se heredan los permisos del objeto primario y desea interrumpir
esta herencia y crear permisos únicos para este objeto asegurable, en el menú
Acciones, haga clic en Editar permisos y, después, en Aceptar para confirmar la acción.

 Si este objeto asegurable ya utiliza permisos únicos que no se heredan del objeto
primario, siga con el próximo paso.

1. Active las casillas de verificación de los usuarios y grupos de SharePoint que desee
quitar de este objeto asegurable.

2. En el menú Acciones, haga clic en Quitar permisos de usuario y, después, en Aceptar

para confirmar la acción.

Administrarlistasybibliotecasconmuchoselementos
Cuando una lista o una biblioteca tienen un gran número de elementos, debe planear
cuidadosamente su organización y la manera en la que los usuarios necesitan obtener acceso
a los datos.

Al planear y utilizar algunas características de biblioteca y lista principales, puede asegurarse

de que los usuarios encuentran información sin que se vea afectado de manera adversa el
funcionamiento del resto del sitio.

Formas de administrar grandes listas y bibliotecas

Cuando el número de elementos de una lista o una biblioteca aumenta a más de mil, el
rendimiento de la lista o la biblioteca puede comenzar a ser más lento o verse afectadas otras
áreas del sitio. Dichos errores pueden deberse a acciones del usuario como la ordenación o
recuperación de un gran número de elementos al mismo tiempo. Sin embargo, puede
almacenar millones de elementos y bibliotecas siempre que planee y configure la lista o la
biblioteca correctamente.

El ejemplo más habitual de una acción de usuario que afecta al rendimiento, se produce
cuando un usuario crea u obtiene acceso a una vista de los elementos en una biblioteca o una
lista muy grande. Cuando se define una vista, tiene la opción de devolver todos los elementos
o filtrar un subconjunto de elementos basados en una columna concreta. En cualquier
momento que el número total de elementos de una lista o biblioteca es muy grande, es
importante limitar el número de elementos con el que está trabajando un usuario en un
momento dado. Esto implica filtrar el conjunto total de elementos en un número más pequeño
que el usuario final y la base de datos puedan administrar.

Guía de Usuario SharePoint 2010 33

Según el tipo de lista o biblioteca, puede utilizar la estructura de la organización y
determinadas características para ayudar a los usuarios a trabajar con muchos elementos. En
las siguientes secciones se proporcionan sugerencias y técnicas para asegurar que los usuarios
pueden obtener acceso a información de manera rápida en una lista o biblioteca.

Crear columnas indizadas

Para mejorar el funcionamiento de una biblioteca o lista grande, puede indizar una columna.
Un índice en una columna permite a SharePoint 2010 analizar rápidamente los datos de dicha
columna, incluso cuando se trabajan con miles o millones de elementos.

Para obtener una vista para filtrar rápidamente un gran número de elementos, el filtro debe
aplicarse a una columna indizada.

Es importante tener en cuenta lo siguiente al crear y utilizar columnas indizadas:

 Cada índice de columnas adicionales consume recursos adicionales de la base de

datos. Por tanto, debería agregar índices sólo a las columnas que se usarán
activamente en vistas de la lista o la biblioteca.

 Cuando defina una vista de una lista o biblioteca con muchos elementos, es
importante utilizar un filtro que no devolverá más de mil o dos mil elementos.

 Sólo se puede utilizar una columna indizada en un filtro de vista. Puede filtrar en
muchas columnas diferentes, pero es importante que la primera columna que utilice
para filtrar la vista tenga un índice y que reduzca suficientemente el número total de
elementos devueltos.

 La definición de una vista que utiliza un filtro OR no tiene los beneficios de una
columna indizada.

 La definición de un límite de elementos en una vista, no tiene los mismos beneficios

que filtrar por una columna indizada.

Crear vistas filtradas

Para listas y bibliotecas con muchos elementos, los usuarios pueden obtener acceso a los
elementos con una mezcla de vistas y búsqueda.

A continuación, indicamos algunas sugerencias para que las vistas funcionen bien con una
columna indizada:

 Cambiados recientemente:

Guía de Usuario SharePoint 2010 34

 Para crear una vista que incluya únicamente los elementos que han cambiado la semana
pasada, puede indizar la columna Modificado y, a continuación, aplicar el filtro Modificado
(Indizado) es mayor que [Hoy]-7.

ILUSTRACIÓN 1.20 PANTALLA CREAR VISTAS FILTRADAS

 Nuevos elementos:

Para crear una vista de únicamente los elementos agregados la semana pasada, puede
indizar la columna Creado y, a continuación, aplicar el filtro Creado es mayor que [Hoy]-
7.

ILUSTRACIÓN 1.21 PANTALLA CREAR VISTAS FILTRADAS

 Mis elementos:

Para crear una vista de únicamente los elementos agregados, puede indizar la columna
Creado por y, a continuación, aplicar el filtro Creado por es igual a [Yo].

ILUSTRACIÓN 1.22 PANTALLA CREAR VISTAS FILTRADAS

Guía de Usuario SharePoint 2010 35

  Vence hoy:

Para listas o bibliotecas con una columna Fecha de vencimiento, puede indizar dicha
columna y, a continuación, aplicar el filtro Fecha de vencimiento es igual a [Hoy].

ILUSTRACIÓN 1.23 PANTALLA CREAR VISTAS FILTRADAS

 Actualizaciones del panel de discusión:

Para crear una vista únicamente con las discusiones actualizadas el último mes, puede
indizar la columna Última actualización en un panel de discusión, crear una nueva vista
Asunto y, a continuación, aplicar el filtro Última actualización es mayor que [Hoy]-30.

 Personas y grupos:

Si tiene muchas personas que visitan el sitio, puede mejorar el rendimiento de las páginas
Todos los grupos y Todas las personas indizando la columna Tipo de contenido para la
Lista de información del usuario.

ILUSTRACIÓN 1.24 PANTALLA CREAR VISTAS FILTRADAS

Incluso aunque sólo algunas personas aparezcan en la página Todas las personas, muchas
personas que visitan el sitio se convertirán en usuarios inactivos que se escriben en la Lista de
información del usuario, que todavía puede afectar al rendimiento de esta lista.

Debido a que la creación de vistas que utilizan un índice de columna correctamente es más
complicado para bibliotecas y listas grandes, puede que desee quitar el permiso Administrar
vistas personales para los colaboradores de una biblioteca o una lista grande. Al quitar este

Guía de Usuario SharePoint 2010 36

permiso, puede evitar que los usuarios creen una vista que abarque todos los elementos y que
pueda afectar de manera adversa al rendimiento del resto del sitio.

Organizar elementos en carpetas

Incluso cuando el número total de elementos de una lista o una biblioteca es muy grande, una
vista de una carpeta única es tan rápida como una vista que filtra el número total de elementos
mediante una columna indizada. En algunos escenarios, puede que sea posible distribuir todos
los elementos de una lista o una biblioteca en varias carpetas de manera que ninguna carpeta
tenga más de mil o dos mil elementos.

Es importante tener en cuenta lo siguiente cuando utilice carpetas para organizar una
biblioteca o una lista grande:

 Cada carpeta no debe contener más de mil o dos mil elementos para asegurar vistas
rápidas de los elementos de la carpeta.

 Si elige mostrar todos los elementos sin carpetas cuando crea una vista en esta lista o
biblioteca, debe utilizar un filtro basado en una columna indizada.

 Es útil hacer que la vista predeterminada muestre todas las carpetas sin filtrar nada de
manera que los usuarios puedan elegir la carpeta adecuada cuando insertan nuevos
elementos. Esto evita que los elementos se agreguen de manera incorrecta fuera de
las carpetas de la lista o la biblioteca.

Indizaruna columna
Para mejorar el funcionamiento de una biblioteca o lista grande, puede indizar una columna.
A continuación, puede utilizar la columna indizada para filtrar vistas nuevas o existentes de la
lista o la biblioteca.

Nota

Cada índice de columnas adicionales consume recursos adicionales de la base

de datos. Por tanto, debería agregar índices sólo a las columnas que se usarán
activamente en vistas de la lista o la biblioteca.

Guía de Usuario SharePoint 2010 37

 1. Si la lista o la biblioteca aún no está abierta, haga clic en su nombre en Inicio rápido.

2. Si no aparece el nombre de la lista o biblioteca, haga clic en Ver todo el contenido de

sitio y, a continuación, haga clic en el nombre de la lista o biblioteca.

3. En el menú Configuración , haga clic en Configuración de la lista o haga clic

en la configuración del tipo de biblioteca que está abriendo.

Por ejemplo, en una biblioteca de documentos, haga clic en Configuración de biblioteca de

documentos.

1. En Columnas, haga clic en Columnas indizadas.

2. Active la casilla de verificación situadas junto a cada columna que desea indizar.

3. Haga clic en Aceptar.

Sugerencia

Si tiene muchas personas que visitan el sitio, puede que desee indizar la
columna Tipo de contenido para la Lista de información del usuario. Así se
puede mejorar el rendimiento de las páginas Todos los grupos y Todas las
personas del sitio. Estas páginas se utilizan para administrar usuarios y grupos
del sitio.

Crear una vista filtrada mediante una columna

indizada

Guía de Usuario SharePoint 2010 38

Después de indizar una columna, puede agregar una vista nueva cuando cree la vista y, a
continuación, utilizar la columna indizada para filtrar la vista. Antes de crear una vista, puede
que desee agregar más columnas para tener mayor flexibilidad a la hora de ordenar, agrupar
y filtrar. Si va a crear una vista para un dispositivo móvil, debería considerar los límites de los
dispositivos móviles de su grupo.

1. Si la lista o la biblioteca aún no está abierta, haga clic en su nombre en Inicio rápido.

Si no aparece el nombre de la lista o biblioteca, haga clic en Ver todo el contenido de sitio y,
a continuación, haga clic en el nombre de la lista o biblioteca.

2. En el menú Vista , haga clic en Crear vista.

3. En Elegir un formato de vista, haga clic en el tipo de vista que desee crear. En la mayor
parte de las situaciones con bibliotecas, puede hacer clic en Vista Estándar, pero
puede elegir otras vistas en situaciones específicas.

4. En el cuadro Nombre de vista, escriba el nombre de la vista, por ejemplo, Ordenado

por apellido.

5. En la sección Filtrar, haga clic en Mostrar elementos sólo cuando se cumpla lo

siguiente y, a continuación, elija cómo desea filtrar los elementos según una de las
columnas que está indizada.

Por ejemplo, para crear una vista de únicamente los elementos modificados hoy,
seleccione la columna Modificado (Indizado) y la condición es igual a y, a continuación,
escriba [Hoy].
6. Elija cualquiera de las demás opciones que desea para la vista, como qué columnas
desea mostrar u ocultar y la manera en la que desea que se ordenen los elementos.

7. Haga clic en Aceptar.

Nota

Si no ve ninguna columna que indique (Indizado) después del nombre, no

tiene ninguna columna indizada disponible para dicha lista o biblioteca. Debe
indizar una columna primero.

Guía de Usuario SharePoint 2010 39

Agregarunacolumnaindizada aunavista existente
Después de indizar una columna, puede agregarla a una vista existente y, a continuación,
utilizar la columna indizada para filtrar la vista.

1. Si la lista o la biblioteca aún no está abierta, haga clic en su nombre en Inicio rápido.

Si no aparece el nombre de la lista o biblioteca, haga clic en Ver todo el contenido de sitio y,
a continuación, haga clic en el nombre de la lista o biblioteca.

2. En el menú Vista , haga clic en Modificar esta vista.

3. En la sección Filtrar, haga clic en Mostrar elementos sólo cuando se cumpla lo

siguiente y, a continuación, elija cómo desea filtrar los elementos según una de las
columnas que está indizada.

Por ejemplo, para crear una vista de únicamente los elementos que se modificaron hoy,
seleccione la columna Modificado (Indizado) y la condición es igual a y, a continuación, escriba
[Hoy].

Nota

Si no ve ninguna columna que indique (Indizado) después del nombre, no

tiene ninguna columna indizada disponible para dicha lista o biblioteca. Debe
indizar una columna primero.

4. Elija cualquiera de las demás opciones que desea para la vista, como qué columnas
desea mostrar u ocultar y la manera en la que desea que se ordenen los elementos.

5. Haga clic en Aceptar.

Establecerlímitespara fuentes RSS

Una vez habilitada la compatibilidad RSS en la Administración central y en la colección de sitios,
puede habilitar y configurar la compatibilidad con RSS para los siguientes tipos de listas de los
sitios: bibliotecas de documentos, bibliotecas de imágenes, bibliotecas de formularios, listas
de anuncios, listas de calendarios, blogs, encuestas y paneles de discusión.

Guía de Usuario SharePoint 2010 40

Cuando los usuarios tienen acceso a la fuente RSS para obtener una lista o una biblioteca, es
similar a una vista de todos los elementos de la lista. La vista RSS predeterminada limita el
número de elementos que se devuelven según la fecha en la que se modificó el elemento por
última vez mediante un filtro en la columna Modificado. Como con cualquier otra vista, si la
lista o la biblioteca tienen muchos elementos, es importante indizar la columna Modificado si
los usuarios obtienen acceso a la fuente RSS.

Siga este procedimiento para cambiar el número de elementos y días para los cuales se
incluyen los cambios en una fuente RSS.

1. Si la lista aún no está abierta, haga clic en su nombre en Inicio rápido.

Si no aparece el nombre de la lista, haga clic en Ver todo el contenido de sitio y, a

continuación, haga clic en el nombre de la lista.

2. En el menú Configuración, haga clic en Configuración de la lista.

3. En la sección Comunicaciones, haga clic en Configuración RSS.

ILUSTRACIÓN 1.25 PANTALLA MODIFICAR CONFIGURACIÓN RSS DE LISTA

4. En la sección Límite de elementos, escriba el número máximo de elementos y días que

desea incluir en una fuente RSS.

5. Haga clic en Aceptar.

Nota

El vínculo Configuración RSS no está disponible si la compatibilidad de RSS no

está habilitada tanto en la Administración Central como en las colecciones de
sitios.

Guía de Usuario SharePoint 2010 41

 Capítulo

2
Copiar un archivo en otra biblioteca

¿Cómo funciona el comando Enviar a?

El comando Enviar a se visualiza en el menú contextual para cada archivo de la biblioteca. Los
administradores de sitio o de lista pueden especificar un destino Enviar a personalizado para
una biblioteca, de manera que este destino aparezca en el menú contextual para la personas
que utilicen la biblioteca. Además, puede utilizar el comando Enviar a para copiar un archivo
a un destino que especifique.

Mediante el comando Enviar a, puede copiar archivos de la biblioteca en la que se crearon a

otra biblioteca. Cuando se copia un archivo de esta manera, la copia mantiene una relación
con su archivo de origen y puede elegir actualizar esta copia con cualquier cambio realizado al
archivo de origen. Además, si la copia y su archivo de origen comparten campos o columnas
comunes, estos campos o columnas también se actualizan cuando se actualiza la copia.

ILUSTRACIÓN 2.1 PANTALLA ENVIAR A

El comando Enviar a facilita a las personas de una organización compartir información con
otros grupos o publicar información en una ubicación central.

Por ejemplo, puede que un equipo de marketing guarde borradores de trabajo de sus
publicaciones de investigación de mercado en una biblioteca de documentos de su sitio de
grupo de departamento. Cuando se completan estos documentos de investigación de

Guía de Usuario SharePoint 2010 42

mercado, el grupo puede utilizar el comando Enviar a para copiar estos documentos a otra
biblioteca de documentos accesible para los vendedores del campo y otros grupos dentro de
una compañía. Cuando un integrante de grupo de marketing utiliza el comando Enviar a para
copiar un documento en este destino, puede elegir que se le pida actualizar las copias
existentes siempre que el documento de origen esté protegido. Si es adecuado, el integrante
de equipo de marketing puede elegir actualizar las copias existentes siempre que se actualice
el archivo de origen.

El comando Enviar a facilita el mantenimiento de archivos en bibliotecas y sitios de una

organización porque cuando los archivos se copian mediante el comando Enviar a, el servidor
realiza un seguimiento de la relación entre el archivo de origen y todas sus copias. Los usuarios
pueden ver y administrar todas las copias de un elemento centralmente desde la página
Administrar copias, en la que pueden ver qué copias preguntan si desea actualizaciones,
cambiar la configuración de actualización para las copias, actualizar las copias o crear nuevas
copias.

Notas

De manera predeterminada, puede utilizar el comando Enviar a para copiar

archivos a bibliotecas dentro de una colección de sitios. Si copia archivos
desde un equipo cliente que tiene un programa compatible con Microsoft
SharePoint 2010, como Microsoft Office Word 2010, y un explorador que
admite controles Microsoft ActiveX, como Microsoft Internet Explorer, puede
utilizar el comando Enviar a para copiar archivos no sólo entre bibliotecas
dentro de una colección de sitios, sino también entre aplicaciones Web.

Si copia archivos desde el explorador de un equipo cliente que no admite

controles ActiveX, podrá copiar archivos únicamente en biblioteca dentro de
las colecciones de sitios que comparten el mismo nombre de domino (nombre
de sitio de nivel superior) que la biblioteca de origen.

Si tiene que copiar archivos en un sitio que tiene la autentificación de

formularios habilitada o es un sitio seguro (por ejemplo, un sitio con una
dirección URL que comienza con https://), debe agregar el destino de copia a
la lista de sitios de confianza del explorador.

Copiar unarchivo en undestino predefinido

Si un destino Enviar a ya está especificado para la biblioteca, puede copiar archivos desde esta
biblioteca a otra mediante el comando Enviar a.

Guía de Usuario SharePoint 2010 43

 1. Si la biblioteca que contiene el archivo que desea copiar en otro destino ya no está
abierta, haga clic en su nombre en el Inicio rápido.

2. Si no aparece el nombre de la biblioteca, haga clic en Ver todo el contenido de sitio y,

a continuación, haga clic en el nombre de la biblioteca.

3. Elija el nombre del archivo que desea copiar, haga clic en la flecha que aparece, elija
Enviar a y, a continuación, haga clic en el nombre de la descripción a la que desea
copiar el documento o el elemento.

Nota

Si no ve el nombre de un destino Enviar a, podría significar que un destino

Enviar a no está especificado para esta biblioteca o que no tiene el nivel de
permisos de Colaborar para la biblioteca de destino.

4. Si desea cambiar el nombre de la copia del archivo, en la sección Destino, en Nombre

de archivo para la copia, escriba un nuevo nombre.
5. En la sección Actualizar, siga uno de los procedimientos siguientes:

 Si desea recibir un mensaje en el que se le pida que actualice alguna copia en cuanto
se vuelvan a incorporar en el examinador nuevas versiones del archivo de origen, haga
clic en Sí.

 Si selecciona esta opción, la copia que creará quedará identificada como una copia con
petición de actualización, y se actualizará cada vez que elija actualizar las copias
existentes de un archivo de origen. Si reintegra archivos actualizados de un programa
que es compatible con SharePoint 2010, como Microsoft Office Word 2010, no se le
pedirá que actualice las copias en el programa del cliente.

 Si desea recibir alertas cuando se actualice el archivo de origen, seleccione la casilla

de verificación Crear una alerta para mí en el documento de origen.

6. Haga clic en Aceptar.

Nota

No recibirá alertas de correo electrónico cuando se actualice el archivo de

origen a menos que se habilite el correo electrónico en el servidor. Si no está
seguro de si la opción está habilitada en el servidor, póngase en contacto con
el administrador.

Guía de Usuario SharePoint 2010 44

Copiar unarchivo en undestino queespecifique
Puede utilizar el comando Enviar a para copiar un archivo a una biblioteca que especifique.
Debe tener el nivel de permisos Colaborar para la biblioteca a la que desee copia el
documento.

1. Anote la dirección URL de la biblioteca de SharePoint a la que desea copiar el archivo.

2. Si la biblioteca que contiene el archivo que desea copiar en otra ubicación ya no está
abierta, haga clic en su nombre en el Inicio rápido.

3. Si no aparece el nombre de la biblioteca, haga clic en Ver todo el contenido de sitio y, a

continuación, haga clic en el nombre de la biblioteca.

4. Elija el nombre del archivo que desea copiar, haga clic en la flecha que aparece, elija Enviar
a y, a continuación, haga clic en Otra ubicación.

5. En la sección Destino, en Carpeta o biblioteca de documentos de destino, escriba la

dirección URL de la biblioteca de SharePoint en la que desea copiar el documento.
Por ejemplo, para copiar en una biblioteca de documentos específica o en una carpeta dentro
de un tipo de biblioteca de documentos:

http://nombreservidor/nombresitio/nombrebiblioteca o
http://nombreservidor/nombresitio/nombrebiblioteca/nombrecarpeta.

Guía de Usuario SharePoint 2010 45

 Importante

No copie y pegue la dirección URL de la biblioteca SharePoint de destino

directamente desde el explorador en este cuadro de texto, ya que esta versión
de URL contiene caracteres adicionales que le impedirán copiar un archivo a
la biblioteca de destino.

7. Si desea cambiar el nombre de la copia del documento, en Nombre de archivo para la

copia, escriba un nombre nuevo.

8. En la sección Actualizar, siga uno de los procedimientos siguientes:

 Si desea recibir un mensaje en el que se le pida que actualice alguna copia en cuanto
se vuelvan a incorporar en el examinador nuevas versiones del archivo de origen, haga
clic en Sí.

 Si selecciona esta opción, la copia que creará quedará identificada como una copia con
petición de actualización, y se actualizará cada vez que elija actualizar las copias
existentes de un archivo de origen.

 Si reintegra archivos actualizados de un programa que es compatible con SharePoint

2010, como Microsoft Office Word 2010, no se le pedirá que actualice las copias en el
programa del cliente.

 Si desea recibir alertas cuando se actualice el archivo de origen, seleccione la casilla

de verificación Crear una alerta para mí en el documento de origen.

9. Haga clic en Aceptar.

Nota

No recibirá alertas de correo electrónico cuando se actualice el archivo de

origen a menos que se habilite el correo electrónico en el servidor. Si no está
seguro de si la opción está habilitada en el servidor, póngase en contacto con
el administrador.

Guía de Usuario SharePoint 2010 46

Desvincular una copiade su archivode origen
Para eliminar completamente los vínculos entre un archivo de origen y su copia, desvincule el
archivo de origen y su copia siguiendo estos dos procedimientos:

 Desvincule una copia de su origen para que la copia ya no quede conectada a un

archivo de origen. De este modo, el archivo de origen guarda la conexión con la copia,
que todavía podrá actualizarse si un usuario elige actualizar las copias existentes del
archivo de origen.

 Elimine el vínculo establecido con una copia del archivo de origen para que dicho
archivo ya no actualice más la copia.

1. En la biblioteca que contiene la copia que desea desvincular de un archivo de origen,

elija el nombre de la copia, haga clic en la flecha que aparece y, a continuación, haga
clic en Ir al elemento de origen.

2. Haga clic en Administrar copias.

3. Haga clic en Editar situado junto a la copia que desea desvincular del archivo de origen.

4. Haga clic en Quitar vínculo y, a continuación, haga clic en Aceptar.

Esta acción elimina la copia de la lista de copias que se pueden actualizar utilizando el archivo
de origen.

5. Vuelva a la biblioteca que contiene la copia que desea desvincular del archivo de
origen.

6. Elija el nombre de la copia que desea desvincular, haga clic en la flecha que aparece y
luego haga clic en Ver propiedades.

7. En la parte superior de la página, haga clic en Desvincular y después en Aceptar.

Esta acción elimina el vínculo de la copia con el archivo de origen primario.

Eliminarunacopia
Si desea eliminar por completo un elemento que sea copia de otro, debe asegurarse primero
de que se quita este elemento de la lista de elementos para actualizar el archivo de origen. De
lo contrario, se puede volver a crear el elemento siempre que alguien elija actualizar las copias
existentes del archivo de origen. También se recomienda que desvincule la copia de su archivo

Guía de Usuario SharePoint 2010 47

de origen. Después de que haya desvinculado por completo el archivo de origen y su copia,
puede eliminar la copia.

1. Desvincular el archivo origen y su copia.

Para eliminar completamente los vínculos entre un archivo de origen y su copia, desvincule el
archivo de origen y su copia siguiendo estos dos procedimientos:

 Desvincule una copia de su origen para que la copia ya no quede conectada a un

archivo de origen. De este modo, el archivo de origen guarda la conexión con la copia,
que todavía podrá actualizarse si un usuario elige actualizar las copias existentes del
archivo de origen.

 Elimine el vínculo establecido con una copia del archivo de origen para que dicho
archivo ya no actualice más la copia.

2. En la biblioteca que contiene la copia que desea desvincular de un archivo de origen,

elija el nombre de la copia, haga clic en la flecha que aparece y, a continuación, haga
clic en Ir al elemento de origen.

3. Haga clic en Administrar copias.

4. Haga clic en Editar situado junto a la copia que desea desvincular del archivo de origen.

5. Haga clic en Quitar vínculo y, a continuación, haga clic en Aceptar.

6. Esta acción elimina la copia de la lista de copias que se pueden actualizar utilizando el
archivo de origen.

7. Vuelva a la biblioteca que contiene la copia que desea desvincular del archivo de
origen.

8. Elija el nombre de la copia que desea desvincular, haga clic en la flecha que aparece y
luego haga clic en Ver propiedades.

9. En la parte superior de la página, haga clic en Desvincular y después en Aceptar.

10. Esta acción elimina el vínculo de la copia con el archivo de origen primario.

11. En la biblioteca que contiene la copia que desea eliminar, elija el nombre de la copia,
haga clic en la flecha que aparece, en Eliminar y, a continuación, en Aceptar.

Actualizar copias de un archivo

Hay dos maneras de poder actualizar copias de un elemento:

Guía de Usuario SharePoint 2010 48

  Desde un archivo de origen, puede utilizar el comando Enviar a para actualizar las
copias existentes de un elemento.

 Desde cualquier copia de un elemento, puede ir a la página Administrar copias y ver

todas las copias existentes y, a continuación, seleccionar cuáles desea actualizar.

Actualizar copias del archivo de origen

1. Si la biblioteca que contiene el archivo para el que desea actualizar las copias ya no
está abierta, haga clic en su nombre en el Inicio rápido. Si no aparece el nombre de la
biblioteca, haga clic en Ver todo el contenido de sitio y, a continuación, haga clic en
el nombre de la biblioteca.

2. Elija el nombre del archivo, haga clic en la flecha que aparece, elija Enviar a y, a
continuación, haga clic en Copias existentes.

Nota

El comando Copias existentes sólo aparece si eligió que se preguntara si desea

actualizaciones cuando utilizó inicialmente el comando Enviar a para copiar
este archivo de origen en otra ubicación.

3. En la sección Destinos, en Copias, active las casillas de verificación para las copias que
desea actualizar y, a continuación, haga clic en Aceptar.

Actualizar copias desde la página Administrar copias

Si se copió un archivo en una o más bibliotecas diferentes, puede actualizar todas las copias
diferentes desde una ubicación de la página Administrar copias, que está accesible desde
cualquier copia de un elemento.

1. Si una biblioteca que contiene una copia que desea actualizar ya no está abierta, haga
clic en su nombre en el Inicio rápido. Si no aparece el nombre de la biblioteca, haga
clic en Ver todo el contenido de sitio y, a continuación, haga clic en el nombre de la
biblioteca.

2. Señale el nombre de la copia que desea actualizar, haga clic en la flecha que aparece
y, a continuación, haga clic en Ir al elemento de origen.

Guía de Usuario SharePoint 2010 49

 3. Haga clic en Administrar copias.

4. Para actualizar todas las copias que ya piden si se desean actualizaciones, haga clic en
Actualizar copias.

5. En la sección Destinos, en Copias, seleccione las copias que desea actualizar y, a

continuación, haga clic en Aceptar.

Nota

Si desea actualizar copias mostradas en la página Administrar copias en

Copias que no solicitaron actualizaciones, debe cambiar primero la
configuración de actualización para estas copias.

Cambiar la configuración de una copia para que se le pregunte si desea

actualizaciones

Si ha creado una copia de un archivo mediante el comando Enviar a y no eligió que se le

preguntara si desea recibir actualizaciones, esta copia no puede recibir actualizaciones del
archivo de origen. Pueda cambiar esta configuración y hacer que la copia esté disponible para
actualizaciones.

1. Si la biblioteca que contiene una copia que desea actualizar ya no está abierta, haga
clic en su nombre en el Inicio rápido.

2. Si no aparece el nombre de la biblioteca, haga clic en Ver todo el contenido de sitio y,

a continuación, haga clic en el nombre de la biblioteca.

3. Señale el nombre de la copia que desea actualizar, haga clic en la flecha que aparece
y, a continuación, haga clic en Ir al elemento de origen.

4. Haga clic en Administrar copias.

5. Haga clic en Edición junto al elemento y, a continuación, en Sí en ¿Debe pedirse al

autor que envíe actualizaciones cuando se proteja el documento? en la sección
Actualizar.

6. Haga clic en Aceptar.

Guía de Usuario SharePoint 2010 50

 Capítulo

3
Sitios y otros elementos
Un sitio de área de documentos es un sitio de SharePoint que le ayuda
a coordinar el desarrollo de uno o más documentos relacionados con
otras personas. El sitio proporciona herramientas para compartir y
actualizar archivos, y para mantener a las personas informadas acerca
del estado de dichos archivos.

Puede utilizar sitios Web de nivel superior y subsitios para dividir el

contenido del sitio en sitios distintos que se puedan administrar por
separado para ayudarle a organizar el contenido.

Crearun sitio
Antes de crear un sitio, tiene que determinar si desea un subsitio dentro de la estructura del
sitio existente o un nuevo sitio de nivel superior.

a) Introducción

Guía de Usuario SharePoint 2010 51

Un sitio es un grupo de páginas Web relacionadas donde el equipo puede trabajar en
proyectos, dirigir reuniones y compartir información. Su organización puede utilizar subsitios
y sitios de nivel superior para dividir el contenido del sitio en sitios distintos que se puedan
administrar por separado.

Por ejemplo, la organización puede desear sitios independientes para cada producto o región.

Los sitios Web de nivel superior pueden tener varios subsitios y los subsitios, a su vez, pueden
tener varios subsitios. La estructura completa de un sitio Web de nivel superior y de todos los
subsitios que contiene se denomina colección de sitios.

El hecho de poder crear sitios y subsitios depende de la manera en que la organización ha

configurado sus sitios y sus permisos para crearlos. Algunas organizaciones tienen que
mantener un gran control sobre quién puede crear sitios, o cuándo o dónde se crean los sitios.
Otras organizaciones permiten a los usuarios más acceso y libertad para crear sitios cuando
sea necesario.

b) Subsitio

Puede crear un nuevo subsitio dentro de la estructura del sitio existente si tiene el nivel de
permisos Diseño. De manera predeterminada, un nuevo subsitio utiliza la dirección URL de su
sitio primario como la primera parte de su dirección URL.

Un subsitio puede heredar los permisos y la exploración del sitio existente pero el usuario
también puede especificar exploración y permisos exclusivos.

Por ejemplo, un nuevo subsitio utiliza la barra de vínculos superior existente y la página
principal de manera predeterminada, pero puede especificar que utiliza sus propias barras de
vínculos y página principal.

La barra de vínculos superior aparece como una o más fichas de hipervínculos en la parte
superior de todas las páginas.

Por ejemplo, si el sitio se denomina Planeación de convención, los vínculos al sitio Planeación
de convención pueden aparecer en la barra de vínculos superior del sitio primario, de manera
que las personas que visitan el sitio primario puedan buscar con facilidad el sitio de Planeación
de convención.

Cuando crea un nuevo subsitio, puede incluir el subsitio en elementos de exploración del sitio
primario para ayudar a las personas a buscar el sitio.

Por ejemplo, puede incluir el subsitio en la barra de vínculos superior del sitio primario y en el
Inicio rápido del sitio primario.

Guía de Usuario SharePoint 2010 52

El Inicio rápido aparece en la mayoría de las páginas de cara al usuario, directamente debajo
del vínculo Ver todo el contenido del sitio.

c) Sitio de nivel superior

De manera predeterminada, debe ser administrador para crear sitios de nivel superior (y las
colecciones de sitios basadas en sitios de nivel superior) pero el administrador puede habilitar
la creación de sitios sin intervención del administrador para habilitar a otras personas para que
creen sitios de nivel superior.

Si la creación de sitios sin intervención del administrador está habilitada, las personas con
niveles de permisos Control total, Diseño, Colaborar y Lectura pueden crear sitios. Un sitio de
nivel superior no puede heredar exploración o permisos de otro sitio. Proporciona sus propios
permisos y elementos de exploración, pero puede modificar los permisos. Cuando crea un
nuevo sitio de nivel superior, los vínculos al mismo no se agregan automáticamente a otro
sitio. Puede editar los elementos de exploración de otros sitios posteriormente de manera que
elijan el sitio.

Nota

De manera predeterminada, se crean nuevos sitios de nivel superior y sus

colecciones de sitios en un directorio sitios basado en la ruta de acceso del
servidor. Por ejemplo, la dirección URL de un sitio denominado Sitio_A sería:
http://nombre_servidor/sitios/Sitio_A/default.aspx. De manera
predeterminada, el nombre de la ruta de acceso se denomina /sites, aunque
el nombre puede variar según el idioma del sitio.

Un administrador puede cambiar el nombre o la ubicación de esta ruta de

acceso definiendo rutas de acceso administradas. Sin embargo, cuando crea

Guía de Usuario SharePoint 2010 53

 un sitio mediante la creación de sitios sin intervención del administrador, no
puede cambiar la ruta de acceso de los sitios.

d) Decidir si desea crear un subsitio o un sitio de nivel superior

Debe decidir si desea crear subsitios dentro de la misma colección de sitios o sitios Web de
nivel superior en colecciones de sitios independientes. Esta decisión se basa en cuánto tienen
en común los sitios entre sí, si desea poder administrarlos de manera individual, y si desea que
compartan elementos, como la exploración o la búsqueda.

Dentro de una colección de sitios, todos los sitios pueden utilizar lo mismo:

 Exploración
 Tipos de contenido
 Flujos de trabajo
 Grupos de seguridad
 Campos de búsqueda en listas
 Ámbito de búsqueda
 Conjunto de características

Elija subsitios dentro de la misma colección de sitios cuando:

 Desea compartir la exploración entre los sitios.

 Desea que todos los subsitios hereden permisos de los sitios primarios.
 Desea compartir listas entre sitios.
 Desea compartir elementos de diseño (como temas o estilos) entre sitios.

Elija sitios Web de nivel superior en colecciones de sitios independientes cuando:

 Necesita seguridad independiente para sitios diferentes.

Nota

Aunque puede tener permisos exclusivos para un subsitio, a veces puede que
desee estar seguro de que no hay usuarios ni permisos en común entre dos
sitios. En dichos casos, debería utilizar colecciones de sitios independientes.

 Puede que tenga que mover la colección de sitios a una base de datos diferente en el
futuro.
 Desea poder realizar una copia de seguridad o restaurar sólo dicho sitio.
 Desea poder limitar el ámbito de un flujo de trabajo únicamente a dicho sitio.

Guía de Usuario SharePoint 2010 54

  Desea tener un ámbito independiente para únicamente dicho sitio.

e) Crear un subsitio debajo de un sitio existente

Antes de crear un sitio, asegúrese de que se encuentra en la ubicación del sitio en la que desea
crear un subsitio nuevo.

1. Haga clic en Ver todo el contenido del sitio y, a continuación, haga clic en Crear en la
página Todo el contenido del sitio.

Sugerencia

En la mayoría de los casos, puede utilizar el menú Acciones del sitio

en vez de completar este paso.

ILUSTRACIÓN 3.1 PANTALLA CREAR

2. En Páginas Web, haga clic en Áreas de trabajo y sitios.

3. En la sección Título y descripción, escriba un título para el sitio. El título es necesario.

El título aparece en la parte superior de la página Web y aparece en elementos de
exploración que ayudan a los usuarios a encontrar y abrir el sitio.

Guía de Usuario SharePoint 2010 55

 4. Escriba una descripción del propósito del sitio en el cuadro Descripción. La descripción
es opcional. La descripción aparece en la parte superior de la página y ayuda a los
usuarios a comprender el propósito del sitio.

5. En la sección Dirección del sitio Web, escriba una dirección URL para el sitio. La
primera parte se proporciona para usted.

ILUSTRACIÓN 3.2 PANTALLA CREAR NUEVO SITIO

Para evitar posibles problemas con la actualización o modificación del sitio, no especifique
ninguno de los siguientes caracteres especiales como parte de la dirección Web.

Caracteres especiales que se deben evitar

Caracteres especiales que se deben evitar

\\

"

<

Guía de Usuario SharePoint 2010 56

 >

\t

 Sitio de grupo:
Seleccione esta plantilla de sitio cuando desee crear un sitio que puedan utilizar los
equipos para crear, organizar y compartir información. La plantilla incluye una biblioteca
de documentos y listas básicas como Anuncios, Calendario, Contactos y Vínculos.

 Sitio en blanco:
Seleccione esta plantilla de sitio si desea crear un sitio con una página de inicio en blanco
que tenga previsto personalizar. Puede utilizar un programa de diseño Web compatible
con SharePoint 2010, como Microsoft Office SharePoint Designer 2010, para agregar
listas interactivas o cualquier otra función.

 Sitio de área de documentos:

Seleccione esta plantilla de sitio si desea crear un sitio que ayude a los miembros del
equipo a trabajar juntos en documentos. Esta plantilla proporciona una biblioteca de
documentos para guardar el documento principal y los archivos compatibles, una lista
Tareas para asignar los elementos pendientes y una lista Vínculos para los recursos
relacionados con el documento.

 Sitio Wiki:
Seleccione esta plantilla de sitio si desea crear un sitio donde los usuarios puedan fácil y
rápidamente agregar, editar y vincular páginas Web.

 Sitio blog:
Seleccione esta plantilla de sitio si desea crear un sitio donde los usuarios puedan publicar
información y permitir que otras personas comenten sobre ella.

 Sitio Área de reuniones:

Seleccione esta plantilla de sitio si desea crear un sitio que le ayude a planificar, organizar
y realizar un seguimiento de su reunión con el resto de su equipo. La plantilla incluye las
siguientes listas: Objetivos, Asistentes, Agenda y Bibliotecas de documentos.

 Sitio Área de reuniones en blanco:

Seleccione esta plantilla de sitio si desea crear un sitio de Área de reuniones en blanco que
pueda personalizar, en función de sus requisitos.

Guía de Usuario SharePoint 2010 57

  Sitio de Área de decisiones:
Seleccione esta plantilla de sitio si desea crear un sitio que sea perfecto para revisar
documentos y grabar cualquier decisión que se tome en la reunión. La plantilla incluye las
siguientes listas: Objetivos, Asistentes, Agenda, Bibliotecas de documentos, Tareas y
Decisiones.

 Sitio Área de reunión social:

Seleccione esta plantilla de sitio si desea crear un sitio que le ayude a planificar y coordinar
ocasiones sociales. La plantilla incluye las siguientes listas: Asistentes, Direcciones, Qué
llevar, Discusiones y Biblioteca de imágenes.

 Sitio de Área de reunión multipágina:

Seleccione esta plantilla de sitio si desea crear un sitio que proporcione todos los
conceptos básicos para planificar, organizar y realizar un seguimiento de su reunión con
varias páginas. La plantilla contiene las siguientes listas: Objetivos, Asistentes y Agenda
además de dos páginas en blanco para personalizarlas en función de sus requisitos.

6. En la sección Permisos, seleccione si desea proporcionar acceso a los mismos usuarios

que tienen acceso a este sitio primario o a un conjunto exclusivo de usuarios.

Si hace clic en Utilizar permisos exclusivos, puede configurar permisos después de terminar
de especificar información en la página actual.

7. En la sección Exploración, seleccione si desea que el nuevo subsitio sea visible en la

exploración de su sitio primario.

De forma predeterminada, el Inicio rápido se muestra en la mayoría de las páginas orientadas

al usuario directamente debajo del vínculo Ver todo el contenido del sitio. La barra de vínculos
superior aparece como una o más fichas con hipervínculos en la parte superior de todas las
páginas.

8. En la sección Herencia de exploración, especifique si desea heredar su barra de

vínculos superior del sitio primario o tener su propio conjunto de vínculos en la barra
de vínculos superior.

Esta configuración también afecta si el nuevo sitio aparece como parte de la exploración de
contenido del sitio primario. La exploración de contenido, proporciona un conjunto de
hipervínculos que permiten a los usuarios de sitios desplazarse con rapidez hacia arriba en la
jerarquía de sitios dentro de una colección de sitios, como Planeación de convención.

Guía de Usuario SharePoint 2010 58

Cuando se desplace hacia abajo por la jerarquía de sitios, la exploración de contenido aparece
en la página a la que se ha desplazado. Si hace clic en No, el subsitio no contendrá la
exploración de contenido del sitio primario.

9. Haga clic en Crear.

Si ha especificado que desea que el subsitio tenga los mismos permisos que su sitio primario,
se crea el nuevo sitio cuando hace clic en Crear. Si ha especificado permisos exclusivos, aparece
la página Configurar grupos de este sitio, en la que puede configurar grupos para el subsitio.

10. Si aparece la página Configurar grupos de este sitio, tiene que especificar si desea crear
nuevos grupos o utilizar grupos existentes para visitantes, integrantes y propietarios
de este sitio.

En cada sección, siga uno de estos procedimientos:

 Si hace clic en Crear un grupo nuevo, acepte el nombre creado automáticamente para
el nuevo grupo de SharePoint o escriba un nuevo nombre y, a continuación, agregue
las personas que desee. Haga clic en el ícono de marca de verificación para comprobar
los nombres que escriba o haga clic en el ícono de la libreta de direcciones para
examinar el directorio para ver más nombres.

En la sección Visitantes a este sitio, también puede agregar todos los usuarios autenticados al
grupo Visitantes, que proporciona a los integrantes del grupo permisos para leer el contenido
del sitio, de manera predeterminada.
 Si hace clic en Utilizar un grupo existente, elija el grupo de SharePoint que desea en
la lista.

Si tiene varios grupos de SharePoint, la lista se puede abreviar. Haga clic en Más para ver la
lista completa o en Menos para abreviar la lista.

11. Haga clic en Aceptar.

f) Crear un sitio de nivel superior mediante la creación de sitios sin

intervención del administrador

Para poder crear un sitio mediante la creación de sitios sin intervención del administrador, un
administrador debe habilitar primera la Creación de Sitios sin intervención del administrador
en Administración central de SharePoint.

Si la creación de sitios sin intervención del administrador está habilitada, aparece un anuncio
con un vínculo para crear un sitio en la lista Anuncios del sitio. Si no ve el anuncio, consulte
con el administrador para obtener información acerca de la dirección URL sin intervención del
administrador para crear sitios.

Guía de Usuario SharePoint 2010 59

 1. Vaya al nivel superior de la colección de sitios.

Si se encuentra en un subsitio del sitio de nivel superior, haga clic en la página principal de la
barra de vínculos superior o en el primer sitio de la jerarquía de la exploración de contenido.

Por ejemplo, si el contenido es Sitio de grupo>Marketing>Proyectos, porque se encuentra en

la página Proyectos para el sitio de Marketing, haga clic en Sitio de grupo.

2. En la página principal del sitio de nivel superior, mire la lista Anuncios.

Si no ve un anuncio para la creación de sitios sin intervención del administrador en la página

principal, vea la lista completa haciendo clic en Anuncios. Si no ve la lista Anuncios, haga clic
en Ver todo el contenido del sitio y, a continuación, busque Anuncios en Listas.

Sugerencia

Si ya tiene una dirección URL para la creación de sitios sin intervención del
administrador, puede escribir o pegar la dirección URL directamente en la
barra de direcciones del explorador sin buscar primero el anuncio de creación
de sitios.

3. En el anuncio titulado Creación de sitios sin intervención del administrador, haga clic
en la dirección URL para crear un nuevo sitio Web. Si no ve la dirección URL, haga clic
en el anuncio para abrirlo por completo.

De manera predetermina, el anuncio se denomina Creación personalizada de sitios pero el

administrador puede haberlo personalizado.

4. En la página Nuevo sitio de SharePoint, en la sección Título y descripción, escriba un

título para el sitio. El título es necesario.

El título aparece en la parte superior de la página Web y aparece en elementos de

exploración que ayudan a los usuarios a encontrar y abrir el sitio.

5. En la sección Título y descripción, escriba una descripción del propósito del sitio en el
cuadro Descripción. La descripción es opcional.

La descripción aparece en la parte superior de la página y ayuda a los usuarios a comprender

el propósito del sitio.

6. En la sección Dirección del sitio Web, escriba una dirección URL para el sitio. La
primera parte se proporciona para usted.

Guía de Usuario SharePoint 2010 60

Para evitar posibles problemas con la actualización o modificación del sitio, no especifique
ninguno de los siguientes caracteres especiales como parte de la dirección Web.

Caracteres especiales que se deben evitar

Caracteres especiales que se deben evitar

\\

"

<

<

\t

7. En la sección Selección de plantilla, haga clic en la ficha que desea y, a continuación,

seleccione la plantilla del sitio que desea.

Ejemplos de plantillas de sitios predeterminadas comunes:

 Sitio de grupo:

Guía de Usuario SharePoint 2010 61

 Seleccione esta plantilla de sitio cuando desee crear un sitio que puedan utilizar los
equipos para crear, organizar y compartir información. La plantilla incluye una biblioteca
de documentos y listas básicas como Anuncios, Calendario, Contactos y Vínculos.

 Sitio en blanco:

Seleccione esta plantilla de sitio si desea crear un sitio con una página de inicio en blanco
que tenga previsto personalizar. Puede utilizar un programa de diseño Web compatible
con SharePoint 2010, como Microsoft Office SharePoint Designer 2010, para agregar listas
interactivas o cualquier otra función.

 Sitio de área de documentos:

Seleccione esta plantilla de sitio si desea crear un sitio que ayude a los miembros del
equipo a trabajar juntos en documentos. Esta plantilla proporciona una biblioteca de
documentos para guardar el documento principal y los archivos compatibles, una lista
Tareas para asignar los elementos pendientes y una lista Vínculos para los recursos
relacionados con el documento.

 Sitio Wiki:

Seleccione esta plantilla de sitio si desea crear un sitio donde los usuarios puedan fácil
y rápidamente agregar, editar y vincular páginas Web.

 Sitio blog:

Seleccione esta plantilla de sitio si desea crear un sitio donde los usuarios puedan publicar
información y permitir que otras personas comenten sobre ella.

 Sitio Área de reuniones:

Seleccione esta plantilla de sitio si desea crear un sitio que le ayude a planificar, organizar
y realizar un seguimiento de su reunión con el resto de su equipo. La plantilla incluye las
siguientes listas: Objetivos, Asistentes, Agenda y Bibliotecas de documentos.

 Sitio Área de reuniones en blanco:

Seleccione esta plantilla de sitio si desea crear un sitio de Área de reuniones en blanco que
pueda personalizar, en función de sus requisitos.

 Sitio de Área de decisiones:

Seleccione esta plantilla de sitio si desea crear un sitio que sea perfecto para revisar
documentos y grabar cualquier decisión que se tome en la reunión. La plantilla incluye las
siguientes listas: Objetivos, Asistentes, Agenda, Bibliotecas de documentos, Tareas y
Decisiones.

Guía de Usuario SharePoint 2010 62

  Sitio Área de reunión social:

Seleccione esta plantilla de sitio si desea crear un sitio que le ayude a planificar y coordinar
ocasiones sociales. La plantilla incluye las siguientes listas: Asistentes, Direcciones, Qué
llevar, Discusiones y Biblioteca de imágenes.

 Sitio de Área de reunión multipágina:

Seleccione esta plantilla de sitio si desea crear un sitio que proporcione todos los
conceptos básicos para planificar, organizar y realizar un seguimiento de su reunión con
varias páginas. La plantilla contiene las siguientes listas: Objetivos, Asistentes y Agenda
además de dos páginas en blanco para personalizarlas en función de sus requisitos.

8. Haga clic en Crear. Aparece la página Configurar grupos para este sitio, en la que
puede configurar grupos para el sitios.

9. En cada sección de la página Configurar grupos para este sitio, acepte el nombre
creado automáticamente para el nuevo grupo de SharePoint, o escriba un nuevo
nombre y, a continuación agregue las personas o los grupos que desee. Haga clic en el
ícono de marca de verificación para comprobar los nombres que escriba o haga clic en
el ícono de la libreta de direcciones para examinar el directorio para ver más nombres.

10. Haga clic en Aceptar.

¿Qué esun áreade trabajo?

Un área de trabajo es un sitio Web único creado para proporcionar a los miembros del equipo
las herramientas y servicios de colaboración para trabajar en común en documentos o para
proporcionar los recursos necesarios para las reuniones. Un área de trabajo puede contener
listas de información, como documentos relacionados, miembros del equipo y vínculos. Para
crear un sitio de área de trabajo, debe ser miembro con el nivel de permisos para crear
subsitios para dicho sitio de SharePoint 2010 permite crear los siguientes sitios de área de
trabajo:

Sitio Área de documento Descripción

Área de documentos Sitio para que varios compañeros puedan trabajar en un

documento. Proporciona una biblioteca de documentos para
almacenar el documento y los archivos auxiliares, una lista de
tareas para la asignación de elementos pendientes y una lista
de vínculos para los recursos relacionados con el documento.

Sitio de grupo en trabajo Esta plantilla proporciona una solución de groupware que
permite a los equipos crear, organizar y compartir

Guía de Usuario SharePoint 2010 63

 información rápida y fácilmente. Incluye Calendario del
grupo, Circulación, Memo de llamadas de teléfono, Biblioteca
de documentos y las otras listas básicas.

Repositorio de procesos de Visio Un sitio para que los equipos puedan ver, compartir y
almacenar los diagramas de procesos de Visio rápidamente.
Proporciona una biblioteca de documentos en diferentes
versiones para almacenar diagramas de procesos, así como
listas para administrar anuncios, tareas y discusiones de
revisión.

Área de reuniones básica Sitio para planear, organizar y capturar los resultados de una
reunión. Proporciona listas para la administración de la
agenda, los asistentes a la reunión y los documentos.

a) Otras plantillas de sitio

SharePoint 2010 proporciona las siguientes plantillas de colaboración que puede utilizar
cuando cree un sitio nuevo.

Plantilla del sitio Descripción

Sitio de grupo Sitio para que los grupos organicen, creen y compartan
información con rapidez. Proporciona una biblioteca de
documentos y listas para la administración de anuncios,
elementos de calendario, tareas y discusiones.

Sitio en blanco Sitio en blanco para que lo personalice en función de sus

necesidades.

Sitio Wiki Un sitio para publicar los conocimientos que captura y desea
compartir con toda la empresa. Permite editar el contenido
fácilmente desde una única ubicación para la co-autoría de
contenido, discusiones y administración de proyectos.

Blog Sitio para que una persona o grupo exponga ideas,

observaciones y conocimientos a los que los visitantes del
sitio pueden hacer comentarios.

b) Información general

Empleando un sitio de área de documentos, usted y sus compañeros pueden coordinar el

desarrollo de uno o más documentos relacionados. El sitio proporciona herramientas para
compartir y actualizar sitios, y para mantener a las personas informadas acerca del estado de
dichos archivos.

Usted y sus compañeros pueden trabajar conjuntamente en un sitio de área de documentos

para desarrollar un documento de las siguientes maneras:

Guía de Usuario SharePoint 2010 64

  Trabajar directamente en la copia que se encuentra en el sitio de área de documentos.

 Trabajar en una copia local y actualizar la copia con regularidad en el sitio de área de
documentos

Los integrantes del área también pueden utilizar un sitio de área de documentos para publicar
anuncios, asignar tareas, compartir vínculos pertinentes y recibir alertas acerca de los cambios
al contenido del sitio. Puede crear un sitio de área de documentos para un proyecto a corto
plazo y eliminar el sitio cuando el proyecto termine o conservar el sitio de manera permanente.

Nota

De manera predeterminada, los propietarios de sitios tienen el nivel de

permisos necesario para crear sitios de área de documentos dentro de un sitio
existente. Si es un propietario de un sitio y desea habilitar otros integrantes
de sitio para crear sitios de área de documentos, puede conceder permisos
para crear sitios en el grupo de SharePoint 2010 al que pertenecen los
integrantes del equipo.

Crear un sitio de área de documentos desde un

documentode unabiblioteca
Puede crear un nuevo sitio de área de documentos a partir de un documento que ya se
encuentra en una biblioteca del sitio. Según el programa, también es posible que pueda crear
un nuevo sitio de área de documentos desde dentro de un programa compatible con
SharePoint 2010, como Microsoft Office Word 2010.

1. Abra la biblioteca de documentos donde se encuentra almacenado el documento.

2. Elija el nombre del documento, haga clic en la flecha que aparece, elija Enviar a y, a
continuación, haga clic en Crear área de documentos.

Nota

Si la opción Crear área de documentos no está disponible, no tiene permisos

para crear un área en dicho sitio. Pregunte al propietario del sitio para que le
dé este permiso o cree el sitio de área para usted.

Guía de Usuario SharePoint 2010 65

 3. Haga clic en Aceptar.

Crearun sitiode área de documentosvacío

Si desea crear un sitio de área de documentos pero no desea basarlo en un documento
existente, puede crear un sitio de área de documentos vacío y agregar uno o varios
documentos posteriormente.

1. Abra el sitio en el que desea crear un sitio de área de documentos.

2. Haga clic en Ver todo el contenido del sitio y, a continuación, haga clic en Crear en la
página Todo el contenido del sitio.

Notas

- En la mayoría de los casos, puede utilizar el menú Acciones del sitio

en vez de completar este paso.

- Puede que tenga que pedir al propietario del sitio que le dé permiso para
crear un sitio de área de documentos.

3. En la lista Páginas Web, haga clic en Sitios y áreas de trabajo.

4. Escriba la información acerca del sitio de área de documentos que desee crear, por
ejemplo, el título y la última parte de la dirección del sitio Web.

5. En la sección Selección de plantilla, haga clic en la ficha Colaboración y, a

continuación, en Área de documentos.

6. En la sección Permisos, realice uno de los siguientes procedimientos:

 Si desea que todos los miembros del sitio primario sean miembros de esta área de
trabajo, haga clic en Utilizar los mismos permisos que el sitio primario.

 Si desea que únicamente un conjunto específico de personas sean miembros de esta

área de trabajo, haga clic en Utilizar permisos exclusivos.

7. Si desea que la barra de vínculos superior del sitio primario aparezca en las páginas de
este nuevo sitio, compruebe que la opción Utilizar la barra de vínculos superior del
sitio primario está seleccionada en la sección Herencia de exploración.

Guía de Usuario SharePoint 2010 66

 8. Haga clic en Crear.

Agregarun documento
Independientemente de si crea un sitio de área de documentos desde un documento existente
o crea un sitio de área de documentos vacío, puede agregar nuevos documentos al sitio de
área de documentos en cualquier momento.

1. En la página principal del sitio de área de documentos, haga clic en Documentos

compartidos.

2. Siga uno de los procedimientos siguientes:

 Para crear y agregar un nuevo documento, haga clic en Nuevo.

 Para agregar un documento existente, haga clic en Cargar y, a continuación,

haga clic en Examinar para buscar el archivo que desea agregar. Seleccione el
archivo y, a continuación, haga clic en Abrir. Si ya existe un documento con el
mismo nombre de archivo en la biblioteca y no desea sobrescribir el
documento existente, desactive la casilla de verificación Sobrescribir los
archivos existentes.

ILUSTRACIÓN 3.6 PANTALLA CARGAR DOCUMENTO

3. Haga clic en Aceptar.

Sugerencia

También puede agregar una copia vinculada de un documento desde otra

biblioteca a la biblioteca de Documentos compartidos del sitio de área de
documentos creando un destino Enviar a. Cuando el documento original o la
copia vinculada están actualizados, puede actualizar la copia en la otra
ubicación con facilidad. Busque vínculos para obtener más información acerca

Guía de Usuario SharePoint 2010 67

 de cómo agregar copias vinculadas de documentos a otras bibliotecas en la
sección

Agregar un usuario
Para agregar usuarios a un sitio de área de documentos, debe tener permiso para agregar
integrantes al sitio primario o al sitio de área de documentos. Si no puede agregar usuarios al
sitio de área de documentos, póngase en contacto con el propietario del sitio primario.

1. En la página principal del sitio de área de documentos, en la lista Integrantes, haga clic
en el nombre del grupo al que desea agregar un usuario.

2. En el menú Integrantes, haga clic en Agregar integrantes.

3. En la sección Agregar usuarios, escriba el nombre, nombre del grupo o dirección de

correo electrónico del usuario o grupo que desea agregar. Si agrega más de un usuario,
separe cada nombre con un punto y coma (;). También puede hacer clic en Examinar
para buscar y seleccionar la persona en el directorio.

4. En la sección Conceder permisos, haga clic en el grupo al que desea agregar el usuario.

5. Haga clic en Aceptar.

Agregarunatarea
Puede utilizar la lista Tareas en el sitio de área de documentos para asignarse elementos de
trabajo a usted mismo o a otros miembros del área. Los miembros pueden, a continuación,
actualizar y compartir el estado de sus tareas asignadas con facilidad. Empleando la lista
Tareas, puede establecer la prioridad y las fechas de vencimiento para las tareas, así como el
estado de las tareas y el porcentaje completado. Como propietario del sitio de área de
documentos, también puede agregar campos personalizados a la lista Tareas, de la misma
manera que lo hace con cualquier otra lista de un sitio de SharePoint.

1. En la página principal del sitio de área de documentos, en Tareas, haga clic en Agregar
nueva tarea.

2. Escriba un nombre para la tarea en el cuadro Título.

3. En la lista Predecesoras.

4. En la lista Prioridad, haga clic en la prioridad de la tarea.

Guía de Usuario SharePoint 2010 68

 5. Para asignar la tarea a alguien, realice una de las acciones siguientes en la sección
Asignado a:

 Escriba la dirección de correo electrónico de la persona a quien desea asignar

la tarea.

 Escriba el nombre completo de la persona a quien desea asignar la tarea y, a

continuación, haga clic en Comprobar nombres . Si la persona aparece en
el directorio, el nombre se resuelve en la dirección de correo electrónico
correspondiente. Si la persona no aparece en el directorio, se mostrará el
mensaje No se encontró ninguna coincidencia exacta.

 Haga clic en Examinar para buscar y seleccionar la persona en el directorio.

6. Cuando termine, haga clic en Aceptar.

7. Si es necesario, escriba una breve descripción de la tarea en el cuadro Descripción.

8. En el cuadro Fecha de inicio, escriba la fecha de inicio de la tarea.

9. En el cuadro Fecha de vencimiento, escriba la fecha en la que debe haberse finalizado

la tarea.

10. Haga clic en Aceptar.

Guía de Usuario SharePoint 2010 69

ILUSTRACIÓN 3.8 PANTALLA CREAR TAREA

Agregarun anuncio
Use la lista Anuncios para publicar mensajes importantes acerca del proyecto para integrantes
del equipo, como fechas límites y cambios en entregas, presentaciones para nuevos
integrantes del grupo y otra información.

1. En la página principal del sitio de área de documentos, haga clic en Agregar nuevo
anuncio.

2. En el cuadro Título, escriba un título para el anuncio.

3. En el cuadro Texto, escriba el texto completo del anuncio.

4. Si desea que el anuncio caduque automáticamente después de una determinada

fecha, escriba la fecha en el cuadro Caduca.

Guía de Usuario SharePoint 2010 70

 5. Haga clic en Aceptar.

ILUSTRACIÓN 3.9 PANTALLA CREAR ANUNCIOS

Agregarun vínculoa lalista Vínculos

Puede utilizar la lista Vínculos para compartir vínculos que sean útiles para los integrantes del
grupo. La lista puede proporcionar acceso rápido y sencillo a los recursos y la información
relacionada como otros sitios Web.

1. En la página principal del sitio de área de documentos, haga clic en Agregar nuevo
vínculo.

2. En la sección Dirección URL, escriba la dirección de la página Web u otro tipo de

recurso al que desea vincular y, a continuación, escriba una descripción del vínculo.

Nota

El texto que escriba en el cuadro Escriba la descripción se muestra como el

nombre del vínculo en la lista Vínculos. Puede incluir notas sobre el vínculo en
la sección Notas, pero esta información no se muestra en la vista
predeterminada de la lista Vínculos que aparece en la página principal del sitio
de área de documentos.

3. Haga clic en Aceptar.

Guía de Usuario SharePoint 2010 71

ILUSTRACIÓN 3.10 PANTALLA CREAR VÍNCULOS

Crear unaalertaporcorreoelectrónicoparaunatarea
Después de crear tareas y asignarlas a integrantes de área, puede elegir recibir alertas de
correo electrónico notificándole de los cambios a los elementos de la lista Tareas. Los
integrantes también pueden crear sus propias alertas para recibir notificación de correo
electrónico de los cambios a otros elementos con interés para ellos.

Nota

Puede crear alertas por correo electrónico para tareas sólo si el administrador
del servidor ha habilitado el servidor que ejecuta SharePoint 2010 para enviar
correo electrónico.

1. En la página principal del sitio de área de documentos, haga clic en Tareas.

Guía de Usuario SharePoint 2010 72

Si no aparece la lista Tareas en la página principal, haga clic en Ver todo el contenido de sitio
y, a continuación, haga clic en Tareas.

2. En el menú Acciones, haga clic en Enviarme alertas.

3. En la sección Título de la alerta, escriba un nombre para la alerta.

ILUSTRACIÓN 3.11 PANTALLA ENVIAR ALERTAS

4. En la sección Enviar alertas a, el nombre se incluye de forma predeterminada en el

cuadro Usuarios. Puede enviar alertas a otros miembros si agrega sus nombres al
cuadro Usuarios, separados por un punto y coma (;).

ILUSTRACIÓN 3.12 PANTALLA ENVIAR ALERTAS

Guía de Usuario SharePoint 2010 73

 5. En la sección Cambiar tipo, seleccione el tipo de cambios de los que desea que se le
avise.

ILUSTRACIÓN 3.13 PANTALLA ENVIAR ALERTAS

6. En la sección Enviar alertas sobre estos cambios, seleccione un filtro para recibir los
cambios en función de determinados criterios.

Sugerencia

También puede optar por recibir alertas sobre elementos que se muestran en
una vista concreta de la lista Tareas.

ILUSTRACIÓN 3.14 PANTALLA ENVIAR ALERTAS

7. En la sección Cuándo enviar alertas, seleccione con qué frecuencia desea recibir las
alertas.

Guía de Usuario SharePoint 2010 74

ILUSTRACIÓN 3.15 PANTALLA ENVIAR ALERTAS

8. Haga clic en Aceptar.

Volver a publicar un documento en una biblioteca

desde unsitiode áreade documentos
Si el sitio de área de documentos se basa en un documento existente almacenado en una
biblioteca, puede actualizar la copia original con los cambios realizados a la copia del
documento en el sitio de área de documentos.

1. En el sitio de área de documentos, abra la biblioteca que contiene el documento.

2. Elija el nombre del documento, haga clic en la flecha que aparece, elija Enviar a y, a
continuación, haga clic en Publicar en la ubicación de origen.

Eliminarun sitiode áreade documentos

Después de que se termine el proyecto de documentación, y todas las versiones finales de los
documentos se muevan a otras ubicaciones, puede elegir eliminar el sitio de área de
documentos. Para eliminar el sitio, debe tener el nivel de permisos Control total. De manera
predeterminada, los propietarios de sitios tienen este permiso.

Guía de Usuario SharePoint 2010 75

 Importante

Asegúrese de publicar todos los elementos en otra ubicación antes de eliminar

un sitio de área de documentos. Cuando elimine un sitio de área de
documentos, todos los documentos, bibliotecas, listas y datos de lista,
configuración de sitio, niveles de permisos e información de seguridad incluida
en el sitio de área de documentos se destruyen de manera permanente.

1. En la página de inicio del sitio, haga clic en el menú Acciones del sitio
y después haga clic en Configuración del sitio.

Nota

En un sitio para el que se ha personalizado el menú Acciones del sitio,

seleccione Configuración del sitio y, a continuación, haga clic en la
configuración que desea ver.

2. En la columna Administración de sitios, haga clic en Eliminar este sitio.

3. Haga clic en Eliminar y, a continuación, en Aceptar para confirmar que desea eliminar
el sitio.

Guía de Usuario SharePoint 2010 76

 Capítulo

4
Excel Services
Un elemento web de Excel Web Access es una tecnología de SharePoint que muestra un libro
de Excel desde una biblioteca de documentos. Puede conectar un elemento web de
Excel Web Access a cualquier libro de una biblioteca de documentos de SharePoint y después
usarlo en un panel u otra página de SharePoint. Por ejemplo, puede desear mostrar los
elementos seleccionados de un informe trimestral en un panel.

Puede mostrar un libro de varias hojas completo en un solo elemento web de Excel Web
Access, o bien seleccionar solamente un elemento de un libro para publicarlo como un
elemento con nombre. Por ejemplo, puede dividir un libro de origen en varias secciones
(basadas en hojas de cálculo, elementos con nombre u otros objetos) y publicar esas secciones

Guía de Usuario SharePoint 2010 77

de forma separada. A continuación, puede conectar las secciones separadas con elementos
web individuales y puede controlar el acceso a las secciones del libro mediante la configuración
de permisos en la página del elemento web. Además, puede conectar entre sí los elementos
web publicados, lo que permite el filtrado cruzado y la actualización de datos dinámicos. Por
último, un elemento web de Excel Web Access se puede usar varias veces; puede usar el mismo
elemento web de Excel Web Access en muchas páginas web diferentes si así lo desea.

Al usar un elemento web de Excel Web Access, puede compartir informes con otros usuarios
de forma fácil y segura, así como analizar y explorar datos.

¿Qué esunelementoWebde ExcelWeb Access?

Un libro que se muestra en un elemento web de Excel Web Access tiene una apariencia y un
funcionamiento similares a los de un libro de Microsoft Excel. Por ejemplo, un libro en un
elemento web de Excel Web Access puede tener fichas de hojas, botones de esquema y flechas
desplegables. Existen muchas formas de personalizar el elemento web.

La sección superior incluye el título y una barra de herramientas que contiene varios menús,
comandos y una lista desplegable.
La ventana principal muestra una o varias hojas de cálculo (en vista Hoja de cálculo) o un
elemento con nombre como un gráfico o una tabla de Excel (en vista Elemento con nombre).
Además, la ventana principal puede mostrar un esquema del contenido del libro.
El panel Parámetros, que aparece cuando se definen los parámetros en el libro de origen,
posee cuadros de texto etiquetados para la entrada de datos de los parámetros definidos y
sugerencias de herramientas opcionales que proporcionan más información acerca de cada
parámetro.
En la sección inferior se muestran mensajes de datos actualizados.

Para mostrar un libro en un elemento web de Excel Web Access, debe agregar el elemento
web a una página y, a continuación, conectar el libro al elemento web. Como paso final, puede
personalizar el elemento web seleccionando propiedades en el panel de herramientas de Excel
Web Access para el elemento web. Con la configuración de propiedades puede controlar el

Guía de Usuario SharePoint 2010 78

tamaño y el diseño del elemento web, así como controlar las formas en que los usuarios
pueden interactuar con el libro.

AgregarunelementoWeb deExcelWebAccessauna
página

Este procedimiento describe los pasos específicos que debe seguir para agregar un elemento
web de Excel Web Access a una página de elementos web existente. Para agregar un elemento
web a una página, debe pertenecer al grupo de miembros de <Nombre del sitio> de SharePoint
predeterminado del sitio.

Si no existe una página de sitio apropiada, es posible que deba crearla.

Para agregar un elemento web de Excel Web Access a una página de elementos web, siga estos
pasos.

1. En la página de elementos web donde desea agregar un elemento web de Excel Web
Access, ubique la zona de elemento web que desee usar. En dicha zona, haga clic en
Agregar elemento web.
2. La ilustración siguiente muestra un ejemplo de una página de elementos web recién
creada. La página contiene un área de encabezado y un área de cuerpo. Cada área
contiene el cuadro Agregar elemento Web.
3. En la zona donde desea agregar el elemento web de Excel Web Access, haga clic en
Agregar elemento web para mostrar el cuadro de diálogo Crear.
4. En el cuadro de diálogo Crear, seleccione Excel Web Access. A continuación, haga clic
en Agregar.

Guía de Usuario SharePoint 2010 79

De esta forma, se agrega el elemento web a la página y se muestra el panel Seleccionar un
libro.

Conectarun libro aunelementoweb

1. En el panel Seleccionar un libro de Excel Web Access, haga clic en el vínculo Haga
clic aquí para abrir el panel de herramientas. La página cambia al modo de edición y
muestra el panel de herramientas de Excel Web Access.

Guía de Usuario SharePoint 2010 80

 2. En la sección Visualización de libros del cuadro de texto libros del cuadro de texto
Libro, escriba la dirección URL o UNC del libro que desee usar.
3. En la sección Barra de herramientas y barra de título y en la sección Navegación e
interactividad, seleccione una o varias propiedades que desee habilitar. Si desea
deshabilitar una propiedad, desactive la casilla de verificación asociada.

Para guardar los cambios y salir del modo de edición de elementos web, puede hacer clic en
Aceptar en la parte inferior del panel de herramientas de elementos web. Otra opción consiste
en dejar de editar y ver el libro en el modo de presentación; para ello, haga clic en Detener la
edición.

De esta forma, se mostrará el elemento web que configuró con su libro asociado en la
página.

Guía de Usuario SharePoint 2010 81

Indicadoresde estadode SharePoint
Un indicador de estado es un informe de una línea. A simple vista, el indicador de estado
compara el rendimiento real de una medida determinada con un objetivo. Un buen indicador
de estado le permite saber, sin necesidad de hacer cálculos, si los resultados están de acuerdo
con el objetivo o no.

Un indicador de estado muestra el nombre del indicador, los resultados numéricos y un icono.
Observe que el icono proporciona información rápida. Generalmente, los iconos verdes
indican un buen rendimiento, los rojos marcan áreas con problemas y los amarillos advierten
sobre posibles problemas. Esta ilustración muestra dos indicadores: uno tiene un icono
redondo verde para indicar que cumple el objetivo y otro tiene un triángulo amarillo para
advertir sobre un rendimiento marginal.

Información general: ¿Cómo creo indicadores de

estado?
Un indicador de estado es un elemento de una Lista de estado, que es una forma especial de
una lista de SharePoint. Puede crear una lista de estado de dos formas:

 Cree solo una Lista de estado. Después de crear una Lista de estado, simplemente
tiene que agregar los indicadores a la lista. Además, puede personalizar una Lista de
estado agregando o modificando las columnas de la lista. Por ejemplo, puede
agregar una columna que muestre la persona de contacto para cada indicador o una
que muestre el origen de datos. Luego, solo tiene que agregar los indicadores que
creó.
 Cree un Elemento web con lista de estado. Se trata de un elemento web que integra
una lista de estado automáticamente, por lo que basta con que agregue los
indicadores. Luego, puede usar fácilmente el elemento web en un panel u otra
página web.

Cuando agrega un indicador, le asigna un título y especifica el origen de datos del

indicador. También establece los valores que determinan qué icono debe mostrar
SharePoint Server 2010 para indicar el estado. Por ejemplo, es posible que desee usar
un icono que muestre un círculo verde cuando el valor real de la medida alcance o
exceda el objetivo y un triángulo rojo cuando los valores se encuentren debajo de
cierto punto.

Guía de Usuario SharePoint 2010 82

Crearunalista de estado
Puede crear una Lista de estado en el Centro de inteligencia empresarial de un sitio de grupo
o de organización, de modo que otras personas puedan encontrarla fácilmente. Después,
puede agregar uno o más indicadores de estado a la lista recién creada. Para incrementar la
flexibilidad sobre lo que muestra la lista, puede crear una o más vistas personalizadas de una
Lista de estado.

Para crear una nueva Lista de estado, siga estos pasos:

1. En el sitio en el que desea crear la lista de estado, haga clic en Acciones del sitio y, a
continuación, seleccione Ver todo el contenido del sitio. En el encabezado Todo el
contenido del sitio, haga clic en Crear.
2. En la página Crear, en el panel Filtrar por, haga clic en Lista. A continuación, en el
panel principal, haga clic en el icono Lista de estado.
3. Escriba un nombre para la Lista de estado.
4. (Opcional) Escriba una descripción o, si desea que el nombre de la lista aparezca en
el panel Inicio rápido, haga clic en Más opciones. A continuación, configure las
opciones que prefiera.
5. Haga clic en Crear para finalizar la creación de la Lista de estado. SharePoint Server
2010 abre la nueva Lista de estado en modo de edición para que pueda agregar uno
o más indicadores de estado.

Crearun elemento webconuna listade estado

Puede crear un elemento web especial que muestre una vista predefinida de una Lista de
estado. Puede agregar indicadores directamente a este elemento web y después usarlo en
cualquier página del sitio.

Para crear un Elemento web con lista de estado, siga estos pasos:

1. En el sitio en el que desea crear el Elemento web con lista de estado, en el panel
Inicio rápido de la página predeterminada del Centro de inteligencia empresarial,
haga clic en Paneles.
2. En la página Panel: Todos los elementos, haga clic en la pestaña Documentos en el
grupo Herramientas de bibliotecas.
3. Haga clic en Nuevo documento y, a continuación, seleccione Página de elementos
web con lista de estado para abrir la página de propiedades de un nuevo elemento
web.
4. En la página de propiedades del nuevo Elemento web con lista de estado, en la
sección Nombre de página, escriba un nombre y una descripción para la nueva
página. Si lo desea, también puede escribir un Título de página, el cual aparecerá
como título de la pancarta en la nueva página de elementos web
5. En la sección Ubicación, seleccione la Biblioteca de documentos y Carpeta que
contendrán la nueva página de elementos web de las listas desplegables
correspondientes.

Guía de Usuario SharePoint 2010 83

 6. (Opcional) En la sección Crear vínculo en la barra de navegación actual, decida si
desea crear un vínculo de esta página en la barra de navegación.
7. En la sección Diseño de página de elementos web con lista de estado, seleccione el
diseño en la lista Diseño.
8. En la sección Indicadores de estado, seleccione el botón de radio junto a Crear una
lista de indicadores de estado automáticamente. También puede elegir seleccionar
una lista existente en otro momento.
9. Haga clic en Aceptar para cerrar la página de propiedades y abrir la nueva página de
elementos web.

Puede personalizar la Página de elementos web con lista de estado. Por ejemplo, puede
cambiar el tipo de icono que SharePoint usa para mostrar el estado del indicador, puede
crear un título para mostrar o puede especificar el tamaño del elemento web.

Guía de Usuario SharePoint 2010 84

 Capítulo

5
Glosario
Colección de sitios:

Conjunto de sitios Web alojados en un servidor virtual que tienen el mismo propietario y
comparten valores de administración. Todas las colecciones de sitios contienen un sitio Web
de nivel superior y pueden contener uno o más subsitios.

Control de Versiones:

Proceso de crear una copia numerada de un archivo o elemento cada vez que se guarda una
revisión en la biblioteca.

Desproteger:

Liberar el bloqueo contra modificaciones y permitir que otros usuarios vean el archivo
actualizado y lo protejan de nuevo para modificarlo ellos.

Flujo de trabajo:

El movimiento automatizado de documentos o elementos mediante una secuencia específica

de acciones o tareas relacionadas con un proceso empresarial. Los flujos de trabajo pueden
ser usados para administrar de una manera consistente procesos empresariales comunes,
como la aprobación o revisión de documentos.

Grupo de SharePoint:

Grupo de usuarios que se puede crear en un sitio de SharePoint para administrar permisos en
el sitio y facilitar una lista de distribución de correo electrónico a los usuarios del sitio. Un
grupo lo pueden utilizar muchos sitios en una colección de sitios.

Guía de Usuario SharePoint 2010 85

Proteger:

Bloquear un archivo mientras que éste se modifica para evitar que otras personas lo
sobrescriban o lo modifiquen inadvertidamente.

Sitios de nivel superior:

Un sitio Web en la parte más alta de la jerarquía en una colección de sitios desde el que se
puede administrar características de colección de sitios. Un sitio de nivel superior puede tener
subsitios múltiples.

Subsitio:

Sitio Web completo almacenado en un directorio con nombre del sitio Web de nivel superior.
Cada subsitio puede tener permisos de administración, programación y exploración que son
independientes del sitio Web de nivel superior y otros subsitios.

Tipo de Contenido:

Un grupo reutilizable de configuraciones para una categoría de contenido. Use tipos de

contenido para administrar metadatos, plantillas y comportamientos de elementos y
documentos consistentemente. Los tipos de contenido están definidos a nivel de sitio y usados
en listas y bibliotecas.

Vista:

Conjunto de columnas de una página Web que muestra los elementos en una lista o biblioteca
de documentos. La vista puede mostrar elementos ordenados o filtrados, una selección de
columnas o un diseño personalizado.

Guía de Usuario SharePoint 2010 86