Gua para la auditora de los sistemas de gestin de la seguridad y salud en el trabajo.

OHSAS 18001

Agustn Snchez-Toledo Ledesma

Ttulo: Gua para la auditora de los sistemas de gestin de la seguridad y salud en el trabajo. OHSAS 18001 Autor: Agustn Snchez-Toledo Ledesma

AENOR (Asociacin Espaola de Normalizacin y Certificacin), 2008

ISBN: 978-84-8143-578-8 Depsito Legal: M-22795-2008 Impreso en Espaa - Printed in Spain Edita: AENOR Maqueta y diseo de cubierta: AENOR Imprime: AENOR

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ndice

Introduccin . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1 Objeto y campo de aplicacin . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

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2 Documentos de trabajo . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 11 3 Trminos y definiciones . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 13 4 Actividades de auditora . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 17 4.1 Generalidades . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 17 4.2 Inicio de la auditora . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 19 4.3 Revisin de la documentacin . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 23 4.4 Preparacin de las actividades de auditora in situ . . . . . . . . . . . . . . . . . 24 4.5 Realizacin de las actividades de auditora in situ . . . . . . . . . . . . . . . . . . 29 4.6 Preparacin, aprobacin y distribucin del informe de auditora . . . . . . . 44 4.7 Finalizacin de la auditora . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 47 4.8 Realizacin de las actividades de seguimiento de una auditora . . . . . . . . 47 5 Competencia y evaluacin de los auditores . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 49 5.1 Generalidades . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 49 5.2 Atributos personales . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 49 5.3 Conocimientos y habilidades . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 50 5.4 Educacin, experiencia laboral, formacin como auditor y experiencia en auditora . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 55

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5.5 Mantenimiento y mejora de la competencia . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 57 5.6 Evaluacin del auditor . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 57 6 Auditados . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 63 6.1 Generalidades . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 63 6.2 Preparacin de la auditora . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 63 6.3 Preparacin de la documentacin . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 64 6.4 Preparacin de las actividades de auditora in situ . . . . . . . . . . . . . . . . . 64 6.5 Realizacin de las actividades de auditora in situ . . . . . . . . . . . . . . . . . . 65 6.6 El informe de auditora . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 67 6.7 Finalizacin de la auditora . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 67 6.8 Realizacin de las actividades de seguimiento de una auditora . . . . . . . . 68 7 Biblografa . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 69 Anexo A Programa de auditora . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 71 Anexo B Plan de auditora . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 73 Anexo C Informe de auditora . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 79 Anexo C Informe de auditora . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 79 OHSAS 18001 Sistemas de gestin de la seguridad y salud en el trabajo . . . . . 83

Introduccin

Organizaciones de todo tipo estn cada vez ms interesadas en alcanzar y demostrar un slido desempeo de la Seguridad y Salud en el Trabajo (SST) mediante el control de sus riesgos, acorde con su poltica y objetivos. Lo hacen en el contexto de una legislacin cada vez ms exigente, del desarrollo de polticas econmicas y otras medidas para fomentar las buenas prcticas y de un aumento de la preocupacin expresada por las partes interesadas en esta materia. A tal respecto, OHSAS 18001 pone nfasis en la importancia de las auditoras como una herramienta de gestin, as como del seguimiento y la verificacin de la implementacin eficaz de la poltica de la organizacin para la gestin de la seguridad y salud en el trabajo. De esta forma obtendremos una evaluacin de conformidad, tal y como puede ser una certificacin. Al objeto de dar respuesta a esta necesidad, muchas organizaciones han emprendido revisiones o auditoras para evaluar su desempeo de la SST. Sin embargo, esas revisiones o auditoras no se realizan bajo el marco de una metodologa y sistemtica definida. AENOR, consciente de esta necesidad, y con el objeto de ayudar a las organizaciones, ha desarrollado la presente gua, que es una adaptacin de la Norma UNE-EN ISO 19011 Directrices para la auditora de los sistemas de gestin de la calidad y/o ambiental a los sistemas de gestin de la seguridad y salud en el trabajo, basados en OHSAS 18001. Este documento pretende proporcionar orientacin sobre la realizacin de auditoras internas, no descartndose su uso para auditoras externas de sistemas de gestin de la seguridad y salud en el trabajo basados en OHSAS 18001, as como sobre la competencia, evaluacin de los auditores y las actuaciones de los auditados en el proceso de auditora.

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Su uso est previsto para una amplia gama de usuarios potenciales, incluyendo auditores, organizaciones que estn implementando sistemas de gestin de la seguridad y salud en el trabajo, organizaciones que necesitan realizar auditoras de sistemas de gestin de la seguridad y salud en el trabajo por razones contractuales, y organizaciones involucradas en la formacin de auditores o certificacin de sistemas de gestin. Para facilitar su comprensin y aplicacin, a lo largo de esta gua se incluyen ejemplos prcticos para casos especficos, as como ejemplos de algunos documentos que se generan en el proceso de auditora. Los contenidos que en ella se recogen se han estructurado de la siguiente forma: Captulo 3: descripcin de los principales trminos que se utilizan en el campo de las auditoras de seguridad y salud en el trabajo. Captulo 4: orientacin sobre la realizacin de las auditoras de sistemas de gestin de la seguridad y salud en el trabajo, incluyendo la seleccin de los equipos auditores. Captulo 5: orientacin sobre la competencia necesaria del auditor y descripcin de un proceso para la evaluacin de los auditores. Captulo 6: orientacin sobre las actuaciones de los auditados a lo largo del proceso de auditora. Esta gua proporciona nicamente orientacin, sin embargo, los usuarios pueden aplicarla para el desarrollo de sus propios requisitos de auditora. El contenido de esta gua en ningn caso ser vinculante en los procesos de auditora de certificacin de sistemas de gestin de la seguridad y salud en el trabajo u otro tipo de auditoras de carcter legal.

Objeto y campo de aplicacin

Esta gua, que utiliza como elementos principales de entrada OHSAS 18001 y la Ley de Prevencin de Riesgos Laborales 31/1995, pretende dar orientacin sobre la realizacin de auditoras de los sistemas de gestin de la seguridad y salud en el trabajo basados en OHSAS 18001, sobre la competencia de los auditores de sistemas de gestin de la seguridad y salud en el trabajo, as como sobre las actuaciones de los auditados durante el proceso de auditora, y en ningn caso exime a las organizaciones de las obligaciones de carcter legal que le sean de aplicacin. Su mbito de aplicacin son todas las organizaciones que tienen que realizar auditoras internas, no descartndose su uso para auditoras externas de sistemas de gestin de la seguridad y salud en el trabajo basados en OHSAS 18001.

Documentos de trabajo

OHSAS 18001 Sistemas de gestin de la seguridad y salud en el trabajo. OHSAS 18002 Sistemas de gestin de la seguridad y salud en el trabajo. Directrices para la implementacin de OHSAS 18001.

Trminos y definiciones

Para el propsito de esta gua, son aplicables los trminos y definiciones dados en OHSAS 18001, a menos que estn sustituidos por los trminos y definiciones dados a continuacin. Un trmino en una definicin o nota, definido en este captulo, se indica en letra negrilla seguido por su nmero de referencia entre parntesis. Dicho trmino puede ser reemplazado en la definicin por su definicin completa. 3.1 auditora: proceso sistemtico, independiente y documentado para obtener evidencias de la auditora (3.4) y evaluarlas de manera objetiva con el fin de determinar la extensin en que se cumplen los criterios de auditora (3.3).
Nota 1: Las auditoras internas, denominadas en algunos casos como auditoras de primera parte, se realizan por, o en nombre de, la propia organizacin para la revisin por la direccin y con otros fines internos, y pueden constituir una autodeclaracin de conformidad de una organizacin. Nota 2: Las auditoras externas incluyen lo que se denomina en general auditoras de segunda y tercera parte. Las auditoras de segunda parte se llevan a cabo por partes que tienen un inters en la organizacin, tal como los clientes, o por otras personas en su nombre. Las auditoras de tercera parte se llevan a cabo por organizaciones auditoras independientes y externas, tales como aquellas que proporcionan el registro o certificacin de conformidad de acuerdo con los requisitos de OHSAS 18001. Nota 3: Cuando se audita el sistema de gestin de la seguridad y salud en el trabajo junto con un sistema de gestin de la calidad y/o un sistema de gestin ambiental, se denomina auditora combinada. Nota 4: Cuando dos o ms organizaciones cooperan para auditar un nico auditado (3.8), se denomina auditora conjunta.

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Nota 5: En muchos casos, particularmente en organizaciones pequeas, la independencia puede demostrarse al estar libre el auditor de responsabilidades en la actividad que se audita. La independencia es la base para la imparcialidad de la auditora y la objetividad de las conclusiones de la auditora. Nota 6: A diferencia de una inspeccin (3.2) la auditora analiza el funcionamiento del sistema, por lo que dicho anlisis no puede ser realizado de forma puntual, no se busca el cumplimiento o incumplimiento en un determinado momento, sino que se busca la eficacia del sistema a lo largo de un perodo de tiempo. As mismo, a diferencia de una inspeccin o de un incumplimiento puntual, los incumplimientos de auditora deberan derivar en acciones correctivas, puesto que la auditora se basa en una muestra. Nota 7: La auditora busca, a travs del anlisis del pasado, soluciones para el futuro. Se analizan los fallos del sistema.

3.2 inspeccin: examen de un proceso o instalacin y determinacin de su conformidad con requisitos especficos o, sobre la base del juicio profesional, con requisitos generales.
Nota 1: La inspeccin de un proceso puede incluir la inspeccin de personas, insta-

laciones, tecnologa y metodologa.

Nota 2: A diferencia de la auditora, la inspeccin busca soluciones para el presente.

3.3 criterios de auditora: conjunto de polticas, procedimientos o requisitos.

Nota 1: Los criterios de auditora se utilizan como una referencia frente a la cual se compara la evidencia de la auditora (3.4).

3.4 evidencia de auditora: registros, declaraciones de hechos o cualquier otra informacin que son pertinentes para los criterios de auditora (3.3) y que son verificables.
Nota 1: El mtodo racional para alcanzar conclusiones de la auditora fiables y reproducibles en un proceso de auditora sistemtico es el enfoque basado en la evidencia. La evidencia de la auditora es verificable.

3.5 hallazgos de la auditora: resultados de la evaluacin de la evidencia de la auditora (3.4) recopilada frente a los criterios de auditora (3.3).
Nota 1: Los hallazgos de la auditora pueden indicar tanto conformidad o no

conformidad con los criterios de auditora (3.3) como oportunidades de mejora.

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4.1 Generalidades

Actividades de auditora

Este captulo proporciona orientacin sobre la planificacin y forma de llevar a cabo actividades de auditora como parte de un programa de auditora. La figura 4.1 proporciona una visin general de las actividades de auditora tpicas. El grado de aplicacin de las disposiciones de este captulo depende del alcance y complejidad de cada auditora, de los riesgos de la organizacin y del uso previsto de las conclusiones de la auditora.