Técnicas de planificación

Proyecto
Un proyecto define una combinación de tareas interrelacionadas que deben ejecutarse en
un cierto orden antes que el trabajo completo pueda terminarse. Su planificación y control
es fundamental para la concreción del proyecto.
Los proyectos tienen principio y final definidos. Puede finalizar por las siguientes
situaciones:
● Los objetivos se han logrado
● Los objetivos no pueden cumplirse
● El financiamiento del proyecto se ha agotado o ya no está disponible
● La necesidad del proyecto ya no existe
● Los recursos humanos o físicos ya no están disponibles
● El proyecto se da por terminado por conveniencia o causa legal

Ejemplos:
- Adquirir e instalar un nuevo sistema de hardware informático para su uso en una
organización.
- Buscar petróleo en una región
- Modificar un programa de software informático usado en una organización.

Planeamiento y control
El planeamiento incluye todas las actividades requeridas para seleccionar un equipo de
trabajo, dividir las tareas en partes y asignar apropiadamente miembros del equipo a esas
tareas, estimar el tiempo requerido para completar cada tarea y programar el proyecto de
manera que las tareas se completen a tiempo. También se deben anticipar a los problemas
que puedan surgir y plantear posibles soluciones.

El planeamiento se inicia en los albores del proyecto y es un proceso iterativo presente

durante todas sus etapas.

El control implica utilizar retroalimentación para supervisar el proyecto, incluyendo una

comparación de lo planificado con lo real. Además, agilizar o reprogramar las actividades de
manera que se puedan terminar a tiempo y motivar a los miembros del equipo para que
completen el trabajo en forma apropiada.

Siempre al comienzo del proyecto se crea un plan que es inevitable que se vaya
cambiando a lo largo del tiempo.

Ejemplo de diagrama UML que muestra un flujo de trabajo:

Definir calendario del proyecto:
Se decide cómo se organizará el trabajo, quién, cuándo y cómo se ejecutarán las tareas. Se
estiman tiempos, esfuerzos y recursos requeridos.
Pueden representarse en una tabla, pero de este modo es difícil ver las relaciones y
dependencias entre las actividades. Por eso se cree que las representaciones gráficas son
más fáciles de entender. Nosotros veremos:
● Gráficos de barras o diagramas de Gantt: señalan al responsable de cada actividad,
el tiempo transcurrido previsto y la fecha en que se programó el inicio y el fin de la
actividad.
● Redes de actividades: diagramas de red que muestran las dependencias entre las
actividades que constituyen un proyecto:
- CPM (Critical Path Method) o Método del Camino Crítico
- PERT (Program Evaluation and Review Techniques) o Técnica de
Evaluación y Revisión de Programas

PERT - CPM
Origen PERT: para optimizar el tiempo de ejecución de un proyecto, de cinco a tres años,
coordinando la ejecución de actividades que involucran a más de 250 empresas.

Origen CPM (Critical Path Method): empresas industriales buscando el control y la

optimización de los costos de operación mediante la planeación adecuada de las
actividades componentes del proyecto.

La diferencia entre ambas técnicas es la forma en que se calcula la duración de las tareas.
● El CPM es un método DETERMINÍSTICO ya que la duración de las tareas se estima
conocida con bastante aproximación debido a que existen experiencias anteriores,
de este modo nos podemos basar en una información histórica respecto a la
duración que se aplica a cada tarea.
● El PERT, en cambio, es un método PROBABILÍSTICO ya que la variable de tiempo
es desconocida, solo se tienen valores estimativos.
Hoy en día, estos dos métodos están integrado en uno sólo, denominado Redes Pert-CPM,
una técnica de Investigación Operativa que permite programar, ejecutar, monitorear, evaluar
y hacer mejoras continuas a un determinado proyecto en las condiciones más favorables
posibles, optimizando la asignación de tiempos, recursos y costos a las actividades
previstas.

Para poder confeccionarlo se requiere la siguiente información:

● Tareas del proyecto.
● Dependencia entre las tareas (las que preceden y las que suceden).
● Duración estimada de cada tarea, expresada en una única unidad.

Con esta info se hace:

Elementos del Diagrama

● Tarea Real: se representa una tarea definida en el listado de tareas con una flecha
UNIDIRECCIONAL y se coloca sobre la misma una letra que la identifique y entre
paréntesis su duración.

En una tarea real siempre hay consumo de tiempo, pero no necesariamente de

[Link] esperar algo.

● Tarea Ficticia: Es un artificio para permitir determinar la precedencia de tareas. No

consumen ni tiempo ni recursos. Se grafica con una flecha unidireccional de líneas
punteadas. No se le coloca ni identificador ni tiempo.

● Nodos: Acontecimientos que representan el inicio o final de una tarea. Se identifican

con un número (generalmente comenzando con el 0) y se coloca en la parte superior
del nodo (Id).

PASOS PARA HACER EL DIAGRAMA:

1. Elaborar Tabla de Tareas

2. Diagramar la red de Tareas
3. Calcular Fechas
4. Calcular Camino Crítico
1. Elaborar Tabla de Tareas

● Listado de tareas con una duración estimada. Luego deberemos establecer que
tareas proceden y suceden a cada una.

2. Diagramar la red de Tareas

3. Calcular Fechas
La fecha es la oportunidad de verificación de un evento identificado por un nodo.

● Fecha Temprana (FTe)

● Fecha Tardía (Fta)
● Duración Planificada del Proyecto o Duración Total del Proyecto

Fecha Temprana (FTe)

La Fecha Temprana es la primera oportunidad que tiene una tarea de comenzar a
ejecutarse o de estar finalizada (el caso de la tarea que está antes).

El cálculo se hace en forma progresiva de izquierda a derecha.

En el nodo inicial se comienza con la fecha temprana 0.

● Se identifica el nodo de cálculo.

● Se determinan cuales son las tareas que llegan a él
 ● Una por una se suma la Fte de la tarea que llega a él + lo que dura esa tarea
anterior. Eso se hace por separado con cada tarea anterior y luego se elige la mayor
de todas esas sumas.

Ej:

● Nodo 0, al ser el nodo inicial, se coloca la fecha temprana 0

○ FTa0 = 0
● Nodo 2, la fecha temprana surge de sumar la fecha temprana del nodo 0 más la
duración de la tarea B
○ FTa2 = FTa0(0) + duración tarea B(3)= (0 + 3 = 3). FTa2 = 3
● Nodo 1. Al Nodo 1 llegan 2 tareas, A y C, por lo tanto se calculan dos FTe
○ FTe0(0) + duración tarea A(2) = 0 + 2 = 2
○ FTe2(3) + duración tarea C(1) = 3 + 1 = 4
○ Se debe tomar la de mayor valor, es decir: FTe1= 4
● Nodo 5. Analicemos la fecha temprana del Nodo 5 al cual llega una tarea ficticia y la
tarea F. Tenemos que calcular dos fechas tempranas:
○ FTa3(6) + duración tarea F(1) = 6 + 1 = 7
○ FTa4(8) + duración tarea ficticia (0) = 8 + 0 = 8
○ Entre ambas fechas tempranas elegimos la mayor, es decir: FTa5=8

Fecha Tardía (FTa)

Es la última oportunidad que tiene una tarea de comenzar a ejecutarse (si se excede de esa
fecha se demora la terminación del proyecto).

Para calcularla se procede en sentido inverso que para el cálculo de las Fechas Tempranas
(desde derecha a izquierda).

El nodo final de un proyecto tiene igual fecha tardía que temprana.

● Se identifica el nodo de cálculo

● Se determinan todas las actividades que salen de él, sus Fta y sus duraciones.
● Para calcular la FTa de un nodo se resta la Fta del nodo al que llega menos la
duración de esa tarea a la que llega (posterior). De esas restas se elige la menor.

Ejemplo:
 ● Nodo 6. Es nodo final, se coloca en la FTa el mismo valor obtenido en la FTe
○ Fta6=Fte6=9
● Nodo 5. La FTa5 se obtiene de restar la FTa6 (9) menos la duración de la tarea H (1)
○ FTa5= 9 – 1 = 8
● Nodo 1. De este nodo salen 2 tareas, D y E, por lo tanto se calculan dos FTa:
○ FTa4 (8) - duración tarea D(4)= 8 – 4 = 4
○ FTa3 (7) - duración tarea E(2)= 7 – 2 = 5
○ Cómo lo indicamos en el último punto se elige el menor valor, es decir:
FTe1= 4
● Nodo 0. Al ser el nodo inicial siempre la FTe es 0, FTe0=0
○ Si esto no sucede es que han tenido un error en las cuentas, ya sea cuando
calcularon las FTe o las FTa
○ FTa0=FTe0=0

Si comparamos las fechas tempranas y las fechas tardías de cada nodo se puede apreciar
que:

○ FTe ≤ FTa

Duración Planificada del Proyecto

● La Duración total del proyecto se obtiene del Nodo Final.

4. Camino crítico - Ruta Crítica

Secuencia de tareas que representa el camino más largo a través de un proyecto (es decir
que si se atrasa una actividad se retrasa el proyecto), lo cual determina la menor duración
posible del mismo.
Es decir que es la sucesión ordenada desde el origen al fin del proyecto de las tareas
críticas del mismo.

● Define el plazo de ejecución del proyecto

● Identifica el menor tiempo en que el proyecto puede ejecutarse
● Pueden existir varios pero todos duran lo mismo.
● Las tareas ficticias pueden formar parte del camino crítico
● Si hay varios caminos críticos estos pueden ser:
○ INDEPENDIENTES: no tienen ninguna tarea en común
○ DEPENDIENTES: tienen tareas en común
El Método del Camino Crítico se utiliza para calcular lo(s) Caminos(s) Crítico(s) y el nivel de
holgura total y libre o flexibilidad del modelo de planificación.
La holgura total o flexibilidad se mide por la cantidad de tiempo que una Tarea puede
demorarse sin retrasar el proyecto ni violar ninguna restricción del plan.
Un Camino Crítico se caracteriza normalmente por el hecho de que su holgura total es igual
a cero.
Nosotros lo escribimos por tareas, y la tarea ficticia no se pone nada. En CC = {M,N,O}

Calcular el Camino Crítico

1) Calcular el IF:
● Representa la demora que se puede admitir en el comienzo de una tarea
sin afectar la fecha de terminación del proyecto.

Siempre hacemos la mayor menos la menor. Si da cero es porque es un

Nodo Crítico.

2) Calcular los márgenes de tareas:

○ Márgen Libre (ML): tiempo en que se puede demorar la ejecución de una
tarea sin afectar el comienzo de las que le siguen en su primera oportunidad.

○ Márgen Total (MT): tiempo límite que esa tarea podría retrasarse para no
afectar los tiempos límites del proyecto.

Si una tarea está entre Nodos Críticos y ADEMÁS (error común) su MT = 0, es una Tarea
Crítica (si se retrasa atrasa el proyecto y si se adelanta puede provocar un corrimiento en la
conclusión del proyecto).

El o los caminos críticos (no puede no haber) se marcan con otro color.
TIPS PARA EL ARMADO DE LA RED

● Siempre iniciamos y finalizamos con un evento (NODO) hay que finalizar con otro. Si
no te quedó cerrado, lo cerrás con una Tarea Ficticia.
● Un solo nodo de inicio y un solo nodo de finalización
● El nodo inicial de una tarea es nodo final de todas las tareas que le preceden
● El nodo final de una tarea es nodo inicial de todas las tareas que le siguen
● La red se lee de izquierda a derecha. Por esto nunca debe graficarse una tarea
hacia atrás.
● Dos tareas distintas no pueden tener el mismo nodo de inicio y fin (se soluciona con
tareas ficticias).

Error:

Otro error:
En el apartado TIPO muestran un ejemplo completito, mirar

2 tareas no pueden tener el mismo Nodo Inicial y el mismo Nodo Final → Lo solucionamos
utilizando Tareas Ficticias.

Esto está mal porque la tarea Z está arrastrando la precedencia de la tarea B, lo cual
contradice lo especificado en la tabla de tareas
Esto es lo correcto:

Gantt
El diagrama de Gantt es una herramienta para calendarizar las tareas y para planificar y
programar tareas a lo largo de un período determinado. Gracias a una fácil y cómoda
visualización de las tareas previstas, permite realizar el seguimiento y control del
progreso de cada una de las etapas de un proyecto

Se trata de un gráfico de barras horizontales ordenadas por actividades a realizar en

secuencias de tiempo concretas.

Permite visualizar claramente el solapamiento o superposición de las mismas.

Además se puede asignar a cada actividad los recursos que ésta necesita.
A diferencia de los ya vistos el Gantt NO permite determinar CLARAMENTE las
dependencias de las tareas (aunque si se podría). Es por esto que ambas herramientas son
complementarias.

El gráfico del diagrama de Gantt es, en realidad, un sistema de coordenadas con dos ejes
esenciales: en el eje vertical se ubican las tareas a realizar desde el inicio hasta el fin del
proyecto, mientras en el horizontal se ponen los tiempos.

Ejemplos de uso

1. Proyectos de construcción. Es un diagrama muy fácil de usar que puede agrupar

fácilmente todas las etapas de construcción en las columnas, permitiendo editar las
tareas y personalizarlas según las necesidades.
2. TI.
3. Educación. Puede reflejar estadísticas descriptivas simples y datos demográficos
departamentales.
4. Marketing. En esta área se utiliza para gestionar eventos. Además facilita incorporar
cambios de última hora sin que ello suponga un problema de cara al cronograma.

Pasos

1. Confeccionar Lista de Tareas

Adicionalmente se puede incluir la columna de Duración Real del proyecto, esto permitirá
detectar posibles desvíos contra la Duración Planificada.

El diagrama de GANTT es una matriz bidimensional en donde las filas son las tareas y las
columnas los días. Se anularán los días no laborables, y se marcarán los días asignados a
cada tarea.
2. Elaborar Diagrama de Gantt

Realizar el Diagrama de Gantt con la duración planificada.

¿Qué información brinda este diagrama?

● Duración Planificada del Proyecto: 9 días

Esta duración debe coincidir con la obtenida en el Pert - CPM del proyecto.
● Superposición de tareas en el tiempo:
○ AyB
○ D, E y F
○ GyH
Recordar que para calcular la fecha fin es necesario considerar los días no laborales.
Este diagrama es la base para el seguimiento y control de cada tarea.

3. Seguimiento y Control
Finalizado el proyecto
Concluido el proyecto y con el Diagrama de Gantt actualizado se puede apreciar el desvío
que tuvo el proyecto, y cada tarea, respecto a lo planificado. A partir de esto, el equipo de
proyecto debe realizar una retrospectiva y analizar las cosas que se hicieron bien (para
mantenerlas en el tiempo) y las cosas que se hicieron mal (para aprender y no incurrir en
ellas nuevamente). Además la Duración Real de las tareas permite tener mejor información
para futuras planificaciones.
Acá se puede ver lo planificado vs lo real y la superposición de tareas.

● Proyecto con Duración Real en Gantt con fechas