DEFINICION Y CLASES DE DOCUMENTOS CONTABLES

Definición y Clases de Documentos Contables

Los documentos contables son archivos utilizados para registrar las

transacciones comerciales de una empresa y sirven como prueba de los
movimientos financieros realizados durante un período de tiempo
determinado. Estos documentos son fundamentales para llevar a cabo un
proceso contable adecuado, cumplir con las obligaciones fiscales y
generar informes financieros precisos
1
.
Existen dos categorías principales de documentos contables: internos y
externos. A continuación, se describen brevemente cada una de ellas:
Documentos Contables Internos: Son elaborados por la propia empresa
y se utilizan como respaldo para todas las transacciones internas. Algunos
ejemplos de documentos contables internos son:

 Recibos de cobro
 Estados de cuenta bancarios
 Notas de débito y crédito
 Comprobantes de pago
 Facturas de compra y venta
 Nóminas
 Notas de entrega
 Ordenes de compra
 Letras de cambio

Documentos Contables Externos: Son elaborados por otras empresas y

recibidos por la empresa en cuestión. Estos documentos suelen ser
utilizados como soporte para la elaboración de comprobantes internos.
Algunos ejemplos de documentos contables externos son:

 Facturas de venta
 Facturas de proveedores
 Estados de cuenta de proveedores
 Comprobantes de retención de impuestos
 Declaraciones de impuestos
Es importante destacar que algunos documentos contables pueden estar
presentes en ambas categorías, dependiendo de si son expedidos por la
empresa o recibidos de terceros. Por ejemplo, una factura de venta
recibida por la empresa se clasificaría como un documento externo, pero
con base en dicho documento se elabora la factura de compra o el
documento que soporta dicha transacción en la contabilidad de la
empresa
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.
En resumen, los documentos contables son archivos utilizados para
respaldar las transacciones comerciales de una empresa y se dividen en
documentos contables internos y externos, dependiendo de si son
elaborados por la propia empresa o recibidos de terceros

¿Cuál es la importancia de estos documentos?

La importancia de los documentos contables radica en varios aspectos
clave para una empresa. A continuación, se detallan algunos de ellos:
1. Registro y respaldo de transacciones: Los documentos contables
permiten registrar y respaldar todas las transacciones comerciales
realizadas por la empresa. Esto es fundamental para llevar un
control preciso de los movimientos financieros y cumplir con las
obligaciones fiscales.
2. Generación de informes financieros: Los documentos contables
son la base para generar informes financieros precisos, como el
balance general, el estado de resultados y el flujo de efectivo. Estos
informes son fundamentales para evaluar la salud financiera de la
empresa y tomar decisiones estratégicas.
3. Cumplimiento legal y fiscal: Los documentos contables son
necesarios para cumplir con las obligaciones legales y fiscales. Estos
documentos respaldan las transacciones y sirven como prueba en
caso de auditorías o inspecciones por parte de las autoridades
competentes.
4. Análisis y toma de decisiones: Los documentos contables
proporcionan información clave para analizar el desempeño
financiero de la empresa. A través de ellos, se pueden identificar
 tendencias, evaluar la rentabilidad de los productos o servicios, y
tomar decisiones informadas para mejorar la eficiencia y
rentabilidad del negocio.
5. Historial y memoria empresarial: Los documentos contables son
parte del historial y la memoria empresarial. Permiten tener un
registro de las transacciones pasadas, lo cual es valioso para el
análisis histórico, la planificación a largo plazo y la evaluación del
crecimiento y desarrollo de la empresa a lo largo del tiempo.
¿Cuál es la importancia de estos documentos?
La importancia de los documentos contables radica en varios aspectos
clave para una empresa. A continuación, se detallan algunos de ellos:
1. Registro y respaldo de transacciones: Los documentos contables
permiten registrar y respaldar todas las transacciones comerciales
realizadas por la empresa. Esto es fundamental para llevar un
control preciso de los movimientos financieros y cumplir con las
obligaciones fiscales.
2. Generación de informes financieros: Los documentos contables
son la base para generar informes financieros precisos, como el
balance general, el estado de resultados y el flujo de efectivo. Estos
informes son fundamentales para evaluar la salud financiera de la
empresa y tomar decisiones estratégicas.
3. Cumplimiento legal y fiscal: Los documentos contables son
necesarios para cumplir con las obligaciones legales y fiscales. Estos
documentos respaldan las transacciones y sirven como prueba en
caso de auditorías o inspecciones por parte de las autoridades
competentes.

QUE ES LA FACTURA SEGUN CODIGO DE COMERCIO EN COLOMBIA

Según el Código de Comercio en Colombia, la factura es un título
valor que el vendedor o prestador del servicio puede emitir y
entregar al comprador o beneficiario del servicio. La factura debe
corresponder a bienes entregados o servicios efectivamente
prestados en virtud de un contrato verbal o escrito. Además, el
emisor vendedor o prestador del servicio debe emitir un original y
dos copias de la factura, y el original firmado por el emisor y el
 obligado se considera un título valor negociable por endoso y debe
ser conservado por el emisor.
La factura de venta, si cumple con los requisitos del Código de
Comercio, se constituye en un título valor que tiene mrito ejecutivo.
Esto significa que la factura puede ser utilizada como prueba legal
en caso de disputas o reclamaciones relacionadas con la transacción
comercial.
La factura debe cumplir con ciertos requisitos establecidos en el
Código de Comercio y en el Estatuto Tributario Nacional. Algunos
de estos requisitos incluyen la fecha de vencimiento, la fecha de
recibo de la factura, la identificación del emisor y del comprador, la
descripción de los productos o servicios vendidos, el valor total de
la operación, entre otros.
Es importante tener en cuenta que la factura electrónica también
puede constituir un título valor, siempre y cuando cumpla con los
requisitos formales y de seguridad establecidos.
En resumen, según el Código de Comercio en Colombia, la factura
es un título valor que el vendedor o prestador del servicio puede
emitir y entregar al comprador o beneficiario del servicio. La factura
debe cumplir con ciertos requisitos establecidos en la ley y puede
ser utilizada como prueba legal en caso de disputas o
reclamaciones.

Comprobantes de egresos

La manera para poder definir a los comprobantes de egresos es

que son unos documentos que sirven para respaldar la salida de
dinero de una organización o empresa. Estos documentos son
más usados o activos cada vez que se registra un gasto, además
está asociado con facturas de compras, las cuales quedarán
registradas para ser el comprobante de aquellos pagos o
movimientos realizados por la empresa.
Comprobantes de ingresos
Por otro lado, un comprobante de ingresos es que cumple la
función de ser un comprobante como un documento formal donde
se destaque que tu organización, así como la empresa o tú mismo
poseen una fuente de ingresos, la cual puede ser regular o
periódica.

Ejemplos de comprobantes de ingresos

Estos comprobantes son emitidos dependiendo de las actividades

que tú o tu organización desempeñen, por lo que aquí podemos
encontrar distintos tipos de estos comprobantes, por ejemplo:

Recibos de nómina

Si desempeñas el papel de un trabajador con salario, este

comprobante es el recibo de pago de nómina que encuentras cada
vez que se te realiza el pago o el depósito; de este modo funciona
para demostrar tus ingresos.

Recibos de pago por honorarios

Este comprobante se muestra principalmente a aquellas personas

que llevan a cabo labores de manera independiente, de igual
modo, este comprobante sustenta cuales son los ingresos de una
persona.

Recibo de pago por arrendamiento

Para una persona o entidad que se dedica a rentar o prestar

establecimientos para laborar, se debe de presentar los recibos de
cobro a la entidad de administración tributaria correspondiente.

Movimientos en la cuenta de ahorro

Todos aquellos movimientos dentro de la cuenta de ahorro de una
persona pueden ser aquellos movimientos que abonan a tu cuenta
una cantidad a razón de intereses generados.

Ciclo contable
El ciclo contable es el periodo en el que una sociedad registra de forma
cronológica y fiable cada transacción en su respectivo libro diario con el fin de
analizar, elaborar y preparar la información financiera. También se le conoce como
proceso contable o flujo registral.

El proceso contable lo componen todos los pasos que hay que seguir desde que
ocurre un hecho contable hasta que es introducido en el sistema y, por tanto, tiene
su reflejo en los estados financieros.

¿Cómo es el ciclo contable?

Las etapas del ciclo contable se inician con la identificación del hecho
contable como, por ejemplo, la venta de una mercancía. El siguiente paso es
generar un documento contable que soporte esta transacción y permita reflejarla
en contabilidad, cuantificando el hecho en unidades monetarias y con una fecha
concreta.

Una vez se genera este documento (albarán o factura) se registra la operación en

el libro diario. Terminando el ciclo contable, que suele ser de enero a diciembre, las
transacciones se traspasan al libro mayor. Tras
algunas regularizaciones (amortizaciones, reclasificaciones entre corto plazo y
largo plazo, cálculo del resultado, etc.), se cierra la contabilidad para generar
los estados financieros definitivos.
Taller de los documentos contables

Ejercicio de Soportes Contables

Los soportes contables son documentos que sirven de base para registrar las
operaciones comerciales de una empresa. Estos documentos son fundamentales
para respaldar y demostrar las transacciones realizadas. A continuación, se presenta
un ejercicio de soportes contables:
Ejercicio: La empresa Comercializadora Calypso S.A.S. realiza la siguiente
transacción:

 Compra de mercancía por valor de $2.450.180, IVA incluido, según factura

N° 380.
 Pago de contado con cheque N° 456575 y comprobante de pago N° 201.

Registro contable: A continuación se muestra el registro contable de la

transacción:
Código Cuenta Parcial Debe Haber
1435 Mercancía no fabricada por la empresa $2.112.224,00
143501 Telas vinílicas $2.112.224,00
2408 Impuestos a las ventas por pagar $337.956,00
240801 IVA descontable $337.956,00
2205 Proveedores nacionales $2.376.252,00
220501 Proquinal S.A. $2.376.252,00
2365 Retención en la fuente $73.928,00
Código Cuenta Parcial Debe Haber
236540 Compras $73.928,00
2205 Proveedores nacionales $2.376.252,00
220501 Proquinal S.A. $2.376.252,00
1110 Bancos $2.376.252,00
111005 Moneda Nacional $2.376.252,00
11100501 Banco de Bogotá $2.376.252,00
Este registro contable refleja la compra de mercancía, el pago del IVA y la retención
en la fuente, así como el registro en las cuentas correspondientes.
Es importante tener en cuenta que estos soportes contables deben contener
información como el nombre o razón social de la empresa, el nombre, número y
fecha del comprobante, la descripción del contenido del documento y las firmas de
los responsables de elaborar, revisar, aprobar y contabilizar los comprobantes