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Versión 1.1 (17 de Septiembre de 2021)

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Gestión de
Contratistas
Nuestros
Requerimientos
¿Qué aprobaciones se
requieren?
¿Por qué es importante esto?
Nominación de un dueño de
Nuestros Requerimientos para la Gestión de Contratistas contrato que no esté en un rol
incorpora la forma en que trabajamos con los contratistas donde su principal
(incluidos subcontratistas y consultores) a nivel global. Trabajar responsabilidad sea gestionar
en colaboración con nuestros contratistas permite a las contratos
personas sentirse seguras para hablar, compartir ideas para
resolver problemas y tomar mejores decisiones. Las relaciones Nominación de un dueño de
mutuamente beneficiosas con nuestros contratistas nos contrato/ representante del dueño
permiten lograr nuestros objetivos de crear un lugar de trabajo de contrato que no tiene
más inclusivo y diverso y mejorar la seguridad, la productividad experiencia demostrada
y la cultura. gestionando equipos

¿A quién le aplica esto?

 Cualquier persona involucrada en contratar, gestionar, monitorear o
vincularse con nuestros contratistas que realizan actividades que están
dentro del alcance de la reportabilidad de HSE.
 Vea el anexo 3 para conocer la aplicación de Nuestros Requerimientos en
las actividades realizadas por contratistas en nombre del equipo de
Maritime del área Comercial

Consulte Nuestros requerimientos para el Diseño

Organizacional para ver las responsabilidades
funcionales.

Vea el árbol de decisiones de límites de reportabilidad

en Our Requirements for Health, Safety, Environment
and Community Reporting - HSE Master Data,
Definitions and Interpretations para tener orientación al
determinar las actividades que están dentro del
alcance de la reportabilidad HSE.

Favor notar que los hipervínculos a los documentos en el conjunto de Nuestros Requerimientos lo redirigirá a una página de inicio o búsqueda donde
usted puede navegar a la última versión controlada.
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Roles Críticos
 Si usted es Gerente General (o rol equivalente) tenga y siga un proceso documentado para:
 Verificar que cada contrato, que involucre servicios (también conocido como ‘on-contract’), siempre tenga asignado un
dueño de contrato (también conocido como ‘Contract Owner’ - CO) (vea Our Requirements for Supply) o un
representante de dueño de contrato (cuando el dueño del contrato no se encuentre donde se realiza la actividad);
 verifique que cada solicitud de compra que involucre servicios (también conocido como ‘orden de servicio’ u ‘off contract’)
siempre tenga asignado un dueño de orden de servicio.

 Si usted es el líder de un dueño de contrato, representante de dueño de contrato o dueño de orden de servicio, tenga y siga
un proceso documentado para:
 verificar que cumplan con los requerimientos descritos en el anexo 2, que entienden sus responsabilidades y tienen la
capacidad para actuar como enlace entre BHP y nuestros empleados y la empresa contratista y sus empleados (esto es,
contratistas), considerando la naturaleza, complejidad y los potenciales riesgos del vínculo con el contratista .

 Si usted es dueño de contrato, representante del dueño de contrato o dueño de orden de servicio, informe al representante
del contratista para que sepa que usted es su punto de contacto de BHP durante su vínculo contractual con BHP.

Estrategia y Planificación
Cuando planifique los requerimientos de contratista:
 Identifique y planifique los requisitos de contratación de acuerdo con el proceso de planificación del negocio.

Visite Our Requirements for Corporate Alignment Planning

para los requerimientos de planificación del negocio.

Recuerde involucrar a las funciones relevantes en los

requisitos de contratación identificados y planificados (por
ejemplo, Comercial para necesidades de adjudicación de
servicios, Recursos Humanos para necesidades de FTE,
Finanzas para presupuestos, Group Risk para evaluación
de riesgos, etc.).

Evite el uso repetitivo de la misma orden de servicio (off-

contract) y, en su lugar, considere crear un contrato para los
servicios.

Solicitud y Abastecimiento
Cuando se relacione con contratistas:
 Si es el dueño del contrato/representante del dueño del contrato o dueño de orden de servicio:
 desarrolle el alcance de trabajo en conjunto con los expertos en la materia relevantes, e involucre a personas que
entiendan el trabajo a realizar y los riesgos asociados a ese trabajo;
 incluya al menos lo siguiente en el alcance del trabajo:
 una descripción del trabajo a realizar y la duración esperada;
 los sistemas de gestión de salud, seguridad y medio ambiente (HSE) que se aplicarán al contrato;
 los riesgos HSE con potencial impacto material directamente relacionados con el trabajo que el contratista deberá
realizar;

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 si las personas responsables de supervisar el trabajo de la empresa contratista serán empleados de BHP o personal
de la empresa contratista; y
 Sólo para contratos escritos, incluya detalles de los requisitos técnicos y de calidad;
 Confirme que haya una persona responsable de supervisar el trabajo de la empresa contratista, administrar el alcance
del trabajo y que tenga el tiempo y las habilidades para realizar estas tareas (teniendo en cuenta los riesgos involucrados
con el trabajo, su ubicación y sus otras responsabilidades);
 Cuando la evaluación de riesgos haya identificado potenciales riesgos fatales, antes de que el trabajo comience:
 Si la actividad es un actividad nueva, obtenga la aprobación del gerente del área donde la empresa contratista
realizará el trabajo, para el alcance del trabajo, la evaluación preliminar de riesgos y la persona responsable de
supervisar el trabajo de la empresa contratista;
 Si la actividad es una actividad repetitiva, informe al gerente del área donde la empresa contratista realizará el trabajo,
acerca del alcance del trabajo, de la evaluación preliminar de riesgos y de la persona responsable de supervisar el
trabajo de la empresa contratista;
 complete una evaluación de Segmentación Operacional con expertos en la materia para identificar el nivel del contrato e
incluya en el alcance de trabajo un resumen de las rutinas que se deben realizar de acuerdo al nivel del contrato
identificado (vea el anexo 1);
 Si usted ha sido designado como nuevo dueño de contrato/ representante de dueño de contrato o dueño de orden de
servicio una vez que el proceso de Solicitud y Abastecimiento haya comenzado:
 participe en un traspaso, de modo que comprenda sus responsabilidades al administrar contratista(s); y
 si usted es el nuevo dueño de contrato/representante de dueño de contrato, apruebe el alcance del trabajo.

Visite la Biblioteca de Alcances de Trabajo para guías y

mejores prácticas para crear alcances de trabajo (SoWs).

Considere al contratista, representante HSE y otras

personas con la experiencia técnica en el trabajo a realizar,
al desarrollar el alcance de trabajo.

Recuerde seguir Nuestros Requerimientos de Seguridad,

Nuestros Requerimientos para la Gestión de Riesgos y los
estándares locales al realizar evaluaciones de riesgo.

Consulte Our Requirements for Supply para involucrar,

contratar o negociar con nuestros contratistas, incluyendo
los requerimientos de sourcing.

Recuerde registrar la asignación del dueño de

contrato/representante del dueño de contrato en Global
Contract Management System (GCMS) de acuerdo a Our
Requirements for Supply.

Selección
Al seleccionar una empresa contratista:
 Involucre al dueño de contrato/representante del dueño de contrato desde el comienzo del proceso de selección.
 Si hay riesgos identificados en el alcance del trabajo con el potencial de causar una fatalidad:
 involucre a personas que entiendan del alcance del trabajo y de los riesgos fatales durante el desarrollo de los criterios
de evaluación y la ponderación que se aplicará a las secciones técnica, comercial y de seguridad;
 incluya lo siguiente en los criterios de evaluación:
 desempeño de seguridad del contratista;

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 cómo la empresa contratista planea controlar y monitorear los riesgos materiales y verificar la efectividad de los
controles;
 involucre a personas que comprendan el alcance del trabajo para la evaluación las presentaciones.

Consulte Our Requirements for Supply para obtener más

detalles sobre la gestión del proceso de sourcing.

On-boarding
Antes que los contratistas sean movilizados al sitio:
 Si es el dueño de contrato/representante del dueño de contrato o dueño de orden de servicio:
 reevalúe la clasificación de la segmentación operacional si es que hay alguna información nueva que pueda afectar la
evaluación de la segmentación original (consulte el anexo 1);
 lleve a cabo las reuniones y/o talleres de Inicio, riesgos y pre movilizacion, y “good to go” de acuerdo al nivel de contrato
identificado (consulte el anexo 1).

Antes de que el trabajo comience:

 Si usted es el dueño de contrato/representante del dueño de contrato o dueño de orden de servicio:
 verifique que todo el personal del contratista haya completado todas las capacitaciones obligatorias y tenga las
calificaciones, certificaciones e inducciones requeridas para llevar a cabo sus actividades, antes de comenzar a trabajar;
 confirme que los perfiles del contratista se hayan creado y se gestionen en un sistema BHP de acuerdo con los
procedimientos locales;
 disponga que la empresa contratista y su personal tengan acceso apropiado a los sistemas de BHP para realizar sus
funciones, plantear inquietudes sobre conducta de negocios, registrar eventos y ver información de las investigaciones
HSE.

Recuerde seguir los procesos de gestión de cambio locales

(MoC) y los requisitos mínimos para la gestión del cambio,
de acuerdo a Nuestros Requerimientos para Seguridad
antes de que los contratistas sean movilizados al sitio.

Recuerde verificar que los contratistas estén en condiciones

de trabajar, de acuerdo con los requisitos de aptitud para el
trabajo descritos en Nuestros Requerimientos para Salud y
de acuerdo a los requerimientos locales.

Consulte la sección ‘Su obligación de comunicación’ de

Nuestros Requerimientos para Conducta de Negocio para
información relacionada con plantear inquietudes sobre
conducta de negocio en EthicsPoint.

Consulte Our Requirements for Technology and

Cybersecurity, Nuestros Requerimientos para Calidad de
los Datos y el Marco de Protección de la información en Our
Requirements for Information Governance and Controlled
Documents al habilitar el acceso del contratista a los
sistemas de BHP.

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Gestión y Ejecución
Cuando los contratistas están ejecutando sus actividades:
 Si usted es el dueño de contrato/representante del dueño de contrato o dueño de orden de servicio:
 lleve a cabo las reuniones periódicas de desempeño de acuerdo a la segmentación operacional que se ha identificado
para el contrato (vea el anexo 1);
 tenga y siga un proceso documentado para verificar que siempre haya una persona responsable de administrar el
alcance del trabajo y monitorear o vigilar el trabajo de la empresa contratista, que entienda el alcance del trabajo, sus
potenciales riesgos de salud y seguridad y controles;
 verifique que los riesgos identificados en el alcance del trabajo tenga implementados controles mitigadores y preventivos
que controlen el riesgo;
 verifique que el equipo y las herramientas estén en buenas condiciones, mantenidos y aptos para su propósito;
 confirme que el personal del contratista:
 sepa a quién reportan;
 sepa con quién necesitan comunicarse y quién se comunicará con ellos;
 sepa cómo plantear inquietudes sobre salud, seguridad y conducta de negocios (por ejemplo, acoso y agresión
sexuales);
 entienda los riesgos y los controles del trabajo que realizarán; y
 entienda el entorno en el que están trabajando.

Si se requiere que los contratistas realicen un trabajo que no está dentro del alcance de trabajo acordado:
 Antes de cambiar el alcance del trabajo, aplique la evaluación de riesgos y/o los procesos de gestión de cambio e involucre
a personas que comprendan el trabajo a realizar y sus potenciales riesgos.
 Involucre al dueño de contrato/al representante del dueño de contrato o al dueño de la orden de servicio.
 Antes de que pueda comenzar el trabajo fuera del alcance, el dueño de contrato/representante del dueño de contrato o el
dueño de la orden de servicio debe:
 contactar al representante del contrato de Procurement si hay un contrato y si el cambio de alcance es considerado una
modificación al contrato;
 verificar que las evaluaciones de riesgos sean completadas por personas que entiendan el trabajo a realizar y sus
riesgos potenciales;
 confirmar que existan controles para el (los) riesgo(s); y
 confirmar que el Administrador de Contrato (también conocido como administrador de la empresa contratista) entienda
los riesgos y controles que se han incorporado o modificado.

Recuerde seguir Nuestros Requerimientos para Seguridad,

Nuestros Requerimientos para Gestión de Riesgos y los
estándares locales al realizar evaluaciones de riesgo.

Recuerde seguir los procesos locales de gestión de cambio

y los requisitos mínimos para la gestión del cambio en el
Nuestros Requerimientos para Seguridad.

Off-boarding
Cuando haya finalizado el trabajo del contratista:
 Si usted es el dueño de contrato/representante del dueño de contrato o dueño de orden de servicio:
 verifique y documente que el trabajo esté cerrado y entregado, los perfiles de contratista asociados al alcance de trabajo
estén desactivados en el sistema BHP, y que todos los objetos de propiedad de BHP han sido devueltos;

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 Capture recomendaciones de mejora con el Administrador de Contrato (también conocido como administrador de la
empresa contratista), y compártala con el personal apropiado de BHP como lecciones aprendidas;
 verifique la finalización de la desmovilización.

Si tiene alguna inquietud relacionada con la conducta de

negocios o comportamiento de un contratista, recuerde
seguir los requerimientos de la sección "Su obligación de
comunicación" en Nuestros Requerimientos de Conducta de
Negocio para reportar la inquietud en EthicsPoint.

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Anexo 1
Evaluación de Segmentación Operacional
La segmentación operacional es la herramienta para determinar el nivel del contrato en función de las características del servicio y los acuerdos del contrato. El nivel del contrato
informa al dueño del contrato, al representante del dueño del contrato y al dueño de la orden de servicio los requisitos de nominación (anexo 2) y los requerimientos de las rutinas para
la ejecución de contrato.

*Considere solo aquellos riesgos de seguridad relacionados con la ejecución del servicio, de acuerdo a los riesgos descritos en la sección “Riesgos de seguridad en toda la compañía” en Nuestros
Requerimientos de Seguridad (no considere los riesgos fatales relacionados con los desplazamientos o los riesgos relacionados a COVID-19).

Requerimientos de las Rutinas para la Ejecución de Contrato

Para posibilitar la seguridad, inclusión, y empoderamiento de nuestros contratistas, a continuación se presentan cuatro rutinas con requerimientos para On-boarding,gestión y ejecución
de contratos (estas rutinas pueden ser combinadas cuando sea apropiado).

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 Para aquellas rutinas que incluyen asistentes opcionales, asegure que haya un intercambio de información apropiado entre el dueño de contrato/representante del dueño de
contrato o dueño de la orden de servicio y aquellos asistentes opcionales que no hayan participado de las reuniones.

Para órdenes de servicio (off-contracts), cuando el proveedor regresa en menos de 12 meses con el mismo SoW y dueño de orden de servicio, los requerimientos de rutinas se
pueden simplificar con la aprobación del gerente donde se realizará el trabajo.

Podrían haber situaciones donde los Contratistas Integrados reciben on-boarding de parte del supervisor BHP. En estas situaciones, el dueño de contrato solo debe asegurar que
los temas y resultados de las rutinas han sido cubiertos como parte del proceso de inducción/ orientación en vez de llevar a cabo las rutinas.

Requerimientos de cada rutinas

Tema Resultados Asistentes, aprobadores y frecuencia

Rutinas
Todos los niveles Todos los niveles Nivel 1 Nivel 2
Reunión de Inicio (o  Descripción general del proveedor  Documento que contenga los siguientes  Asistentes Mandatorios:  Asistentes Mandatorios:
equivalente)  Descripción general de BHP/sitio temas:  Gerente del Proveedor  Dueño de
Facilitar el primer (incluye formas de trabajo del sistema  Compromisos culturales (I&D,  Dueño de contrato/ representante contrato/representante del
vínculo operacional operativo BHP (BOS)) comportamientos respetuosos, SASH) del dueño de contrato/dueño de dueño de contrato/dueño de
formal entre el  Valores y expectativas (que incluyen  Alcance y resumen del contrato orden de servicio orden de servicio
proveedor y BHP. Inclusión y Diversidad (I&D),  Riesgos fatales y controles materiales  Administrador de contrato  Administrador de contrato
Comportamientos Respetuosos,  KPIs del contrato (también conocido como (también conocido como
Agresión y Acoso Sexuales (SASH) administrador de la empresa administrador de la empresa
 Rutinas (frecuencia, participantes,
Como guía, consulte la  Gestión HSE contratista) contratista)
objetivos)
plantilla de inicio /  Elementos contractuales clave (incluido  Asistentes opcionales:
plantilla del documento  Detalles del subcontratista  Asistentes opcionales:
el SoW, riesgos identificados, KPIs)
 Nombres e información de contacto de  Gerente BHP del área  Supervisor BHP del área (o
CEP en el sitio
 Rutinas (compromisos y las partes interesadas  Supervisor BHP del área (o equivalente)
SharePoint ICM.
comunicaciones)  Registro de las acciones equivalente)
 Identificación de responsabilidades  Representante de salud y
seguridad de BHP (o equivalente)

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Requerimientos de cada rutinas

Tema Resultados Asistentes, aprobadores y frecuencia

Rutinas
Todos los niveles Todos los niveles Nivel 1 Nivel 2
Riesgo y pre  Registro de riesgos (finalizar o discutir  Registro de Riesgo completado o plan de  Asistentes Mandatorios:  Asistentes Mandatorios:
movilización los próximos pasos / coordinación para acción para finalización  Dueño de contrato/ representante  Dueño de contrato/
finalizar)  Plan pre movilización del dueño de contrato/dueño de representante del dueño de
Para planificar la
 Definición del plan de pre movilización orden de servicio contrato/dueño de orden de
ejecución de acciones
que deben ser
(basado en los requisitos del sitio)  Administrador de contrato servicio
completadas antes de  Definición de la rutina de seguimiento (también conocido como  Administrador de contrato
acordada durante la reunión de inicio administrador de la empresa (también conocido como
que los contratistas se
contratista) administrador de la empresa
movilicen al sitio.
 Asistentes opcionales: contratista)
 Supervisor de área BHP (o  Asistentes opcionales:
Como guía, consulte la equivalente)  Supervisor de área BHP (o
plantilla de riesgo y pre  Representante de salud y equivalente)
movilización en el sitio seguridad de BHP (o equivalente)
SharePoint de ICM.  Especialista de Servicio a las
Personas (o equivalente)
Good-to-Go  Estado de las acciones acordadas  Lista de verificación  Asistentes Mandatorios:  Asistentes Mandatorios:
Para confirmar que las  Revisión y actualización del documento  Dueño de contrato/ representante  Dueño de contrato/
creado como resultado de la reunión de del dueño de contrato/dueño de representante del dueño de
acciones están
inicio (ver más arriba) orden de servicio contrato/dueño de orden de
completas para que los
contratistas comiencen  Administrador de contrato servicio
(también conocido como  Administrador de contrato
el trabajo.
administrador de la empresa (también conocido como
contratista) administrador de la empresa
Como guía, consulte la  Aprobación para iniciar la contratista)
lista de verificación movilización:  Aprobación para iniciar la
good-to-go en el sitio  Para contrato: Dueño de contrato movilización:
SharePoint de ICM. o representante del dueño de  Para contrato: Dueño de
contrato contrato o representante del
 Para orden de servicio: Gerente o dueño de contrato
nivel superior  Para orden de servicio:
Superintendente/Líder o
nivel superior

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Requerimientos de cada rutinas

Tema Resultados Asistentes, aprobadores y frecuencia

Rutinas
Todos los niveles Todos los niveles Nivel 1 Nivel 2
Reunión de  Seguimiento de I&D, comportamientos  Plan de acción (primera reunión de  Frecuencia: Mensual o con mayor  Frecuencia: Definido por el
desempeño respetuosos, acciones del plan cultural desempeño) o frecuencia dueño de
 Reconocimiento de miembros del  Plan de acción actualizado o contrato/representante del
Para monitorear la
equipo  Plan de acción de desmovilización / off- dueño de contrato/dueño de
cultura, las relaciones,
 Discutir los posibles problemas boarding (reunión de desempeño final / orden de servicio y
la seguridad y el
culturales y cualquier métrica cultural reunión de desmovilización) Administrador de contrato
desempeño.
disponible. (también conocido como
administrador de la empresa
 Desempeño HSE, incluido el
Como guía , consulte la contratista)
seguimiento del cumplimiento del
plantilla de reunión de Liderazgo en Terreno
desempeño en el sitio  Situación de la formación /
SharePoint de ICM competencias / permisos de los
trabajadores
 Situación de las empresas
subcontratistas
 Gestión del cambio
 Seguimiento de los KPIs del contrato
 Finanzas
 Iniciativas de mejoramiento continuo
 Temas contractuales/comerciales
 Verificación y actualización del
documento creado como resultado de
la reunión de inicio
 Para la reunión de desempeño final
(también conocida como reunión de
desmovilización):
 Discutir el plan de desmovilización/
off-boarding

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Anexo 2
Requisitos de nominación de dueño de contrato, representante de dueño de contrato y
dueño de orden de servicio
Los requisitos de nominación del dueño de contrato, el representante del dueño de contrato y el dueño de la orden de servicio
establecen los requisitos mínimos de competencia y capacidad de los dueños de contrato, los representantes del dueño de
contrato y los dueños de orden de servicio, según el nivel del contrato.

Contrato Orden de servicio

Nivel 1 Nivel 1

 El dueño de contrato deberá:  El dueño de la orden de servicio deberá:

 haber completado la capacitación de CO;  ser un experto en la materia; y
 haber demostrado experiencia en la gestión de  haber completado la capacitación de CO.
equipos, a menos que la aprobación sea obtenida;
 estar trabajando en un rol donde su principal
responsabilidad sea gestionar contratos, a menos
que la aprobación sea obtenida.

 El representante del dueño de contrato deberá:

 haber completado la capacitación de CO;
 tener experiencia demostrada en la gestión de
equipos, a menos que la aprobación sea obtenida.
Nivel 2 Nivel 2
 El dueño de contrato/representante del dueño de  El dueño de orden de servicio deberá:
contrato deberá:  haber completado la capacitación de CO.
 haber completado la capacitación de CO.

Anexo 3
Actividades contratadas por el equipo Marítimo
Si BHP no tiene empleados localizados en los lugares donde se desarrollan actividades específicas del equipo marítimo
(definidas debajo), los siguientes requerimientos no necesitan ser realizados “en persona” por los empleados de BHP:
 Nominación de representante del dueño de contrato, cuando el dueño de contrato no está ubicado donde se realiza la
actividad.
 Supervisión del contratista.
 Reuniones y/o talleres mandatorios, de acuerdo con el nivel identificado en la segmentación operacional del contrato.

Las actividades específicas contratadas (y mencionadas más arriba) incluyen sólo las siguientes actividades realizadas por
contratistas trabajando en nombre del equipo Marítimo del área Comercial.
 Inspecciones (ejemplo: inspecciones de combustible).
 Inspecciones (inspecciones físicas de naves, inspecciones de bodegas de carga, inspecciones submarinas/ limpieza,
manejo y embalaje).
 Pilotaje marítimo.
 Traslado marítimo en helicóptero.
 Proceso de selección de naves.
 Actividades Portuarias y/o de agenciamiento de naves.
 Inspecciones de carga en las instalaciones del proveedor.

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