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INGENIERÍA HOY

Modalidad de contratación tipo SLA.
Ejemplo de aplicación en el mantenimiento de edificios
Enrique Farriol Pérez Director General de Emte Service SAU

Outsourcing versus Mantenimiento contratado tradicional. .No es lo mismo. Las tareas en ambos servicios son similares: mantenimiento correctivo, preventivo, evolutivo, adaptativo, perfectivo e incluso conductivo. Entonces, ¿qué los diferencia? Fundamentalmente el Acuerdo de Nivel de Servicio. El SLA (Service Level Agreement) establece unos criterios de medición del servicio que tienen carácter contractual e implican una actitud continua de compromiso con el mismo. Por un lado el cliente tiene el control del servicio sin necesidad de invertir tiempo y, por otro, todo aquello que puede ser medido es susceptible de ser mejorado. Lo que en este artículo E.Farriol expone es aplicable totalmente al Manteniendo de los edificios hospitalarios.

Modalidades del mantenimiento contratado Históricamente hemos podido constatar una evolución en las distintas modalidades de prestación de los servicio de mantenimiento, que va desde los servicios con plantillas y técnicos propios hasta la externalización total del servicio. En función del grado de menor a mayor nivel de implicación y de responsabilidad aportada por el contratista, las modalidades que hasta épocas recientes nos hemos ido encontrando son: Prestación de equipo humano por administración. Se refiere básicamente a facilitar personal y medios para ser utilizados y organizados por la empresa cliente. La forma y momento en que se ejecutarán los trabajos es determinada por la empresa contratante, quien, generalmente también asumirá la función de proveer la estructura necesaria. Mantenimiento por precios unitarios. Cuando los trabajos a realizar son concretos y desglosables en operaciones elementales y normal-

mente son conocidos y repetitivos. El procedimiento de actuación es similar al anterior. Servicios puntuales de paradas de planta. Incluiríamos aquí, principalmente para el caso del sector industrial, cualquiera de las modalidades anteriores dentro de un "plan de choque" lanzado en un momento dado. Realización de trabajos específicos. Se contratan trabajos individualizados que generalmente van asociados a la tecnología propia del fabricante de un equipo y que no son del dominio del personal de mantenimiento de la empresa contratante. Los trabajos estarán contemplados en los planes y programas que tenga establecidos el propio servicio de mantenimiento de la empresa contratante, responsabilizándose el contratista solamente de la ejecución de los trabajos, de la calidad de los mismos y de los plazos. Mantenimiento parcial o sectorial. Bajo esta modalidad, el contratista se hace cargo únicamente de la ejecución en modo continuo de

octubre 2007 INGENIERÍA HOSPITALARIA

son algunos de los puntos. de gestión. incorporando ingeniería. la responsabilidad. Insatisfacción en las modalidades clásicas de contratación La impresión que uno recibe cuando se analizan las posturas de las empresas contratistas y de las contratantes es que en las modalidades actuales existen puntos de desencuentro que hacen que ambas partes. La diferencia entre la figura de la ETT o del prestamista de mano de obra y la empresa de servicio reside fundamentalmente en este punto. El equipo de mantenimiento de la empresa contratante: programa (decisión correctivo / preventivo. se establecen las correspondientes garantías y se realiza una correcta elección de la empresa. a través evidentemente de sus empleados. planifica. en la práctica. control. disten de satisfacer las expectativas previstas desde sus respectivas posiciones: el contrato. la responsabilidad. técnico. etc y octubre 2007 INGENIERÍA HOSPITALARIA . Contratación integral. el control del trabajo realizado. a) Desde el lado de las empresas contratantes surgen percepciones como éstas: Al contratar a una empresa externa pasas. eléctrico. coordina con producción. ésta pierde parte de su responsabilidad. sino que éstas van a remolque de la demanda. aporta la ingeniería asociada al proceso productivo. económico. etc. pero lo que pierdes es el control de algo que va a gestionar otro y te surge la pregunta… ¿cómo lo hará? ¿Cómo sé que la persona que te aporta el contratista está realmente cualificada?. etc). Deben buscarse nuevas formulas que se encaminen a olvidar la contratación por administración (€/horas-hombre). ejecuta el trabajo. verifica y controla. Si el contrato es coherente con la finalidad que se persigue. No existe un modelo anticipativo en la oferta de las empresas de mantenimiento.INGENIERÍA HOY 15 los trabajos de alguno de los campos: mecánico. elabora procedimientos y normas de seguridad. factoría o sector de la misma. la garantía de calidad del servicio. La organización y programación son funciones que realiza el equipo de mantenimiento de la empresa contratante. de la forma que cree mas conveniente. La tendencia ha sido la evolución hacia el incremento en la contratación de servicios de mantenimiento externos aunque hoy exista todavía una lenta implantación del outsourcing integral. climatización. un mayor grado de responsabilidad. Si éstos reciben órdenes de mandos intermedios o de directivos ajenos a la empresa. La utilización de esta modalidad hace absolutamente necesaria la coexistencia con equipos de mantenimiento propio. el contratista se hace cargo de la totalidad del mantenimiento de un edificio. no debería surgir ningún tipo de reticencia en transferir esta responsabilidad. gestión. informatización y básicamente. La empresa que presta un servicio debe ser ante todo responsable de lo que hace. Bajo esta modalidad. quizás. etc. ¿Deberé exigir nombres de personas que he probado y sólo aceptar a estos evitando cambios? ¿Tengo que estar continuamente encima del contratista para que no se deteriore? ¿Son conscientes las empresas de servicios de la repercusión que puede implicar la mala realización de un mantenimiento y la consecuente paralización de toda una empresa? b) Desde el lado de las empresas contratistas se plantea: Existe una clara voluntad para incorporar valor añadido a su producto. En este caso el contratista : organiza. que se encargarán del conjunto de los trabajos no cubiertos por contratos parciales. Todo contrato debería llevar aparejados unos buenos mecanismos de autocontrol en todos los terrenos.

"Los contratos a largo plazo favorecen el establecimiento de objetivos comunes. eficiencia.M que avanzaban las actuales tendencias de contratación por objetivos: "Lo que debe hacerse es buscar lo que beneficie tanto a la empresa contratista como a la contratante. Tuvo su origen en el sector petrolero hacia el final de los años 90 y consiste en una "alianza" entre la propiedad y el contratista. disponibilidad. "¿Cómo se pueden medir los resultados? La respuesta no es única. Es compromiso primordial del proveedor el prestar el servicio acordado. respecto a unos objetivos fijados cada año. calidad. Podrían resumirse en las siguientes frases extraídas de un debate sobre "Externalización del Mantenimiento" organizado por la A. Búsqueda de objetivos comunes". Todo ello se traduce en un bonus/malus que se añade o deduce del precio contratado. formación del personal.16 INGENIERÍA HOY ofrecer garantías en consonancia.Service Level Agreement . como para los estratégicos a nivel de las direcciones de ambas empresas. "El objetivo no es que el contratista aporte 25 personas o 10. tanto humanos como técnicos. Los SLA tuvieron su origen en la prestación de servicios de las tecnologías de la información y particularmente Servicios de Internet.E. y si los llevan. debería conocerse bien el proceso y la situación del cliente. generalmente no se aplican El buen control generaría calidad y como consecuencia confianza. bonificaciones e incentivos para el caso de nivel de servicio excedido y/o penalizaciones para el caso de servicio no prestado o defectuoso en calidad.Win. en el cual ambas partes comparten objetivos comunes de: costes. etc. Estado actual de la contratación por objetivos. Este concepto se ha generalizado a todo tipo de servicios y en particular últimamente octubre 2007 INGENIERÍA HOSPITALARIA . acciones correctoras. ni tampoco únicamente que me cueste una cierta cantidad de dinero. "En el conseguir que los objetivos sean comunes. El documento puede llegar a ser bastante complejo y normalmente se soporta en un contrato formal que incorpora cláusulas que definen y especifican el nivel de servicio. Lo que se pretende es que el resultado de este mantenimiento propicie que los equipos estén el mayor tiempo posible operando con fiabilidad". Como respuesta a estas consideraciones. Win. puede radicar el éxito o el fracaso de la externalización". "Para hacer atractivo un contrato de mantenimiento. tanto para los aspectos operacionales a nivel de gestores del contrato. condiciones. Las empresas deben ser compañeros de largo recorrido". aparece una nueva modalidad de contratación denominada Partnership y también Outsourcing.es un acuerdo formal por escrito entre dos partes: un proveedor de servicios y un receptor de servicios que define las bases de entendimiento entre ambas partes para el suministro de un servicio. para optimizar los procesos. seguridad y riesgos laborales. partnership Como respuesta a las cuestiones planteadas en el punto anterior surgieron propuestas que armonizaban las aparentes discrepancias de objetivos entre empresas contratistas y contratantes. Modalidad SLA SLA ¿qué es? Un SLA. en cada caso deberían medirse en base al cumplimiento de los objetivos particulares de cada caso y establecer los correspondientes indicadores particulares". Se enmarca en un acuerdo de mejora continua por el que ambas empresas se comprometen a poner sus esfuerzos. para poder plantear un contrato que permita conseguir objetivos medibles y cuantificables que sean interesantes para ambas partes". Para ello se establecen periodicidad de reuniones de revisión de objetivos. paradas. medio ambiente. midiendo permanentemente la calidad conseguida con el objetivo de garantizar la misma y fomentar su mejora continua. Evolución de la contratación del mantenimiento. .

Private Finance Initiative .Key Performance Indicators . incorporación de nuevos inmuebles. tiempos de solución.hasta 30 años -. octubre 2007 INGENIERÍA HOSPITALARIA . Prestaciones y objetivos del nivel de servicio. Requiere una implicación muy directa y activa por parte del cliente para gestionar el contrato y un grado de conocimiento elevado del proceso del cliente por parte del proveedor. etc. El contenido de un contrato SLA varía según la naturaleza del servicio a prestar. pero fundamentalmente incluye un núcleo de elementos o cláusulas comunes centrales. así como establecer el correspondiente procedimiento de revisión acordado entre las partes.válidos. Aumenta la eficacia y la eficiencia: La eficacia se mejora a través de la definición de los servicios y niveles requeridos por el cliente. Para ello deben definirse un conjunto de indicadores cuantitativos KPI . usuarios. Plazo En el caso de PFI los plazos son muy largos . a veces. El concesionario diseña. departamentos. en el cual el concesionario incorpora outsourcing de servicios. El proveedor de servicios participa directamente en el diseño. Deben ser seguidos. niveles de prioridad / criticidad. etc. me- Los aspectos que todo contrato en modalidad SLA debe contemplar son: Objeto y alcance El alcance de un SLA debe definir detalladamente los servicios que cubre el acuerdo. construye. Todo ello se enmarca en un esquema de concesiones a largo plazo. Un elemento que está favoreciendo su implantación es la actual tendencia a los modelos de contratación PFI . si hablamos de un contrato SLA de servicios de mantenimiento. tiempos de respuesta. pero la Administración controla el proyecto y gestiona los servicios clave. Todo indicador debe llevar asociada una metodología de cómo deben medirse y una frecuencia de control. Elementos fundamentales definitorios de un contrato SLA.de colaboración entre la Administración y el sector Privado. El proveedor debe conocer claramente hasta donde deben llegar sus servicios: Instalaciones técnicas. pero en ningún caso es aconsejable establecerlos para menos de 5 años. Las prestaciones de cada servicio individual deben ser controladas para permitir su seguimiento y asegurar que se cumple el SLA. predecibles y medibles. usuarios. horarios. cuando éstos forman parte de un conjunto de servicios gestionados desde un Facility Management. más concretamente. Indicadores de nivel de servicio.18 INGENIERÍA HOY se está aplicando a la prestación de servicios de mantenimiento externalizados y. financia y presta servicios durante el plazo de concesión. La eficiencia es mejorada por el uso de procedimientos y procesos predefinidos para responder a las necesidades del servicio. los plazos no son tan dilatados. niveles superiores que implican bonificaciones para el proveedor. estableciendo un nivel mínimo aceptable y. Este nuevo proceso favorece la iniciativa y la innovación dando respuesta a gran parte de las cuestiones planteadas como insatisfacción de ambas partes en los modelos convencionales de contratación de mantenimientos expuestas más arriba. Cada área o departamento debe llevar asociado un nivel de criticidad y un nivel de prestaciones. en un proceso de licitación muy participativo y en una facturación de servicios según calidad y grado de cumplimiento. Cambios en el servicio El SLA debe ser realista e incluir limitaciones en previsión de cambios futuros. crecimiento de la demanda. Define de una forma precisa y sin ambigüedades los niveles que deben ser alcanzados.

Debe tenerse la precaución de identificar y presentar de forma separada los indicadores asociados a elementos críticos. Necesita ser actualizado y ajustado en función de los cambios del entorno definido en el inicio. Reuniones Periódicamente . Un concepto a considerar es la implantación de un Service Desk como soporte del proceso del servicio y primer punto de contacto para los problemas del usuario. En algunos casos se acuerda la realización de auditorias por entidades externas elegidas de mutuo acuerdo entre ambas partes. Administración Describe los procesos requeridos para realizar las mediciones. emergencias. Normalmente se calculan como un agregado del nivel de prestaciones individualizadas de diversos elementos presentándose como un valor único promedio.cliente. La definición de un SLA es un proceso dinámico. Define lo que ocurre en caso de que el proveedor no alcance los objetivos definidos en el SLA debido a circunstancias excepcionales que deben ser definidas y recogidas en el contrato. También deben establecerse objetivos internos con los cuales compararse así como establecer técnicas de Benchmarking externo que permitan la comparación con criterios de mercado y de mejora continua. Se traducen en penalizaciones económicas según distintas fórmulas matemáticas a definir en cada contrato SLA. notificaciones. definir los roles y responsabilidades de todos los participantes. Su definición debe ser estable a lo largo del tiempo con el objeto de facilitar la comparación.como referencia. Es un área de conflicto cuando no se incluye en este apartado algún tipo de prestación. El éxito en establecer una correcta vía de comunicación es un factor clave en la prestación de servicios de alta calidad. etc. proveedor y terceros -. Informes y auditorías Periódicamente . Normalmente se expresan en valores porcentuales pero también pueden darse como valores absolutos asociados a parámetros propios de la actividad del cliente.normalmente frecuencia mensual . de las nuevas necesidades y de las expectativas del cliente. .Service Level Management -. Un SLA debería revisarse como mínimo un par de veces al año y octubre 2007 INGENIERÍA HOSPITALARIA . Describe qué situaciones se pueden producir. Penalizaciones y bonificaciones Normalmente se establecen diversos grados de penalizaciones: Por fallar en prestar el servicio según el SLA: Por fallar repetidamente el mismo servicio Por quejas sin resolver. qué procedimientos de actuación deben ponerse en marcha. el análisis y el seguimiento de la evolución temporal del servicio. Revisiones Define los procedimientos requeridos para la gestión de cambios a realizar a propuesta de cualquiera de ambas partes. dentro siempre de un entorno realista y posibilista.deberán establecerse reuniones entre el cliente y el proveedor para analizar diversos aspectos del servicio. asignación de interlocutores válidos. T odo ello se engloba en un proceso cíclico que denominamos SLM .INGENIERÍA HOY 19 didos y validados para asegurar el cumplimiento del SLA. con frecuencia trimestral . Sólo deben establecerse indicadores que sean cuantificables numéricamente y que reflejen objetivos reales de la organización cliente que identifiquen factores críticos de éxito.prestación. etc. así como completarlo con encuestas de satisfacción de usuario. El contrato puede considerar la aceptación del proveedor de realización de auditorias por parte de los servicios de auditoria interna propios del cliente. notificaciones. Describe aquellos aspectos que no están contemplados en el contrato SLA. No .se presentan informes de los niveles de servicio obtenidos comparándolos con los objetivos establecidos. autorizaciones.

Cláusula de garantía de no-solicitación del personal de una parte por la otra y viceversa. Obligaciones del cliente (acceso del personal. parte de ella. Otros apartados Como cualquier otro contrato. tiempo de respuesta y tiempo de solución del problema. un contrato SLA incluirá aspectos tales como: Definiciones de la terminología utilizada en el contrato. se le asignan tiempos de respuesta para su corrección. Normalmente se adjuntan tablas anexas que contemplan: Tabla de instalaciones. Cobertura de responsabilidades ante eventos causados por el proveedor. Tablas anexas Definidas las líneas generales del contrato SLA debe entrarse en el detalle de la aplicación de su operativa. Tabla de criticidad en función de las distintas situaciones y repercusiones. El incumplimiento de este tiempo correctivo lleva asociado una penalización adicional a la que originalmente ha generado el incumplimiento (tabla C).. El proveedor debe estar preparado para comunicarse frecuentemente y de una forma abierta con el cliente. "Fallo de calidad". Cada zona lleva asociado un código geográfico. asociado a las tablas D y E). clasificación. etc) Garantías y avales para cubrir eventuales incumplimientos de las expectativas del contrato. no desde la oficina. A cada uno de las dos tipologías de fallo anteriores. Condiciones económicas y forma de pago. octubre 2007 INGENIERÍA HOSPITALARIA . Normas de seguridad y de acceso propias del cliente. áreas. "Fallo en tiempo de respuesta correctiva". documentación y planos. y estar preparado para aceptar la necesidad de mejora antes que esconderse detrás de malas interpretaciones de las necesidades del servicio o excusas.b. Compromiso mutuo de confidencialidad y derecho de propiedad intelectual. formar y motivar a su personal para conseguir la flexibilidad que se requiere. Procedimiento de transferencia de activos e informaciones en el momento de la finalización del contrato. ámbitos de aplicación. ser suficientemente flexible para afinar permanentemente su operativa para conseguir una mejora continua y ser dinámico y proactivo en su enfoque para componérselas en un entorno cambiante. ley aplicable y arbitraje. y en función de un nivel de urgencia. ser hábil en gestionar. o no. etc. Tabla de prioridades. Cada estándar de calidad lleva asociado un tipo de control y una frecuencia de realización (apéndice . criterios y procesos de evaluación del servicio. H e I). Jurisdicción. un nivel de criticidad y unos estándares de calidad aplicables a aquella zona (apéndice . descripción de la situación. su superficie. servicio prestado.a. Debe estar preparado para gestionar la operativa desde el terreno. de determinados estándares de calidad definidos como objetivo individuales para cada una de las instalaciones. Ejemplo de aplicación de un SLA en mantenimiento Una de las cláusulas contractuales más usuales se refiere al control de los fallos con indicadores estudiados y consensuados Para la medida de estos indicadores se manejan tres conceptos básicos: "Fallo operativo". Considera el cumplimiento. Hace referencia a la disponibilidad / operatividad de una zona especifica. servicios. locales y suministros puestos a disposición. Tipología de fallos. Causas de resolución avanzada del contrato y eventuales indemnizaciones. seguridad.20 INGENIERÍA HOY los objetivos fijados para los indicadores debería serlo anualmente. asociado a las tablas G. Planes de contingencia y emergencia. Definición de causas de fuerza mayor. Indicación del tipo de penalizaciones y forma de evaluación.

de una forma previamente consensuada con el Departament de Justicia que definirá las necesidades de mantenimiento diario para que la Adjudicataria pueda organizar sus efectivos para dar el mantenimiento requerido. Ésta llevará a cabo sus trabajos de una manera eficiente. continua. estable i comprensible. La misión de esta unidad de control será realizar el seguimiento del mantenimiento real realizado por la Adjudicataria y. bajo su responsabilidad. 365 días al año.. flexible. compararlo con los estándares de calidad establecidos. a través de los indicadores.. o de las em- presas que trabajen para ella.Clasificación de "tiempos de respuesta correctiva" octubre 2007 INGENIERÍA HOSPITALARIA .22 INGENIERÍA HOY Para el control sobre la Adjudicataria el Departament de Justicia creará una Unidad de Control de Disponibilidad. dada su extensión: Tabla A. deberán conocer los requerimientos de control i vigilancia establecidos en los edificios y deberán cumplir los protocolos definidos. La Adjudicataria / Concesionaria deberá prestar servicio de mantenimiento a los edificios 24 ho- ras al día.Clasificación de "fallos de operatividad" Tabla B.Clasificación de "fallos de calidad" Tabla C.. Tablas auxiliares Todo ello se estructura alrededor de las siguientes tablas que definen los distintos aspectos del SLA y que se interrelacionan entre ellas y con otras tablas que figuran como Apéndices. Los trabajadores de la Adjudicataria / Concesionaria.

.INGENIERÍA HOY 23 Tabla D.Niveles de criticidad de zonas octubre 2007 INGENIERÍA HOSPITALARIA .Tipo de control a aplicar Tabla E..Frecuencia de control Tabla F..

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