UNIVERSIDAD NACIONAL

PEDRO RUIZ GALLO

Escuela Profesional de Contabilidad
ASIGNATURA DOCENTE TEMA
:

: :

Auditora Gubernamental C.P.C Humberto Zamora Capelli

NORMAS DE CONTROL INTERNO PARA EL SECTRO PBLICO.

GRUPO INTEGRANTES

N 07

: Avils Mori, Lucila. Chafloque Santistevan, Max Flores Len, Diana Sugely. Morocho Pintado, Yuri del Pilar. Prez Carlos, Ingrid Azucena. Tarrillo Chvez, Lady Milagros.

CICLO

Octavo (VIII)

LAMBAYEQUE - 2011

NORMA GENERAL PARA EL COMPONENTE ACTIVIDADES DE CONTROL GERENCIAL

El componente actividades de control gerencial comprende polticas y procedimiento establecidos para asegurar que se estn llevando a cabo las acciones necesarias en la administracin de los riesgos que pueden afectar los objetivos de la entidad, contribuyendo a asegurar el cumplimiento de estos. El titular o funcionario designado debe establecer una poltica de control que se traduzca en un conjunto de procedimientos documentados que permitan ejercer las actividades de control. Los procedimientos son el conjunto de especificaciones, relaciones y ordenamiento sistmico de las tareas requeridas para cumplir con las actividades y procesos de la entidad. Los procedimientos establecen los mtodos para realizar las tareas y la asignacin de responsabilidad y autoridad en la ejecucin de las actividades. Las actividades de control gerencial tienen como propsito posibilitar una adecuada respuesta a los riesgos de acuerdo con los planes establecidos para evitar, reducir, compartir y aceptar los riesgos identificados que puedan afectar el logro de los objetivos de la entidad. Con este propsito, las actividades de control deben enfocarse hacia la administracin de aquellos riesgos que puedan causar perjuicios a la entidad. Las actividades de control gerencial se dan en todos los procesos, operaciones, niveles y funciones de la entidad. Incluyen un rango de actividades de control de deteccin y prevencin tan diversas como: procedimientos de aprobacin y autorizacin, verificaciones, controles sobre el acceso a recursos y archivos, conciliaciones, revisin del desempeo de operaciones, segregacin de responsabilidades, revisin de procesos y supervisin. Para ser eficaces, las actividades de control gerencial deben ser adecuadas, funcionar consistentemente de acuerdo con un plan y contar con un anlisis de costo-beneficio. Asimismo, deben ser razonables, entendibles y estar relacionadas directamente con los objetivos de la entidad. 3.1. Procedimientos de autorizacin y aprobacin La responsabilidad por cada proceso, actividad o tarea organizacional debe ser claramente definida, especficamente asignada y formalmente comunicada al funcionario respectivo. La ejecucin de los procesos, actividades, o tareas debe contar con la autorizacin y aprobacin de los funcionarios con el rango de autoridad respectivo. Interpretacin: La autorizacin para la ejecucin de procesos, actividades o tareas debe ser realizada slo por personas que tengan el rango de autoridad competente. Las instrucciones que se imparten a todos los funcionarios de la institucin deben darse principalmente por escrito u otro medio susceptible de ser verificado y formalmente establecido. La autorizacin es el principal medio para asegurar que las actividades vlidas sean ejecutadas segn las

intenciones del titular o funcionario designado. Los procedimientos de autorizacin deben estar documentados y ser claramente comunicados a los funcionarios y servidores pblicos. Asimismo, deben incluir condiciones y trminos, de tal manera que los empleados acten en concordancia con dichos trminos y dentro de las limitaciones establecidas por el titular o funcionario designado o normativa respectiva.

3.2. Segregacin de funciones La segregacin de funciones en los cargos o equipos de trabajo debe contribuir a reducir los riesgos de error o fraude en los procesos, actividades o tareas. Es decir, un solo cargo o equipo de trabajo no debe tener el control de todas las etapas clave en un proceso, actividad o tarea. Interpretacin: Las funciones deben establecerse sistemticamente a un cierto nmero de cargos para asegurar la existencia de revisiones efectivas. Las funciones asignadas deben incluir autorizacin, procesamiento, revisin, control, custodia, registro de operaciones y archivo de la documentacin.

3.3. Evaluacin costo-beneficio El diseo e implementacin de cualquier actividad o procedimiento de control deben ser precedidos por una evaluacin de costo-beneficio considerando como criterios la factibilidad y la conveniencia en relacin con el logro de los objetivos, entre otros. Interpretacin: Debe considerarse como premisa bsica que el costo de establecer un control no supere el beneficio de l se pueda obtener. Para ello la evaluacin de los controles debe hacerse a travs de dos criterios: factibilidad y conveniencia

3.4. Controles sobre el acceso a los recursos o archivos El acceso a los recursos o archivos debe limitarse al personal autorizado que sea responsable por la utilizacin o custodia de los mismos. La responsabilidad en cuanto a la utilizacin y custodia debe evidenciarse a travs del registro en recibos, inventarios o cualquier otro documento o medio que permita llevar un control efectivo sobre los recursos o archivos. Interpretacin: El acceso a los recursos y archivos se da de dos maneras: (i) autorizacin para uso y (ii) autorizacin de custodia.

3.5. Verificaciones y conciliaciones Los procesos, actividades o tareas significativos deben ser verificados antes y despus de realizarse, as como tambin deben ser finalmente registrados y clasificados para su revisin posterior. Interpretacin: Las verificaciones y conciliaciones de los registros contra las fuentes respectivas deben realizarse peridicamente para determinar y enmendar cualquier error u omisin que se haya cometido en el procesamiento de los datos.

3.6. Evaluacin de desempeo Se debe efectuar una evaluacin permanente de la gestin tomando como base regular los planes organizacionales y las disposiciones normativas vigentes, para prevenir y corregir cualquier eventual deficiencia o irregularidad que afecte los principios de eficiencia, eficacia, economa y legalidad aplicables. Interpretacin: La administracin, independientemente del nivel jerrquico o funcional, debe vigilar y evaluar la ejecucin de los procesos, actividades, tareas y operaciones, asegurndose que se observen los requisitos aplicables (jurdicos, tcnicos y administrativos; de origen interno y externo) para prevenir o corregir desviaciones. Durante la evaluacin del desempeo, los indicadores establecidos en los planes estratgicos y operativos deben aplicarse como puntos de referencia

NORMA GENERAL PARA EL COMPONENTE DE INFORMACIN Y COMUNICACIN

Se entiende por el componente de informacin y comunicacin, los mtodos, procesos, canales, medios y acciones que, con enfoque sistmico y regular, aseguren el flujo de informacin en todas las direcciones con calidad y oportunidad. Esto permite cumplir con las responsabilidades individuales y grupales. La informacin no solo se relaciona con los datos generados internamente, sino tambin con sucesos, actividades y condiciones externas que deben traducirse a la forma de datos o informacin para la toma de decisiones. Asimismo, debe existir una comunicacin efectiva en sentido amplio a travs de los procesos y niveles jerrquicos de la entidad.

La comunicacin es inherente a los sistemas de informacin, siendo indispensable su adecuada transmisin al personal para que pueda cumplir con sus responsabilidades.

4.1. Funciones y caractersticas de la informacin La informacin es resultado de las actividades operativas, financieras y de control provenientes del interior o exterior de la entidad. Debe transmitir una situacin existente en un determinado momento reuniendo las caractersticas de confiabilidad, oportunidad y utilidad con la finalidad que el usuario disponga de elementos esenciales en la ejecucin de sus tareas operativas o de gestin. Interpretacin: La informacin debe ser fidedigna con los hechos que describe. En este sentido, para que la informacin resulte representativa debe satisfacer requisitos de oportunidad, accesibilidad, integridad, precisin, certidumbre, racionalidad, actualizacin y objetividad.

4.2. Informacin y responsabilidad La informacin debe permitir a los funcionarios y servidores pblicos cumplir con sus obligaciones y responsabilidades. Los datos pertinentes deben ser captados, identificados, seleccionados, registrados, estructurados en informacin y comunicados en tiempo y forma oportuna. Interpretacin: El titular y funcionarios deben entender la importancia del rol que desempean los sistemas de informacin para el correcto desarrollo de sus deberes, mostrando una actitud comprometida hacia stos. Esta actitud debe traducirse en acciones concretas como la asignacin de recursos suficientes para su funcionamiento eficaz y otras que evidencien la atencin que se le otorga.

4.3. Calidad y suficiencia de la informacin El titular o funcionario designado debe asegurar la confiabilidad, calidad, suficiencia, pertinencia y oportunidad de la informacin que se genere y comunique. Para ello se debe disear, evaluar e implementar mecanismos necesarios que aseguren las caractersticas con las que debe contar toda informacin til como parte del sistema de control interno. Contralora General de la Repblica Normas de Control Interno

Interpretacin: La informacin es fundamental para la toma de decisiones como parte de la administracin de cualquier entidad. Por esa razn, en el sistema de informacin se debe considerar mecanismos y procedimientos coherentes que aseguren que la informacin procesada presente un alto grado de calidad. Tambin debe contener el detalle adecuado segn las necesidades de los distintos niveles organizacionales, poseer valor para la toma de decisiones, as como ser oportuna, actual y fcilmente accesible para las personas que la requieran.

NORMA GENERAL PARA LA SUPERVISIN

El sistema de control interno debe ser objeto de supervisin para valorar la eficacia y calidad de su funcionamiento en el tiempo y permitir su retroalimentacin. Para ello la supervisin, identificada tambin como seguimiento, comprende un conjunto de actividades de autocontrol incorporadas a los procesos y operaciones de la entidad, con fines de mejora y evaluacin. Dichas actividades se llevan a cabo mediante la prevencin y monitoreo, el seguimiento de resultados y los compromisos de mejoramiento. Siendo el control interno un sistema que promueve una actitud proactiva y de autocontrol de los niveles organizacionales con el fin de asegurar la apropiada ejecucin de los procesos, procedimientos y operaciones; el componente supervisin o seguimiento permite establecer y evaluar si el sistema funciona de manera adecuada o es necesaria la introduccin de cambios. En tal sentido, el proceso de supervisin implica la vigilancia y evaluacin, por los niveles adecuados, del diseo, funcionamiento y modo cmo se adoptan las medidas de control interno para su correspondiente actualizacin y perfeccionamiento. Las actividades de supervisin se realizan con respecto de todos los procesos y operaciones institucionales, posibilitando en su curso la identificacin de oportunidades de mejora y la adopcin de acciones preventivas o correctivas. Para ello se requiere de una cultura organizacional que propicie el autocontrol y la transparencia de la gestin, orientada a la cautela y la consecucin de los objetivos del control interno. La supervisin se ejecuta continuamente y debe modificarse una vez que cambien las condiciones, formando parte del engranaje de las operaciones de la entidad.

Actividades de control Polticas y procedimientos que son establecidos y ejecutados para ayudar a asegurar que la seleccin de la administracin de respuestas al riesgo sea llevados a cabo de manera efectiva. Administracin estratgica Proceso de administracin por el que la entidad prepara planes estratgicos y, despus, acta conforme a ellos.

Conocimiento Mezcla fluida de experiencia estructurada, valores, informacin contextual que proporciona un marco para la evaluacin e incorporacin de nuevas experiencias e informacin (aprendizaje organizativo). En las organizaciones, con frecuencia queda registrado no solo en documentos o bases de datos, sino tambin en las rutinas, procesos, prcticas y normas institucionales. Controles de acceso Controles referidos a la prctica de de restringir la entrada a un bien o propiedad a personas autorizadas. COSO Committee of Sponsoring Organizations of the Treadway Commission. Cultura de control Conjunto de costumbres, conocimientos y actitudes con respecto del grado de desarrollo de los controles dirigidos a dar respuesta a los riesgos. Enfoque sistmico Enfoque por el cual el modo de abordar los objetos y fenmenos no puede ser aislado, sino que tiene que verse como parte de un todo. As, el sistema es un conjunto de elementos que se encuentran en interaccin, de forma integral, que produce nuevas cualidades con caractersticas diferentes, cuyo resultado es superior al de los componentes que lo forman. Estructura organizacional Distribucin y orden con que est compuesta una entidad (cargos, funciones, unidades orgnicas y niveles de autoridad), incluyendo el conjunto de relaciones entre todos los miembros. Evaluacin costo beneficio Procedimiento para evaluar programas o proyectos, que consiste en la comparacin de costos y beneficios, con el propsito de que estos ltimos excedan a los primeros pudiendo ser de tipo monetario o social, directo o indirecto. Evaluacin de desempeo Proceso por el cual se valora el rendimiento laboral de un trabajador. Evento Un incidente o acontecimiento, derivado de fuentes internas o externas de la entidad, que afecta a la consecucin de los objetivos. Funcin Conjunto de actividades o tareas asignadas a un cargo.

Gestin del conocimiento Comprende el conjunto de procesos y sistemas que permiten que el conocimiento de la entidad (capital intelectual) aumente de forma significativa mediante la gestin de las capacidades del personal y el aprendizaje producto.