Sesión Nro.
11: GESTION DE INVENTARIOS
SESIÓN Nro. 11: GESTION DE INVENTARIOS
OBJETIVOS:
Determinar las ventajas y desventajas del inventario.
Evaluar el desempeño de nuestro sistema de inventarios.
I. CONCEPTO
La gestión de inventarios consiste en el control del flujo de artículos y productos que son parte de una
empresa. Se considera importante puesto que cuenta con una gran influencia en la cadena de suministros
de cualquier organización.
Al no realizar una buena gestión de inventarios, esto puede producir como
consecuencia el desabastecimiento de artículos en las tiendas, conocido como stock-
outs, además puede producir altos niveles de costos, ya sea por mantenimiento de
inventarios como también alteración en procedimientos de compraventa. Lo que se Ver Video 11.1
mencionó con anterioridad se considera como un impedimento para la atención de VIDEO DE REFERENCIA
clientes, ya que, esto sería un mal servicio, lo cual puede, en el peor de los casos FUENTE EXTERNA
disminuir las ventas.
Para Hugo Bastidas (2005), la administración de inventarios, en general, se centra en cuatro aspectos
básicos:
1. Cuántas unidades deberían ordenarse o producirse en un momento dado.
2. En qué momento deberían ordenarse o producirse el inventario.
3. Que artículos del inventario merecen una atención especial.
4. Puede uno protegerse contra los cambios en los costos de los artículos del inventario.
La Gestión de inventarios permite ganar tiempo ya que ni la producción ni la entrega pueden ser instantánea,
se debe contar con existencia del producto a las cuales se puede recurrir rápidamente para que la venta real
no tenga que esperar hasta que termine el proceso de producción.
Este permite hacer frente a la competencia, si la empresa no satisface la demanda del cliente sé ira con la
competencia, esto hace que la empresa no solo almacene inventario suficiente para satisfacer la demanda
que se espera, sino una cantidad adicional para satisfacer la demanda inesperada.
La gestión de inventario permite reducir los costos a que da lugar la falta de continuidad en el proceso de
producción. Además de ser una protección contra los aumentos de precios y contra la escasez de materia
prima.
Si la empresa provee un significativo aumento de precio en las materias primas básicas, tendrá que pensar
en almacenar una cantidad suficiente al precio más bajo que predomine en el mercado, esto tiene como
consecuencia una continuación normal de las operaciones y una buena destreza de inventario.
1. Establecer relaciones exactas entre las necesidades probables y los abastecimientos de los diferentes
productos.
2. Definir categorías para los inventarios y clasificar cada mercancía en la categoría adecuada.
3. Mantener los costos de abastecimiento al más bajo nivel posible.
4. Mantener un nivel adecuado de inventario.
5. Satisfacer rápidamente la demanda.
6. Recurrir a la informática.
Algunas empresas consideran que no deberían mantener ningún tipo de inventario porque mientras los
productos se encuentran en almacenamiento no generan rendimiento y deben ser financiados. Sin embargo
es necesario mantener algún tipo de inventario porque:
1. La demanda no se puede pronosticar con certeza.
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2. Se requiere de un cierto tiempo para convertir un producto de tal manera que se pueda vender.
Además de que los inventarios excesivos son costosos también son los inventarios insuficientes, porque los
clientes podrían dirigirse a los competidores si los productos no están disponibles cuando los demandan y
de esta manera se pierde el negocio. La gestión de inventario requiere de una coordinación entre los
departamentos de ventas, compras, producción y finanzas; una falta de coordinación nos podría llevar al
fracaso financiero.
II. OBJETIVOS
Los objetivos de la gestión de inventarios dentro de una empresa se definen de la siguiente forma:
1. Asegurar que los clientes tengan acceso a los productos que requieren y cuando lo deseen. El sistema
debe incluir reposición constante del stock. Se debe tener en cuenta el tiempo y esfuerzo en la
promoción de los productos lo cual atrae el interés del cliente.
2. Un control eficiente evita el exceso de inventario lo cual se puede lograr con
herramientas tecnológicas como software de control logístico y así satisfacer la
demanda. Este tipo de tecnologías por lo general son implementadas en grandes
empresas por razones del costo que conlleva.
Ver Video 11.2
3. Permite un control de inventario eficazmente gestionado lo cual cumple con el VIDEO DE REFERENCIA
margen de beneficio. El margen bruto es la diferencia entre los ingresos FUENTE EXTERNA
obtenidos de las ventas y los costos de los bienes vendidos.
4. Invertir lo menos posible en el control de inventario, mientras se cumplen los demás objetivos es
fundamental en la obtención de ganancias y el crecimiento de tu negocio.
5. Permite establecer los costos fijos como edificios, servicios y mano de obra y se obtiene el margen
operativo.
III. VENTAJAS Y DESVENTAJAS
Cualquier empresa que se dedique a la actividad comercial, industrial y/o prestación de servicios; deberá
mantener espacios físicos en la que se acumulen sus elementos a la espera de ser utilizados en el proceso
productivo o ser vendidos finalmente y esto trae un gran número de ventajas, pero también algunas
desventajas que se nombraran a continuación.
1. Ventajas
a) Tener un determinado nivel de existencias mayor a la actual demanda puede significar que si en
aumenta dicha demanda explosivamente siempre se podrá cumplir si se tiene un mayor número de
artículos en el inventario
b) Tener un almacén minimiza cualquier interrupción en el proceso productivo teniendo un stock de
seguridad para ser usado ante cualquier necesidad.
c) Se puede disminuir el impacto en las finanzas ante una subida en los precios
de los materiales en el proceso productivo. Al mantener un inventario
constante se compra cuando están a menor precio los bienes y se evita un
gasto excesivo cuando estos suben de precio Ver Video 11.3
d) Tiene mayor ventaja el comprar al por mayor teniendo un mejor poder de VIDEO DE REFERENCIA
negociación con los proveedores reduciendo así los costes de adquisición de FUENTE EXTERNA
las materias primas necesarias.
2. Desventajas
a) La principal desventaja para una empresa de gestionar un inventario son los costos de mantención
asociados, los cuales son muy variados como pueden ser los de directo almacenamiento:
refrigeración, alumbrado y los costos financieros para mantener los recursos, los cuales representan
un costo de oportunidad en cuanto a la posibilidad de usar el capital en alguna otra inversión
b) El riesgo de pérdida de valor por los artículos almacenados, ya sea por el desgaste con el paso del
tiempo o al cambiar la curva de la demanda dejando estos artículos inmovilizados y sin posibilidad
de ser vendidos.
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c) Riesgos por accidentes que pueden representar una pérdida total en el inventario como pueden ser:
incendios, robos o terremotos.
Por lo general los riesgos y costos de gestionar un inventario son muy insignificantes ante todas las
ventajas que ofrece este sistema. Es la razón por la que toda empresa que se dedique a la compra y
venta de productos cuenta obligatoriamente con un inventario y se beneficia de este.
IV. PROCESO DE GESTION DE INVENTARIO
Al crear una empresa todo emprendedor debe tener en claro que tipos de inventario, formatos de
almacenamiento y las herramientas de control de stock para llevar un correcto orden y conseguir la
organización necesaria. Para lograr esto se deben llevar a cabo un proceso con los siguientes pasos:
1. Identificar y registrar los artículos a inventariar:
Antes de preparar el espacio de almacenamiento se debe tener un registro
contable de todos los artículos a registrar para poder determinar el tamaño de la
bodega de almacenamiento, implementos y maquinas necesarias para los Ver Video 11.4
artículos y el costo relacionado. VIDEO DE REFERENCIA
FUENTE EXTERNA
2. Preparar y organizar el espacio a utilizar:
Dependiendo del tipo de artículo se debe asegurar que el espacio este siempre limpio, bien ventilado,
iluminación, seguro ante imprevistos como robos o incendios, obtener implementos de refrigeración si
es requerido y ordenar estanterías rotuladas para poder ubicarlos con facilidad.
3. Definir la codificación de los artículos:
Separar los artículos de acuerdo a sus distintas variables y a la necesidad de la empresa de poder
ubicarlos y hacer más rápido el proceso de registro y venta. Se pueden codificar por número de modelo,
año, proveedor, entre otros.
4. Elegir una herramienta de control de Stock:
La herramienta a utilizar más adecuada dependerá del tipo de giro comercial realizado por la empresa,
cantidad y naturaleza de los artículos a inventariar. Para esto existen diferentes herramientas y todo
tipo de opciones desde softwares y plantillas de Excel.
5. Registrar todos los movimientos:
Registrar todas las salidas y entradas de los productos con la herramienta de control de stock
seleccionada es la clave para contar con información precisa y necesaria al momento de realizar las
ventas o adquirir nuevos productos para almacenar en el inventario.
6. Programar un control de inventario:
Agendar un día para realizar un control de inventario, esto dependerá del flujo de entrada y salida que
posea la empresa, por lo que puede variar el plazo a realizar, que puede ser anual, trimestral, mensual
o incluso diario.
V. TIPOS DE INVENTARIOS
1. Inventario Perpetuo: Es el que se lleva en continuo ajuste con las existencias en el almacén, a través de
un registro detallado que sirve como ayuda, donde se llevan los valores en unidades monetarias y las
cantidades físicas. A plazos cortos, se toma en cuenta el inventario de las diferentes secciones del
almacén de acuerdo con la cuenta física. Los registros perpetuos son útiles para preparar los estados
financieros mensuales, trimestral o provisionalmente. Este sistema ofrece un alto grado de control,
porque los registros de inventario están siempre actualizados
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2. Inventario Intermitente: Es un inventario que se efectúa varias veces al año. Se recurre a esté por
diversas razones, pero este no se puede introducir en la contabilidad del inventario contable
permanente.
3. Inventario Final: Es aquel que se realiza al cierre de un determinado periodo y
sirve para determinar una nueva situación patrimonial en ese sentido, después
de efectuadas todas las operaciones mercantiles de dicho periodo.
Ver Video 11.5
4. Inventario Inicial: Corresponde al que se realiza al dar comienzos a las VIDEO DE REFERENCIA
operaciones. FUENTE EXTERNA
5. Inventario Físico: Es el inventario real. Es contar, pesar o medir y anotar todas y cada una de las
diferentes clases de bienes (mercancías), que se hallen en existencia en la fecha del inventario, y evaluar
cada una de dichas partidas. Se realiza como una lista detallada y valorada de las existencias.
6. Inventario en Tránsito: Se utilizan con el fin de sostener las operaciones para abastecer los conductos
que ligan a la compañía con sus proveedores y sus clientes, respectivamente. Existen porque el material
debe moverse de un lugar a otro. Mientras el inventario se encuentra en camino, no puede tener una
función útil para las plantas o los clientes, existe exclusivamente por el tiempo de transporte.
7. Inventario de Materia Prima: Representan existencias de los insumos básicos de materiales que abran
de incorporarse al proceso de fabricación de una compañía.
8. Inventario en Proceso: Son existencias que se tienen a medida que se añade mano de obra, otros
materiales y demás costos indirectos a la materia prima bruta, la que llegará a conformar ya sea un
componente de un producto terminado; mientras no concluya su proceso de fabricación, ha de ser
inventario en proceso.
9. Inventario en Consignación: Es aquella mercadería que se entrega para ser vendida, pero el título de
propiedad lo conserva el vendedor.
10.Inventario Mínimo: Es la cantidad mínima de inventario a ser mantenidas en el almacén.
11.Inventario Disponible: Es aquel que se encuentra disponible para la producción o venta.
12.Inventario en Línea: Es aquel inventario que aguarda a ser procesado en la línea de producción.
13.Inventario de Previsión: Se tienen con el fin de cubrir una necesidad futura perfectamente definida. Se
diferencia con el respecto a los de seguridad, en que los de previsión se tienen a la luz de una necesidad
que se conoce con certeza razonable y, por lo tanto, involucra un menor riesgo.
14.Inventario de Mercaderías: Lo constituyen todos aquellos bienes que le pertenecen a la empresa, los
cuales los compran para luego venderlos sin ser modificados.
15.Inventario de Lote o de tamaño de lote: Estos son inventarios que se piden en tamaño de lote, ya que,
es más económico hacerlo así que pedirlo cuando sea necesario satisfacer la demanda. Por ejemplo,
puede ser más económico llevar cierta cantidad de inventario que pedir o producir en grandes lotes para
reducir costos de pedido.
16.Inventarios Estacionales: Los inventarios utilizados con este fin se diseñan para cumplir más la demanda
estacional variando los niveles de producción para satisfacer fluctuaciones en la demanda.
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17.Inventario de Anticipación: Estos son inventarios hechos con anticipación a las épocas de mayor venta,
a programas de promoción comercial, posibles huelgas, o a un periodo de cierre de la planta. Los
inventarios de anticipación permiten a una organización hacer frente por adelantado a una emergencia,
en la demanda o a una oferta insuficiente, Básicamente, los inventarios de anticipación almacenan
horas−trabajo y horas−máquina para futuras necesidades y limitan los cambios en las tasas de
producción.
18.Inventarios de fluctuación: Existe fluctuación tanto en la demanda como en la oferta. Estos inventarios
se llevan porque la cantidad y ritmo de las ventas y de producción no pueden predecirse con exactitud.
Los pedidos pueden promediar 100 unidades por semana para un artículo dado. Pero hay semanas en
que las ventas sean elevadas como 300 ó 400 unidades el material puede recibirse en stock
normalmente tres semanas después de que fue solicitado a la fábrica, pero ocasionalmente puede llevar
6 semanas después de que se solicitó. Estas fluctuaciones en la demanda y la oferta pueden componerse
con los stocks de reserva o stocks de seguridad, nombres usuales para los inventarios de fluctuación.
Los inventarios de fluctuación existen en centros de trabajo cuando el flujo de trabajo en estos centros
no puede equilibrarse completamente. Los inventarios de fluctuación, se conocen como inventarios de
seguridad, inventario de amortiguamiento, o inventario de reserva, o inventarios de estabilización los
cuales pueden incluirse en el plan de producción de manera que los niveles de producción no tengan
que cambiar para enfrentar las variaciones aleatorias de la demanda.
VI. FACTORES EN LAS DECISIONES DE LA GESTION DE INVENTARIOS
1. Patrón de la demanda independiente: esta demanda tiene un patrón de utilización relativamente
gradual y uniforme. Por ejemplo, los inventarios de distribución y las partes de servicios compradas
por muchos clientes diferentes experimentan una demanda estable. Esta
demanda puede ser afectada por tendencias y temporadas, no depende de la
demanda de otros artículos; es decir, se trata de una demanda independiente.
2. Patrón de la demanda dependiente: esta demanda depende principalmente
Ver Video 11.6
de la demanda que tengan los productos finales en los cuales se utilizan. Si los VIDEO DE REFERENCIA
productos finales se fabrican intermitentemente en lotes, la demanda por FUENTE EXTERNA
estos artículos es relativamente abrupta y dramática.
3. Requerimiento de los clientes: este factor influye en la decisión de inventarios ya que los clientes
pueden ordenar un grupo de artículos o uno solo, lo que obliga a la empresa a llevar un inventario
