La Formalización empresarial genera beneficios para la sociedad, tales como la inserción de más trabajadores

al sistema de aseguramiento social (sistema de seguridad social), un mayor cumplimiento de las normas
sectoriales que buscan proteger la salud de los consumidores y mayores ingresos tributarios para la inversión
pública. De igual manera, cuando una empresa decide ser informal su decisión genera costos para la
sociedad más allá de los asumidos por la empresa, tales como la competencia desleal con empresas
formales, ya que estas últimas asumen costos adicionales, por ejemplo, pago de registros, seguridad social e
impuestos; y en ocasiones, la manera en que empresas informales evaden el control de los requisitos de
formalidad podría desencadenar en actos ilegales.

¿Qué es la formalidad de un negocio?

La formalización es un proceso multidimensional y gradual, comprende las dimensiones de apertura,

insumos, producción y comercialización y tributaria.

1. Entrada: Es la formalidad asociada con la existencia de la empresa, que incluye los requisitos de
Registros empresariales (Registro Mercantil, RUT y NIT)
2. Insumos o Factores de Producción: Es la formalidad asociada a los insumos o factores de
producción utilizados por la empresa, que incluye los requisitos para el uso de mano de obra (como la
contratación formal y aseguramiento de los trabajadores) y el uso de la tierra (como el emplazamiento
del negocio y el uso del suelo).
3. Producción y comercialización: Es la formalidad asociada a los procesos de producción y
comercialización de bienes y servicios, que incluye las normas sanitarias, reglamentos técnicos,
disposiciones ambientales y normas propias del sector en el que opera la empresa.
4. Tributaria: Hace referencia a la inscripción, declaración y pago de impuestos ante entidades como la
Dian, Secretaría de Hacienda Distrital o Municipal.

Ventajas de la Formalización:

 Hacer pública la calidad de empresario.

 Hacer visible al empresario frente a sus clientes.
 Brinda seguridad jurídica.
 Protege el nombre de la empresa y la legitimidad del negocio.
 Facilita su participación en licitaciones y procesos de selección del Estado.
 Brinda la posibilidad de inscribirse en capacitaciones gratuitas, foros y ferias.
 Facilita el acceso al Sistema Financiero y la obtención de créditos.
 Facilidad para acceder a Recursos no reembolsables (Bancóldex, Fondo INNpulsa y Fondo
Emprender-SENA).
 Participación en Ruedas de Negocios Nacionales e Internacionales

Estrategias:

Ventanilla Única Empresarial

La VUE es una plataforma tecnológica que canaliza los trámites mercantiles, tributarios y de seguridad social
para la apertura de empresa; e incorporará de forma progresiva y en el mediano plazo, diferentes trámites
relacionados con la operación y cierre de empresas.
 Estado Simple, Colombia Ágil (#ColombiaÁgil)
Campaña de eliminación de trámites y mejora regulatoria con el propósito de trabajar con gremios,
organizaciones y empresas en la identificación de las barreras que dificultan la labor empresarial de
una forma más diligente.

Cómo crear una sociedad en Colombia.

La creación o constitución de una sociedad comercial puede hacerse mediante escritura pública o documento
privado, según el tipo de sociedad, que deben ser inscritos en el registro mercantil.
El documento o escritura de constitución de la sociedad y su registro en la cámara de comercio, y la obtención
del Rut, es apenas la formalización de la sociedad.
Para que la sociedad funcione debe tener establecimientos de comercio, y estos deben cumplir determinados
requisitos para funcionar dependiendo del tipo de actividad desarrollada, como más adelante se detalla.

Requisitos para crear una sociedad comercial.

El artículo 110 del código de comercio señala los requisitos generales que se deben cumplir para constituir
una sociedad comercial, que son:

1. El nombre y domicilio de las personas que intervengan como otorgantes. Con el nombre de las
personas naturales deberá indicarse su nacionalidad y documento de identificación legal; con el
nombre de las personas jurídicas, la ley, decreto o escritura de que se deriva su existencia.
2. La clase o tipo de sociedad que se constituye y el nombre de la misma, formado como se dispone en
relación con cada uno de los tipos de sociedad que regula este Código.
3. El domicilio de la sociedad y el de las distintas sucursales que se establezcan en el mismo acto de
constitución.
4. El objeto social, esto es, la empresa o negocio de la sociedad, haciendo una enunciación clara y
completa de las actividades principales. Será ineficaz la estipulación en virtud de la cual el objeto
social se extienda a actividades enunciadas en forma indeterminada o que no tengan una relación
directa con aquél.
5. El capital social, la parte del mismo que se suscribe y la que se paga por cada asociado en el acto de
la constitución. En las sociedades por acciones deberá expresarse, además, el capital suscrito y el
pagado, la clase y valor nominal de las acciones representativas del capital, la forma y términos en que
deberán cancelarse las cuotas debidas, cuyo plazo no podrá exceder de un año.
6. La forma de administrar los negocios sociales, con indicación de las atribuciones y facultades de los
administradores, y de las que se reserven los asociados, las asambleas y las juntas de socios,
conforme a la regulación legal de cada tipo de sociedad.
7. La época y la forma de convocar y constituir la asamblea o la junta de socios en sesiones ordinarias o
extraordinarias, y la manera de deliberar y tomar los acuerdos en los asuntos de su competencia.
8. Las fechas en que deben hacerse inventarios y balances generales, y la forma en que han de
distribuirse los beneficios o utilidades de cada ejercicio social, con indicación de las reservas que
deban hacerse.
9. La duración precisa de la sociedad y las causales de disolución anticipada de la misma.
10. La forma de hacer la liquidación, una vez disuelta la sociedad, con indicación de los bienes que hayan
de ser restituidos o distribuidos en especie, o de las condiciones en que, a falta de dicha indicación,
puedan hacerse distribuciones en especie.
11. Si las diferencias que ocurran a los asociados entre sí o con la sociedad, con motivo del contrato
social, han de someterse a decisión arbitral o de amigables componedores y, en caso afirmativo, la
forma de hacer la designación de los árbitros o amigables componedores.
12. El nombre y domicilio de la persona o personas que han de representar legalmente a la sociedad,
precisando sus facultades y obligaciones, cuando esta función no corresponda, por la ley o por el
contrato, a todos o a algunos de los asociados.
 13. Las facultades y obligaciones del revisor fiscal, cuando el cargo esté previsto en la ley o en los
estatutos.
14. Los demás pactos que, siendo compatibles con la índole de cada tipo de sociedad, estipulen los
asociados para regular las relaciones a que da origen el contrato.
Estos requisitos se deben cumplir tanto si constituye mediante escritura pública o documento privado con en
el caso de las SAS, aunque esta tiene regulación específica como se explica en el siguiente artículo.

SAS – Sociedad por Acciones Simplificada. Una SAS es una Sociedad por Acciones Simplificada, figura
societaria con características especiales.

Inscripción en el registro mercantil.

Toda sociedad comercial una vez constituida debe inscribirse en el registro mercantil en la cámara de
comercio del lugar de su domicilio social.
Para ello debe seguir los siguientes pasos:

1. Diligencie el formulario de Registro Único Empresarial (Carátula Única y Anexo Mercantil), firmado por
el representante legal de la sociedad.
2. Solicite y diligencie el anexo tributario con la firma del representante legal.
3. Anexe copia de la escritura pública de constitución, la cual debe contener por lo menos los siguientes
aspectos para que proceda su inscripción, sin perjuicio de los demás requisitos Contenidos en el
artículo 110 de Código de Comercio:
4. Nombre completo de los constituyentes con sus documentos de identidad. En el caso de que los
participantes en la constitución de la sociedad sean personas jurídicas (sociedades, entidades sin
ánimo de lucro etc.), es necesario indicar en el documento el NIT (Rut) correspondiente.
5. Denominación o razón social. Esta debe responder al tipo de sociedad que se constituye: Colectiva,
Limitada, En Comandita Simple o por Acciones o Anónima. Antes de registrar el nombre utilice nuestro
servicio de verificación de homonimia.
6. Domicilio principal (ciudad o municipio donde se establece).
7. Vigencia o término de duración de la sociedad.
8. Objeto social o actividades que desarrollará. El objeto social debe estar descrito de manera clara y
determinada.
9. Capital social y su distribución entre los socios, indicando las formas como fue pagado (dinero,
especie, o industria). En cuanto a la distribución del capital debe indicar el número de cuotas o
acciones según el caso y el valor nominal de cada una.
10. Cuando se aporten a la sociedad activos tales como bienes inmuebles, deberá inscribirse la escritura
en el registro de instrumentos públicos del lugar de ubicación del inmueble.
11. Carta de aceptación del cargo con indicación del número del documento de identidad por parte de los
designados como representantes legales, miembros de junta directiva y revisores fiscales. Si se deja
constancia en la escritura pública de constitución de tal aceptación, no es necesario este requisito.
La inscripción al registro mercantil tiene un costo que depende del monto de los activos del capital de la
sociedad, y debe ser renovado anualmente.

Registro mercantil. Qué es el registro mercantil, obligados a inscribirse, renovación y sanciones por no
matricularse en la cámara de comercio.

Establecimientos de comercio.
La sociedad comercial debe inscribir en la cámara de comercio cada uno de los establecimientos de comercio
que tenga.
Establecimientos de comercio. Un establecimiento de comercio es un conjunto de bienes organizados para
el desarrollo de un negocio, con el cumplimiento de los requisitos de ley.
Adicional a lo anterior, para poder abrir al público, cada establecimiento de comercio debe cumplir una serie
de requisitos que dependerán del tipo de establecimiento y de la actividad económica desarrollada, tema
tratado en el siguiente artículo:

Requisitos para abrir un establecimiento de comercio. Requisitos que debe cumplir para abrir un
establecimiento de comercio al público en Colombia y así evitar multas y sellamientos.

Inscripción en el Rut.
La sociedad comercial debe inscribirse en el Rut para efecto del cumplimiento de las obligaciones tributarias.

Rut – Registro único tributario. Personas que deben inscribirse en el registro único tributario (RUT), y
documentos que se deben allegar para la inscripción.
Como cada tipo de sociedad tiene sus particularidades, todas las cámaras de comercio ofrecen asesoría y
acompañamiento para quienes están en el proceso de constituir una sociedad, de manera que la
recomendación es acudir a ellas antes de iniciar el proceso para tener mayor claridad al respecto.

La constitución de la sociedad es apenas uno de los procesos a cumplir de toda empresa.

Es importante señalar que la constitución de la sociedad como tal, es apenas uno de los pasos que debe
seguir toda empresa, y generalmente es el más sencillo.
Luego de la constitución legal de la sociedad, y dependiendo de su objeto social o actividad económica, puede
requerir de licencias y permisos que pueden ser más o menos complejos, según cada caso particular, y
algunos de ellos pueden tomar meses o años, y otros simplemente imposibles de conseguir como algunas
licencias ambientales, o relacionadas con el Invima, etc.