Buenas Prácticas en Facturación Electrónica

Los ejemplos aquí enunciados no pretenden abarcar todas las situaciones,

es necesario que se realice un análisis y se determine la mejor práctica.

Práctica SI NO N/A

Diseñar un plan de trabajo (proyecto) que cubra cada

una de las necesidades acordes a los cambios en la
facturación, definiendo caso de negocio, línea base de
alcance y tiempo de ejecución, presupuesto, plan de
gestión, equipo responsable de la implementación y de
apoyo, equipo de aseguramiento y plan de gestión de
calidad y cumplimiento.

Identificar de los procesos que generen ingresos y

requieran la emisión de factura, validando los cambios,
riesgos, impactos y ajustes.

Identificar de los cambios e impactos transversales que

se puedan generan en todos los procesos de la
organización, definiendo acciones de mitigación.

Identificar los riesgos e impactos que pueden afectar a

los usuarios y/o clientes externos.

Identificar y validar la totalidad de los sistemas de

información que soportan los procesos de ingresos de
la compañía, definiendo ajustes y cambios tecnológicos.

Establecer los controles de confidencialidad de la

información de terceros e internos.
 Práctica SI NO N/A

Establecer controles de segregación de funciones

manuales y automáticos para la parametrización y/o
configuración de información de terceros (clientes).

Definir controles automáticos para la edición de los

parámetros de la información de la facturación
(productos, precios, ingresos, impuestos, entre otros).

Depurar la información interna y de clientes, así como

validar su integridad.

Definir la matriz de autorizaciones y parametrización

del workflow en los sistemas de información que
apoyan el proceso (interno y externo).

Validar la operatividad tecnológica que permita la

generación del archivo con la taxonomía requerida
(xml) según la legislación, la incorporación del
mecanismo de firma digital del emisor y la generación
de la imagen gráfica para la visualización del
documento (factura) por parte del cliente final.

Establecer controles de almacenamiento y

conservación tecnológica de la información (archivos
xml), como Backups, controles de edición y contraseñas
de acceso, para mitigar el riesgo de pérdida y alteración
de la información.

Revisar y actualizar el cumplimiento normativo para el

manejo y conservación de información de terceros.

Establecer la conexión en línea con los servidores de

entes de control fiscal, permitiendo tener trazabilidad
de la información enviada, aceptada y rechazada. La
compañía debe asegurar la respuesta oportuna y/o
corrección de inconsistencias.
 Práctica SI NO N/A

Definir e implementar los protocolos de autenticación

y encriptación de la información (Cliente, proveedor y
entes de control).

Asegurar el cumplimiento de los requisitos

tecnológicos inherentes al cambio, capacidad de
integración, interfaces internas entre los sistemas de
información de la compañía y del ente control.

Implementar la gestión del cambio internamente, por

medio de capacitaciones a usuarios internos y
externos.

Definir las estrategias de comunicación interna y a los

stakeholders.

Asegurar el cumplimiento normativo para la

implementación de la facturación electrónica con
especialistas internos y/o externos, considerando
trámites de autorización ante los entes de control
(resolución de facturación, aplicativos, controles de la
información, entre otros).

Monitorear permanente el cumplimiento normativo

que permita estar a la vanguardia de los cambios de la
legislación, mitigando las sanciones por
incumplimiento.

Supervisar el cumplimiento y operatividad de los

controles manuales y automáticos, reduciendo la
generación y materialización de riesgos en la
organización.