CAPÍTULO IV

RESULTADOS

Identificación de los factores relacionados con la ineficiencia del

proceso de elaboración del expediente estudiantil y del docente y su
actualización periódica

Con el desarrollo de esta actividad la cual consistió en visualizar las

actividades realizadas en el colegio “Américo Vespucio” con respecto al
registro y manejo de datos de estudiantes y docentes, se entrevistó al
personal administrativo para obtener información acerca de los factores que
hacen ineficientes el sistema actual de elaboración de los expedientes y
docentes.

Por medio de los métodos empleados se logró la recolección de

información de los problemas que presenta el sistema actual, los cuales
fueron: las perdidas de datos, errores en las transcripciones de datos,
pérdida de tiempo, utilización de un espacio físico para el almacenamiento de
datos, entre otros.

La entrevista que se planteó al director fue la siguiente:

1. ¿Cuántos expedientes se procesan de forma manual y automatizada?
El director expresó que la mayoría de los expedientes del alumno se
procesan de forma manual por el docente, para luego ser cargados unas
tablas en Excel tomando la sección y el grado del estudiante. También
expreso que los datos referentes a los docentes son manejados directamente
por el personal administrativo para asignarle la sección correspondiente.
 2. ¿Cuánto tarda aproximadamente el sistema actual en procesar los
datos?
1 a 5 min_____ 5 a 8min______ 8min o mas____
El director expresó que el tiempo promedio que toma el proceso
de registro de un expediente de un estudiante es de 5 a 8 minutos lo
cual coincide con los resultados de la observación directa.

3. ¿Qué gastos económicos presentan el actual sistema?

El director expresó que el gasto realizado por los docentes es de
3000 bs por expediente por cada estudiante.

Determinar los datos de los estudiantes que se requieren en

su expediente estudiantil
Mediante la implementación de esta actividad la cual consistió en
hallar los datos requeridos por los expedientes de los estudiantes y
docentes, se consulto al personal administrativo para determinar
dichos datos.
Se obtuvo los datos necesarios para estructurar el sistema de
información que remplazará el sistema actual, se utilizó una entrevista
de la información.
Se planteo una pregunta al personal docente y administrativo:
1. ¿Cuáles son los datos requeridos para los expedientes de los
estudiantes y profesores?
El personal administrativo expresó que los datos necesarios del personal
docente son los siguientes: Cédula, Nombres, Apellidos, Dirección, Fecha de
nacimiento, Género, Correo electrónico, municipio, parroquia, teléfono, entre
otros.
El personal docente expresó que los datos de los alumnos y también de
los representantes son los siguientes: Cédula, Nombres, Apellidos, Dirección,
Fecha de nacimiento, Género, Correo electrónico, municipio, parroquia,
teléfono, imagen.

Diseñar un sistema capaz de manejar eficientemente los datos de los

estudiantes

Diagrama de caso de uso

Los diversos escenarios del sistema se enfocan explícitamente hacia los

elementos visibles del sistema, partiendo desde el diagrama de casos de uso
general.
Actores:
Estudiante: es la población que permite que siga en funcionamiento la
institución.
Docente: persona encargada de enseñar los conocimientos básicos a los
estudiantes.
Personal administrativo: se encargan de administrar el colegio.
Representante: persona encargada de iniciar el proceso de inscripción.