ACUERDO

042 DEL 2002

 A QUE HACE
REFERENCIA
El Acuerdo 042 de 2002, expedido por el
Archivo General de la Nación, tiene
como objetivo principal establecer los
criterios para la organización de los
archivos de gestión en las entidades
públicas y privadas que cumplen
funciones públicas. A su vez, regula el
Inventario Único Documental y
desarrolla los artículos 21, 22, 23 y 26 de
la Ley General de Archivos 594 de 2000.
ES IMPORTANTE PORQUE...
El Acuerdo 042 de 2002 es una
herramienta fundamental para
la gestión documental en
Colombia. Permite a las
entidades organizar, conservar y
acceder a sus documentos de
manera eficiente y transparente.
 LOS OBJETIVOS
PRINCIPALES
Organizar los archivos de gestión de
manera eficiente y eficaz

Garantizar la accesibilidad y la
consulta de los documentos

Proteger el patrimonio documental

de la nacón
 ARTICULOS
ART 1.Este acuerdo ART 2.obligatoriedad de los
busca establecer un organización de los archivos
sistema de organización de gestión
para los archivos de
gestión de las entidades Son las entidades deben
públicas y privadas que organizar sus archivos de
cumplen funciones gestión de conformidad en las
públicas regular el tablas de retención
inventario único documental y manuales de
documental procedimientos y funciones
 ARTICULOS
ART 3. Con las unidades
administración y funcionales
de las entidades que deben
fundamentar en la tabla de
retención documental
aprobado teniendo en
cuenta los principios de
procedentes el ciclo vital de
los documentos y la
normatividad archivisticos
ART 4. Los tipos
documentales que
integran las unidades
documental de las
series y subseries
estarán debidamente
foliares con el fin de
facilitar su ordenacion
consulta y control
 ARTICULOS
ART 5. consulta de documentos
si el interesado desea que se le
expidan copias estas deberán
ser autorizadas por el jefe de
respectiva oficina o del
funcionario en quien se haya
delegado esa facultad y solo se
permite cuando la información
no tenga carácter de reservado
conforme a la constitución o las
leyes
ART 6. préstamo de documentos para
trámites internos
Se debe realizar de forma escrita
dirigida al jefe de la unidad
administrativa que custodia el
documento que debe tener la
Indetificacion del solicitante: Nombre
completo, cargo y dependencia.
Descripción del documento fecha,
asunto y tipo de documento
 ARTICULO
ART 7. inventario
documental
Es un instrumento de
descripción
archivistica que
permite identificar
registrar y controlar
los documentos que
conforman el archivo
de gestión de una
entidad
 PUNTOS CLAVES DEL ACUERDO 042
•Organización de archivos de gestión: Define los pasos para la
organización de los archivos de gestión, incluyendo:
Clasificación de documentos
Descripción de series y subseries
Elaboración de instrumentos de descripción
Conservación y eliminación de documentos

•Inventario Único Documental: Establece la creación y actualización del Inventario Único

Documental como herramienta para la gestión documental.

•Desarrollo de la Ley General de Archivos: Complementa la Ley 594 de 2000 en lo referente a:

Organización de archivos de gestión
Transferencias documentales
Acceso a la información
Valoración documenta