La introducción de la contabilidad electrónica y la contabilidad integral

(COI)

La contabilidad electrónica utiliza las tecnologías de la información y la comunicación para

procesar el registro contable de las operaciones de una entidad; depende de las funciones
y aplicaciones del programa contable que elija la empresa, para presentar los reportes e
informes correspondientes de las operaciones registradas, de forma automática.

Respecto a la normativa vigente para el registro, procesamiento y control de las

operaciones por medio de un sistema de contabilidad de forma electrónica, el Código
Fiscal de la Federación nos refiere lo siguiente:

Los registros o asientos que integran la contabilidad se llevarán en medios electrónicos

conforme lo establezcan el Reglamento de este Código y las disposiciones de carácter
general que emita el Servicio de Administración Tributaria. La documentación
comprobatoria de dichos registros o asientos deberá estar disponible en el domicilio fiscal
del contribuyente (art 28, fracción II).

Conceptos básicos de contabilidad

El propósito de realizar el correcto registro de las operaciones y posterior generación de la

información financiera correspondiente.

El catálogo de cuentas

Una lista que contiene el número y el nombre de cada cuenta que se usa en el sistema de
contabilidad de una entidad económica. Dicho listado debe relacionar los números y los
nombres o títulos de las cuentas, y éstas deben colocarse en el orden de las cinco
clasificaciones básicas: activo, pasivo, capital, ingreso y gasto.

Este catálogo de cuentas es un lista numérica, alfanumérica o decimal, con los nombres
de las cuentas contables a utilizar en la captura de los registros contables de acuerdo con
la estructura básica de presentación de la información financiera, que conforman el activo,
pasivo, capital ingresos y gastos.

La cuenta contable

Con la cuenta contable correcta que le corresponde, facilitando el registro de las

operaciones de acuerdo con el orden y clasificación de las cuentas, para una adecuada
presentación de la información contable, considerando las diferentes características de
cada entidad.

Un registro donde se anotan en forma clara, ordenada y comprensible los aumentos y las
disminuciones que sufre un valor o concepto del activo, pasivo o capital contable, como
consecuencia de las transacciones celebradas por la entidad, transformaciones internas y
eventos de todo tipo que la afectan.

Clasificación de las cuentas contables. Las cuentas contables se clasifican, de acuerdo

con los estados financieros, de la siguiente manera:

 Cuentas de balance general: conformadas por las cuentas de activo, pasivo y

capital contable.
 Cuentas de resultados: conformadas por las cuentas de resultados, costos de
ventas, gastos y utilidad o pérdida.

Las reglas del cargo y el abono. De acuerdo con Romero (2010), estas cuentas tienen
el propósito de llevar a cabo la afectación adecuada de las cuentas contables que
intervienen en una operación contable. “Cada transacción celebrada por la entidad debe
registrarse considerando tanto la causa como el efecto de la misma, pues cualquier
operación involucra cuando menos dos cuentas, las cuales aumentarán o disminuirán y
originarán una anotación”.

La póliza de contabilidad. De acuerdo con Aguilar (2017), la póliza consiste en un

“documento de control contable que se elabora para hacer constar el registro detallado de
cada transacción externa, transformaciones internas y otros eventos que realizan las
entidades económicas” (p. 109). Las pólizas contables son documentos físicos formales
en los cuales registramos manualmente la información de las cuentas que intervienen en
un asiento contable, utilizando la papelería contable correspondiente.
 Definición y marco legal de la contabilidad electrónica

Según el Instituto Mexicano de Contadores Públicos (2017 NIF A-1, p. 5), la contabilidad
se define como:

Una técnica que se utiliza para el registro de las operaciones que afectan
económicamente a una entidad y que produce sistemática y estructuradamente
información financiera. Las operaciones que afectan económicamente a una entidad
incluyen las transacciones, transformaciones internas y otros eventos”.

Conocer el concepto de contabilidad nos permite relacionar las actividades que se

realizan en contabilidad, consistentes en la técnica de registrar, clasificar y resumir, en
términos monetarios, las transacciones que se llevan a cabo en una empresa con el
propósito de producir información confiable para las personas interesadas en ello, para la
toma de decisiones.

Ahora bien, podemos definir los métodos electrónicos para el procesamiento de las
transacciones financieras llevadas a cabo en una entidad como aquellos que “se utilizan
para el registro y el procesamiento derivados de las operaciones de una empresa, esto
mediante un equipo de cómputo, donde se captura la información, se procesan los datos y
se emiten los reportes correspondientes” (Picazo, 2012, p. 137).

Ventajas de la contabilidad electrónica

Los elementos indispensables para el procesamiento de transacciones financieras

mediante una computadora y programa contable deben considerar el volumen y la
complejidad de las operaciones financieras llevadas a cabo por la empresa. Algunas
ventajas de los métodos electrónicos para el procesamiento de las transacciones
financieras de una entidad son:
  Reduce en gran medida el tiempo de registro y procesamiento de la información.
 Acceso a información sobre el registro contable y presentación de estados
financieros.
 Permite la corrección de errores en la captura de registros contables.
 Reduce el espacio de almacenaje y uso de papel.

En cambio, algunas desventajas de los métodos electrónicos para el procesamiento de

las transacciones financieras de una entidad son:

 Obsolescencia en el equipo de cómputo utilizado.

 Actualización periódica del software utilizado.
 Disminuye la contratación de personal.
 Utilización de energía eléctrica.
 Adquisición de protección antivirus.

Al elegir un método electrónico para el procesamiento de las transacciones de una

entidad, debemos de considerar el costo de los equipos informáticos de acuerdo con las
características tecnológicas requeridas para el programa contable elegido.

Características esenciales de la información contable

Utilidad: La información contable debe ser útil, en principio, para conocer la real situación
financiera de un negocio. Conocer los estados contables puede ser un valioso elemento
para la toma de decisiones. Para tener utilidad, la información contable debe cumplir con
los requisitos mencionados a continuación.

Pertinencia: La información contable debe estar acorde con los objetivos y las
necesidades de quienes recurrirán a ella.

Claridad: La información contable debe ser fácil de comprender, debe estar redactada de
manera clara y organizada, sin demasiados tecnicismos, para resultar accesible aun a
personas no expertas en temas contables.
Comparabilidad: La información debe tener la posibilidad de ser comparada con la de
otras empresas o con la de esa misma empresa en otros períodos de tiempo.

Oportunidad: La información debe suministrarse en tiempo y forma, así como en un lugar

que resulte apropiado; a veces se hacen reuniones especiales para dar a conocer la
información contable, por ejemplo, al directorio de una empresa.

Objetividad: La información contable debe elaborarse sin ningún tipo de prejuicio o

preconcepto, simplemente hay que referir los hechos tal cual son. No es ético “dibujar” un
panorama diferente del real para influir en los usuarios de esa información en una
dirección determinada.

Confiabilidad: La información debe permitir que los usuarios puedan depender de ella al
tomar sus decisiones, es decir, debe ser información confiable, para lo cual es necesario
que cumpla a su vez los requisitos de verificabilidad y representatividad.

 Verificabilidad. La información debe poder ser corroborada por gente diferente de

quienes la suministraron.
 Representatividad. La información debe ver el todo, no una parte puntual, pues eso
podría llevar a una idea irreal de la situación contable. Cuanto más precisa, más
representativa será.

Integridad: En la información contable no se debe “recortar” la información, no debe

haber omisiones, se debe incluir todo de manera de lograr una representación fidedigna
de la situación contable.

Certidumbre: Debe haber seguridad respecto de los datos que se brindan, se debe
chequear absolutamente todo, nunca basarse solo en lo que otro comunica, ya que puede
haber errores involuntarios.

Prudencia: Las incertidumbres y los riesgos deben estar siempre presentes cuando se
elabora un informe contable, de manera que las estimaciones deben ser muy prudentes.
Son fuentes de incertidumbres, por ejemplo, la cobrabilidad de cuentas dudosas o la vida
útil de los bienes de uso.
Contabilidad integral (COI)

Es el Sistema de Contabilidad Integral que procesa, integra y mantiene actualizada la

información contable y fiscal de la empresa en forma segura y confiable. Proporciona
diversos reportes, documentos de trabajo y gráficas que permiten soportar y evaluar el
estado financiero de la organización, así como, generar oportunamente las diferentes
declaraciones fiscales e informativas como las correspondientes a IETU, Impuesto al
Valor Agregado, Impuesto Sobre la Renta y DIOT. Calcula la depreciación de los activos
fijos. Mantiene interfaces con los demás sistemas Aspel e interactúa con hojas de cálculo,
lo que contribuye a lograr una eficiente administración de la empresa.

l Sistema de Contabilidad Integral Aspel COI, te permitirá mantener tu información cotable

al día y a la vanguardia tecnológica ya que es el sistema líder en México, te ofrecerá
también diversos elementos que facilitan el control, cálculo y seguimiento de las
obligaciones relacionadas con el Impuesto Empresarial a Tasa Única (IETU), además, con
la captura de los registros contables, el sistema genera la bitácora con la información de
la Declaración Informativa de Operaciones con Terceros (DIOT), lista para la carga batch
que requiere el SAT. Al estar integrado con Aspel SAE ofrece el registro contable
automático que se requiere para el manejo de comprobantes fiscales digitales.
Adicionalmente Aspel COI 6.0 te proporciona diversas herramientas que permiten la
máxima explotación de la información de forma muy sencilla, como lo es el vínculo
dinámico con hojas de cálculo.

Tipos y características del catálogo de cuentas en (COI)

Manejo de Base de Datos.

El sistema tiene la posibilidad de cambiar el formato de sus archivos de trabajo, a otras
bases de datos como: SQL® y Firebird® esto te permitirá explotar la información
generada por Aspel-COI en otras aplicaciones que soporten dichos formatos de base de
datos. La base de datos de Aspel-COI está estructurada por omisión en Firebird®.

Administrador de periodos.

Esta consulta concentra algunos procesos que por su naturaleza o función están
relacionados con un ejercicio contable. En el administrador de periodos podrás consultar
información relevante de todos los periodos creados, entre los que destacan: si se
requiere traspaso o no, la ruta de datos del periodo, entre otros, también podrás
seleccionar el periodo de trabajo y realizar diferentes operaciones tales como:

 Crear nuevos periodos

 Elimina el periodo del administrador
 Traspaso de saldos
 Auditar /desauditar periodo
 Control de archivos
 Traducción de archivos
 Generación del respaldo de archivos
 Restauración de respaldo
 Cambio de base de datos

Cierre de periodos

En el Administrador de periodos se agregó la opción «Auditar/Desauditar periodo» que te

permitirá marcar como cerrado un periodo de trabajo, es decir, bloquear el acceso a
dichos periodos para que éstos no puedan modificarse.

Interfaz de consultas

Para agilizar la consulta de información, la estructura y presentación de los principales

catálogos y ahora mediante consultas dinámicas es posible:

Revisar fácilmente desde la misma consulta la información relacionada sin necesidad de

desplegar más catálogos, por ejemplo: desde el catálogo de cuentas podrás consultar los
movimientos registrados para una cuenta en particular, ya que al posicionarse en una
subcuenta se mostrarán automáticamente todas las pólizas que ésta tenga registradas y
si así lo deseas podrás consultar el detalle de las pólizas en ese momento. Otro ejemplo
de esta versatilidad es el catálogo de pólizas donde con sólo posicionarse sobre una
póliza específica podrás observar en la parte inferior de la consulta los movimientos de
cargo y abono registrados en ésta.
Personalizar las consultas de varias formas:

 Ordenando la información de manera ascendente o descendente, a partir de

alguno de los campos o columnas disponibles.
 Seleccionando las columnas que deseas visualizar en la consulta.
 Ordenando las columnas de la consulta según las necesidades específicas, para
definir que columna estará en la primera posición, cual en la segunda y así
sucesivamente.

Catálogo de Cuentas

 Las características y funciones más relevantes que pueden llevarse a cabo en el

catálogo de cuentas son:

a) En la consulta:

 Identificar fácilmente las cuentas que pertenecen a un rango en particular para su

consulta posterior.
 Realizar una Asociación de cuentas dependiendo del rubro al que pertenezcan.
 Dar de alta un Nuevo rubro de cuentas y asociar las cuentas que pertenecerán a
dicho rubro.
 Consultar los Auxiliares o movimientos de las cuentas y Los saldos históricos.
 Exportar la consulta de auxiliares a formato Excel®.b) Al dar de alta una cuenta:
 Seleccionar la naturaleza de ésta (acreedora o deudora), lo que permitirá que el
sistema no tenga que manejar números negativos en los saldos de las cuentas, de
tal forma que si esto ocurre se pueda identificar oportunamente alguna posible
inconsistencia en los datos.
 Definir la Cuenta complementaria o de contrapartida para cuadrar una póliza.
 Asociar o desasociar la cuenta a un rubro.
Manejo de rubros de cuentas

Flexibilidad para definir los rangos de cuentas ya que no es requisito asignarlos a un rubro
en particular, y al dar de alta un rubro se permite asociarle la cuenta o cuentas que
pertenecerán a él, quedando disponible para su uso en cualquier cuenta.

Catálogo de cuentas departamentales

El sistema proporciona un catálogo de cuentas departamentales independiente al

catálogo de cuentas, en este catálogo podrás asignar o asociar a una cuenta un
departamento de los previamente registrados. Cabe mencionar que los departamentos
deberán ser dados de alta desde su catálogo correspondiente. Adicionalmente en este
catálogo será posible revisar el auxiliar de cada una de las cuentas departamentales,
exportarlos a Excel® y consultar los saldos históricos.

Pólizas

En esta consulta además de encontrar el listado de pólizas agregadas, podrás visualizar

los movimientos registrados en cada póliza sin necesidad de acceder al detalle, las
pólizas estarán organizadas por tipo (Diario, Ingresos, Egresos, entre otros, según lo
definido en los parámetros de configuración).

Pólizas Modelo

Desde la ventana de pólizas modelo podrás dar de alta y modificar pólizas de este tipo,
sin que tengas que acceder a la consulta de pólizas para realizar estas operaciones,
también puedes Importarlas desde un archivo de Excel® y así quedan disponibles para
que si así lo requieres puedas modificarlas en cualquier momento.

Pólizas de depreciación, ajuste cambiario y cierre

Las pólizas de este tipo ya no se generarán como pólizas modelo, es decir, al solicitarse
cualquiera de los procesos se mostrará la ventana de alta de pólizas con la información
correspondiente para que las pólizas, sean grabadas en ese momento.
Integración de pólizas

El sistema te permitirá integrar masivamente las pólizas que aún no estén incorporadas
y/o contabilizadas en tu periodo de trabajo.

Captura de pólizas en moneda extranjera

Mediante la activación del parámetro de configuración «Convertir montos de moneda

extranjera en captura de pólizas», se permitirá realizar la captura de la póliza en una
moneda diferente a la base y el sistema recalculará automáticamente los montos a
moneda contable conforme a lo registrado en el histórico de tipos de cambio.

Digitalización de la contabilidad (Documentos asociados a las pólizas)

En esta consulta podrás asociar a una póliza uno o varios archivos de diferentes tipos o
formatos, tales como: .doc, .xls, .pdf, jpg, entre otros. Estos archivos se almacenarán en
un directorio para ser consultados posteriormente las veces que sea necesario. Incluso
podrás asociar comprobantes fiscales digitales generados por Aspel-SAE 4.0 para realizar
un óptimo seguimiento.

Balanza de comprobación

Esta consulta cuenta con dos nuevas funcionalidades:

Balanza acumulativa

Mediante la opción «Selección de periodos para la balanza acumulativa» podrás generar

una balanza acumulada que incluya varios periodos y no sólo el del mes de trabajo.

Balanza de comprobación con departamentos

Mediante este nuevo catálogo tendrás la posibilidad de obtener una balanza de

comprobación clasificada por departamentos. Este catálogo también permite obtener una
balanza acumulativa.

Exportación del reporte de Auxiliares a Excel®

El reporte de auxiliares cuenta con una opción, que te permitirá exportar la información
emitida a una hoja de Excel®, de tal forma que si así lo requieres, podrás adecuar y
explotar la información desde dicho programa.

Balance General y Estado de Resultados Multimoneda

Será posible obtener vía un formato los reportes del Balance general y Estado de
resultados, expresados en una moneda diferente a la definida como moneda contable. La
moneda se definirá al momento de generar el reporte mediante el formato
correspondiente.

Reporte B10

Este reporte presenta un informe que ayuda a cuantificar los efectos de la inflación en la
información financiera de la empresa. Se incluirá para su explotación como una hoja de
cálculo estructurada en Excel® y podrás modificarla utilizando la barra de herramientas de
Aspel-COI que se agrega en Excel®. Finalmente, para su fácil modificación podrás
consultar el reporte en el Administrador de hojas de cálculo.

Administrador de reportes

En el Administrador de reportes podrás crear y organizar reportes personalizados (QR2)

de acuerdo a tus necesidades, seleccionando de una lista de campos disponibles la
información que deseas incluir y mediante el uso de sentencias SQL. Adicionalmente en
esta consulta podrás generar también reportes vía formato utilizando los comandos y
campos del editor de formatos tradicional.

Administrador de hojas fiscales y financieras (.XLS)

Con el fin de disponer de todas las hojas fiscales y financieras que provee el sistema, se
incluyó en esta versión un Administrador en el que se agrupan y enlistan los diferentes
archivos en formato .XLS. Adicionalmente, podrás añadir más hojas de las que por
omisión proporciona el sistema. Recuerda que mediante la Barra de Herramientas Aspel-
COI adicionada en Excel®, puedes generar reportes y posteriormente añadirlos a este
Administrador para su rápida ubicación y consulta en Aspel-COI.
Herramientas Aspel-COI para Excel®

Con el objetivo de facilitar la creación de reportes en Excel® utilizando los datos de tu

empresa, al instalar Aspel-COI se agregará automáticamente en Excel® una barra de
herramientas denominada Herramientas Aspel-COI, la cual te permitirá diseñar
rápidamente reportes financieros y fiscales pudiendo interactuar en línea con el sistema,
es decir, obtener información directamente de Aspel-COI.

Función @ACTIVO

Para facilitar la obtención de información mediante el uso o aplicación de funciones y

fórmulas en las hojas de cálculo (Excel®) se añadió la función @Activo, la cual servirá
para obtener información de un activo en particular mediante la utilización de parámetros
o sufijos. Para mayor información consulta el ayuda electrónica.

Traspaso automático de saldos

Ahora el traspaso de saldos se podrá realizar de manera automática, esto mediante la

activación del parámetro de configuración «Traspaso automático», de esta forma,
inmediatamente después de registrarse un cambio en un periodo determinado se realizará
un traspaso automático de saldos, el cual iniciará desde el periodo donde se realice dicho
cambio hasta el periodo actual de trabajo. Posteriormente podrás consultar en el nuevo
Administrador de periodos el estatus del periodo, es decir, si requiere o no traspaso.

Interfaz con Aspel-SAE 4.0

Se implementaron mejoras en el proceso de generación de pólizas, de tal forma que, la

interfaz no sea necesariamente vía un archivo, es decir, mediante pólizas modelo, sino
que al momento de generarlas y guardarlas se afecte directamente la base de datos de
Aspel-COI. La interfaz en línea está disponible solamente con Aspel-SAE 4.0 y la interfaz
vía pólizas modelo estará disponible a partir de las versiones 2.5 de Aspel-SAE o
posteriores.

Módulo de Perfiles de usuarios

Ahora los sistemas de la línea Aspel COI, NOI, PROD, SAE, BANCO cuentan con un
módulo de perfiles de usuario con interfaz común, es decir, al dar de alta un usuario no
importando desde que sistema Aspel se haya agregado, éste quedará disponible para
todos los sistemas, lo único que deberás definir en cada sistema son los perfiles o
permisos que el usuario tendrá dentro del mismo.

Traductor de datos de Aspel-COI versiones 4.0 y 5.x

Para la compatibilidad con las bases de versiones anteriores, se incluye un traductor el

cual se ejecutará de manera automática al abrir una base de datos creada con una
versión anterior a Aspel-COI 6.0 y te permitirá traducir información de:

 Parámetros del sistema

 Archivos de datos
 Perfiles de usuarios

Como ya se mencionó, ahora las bases de datos se generan por omisión en formato
Firebird®, por lo que al traducirlas se estructurarán automáticamente en dicho formato.

Exportación de consultas a formato Palm®

Podrás exportar la información de las principales consultas disponibles en los sistemas

Aspel a formato Palm®, las cuales podrás almacenar y consultar a través del programa
Aspel-DB en tu dispositivo móvil compatible con Palm®.

Infoweb: Publicación de información en Internet

El servicio Infoweb, es una aplicación que está integrada en Aspel-NOI y Aspel-COI y que
próximamente se incluirá en los demás sistemas de la línea Aspel con la finalidad de
permitir publicar en Internet la información generada en dichos sistemas (consultas,
estadísticas y reportes dependiendo del sistema), así como otros archivos de diferentes
formatos (html, gif, jpg, pdf, entre otros.) que pueden ser enviados al sitio Web de la
empresa desde los sistemas Aspel.

Con la información generada en cada uno de los sistemas Aspel, podrás armar tu página
de Internet previa contratación de este servicio en aspel.com, publicando la información
más relevante de tu empresa, clasificándola y/o publicándola según las áreas
administrativas de tu organización, por ejemplo: Contabilidad «COI», Inventarios «SAE»,
Recursos Humanos «NOI», Producción «PROD», entre otros, para la toma de decisiones.

Generales
Facilita el control de la información contable y de los activos fijos de tu negocio (este
programa es óptimo para empresas pequeñas y medianas).Se puede Copiar y Pegar
información con las opciones homónimas del menú Edición y en algunas funciones,
arrastrar los valores con el ratón, para colocar el dato en el campo que corresponde.

Facilita la captura de información, procesamiento de la misma y la obtención de los

Reportes financieros más importantes: Balanza de comprobación, Diario general, Libro
mayor, Auxiliares mensuales y anuales, Operaciones con terceros y Balanza anual.
Cuentas con ocho catálogos principales: Cuentas, Cuentas departamentales,
Departamentos, Pólizas, Activos, Tipos de activo, Monedas, y Conceptos de pólizas por
empresa.

Se puede localizar rápidamente un registro en particular o seleccionar información de un

mismo tipo, gracias a los procesos de Búsqueda y Filtrado.

Te ofrece cinco Catálogos de cuentas predefinidos, los cuales se adaptan a los giros más
comunes en México, pudiendo diseñar tu propio catálogo de cuentas.

La afectación a través de las Pólizas es inmediata, de manera que se actualizan los

saldos de las cuentas del nivel especificado y superiores.

El manejo de cuentas se puede organizar por Departamentos (Centros de costos) para

que las afectaciones a través de las pólizas se asignen a los departamentos que las
originaron.

Se pueden utilizar varias opciones para la numeración de tus pólizas (secuencial por tipo,
secuencial con folio único o asignada por el usuario).

Permite la generación de pólizas repetitivas con formatos diseñados por ti, manejando
Pólizas modelo. Con este proceso también podrás guardar pólizas pendientes de ser
contabilizadas.

Ajuste de periodos

Permite el ajuste de periodos anteriores al actual, sin que se descuadre la contabilidad.

Respaldo de archivos

Facilita el mantenimiento y respaldo de los archivos de datos.

Interfaces

Para mantener una comunicación completa que ahorre tiempo de captura y evite errores,
se puede trabajar en conjunto con los demás sistemas de la línea: Aspel-BANCO, Aspel-
CAJA, Aspel-NOI y Aspel-SAE, para contabilizar toda la información de la empresa.

Copiado especial

Desde las consultas o catálogos se pueden realizar copiados especiales (copiar

información al portapapeles) para utilizar la información en otras aplicaciones Windows®.

Vínculos dinámicos

Se puede establecer un vínculo a la Hoja de Cálculo en Windows® de tu preferencia

como Excel®, a través del Copiado especial. Esta funcionalidad sólo se podrá realizar en
el catálogo de cuentas.
 Referencias

Pérez Chávez, J. y Pérez Chávez, J. (2018). Contabilidad electrónica y su envío a través

del portal del SAT (3ª ed.). (pp. 29-47). México: Tax Editores Unidos.

Santillana González, J. R. (2020). Manual práctico de contabilidad: elementos para su

elaboración (1ª ed.) (pp. 41- 57). México: IMCP.

Equipo editorial, Etecé. (2023). 10 Características de la Información

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