Propuesta para La Preservación Digital Sostenible Desde La Normat

Universidad de La Salle
Ciencia Unisalle
Maestría en Gestión de la Información Departamento de Estudios de Información

Documental
2023
Propuesta para la preservación digital sostenible desde la

normatividad y legislación colombiana
Mayra Alejandra Bustos Ríos
Universidad de La Salle, Bogotá, mbustos20@unisalle.edu.co
Alba Catalina Cabrera Carranza

Universidad de La Salle, Bogotá, acabrera88@unisalle.edu.co
Eiser Elena Rengifo Reyes

Universidad de La Salle, Bogotá, erengifo62@unisalle.edu.co
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Citación recomendada
Bustos Ríos, M. A., Cabrera Carranza, A. C., & Rengifo Reyes, E. E. (2023). Propuesta para la preservación
digital sostenible desde la normatividad y legislación colombiana. Retrieved from
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Propuesta para la preservación digital sostenible desde la normatividad y legislación
colombiana
Mayra Alejandra Bustos Ríos
Alba Catalina Cabrera Carranza
Eiser Elena Rengifo Reyes
Maestría de Gestión de Información Documental, Escuela de Humanidades y Estudios

Sociales, Universidad de la Salle
Monografía de grado
Doctor Nelson Javier Pulido Daza
2023
Pautas para la Preservación Digital Sostenible – PPREDIS 2
Notas de autor
Este trabajo fue realizado con el apoyo de los profesores del programa de Maestría en
Gestión de Información Documental de la Escuela de Humanidades y Estudios Sociales.
Cualquier inquietud respecto a este documento de investigación debe ser remitida al
programa Maestría en Gestión de Información Documental de la Universidad de La Salle, Bogotá
D.C., Colombia.
Hoja de evaluación
Agradecimientos
Al culminar este proceso de aprendizaje expresamos a Dios y a la vida por la oportunidad
de trascender un peldaño más en nuestra preparación profesional; sin duda, esta ha sido el
cúmulo de sacrificios en la vida personal y laboral que con la ayuda divina hemos superado a fin
de culminar esta monografía de grado.
De igual forma, es inevitable agradecer a nuestras familias dado que, desde el primer
momento, han sido fieles a cada compromiso y a cada reto que en el desarrollo de esta maestría
hemos tenido que afrontar; son ellas quienes han vivido cada esfuerzo entregado y cada
satisfacción cumplida en cada uno de los semestres.
A nuestro equipo de compañeras de monografía, que desde el inicio ha realizado un
trabajo cohesionado, hoy materializado paso a paso como un aporte mancomunado de todo lo
aprendido en el presente manuscrito, reflejo del esfuerzo y consagración enfocado a un mismo
fin.
Por último, un agradecimiento a todo el cuerpo de docentes y en especial, a nuestro tutor
Nelson Javier Pulido Daza, verdaderos orientadores en todo este proceso de aprendizaje y de
crecimiento profesional, porque han dado todo de sí para traernos hasta este momento final, en
busca de culminar un proceso más en nuestra formación superior con tan anhelado título de
maestría de nuestra prestigiosa Universidad de la Salle.

Dedicatoria
Dios y familiares.
A Dios por concedernos la gracia y la salud para poder afrontar y culminar este proceso
de aprendizaje.
A nuestras familias por ser ellas el motor que nos ha dado fortaleza para no desfallecer
en los movimientos más álgidos en este camino recorrido.

Tabla de contenido
Resumen 8
Abstract 9
Introducción 10
1. Capítulo I. El problema de investigación 11
1.2 Objetivos 18
1.2.1 Objetivo general: 18
1.2.2 Objetivos específicos: 18
1.3 Justificación 19
2 Capítulo II: Marco teórico 20
2.1 Antecedentes de investigación 21
2.2 Estado del arte 24
2.3 Categorías conceptuales 36
2.4 Marco legislativo y normativo 45
3 Capítulo III: Marco metodológico 46
3.1 Enfoque de investigación 46
3.2 Tipo de investigación 48
3.3 Método de investigación 49
3.4 Técnica de investigación 49
3.5 Instrumento 50
3.6 Fases de la investigación: 52

4 Capítulo IV: Análisis y discusión de resultados 54
5 Capítulo V: Requisitos para la preservación digital sostenible 71
5.1 Introducción 71
5.2 Objetivo 75
5.3 Alcance 75
5.4 Estructura de la propuesta 75
6 Conclusiones 89
7 Recomendaciones 92
Bibliografía 93
Anexo 1. Marco legislativo y normativo 99
Tabla No 1. Marco legislativo 99
Tabla 2. Marco normativo 102
Tabla 3. Documentos regulatorios 108
Anexo 2. Validación de instrumento 109
Anexo 3. Instrumentos de observación del objetivo específico 1, análisis consolidado 114
Anexo 4. Instrumento de recolección de información objetivo específico 2 134

Resumen
Debido a la emergencia sanitaria se aceleró el uso de herramientas tecnológicas
produciendo un crecimiento exponencial de documentos digitales, los cuales se crearon sin tener
en cuenta criterios de almacenamiento, dejando de lado, la seguridad de la información en su
autenticidad, veracidad, integridad y fiabilidad. Así, las herramientas tecnológicas se convirtieron
en una necesidad para comunicarnos en cada uno de los ámbitos de la vida humana,
aumentando el uso de la energía y red de internet, todo esto en contra de una adecuada
sostenibilidad. En virtud de tal realidad, esta propuesta busca mantener o disminuir la huella
energética, que genera el uso de la tecnología aplicada a la preservación a largo plazo, y así
contribuir con un internet verde, reduciendo la contaminación energética sin dejar de lado la
gestión documental, como herramienta para el cumplimiento de las normas de transparencia y
acceso a la información. Mediante un enfoque cualitativo de tipo descriptivo comparativo, bajo el
método de investigación documental, se busca que su ámbito de aplicación sean las técnicas de
análisis de contenido y finalmente, utilizar una matriz de análisis como instrumento para el
alcance de los resultados propuestos a través del análisis de la preservación digital sostenible
desde la normatividad y legislación colombiana y así comparar las buenas prácticas a fin de
aplicarse en la propuesta los requisitos de la legislación y la normatividad colombiana hacia la
preservación digital sostenible.
Palabras clave: Gestión documental, preservación digital, sostenibilidad, normatividad

Abstract
Once the health emergency took place, the use of technological tools accelerated, producing an
exponential growth of digital documents, which were created without taking into account storage
criteria, leaving aside the security of the information in its authenticity, veracity, integrity and
reliability. Consequently, technological tools became a necessity to communicate in each of the
areas of human life, increasing the use of energy and the Internet, all of this against adequate
sustainability. Faced with this reality, this proposal seeks to maintain or reduce the energy
footprint generated by the use of technology applied to long-term preservation, and thus
contribute to a green internet, reducing energy pollution without neglecting document
management, such as tool for compliance with the rules of transparency and access to
information. Through a qualitative approach of a comparative descriptive type, under the
documentary research method, it is sought that its scope of application are content analysis
techniques and finally, use an analysis matrix as an instrument for the scope of the proposed
results through the analysis of sustainable digital preservation from Colombian regulations and
legislation and thus compare good practices in order to apply in the proposal the requirements of
Colombian legislation and regulations towards sustainable digital preservation.
Keywords: Document management, digital preservation, sustainability, regulations

Introducción
La presente investigación analiza los sectores económico, social, cultural y educativo,
como aporte a la búsqueda de nuevas alternativas e ideas a fin de identificar una herramienta
para la preservación digital sostenible en Colombia, desde el examen al desarrollo de su
normatividad y legislación. Cabe indicar que, en lo social, la preservación digital después de la
pandemia es una preocupación inmediata para la comunidad, si bien es cierto que, se generaban
documentos digitales, la pandemia aumentó la producción de estos, ya que la sociedad no estaba
preparada para vivir y asumir las consecuencias suscitadas.
Con la aparición de nuevas herramientas tecnológicas y ante la necesidad de encontrar
una forma más efectiva para la conservación de los documentos, se han abierto las puertas al
mundo digital, hallando los medios necesarios para la digitalización del documento desde el
momento mismo de su creación, generando canales que faciliten su clasificación, conservación
y consulta.
El propósito es estandarizar y mejorar la calidad de la información y facilitar tanto la
recuperación como el intercambio de esta por lo que es de destacar la importancia que tiene la
normalización de la implementación de los medios digitales para la conservación de los
documentos. Así, una de las justificaciones más acertadas para optar por la digitalización de los
documentos es obtener como producto final, el fácil acceso de los usuarios reduciendo
ostensiblemente el tiempo que se requiere para la búsqueda, otro valor agregado es la seguridad
de la información con mejores niveles de calidad que protegerán la integridad de los documentos.
Bajo esa perspectiva, mediante el diseño de una propuesta de preservación digital
sostenible desde la normatividad y legislación colombiana y acudiendo a la revisión documental

fundamentada en las teorías de Heredia, A. (1991), Márdero, M. (2013), Térmens, M. (2009),
Archivo General de Nación - AGN y la Unesco, el estudio conduce a la estructuraron de cinco
estrategias que aportan al desarrollo y gestión de los documentos electrónicos, desde su
planeación hasta su disposición final y en los que se contemplan los documentos nativos
electrónicos y análogos digitales, bajo previo análisis en un marco teórico y la normatividad
establecida en Colombia.
1. Capítulo I. El problema de investigación
1.1 Planteamiento del problema
La preservación digital conceptualmente es: “un conjunto de acciones y estándares
aplicados a los documentos durante su gestión para garantizar su preservación en el tiempo,
independientemente de su medio y forma de registro o almacenamiento” (Archivo General de la
Nación, 2014); se considera que actualmente se está viendo afectada por diferentes factores
tanto económicos, técnicos, organizacionales y ambientales que amenazan la sostenibilidad de
la misma.
Este proceso es relativamente nuevo, impactando directamente a los profesionales de la
información, los cuales deben acoplar su conocimiento del manejo de documentos físicos a los
documentos digitales. Cada uno de los países en el mundo ha vivido esta transformación de
forma diferente, entonces vamos a mencionar algunos, que aportan puntos de vista a la
investigación:
En una investigación sobre preservación digital en China se abarca varios temas, en
primera instancia se basa en el modelo OAIS, en segunda instancia toma como referencia la
Digital Preservation Coalition (DPC) del Reino Unido, donde define y enfoca la preservación
digital como la forma de evitar fallos en el almacenamiento de información digital debido a los
medios de almacenamiento y cambios tecnológicos, de modo que se pueda acceder a la
información y a las actividades de preservación digital, además la divide en tres tipos:
preservación de larga duración, media duración y duración corta que se asemejan a las fases
del archivo: histórico, central y gestión.
Mientras otra investigación en Barcelona (España), afirma que la preservación digital, no
es únicamente del área de la informática o ciencias de la información, sino transversal a todos
los documentos electrónicos o digitales que se generen, donde se hace necesaria una adecuada
planeación para su producción, gestión y preservación digital a largo plazo. Esta aporta al tema
de investigación, pues elabora una propuesta de preservación digital, basado en la norma OAIS,
que permite el desarrollo en forma eficaz y eficiente.
A este respecto, algunos factores de reflexión subrayan aspectos como:
Las administraciones o empresas que ya han incorporado trámites administrativos
enteramente electrónicos se ven, muchas veces, obligadas a llevar un sistema de
gestión documental mixto. Allí, la base de datos debe controlar tanto los documentos
nacidos electrónicamente como los documentos en papel, para poder identificar y
recuperar los documentos pertinentes producidos antes y después de la implantación
de la administración electrónica. (Giménez Chornet, 2014, p. 136).
Según Greenpeace (2017), EE.UU., la huella energética de los grandes operadores de
los centros de datos, sitios web, aplicaciones más populares del mundo, el internet y su
ecologización en la nube genera un rastro en el sector de las Tecnologías de la Información, a
través de la electricidad mundial utilizada para el tráfico de internet, es por esto que se convierte
en un tema cada vez más importante, para contribuir con un internet verde, reduciendo la
contaminación energética.
Las buenas prácticas utilizadas en Portugal son diseñadas a partir del trabajo que vienen
realizando la universidad de Minho junto a los archivos nacionales de este país; ya que para
estas instituciones prevalece la importancia en cada uno de los documentos que se encuentran
en formato electrónico y su interacción con la gestión archivística con el fin de garantizar su
preservación digital a largo plazo, basado en su producto final en la elaboración de la génesis
Repository of Authentic Digital Objects (RODA), bajo las siguientes variables que fueron premisas
en su estructura:
En primer lugar, la relación existente en los estándares que emiten lineamientos sobre la
preservación digital como la OAIS, METS, PREMIS y EAD; en segundo lugar, según París Folch
(2018) conceptúa, es identificar la interfaz que permite emular cada una de las tareas
relacionadas con la gestión electrónica; en tercer lugar, estructurar el repositorio de acuerdo con
los parámetros de seguridad y fiabilidad, permitiendo así la integridad de los objetos digitales allí
contenidos; por último, la automatización en concordancia con la preservación digital identificada
en la entidad.
En la arquitectura RODA emplearon herramientas y tecnologías como Open LDAP,
Jhove, ImageMagick, GStreamer, PhpMyAdmin y Apache Lucene que buscan mejorar su
interacción en el ámbito de su aplicación.
Para Unesco/UBC (2012), si un repositorio digital es fiable, su información es auténtica;
permitiendo el acceso en el momento y tiempo real, basado en la aplicación de sus atributos que
permiten describir su funcionalidad y de información para la adecuada preservación y acceso a
los documentos digitales registrados y administrados en el repositorio, así mismo por intermedio
del Archivo Nacional de Estados Unidos- NARA, permite establecer pautas y criterios para avalar
los diferentes repositorios digitales tomando como base la norma OAIS, en este caso se creó un
checklist para su verificación siendo punto principal sin dejar a un lado que los recursos
tecnológicos son importantes para su administración en los repositorios.

En Lynch (2003), la estructura del repositorio se basa de acuerdo con la organización de
la empresa, según su misión y función, que este permita una clara orientación para la
preservación, administración, gestión y acceso de la información digital, por lo tanto, según
Hernández-Pérez & García-Moreno (2013), deben estructurar dentro del proceso, su política y
documentos mediante sus procedimientos, la funcionalidad y que este sistema cumpla con las
expectativas de la alta gerencia para la satisfacción de las necesidades de los usuarios. Por
último, este sistema de información digital – repositorios no puede dejar a un lado la proyección
de la preservación a largo plazo de la información registrada y que se encuentra bajo su custodia
en caso de presentar alguna falla, caída de la red, problemas tecnológicos presentados en el
repositorio de la organización.
En Latinoamérica se ha venido trabajando en la legislación sobre documentos
electrónicos y firma digital, lo cual viene generando en opinión de Marín Agudelo (2011), una
modernización en las organizaciones especialmente del Estado, con el objetivo central de
mejorar la comunicación con los ciudadanos, por medio de los servicios de información y
documentación.
Entre tanto, el problema de la sostenibilidad en la preservación digital a largo plazo es un
tema de larga data, donde los costos de no actuar al respecto generan pérdidas a diferentes
niveles como material, cultural y ambiental, es allí, donde la economía y la tecnología influyen en
la problemática en las organizaciones, evidenciando un alto nivel de inseguridad frente a la toma
de decisiones relacionadas con la preservación digital a largo plazo.
De igual forma, en Brasil se creó la Red Brasileña de Servicios de Preservación Digital -
Red Cariniana en el 2013, a raíz de la necesidad de crear un servicio de preservación digital de
documentos electrónicos brasileños en el IBICT - Instituto Brasileño de Información en Ciencia y
Tecnología; su objetivo es promover el uso de herramientas de preservación digital en el país,
por lo tanto, es un caso de éxito digno de ser analizado para el desarrollo de la presente
investigación.
En los años noventa la Ciudad de México a través de un grupo de universidades
norteamericanas, crearon el CPA denominado como el “Consorcio de Preservación Digital”,
Digital Preservation Consortium –DPC. Commission on Preservation and Access. (1996), este
consorcio tiene como objetivo desarrollar el uso y la utilidad de la tecnología digital con objeto de
preservar e implementar el acceso a obras intelectuales de importancia nacional e internacional.
Voutssás, M. (2012).
Cabe indicar igualmente lo que ocurre en Iberoamérica en materia archivística:
Con respecto al desarrollo actual del conocimiento de la ciencia y la práctica
archivística en la región iberoamericana, puede afirmarse que –comparativamente–
todavía estamos lejos del desarrollo que tienen en términos generales Estados Unidos,
Canadá, o la Europa no ibérica. El desarrollo de la investigación y la práctica
archivística en esos lugares en las últimas décadas es sin duda muy importante y no
tiene parangón. No obstante, también puede afirmarse que no estamos en una
situación totalmente desventajosa. El avance del conocimiento en cuanto a la teoría y
práctica archivística en Iberoamérica no es pequeño y cuenta con elementos visibles
de desarrollo. Es notorio el crecimiento de publicaciones archivísticas en la región en
términos de cantidad y calidad en los últimos años, lo cual es un signo inequívoco de
que este rubro de la disciplina no está desatendido. Al igual que en otras regiones, es
notorio el aumento de la proporción de otros temas –teoría archivística, tecnologías,
transparencia y gobierno abierto, nueva función social de los archivos, etc. con
respecto a la práctica archivística. Esto habla de una distribución más balanceada de
las temáticas en las que se publica en la región, al igual que en otras latitudes.
(Voutssás, 2016, p. 35)
Por medio de la norma ISO 14721:2003, se obtuvieron elementos donde se determinaron
las diferentes funcionalidades y requisitos concisos en la preservación digital y el resguardo de

información, identificando sus atributos y herramientas como su calidad que contempla las
funcionalidades que están definidas dentro del modelo OAIS, como la funcionalidad de la
infraestructura para el proceso de preservación digital. Universidad Nacional Autónoma de
México. (2020).
En Colombia, según el Decreto 2609 de 2012, se observa la necesidad de identificar los
elementos requeridos para la preservación digital sostenible, es decir, el uso de documentos
electrónicos y nativos electrónicos, a su vez es necesario identificar según el formato en que se
encuentre la información acorde a su tamaño; al respecto Márdero, M. (2013), comenta que la
preservación digital comprende todas las actividades que aseguren la accesibilidad,
almacenamiento a largo plazo e interpretación de contenidos representados digitalmente en el
momento que sea necesario.
Ante la necesidad existente en preservar los documentos digitales con relación a las
publicaciones de políticas realizadas por intermedio del Ministerio de Cultura y del Archivo
General de la Nación, se percibe la escasa importancia que se le ha dado a la preservación a
largo plazo en Colombia por las diferentes entidades e instituciones que tienen bajo su
responsabilidad el acopio de la información de forma digital; quizá por ser un tema reciente en el
contexto colombiano que hasta el momento se está priorizando, por la escasa normalización de
modelos o estándares reglamentados por parte del ente rector a nivel Colombia, el Archivo
General de la Nación, se está evolucionando dada la escasa formación de profesionales en la
archivística y su vinculación a cargos de coordinación de los archivos de las instituciones del
país, o bien porque la centralización de estos profesionales en actividades de elaboración de
instrumentos archivísticos tradicionales para la valoración documental o la gestión documental
sin profundizar en los aspectos tecnológicos aplicados a los archivos, exige avanzar frente a la
formación en el área.
Basados en Sáenz, G. (2019) y consecuente con estas hipótesis, se realiza la indagación
y búsqueda de las normas aplicables en Colombia sobre preservación digital para comprender
los aspectos archivísticos y tecnológicos que, desde la norma, deben aplicar las instituciones
reguladas por la Ley General de Archivos, para dilucidar las necesidades en materia de
reglamentación de modelos de preservación a largo plazo para Colombia.
Así mismo, MinTIC. (2019), se presenta en un momento de revolución liderada por las
nuevas Tecnologías de la Información y las Comunicaciones, permitiendo la captura, gestión,
cierre y archivo del expediente electrónico, almacenamiento hasta la posible destrucción de la
documentación, todo esto, acompañado de la retención y disposición final. Posterior a ello, la
preservación de la información se basa en las normas vigentes y de las instituciones encargadas
en materia archivística. De manera que, permita la puesta en marcha de diversos sistemas de
información para el almacenamiento de información electrónica garantizando autenticidad,
integridad, veracidad y fiabilidad.
Es de resaltar que los documentos en entorno electrónico no se pueden presumir de
originales o que una copia es fiel de su original, es por ello, que deben generarse mecanismos
de autenticidad e integridad, permitiendo así la prolongación de la documentación dentro del ciclo
de vida del documento electrónico.
Como consecuencias encontradas de uno de los ámbitos de la presente investigación, es
la intoxicación en la gran cantidad de información producida y que esta dificulta la sostenibilidad
de la preservación digital, se presta para actos de corrupción y no transparencia, abuso de
confianza, reflejado en las diferentes actividades diarias por parte de los funcionarios,
propiciando acciones indebidas a realización de procesos, en el mal uso de los datos en la
organización y la eliminación o pérdida de la información.
De tal forma que transcurrido los años, el Archivo General de la Nación dentro de sus
iniciativas y propuestas ha iniciado el proceso de implementación de la preservación digital a
partir de normas existentes para garantizar la conservación del patrimonio documental digital en
nuestro país colombiano; no obstante, aún en el Archivo General de la Nación, como garante de
la política archivística en Colombia, aún no se han diseñado estándares y/o modelos de

preservación digital normalizados, como por ejemplo el modelo Open Archival Information
System (OAIS) (International Organization for Standardization, 2012), normatividad que es
aplicable a la preservación de los documentos electrónicos o digitales de archivo, lo que deja a
las instituciones públicas como las encargadas de definirlas y aplicarlas en la estructuración de
su sistema integrado de conservación, poniendo en riesgo la preservación del patrimonio
documental digital.
Pues los archivos están a cargo de funcionarios que, en su mayoría, no poseen la
formación profesional adecuada, además, la integración de los archivos a los ambientes
tecnológicos está a cargo de profesionales de otras áreas diferentes a los archivistas. (Sáenz,
G. 2019).
¿Cuáles son las categorías que deben considerarse para una propuesta de preservación
digital sostenible en Colombia?
1.2 Objetivos
1.2.1 Objetivo general:
Diseñar una propuesta de preservación digital sostenible desde la normatividad y
legislación colombiana.
1.2.2 Objetivos específicos:
1. Analizar la preservación digital sostenible desde la normatividad y legislación colombiana.
2. Comparar buenas prácticas en preservación digital sostenible.
3. Integrar en una propuesta los requisitos presentes en la legislación y la normatividad
colombiana para la preservación digital sostenible.

1.3 Justificación
La preservación digital es uno de los procesos de la gestión documental y está
conformada por un conjunto de actividades archivísticas y tecnológicas, como procedimientos
estratégicos de planeación, clasificación, selección, acceso a los documentos electrónicos,
formatos, metadatos y repositorios digitales, que muestran la necesidad de priorizar los niveles
de ejecución e implementación de sistemas integrados de conservación por parte de todas las
entidades que tienen a su cargo la preservación de la información. (Archivo General de la Nación,
2017)
La presente investigación analiza los sectores económico, social, cultural y educativo,
para el aporte de nuevas herramientas e ideas que buscan identificar una herramienta como
propuesta para la preservación digital sostenible en Colombia, desde su normatividad y
legislación desarrollada; en lo social, la preservación digital después de la pandemia es una
preocupación inmediata para la comunidad, si bien es cierto que, se generaban documentos
digitales, la pandemia aumentó la producción de estos, ya que la sociedad no estaba preparada
para vivir y asumir las consecuencias que se suscitaron.
En la creación de documentos electrónicos y nativos electrónicos por parte de los
funcionarios de las organizaciones, usuarios o clientes externos se demostró la ineficacia de los
sistemas de información para custodiar apropiadamente los documentos, al igual que la falta de
mecanismos, lineamientos, procesos y procedimientos para generación, gestión y trámite de los
documentos en estos soportes; además del acceso a la información, esta investigación busca
mitigar esta consecuencia. En lo económico, se ve impactado por la preservación digital
sostenible desde varios aspectos; en primer lugar, como se evidencia en el ámbito social,
reflejado en el aumento de documentos digitales como producto de un alto crecimiento del gasto
energético en los hogares, por el uso de equipos tecnológicos, wifi e internet (banda ancha); en
segundo lugar, la obsolescencia, la obsolescencia programada de la tecnología (hardware y
software); en tercer lugar, los costos de almacenamiento en la nube, la adquisición de servidores

con la capacidad suficiente para albergar la información que crece exponencialmente, visto
actualmente en la emergencia sanitaria causada por el Covid-19 a nivel mundial.
Así mismo, la cultura digital, es el conjunto de costumbres y comportamientos creados a
raíz de la relación existente con la tecnología, este nuevo universo de comunicación es
«simultáneamente productor de una red de nuevas sociabilidades donde las relaciones sociales
se materializan a través de prácticas digitales de interacción con los dispositivos, sistemas
informáticos, contenidos, y otros usuarios» (Amaral, Carriço Reis, Lopes y Quintas, 2017, p. 110).
Por último, la sociedad y los medios electrónicos interactúan entre sí, para satisfacer sus
necesidades en forma ágil y oportuna, por medio de los requerimientos a las diferentes
organizaciones y por último en la educación, se resaltan los diferentes cambios para adaptar una
adecuada metodología o herramienta, esto conlleva a adquirir nuevas habilidades y destrezas
entre los docentes y la orientación a los estudiantes. El uso de plataformas educativas, la
creación de documentos electrónicos muestra una sociedad encaminada a la transformación
digital, la cual debe ser sostenible desde su inicio.
2 Capítulo II: Marco teórico
La preservación digital como parte fundamental en la conservación de la información,
contribuye a la gestión de los documentos electrónicos, teniendo en cuenta las diferentes normas
disponibles diseñadas para su aplicación, lo cual requiere efectuar el respectivo análisis y estudio
en su ejecución e interacción, dándole más rigurosidad en los diferentes sectores como
económico, social, educativo y cultural, para el diseño de una propuesta de preservación digital
sostenible desde la normatividad y legislación colombiana.

2.1 Antecedentes de investigación
Para el desarrollo de la investigación se han tomado en consideración los siguientes
trabajos de grado.
Según Ferreras, T. (2010). Titulado “Preservación digital en repositorios institucionales
GREDOS”, cuyo objetivo fue analizar la Gestión del Repositorio Documental de Salamanca,
Además, teniendo como precedente a tres teóricos representativos frente al tema, Waller, M., y
Sharpe, R. (2006)., Sánchez, S., & Melero, R. (2006) y Lynch, C. (2003). A través de la
metodología cualitativa, proporcionó un diseño para el plan de preservación digital en la Gestión
del Repositorio Documental de Salamanca – GREDOS, de acuerdo con los aspectos técnicos y
poniendo en práctica la gestión diaria del mismo, siendo una experiencia representativa frente al
análisis de la gestión de un repositorio documental en Colombia.
No obstante, el trabajo realizado por Bote, J. (2012). Titulado “Propuesta de un modelo
de preservación digital para pequeñas y medianas instituciones sanitarias”, el cual tiene como
objetivo proporcionar la estandarización de la preservación digital, sus teóricos representativos
a Wentzel, L. (2006)., Conway, P. (1994)., Mellor, P., Wheatley, P. & Sergeant, D. (2002). y John,
J. (2008), se apoyaron en la metodología de investigación cualitativa, para la adopción de
estándares, mapa de necesidades e interpretación de datos, representados en un modelo de
preservación digital; que permite conocer para la investigación, los elementos de identificación
de necesidades frente a la preservación digital en las instituciones en cuanto a los diferentes
tipos de paquetes de información como lo son: Paquete de Información de Archivo (Archival
Information Package) (AIP); Paquete de Información de la Submisión (SIP) y Paquete
Información de Diseminación (Disseminated Information Package) (DIP).
Es el caso de Alcoba, M. (2012). Titulado “Mantenimiento y conservación de colecciones
de libros electrónicos en las bibliotecas de la Universidad de Salamanca”, cuyo objetivo es
encontrar soluciones a posibles amenazas, encontrar estrategias y guías de buenas prácticas,
razón por la cual, a Cordón, J., Carbajo, F., Gómez, R., & Alonso. J., (2012), Cordón, J. (2010),
y Gutiérrez L. (2010), bajo una metodología de investigación cualitativa, determinaron los criterios
necesarios para el mantenimiento y la preservación digital, permitiendo conocer los parámetros
necesarios para la preservación digital la cual es objeto de estudio. Sant9Ema Sant9EMA
Posteriormente, García, E. (2018). Titulado “Programa de reciclado de desechos
tecnológicos en la Universidad de Huánuco (UDH) y reducción del impacto ambiental en la
localidad de Huánuco”, cuyo objetivo es diseñar el programa de reciclado de desechos
tecnológicos de la universidad, sus teóricos representativos a Bethany Leigh & Allen Leigh,
(2011), Castán, A. (2007) y Fernández, G. (2007), en el desarrollo de su metodología de
investigación cualitativa, identificar los mecanismos para la interacción entre los procesos de
reutilización, recuperación y reciclaje con la finalidad de realizar proyectos de gestión, aportando
a la investigación mecanismos de diseño, interacción y retroalimentación de los procesos.
De otra manera, el trabajo desarrollado por Machado, H. (2018). Titulado “Auditoria de
repositórios arquivísticos digitais confiáveis UMA análise das normas ISO 14721 e ISO 16363”,
el cual tiene como objetivo analizar y recopilar información con relación al modelo funcional OAIS
en el contexto archivístico, sus teóricos representativos a Flores, D., (2016), Innarelli, (2011), y
Márdero, M., (2004) que a través de una metodología de investigación cualitativa aplicada se
delimitaron los requerimientos necesarios para el desarrollo de una auditoría en los diferentes
repositorios digitales de manera confiables, tomando como referente los criterios que se deben
tener en cuenta frente a la preservación digital en los diferentes repositorios archivísticos.
Por un lado, se identificó el trabajo realizado por Tang, Z. (2019). Titulado “El estado de
la cognición de la preservación digital china y sus problemas y contramedidas”, la cual tiene como
objetivo conocer el estado actual de las políticas y estrategias de preservación de recursos
informativos digitales en China, bajo una metodología de investigación cuantitativa, los teóricos
más representativos frente al tema, Kwong, M., (2013)., Huang X., & Bi G., (2009). y Cruz M., &
Díez, C., (2015), se dio a conocer los diferentes avances en China referente a la preservación
desde el enfoque científico y legislativo, aportando una percepción diferente, frente a la
preservación digital desde el ámbito económico, social y cultural.
Después, el autor Rangel, E. (2019). Titulado “Propuesta de fortalecimiento al proceso de
preservación digital en el Archivo General de la Nación de Colombia, solución basada en
arquitectura empresarial”, cuyo objetivo fue identificar las buenas prácticas, asegurando la
autenticidad, integridad y disponibilidad, proponiendo métodos y técnicas para la preservación
digital y, además, teniendo como precedente la investigación de Cruz, L. (2017). Garcia, J. (s.f.).
y Voutssás, J., & Amozorrutia, A. (2014); utilizando una metodología de investigación cuantitativa,
la cual obtuvo como resultado la identificación e integración de estándares a través de la práctica
de la arquitectura empresarial y los retos de fortalecimiento institucional para la preservación
digital, siendo base para el inicio del proyecto de investigación que se pretende desarrollar frente
a la arquitectura empresarial, aplicada en la preservación digital.
Desde otra perspectiva, el trabajo realizado por Montoya, E. (2020). Titulado “Guía de
aplicación de seguridad de la información en los Planes de Preservación Digital a Largo Plazo -
PPDL en las entidades públicas colombianas”, cuyo objetivo fue identificar los aspectos de
seguridad, planes de seguridad, procedimientos y lineamientos sobre el tema, por medio de
algunos teóricos representativos como Medina. D., Noguera. D. (2019)., Archivo General de la
Nación de Colombia (2019) y el Instituto Colombiano de Normas Técnicas (2013), en su
metodología de investigación cuantitativa aplicada, su resultado obtenido fue integrar la
preservación digital y la seguridad de la información, por medio de técnicas de seguridad
avanzadas, aportando esto a la importancia de interrelacionar la seguridad de la información con
los procesos de preservación digital.
En lo que corresponde a la preservación digital y la seguridad electrónica de la
documentación: “el Estado colombiano ha realizado la formulación de leyes, decretos,
resoluciones y políticas, las cuales se encuentran asociadas directa o indirectamente con la

gestión de los residuos de los Aparatos Eléctricos y Electrónicas durante el pasar de los años”.
(Suárez, 2020, p. 50)
Por último, el trabajo de Suárez, D. (2020). Titulado como “Análisis de la eficacia a la
implantación de la Política Nacional de Gestión Integral de Residuos de Aparatos Eléctricos y
Electrónicos (RAEE), en el municipio de Barrancabermeja – Santander”, cuyo objetivo es
determinar la eficacia en la implementación de la Política Nacional de Gestión Integral de
Residuos De Aparatos Eléctricos y Electrónicos - RAEE, por medio de la metodología de
investigación mixta cualitativa y cuantitativa, con sus teóricos representativos a Baldé, C. (2017).,
Bartolo J., & Urbina, J. (2015)., y Betancourt, D. (2020), se identificaron los estándares de
eficiencia necesarios en la ejecución de la Política Nacional de Gestión Integral del RAEE, la cual
aporta a la pregunta de investigación en los parámetros necesarios para tener en cuenta con
relación al RAEE.
2.2 Estado del arte
La humanidad desde sus orígenes siempre ha buscado expresar sus sentimientos, ideas
o pensamientos, lo logró por medio de la voz, sin embargo, no fue suficiente y buscó que ese
diario vivir y ese conocimiento fuera colectivo; para esto creó la escritura. En sus inicios, de
acuerdo con Clayton (2015), eran pictogramas que representaban sucesos o contaban historias,
algunas civilizaciones como los egipcios le dieron significado a cada pictograma, creando
oraciones, la evolución de este fue el ideograma, hasta que se llegó al alfabeto en el año 1000
a. C., la primera civilización en utilizarlo fueron los Fenicios.
La escritura inició una nueva forma de comunicación, que lograba perdurar en el tiempo,
traspasaba fronteras y compartía conocimiento. Es así como se utilizaron diferentes soportes
(papiro, pergamino y papel) cada uno según la época. En algunas civilizaciones se vio el uso de
otros materiales de soporte un ejemplo muy claro es China, donde utilizaban tiras de madera
(bambú).
Para custodiar todos esos soportes que se generaron por el uso de la escritura, se crearon
los archivos. El más antiguo significado de la palabra archivo es “lugar donde se conservan los
documentos” (Sandri: 1969,107. Lodoloni: 1990,50). Y al dar un repaso por las antiguas
civilizaciones, se encuentran destinados espacios físicos (depósitos), en lugares donde se ejercía
el poder (templos, palacios), estos depósitos muestran un orden lógico, según la época,
demostrando el grado organizacional de la civilización, esto es evidenciado en las expediciones
arqueológicas realizadas (En los palacios de Lagash, Maarí, Nínive, Ugarit y en Mesopotamia).
Durante la edad media el clero pasó a ser custodio de gran parte de los archivos. Durante la
edad moderna se crearon los Archivos de Estado, “depositarios de los documentos concernientes
al Estado y cuya conservación era o podía ser de interés público” (Favier, 1959,22), hasta llegar
a la edad contemporánea que aún prevalecen sus principios, custodiar, conservar y acceder.
Fue así como nació la archivística, que es una ciencia moderna, aunque en sus inicios
solo era utilizada como un determinativo, posteriormente fue considerada una disciplina y
finalmente en el siglo XIX, es reconocida como ciencia, Su desarrollo se ha establecido, como
tantas otras, sobre la observación basada en la experiencia. que ha desembocado en la fijación
de unos principios esenciales que, a su vez, han determinado esa metodología y ese lenguaje
propios que la identifican y la distinguen de otras ciencias o disciplinas afines, al quedar hoy
integrada dentro del conjunto de Ciencias de la Documentación e Información. (Heredia, 1991)
Un eje fundamental de la archivística es la Gestión Documental y esta ha demostrado
que una buena organización habla por sí misma, al seguir sus pasos se encamina hacia la óptima
conservación de la información; desde la planeación, pasando por la producción, gestión y
trámite, organización, transferencia y finalizando con la disposición de documentos, preservación
a largo plazo y valoración, que se articula con los procedimientos, políticas y lineamientos. De
hecho, surgen principios alrededor de lo que representa una matriz de datos como herramienta
de análisis:
Un principio que debe cumplir un sistema de información se basa en no cortar la cadena
de correspondencia para permitir los análisis comparativos. Es probable que en una
situación particular se pueda justificar omitir en alguna fila alguno de los interrogantes,
pero se debe tener en cuenta que el SI debe trascender la situación actual, y para que
un sistema sea flexible será necesario, aunque no suficiente, que se mantenga la
continuidad de la información en las bases de datos de los procesos relacionados a lo
que denominamos cadena de correspondencia. (Blázquez & Peretti, 2007, p. 4)
En Colombia la gestión documental posee instrumentos que regulan y normalizan la
función archivística, como son: Cuadro de clasificación documental CCD, Tabla de Retención
Documental TRD, Programa de gestión documental PGD, Plan institucional de archivos PINAR.
Formato único de inventario documental FUID, Modelo de Requisitos para la implementación de
un sistema de gestión de documentos electrónicos de archivo, Banco terminológico de tipos,
series y subseries documentales BANTER, Tabla de control de acceso TCA.
Los anteriores instrumentos mencionados manejan un ámbito electrónico, algunos desde
su planeación, otros en la gestión y otros en su custodia, sin embargo, el Programa de gestión
documental PGD que es el plan elaborado para facilitar la identificación, gestión, clasificación,
organización, conservación y disposición de la información pública, desde su creación hasta su
disposición final, con fines de conservación permanente o eliminación, contiene programas
específicos centrados en el documento digital, el primero de ellos el Programa de Normalización
de Formas y Formularios Electrónicos, el cual permite realizar un análisis de los documentos en
su planeación determinando los metadatos de las formas, formatos y formularios electrónicos,
estableciendo la tradición documental, autenticidad y tipología de los documentos.

El segundo, el programa de Gestión de Documentos Electrónicos, orientado al diseño, la
implementación y el seguimiento de estrategias para gestionar el ciclo de vida de los documentos
en el entorno electrónico junto con los procesos de gestión documental, este programa se
encuentra directamente vinculado al instrumento de Modelo de Requisitos para la
implementación de un sistema de gestión de documentos electrónicos de archivo; el ultimo, es
el Programa de Reprografía, comprende desde la evaluación de la necesidad del servicio,
pasando por la formulación de estrategias y requerimientos para la aplicación de las técnicas
reprográficas, captura de metadatos, realizar el seguimiento y control del producto en el marco
de la producción documental.
Otro instrumento es el Modelo de Requisitos para la implementación de un sistema de
gestión de documentos electrónicos de archivo, El Modelo de requisitos para la gestión de
documentos electrónicos se encuentra establecido en el artículo 8 del Decreto 2609 de 2012.
Este es un instrumento de planeación el cual formula los requisitos funcionales y no funcionales
de la gestión de documentos electrónicos. El Sistema Integrado de Conservación SIC, que no
aparece dentro de la página oficial del Archivo General de la Nación AGN, si es considerado
como un instrumento que abarca la conservación de los documentos físicos y la preservación a
largo plazo de los documentos electrónicos. De esta forma se enmarca la normalización de la
gestión documental para los documentos electrónicos y digitales.
La pandemia del Covid-19, aceleró el uso de los documentos en soporte digital, bases de
datos y la interoperabilidad de datos, la información se ha convertido en un activo, el cual se
debe preservar, custodiar para la consulta y el acceso. La preservación digital cobró un papel
destacado dentro de la gestión documental, el cual es uno de los objetivos de esta investigación.
Justamente, Walne (1985), aborda la problemática de la administración moderna de
archivos y la gestión de documentos, a manera de preservación confiable de la información
puesto que este es un aspecto fundamental en la digitalización y resguardo de datos moderno.

Así, para hablar de la preservación, es necesario evocar el marco histórico del término,
el cual data de mediados del siglo XX, donde un principio se enfoca este concepto a salvaguardar
en el tiempo bienes o patrimonios documentales, sino al hecho de la preservación de elementos
arquitectónicos, arqueológicos o lugares específicos, que motivaron la conservación de un bien
mueble o espacio como patrimonio cultural. Los estudios de Beagrie, Neil; Kilbride, William.
(2015), describen elementos que nutren el análisis y dimensionan el alcance de la preservación
digital. En cuanto al valor patrimonial se tiene que:
El reto para resolver estas tareas no es nada fácil. El proceso de digitalización
documental y su preservación para uso posterior es un desafío que implica amplios
conocimientos tanto teóricos como metodológicos; decisiones delicadas y fuertes
inversiones en tecnología y en recursos humanos calificados; serias limitaciones
legales, obsolescencia de dispositivos, reconversiones de tiempo en tiempo, riesgos, y
el hecho de que el tratamiento del problema requiere de un enfoque multi y
transdisciplinario. (Voutssás, 2012, p. 107)
Ahora bien, también es necesario hablar de la digitalización, una definición no precisa,
pero que nos sitúa en el marco evolutivo. Es asumir la digitalización como sinónimo de nuestro
mundo computarizado e interconectado, debido a que la digitalización y las computadoras van
de la mano, su evolución básicamente se refleja entre sí. El sistema de números binario es la
base de la computación y el primero en escribir sobre esto fue Gottfried Wilhelm Leibniz en 1679;
en 1755 se incluye una entrada para aritmética binaria por Samuel Johnson; el álgebra booleana
en el análisis matemático de la lógica es dado por el filósofo y matemático inglés George Boole
en 1847; en 1890 Herman Hollerith el fundador de una compañía que más tarde se convertiría
en IBM inventa un sistema de tarjetas perforadas con la idea de convertir cosas de la vida real
en algo diferente, cuya idea es la más simple para una computadora; no fue hasta 1937 que
Claude Elwood Shannon estableció los fundamentos teóricos de los circuitos digitales, con el uso
del álgebra booleana optimizando el sistema de relés electromecánicos; con la modulación de
código de pulso PCM en 1938, la cual representa las señales analógicas muestreadas, que no
se utilizó comercialmente hasta después de 1950 con la invención del transistor, el PCM se ha
convertido en la forma estándar de audio digital en computadoras, discos compactos, telefonía
digital y otras aplicaciones de audio digital y en 1965 Alec Harley Reeves recibe reconocimiento
por su trabajo por el Instituto Franklin.
Durante 1939 y 1940 el físico y matemático Jhon Vincent Atanasoff con su estudiante
Clifford Edward Barry construyen la una de las primeras computadoras digitales; en 1943 se
realiza la primera transmisión de voz digital durante la Segunda Guerra Mundial; en 1945 se toma
la decisión de utilizar binarios que es la base de todas las computadoras modernas por John Von
Neumann, en 1953 una mujer inventa el primer lenguaje de programación - Grace Murray
Hopper, cambiando la forma como se traducen y almacenan los datos; el primer uso comercial
en procesamiento de nómina y programas de control de fabricación fue en 1954 con la instalación
de la computadora UNIVAC I (rival directo de IBM) por John Presper Eckert y Jhon Mauchly.
A partir de 1956 inicia la invención de unidades de almacenamiento de datos
(preservación digital) con la invención del disco 350 RAMAC por IBM, los primeros en usarlos
fue el sistema de reservas de United Airlines; en 1960 se digitaliza el sistema de reserva de
vuelos, procesando 84 mil llamadas telefónicas por día y almacenando 807 megabytes; Charles
W. Bachman en 1963 desarrolla el Integrated Data Store IDS, uno de los primeros sistemas de
gestión de bases de datos que utiliza lo que se conoce como el modelo de base de datos de
navegación en el producto del Sistema de información y control de fabricación (MIACS); La Ley
de Moore por Gordon Earle Moore en 1965 ha guiado la innovación del proceso de fabricación
aumentando la potencia, reduciendo el precio e impulsando una expansión constante del alcance
de la digitalización.
En 1968 las bibliotecas de EEUU comienzan a utilizar registro de catalogación legible por
máquina desarrollado por la programadora Henriette Avram, Edgar F. Codd publica en 1970 un
modelo relacional de datos para grandes bancos de datos compartidos, buscando almacenar
datos en tablas con referencias cruzadas (el uso de filas y columnas para almacenar la
información); en 1971 se inventó los libros electrónicos e-books; el primer reloj completamente
digital se comercializó en 1972; Charles William Bachman recibe el premio “el programador como
navegador” en 1973 el cual lo posicionó como experto líder en Sistemas de Gestión de Bases de
Datos DBMS
La primera cámara digital fue inventada en 1975 por el ingeniero electrónico Stiven J.
Sasson, capturaba imágenes y video el primer cajero automático se instaló en 1977 por el banco
Citibank y una década después se almacenaron 450 megabytes de transacciones electrónicas;
en 1979 FedEx incluye los primeros prototipos de computadoras portátiles códigos de barras,
digitalizando la misionalidad de la empresa; en 1980 se habla sobre sistemas de almacenamiento
masivo; en 1982 se produce el primer disco compacto CD, el primer personaje digital en una
película reproductor de cassette personal; en 1990 se crea la señal de televisión de alta definición
y se crea la World Wide Web por parte del científico británico Tim Berners-Lee; en 1991 se lanza
la primera red celular 2G iniciando con los mensajes de texto SMS.
En 1992 se carga la primera foto digital a la web; en 1994 el primer anuncio publicitario
en la web; en 1995 el primer largometraje realizado por computadora Toy Story, en el 2003 es
lanzado el formato DVD, de esta forma evolucionó la computación y de la mano las unidades de
almacenamiento de datos.
Según, (AGN 2018. p.07.) “En el contexto colombiano, estos conceptos se integraron a
la gestión de los documentos y con la creación del Archivo General de la Nación a través de la
Ley 80 de 1989, la conservación del patrimonio documental” y que buscaba la preservación a
largo plazo, clasificándolos en tres niveles como son conservación preventiva, conservación y
restauración.
La evolución archivística del almacenamiento se puede entender como el uso de los
sistemas de Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo SGDEA o ERMS por sus siglas en
inglés Electronic Records Management System, en la entidades públicas o privadas, con el
objetivo de normalizar los requisitos funcionales para facilitar el diseño y evaluación de un
SGDEA, los requisitos se dividen en funcionales y no funcionales, en el primero se definen la
forma como debe funcionar, la captura de la información, el acceso, los flujos de trabajo, la
integración de los documentos a los repositorios, la migración y la preservación digital a largo
plazo, en el último la usabilidad y facilidad del SGDEA, lo intuitivo del programa, su rendimiento,
la capacidad de disponibilidad y la aplicación de las normas en preservación a largo plazo y la
obsolescencia tecnológica.
No obstante, es fundamental tener en consideración el planteamiento de Martínez, M. P.,
& Lamalas, V. A. (2017), al abordar el impacto de los archivos electrónicos en sus aspectos
técnicos y jurídicos dado que estos se conjugan de tal manera que, la articulación del derecho
de acceso a la información, es un componente nada desestimable al momento de evolucionar en
la preservación de la información.
Lo anterior, más aún cuando a finales del siglo XX, y en consecuencia de las últimas
tendencias tecnológicas, se da la implementación de estos medios para el almacenamiento
documental en el medio digital, colocando a la mano nuevas formas de búsqueda, análisis y
preservación de los documentos, según AGN. (2018. p. 8). “La Unesco a través de la Carta para
la Preservación del Patrimonio Digital (2003), incorpora al nuevo lenguaje de la gestión de la
información y del patrimonio documental, el concepto de preservación digital.” Dejando al
descubierto nuevos desafíos a los que se exponía la preservación de los documentos, esta vez
de manera digital, encontrando la relevancia de su conservación y las diferentes formas de
mitigar su desaparición.
Se puede definir entonces, la preservación digital como, (AGN. 2014.) “el conjunto de
principios, políticas, estrategias y acciones específicas que tienen como fin asegurar la
estabilidad física y tecnológica de los datos, la permanencia y el acceso de la información de los
documentos digitales y, proteger el contenido intelectual de los mismos por el tiempo que se
considere necesario”, esta conservación documental se remite a todo archivo documental de
naturaleza digital que incluye desde el proceso de producción del documento hasta su
preservación, y se incorpora este como un proceso de la gestión documental en el ámbito digital,
(AGN. 2017.) “Esto implica que la relación entre el productor de un documento de archivo y su
preservador designado comienza desde el instante en que los documentos son elaborados”.
Por medio de la Preservación Digital, se describen los diferentes procesos que permiten
transferir su accesibilidad en los objetos digitales, buscando identificar la forma idónea de
acceder a lo que originalmente se ha venido generando, mediante una variedad de equipos
tecnológicos, software que se han desarrollado para el manejo y proceso adecuado de los datos
de la organización Unesco, (2021). La preservación digital puede definirse como el conjunto de
los procesos destinados a garantizar la continuidad de los elementos del patrimonio digital
durante todo el tiempo que se consideren necesarios.
Pero en el tema de Preservación Digital, cobra especial interés la metodología referencial
con la cual se asume el cometido de gestionar la documentación de manera idónea y eficaz
según Coya (2018), lo enuncia.
Así mismo, Térmens, M. (2009), presenta una perspectiva de investigación y desarrollo
en preservación digital a nivel internacional a través de los archivos personales, administrativos,
repositorios institucionales y los museos, el análisis de la investigación presenta líneas donde se
integran las herramientas para generar sistemas de preservación digital.
La amenaza más común que se presenta en la continuidad digital es la obsolescencia
tecnológica (1 a 7 años) y por ende la desaparición de los medios de acceso a la información. A
la fecha no es claro decir que se ha realizado algún plan o actividad para conservar los objetos
digitales, al dejar de existir estos medios de acceso resulta improbable su utilización; el objetivo
principal de la preservación digital es mantener la accesibilidad, es decir, tener acceso a su

mensaje o propósito esencial a cada uno de los datos que en algún momento se determinaron
conservar se enfrenta al problema de la dependencia del software (con duración de 5 a 10 años).
Con la aparición de nuevas herramientas tecnológicas y ante la necesidad de encontrar
una forma más efectiva para la conservación de los documentos, el mundo digital ha abierto las
puertas, hallando los medios necesarios para la digitalización del documento desde el momento
mismo de su creación, generando canales que faciliten su clasificación, conservación y consulta.
Para Muñoz de Solano y Palacios (2010): “Los profesionales de la información se han
valido de la normalización por varios motivos evidentes” (p. 31), esto con el fin de estandarizar y
mejorar la calidad de la información y facilitar tanto la recuperación como el intercambio de esta.
Vale la pena resaltar la importancia que tiene la normalización en la implementación de los
medios digitales para la conservación de los documentos. Una de las justificaciones más
acertadas para optar por la digitalización de los documentos es poder obtener como producto
final, el fácil acceso de los usuarios finales, reduciendo ostensiblemente el tiempo que se requiere
para la búsqueda, otro valor agregado es la seguridad de la información con mejores niveles de
calidad que protegerán la integridad de los documentos.
“La Digitalización es el proceso de convertir documentos físicos en formato digital. En la
actualidad son varias las empresas que tienen almacenado grandes cantidades de documentos,
los que ocupan espacio físico en las mismas empresas y por la cantidad se hace difícil acceder
de manera rápida a estos documentos”. (Núñez, 2019, p. 27)
Por otra parte, la transformación la digital abarca varios puntos, en primer lugar, el cambio
de un documento análogo a digital, en segundo lugar, la elaboración de los documentos nativos
electrónicos, que tienen como consecuencia la desmaterialización de los documentos físicos y,
por último, el uso de tecnología en la racionalización de trámites, y el acceso a la información de
forma fiable e inmediata. Por ende, la preservación digital es el punto de partida al futuro, las
buenas prácticas que implementan hoy, van a permitir el acceso a la información mañana.
La sostenibilidad normalmente es asociada a las industrias que generan grandes
contaminantes de gases de efecto invernadero, sin embargo, la tecnología también genera
contaminación; se debe propender una “Producción más Limpia” PNUMA, (1989), la cual es una
estrategia de gestión empresarial preventiva aplicada a productos, procesos y organizaciones,
cuyo objetivo es minimizar emisiones o descargas, reduciendo riesgos para la salud humana y
ambiental. Dentro del marco de la “Producción más limpia” se habla de cuatro acciones
específicas que se deben realizar en forma individual o colectiva: 1. Minimización y consumo
eficiente de insumos como agua y energía. 2. Minimización del uso de insumos tóxicos. 3.
Minimización de las emisiones ocasionadas por el proceso productivo. 4. Reducción del impacto
ambiental de los productos en su ciclo de vida, desde su producción hasta su disposición final.
Esa sostenibilidad es observada por Cruz Mundet, J. R. & Díez Carrera, C. (2018), desde
el punto de vista de los costes que registran de modo general, los índices de la preservación
digital permanente
Siendo así, las tecnologías sostenibles deben ir dirigidas al logro de estas acciones.
Básicamente, cuando se establecen planes de producción más limpia se busca principalmente
un mejor uso de los recursos disponibles y la reducción de emisiones contaminantes, a la vez
que se mejora la calidad del producto ofrecido. Las tecnologías limpias están orientadas tanto a
reducir, como a evitar la contaminación, modificando el proceso y/o el producto Arroyave &
García, (2007).
Al usar tecnologías más limpias se obtienen beneficios económicos para las empresas
que a su vez benefician al medio ambiente. Entre los más relevantes se encuentran ahorro en el
consumo de materiales, ahorro en el consumo de energía (minimización de gastos), reducción
de riesgos, proporcionar una mejor imagen ambiental de la empresa y minimizar la tasa de
productos con falla o rechazados, entre otros.
Además, es importante mencionar que un obstáculo que se presenta para la
implementación de tecnologías más limpias son las fallas en el proceso de transferencia de

tecnología, ya que para países en vía de desarrollo se presentan inconvenientes relacionados
con la baja inversión en tecnologías limpias, incapacidad de sus recursos humanos en el
momento de aplicar estos programas, restricciones para acceso a información y equipos
avanzados, por enumerar algunos.
El buen vivir requiere que las personas, comunidades, pueblos y nacionalidades gocen
efectivamente de sus derechos y libertades, y ejerzan responsabilidades en el marco del respeto
a sus diversidades y la convivencia armónica con la naturaleza, afirmando de esta manera el
carácter holístico e integral de este proceso de cambio por la vida.
Así, es posible definir la transferencia de tecnologías más limpias como el conjunto de
procesos que cubre flujos de saber, experiencia y equipos, a fin de mitigar y adaptarse al cambio
climático entre varios agentes Seres, Haites & Murphy. (2009).
En tal sentido, ese cúmulo de flujos que Cruz, J. & Díez, C. (2018), no desentienden de
los costes de la preservación digital permanente, está siendo pieza fundamental de la gestión
corporativa.
Actualmente, en el medio de empresarial y de organizaciones, la administración dinámica
y ágil de sus procesos demanda ser más eficaces y eficientes en cada uno de ellos como un plan
de mejora continua, el uso de nuevas tecnologías, software y hardware ha incrementado el nivel
de satisfacción de los usuarios finales al consultar o acceder a los documentos, es de aclarar
que la preservación digital sostenible, se basa en una infraestructura que incluye elementos tales
como dispositivos informáticos personales y de mano, otros elementos con microprocesadores
integrados o conectividad de red, centros de datos, torres celulares, satélites y la infraestructura
de red necesaria para conectarlos a todos, como tecnología de la información y la comunicación
(TIC), (Pendergrass, K. L y otros. 2019), con esta afirmación se deduce, que los mensajes de
datos, los correos y los documentos que se crean con los dispositivos informáticos son
documentos digitales, con obsolescencia programada los cuales generan residuos al medio
ambiente que deben ser minimizados para convivir en armonía con el entorno y alcanzar una
2.3 Categorías conceptuales
Las categorías conceptuales relacionadas con el trabajo de grado son:
Inicialmente, para Heredia, A. (1991). La Gestión Documental es la relación entre la
planificación, control, dirección, organización y promoción, entre otras actividades de gestión en
referencia a los documentos, tanto en el Archivo de Gestión como en el Central, evitando la
acumulación irracional de documentos; simplificando las actividades, articulando las oficinas
productoras y archivos, utilizando la eliminación sistemática e información al día. Mientras que,
a su vez concibe la Archivística como la ciencia de los archivos más no de los documentos. Esta
se lleva a cabo por medio de la creación, historia, organización y consulta de los mismos.
Así mismo, Heredia, A. (2020). En su videoconferencia establece que la Gestión
Documental son todas las actuaciones a partir de principios, recursos e instrumentos llevados a
cabo sobre los documentos producidos en el ejercicio de competencias reconocidas a
instituciones familias o personas, el documento contiene un doble trayecto que no siempre son
semejantes a la producción, trámite y por otro lado mantenimiento y conservación, a través del
tiempo se convierte en un conjunto de normas y directrices para la administración y organización
de la información en las diferentes instituciones, así como la recuperación de los documentos
que en algún momento no se tuvo prioridad y no se le dio la importancia del proceso, conllevando
a una gran acumulación de archivos y esto convirtiéndose en un fondo acumulado en mira a la
pérdida del patrimonio documental.
Nació debido a la necesidad de "documentar" y determinar actos administrativos y
transacciones legales y comerciales por escrito para dar fe de sus actuaciones. Este tipo de
documentos en soportes diferentes al papel, se plasmaron en tablillas de arcilla, hojas de papiro

y pergaminos, cuya gestión se fue haciendo cada vez más compleja a medida que crecía el
tamaño de los fondos documentales en las organizaciones.
Según, Guzmán, L., & Lafuente, R. (2018), la Gestión Documental es un conjunto de
métodos, tecnologías y normas antiguas; transversal para la institución, permitiendo implantar
herramientas que la captura, distribución, clasificación, trámite y archivo de los documentos, la
actualidad cada día se crean nuevos instrumentos para un sistema de información de acuerdo
con normas nacionales e internacionales.
En este punto, es naturalmente la Gestión Documental Electrónica la que imparte línea
sobre en primera instancia, la producción, radicación, etiquetado, digitalización, distribución,
clasificación, trámite, publicación, archivo y préstamo; luego de ello, se procede con la
disposición determinada de acuerdo con la Tabla de Retención Documental (TRD). Todo esto
desde la planificación, manejo y organización de la documentación producida y recibida por las
entidades, apoyada en instrumentos archivísticos como el Cuadro de Clasificación Documental
(CCD), la Tabla de Retención Documental (TRD), el Programa de Gestión Documental (PGD), el
Plan Institucional de Archivos de la Entidad (PINAR), el Inventario Documental, Un modelo de
requisitos para la gestión de documentos electrónicos (MOREQ), banco terminológico de tipos,
series y subseries documentales y las Tablas de control de acceso.
Si Dulzaides, M. & Molina, A. (2004), contemplan el análisis documental y de información:
como componentes de un mismo proceso, conviene abordar el aspecto de la integralidad.
Por otro lado, según Fernández Barcell, M., & Collado Machuca, J. C. (1998), la gestión
documental hace parte integral de la administración pública, apoyando el proceso de búsqueda,
conservación, archivo, seguridad de la información y control de los documentos sin dejar de lado
la preservación de estos como originales.
Así mismo, Rodríguez Reséndiz, P. O. (2017). Establece que la Gestión Documental se
ha transformado por medio de tres etapas el archivo sonoro: “la preservación de colecciones
sonoras en formatos analógicos, la incorporación de los nuevos procesos derivados de la

digitalización y la preservación digital de colecciones sonoras”. Estos cambios se pueden
evidenciar en los soportes originados de los documentos, esta transformación influye en su
preservación en el tiempo, requiriendo un tratamiento diferente de acuerdo con los soportes
generados en cada etapa.
Para Cruz (2006), gestión de documentos viene a ser la traducción literal del término
norteamericano records management, que también se pudiera traducir como administración de
documentos, pues la palabra management admite ambas acepciones(…) no es más que el
tratamiento archivístico al que se someten los documentos en las primeras fases del ciclo de
vida, orientado a una explotación más eficaz, eficiente, y económica de los mismos por parte de
las organizaciones, durante el tiempo que son necesarios por la gestión administrativa, la toma
de decisiones y la obtención de pruebas, esto afirma que la gestión de documentos es el conjunto
de tareas y procedimientos para una mayor eficacia y eficiencia en los documentos de las
organizaciones; fue diseñada para orientar a las entidades e instituciones en la organización de
la información a fin de regular y racionalizar de acuerdo a su ciclo vital desde su producción
hasta su disposición final de los documentos. Sin embargo, transcurrido el tiempo y su avance
tecnológico, las tecnologías y el crecimiento exponencial de los documentos producidos por las
entidades, se han empezado a generar los documentos físicos y digitales, conformando
expedientes a hoy conocidos como híbridos, situación que exige la necesidad de implementar
herramientas de software que respondan de manera eficiente, efectiva y que se adapten
rápidamente a los desafíos de la gestión documental del siglo XXI.
Por último, según, Cruz Mundet, J. R., Tanodi, A., Delgado Gómez, A., Barnard
Amozorrutia, A., Aguilera Murguía, R., Herrero Montero, A. M., ... & Alberch i Fugueras, R. (2011).
La archivística como disciplina y parte fundamental del quehacer de la gestión documental, se
evidencia como el conjunto de conocimientos técnicos y métodos para el tratamiento de
documentos y archivos. Así pues, convirtiendo en una ciencia de información dándole peso a la
tradición de los documentos enfocado en la doctrina, jurisprudencia y funciones de archivo. Es
por lo que, cada vez más, los archivistas solicitan mayor reconocimiento hacia la profesión.
Por otra parte, la Preservación Digital ha sufrido una transformación en los últimos años,
en primer lugar, las definiciones establecieron un campo específico para la aplicación del término,
por medio de significado, características y retos relacionados con la gestión archivística sobre el
soporte digital. Estos cambios se han originado por el avance tecnológico el cual puede verse
reflejado en el hardware y software, lo cual, ha generado grandes beneficios y retos a partir de
políticas de conservación, seguridad informática por medio del mantenimiento y uso de la
información a largo plazo, según, Térmens, M. (2013)
Desde otra perspectiva, según AGN, (2017). La Preservación Digital es el conjunto de
principios, políticas, estrategias y acciones específicas que aseguran la estabilidad física y
tecnológica de los datos, además del acceso de la información de los documentos digitales en
cualquier etapa de su ciclo vital. Este proceso hace parte de la gestión documental, por medio
del proceso de preservación a largo plazo. Así mismo, Unesco, (2019). La define como el acceso
permanente a los objetos digitales. Para ello, es necesario encontrar la forma de visualizar la
información que antes se presentaba a los usuarios por medio de equipos y programas
informáticos que permiten procesar los datos.
Así mismo, es necesario que la comprensión y la gestión de los objetos digitales se realice
considerando el fenómeno físico, las codificaciones lógicas, los objetos conceptuales
comprensibles para el ser humano y los elementos esenciales que deben ser preservados para
ofrecer a los usuarios. Incluso, en la conferencia el reto de la preservación digital en los archivos.
BONAL, (2021) afirma que “La Preservación Digital como un sistema complejo integrado de
normas, principios, planes, estrategias y procesos, no solamente como un conjunto de técnicas”.
También, Unesco, (2002). Presenta la digitalización como la captura y presentación de formatos
digitales con contenido, de un documento original o de una colección de ellos. Para realizar la
captura deben considerarse unos valores de calidad por medio de una comparación entre el
documento original y la captura.
Entre tanto, según Voutssás, J. (2012). La Preservación Digital se deriva del uso de
nuevas tecnologías y proviene de épocas digitales, pero aumenta con la llegada de la información
electrónica a la llegada de las computadoras, agudizado a la llegada de los documentos digitales
a causa del internet. También, plantea nuevos retos para los métodos de conservación y
mantenimiento documental, desde la orientación de la preservación a largo plazo, se establece
que la información digital no fue diseñada para preservarse en el tiempo.
Es un hecho, que para la documentación física el deterioro presentado en los materiales
es evidente, ya que se presenta de forma gradual con el paso del tiempo, gracias a esto quien
resguarda la información puede tomar medidas correctivas en el momento. En cambio, la
información digital no se pierde de forma progresiva, simplemente existe o no. En estos casos la
información se pierde sin remedio. Por esta razón, el custodio de la información debe estar un
paso adelante, al garantizar la estabilidad del soporte, desde los sistemas operativos, ambientes
(software), los programas informáticos necesarios para procesar los datos y el equipamiento
necesario para extraerlo (hardware), para mantener el acceso a la información.
Sin ninguna duda, el soporte y la información seguirán cambiando en el tiempo según la
necesidad, por lo que, las estrategias utilizadas se enfocan en la inversión de recursos para inicio
de la vida de los documentos enfocado en los materiales digitales utilizados, pensado a corto,
mediano y largo plazo.
Otro elemento para considerar es que se han venido desarrollando diferentes proyectos
y alianzas a favor de la preservación digital, un claro ejemplo es el proyecto de InterPARES, el
cual mediante la cooperación se establecen lineamientos y políticas para la creación de
instrumentos que faciliten la autenticidad, fiabilidad y accesibilidad del documento, sin embargo,
un proyecto como este para su evolución toma algún tiempo, gracias a ese nivel de maduración
permitió que este se considere como un referente en el tema. El resultado del proyecto
InterPARES se presentó en tres fases, la primera establece la creación de políticas, guías y
lineamientos para garantizar la autenticidad de los documentos electrónicos, además de la
creación de términos propios para la Preservación Digital.
Por otra parte, según Cruz Mundet, J. R., Tanodi, A., Delgado Gómez, A., Barnard
Amozorrutia, A., Aguilera Murguía, R., Herrero Montero, A. M., ... & Alberch i Fugueras, R. (2011).
El documento electrónico como el documento generado, gestionado, conservado y transmitido
por medios electrónicos, informáticos o telemáticos, siempre que incorporen datos firmados
electrónicamente, adquiriendo atributos como el uso de símbolos comprendidos al ser
decodificados e interpretados; con una estructura física y lógica dependiendo del hardware y del
software. Este tipo de documento es considerado auténtico al conservar su estructura original.
También resalta los Metadatos como los datos que describen datos tanto estructurados o
semiestructurados, posibilitando la creación, gestión y uso de los documentos a largo plazo, los
metadatos pueden ser utilizados para identificar, autenticar y contextualizar documentos; Así
mismo, el objetivo principal es brindar un contexto desde su captura y durante todo el ciclo vital
del documento electrónico.
Entre tanto, según, Organización de las Naciones Unidas para la Educación, la Ciencia y
la Cultura - Unesco, (2012) la Preservación Digital establece una serie de procesos para
garantizar el acceso continuo y permanente a la documentación electrónica, tratado por un
conjunto de equipos y programas informáticos para garantizar el acceso a la información en el
tiempo.
Como consecuencia, es preciso establecer los diferentes componentes que se hacen
necesarios para lograr la Preservación Digital posible, en primer lugar, la colaboración entre
diferentes organizaciones para intercambio de información de acuerdo con los procesos y
servicios en línea de los diferentes sistemas de información, esto se traduce en la
interoperabilidad bajo el marco legal relacionado.

En segundo lugar, se encuentra la obsolescencia tecnológica lo cual ocurre cuando un
documento electrónico no puede ser extraído por ningún medio, aunque la información siga
contenida en el soporte. Por esta razón, es vital realizar revisiones preventivas de vigilancia de
tecnológica, facilitando que la información pueda conservarse en el tiempo, utilizando técnicas
como la migración o la emulación. Entre tanto también, pueden utilizarse acciones correctivas al
realizar técnicas de análisis forense digital.
En cuanto a las revisiones preventivas la técnica de la migración permite transformar el
soporte que contiene la información, mediante un soporte o sistema informático diferente,
obteniendo como resultado una versión actual y avanzada de la información, preservando su
autenticidad. Para llevar a cabo esta técnica debe existir un software que codifique y decodifique
la información ya almacenada. Otra técnica utilizada es la emulación, la cual consiste en la
utilización de software que permite acceder al documento gracias a una especie de reproducción
al utilizar un lenguaje común.
Por último, otros de los componentes es el almacenamiento, de cómo se desarrolle puede
depender su recuperación, de hecho, aún al haber realizado varias copias de seguridad y
comprobando el soporte utilizado para el almacenamiento, esto no garantiza la seguridad
absoluta de la información. Puede darse el caso de que un programa malicioso altere la
información, esto puede prevenirse con el uso de antivirus. Todo esto seguido de una revisión
continua para evitar problemas de acceso a la información.
Por otro lado, Gartner Inc., (2013). Reconoce la Arquitectura Empresarial como el proceso
de traducir la visión del negocio y su estrategia en un cambio organizacional efectivo, por medio
de la creación, comunicación y mejora de requerimientos claves, principios y modelos que
describen el estado futuro de la empresa, sin embargo, Lankhorst, (2009, p. 3). Define la
Arquitectura Empresarial como un conjunto de principios, métodos y modelos para el diseño y en
la realización de la estructura organizacional empresarial.

Según, Cruz, J. & Díez, C. (2018), la Preservación Digital es de gran interés para las
instituciones que custodian la memoria (archivos, bibliotecas y museos), además de los centros
de investigación y entidades gubernamentales; entre tanto, los avances experimentados a través
del tiempo, ha generado nuevos soportes, medios de registro y componentes, a su vez con
padecimientos relacionados con la inestabilidad y fragilidad, continuando con la dupla del
contenido (información) y el medio (soporte). Esté último, surge como consecuencia los
documentos electrónicos y digitales, al representar signos decodificados para ser comprendidos.
En resumen, la Preservación Digital podría medirse en términos de almacenamiento,
complejidad de los fondos documentales, los costes derivados y el tiempo de preservación; la
unión de estos factores nos acerca a la sostenibilidad de este en el tiempo, ya que a medida que
se incrementa la cantidad de información, su costo de preservación también. Todo esto, basado
en las políticas, procesos y lineamientos generados en la materia, para acceder, evaluar y usar
la información creada y almacenada electrónicamente. Sin lugar a duda, se necesita un
compromiso a largo plazo para mantener la custodia o de preservación de la información en el
tiempo.
Por último, en la Conferencia “El camino hacia una preservación digital viable y
sostenible”. Térmens, M. (2021) afirma que: La sostenibilidad se entiende como el desarrollo que
satisface las necesidades del presente sin comprometer la capacidad de las futuras
generaciones, la cual se genera desde aspectos económicos, técnicos y ambientales; en el caso
de la preservación digital sostenible se utilizan mecanismos de negocio, sociales, tecnológicos y
políticos que fomentan la colección de datos e información por medio de las herramientas
tecnológicas, brindando soporte, acceso y uso de los mismos a largo plazo. Todo esto logrado a
través de un modelo apropiado de gobernanza, estableciendo incentivos claros y estables, con
funciones y responsabilidades definidas para una entidad; se aplica al sistema utilizado y su vez
al contexto más amplio al que forma parte de la visibilidad del sistema, como condición previa,
necesaria y disponible de la misma.

Para llevar a cabo una sostenibilidad en la información desde la preservación digital a los
documentos generados en dispositivos informáticos de forma adecuada cabe resaltar la
aplicación de los cuatro enfoques que coadyuvan a la producción de bienes, utilización de
recursos naturales, conservación del ambiente y otros, relacionados con el objetivo común de
conseguir el desarrollo sostenible.
El enfoque economista es el primero, en este enfoque es fundamentalmente
antropocéntrico, se relaciona con la naturaleza ya que es vista como un instrumento para
beneficio del hombre, en su trabajo, la cual debe ser explotada a fin de mejorar la calidad material
de la vida humana (Bustillo & Martínez, 2008), para este enfoque se desarrolla en razón a la
importancia en el desarrollo de nuevas tecnologías que han surgido y el aporte científico en la
producción, la urbanización, así como los procesos industriales que aseguren la satisfacción de
las necesidades de los usuarios y deseos de la creciente y cada vez más abundante en la
sociedad.
El segundo enfoque es el ecológico en este se plantean situaciones más reales y acordes
y concernientes al momento actual que vive la sociedad, en razón a la escasez de los recursos
y su necesidad de generar un cambio acorde al avance tecnológico, es por esto que Gracia-
Rojas, J. P. (2015) plantea la economía verde o economía ecológica como el camino que
conduce al desarrollo sostenible mediante nuevas estrategias y acciones, las cuales permitan
preservar las condiciones medioambientales más favorables para esta y las futuras
generaciones, garantizando también la satisfacción de las necesidades indispensables para la
continuidad de la vida de los humanos, tales como el suministro constante de alimentos, agua
potable y energía más limpia.
Ahora bien, según Pendergrass, K. L., y otros (2019). la infraestructura de TIC y la
generación de información electrónica acelerada, por los materiales audiovisuales, sitios
web, redes sociales y demás registros digitales, adquiriendo significado cuando la

información se encuentra en conjunto. Asimismo, esta información generada
electrónicamente debe ser preservada independientemente de la magnitud y escala relativa.
Teniendo en cuenta el ciclo de vida del documento, preservando sólo los documentos
electrónicos que poseen un valor secundario, permanencia y disponibilidad de contenidos
digitales, reduciendo la intensidad de recursos de almacenamiento. Utilizando estrategias
para reducir el impacto de la preservación de documentos.
Las organizaciones se encuentran en un continuo esfuerzo por obtener una
preservación digital óptima, para esta actividad no existe una medida para evidenciar el éxito
del proceso.
Por último, el enfoque sectorial, Gracia-Rojas, J. P. (2015) desde esta perspectiva se
puede afirmar que el concepto de desarrollo sostenible es aplicable en los diferentes sectores
presentes en una sociedad, como lo son el gobierno, las industrias y la población en general, de
formas similares o distintas dependiendo de la actividad y los objetivos de cada uno de estos
sectores.
Ramírez et al., (2004). Este enfoque está sumamente restringido tanto en espacio, como
en actividad y número de individuos involucrados. Contempla actividades tales como la
agricultura sustentable, el ecoturismo, la industria limpia o la pesca sustentable, las cuales son
resultado de este enfoque sectorial del desarrollo sostenible.
Igualmente, la sostenibilidad.
2.4 Marco legislativo y normativo
Para el desarrollo de esta investigación es necesario identificar la normatividad
relacionada con los procesos de la preservación digital, buscando abordar los principales
elementos del ámbito legislativo, normativo y regulatorio, de modo que permita construir a la
propuesta para la preservación digital sostenible.

Tan pronto como, se evidencian nuevos mecanismos de comercio y gestión electrónica,
los cuales surgen de las necesidades de aplicar técnicas en la materia, todo esto regulado por la
legislación colombiana, todo esto con la línea del ente rector en política archivística el Archivo
General de la Nación – AGN.
Por esta razón, se hace necesario acopiar todas las leyes, decretos, acuerdos,
resoluciones y demás normas tanto normativas como regulatorias que legitiman la gestión,
administración y transparencia en los procesos, los cuales demandan su cumplimiento, ejecución
y control, para ello ver (Anexo 1).
3 Capítulo III: Marco metodológico
Para el desarrollo de la investigación se va a utilizar una metodología cualitativa, basado
en los objetivos planteados, donde se busca analizar y comparar las buenas prácticas en la
preservación digital sostenible desde la normatividad vigente, el tipo de investigación es
descriptivo comparativo, analizando los Estándares de Reconocimiento Internacional - ISO y las
Normas Técnicas Colombianas - NTC de una forma muy sucinta, bajo una investigación
documental que permite aplicar un análisis de contenido de las mismas, a través de una matriz
de análisis como instrumento seleccionado para la recolección de información y obtención de
resultados que permitan desarrollar la propuesta.
3.1 Enfoque de investigación
Según H. Sampieri (2016), el enfoque cualitativo, al igual que para el cuantitativo, la
recolección de datos resulta fundamental, solamente que su propósito no es medir variables para
llevar a cabo inferencias y análisis estadístico, lo que se busca en un estudio cualitativo es
obtener datos que se convertirán en información.

El enfoque cualitativo se desarrolla en cinco momentos para llevar a cabo el primer
objetivo:
1. En el primer momento de la investigación se realiza bajo la recopilación de la
normatividad, de igual forma se lleva a cabo una búsqueda de información mediante un
rastreo de las normas ISO 15489, 30300, 30301, 30302 y la 14721, que busca identificar
las categorías de análisis para la estructuración del instrumento y es allí donde se analiza
la normatividad recolectada, para este caso se identificaron NTC. Dentro de las normas
legislativas se tienen diez leyes, decretos, acuerdos y resoluciones. De acuerdo con esto
se construye el instrumento de recolección de información.
2. En su segundo momento, se procede a la validación del instrumento.
3. En su tercer momento, se realiza el análisis de la normatividad y legislación recolectada,
emitiendo una consolidación de los aspectos más relevantes para tener en cuenta frente
a la preservación digital, a partir de la técnica de análisis de contenido.
4. En el cuarto momento, se compilan los instrumentos de normatividad y legislación,
obteniendo como resultado la consolidación de los datos analizados.
5. Y en su último momento, se establecen las conclusiones generadas frente a las
categorías de análisis tratadas.
Para llevar a cabo el segundo objetivo dentro del enfoque cualitativo se desarrolla la
observación de los casos exitosos en la preservación digital a nivel nacional e internacional,
definiendo las categorías de análisis para la estructuración, validación y aplicación del
instrumento.
Se busca enmarcar el diseño digital que promueva la preservación digital de la
información de las organizaciones, basado en la normatividad vigente que brinde un medio de
consulta y preservación de datos, estos se encargan de estudiar todos los fenómenos
utilizándolos de acuerdo a la necesidad del autor que se encuentra desarrollando la investigación,

estos planteamientos cualitativos son abiertos basados en las diferentes experiencias e
intuiciones que se aplican a los diferentes casos existentes en tiempo real para la recopilación
de información, que busca sistematizar aquella información y obtener el producto deseado.
Los planteamientos cualitativos son una especie de plan de exploración y resultan
apropiados cuando el investigador se interesa por el significado de las experiencias y los valores
humanos, el punto de vista interno e individual de las personas y el ambiente natural en que
ocurre el fenómeno estudiado; así como cuando buscamos una perspectiva cercana a los
participantes según Hernández, R. & Mendoza, C. (2018).
3.2 Tipo de investigación
Se busca realizar una medición de los diferentes eventos de manera descriptiva
comparativa, analizando los posibles eventos que se puedan presentar en la aplicación de la
normatividad en el momento de digitalizar la información y que se pueda garantizar su
preservación digital sostenible en el tiempo según Hernández, R. & Mendoza, C. (2018). Para el
desarrollo de este proceso se definen los siguientes objetivos:
Analizar la preservación digital sostenible desde la normatividad y legislación colombiana,
para tener una ruta clara que conlleve a la recopilación de la información a digitalizar en una
organización.
Comparar las buenas prácticas en preservación digital sostenible, y hechos reales que
den una proyección focalizada para la construcción de la digitalización sostenible.
Integrar en una propuesta los requisitos presentes en la legislación y normatividad
colombiana para la preservación digital sostenible.

3.3 Método de investigación
El método de investigación documental según Hernández, R. & Mendoza, C. (2018)
permite realizar la recopilación de documentos de la normatividad y legislación vigente, aplicable
al proceso de preservación digital sostenible y manejo documental para su análisis y que permita
definir desde un marco legal y vigente el proceso a realizar de la misma a largo plazo.
Recopilar la información soporte para sustentar la preservación digital a largo plazo, de
manera que sirva como medio legítimo en la conservación documental de acuerdo con la norma.
3.4 Técnica de investigación
Está basado mediante una técnica de análisis de contenido en las normas identificadas,
que consiste en recopilar, describir y analizar la información encontrada por medio de la
interpretación de textos que pueden ser escritos, grabados o filmados, en los registros existentes,
este análisis se basa en la lectura para la recolección de información de forma sistemática y
objetiva. Permite la recuperación y facilita el análisis de la información de la investigación que se
está desarrollando a través de una comparación de las diferentes normas nacionales e
internacionales que parametrizan la preservación digital sostenible.
“El análisis de información, por su parte, es una forma de investigación, cuyo objetivo es
la captación, evaluación, selección y síntesis de los mensajes subyacentes en el contenido de
los documentos, a partir del análisis de sus significados, a la luz de un problema determinado.
Así, contribuye a la toma de decisiones, al cambio en el curso de las acciones y de las estrategias.
Es el instrumento por excelencia de la gestión de la información”. Dulzaides, M. & Molina, A.
(2004), que busca contextualizar su tema de investigación en las diferentes posiciones
desarrolladas.
3.5 Instrumento
La matriz de análisis es un instrumento diseñado para extraer información, por lo regular
no tan evidente, ya sea de un documento o de una situación real, proporciona criterios para
reagrupar los indicios de un evento en nuevas sinergias que permiten descubrir en ese evento
aspectos inexplorados Hurtado, J. (2000). Se busca elaborar una propuesta que permita definir
los requisitos para la preservación digital sostenible en el tiempo para su preservación y acceso,
a través de la elaboración de la matriz de análisis que permita identificar los documentos soporte
de la normatividad, legislación colombiana y sus buenas prácticas.
En el desarrollo del primer objetivo se definen las siguientes categorías para la
normatividad:
 Alcance de la norma: En esta categoría, se ubica el alcance descrito en la norma.
 Objetivo: Identificar él porqué fue creada la norma.
 Ámbito de aplicación: Los entes obligados a cumplir la norma.
 Definiciones representativas: Identificar las definiciones particulares en las cuales se basa
la norma.
 Metodología: La normatividad describe los pasos a seguir para su cumplimiento.
 Herramientas utilizadas: Libros, software, formatos utilizados.
 Normas que interactúan: Antecesoras, predecesoras o pares.
 Acciones de Preservación Digital: Inicia con la Articulación con Gestión del Riesgo, luego,
con Seguridad de la Información y finaliza con los instrumentos archivísticos, describiendo
el enfoque que cada norma ofrece sobre el tema.
 Técnicas de preservación digital: Como la norma enfoca la integridad, autenticidad,
fiabilidad, legibilidad y funcionalidad.
 Prácticas de preservación digital: Son diversas las prácticas, se listan las representativas,
para identificar si aparecen en la norma y cuál o cuáles son las más constantes.
 Sostenibilidad: En sus diferentes aspectos, compatibilidad, obsolescencia,
interoperabilidad, acceso y almacenamiento, identificando en cada norma.
 Encapsulación: Determinar métodos de validación, cumplir con las calidades requeridas
y proporcionar la información que necesita el consumidor.
 Transformación de datos: Descripción de la estructura utilizada en la norma y el uso de
sistemas de información.
 Impacto en la preservación digital: Es un análisis del investigador de como evidencia que
la norma impacta el tema en la preservación digital.
 De igual forma, para la legislación las categorías utilizadas son:
 Alcance de la norma: En esta categoría, se ubica el alcance descrito en la legislación
 Aplicable desde: Fecha que indica el cumplimiento
 Objetivo: Identificar él porqué fue creada la legislación.
 Ámbito de aplicación: Los entes obligados a cumplir la legislación.
 Alineado o enfocado a una política: A una política pública, que evidencie su actuar
 Características del documento electrónico: Se listan las representativas, para identificar
si aparecen en la legislación y cuál o cuáles son las más constantes.
 Requisitos para la preservación digital: Se identifica si en la legislación son evidenciados
 Metadatos mínimos: Observar si son requeridos en la legislación
 Expediente electrónico: Evidenciar su descripción o aplicación
 Sostenibilidad: Dentro de los ámbitos de interoperabilidad y divulgación / transparencia.
Para el segundo objetivo, se tendrán en cuenta los casos exitosos en las buenas prácticas
de la preservación digital en las organizaciones, a nivel nacional e internacional, con las
siguientes categorías:
 Objetivo: Identificar él porqué fue creada la buena práctica
 Año: Vigencia en la que se realizó

 País: País en el que se desarrolló.
 Normas que interactúan: Antecesoras, predecesoras o pares.
 Estrategias: Usadas para la implementación
 Procedimiento: Los requisitos en la aplicación
 Participantes: La entidad o entidades a los que se le aplica
 Herramientas utilizadas: Libros, software, formatos utilizados.
 Acciones a nivel cultural: Su aporte a la sociedad
 Autoría de la buena práctica: Nombre del autor
 Producto final: Documento tangible; diagnóstico, propuesta, ect.
3.6 Fases de la investigación:
Fase 1: Estructuración del tema: La preservación digital como eje fundamental hacia
la problemática identificada en la investigación que busca desarrollar, se definen los objetivos
para el desarrollo de una propuesta para la preservación digital sostenible desde la normatividad
y legislación colombiana, que permita el acceso a la información.
Fase 2: Profundización de los elementos teóricos: Las categorías conceptuales que
se tienen en cuenta para esta investigación son: Gestión documental, por estar relacionada
directamente con la preservación digital; la Preservación Digital, como base de la investigación,
que pretende por medio de la normatividad nacional e internacional, conservar los documentos
electrónicos y nativos electrónicos y por último la Sostenibilidad que garantiza la preservación a
largo plazo de los documentos digitales.

Fase 3: Establecimiento de la metodología: Se emplea la metodología con enfoque
cualitativo descriptivo, por medio de una investigación documentada, allí se establecen los
Estándares de Reconocimiento Internacional – ISO, las Normas Técnicas Colombianas – NTC y
casos de éxito relacionados con la preservación digital, mediante la observación y la técnica de
análisis de contenido en las normas identificadas y por último describir y analizar la información.
Fase 4: Diseño, validación y aplicación del instrumento: Para la construcción del
instrumento es necesario realizar un rastreo de la normatividad, legislación y buenas prácticas
que tengan relación a la preservación digital, segmentándolas, ya que sus categorías son
diferentes. En el diligenciamiento del instrumento se tienen en cuenta las categorías identificadas
en el diseño para su consolidación y su posterior análisis e interpretación.
Fase 5: Análisis de la información recopilada por los instrumentos: En el análisis de
la información se tendrán en cuenta los datos obtenidos a través de las diversas categorías
identificadas por medio de la matriz de análisis, instrumento que se eligió para el desarrollo del
trabajo, allí se busca recolectar los datos correspondientes de acuerdo a su estructura, limpieza
y procesamiento, diligenciando todos los datos , según corresponda y ejecutando los objetivos
propuestos para definir un análisis global y permita la construcción de la propuesta.
Fase 6: Construcción de la propuesta: Con la ejecución de la fase 5, donde se
identifican los requerimientos necesarios para realizar la propuesta denominada como Pautas
para la Preservación Digital Sostenible – “PPREDIS”.

4 Capítulo IV: Análisis y discusión de resultados
Se realizó el análisis de los resultados por medio de la aplicación de los instrumentos de
recolección de información definidos en el marco metodológico, de igual forma se desarrolló el
objetivo general con sus objetivos específicos que se establecieron para la aplicación de la
preservación Digital Sostenible, mediante el cual se realiza el análisis que se expone a
continuación:
A través de la matriz empleada como instrumento, se estructuró tres etapas obteniendo
los siguientes resultados: primera etapa, la matriz de análisis con 11 documentos legislativos y
10 categorías identificadas; segunda etapa, la matriz de análisis con 34 documentos normativos,
15 categorías y subcategorías identificadas, que corresponden al primer objetivo específico.
Tabla No 1. Identificación de categorías objetivo 1
Analizar la preservación digital sostenible desde la normatividad y legislación colombiana

Normatividad Legislación
Ítem Categorías de análisis Ítem Categorías de análisis
1 Alcance de la norma 1 Alcance de la norma
2 Aplicable desde
2 Objetivo 3 Objetivo
3 Ámbito de aplicación 4 Ámbito de aplicación
4 Definiciones representativas
5 Metodología
6 Herramientas utilizadas
7 Normas que interactúan
Articulación con Gestión del Riesgo
Acciones de Articulación con Seguridad de la

8 Preservación Información
Digital
Articulación con Instrumentos Alineado o enfocado a una
5
Archivísticos política
Integridad Integridad
Autenticidad Autenticidad
Técnicas de Características
Fiabilidad Inalterabilidad
9 preservación 6 del documento
digital Legibilidad Electrónico Fiabilidad
Funcionalidad Disponibilidad
Analizar la preservación digital sostenible desde la normatividad y legislación colombiana

Normatividad Legislación
Ítem Categorías de análisis Ítem Categorías de análisis
Actualización de medios
Migración
Emulación
Requisitos para la preservación
10 Recuperación de información 7
digital
Medios de almacenamiento
Infraestructura tecnológica
Normalización de formatos
Prácticas de
preservación Procedencia
digital Información de
contexto
Descriptivo Referencia
11 Metadatos Integridad 8 Metadatos mínimos
Derechos de
acceso
Estructural
Administrativo
Compatibilidad
de hardware y
software
Obsolescencia Interoperabilidad
tecnológica
12 Sostenibilidad Lenguaje de 9 Sostenibilidad
software
Interoperabilidad
Accesibilidad Divulgación /
Medio de Transparencia
almacenamiento
Paquete de
Información de
Transferencia
Paquete de
13 Paquete de información Información de
Archivo
Paquete de
Información de
Difusión
Estructura
14 Transformación de datos Uso de sistema
de información
El beneficio Impacto en la preservación
15 Impacto en la preservación digital 10
Como se refleja digital
La tercera etapa, enmarca el objetivo específico 2, utilizando una tercera matriz de
análisis para comparar cinco buenas prácticas tomadas de monografías y tesis de grado que se
alinean al tema de investigación con 18 categorías identificadas.
Tabla No 2. Identificación de categorías objetivo 2
Comparar buenas prácticas en preservación digital sostenible

Buenas prácticas
Ítem Categorías análisis
1 Año
2 País
3 Autoría de la experiencia
4 Participantes
5 Normas que interactúan
6 Objetivo
7 Contextualización de la experiencia
8 Criterios utilizados para la selección de la documentación
9 Modelo de requisitos utilizado
10 Fases de la experiencia
11 Herramientas utilizadas
12 Estrategias
13 Metadatos utilizados
14 Seguridad de la información
15 Almacenamiento de la información
16 Acciones a nivel cultural
17 Impacto en la preservación digital
18 Producto Final
Además del análisis de las categorías se articula con el marco teórico y conceptual para
diseñar la Propuesta para la Preservación Digital Sostenible.
De acuerdo con los resultados, relacionados con el análisis de la preservación digital
sostenible desde la normatividad y legislación colombiana, al realizar una verificación del alcance
de cada una de leyes, decretos, resoluciones o acuerdos, se concluye que todas van
encaminadas a regular y dar lineamientos para el adecuado manejo de los soportes electrónicos
y su preservación digital a largo plazo como fuente testimonial de la misionalidad de una entidad.
Mientras que en la normatividad busca evaluar riesgos, diseñar estrategias, estructurar formatos,
velar por la seguridad de la información, medios de almacenamiento, identificar los roles y
responsabilidades para un SGR en las organizaciones.
En complemento a lo mencionado se resalta la importancia del AGN (2018) como ente
rector de la legislación y normativa colombiana en gestión documental unificando conceptos y
términos, con el fin de normalizarlos, definiendo claramente las entidades que deben cumplir con
sus directrices y la incidencia que tienen las Tecnologías de la Información y la Comunicación -
TIC en cada proceso que se desarrolla en gestión documental.
A partir del año 1999, se ha creado la legislación colombiana para normalizar el uso de
las TIC en los procesos de gestión documental, con la Ley 527 de 1999 donde se incluye los
mensajes de datos como testimonio del quehacer archivístico, encontramos referentes
normativos que siguen surgiendo para normalizar el uso de nuevas tecnologías, sin embargo, los
antecedentes de legislación son un poco más antiguos donde se habla de la factura electrónica
y se cabida a medios tecnológicos en la gestión y trámite documental, en el año 1995 (Ley 23,
Decreto 2015).
Dando una vista más amplia a los antecedentes de la preservación digital, observamos
que data del año 1956, cuando IBM realiza la invención de las unidades de almacenamiento, con
el disco 350 RAMAC, de ese momento en adelante no se alcanzaba a vislumbrar los volúmenes
de documentos digitales que se gestionan actualmente; esto promulgó la creación de normativa
y legislación para regular y custodiar la información.
Es de vital importancia que el objetivo de la legislación y la normatividad ya que busca
regular y estructurar los procesos entorno a la documentación digital y su aplicabilidad, desde la
legislación y la normatividad puede ser implementada a cualquier tipo de organización e
institución que busque parametrizar lo relacionado a la gestión de documentos electrónicos y
mejorar su funcionalidad de metadatos y manejo de registros; cabe anotar que la legislación en

su gran mayoría es aplicable a las entidades públicas, privadas que presten servicios públicos y
privadas que tengan recursos públicos.
Se observan aspectos generales, es decir, en la normatividad no se nombran los
diferentes instrumentos archivísticos, pero están implícitos en los procesos que tienen incidencia
en la preservación de la información, desde el diseño del sistema deben ser creados criterios
básicos de acuerdo con el Modelo de Requisitos para la Gestión de Documentos Electrónicos de
Archivo - MoReq (cita) y en los sistemas de gestión para registro eficaz, además, se encuentra
inmerso con otros instrumentos, iniciando con el Programa de Gestión Documental - PGD, donde
se abarcan diferentes programa específicos como la Normalización de Formas y Formularios
Electrónicos y de Gestión de Documentos Electrónicos, como en la Tabla de Retención
Documental - TRD, donde se define el soporte del documento y la disposición final, de igual forma
en la Tabla de Valoración Documental - TVD, donde se identifican los valores secundarios de los
documentos en soporte electrónico y en las Tablas de Control de Acceso que proporciona los
permisos de acceso a la información que se encuentra en repositorios del sistemas de
información o gestor documental de cada entidad.
Ahora bien, desde la legislación Colombiana se abarca en el Decreto Único del Sector
Cultura No. 1080 de 2015 y el Decreto 2609 de 2012, donde se regula el uso de nuevas
tecnologías y documento digital, como soporte testimonial de las funciones de una entidad; y en
el marco teórico se define a los instrumentos archivísticos, como las herramientas de
estandarización, buscando normalizar y orientar la interoperabilidad de la información digital y el
acceso en cualquier momento, en complemento al AGN (2018) manifiesta que a finales del siglo
XX, y en consecuencia de las últimas tendencias tecnológicas, se da la implementación de estos
medios para el almacenamiento documental en el medio digital, colocando a la mano nuevas
formas de búsqueda, análisis y preservación de los documentos.
En la articulación de la seguridad de la información bajo la normatividad se tiene en
cuenta diferentes factores para el desarrollo de un plan de continuidad empresarial en los

registros digitales y registros relevantes, la producción de copias de registros, políticas y
procedimientos de seguridad dentro del ciclo de vida electrónico de los documentos, previniendo
el acceso a la información no autorizada con mecanismos de autenticación en el cifrado y firmas
digitales e implementación de medidas de seguridad de custodia que combinados no alteren los
datos e identificación de riesgos asociados.
Entre tanto, en la legislación en la Ley 527 de 1999 determina la reglamentación, acceso
y uso de los mensajes de datos, del comercio electrónico y de las firmas digitales, proporcionando
la validez a la información que por medio de este cifrado ofrece un valor probatorio a los datos.
Por otro lado, según Fernández Barcell, M., & Collado Machuca, J. C. (1998). La gestión
documental hace parte integral de la administración pública, apoyando el proceso de búsqueda,
conservación, archivo, seguridad de la información y control de los documentos sin dejar de lado
la preservación de estos como originales.
Con relación a las técnicas de preservación digital en la normatividad se deben tener en
cuenta las siguientes características:
En cuanto a la integridad debe generarse las reglas y mecanismos para medir la
integridad ya que esta evoluciona a medida que lo hace la tecnología, por lo cual el repositorio
debe brindar las medidas apropiadas para asegurar la integridad de los registros. Por otro lado,
la autenticidad de la información determina que debe garantizar las acciones de ingreso,
preservación y transformación de la información, con buena calidad, utilizando rastros de
auditoría, generando reglas, procesos, políticas y procedimientos para controlar la creación,
captura y gestión de los registros, asegurando la autenticidad de la información, utiliza la firma
digital para darle el criterio de autenticidad al documento.
También, la fiabilidad de la información debe determinar estrategias y niveles de esfuerzo
para garantizar la fiabilidad de los registros, implementar medidas para el cifrado de la
información y el uso de transferencia segura, estampado cronológico, esquemas de metadatos

para la gestión de registros debe ser citados como fuente de autoridad de las definiciones
semánticas.
Además, la legibilidad de la información debe evaluarse los escenarios de pruebas
empleando un proceso de verificación de legibilidad de muestras de la información importada y/o
convertida con "visores”, y revisando las especificaciones técnicas se encuentren actualizadas.
Otro elemento, la funcionalidad de la información deben tener en cuenta la creación, captura y
gestión de registros se debe sistematizar mediante el diseño y la operación de rutina de los
sistemas de registros por medio de políticas y procedimientos autorizados.
Entre tanto, la legislación en particular en el Decreto 1078 de 2015, define la integridad
como la garantía de que el documento recibido coincide con el documento emitido; la
autenticidad, se evidencia por medio de la firma digital; la inalterabilidad, se establece como un
criterio de autenticidad; la fiabilidad, una representación completa, fiel y precisa y se toma como
un criterio de autenticidad; la disponibilidad, se define como el acceso o consulta al documento,
cuando sea requerido.
En concordancia con lo analizado Márdero, M. (2013) comenta que la preservación digital
comprende todas las actividades que aseguren la accesibilidad, almacenamiento a largo plazo e
interpretación de contenidos representados digitalmente en el momento que sea necesario.
Además, según Nuñez, J. (2019) la digitalización es un proceso donde se convierte el documento
físico en formato digital, cumpliendo con las características del documento electrónico, como son
la autenticidad, integridad, inalterabilidad y accesibilidad, lo anterior para evitar el deterioro por
manipulación del documento físico, además de garantizar el acceso en menor tiempo y con
ayuda de las TIC y el mínimo de recursos físicos.
En la categoría de Prácticas de preservación digital enfocada la normatividad, la
actualización de medios de la información debe establecerse los tipos de medios, ciclos de
renovación, características técnicas y procedimientos para la actualización; la migración debe
tener, técnicas y procedimientos para la migración, políticas de renovación tecnológica,

metadatos diseñados para la migración en sus cuatro tipos de renovación, reempaquetado,
replicación y transformación; la emulación debe tener técnicas y procedimientos para la
emulación para establecer esquemas para gestionar las capas de agrupación; la recuperación
de información On-line, Near-line y Off-line, se fundamenta en los procedimientos de
recuperación de datos, los procesos de continuidad y prevención de desastres en línea, además
aplicar y mantener los metadatos técnicos de los registros, realizar pruebas para determinar si
es posible la recuperación forense de la información.
En la normatividad, los medios de almacenamiento deben establecer los tipos de
almacenamiento, definir mecanismos de almacenamiento locales y remotos, para ser protegidos
contra el acceso, pérdida o destrucción no autorizados en caso de robo o desastre; realizar
evaluaciones para determinar la degradación y obsolescencia de los medios, estimado de
velocidad de acceso, vida útil y el tiempo requerido para la migración entre medios. A su vez,
definiendo soluciones de almacenamiento realizando pruebas de aceptación y calidad,
trazabilidad de los procesos de manufactura, condiciones ambientales y seguimiento continuo de
evolución del suministro; la infraestructura tecnológica debe estar marcada en una estructura de
árbol por medio de etiquetas y roles, en un mapeo directo o indirecto, poseer un inventario de los
componentes del sistema físico, técnico y su estructura lógica donde se considere el volumen de
datos, tamaño promedio y máximo, una planificación de inversión, evaluación de componentes y
requisitos tecnológicos; por último,, la normalización de formatos debe tener una política de
formatos de archivo para la preservación a largo plazo de acuerdo con normas internacionales y
especificaciones técnicas de los formatos disponibles en el dominio público, o ser de amplio uso
en el sector pertinente.
Entre tanto, al realizar el análisis de la legislación se observa que la preservación digital
se toma desde los criterios de sostenibilidad (calidad, seguridad, interoperabilidad), adoptando
medidas y regulando los requisitos mínimos que garanticen la preservación digital sostenible. En
concordancia con lo expuesto, para Pendergrass, K. L y otros. (2019) la creación de los

documentos nativos electrónicos se puede realizar desde cualquier dispositivo, es así que estos
dispositivos se vuelven medios de almacenamiento temporales que deben migrar a medios que
cumplan con los requerimientos normativos y Unesco (2019) define la preservación digital a largo
plazo brinda como característica que la información debe ser accesible en cualquier momento.
En la normatividad, los metadatos se desagregan en descriptivos, estructurales y
administrativo, en cuanto a los descriptivos que son componente del Paquete de Información de
Archivo – PIA, se clasifican en la procedencia, donde se determina la normalización de estructura
de los metadatos, la gestión a través del tiempo, información como el nombre, versión de la
plataforma de ejecución, desarrollo del servicio, versión API, nombre de la aplicación utilizada
para la integración y desarrollo continuo, descripción de las acciones del usuario de alto nivel
realizadas, para crear, transformar o modificar de otro modo un archivo, además, documentando
el proceso de conversión y migración, por medio de los metadatos que cuenta la historia del
evento de migración del registro, para garantizar su autenticidad.
Otro metadato descriptivo es la información de contexto donde debe normalizarse la
estructura de los metadatos de descripción de información de contexto y propiedad intelectual y
contexto de tiempo, como el nombre del productor de la historia institucional, cultural y contexto
geográfico, proporcionando el origen y custodia de la unidad de descripción, registrando la fecha
y hora de la digitalización, además proporcionar metadatos relacionados con la disposición final
del documento, proteger contra pérdida o eliminación no autorizada, retener o destruir el
documento de acuerdo con los requisitos identificados en la valoración.
En cuanto a la referencia debe proporcionar la normalización de estructura de los
metadatos de descripción de referencia, conteniendo información como nombre del término,
asunto, tema del recurso, el nombre e inversión del Sistema Operativo, tipo de almacenamiento,
tipo de contenedor, tipo red, número de copias de registro, nombre del sistema de archivo, tipo y
versión de hipervisor, identificar el título, ayudas de búsqueda y publicaciones relevantes como
guías o manuales relacionadas.

También, la integridad debe normalizar la estructura de metadatos, construyendo un
catálogo de metadatos para la integridad de tales objetos en cuanto a su tamaño, verificación,
hash, ubicación, número de copias y métodos de autenticación, identificando metadatos
utilizados para proporcionar la integridad de la información como código de referencia, título,
fechas extremas, nivel de descripción, volumen y productor.
Finalmente, los metadatos relacionados con derechos de acceso donde debe
normalizarse la estructura de los metadatos de descripción, la identificación de roles y
responsabilidades y controles de seguridad definiendo el nivel de acceso como acceso sin
restricción o limitado, disponibilidad y autorización de acceso con el paso del tiempo, nivel de
servicio requerido, velocidad, desempeño, tipo de acceso, criterios de selección típicos y
volúmenes de datos, difusión esperada, marco legal, licencia, control de acceso por medio de
nombres de usuario, contraseña; mecanismos utilizados para autenticar la identidad y privilegios
de los usuarios e historial de acceso al equipo de red y al sistema de seguridad de la red.
En cuanto a los metadatos estructurales debe crearse un catálogo independiente, un
esquema útil para la migración de archivos, descripción de estructura del fondo documental y la
estructura del registro en cuanto a su forma, formato y componentes que contribuyen al registro.
Entre tanto los metadatos administrativos deben tener procedimientos técnicos para la
descripción de metadatos y políticas de recopilación de información de los fondos, descripción
del alcance y naturaleza de adquisición del material como transferencia, donación, compra y/o
préstamo, teniendo en cuenta el ID del arrendatario, de usuario, términos de uso, función y
responsabilidad del proveedor del servicio de gestión de registros en la nube.
Los metadatos es un tema específico que se encuentra en tres documentos legislativos
analizados: Decreto 29 de 2015, para los términos de transferencia documental; Decreto 1080
de 2015, se definen los metadatos de contenido, estructura y contexto; Decreto 2364 de 2012,
donde se especifican los metadatos para tener en cuenta para la firma electrónica; y el Acuerdo
003 de 2015, como elemento para los expedientes electrónicos de archivo. Los metadatos son
la razón de ser de la propuesta de preservación digital sostenible, su actualización garantiza el
acceso de los documentos electrónicos en cualquier momento que sean requeridos.
Por otra parte, según Cruz et al., (2011). Los metadatos son la descripción de datos
estructurados o semiestructurados, que posibilitan la creación, gestión y uso de los documentos
a largo plazo, los metadatos pueden ser utilizados para identificar, autenticar y contextualizar
documentos.
En la normatividad, la categoría de sostenibilidad se desagrega en la compatibilidad de
hardware y software, obsolescencia tecnológica, lenguaje de software, interoperabilidad,
accesibilidad y medios de almacenamiento. Frente a la compatibilidad de hardware y software
debe documentar la historia de los cambios de operaciones, como los inventarios, documentos
adquiridos, implementación, actualización, retiro de software y hardware, programas, políticas de
retención, disposición final, copias de versiones anteriores de las políticas y procedimientos
técnicos para determinar la compatibilidad y el monitoreo permanente del recurso tecnológico.
Teniendo en cuenta que el hardware ofrece compatibilidad en retroceso, pero no se puede
predecir un comportamiento, debe observarse la disparidad de las unidades y valores en las
especificaciones provistas por los fabricantes, teniendo en cuenta el tiempo promedio antes de
la falla, tiempo promedio para la falla, tasa de falla anualizada, tiempo promedio entre pérdida de
datos, tiempo promedio para reparación y vida útil / de servicio.
En cuanto a la obsolescencia tecnológica debe considerar el monitoreo de la degradación
física, las políticas y procedimientos para identificar la obsolescencia tecnológica, procedimiento
de migración y el mantenimiento de la información. Verificar el repositorio para evidenciar la
necesidad de un software nuevo, los puntos de falla probable y la interoperabilidad entre los
componentes de software y hardware. El repositorio también debería estar en contacto con sus
proveedores de software respecto a las actualizaciones tecnológicas y cómo los programas
nuevos pueden afectar la integración y el desempeño del sistema.

Otro elemento, el lenguaje de software debe contener una estructura de lenguaje del
software adecuado a los requerimientos para ser leídos según el software utilizado, siendo más
accesible para la migración, interoperabilidad y la preservación digital a largo plazo.
Además, la interoperabilidad es importante para la preservación a largo plazo, ya que
permite que sea accesible no solo a una entidad o un sistema de gestión de registros, sino a una
comunidad que custodia la información, en esta debe planificarse de migración y el monitoreo de
tecnológico para la verificar la interoperabilidad, realizar revisiones frecuentes con respecto al
estado del hardware, las fuentes de falla y la interoperabilidad entre los componentes del
software y hardware.
También, la accesibilidad debe determinar la descripción de los metadatos y la
actualización de estos para garantizar el acceso a la información a largo plazo.
Por último, el medio de almacenamiento debe recibir pruebas regulares para reducir el
riesgo de no recuperación, tener estrategias de almacenamiento y protección, procedimientos
autorizados de planificación y recuperación de información, evitando la divulgación, modificación,
retiro o destrucción no autorizada de la información que se encuentra en los medios de
almacenamiento, utilizar materiales de protección y procedimientos de manipulación cuando se
requiera, teniendo en cuenta la estabilidad intrínseca de los medios de almacenamiento, la
estabilidad de modificaciones físicas y químicas, calidad y confiabilidad del proceso de grabación
y la preservación de la trazabilidad del acceso a la información y los metadatos.
Mientras que, la legislación por medio del Decreto 2609 de 2012, da las bases para la
interoperabilidad y las Leyes predecesoras toman este concepto, en el acuerdo 003 de 2015 se
menciona el estampado cronológico y el certificado electrónico que son esenciales para la
sostenibilidad. En las normas compilatorias se encuentra la categoría de divulgación /
transparencia frente al acceso a la información.

En concordancia, Unesco (2021) Hardware: La obsolescencia para el hardware está
definida de 1 a 7 años, dentro de este análisis se busca minimizar este riesgo, estar preparado
para el cambio con recursos físicos, económicos y humanos mitigando este riesgo.
* Software: La obsolescencia de software se encuentra definido de 5 a 10 años, el análisis
para mitigar esta obsolescencia es la utilización de emulación, migración previamente planeada
y definida, evitando pérdida de información.
En la normatividad, la categoría de encapsulación se clasifica en Paquete de Información
de Transferencia, Archivo y Difusión, frente al Paquete de Información de Transferencia – PIA
debe establecerse restricciones y requisitos de transferencia, realizarse identificación de errores
de transferencia, para ello debe describirse el número de incidencia / incidente, descripción,
probabilidad (alta-media-baja), impactos (alto-medio-bajo), acción de contención y propietario,
fecha límite y fecha de resolución; crearse procedimientos y monitoreo de transferencia de
información, generando transferencias de información exitosa, teniendo en cuenta los datos
relacionados con la producción, creadores y receptores, instaurando métodos de validación para
la recepción de la transferencia, registran errores en la transferencia de datos, es por lo que los
registros de procesamiento interno y auditoría deben conservar registros de todas las
transformaciones internas de los PIT para demostrar que ellos se transforman en PIA.
En segundo lugar, el Paquete de Información de Archivo – PIA debe establecer
procedimientos y técnicas para transformar los PIT en PIA, debe verificarse que los PIT están
tanto completos como correctos y un proceso correcto para transformar los PIT en PIA,
evidenciando que las verificaciones iniciales fueron ejecutadas con éxito, identificar y documentar
los vínculos entre registros, agentes y procesos; mantener la información de contenido y
descripción de preservación a medida que se ejecuta la preservación; cumplir con las calidades
de exhaustividad y relevancia de la información, lo cual propicia la generación de un certificado
de autenticidad de la información.
Por último, el Paquete de Información de Difusión – PID debe implementar políticas de
acceso, minería de datos, firmas electrónicas y encriptaciones; procedimiento para la creación,
registro de inscripción, retención y expedición del registro digital, por lo cual es necesario
establecer los requisitos principales para la implementación de las políticas de acceso y
proporcionar objetos auténticos demostrables como los PID.
En concordancia, en la investigación realizada por Bote, J. (2012). en la propuesta de un
modelo de preservación digital para pequeñas y medianas instituciones sanitarias, donde se
permite identificar las necesidades frente a la preservación digital en las instituciones en cuanto
a los diferentes tipos de paquetes de información como lo son: Paquete de Información de
Archivo (Archival Information Package) (AIP); Paquete de Información de la Submisión (SIP) y
Paquete Información de Diseminación (Disseminated Information Package) (DIP).
En la normatividad, la categoría de transformación de datos se clasifican en estructurales
y uso de sistema de información, en cuanto a la estructura esta debe tener procedimientos
relacionados con el software, algoritmos, encriptación, instrucciones escritas para comprender la
estructura o semántica, referencia cruzada de la estructura de datos, etiquetado de artefactos en
estructura de árbol y estructura cliente - servicio en la nube, servicio de SaaS adquisición,
emisión, eliminación, preservación, conversión, certificación, acceso y consulta, suministro y
migración, registró; desarrollo y administración de la aplicación, operación, ejecución, interfaz;
almacenamiento, visualización, migración, informático y recuperación.
Con relación con el uso de sistema de información debe documentarse la usabilidad,
contemplando la apariencia exacta, distribución de documentos textuales, conservando las
unidades de medición de los campos de datos y normalizar los datos durante el proceso de
ingreso de información; procedimientos y técnicas de uso donde se describa el paso a paso del
uso entre el productor y el archivo para el manejo de la información, la responsabilidad de los
usuarios, del administrador, basado en los requisitos funcionales, incluir el plan de continuidad
de la organización para registros digitales, incluyendo copias de registros fuera del sitio, sistemas
operativos y programas de aplicaciones, evaluar y describir las capacidades y la operación y
determinar con exactitud las necesidades del sistema.
Además, debe asegurar la integridad de la información debe identificar el título y
direccionamiento de los mensajes, normas para la redacción como el idioma, jerga y otro
contenido del mensaje; uso de correctores ortográficos y otras herramientas de verificación de
los mensajes, nombres o seudónimos, claves, firmas digitales y otras herramientas para la
gestión del contenido, termino “con copia a” y “con copia oculta a"; detección y eliminación de
software malicioso, inclusión de adjuntos y enlaces embebidos, uso para propósitos legales tales
como contratos, vigilar el cumplimiento de derechos de autor, exactitud en el contenido y el
direccionamiento, gestión y respuesta de los mensajes recibidos.
Por otro lado desde la legislación se define el expediente electrónico, en las siguiente
legislación: Ley 2080 de 2021, donde se define como un conjunto de documentos electrónicos
correspondientes a un procedimiento administrativo, además el expediente electrónico deberá
garantizar características de autenticidad, integridad y disponibilidad; en el Decreto 2609 de
2012, lo definen como la unidad mínima del archivo electrónico documental; el Acuerdo 003 de
2015 se da el mismo concepto descrito en la Ley 80 de 2021; mientras en el Decreto 806 de
2020, se habla del expediente híbrido (físico y electrónico), el análisis de esta legislación da
criterios necesarios para definir en la propuesta los límites entre el expediente electrónico y
expediente electrónico nativo.
En la normatividad, la categoría de impacto en la preservación digital se puede evidenciar
el beneficio obtenido como la parametrización de las normas analizadas donde se planea,
identifica, enmarca, define, proyecta, consolidar los procedimientos para salvaguardar la
integridad y autenticidad de los registros digitales en las organizaciones, generando cultura y
trascendencia en este proceso, que a pesar del tiempo transcurrido aún se encuentra en un
segundo plano. Además, se refleja en el acceso a la información en el tiempo, facilitando el

acceso a la información, optimización de los recursos digitales, con el objetivo de la preservación
digital sostenible.
Por otro lado, cada una de la legislación objeto de análisis aporta desde su individualidad
a la preservación digital, como por ejemplo la reglamentación de la firma digital, el uso de las
TIC, los expedientes electrónicos, los nativos electrónicos, que nos evidencia el impacto de las
TIC en la preservación digital.
De acuerdo con los resultados obtenidos en la tercera etapa en la comparación de buenas
prácticas en preservación digital sostenible, se observan aspectos generales, es decir, en los 7
últimos años, tomando como base, algunos trabajos de grado en referencia a la preservación
digital en los diferentes centros de información a nivel mundial, específicamente, en ciudades del
continente europeo y países latinoamericanos, bajo el apoyo y asesoramiento de personas
especializadas en el Proceso de Gestión Documental, que buscan generar conocimiento en esta
área. Este personal busca afianzar sus conocimientos en el área de la Gestión Documental, por
medio del estudio de algunas normas asociadas a sus temas objeto de investigación, donde
identifican políticas, estrategias, bases, legislación, su contexto en la preservación digital.
Planteando inquietudes sobre la carencia de una metodología propicia, que busca
calcular cuánto cuesta preservar lo digital, está basado en una necesidad de la entidad, para la
aplicación de la preservación documental en sus organizaciones, evidenciando que no se
desarrollan criterios exactitud, en razón a las necesidades y falencias que tienen los centros de
información y/o organizaciones, lo que se identifica en los trabajos desarrollados son las normas
que buscan ser aplicadas y estandarizadas hacia la preservación digital, haciendo un recorrido
muy detallado con cada una de ellas para verificar como pueden ser ejecutadas a sus
necesidades detectadas.
Exaltando el sistema abierto de información de archivo (OAIS), modelo tomado como
referencia en cada una de las buenas prácticas, es el punto de partida que busca preservar la
información digital, identifican las problemáticas en este caso la obsolescencia de los soportes,
formatos, del software y hardware, realizan un análisis del sistema que vienen utilizando para la
preservación digital, en las diferentes etapas como la producción, acceso, consulta, difusión,
conservación. Utilizando herramientas ofimáticas y sistemas operativos, que describan y faciliten
el acceso a la información con el fin de fomentar la participación entre el sistema y los usuarios
y la implementación de nuevos formatos, migración de la información a nuevos soportes
informáticos, facilidad en la búsqueda de información.
Lo que incide en la no especificación del metadato utilizado, sin embargo, su finalidad en
la utilización de los metadatos es que estos sean interoperables, metadatos descriptivos,
técnicos, sociable a cada sistema utilizado en las organizaciones; realización de copias de
seguridad, protocolo para el ingreso, con permisos para el acceso a la información, a través de
los estudios realizados la identificación de posibles riesgos existentes en la pérdida de la
información; mayor capacidad de almacenamiento a largo plazo, realización de las transferencias
documentales, en el caso de las bibliotecas almacenamiento almacén de los ficheros digitales
que componen los objetos; y un programa de carga, gestión y administración del repositorio;
mejoramiento y actualización en los procesos de la Gestión Documental en formato Digital;
diseño de una arquitectura funcional, accesible, diseños de repositorios de archivos digitales
confiables.
Por último, el diseño de políticas, guías, desarrollo de estrategias para la preservación
digital, de acuerdo con las normas vigentes de cada país, que busca mejorar los archivos digitales
en las unidades de información.

5 Capítulo V: Requisitos para la preservación digital sostenible
5.1 Introducción
La sociedad actual se encuentra familiarizada con la transformación digital, que es un
paso al que se llega a través del uso de las nuevas tecnologías y como resultado tenemos los
documentos digitales, es allí donde la preservación de la información se vuelve indispensable, al
querer acceder a documentos, fotos, registros y momentos capturados en un instante, que son
testimonio de los hechos que suceden en el día a día de una persona o entidad.
El acceso a la información se ha visto desde diferentes roles como las tecnologías de las
comunicaciones, la cual, aporta desde su conocimiento a la planeación y/o programación del
Sistema de Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo - SGDEA; desde el sistema de
gestión, que estandariza los formatos dando lineamientos; y la archivística por medio de la
gestión documental y los instrumentos archivísticos, esta consolida transversalmente los aportes
y los vuelve dinámicos para que el usuario final pueda acceder a estos documentos cuando lo
considere necesario. Márdero, M. (2013).
Como bien anota Térmens (2009) “La investigación en preservación digital hasta el
momento ha estado liderada a escala internacional por algunas bibliotecas y archivos nacionales
y por proyectos con la participación de universidades, empresas de software e instituciones
depositarias de documentación”. (p. 614)
Desde nuestra profesión estamos llamados a ser innovadores y creativos, teniendo como
base la normatividad y legislación colombiana, además de las buenas prácticas exitosas en otros
campos como la bibliotecología con los repositorios digitales, donde se integran procesos de
encapsulación de la información y prácticas de preservación digital que nos garanticen el acceso
a los documentos.
El uso y mantenimiento de repositorios digitales y el Sistema de Gestión de Documentos
Electrónicos de Archivo - SGDEA, son esenciales para la preservación digital sostenible, ya que
se inicia por la correcta definición del esquema de metadatos teniendo en cuenta aquellos que
son vitales para la interoperabilidad y transferencia, además definir el lenguaje a utilizar que debe
ser legible por dispositivos electrónicos; la actualización de los metadatos cuando se genere un
cambio es muy importante, evitando la pérdida de información o el acceso a la misma. Los
medios de almacenamiento a su vez requieren un mantenimiento preventivo en su hardware
minimizando el riesgo de daño y por consiguiente pérdida de información.
Con base a lo anterior los documentos electrónicos poseen las siguientes características
o técnicas de preservación digital: integridad, autenticidad, fiabilidad e inalterabilidad, estas se
pueden verificar por medio de firmas electrónicas y/o estampa cronológica; además de
disponibilidad y legibilidad las cuales forman parte integral en la sostenibilidad del documento
electrónico.
Hasta hace bien poco se podía considerar que era un lujo investigar y aún más realizar
avances en preservación digital. La expansión de la Web y con ella la de toda la
información digital ha obligado a la mayoría de las instituciones públicas y empresas a
centrarse en la ingente tarea de redefinir sus procesos internos de trabajo y de creación
de sistemas de interacción con los documentos digitales, dentro de los cuales las webs
y las intranets son la parte más visible. En este contexto sólo las entidades más fuertes
en tamaño, responsabilidades y recursos económicos han podido pensar en el futuro
de los documentos digitales sin menoscabo de la actividad diaria. (Térmens, 2009, p.
620)
Si bien es cierto que el Archivo General de la Nación - AGN en su página web publica los
Objetos Virtual de Aprendizaje OVA que es la agrupación de la legislación por conceptos como
documento electrónico, firma electrónica, SGDEA, preservación, interoperabilidad, documentos
técnicos e ISO/NTC, en estos encontramos para la legislación el número, año, título y el PDF
para consultar y en el caso de la normatividad ISO/NTC el nombre y el estado de norma, las
normas con quien interactúa y la opción de compra. En esta propuesta identificamos categorías
y subcategorías de preservación digital sostenible desde la ISO/NTC y la legislación y realizamos
un análisis de cada una de ellas, además identificamos la norma y la legislación que contiene
estas categorías en un consolidado que podemos observar a continuación:
Tabla No 3. Convensiones legislación y normatividad
NORMA SIGLA NORMA SIGLA

NTC-ISO-TR 18492 (2013) I 492 NTC-ISO-TR 17797 (2016) I 797
NTC-ISO-TR 15801 (2014) I 801 NTC-ISO 17068 (2018) I 068
NTC-ISO-TR 18128 (2016) I 128 NTC-ISO 18829 (2018) I 829
GTC-ISO-TR 14873 (2021) I 873 NTC-ISO 20104 (2019) I 104
GTC-ISO-TR 22428-1 (2021) I 428 NTC-ISO 23081-1 (2014) I 081-1
NTC-ISO 19005-1 (2020) I 005 NTC-ISO 23081-2 (2016) I 081-2
NTC-4095 (2013) N 095 NTC-ISO 23081-3 (2016) I 081-3
NTC-6165 (2016) N 165 NTC-ISO-IEC 27001 (2013) I 001
NTC-6231 (2017) N 231 NTC-ISO 30300 (2013) I 300
NTC-5985 (2013) N 985 NTC-ISO 30301 (2013) I 301
NTC-ISO 13008 (2014) I 008 NTC-ISO 30302 (2016) I 302
NTC-ISO 14289-1 (2021) I 289 Ley 527 de 1999 L 527
NTC-ISO 20652 (2006) I 652 Ley 594 de 2000 L 594
NTC-ISO 14533-1 (2014) I 533-1 Ley 2080 de 2021 L 2080
NTC-ISO 14533-2 (2014) I 533-2 Decreto 2609 de 2012 D 2609
NTC-ISO 14533-3 (2021) I 533-3 Decreto 29 del 2015 D 29
NTC-ISO 14641-1 (2014) I 641 Decreto 1078 de 2015 D 1078
NTC-ISO 14721 (2018) I 721 Decreto 2364 de 2012 D 2364
NTC-ISO 15489-1 (2017) I 489 Decreto 1080 de 2015 D 1080
NTC-ISO 16175-1 (2013) I 175-1 Decreto 806 de 2020 D 806
NTC-ISO 16175-2 (2015) I 175-2 Acuerdo 003 de 2015 A 003
NTC-ISO 16175-3 (2016) I 175-3 Resolución 500 de 2021 R 500
NTC-ISO 16363 (2017) I 363
Tabla No 1. Relación de las categorias con la normatividad y legislación colombiana
Fuente: elaboración propia

5.2 Objetivo
Proponer los requisitos basados en la legislación y normatividad para la implementación
de un sistema de preservación digital sostenible.
5.3 Alcance
Aplicada a cualquier tipo de organización e institución que busque parametrizar y mejorar
su gestión de documentos electrónicos, por medio del uso de técnicas, acciones y métodos para
el manejo de registros y garantizar la preservación en el tiempo de la información. Para el logro
de esto, los miembros de las entidades tanto a nivel directivo como operativo deben apropiarse
del conocimiento de las diferentes normas aplicables y las categorías identificadas en este
proceso.
5.4 Estructura de la propuesta
Pautas para la preservación digital sostenible – PPREDIS
Como resultado del análisis del instrumento de recolección se definieron las siguientes
categorías: Técnicas de preservación digital, que son aquellas que se enmarcan en los
requerimientos mínimos que debe tener un documento para su preservación digital; acciones de
preservación digital, define las actividades previas, durante y posteriores para lograr la
preservación digital; prácticas de preservación digital, detalla las acciones a realizar en la
búsqueda de preservación digital; sostenibilidad, a través de métodos para satisfacer las
necesidades actuales, sin afectar la idoneidad de los documentos en el futuro; por último la
encapsulación, es la agrupación de datos ocultando algunos componentes para evitar pérdida
de información al realizar las transferencias de documentos electrónicos.

Gráfica No 1. Propuesta de sistema de preservación digital sostenible
Ciclo de Vida del Documento Electrónico / Preservación Digital Sostenible
El uso de la implementación de los instrumentos archivísticos constituye el fundamento
de la preservación digital sostenible al igual que los archivos de gestión, central e histórico desde
la producción y recepción, gestión, cierre y archivo y por último, su disposición final.
El ingreso de la información puede tener dos inicios: el primero, cuando la información es
análoga, en este caso el documento se digitaliza convirtiéndolo en formato PDF o JPG y
preservado en un medio de almacenamiento; la segunda forma, es el ingreso de un documento
nativo electrónico, cuando estos se han producido principalmente en medios electrónicos de
acuerdo a lo anterior se procede a almacenar y realizar la gestión y trámite de la información
incorporando metadatos de acuerdo con su estructura, contenido, descripción y gestión
administrativa.
Luego de ello, la información se gestiona en el expediente y se procede con el cierre de
este, en los tiempos establecidos para tal fin, además, debe garantizarse la captura de metadatos
relacionados con la estampa cronológica, la firma del documento y el código de verificación, entre
otros. Es aquí donde el cierre del expediente se integra al Paquete de Información de
Transferencia - PIT, donde se realiza la transferencia hacia el archivo central, para hacer parte
del Paquete de Información de Archivo – PIA y posteriormente complementan el Paquete de
Información de Difusión - PID para la consulta de estos registros según sea el caso.
Por otra parte, desde la sostenibilidad se tiene en cuenta la migración y emulación de la
información, como actividades que se llevan a cabo para el proceso de transferencia, allí se
establece la documentación que se selecciona, elimina o conserva totalmente, si este último es
el caso se transfiere al archivo histórico para convertirse de nuevo en un PIA y luego en un PID.
Por el ciclo expuesto anteriormente, es vital la aplicación o implementación de técnicas
para la preservación digital, la identificación de los riesgos asociados, la interoperabilidad de los
sistemas de información, la accesibilidad, infraestructura y obsolescencia tecnológica, metadatos
y seguridad de la información.
Gráfica No 2. Ciclo de Vida del Documento Electrónico / Preservación Digital Sostenible

Acciones de preservación digital
Para asegurar la continuidad del acceso de la información se articulan tres factores el
primero de ellos es la gestión del riesgo, desde la relación de recursos, medios y presupuestos,
además, de los niveles asociados con seguridad determinando la vulnerabilidad de los registros,
los requisitos legales para establecer la vida útil, la pérdida y destrucción no autorizada de los
registros la factura preservación y obsolescencia de la información, también el riesgo de falla del
sistema.
El segundo factor, la seguridad de la información debe realizarse un análisis sistemático
de los factores de riesgo de seguridad, en aspectos relacionados con el copiado de acceso y
protección contra pérdida de información, la evaluación de políticas y procedimientos desde la
creación de los documentos hasta la disposición final.
El tercer factor son los instrumentos archivísticos, desde los cuales se determina los
lineamientos en materia archivística, desde la planeación estratégica, requisitos funcionales,
seguridad, derechos y restricciones, desde su creación o recepción, a través de su gestión
administrativa, hasta su disposición final.
Gráfica No 3. Acciones de preservación digital

Técnicas de preservación digital
Dentro de las técnicas de preservación digital está la integridad, autenticidad, fiabilidad e
inalterabilidad qué pueden ser verificada por medio de diferentes elementos, cómo son: la firma
electrónica, el certificado digital y el estampado cronológico además se encuentra la
funcionalidad y la legibilidad dentro de la normatividad que van acordé a los medios de
almacenamiento y técnicas de preservación como emulación, migración y recuperación de la
información, Sin embargo dentro de la legislación encontramos la característica de disponibilidad
que se enmarcan dentro de categoría de la normatividad, prácticas de preservación digital y la
subcategoría recuperación de la información.
Gráfica No 4. Técnicas de preservación digital
Desarrollado a partir de Ley 527 (1999), NTC-ISO-TR 18492 (2013), NTC-ISO 20652 (2006)
Prácticas de preservación digital
En las prácticas de preservación digital encontramos las medidas para recuperar la
información, su acceso por medio de la emulación, además de la actualización de los medios,
su almacenamiento y migración que permiten qué el documento de electrónico se encuentre
resguardado y verificado para su consulta, también se tiene en cuenta la infraestructura
tecnológica y la normalización de formatos que van de la mano de la seguridad de la
información y la gestión del riesgo ya que sin estos no se podría acceder de forma confiable al
documento electrónico en su preservación digital sostenible.
Gráfica No. 5. Prácticas de preservación digital
Por otra parte los metadatos están presentes en todo el ciclo de vida de los documentos, desde
el momento en el que se producen hasta que se aplica la disposición final, estos metadatos se
definen en tres aspectos, el primero, la descripción del medio, el momento, él quien realiza la
actividad, el segundo, la estructura, donde se debe considerar el esquema de los metadatos,

además, de la descripción del organigrama, estructura administrativa actual del fondo
documental y por último de contenido administrativo donde se determinan aspectos del
repositorio como los términos de uso, su funcionalidad y responsabilidades de la gestión de
registros; de ahí que los metadatos representan una parte fundamental para la preservación de
los documentos en el tiempo.
Gráfica No 6. Metadatos
Paquete de información
Se debe tener en cuenta la gestión del riesgo, ya que permite identificar los incidentes e
impactos qué pueden llegar a presentarse en los Paquetes de Información de Transferencia -
PIT y de esta forma se transforman en Paquetes de Información de Archivo - PIA. Sin embargo,
es recomendable que al Paquete Información de Difusión - PID lleguen los documentos
electrónicos con elementos que confirmen su integridad, autenticidad e inalterabilidad cómo son
las firmas electrónicas garantizando que el documento que se generó sea auténtico.
Gráfica No 7. Paquete de información
5.5 Estrategias para la implementación de los requisitos
Estrategia 1: Planeación Acciones de preservación digital
 Instrumentos archivísticos
Articular los instrumentos archivísticos con el ciclo de vida del documento electrónico,
desde la planeación estratégica (PINAR - PGD - SIC), requisitos funcionales (Banter - MoReq),
seguridad, derechos y restricciones (TCA - CCD), desde su creación o recepción, hasta su
disposición final (FUID, TRD, TVD).
 Seguridad de la información
Diseñar políticas de seguridad de la información basados en la norma NTC-ISO-IEC
27001 (2013), elaborando Manuales de sistema de gestión y políticas de seguridad de la
información, plan de continuidad de negocios y Manual de protección de datos personales,
además del protocolo de digitalización certificada. Articulado con los instrumentos archivísticos
MoReq para garantizar la custodia, acceso y preservación de la información en el SGDEA y la

TCA para el control de acceso a documentos públicos, reservados o clasificados por parte de los
interesados; es importante tener en cuenta el Índice de información clasificada y reservada.
 Gestión del Riesgo
Elaborar la política de gestión del riesgo generando lineamientos para su implementación,
con el uso del ciclo PHVA, que ayuda a mitigar los riegos asociados a la perdida, manipulación
y acceso a la información, además diseñar el registro de activo de información, donde se
identifican los tipos de activos (información, software, hardware, servicios, intangibles,
componentes de red, de recurso humano), para crear o actualizar permanente la matriz del riesgo
(estratégicos, operativos, financieros, tecnológicos, de cumplimiento, de imagen o reputación,
seguridad digital y corrupción) de la entidad enmarcados en el ciclo de vida del documento
electrónico.
 Requerimientos tecnológicos
Realizar un estudio de adquisición de plataformas tecnológicas (SGDEA, repositorio
digital), realizando un proyecto para la adquisición, instalación, implementación y puesta en
producción de las mismas, tomando como referencia los requisitos funcionales y no funcionales
establecidos en el MoReq, garantizando la cadena de custodia y preservación digital a largo
plazo.
Estrategia 2: Producción o recepción
 Utilizar metadatos de preservación digital
Aplicar metadatos estructurales, descriptivos y administrativos que cumplen la función de
describir el documento electrónico, manual o automático según el esquema de metadatos de
preservación digital a largo plazo de la entidad.

 Identificar los documentos de archivo electrónico
Implementar la TRD, aplicando las series, subseries y tipologías documentales, que lo
identifican como documento de archivo, por su funcionalidad dentro de la entidad.
 Normalizar los formatos electrónicos
Actualizar y regular el uso de formatos electrónicos, verificando los estándares para la
preservación digital a largo plazo y utilizando atributos de interoperabilidad y código abierto, con
formatos homogéneos que aseguren su uso en diferentes plataformas sin pérdida de
información.
 Garantizar la inalterabilidad del formato original del documento electrónico
recibido
Conservar el documento electrónico según como fue recibido en la ventanilla única de
radicación electrónica, respetando el formato original, para garantizar y asegurar los atributos del
documento electrónico de archivo.
 Firma electrónica en el documento electrónico de archivo
Garantizar que los documentos electrónicos de archivo según lo dispongan las políticas
de la entidad, se encuentren firmados electrónicamente, garantizando el valor probatorio del
documento.
Estrategia 3: Gestión
 Trazabilidad del documento electrónico
Utilizar un SGDEA, que permita verificar el estado actual del documento en cualquier fase
del ciclo de vida del documento electrónico, observando los diferentes momentos en la cadena
de aprobación y los comentarios pertinentes en el flujo de trabajo, identificando el usuario que
debe archivar el documento según la TRD.
Estrategia 4: Cierre y archivo
 Complementar los metadatos de preservación digital
Verificar y complementar los metadatos estructurales, descriptivos y administrativos que
cumplen la función de preservar el documento electrónico, según el esquema de metadatos de
preservación digital a largo plazo de la entidad en esta fase.
 Transferencia documental electrónica
Realizar la transferencia primaria desde el archivo de gestión al archivo central de forma
eficiente de los expedientes electrónicos, por medio de Paquetes de Información de Archivo -
PIA, transformándolos en Paquetes de Información de Transferencia - PIT, sin que estos sean
modificados para su posterior consulta en los Paquetes de Información de Difusión - PID, de
acuerdo con los tiempos de retención de la TRD.
Estrategia 5: Disposición final
 Complementar los metadatos de preservación digital
Verificar y complementar los metadatos estructurales, descriptivos y administrativos que
cumplen la función de preservar a largo plazo el documento electrónico, según el esquema de
metadatos de preservación digital de la entidad en esta fase.

 Aplicación de los tiempos de retención
Aplicar los tiempos de retención establecidos en la TRD para el archivo central, a los
documentos electrónicos transferidos desde la fase anterior del ciclo de vida del documento
electrónico, cumpliendo con lo definido en su disposición final.
 Transferencia documental secundaria electrónica
Realizar la transferencia secundaria desde el archivo central al archivo histórico o al ente
territorial, según la TRD o TVD de los documentos que tengan como disposición final
conservación total y/o selección, en forma eficiente de los expedientes electrónicos, por medio
de Paquetes de Información de Archivo - PIA, transformándolos en Paquetes de Información de
Transferencia - PIT, sin que estos sean modificados para su posterior consulta en los Paquetes
de Información de Difusión - PID.

Gráfica No 8. Estrategias para la preservación digital sostenible

6 Conclusiones
De acuerdo con el análisis de la preservación digital sostenible y basado en la
normatividad y la legislación colombiana, se identificaron elementos funcionales para definir las
diferentes categorías que aportaron al diseño de la propuesta, donde se articulan los
instrumentos archivísticos, la gestión del riesgo y el cumplimiento de la política de seguridad de
la información, garantizando la autenticidad, integridad, accesibilidad y disponibilidad de los
documentos electrónicos de archivo.
Frente al análisis de la preservación digital sostenible se identificaron en la normatividad
y legislación, categorías y subcategorías; donde se observó que los conceptos descritos se
encuentran alineados, puesto que en la legislación en su mayoría se toma como base, la
normatividad ISO, ISO/NTC y GTC-ISO-TR para su transformación; permitiendo que las
categorías descritas se integren en las pautas para la preservación, sin embargo, en la norma se
observa una profundización conceptual en cada una de las categorías y su paso a paso para el
alcance de la misma; en la legislación se observa que su desarrollo es muy específico, es decir,
abarca solo una categoría, no obstante cabe resaltar la profundización de las categorías descritas
en los siguientes Decretos: 2609 de 2006, 1078 de 2015 y 1080 de 2015 que compila el
patrimonio archivístico.
Se identifica que la articulación entre la legislación y la normatividad permite reglamentar
y normalizar los procesos, desde la planeación estratégica hasta la disposición final de los
documentos electrónicos, para lograr la ejecución de las estrategias de forma integral y la
preservación de la información en el tiempo.
En la legislación, representada en la Ley 527 de 1999 se reglamentan los mensajes de
datos y se estructura el uso de la firma electrónica, para proporcionar la autenticidad de los
documentos electrónicos, como valor probatorio a lo mencionado.

En la normatividad se identificaron elementos necesarios para la implementación en las
instituciones, que garantizan la preservación digital sostenible en los documentos electrónicos,
ya que existe gran cantidad de normatividad nacional e internacional donde se pueden extraer
atributos o categorías necesarias, para identificar los metadatos de la preservación digital en
cada una de las fases del ciclo vital de documento electrónico.
Luego se realizó la comparación de las buenas prácticas en preservación digital
sostenible, donde se concluye que el modelo de referencia NTC-ISO 14721 - 2018, para la
definición de los metadatos de preservación digital a largo plazo, además se identifica la
obsolescencia tecnológica (hardware y software) y la seguridad de la información como una
problemática que debe ser minimizada para lograr la sostenibilidad de los documentos
electrónicos.
Se fortalecieron las herramientas tecnológicas utilizadas en las organizaciones de tal
forma que facilite la producción, gestión, organización y conservación a los documentos
electrónicos, para garantizar su accesibilidad y legibilidad de la información como valor probatorio
encaminado a sus actuaciones.
Se identificaron las necesidades latentes en las organizaciones, como proceso de
innovación, para la preservación digital de los acervos, en pro de disminuir la falta de importancia
en la implementación de los procesos de la información digital.
En la revisión de las buenas prácticas las entidades seleccionadas se identificar
instrumentos para la preservación de documentos en el medio digital, dando la entrada al cambio
y mejora continua, contribuyendo a la preservación y aplicación de las normas archivísticas.
Para finalizar se integran en la propuesta los requisitos presentes en la normatividad y
legislación colombiana, enmarcados desde el ciclo de vital y en las estrategias para su
implementación; llevando una correlación de los instrumentos archivísticos, el ciclo de vida del
documento electrónico y las actividades a realizar en cada una de las fases; este ejercicio de
integración permitió identificar los diferentes elementos presentes en la normatividad y legislación
colombiana.
Con las Pautas para la Preservación Digital Sostenible – PPREDIS, se elabora una
herramienta, donde se identifican los elementos necesarios de cada una de las normas
relacionadas con la preservación digital, como apoyo a la mejora continua en la Gestión de
Documentos Electrónicos de Archivo en las instituciones.
Se identificaron los elementos que enmarcan las categorías encontradas, desglosando
de lo general hasta lo particular, aquellos que son indispensables para la preservación digital
sostenible como medios aplicables en las organizaciones.
Por último, se estructuraron cinco estrategias que aportan al desarrollo y gestión de los
documentos electrónicos, desde su planeación hasta su disposición final; para los casos que se
presentan como son los documentos nativos electrónicos y análogos digitales, bajo previo
análisis en un marco teórico y la normatividad establecida en Colombia.

7 Recomendaciones
A la Universidad de La Salle, se recomienda continuar con la maestría ya que aporta
desde diferentes ámbitos a la formación de profesionales integrales en el campo de la gestión de
la información; frente a esta diciente realidad de la generación de documentos nativos
electrónicos, se sugiere continuar con la investigación desde distintos puntos de vista, con
actividades prácticas, logrando aportes sustanciales al programa, como lo es esta propuesta de
Para la Escuela de Humanidades y Estudios Sociales, la maestría de Gestión de
Información Documental, de acuerdo con el crecimiento ininterrumpido del documento
electrónico en la sociedad y con el desafío constante de adquisición de conocimiento, es vital
continuar con la formación realizando cursos, programas o asignaturas que cubran la necesidad
de aprendizaje, realizando actividades enfocadas a la implementación de técnicas y políticas
relacionadas, para la consecución de buenas prácticas en la preservación del documento
electrónico.
A los profesionales del programa y profesiones afines, se sugiere realizar investigaciones
cuantitativas y cualitativas, sobre los documentos nativos electrónicos diseñando propuestas en
respuesta a necesidades latentes en las organizaciones, que son reto y un cambio de paradigma
a nuestra profesión, con el uso de nuevas tecnologías para sistematizar y automatizar los
procesos de gestión documental electrónica.

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Anexo 1. Marco legislativo y normativo
Tabla No 1. Marco legislativo
NORMA ARTÍCULO DESCRIPCIÓN

Ley 527 de Congreso de la Parte III Firmas digitales, certificados y entidades de
1999 República certificación
Ley 594 de Congreso de la Artículo 4, 16 Los servidores públicos son responsables de

2000 República y 17 la organización, conservación, uso y manejo
de los documentos.
Obligaciones de los colaboradores a cuyo
cargo estén los archivos de las entidades
públicas.
Responsabilidad general de los
colaboradores del archivo.
Ley 1150 de Congreso de la Artículo 3 Contratación pública electrónica.
2007 República
Ley 1185 de Congreso de la El régimen especial de salvaguardia,
2008 República protección, sostenibilidad, divulgación y
estímulo para los bienes del patrimonio
cultural de la Nación
Ley 1437 de Congreso de la Artículo 36 y Formación y examen de expedientes.
2011 República 55 Documento público en medio electrónico. Los
documentos públicos autorizados o suscritos
electrónicos tienen la validez y fuerza
probatoria que le confieren a los mismos las
disposiciones del Código de Procedimiento
Civil.
Ley 1564 de Congreso de la Artículo 103 Uso de las tecnologías de la información y de
2012 República las comunicaciones. En todas las actuaciones
judiciales deberá procurarse el uso de las
tecnologías de la información y las
comunicaciones en la gestión y trámite de los
procesos judiciales, con el fin de facilitar y
agilizar el acceso a la justicia, así como
ampliar su cobertura.
Ley 1581 de Congreso de la Artículo 4 Principios para el tratamiento de datos
2012 República personales.
Ley 1952 de Congreso de la Artículo 122 Notificación por medios de comunicación
2019 República electrónicos.
Ley 2015 de Congreso de la Artículo 1 regular la Interoperabilidad de la Historia
2020 República Clínica Electrónica
Ley 2052 de Congreso de la Capítulo IV Estampillas electrónicas.
2020 República
Decreto 2364 Congreso de la Reglamenta el artículo 7° de la Ley 527 de
de 2012 República 1999, sobre la firma electrónica y se dictan
otras disposiciones
Decreto 2578 Congreso de la Se reglamenta el Sistema Nacional de

de 2012 República Archivos, se establece la Red Nacional de
Archivos

Decreto 2609 Presidencia de la Disposiciones en materia de Gestión
de 2012 república Documental para todas las Entidades del
Estado.
Decreto 333 Presidencia de la Emisión de certificados en relación con las

de 2014 república firmas digitales
Decreto 29 Presidencia de la Capítulo V Entrega y/o transferencia y recibo
del 2015 República de documentos y archivos electrónicos
Decreto 1078 Ministerio de Artículo Elementos de la política de gobierno digital
de 2015 tecnologías de la 2.2.9.1.2.1.
información y las
comunicaciones
Decreto 1080 Presidencia de la Artículo Implementar los lineamientos y políticas que
de 2015 república 2.8.2.1.6. imparta el Archivo General de la Nación,
referidos a la preservación de los documentos
electrónicos.
Decreto 2242 Presidencia de la Se reglamentan las condiciones de
de 2015 república expedición e interoperabilidad de la factura
electrónica con fines de masificación y control
fiscal.
Decreto 2106 Presidencia de la para simplificar, suprimir y reformar trámites,
de 2019 república procesos y procedimientos innecesarios
existentes en la administración pública.
Decreto 806 Presidencia de la Implementar las tecnologías de la información

de 2020 república y las comunicaciones en las actuaciones
judiciales.
Decreto 620 Presidencia de la Establece los lineamientos generales en el

de 2020 república uso y operación de los servicios ciudadanos
digitales.
Decreto 0088 Presidencia de la Establece los conceptos, lineamientos, plazos
de 2022 república y condiciones para la digitalización y
automatización de trámites y su realización en
línea.
Acuerdo 038 Archivo General de la Artículo 1, 2 Es responsabilidad de todo servidor público,
de 2002 Nación y3 con relación a la adecuada conservación,
organización, uso y manejo de los
documentos.
El jefe de la Unidad Administrativa, o
dependencia será el responsable de la
custodia de los archivos de la oficina a su
cargo.
Acuerdo 042 Archivo General de la Artículo 3 y 4 Conformación de los archivos de gestión y
de 2002 Nación responsabilidad de los jefes de unidades
administrativas.
El respectivo jefe de la oficina será el
responsable de velar por la organización,
consulta, conservación y custodia del archivo
de gestión de su dependencia.

Acuerdo 27 Archivo General de la Artículo 1 Definiciones de documento electrónico de
de 2006 Nación archivo y archivo electrónico.
Acuerdo 005 Archivo General de la Artículo 22 Transferencias de información.
de 2013 Nación
Acuerdo 003 Archivo General de la Establecen lineamientos generales para las

de 2015 Nación entidades del Estado en cuanto a la gestión
de documentos electrónicos
Resolución Ministerio de Los lineamientos para estandarizar
2893 de 2020 tecnologías de la ventanillas únicas, portales específicos de
información y las programas transversales, sedes electrónicas,
comunicaciones trámites, OPA, y consultas de acceso a
información pública, así como en relación con
la integración al Portal Único del Estado
colombiano, y se dictan otras disposiciones.
Resolución Ministerio de Se establecen los lineamientos y estándares
500 de 2021 tecnologías de la para la estrategia de seguridad digital y se
información y las adopta el modelo de seguridad y privacidad.
comunicaciones
Circular Entrega de los archivos físicos y
Externa 006 electrónicos
2011
Circular Adquisición de Herramientas Tecnológicas de

Externa 002 Gestión Documental
DE 2012
Circular Recomendaciones para digitalización y

Externa 005 comunicaciones oficiales electrónicas en el
DE 2012 marco de la iniciativa cero papel
Tabla 2. Marco normativo
NORMAS TÍTULO ALCANCE

Conpes 3920 Política nacional de explotación de Las disposiciones relacionadas con la gestión
datos documental y la función archivística son un
elemento transversal de toda la gestión pública
aplicable a todas las actuaciones que
impliquen un soporte documental.
Conpes 3975 Política nacional para la Coordinando la gestión y preservación digital
transformación digital e inteligencia de los expedientes electrónicos teniendo en
artificial cuenta la información que pueda ser generada
en los trámites y servicios.
Conpes 3995 Política nacional de confianza y
El fortalecimiento y generación de capacidades
seguridad digital
en el Gobierno nacional, con un enfoque de
gestión de riesgos, para brindar seguridad y
defensa a los ciudadanos, frente a los
documentos.
ISO - IEC Tecnología de la información - Proporciona los medios para comprender y
11179-1 - Registros de metadatos Parte 1 asociar las partes individuales de ISO/IEC
2015 11179 y es la base para una comprensión
conceptual de los metadatos y los registros de
metadatos.
GTC ISO TR Gestión de documentos. Describe la implementación y la operación de
15801 - 2014 Información almacenada sistemas de gestión de documentos que
electrónicamente. pueden considerarse para almacenar
Recomendaciones para la electrónica de manera integral y fiable.
integridad y la fiabilidad
GTC ISO TR Preservación a largo plazo de la Metodológicas prácticas para la preservación a

18492 - 2013 información basada en documentos largo plazo y la recuperación de información
electrónicos auténtica, basada en documentos electrónicos,
cuando el periodo de retención supera la
expectativa de vida útil de la tecnología.
GTC-ISO-TR Aplicaciones de gestión de Recomendaciones y orientación para mantener
10255 - 2020 documentos. Tecnología de colecciones archivísticas en disco óptico.
almacenamiento de disco óptico,
gestión y normas
GTC-ISO-TR Información y documentación. Define estadísticas, términos y criterios de
14873 - 2021 Estadísticas y aspectos de calidad calidad para el archivo web. considera las
para el archivo web necesidades y prácticas de una amplia gama
de organizaciones tales como bibliotecas,
archivos, museos, centros de investigación y
fundaciones patrimoniales.
GTC-ISO-TR Fotografía. Sistemas de archivo. Este documento especifica cómo realizar

19263-1 - Parte 1 - Mejores prácticas para la análisis de calidad de sistemas de imágenes
2020 captura de imagen digital de electrónicas (por ejemplo, escáner de cama
material de patrimonio cultural plana, escáneres planetarios o cámaras
digitales de imágenes fijas) empleados para
digitalización de originales bidimensionales
reflectivos.

GTC-ISO-TR Información y documentación. Este documento proporciona orientación sobre
21946 - 2021 Valoración para la gestión de cómo llevar a cabo una valoración para
registros administrar los registros. Este documento
describe algunos de los productos y los
resultados que se pueden entregar, al utilizar
los resultados de la valoración.
GTC-ISO-TR Información y documentación. El documento crea un lenguaje común que
21965 - 2021 Gestión de registros en la integra los intereses y los requisitos de gestión
arquitectura empresarial de registros en la arquitectura empresarial con
el doble objetivo de crear consenso - entre
gestión documental, arquitectura
organizacional y arquitectura de soluciones.
GTC-ISO-TR Gestión de registros en entornos Este documento presenta un modelo para la
22428-1 - informáticos en la nube. Parte 1 - gestión de registros en la nube y describe los
2021 Problemas e inquietudes riesgos y problemas que son considerados por
los gestores de registros antes de adoptar
servicios en la nube para la gestión de
registros.
GTC-ISO-TR Información y documentación. Brinda orientación sobre el análisis de los
26122 - 2014 Análisis de procesos de trabajo procesos de trabajo desde la perspectiva de la
para registros creación, captura y control de registros.
ISO 32000-1 - Gestión de documentos: formato de Este documento especifica un formulario digital
2008 documento portátil para representar documentos electrónicos.
ISO 42010 - Ingeniería de sistemas y software Aborda la creación, el análisis y el

2011 — Descripción de la arquitectura mantenimiento de arquitecturas de sistemas
mediante el uso de descripciones de
arquitectura.
ISO 12651-1 - Gestión de documentos Define términos y conceptos relevantes para la
2012 electrónicos – Vocabulario. Parte 1 gestión de documentos electrónicos. Tiene por
- Imágenes de documentos objeto facilitar la comunicación en el ámbito de
electrónicos la gestión electrónica de documentos y la
traducción a otros idiomas de los términos que
contiene.
ISO 19005-2 - Gestión de documentos - Formato Especifica el uso del formato de documento
2011 de archivo de documentos portátil (PDF) 1.7, como se formaliza en ISO
electrónicos para la conservación a 32000-1, para preservar la representación
largo plazo - Parte 2 - Uso de ISO visual estática de documentos electrónicos
32000-1 (PDF/A-2) basados en páginas a lo largo del tiempo.
ISO 19005-3 - Gestión de documentos - Formato Especifica el uso del formato de documento
2012 de archivo de documentos portátil (PDF) 1.7, como se formaliza en ISO
electrónicos para la conservación a 32000-1, para preservar la representación
largo plazo. Parte 3 - Uso de ISO visual estática de documentos electrónicos
32000-1 con soporte para archivos basados en páginas a lo largo del tiempo,
incrustados (PDF/A-3) además de permitir cualquier otro tipo de
contenido. para ser incluido como un archivo
incrustado o adjunto.
ISO 25964 - Información y documentación — aplicable a tesauros y otros tipos de
2013 Tesauros e interoperabilidad con vocabulario que se utilizan comúnmente para
otros vocabularios la recuperación de información.

ISO/IEC Tecnología de la información - especifica un método de prueba de
10995 - 2011 Medios grabados digitalmente para envejecimiento acelerado para estimar la
el intercambio y almacenamiento de esperanza de vida para la recuperación de la
información - Método de prueba información almacenada en discos ópticos
para la estimación de la vida útil de grabables o regrabables.
archivo de los medios ópticos.
ISO/TR 13028 Información y documentación - Establece pautas para crear y mantener

- 2010 Pautas de implementación para la registros en formato digital solamente, donde
digitalización de registros. el documento original, u otro registro fuente no
digital.
ISO/IEC Tecnología de la información - Este documento especifica el método de
29121 - 2011 Medios grabados digitalmente para migración de datos para discos DVD-R, DVD-
intercambio y almacenamiento de RW, DVD-RAM, +R, +RW, CD-R, CD-RW, bd
información - Método de migración grabables y bd regrabables para el
de datos para discos ópticos para almacenamiento de datos a largo plazo.
almacenamiento de datos a largo
plazo
NTC 5731 - Registro electrónico de imágenes. Es facilitar la comunicación en el campo del
2009 Vocabulario. registro electrónico de imágenes.
NTC 1034 - Elementos de datos y formatos de Esta norma aplica siempre que en el
2014 intercambio. intercambio de intercambio de información se incluya la
información. representación de representación de fechas en el calendario
fechas y horas gregoriano, horas en el sistema de
cronometraje de 24 horas.
NTC 1476 - Documentación. directrices para el Contiene definiciones, abreviaturas y símbolos

1998 establecimiento y desarrollo de
tesauros monolingües.
NTC 4095 - Norma general para la descripción Describe el fondo como un todo, éste debe
2013 archivística representarse utilizando los elementos de la
descripción.
NTC 5314 - Documentación. resúmenes para Presenta directrices para la preparación y

2004 publicaciones y documentación. presentación de resúmenes de documentos.
NTC 6104 – Materiales para registro de Establece condiciones de almacenamiento

2015 imágenes. Discos ópticos. Prácticas prolongados para discos ópticos y brinda
de almacenamiento recomendaciones acerca de las condiciones
de instalaciones, estuches (unidades de
conservación) e inspección de discos ópticos.
NTC 6165 - Norma para descripción de Esta norma suministra reglas generales para la
2016 instituciones con fondos de normalización de descripciones de
archivos instituciones con fondos de archivo.
NTC 6231 - Valor probatorio y admisibilidad de Especifica los requisitos para la

2017 la información electrónica. implementación y la operación de sistemas de
Especificaciones gestión de la información electrónica, incluidos
el almacenamiento y la transferencia de
información.

NTC-5985 - Información y documentación. Establece directrices para la captura y
2013 Directrices de implementación para mantenimiento de documentos en formato
digitalización de documentos digital únicamente, en donde el documento
original en papel, u otro documento de una
fuente no digital, ha sido copiado mediante
digitalización.
NTC-ISO Información y documentación. Especifica aspectos de planificación, requisitos
13008 - 2014 Proceso de conversión y migración y procedimientos para la conversión y/o
de registros digitales migración de registros digitales.
NTC-ISO Aplicaciones de gestión de Especifica el uso de la norma ISO 32000-1 -

14289-1 - documentos. Mejora del formato de 2008 para producir documentos electrónicos
2021 archivo de documentos electrónicos accesibles.
para su accesibilidad. Parte 1 - Uso
de ISO 32000-1 (PDF/UA-1)
NTC-ISO Procesos, elementos de datos y Especifica los elementos, entre los definidos
14533-1 - documentos en comercio, industria en las firmas electrónicas avanzadas cms
2014 y administración. Perfiles de firma a (cades), que permiten la verificación de una
largo plazo. Parte 1 - Perfiles de firma digital durante un largo período de
firma a largo plazo para firmas tiempo.
electrónicas avanzadas cms
(cades)
NTC-ISO Procesos, elementos de datos y Especifica los elementos, definidos en las
14533-2 - documentos en el comercio, firmas electrónicas avanzadas xml (xades),
2014 industria y administración. perfiles que habilitan la verificación de una firma digital
de firma a largo plazo. Parte 2 - durante un largo periodo de tiempo.
Perfiles de firma a largo plazo para
firmas electrónicas avanzadas xml
(xades)
NTC-ISO Este documento especifica los elementos,
14533-3 - entre los definidos en las firmas electrónicas
2021 avanzadas en pdf (pades), que permiten la
verificación de una firma electrónica durante un
tiempo prolongado.
NTC-ISO Archivado electrónico. Parte 1 - Especificaciones técnicas y políticas

14641-1 - Especificaciones relacionadas con organizacionales que se han de implementar
2014 el diseño y el funcionamiento de un para la captura, el almacenamiento y el acceso
sistema de información para la a documentos electrónicos. esto garantiza
preservación de información legibilidad, integridad y trazabilidad de los
electrónica documentos durante
NTC-ISO Sistemas de datos espaciales y Modelo de referencia para un sistema de
14721 - 2018 transferencia de información. información de archivo abierto (OAIS). un
Sistema de información de archivo OAIS es un archivo, que consta de una
abierto (OAIS). Modelo de organización, que puede ser parte de una
referencia organización mayor, de personas y sistemas
que han aceptado la responsabilidad de
preservar la información y ponerla a
disposición de una comunidad designada.
NTC-ISO Información y documentación. Define los conceptos y los principios a partir de
15489-1 - Gestión de registros. Parte 1 - los cuales se desarrollan enfoques para la
2017 Conceptos y principios creación, captura y gestión de registros.

NTC-ISO Información y documentación. Establece los requisitos funcionales y
16175-1 - Principios y requisitos funcionales principios armonizados globalmente para el
2013 para los registros en entornos software usado en la creación y la gestión de
electrónicos de oficina. Parte 1 - los registros electrónicos.
información general y declaración
de principios
NTC-ISO Información y documentación. Limita a productos que a menudo se
16175-2 - Principios y requisitos funcionales denominan "sistemas de gestión de registros
2015 para los registros en entornos electrónicos" o "sistemas de gestión de
electrónicos de oficina. Parte 2 - contenido empresarial"
directrices y requisitos funcionales
para sistemas de gestión de
registros digitales
NTC-ISO Información y documentación. Este documento ayudará a las organizaciones
16175-3 - Principios y requisitos funcionales a garantizar que la evidencia (registros) de
2016 para registros en entornos de actividades empresariales realizadas por
oficina. Parte 3 - Directrices y medio de sistemas de negocio se identifiquen y
requisitos funcionales de los administren de forma apropiada.
registros en los sistemas de
negocio
NTC-ISO Sistemas de datos espaciales y Esta norma define una práctica recomendada
16363 - 2017 transferencia de información. para evaluar la confiabilidad de los depósitos
Auditoría y certificación de digitales. Se aplica a la totalidad del rango de
repositorios digitales de confianza depósitos digitales y se pueden usar como
base para la certificación.
NTC-ISO Información y documentación. En este documento se especifican los
17068 - 2018 Repositorio de confianza de requisitos para un repositorio de confianza de
terceros para registros digitales terceros (RCT) para soportar el servicio de
custodia autorizado a fin de salvaguardar la
integridad y autenticidad comprobables de los
registros digitales del cliente y servir como una
fuente de evidencia confiable.
NTC-ISO-TR Archivo electrónico. Selección de Este documento ofrece directrices sobre una
17797 - 2016 medios de almacenamiento digital selección de los medios de almacenamiento
para preservación a largo plazo más apropiados para su uso en soluciones de
almacenamiento electrónico a largo plazo.
NTC-ISO-TR Información y documentación. Este documento busca ayudar a las
18128 - 2016 Evaluación del riesgo para organizaciones a evaluar los riesgos de los
procesos y sistemas de registros procesos y los sistemas de registros, de
manera que estas puedan continuar
cumpliendo las necesidades del negocio
identificadas.
NTC-ISO Gestión de documentos. evaluación Identifican actividades y operaciones que una
18829 - 2018 de implementaciones de ecm organización debe realizar, para evaluar si la
/edrm. confianza información almacenada electrónicamente, se
mantiene un entorno confiables y fiables.
NTC-ISO Materiales para imágenes. cinta Esta norma brinda recomendaciones sobre las
18923 - 2017 magnética a base de poliéster. condiciones y las instalaciones para el
prácticas de almacenamiento almacenamiento, el mobiliario / unidades de
conservación e inspección de cintas
magnéticas grabadas a base de poliéster en
forma de rollo.

NTC-ISO Gestión de documentos. Formato Especifica cómo se usa el formato de
19005-1 - de archivo de documento documento portable (pdf) 1.4 para la
2020 electrónico para preservación a preservación a largo plazo de documentos
largo plazo. Parte 1 - Uso del PDF electrónicos.
1.4 (PDF/A-1)
NTC-ISO Datos espaciales y sistemas de El propósito de esta norma es proveer un
20104 - 2019 transferencia de información. método normalizado para definir formalmente
Especificación de interfaz los objetos de información digital que van a ser
Productor-Archivo (PAIS) transferidos por un productor de información a
un archivo y para empaquetar de manera
eficaz estos objetos en forma de paquetes de
información de transferencia (pit).
NTC-ISO Datos espaciales y sistemas de El propósito de esta recomendación es
20652 - 2019 transferencia de información. identificar, definir y proveer de estructura a las
Norma metodológica abstracta. relaciones e interacciones entre un productor
Interfaz productor - archivo de información y un archivo.
NTC-ISO Información y documentación. Esta norma incluye los principios que
23081-1 - Procesos para la gestión de sustentan y gobiernan los metadatos para la
2018 registros. Metadatos para los gestión de registros. Estos principios son
registros. Parte 1 - Principios aplicables a - registros y sus metadatos.
NTC-ISO Información y documentación. Establece un marco de referencia para la
23081-2 - Gestión de metadatos para los definición de los elementos de los metadatos
2016 registros. Parte 2 - Aspectos consistentes con los principios y las
conceptuales y de implementación consideraciones de implementación de la NTC
- ISO 23081-1.
NTC-ISO Información y documentación. Esta guía proporciona directrices sobre la
23081-3 - Gestión de los metadatos para los ejecución de una autoevaluación en los
2016 registros. Parte 3 - Método de metadatos de registros con respecto a la
autoevaluación + enlace para creación, la captura y el control de registros.
autoevaluación
NTC-ISO-IEC Tecnología de la información. Determina los límites y la aplicabilidad del
27001:2013 técnicas de seguridad. Sistemas de sistema de gestión de la seguridad de la
gestión de la seguridad de la información.
información. requisitos
NTC-ISO Información y documentación. Esta norma define términos y definiciones
30300 - 2013 Sistemas de gestión para registros. aplicables a las normas de SGR. También
Fundamentos y vocabulario establece los objetivos para el uso de un SGR,
brinda los principios para un SGR, describe un
enfoque de procesos y especifica los roles de
la alta dirección.
NTC-ISO Información y documentación. Esta norma específica los requisitos que un
30301 - 2013 Sistemas de gestión de SGR debe cumplir, con el fin de dar soporte a
registros. Requisitos. una organización en el logro de su mandato,
misión, estrategias y metas.
NTC-ISO Información y documentación. La presente norma proporciona orientación
30302 - 2016 Sistemas de gestión de registros. para la implementación de un sistema de
Directrices para la implementación gestión de registros (SGR) de acuerdo con la
norma NTC - ISO 30301.
Tabla 3. Documentos regulatorios
QUIEN LO PRODUCE TÍTULO

Fundamentos de Preservación Largo Plazo.
Gestión documental del gobierno electrónico. Problemas, retos y
oportunidades para los profesionales de información.
Guía de Implementación de un Sistema de Gestión de
Documentos Electrónicos de Archivo.
Archivo General de la Nación Guía de lineamientos técnicos para transferencias documentales
secundarias.
Guía digitalización microfilm.
Guía Plan Preservación Digital.
Hoja Ruta Automatización.
Requisitos mínimos de digitalización.
Manual para la digitalización de archivos de audio en cassette.
Guía de Datos Abiertos de Colombia.
Guía del dominio de servicios tecnológicos.
Guía de Implementación de un Sistema de Gestión de
Documentos Electrónicos de Archivo - SGDEA
Guía del dominio de Sistemas de Información.
Guía del dominio de uso y apropiación.
Ministerio de tecnologías de la
Guía del gobierno de información de TI.
información y las comunicaciones
Guía general de evidencias del marco de referencia de AE para la
gestión de TI en el estado.
Guía técnica de información - ciclo de vida del dato.
Guía técnica de información - gobierno del dato.
Guía técnica de información - mapa de información.
Manual de gobierno digital.
Digitalización de los documentos.
MAESTRÍA EN GESTIÓN DE LA INFORMACIÓN DOCUMENTAL
INVESTIGACIÓN II
Pautas para la preservación digital sostenible – PPREDIS 109
Anexo 2. Validación de instrumento
Información básica del proyecto.
Título: Propuesta para la preservación digital sostenible desde la normatividad y legislación

colombiana
OBJETIVOS
General:
Diseñar una propuesta de preservación digital sostenible desde la normatividad y legislación
colombiana.
Específicos:
1. Analizar la preservación digital sostenible desde la normatividad y legislación colombiana.
2. Comparar buenas prácticas en preservación digital sostenible.
3. Integrar en una propuesta los requisitos presentes en la legislación y la normatividad colombiana
para la preservación digital sostenible.
METODOLOGÍA:
Enfoque: El enfoque cualitativo, en el marco del desarrollo de la investigación de la normatividad
colombiana, se realiza la recopilación de la normatividad para su posterior análisis y aplicación de
datos que marquen la pauta para la construcción de una data maestra que nos del inicio al momento
de preservar digitalmente una cantidad establecida de información en la preservación digital
sostenible de la misma.
Tipo de investigación: Se busca realizar una medición de los diferentes eventos de manera
descriptiva comparativa, analizando los posibles eventos que se puedan presentar en la aplicación
de la normatividad en el momento de digitalizar la información y que se pueda garantizar su
preservación digital sostenible
Método: El método de investigación documental permite realizar la recopilación de documentos de la
normatividad y legislación vigente, aplicable al proceso de preservación digital sostenible y manejo
documental para su análisis y que permita definir desde un marco legal y vigente el proceso a realizar
de la misma a largo plazo.
Técnica(s): Análisis de contenido, que consiste en recopilar, describir y analizar la información
encontrada por medio de la interpretación de textos que pueden ser escritos, grabados o filmados, en
los registros existentes, este análisis se basa en la lectura para la recolección de información de forma
sistemática y objetiva.
Instrumento(s): Matriz de análisis
MAESTRÍA EN GESTIÓN DE LA INFORMACIÓN DOCUMENTAL
INVESTIGACIÓN II
Instrumento(s)
Presentación del instrumento (Matriz de análisis).

En el desarrollo del primer objetivo específico del tema de investigación y/o propuesta de grado, se
llevará a cabo el diseño de una Matriz de análisis, que busca comparar las buenas prácticas en la
preservación digital, el instrumento a utilizar compuesto bajo las categorías
Este instrumento es utilizado como técnica de observación, bajo los supuestos detectados
directamente por el investigador, a partir de la observación sin acudir a un interrogatorio.
Instrumento(s)
Presentación del instrumento (Matriz de análisis).

En el desarrollo del segundo objetivo específico del tema de investigación y/o propuesta de grado,
se llevará a cabo el diseño de una Matriz de análisis, que busca comparar las buenas prácticas en
la preservación digital, el instrumento a utilizar compuesto bajo las categorías
Este instrumento es utilizado como técnica de observación, bajo los supuestos detectados
directamente por el investigador, a partir de la observación sin acudir a un interrogatorio.
Datos personales del experto
Nombres y apellidos: YAMELY ALMARZA FRANCO
Formación académica: Postdoctora en Ciencias humanas, Postdoctora en currículo, análisis del

discurso y formación de investigadores, Dra. en patrimonio cultural, Magister en Ciencias de la
comunicación, Licenciada en Bibliotecología y Archivología
Experiencia profesional: 20 años de experiencia profesional, docente e investigación
Concepto sobre el instrumento (1):
En cuanto a la matriz de análisis considero que está acorde para su aplicación
Concepto sobre el instrumento (2):

Tabla 1. Instrumento de recolección de información 1



Anexo 3. Instrumentos de observación del objetivo específico 1, análisis consolidado
Ob. 1 Normatividad Ob1 Legislación

Análisis General
Categorías de Categorías
Análisis Análisis
análisis de análisis
El alcance de la legislación es de obligatorio
cumplimiento para las entidades del Estado,
Alcance de la norma
Alcance de la norma
nacionales, territoriales, municipales, privadas
Han sido desarrolladas normas para evaluar
que presten servicios públicos, privadas que
riesgos, diseñar estrategias, procesos y
tengan recursos públicos. Al realizar una
Su alcance en las normas análisis buscan evaluar riesgos, diseñar estrategias, estructurar formatos, velar por la procedimientos, estructurar formatos, velar por
verificación del alcance de cada una de leyes,
seguridad de la información, medios de almacenamiento, identificar los roles y responsabilidades para un SGR en la seguridad de la información y medios de
decretos, resoluciones o acuerdos, se concluye
las organizaciones. almacenamiento, además, desde la legislación
que todas van encaminadas a regular y dar
se regula los temas relacionados con el
lineamientos para el adecuado manejo de los
documento electrónico.
soportes electrónicos y su preservación digital a
largo plazo como fuente testimonial de la
misionalidad de una entidad.
A partir del año 1999, se ha creado legislación A partir del año 1999, se ha creado legislación
colombiana para normalizar el uso de las TIC en colombiana para normalizar el uso de las TIC en
los procesos de gestión documental. Con la ley los procesos de gestión documental. Con la ley
597 de 1999 donde se incluye los mensajes de 597 de 1999 donde se incluye los mensajes de
Aplicable desde
datos como testimonio del quehacer datos como testimonio del quehacer
archivísticos encontramos referentes archivísticos encontramos referentes
normativos que siguen surgiendo para normativos que siguen surgiendo para
normalizar el uso de nuevas tecnologías, sin normalizar el uso de nuevas tecnologías, sin
embargo, los antecedes de legislación son un embargo, los antecedes de legislación son un
poco más antiguos donde se habla de factura poco más antiguos donde se habla de factura
electrónica y se cabida a medios tecnológicos electrónica y se cabida a medios tecnológicos en
en la gestión y tramite documental, en el año la gestión y tramite documental, en el año 1995
1995 (Ley 23, decreto 2150) (Ley 23, decreto 2150)
El objetivo, es específico para cada una de las
legislaciones, sin embargo, el objetivo
recurrente y que hace parte del tema de
Objetivo
Objetivo
investigación es la reglamentación del uso de El objetivo de la legislación y la normatividad es
Garantizar la autenticidad, confiabilidad, integridad, usabilidad y preservación a largo plazo de cada uno de los
las TIC en la producción, trámite, gestión, regular y estructurar los procesos entorno a la
registros en las organizaciones.
descripción, valoración y disposición final de los documentación digital
documentos de archivo, así mismo, la
seguridad digital, firma electrónica desde el
ámbito de las nuevas tecnologías.
El alcance de la legislación es de obligatorio
cumplimiento para las entidades del Estado, Desde la legislación y la normatividad es
Ámbito de aplicación
Ámbito de aplicación
nacionales, territoriales, municipales, privadas aplicable a cualquier tipo de organización e
que presten servicios públicos, privadas que instituciones que busque parametrizar lo
tengan recursos públicos. Al realizar una relacionado a la gestión de documentos
Su ámbito de aplicación está enfocado a cualquier tipo de organización e instituciones que busque parametrizar y
verificación del alcance de cada una de leyes, electrónicos y mejorar su funcionalidad de
mejorar su funcionalidad de metadatos y manejo de registros en un sistema buscando la preservación a largo plazo
decretos, resoluciones o acuerdos, se concluye metadatos y manejo de registros. Cabe aclarar
de la información.
que todas van encaminadas a regular y dar que la legislación en su gran mayoría es
lineamientos para el adecuado manejo de los aplicable a las entidades públicas, privadas que
soportes electrónicos y su preservación digital a presten servicios públicos y privadas que tengan
largo plazo como fuente testimonial de la recursos públicos.
misionalidad de una entidad.

Análisis General
Análisis Análisis
representativas
Definiciones
Son utilizados términos que identifican, caracterizan cada una de las actividades, como herramientas para la Tanto en la legislación como en la normatividad
implementación del Sistema de Gestion de Registros en las organizaciones. se plantean el propósito de regular los
Estas definiciones nos sitúan para conocer las características a tener en cuenta para la presentación de la conceptos y procesos relacionados con la
propuesta, dentro del entorno de la preservación digital sostenible. gestión de documentos electrónicos.
Metodología
Determina todas las actividades y técnicas, que

Determina todas las actividades y técnicas, que buscan desarrollar las diferentes normas relacionadas con la buscan desarrollar las diferentes normas
preservación digital en la información. relacionadas con la preservación digital en la
información.
Herramientas
utilizadas
Se utilizan diferentes tipos de herramientas

Se utilizan diferentes tipos de herramientas dependiendo de la necesidad y particularidad.
dependiendo de la necesidad y particularidad.
Normas que interactúan
La generalidad de las normas relacionadas es:

* ISO 15489-1
La generalidad de las normas relacionadas es:
* NTC-ISO 14721 - 2018
* ISO 15489-1
* NTC-ISO 23081 y sus derivadas
* NTC-ISO 14721 - 2018
Las cuales son utilizadas como fundamento
para la construcción de otras normas y se
Las cuales son utilizadas como fundamento para la construcción de otras normas y se tendrán en cuenta los
tendrán en cuenta los criterios necesarios para
criterios necesarios para la elaboración de la propuesta de preservación digital sostenible
la elaboración de la propuesta de preservación
digital sostenible

Análisis General
Análisis Análisis
Frente a la articulación del riesgo debe estimarse los siguientes aspectos:

* Los cambios posibles con relación a recursos, medios, presupuestos disponibles, normas aprobadas, requisitos
de preservación, meta de migración y gestión de registros digitales, NTC-ISO 20652 (2006)
* La identificación del nivel de riesgo de seguridad, en la cual debe valorarse su tratamiento y resultados
obtenidos, determinando los riesgos de vulnerabilidad consistentes con el tipo de medios en uso (Registros en la
nube o tecnológico de manipulación de imágenes), NTC-ISO-TR 15801 (2014)
* Los requisitos legales durante la vida útil del registro, pérdida de acceso o destrucción no autorizada de los
registros reglamentarios, para tener representaciones auténticas y confiables de los documentos en la captura,
preservación y obsolescencia, NTC-ISO 13008 (2014)
* El riesgo de falla del sistema, utilizando una política de renovación tecnológica en la organización, NTC-ISO-TR
17797 (2016)
* En los procesos de gestión de registros, los conceptos que articulan la gestión del riesgo como son: acceso,
conversión, destrucción, indexar, migración, preservación, trazabilidad y transferencia, NTC-ISO 30300 (2013),
NTC-ISO 30301 (2013)
* Debe ser realizada la identificación y análisis sistemático y control de los factores de riesgos de la
Acciones de Preservación Digital
Articulación con Gestión del Riesgo
infraestructura técnica y de seguridad, NTC-ISO 16363 (2017)
Determina los tipos de riesgos asociados de implementación del software y se definen a continuación, NTC-ISO
16175-1 (2013): Desde la normatividad y frente a la
* Selección articulación del riesgo debe estimarse los
* Desarrollo siguientes aspectos:
* Compatibilidad técnica Niveles de riesgo
* Comunicación * Riesgos legales
* Gestión de proyectos * Riesgos tecnológicos
* Formación * Riesgos de recursos
* Disminución inicial de la productividad
* Rotación de personal
* Escalabilidad
* Cambio organizacional
Determina el riesgo relacionado con, NTC-ISO 16175-2 (2015):

* Pérdida ilegal o la destrucción de los registros asociados a la existencia o la falta de evidencia de la actividad de
la organización.
* Pérdida de datos o de destrucción accidental de registros
* Uso de nuevos formatos
* Copias de seguridad
* Obsolescencia de los formatos digitales
Es un criterio específico del sistema en la autoevaluación, NTC-ISO 23081-3 (2016)

En la norma se habla de la gestión riesgo para la realización de la migración, NTC-ISO 30302 (2016)
* Establecer los lineamientos y estándares para la estrategia de seguridad digital y se adopta el modelo de
seguridad y privacidad como habilitador de la política de Gobierno Digital, Resolución 500 (2021)

Análisis General
Análisis Análisis
Con relación a la articulación de la seguridad de la información deben tenerse en cuenta los siguientes aspectos:
* Debe realizarse un análisis sistemático de los factores de riesgo para la seguridad asociados y controles a los
datos, los sistemas, el personal y la planta física. Además, realizar actualizaciones de seguridad en concordancia
con el riesgo, NTC-ISO 16363 (2017)
* Criterios de seguridad relacionados los componentes, marco, reformateado, copiado, acceso y protección contra
pérdida, NTC-ISO-TR 18492 (2013)
* Las políticas y procedimientos de la organización la creación, captura y gestión de registros que sean
confiables, auténticos, íntegros y utilizables.
Evitando la modificación o eliminación no autorizada, NTC-ISO 18829 (2018)
* La evaluación de riesgos de seguridad se debe realizar de acuerdo con la NTC-ISO/IEC 27000, NTC-ISO-TR
18128 (2016)
La seguridad de la información bajo la
* Prevenir la violación de la privacidad, inestabilidad de datos personales sensibles; pérdida del patrimonio
normatividad se tiene en cuenta diferentes
cultural y fraude / robo, GTC-ISO-TR 22428-1 (2021). Reflejada en las acciones para enfrentar los riesgos y las
factores para el desarrollo de un plan de
oportunidades, buscando objetivos que integren los registros desde la creación, captura y gestión de registros que
continuidad empresarial en los registros
sean confiables, auténticos, íntegros y utilizables, NTC-ISO 30301 (2013)
digitales y registros relevantes, la producción
* Los sistemas de gestión deben estar alineados con la política de seguridad de la información, incluido el
de copias de registros, políticas y
almacenamiento, cifrado y firmas digitales, NTC-6231 (2017)
Articulación con Seguridad de la Información
procedimientos de seguridad dentro del ciclo

* Las copias de respaldo deben tener un nivel de seguridad para garantizar la autenticidad y recuperación de la
de vida electrónico de los documentos,
información, NTC-5985 (2013)

previniendo el acceso a la información no
* La seguridad física frente al control de acceso a las suites de TI y lógica en el proceso de conversión o
autorizada con mecanismos de autenticación
migración en la plataforma, NTC-ISO 13008 (2014)
en el cifrado y firmas digitales e
* Identificar los requisitos de confidencialidad y autenticación de la información, NTC-ISO 20652 (2006)
implementación de medidas de seguridad de
* Implementar medidas de seguridad de la custodia, bóvedas de almacenamiento, limitación de acceso físico,
custodia que combinados no alteren los datos
separación de documento maestro y copia, NTC-ISO 20652 (2006)
e identificación de riesgos asociados.
* El uso del servicio opcional mejorado - ESS relacionado con una firma, donde incluye la información que
Entre tanto, en la legislación en la Ley 527 de
identifica el Certificado de firma y la información que presenta el tipo de firma, NTC-ISO 14533-1 (2014)
1999 determina la reglamentación, acceso y
* Establece los requisitos para la entrada que genera el diccionario de almacén de seguridad de documentos,
uso de los mensajes de datos, del comercio
NTC-ISO 14533-3 (2021)
electrónico y de las firmas digitales,
* En los procesos de seguridad de la información en línea se encuentran dos subsecciones sobre cifrado y firmas
proporcionando la validez a la información que
digitales. Estos riesgos se mitigan con los requisitos condicionales del sistema de negocio, que deben tener un
por medio de este cifrado ofrece un valor
requisito de negocio para soportar cualquier proceso de seguridad en línea para los usuarios autorizados, NTC-
probatorio a los datos.
ISO 16175-3 (2016)
Por otro lado, según Fernández Barcell, M., &
Collado Machuca, J. C. (1998). La gestión
Para garantizar la integridad del sistema, proteger el registro digital y los datos relevantes de acceso no autorizado
documental hace parte integral de la
o pérdida de datos, se deben establecer y seguir las siguientes disposiciones de seguridad, NTC-ISO 17068
administración pública, apoyando el proceso
(2018):
de búsqueda, conservación, archivo,
* Brindar protección contra acceso no autorizado al registro digital y sus metadatos.
seguridad de la información y control de los
* Validar la integridad de los datos y la información en el registro digital mediante la firma digital.
documentos sin dejar de lado la preservación
* Cifrar los datos en el canal de transmisión.
de estos como originales.
* Efectuar un registro digital considerando los requisitos y programa pertinente de custodia y eliminación.
* Desarrollar un plan de continuidad empresarial para registros digitales y registros relevantes, incluida la
producción de copias de registros.
* Establecer los procedimientos de seguridad de conformidad con el acuerdo de servicio.
* Debe aplicarse mecanismos de autenticación, combinados que no alteren los datos, NTC-ISO 20104 (2019)
* La gestión de registros debe ser documentada y representada en niveles de gestión, incluyendo la gestión
archivística para aquellos registros que tienen valor archivístico. La actividad de descripción archivística se puede
considerar como una actividad continuada para la gestión de metadatos, NTC-ISO 23081-2 (2016)
* Garantizar las condiciones de calidad, seguridad, Ley 2080 (2021)
* Establecer los lineamientos y estándares para la estrategia de seguridad digital y se adopta el modelo de
seguridad, Resolución 500 (2021)

Análisis General
Análisis Análisis
Desde la normatividad y legislación colombiana,
se observan aspectos generales, es decir, en la
normatividad no se nombran los diferentes
instrumentos archivísticos, pero están implícitos
en los procesos que tienen incidencia en la
preservación de la información, desde el diseño
del sistema deben ser creados criterios básicos
de acuerdo con el Modelo de Requisitos para la
Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo
- MoReq.
Los sistemas de gestión para registro eficaz,
además, se encuentra inmerso con otros
instrumentos, iniciando con el Programa de
Gestión Documental - PGD, donde se abarcan
diferentes desde el Programa Específicos de
Articulación con Instrumentos Archivísticos
Normalización de Formas y Formularios
Alineado o enfocado a una política

Electrónicos y de Gestión de Documentos

Al ser el tema de investigación la preservación Electrónicos, en la Tabla de Retención
digital, se tienen en cuenta los referentes del Documental - TRD, donde se define el soporte
Conpes a las políticas públicas, es así como el del documento y la disposición final, y la Tabla
Los diferentes instrumentos archivísticos tienen incidencia en la preservación de la información, desde el diseño Conpes 3920 explotación de datos Big Data de Valoración Documental - TVD, donde se
del sistema deben ser creados criterios básicos de acuerdo con el Modelo de Requisitos para la Gestión de (2018) y el Conpes 3975 enfocado a la identifican los valores secundarios de los
Documentos Electrónicos de Archivo - MoReq. Los sistemas de gestión para registro eficaz. Se encuentra inmerso transformación digital e inteligencia artificial documentos en soporte electrónico y las Tablas
con varios instrumentos, iniciando con el PGD, donde se abarcan diferentes procesos, la TRD, donde se define la (2019) y el Decreto 727 de 2022 donde se de Control de Acceso, proporciona los permisos
disposición final de la información, y la TVD, donde se identifican los valores secundarios de la misma, las Tablas adopta la política de gobierno digital y la política de acceso a la información que se encuentra en
de Control de Acceso, proporciona los permisos de acceso a la información, NTC-ISO 30302 (2016) pública de archivo (2016) emanada por el AGN repositorios del sistemas de información o
y el Ministerio de Cultura. En la revisión de la gestor documental de cada entidad.
legislación se ve la adherencia a estos Ahora bien, desde la legislación Colombiana se
lineamientos abarca en el Decreto Único del Sector Cultura
No. 1080 de 2015 y el Decreto 2609 de 2012,
donde se regula el uso de nuevas tecnologías y
documento digital, como soporte testimonial de
las funciones de una entidad; y en el marco
teórico se define a los instrumentos
archivísticos, como las herramientas de
estandarización, buscando normalizar y orientar
la interoperabilidad de la información digital y el
acceso en cualquier momento, en complemento
al AGN (2018. p 08) manifiesta que, a finales del
siglo XX, y en consecuencia de las últimas
tendencias tecnológicas, se da la
implementación de estos medios para el
almacenamiento documental en el medio digital,
colocando a la mano nuevas formas de
búsqueda, análisis y preservación de los
documentos.

Categorías de Categorías Análisis General
Análisis Análisis
Con relación a la integridad de la información deben tener en cuenta los siguientes aspectos:
* observa como una característica del SGR,
* Dado que las reglas y mecanismos para medir la integridad evolucionaran a medida que lo hace la tecnología.
El repositorio debe brindar las medidas apropiadas para asegurar la integridad de sus activos, NTC-ISO 16363
(2017)
* Se requiere un registro de almacenamiento, con metadatos y controles de seguridad estable en el tiempo,
GTC-ISO-TR 22428-1 (2021) En la característica del documento electrónico
* Evidencia la detección automática de errores al realizar transferencias de archivos, NTC-ISO-TR 15801 (2014) correspondiente a la integridad, se observa que
Integridad
Integridad
En la legislación en particular en el Decreto 1078
* Los documentos debe ser creados de acuerdo con estos requisitos legales y regulatorios, estándares y su definición es recurrente en cada ley que se
de 2015, define la integridad como la garantía de
políticas de la organización, NTC-ISO 19005-1 (2020) nombra, es decir, están unificados los criterios
que el documento recibido coincide con el
* Debe realizarse pruebas para evidenciar la integridad de los documentos en la recuperación de información, conceptuales, lo que permite una correlación
documento emitido
NTC-5985 (2013) pertinente al momento de realizar la propuesta
* Aplicar técnicas de integridad de los objetos preservados, y generación de procedimientos de respaldo, NTC- de preservación digital.
ISO 20652 (2006)
* Los objetos de datos no deben sufrir deterioro lo cual se puede verificar por medio de su volumen, NTC-ISO
20652 (2006)
* La señal de estampa cronológica de la firma la señal de estampa cronológica del archivo “Disponibilidad e
Características del documento Electrónico

Integridad a largo plazo de los datos de validación", NTC-ISO 14533-3 (2021)
* Responsable de la integridad, Ley 2080 (2021)
En la normatividad, la autenticidad de la
Con relación a la autenticidad de la información deben tener en cuenta los siguientes aspectos: información determina que debe garantizar las
* Debe garantizar las acciones de ingreso, preservación y transformación de la información, soportada en los acciones de ingreso, preservación y
rastros de auditoría, utilizando copias de muestra como evidencia la autenticidad, NTC-ISO 16363 (2017) La característica del documento electrónico transformación de la información, con buena
* La autenticidad si puede mostrar que las imágenes son de buena calidad, NTC-ISO-TR 15801 (2014) correspondiente a la autenticidad se evidencia calidad, utilizando rastros de auditoría, generando
Autenticidad
Autenticidad
* Los rastros de auditoría deben contener información necesaria para demostrar la autenticidad de la por medio de la firma digital, en las legislaciones reglas, procesos, políticas y procedimientos para
información almacenada, NTC-ISO-TR 15801 (2014) que se establece estas características, además controlar la creación, captura y gestión de los
* Debe establecerse reglas, procesos, políticas y procedimientos para controlar la creación, captura y gestión de queda regulada en el Decreto 2364 de 2012 el registros, asegurando la autenticidad de la
los registros, asegurando la autenticidad de la información, NTC-ISO 15489-1 (2017) Artículo 7 de la Ley 597 de 1999 para el uso la información, utiliza la firma digital para darle el
* Se utiliza la firma digital para darle el criterio de autenticidad al documento, NTC-5985 (2013) firma digital, para tener en cuenta en la criterio de autenticidad al documento.
* La migración debe realizarse de forma organizada para prevenir la pérdida de autenticidad de los registros, propuesta de preservación digital sostenible
NTC-ISO 13008 (2014) En la legislación en particular en el Decreto 1078
* Responsable de la autenticidad, Ley 2080 (2021) de 2015, define la autenticidad, se evidencia por
medio de la firma digital.
En la normatividad, la fiabilidad de la información
Con relación a la fiabilidad de la información deben tener en cuenta los siguientes aspectos:* Observa como una La característica del documento electrónico debe determinar estrategias y niveles de esfuerzo
característica del SGR, NTC-ISO 30302 (2016) * Debe determinarse si los elementos del sistema cumplen con correspondiente a la inalterabilidad, no se define para garantizar la fiabilidad de los registros,
Inalterabilidad
los requisitos de Normas Internacionales y/o nacionales, NTC-ISO-TR 15801 (2014) * Determinar las estrategias en forma constante es la legislación analizada, implementar medidas para el cifrado de la
Fiabilidad
información y el uso de transferencia segura,

y los niveles de esfuerzo que debe realizar la organización para garantizar la fiabilidad de los registros, NTC-ISO sin embargo, se establece que no debe ser
estampado cronológico, esquemas de metadatos
13008 (2014) * Implementar medidas para el cifrado de la información y el uso de transferencia segura, NTC- modificado su original y en el Decreto 1078 del
para la gestión de registros debe ser citados como
ISO 20652 (2006) * El estampado cronológico permite verificar la fiabilidad de la información, NTC-ISO 14641-1 2015 se toma como un criterio de autenticidad, fuente de autoridad de las definiciones
(2014) * Contiene características de los sistemas de registros, que los convierte en fiables a través de la NTC el criterio de inalterabilidad esencial para la semánticas.En la legislación en particular en el
ISO 15489, NTC-ISO 23081-1 (2014) * Los esquemas de metadatos para la gestión de registros debe ser elaboración de la propuesta de preservación Decreto 1078 de 2015, define la fiabilidad, una
citados como fuente de autoridad de las definiciones semánticas, NTC-ISO 23081-2 (2016) digital sostenible. representación completa, fiel y precisa y se toma
como un criterio de autenticidad.
La característica del documento electrónico
Con relación a la legibilidad de la información deben tener en cuenta los siguientes aspectos:
correspondiente a la fiabilidad, no se define en
* Observa como una característica del SGR, NTC-ISO 30302 (2016) En la normatividad, la legibilidad de la
Legibilidad
Fiabilidad
forma constante es la legislación analizada, sin
* El copiado de información debe tenerse en cuenta la legibilidad de acuerdo con la cantidad de errores información debe evaluarse los escenarios de
embargo, es definido como una representación
temporales, NTC-ISO-TR 18492 (2013) pruebas empleando un proceso de verificación
completa, fiel y precisa, el cual es vital para la
* Debe evaluarse los escenarios de pruebas empleando un proceso de verificación de legibilidad de muestras de de legibilidad de muestras de la información
propuesta motivo de esta investigación.
la información importada y/o convertida con ""visores”, NTC-ISO 18829 (2018) importada y/o convertida con "visores”
En el Decreto 1078 de 2015 se toma como un
* Las especificaciones técnicas deben ser actualizadas.
criterio de autenticidad.

Análisis General
Análisis Análisis
Características del documento

Con relación a la funcionalidad de la información deben tener en cuenta los siguientes aspectos:
En la normatividad, la funcionalidad de la
* En la creación, captura y gestión de registros se debe sistematizar mediante el diseño y la operación de rutina
información debe tener en cuenta la creación,
de los sistemas de registros por medio de políticas y procedimientos autorizados, NTC-ISO 15489-1 (2017) La característica del documento electrónico
captura y gestión de registros se debe
* El sistema operativo deben poseer un software rápido para incrementar la funcionalidad, para la entrega y/o correspondiente a la disponibilidad, no se define
Funcionalidad
Disponibilidad
Electrónico
sistematizar mediante el diseño y la operación
migración, por parte del RCT y el cliente, NTC-ISO 17068 (2018) en forma constante es la legislación analizada,
de rutina de los sistemas de registros por medio
* Proporciona enlaces lógicos sobre los registros y el contexto de su creación su mantenimiento de forma sin embargo, se define como el acceso o
de políticas y procedimientos autorizados.
estructurada, confiable y significativa, NTC-ISO 23081-1 (2014) consulta al documento, cuando sea requerido, el
* En sistemas deben detectar automáticamente alteración o remoción de archivos no autorizada, * Realizar cual es el fin de la propuesta de preservación
En la legislación en particular en el Decreto 1078
revisiones aleatorias para verificar que los archivos que han sido incorporados no han sido alterados o digital sostenible. En el Decreto 1078 del 2015
de 2015, define la disponibilidad, se define como
removidos, NTC-ISO-TR 15801 (2014) es abarcado desde la transparencia
el acceso o consulta al documento, cuando sea
* Debe realizarse el mapeo de los metadatos desde las “propiedades de archivo” de la aplicación creadora o
requerido.
partes del sistema operativo, NTC-ISO 23081-2 (2016)
Con relación a la actualización de medios de la información deben tener en cuenta los siguientes aspectos:
* La actualización de medios (discos magnéticos, disquetes, cintas magnéticas y discos ópticos como CD y
DVD) debe realizarse antes de que la tecnología se considere obsoleta, NTC-ISO 13008 (2014)
* Debe establecerse los procedimientos para la actualización de medios de almacenamiento, NTC-6231 (2017)
* Las operaciones que se realicen por actualización deben detallarse en manual de descripción técnica del
sistema y registrase en bitácoras, garantizando la preservación digital a largo plazo y la integridad del documento
electrónico, NTC-ISO 14641-1 (2014)
* Debe diseñarse una estrategia y el plan estratégico de preservación para abordar la degradación de los
medios de almacenamiento, la obsolescencia de la transmisión de los medios y la obsolescencia o inadecuada
representación de la información (incluidos los formatos), NTC-ISO 16363 (2017)
* El equipo evaluador debe verificar como la organización gestiona las versiones y/o
actualizaciones si se están empleando, NTC-ISO 18829 (2018)
Actualización de medios
* El sistema debe registrar cuando se ha finalizado satisfactoriamente la migración, el documento debe contener
fecha, hora, razón de la actualización, NTC-ISO 18829 (2018)
* Debe registrarse los metadatos para la gestión de registros, para las actualizaciones, NTC-ISO 18829 (2018) En la normatividad, la actualización de medios
* Debe realizarse copias de seguridad, donde se realiza el cambio de medio de almacenamiento para la de la información debe establecerse los tipos de
preservación de la información, NTC-ISO 15489-1 (2017), NTC-ISO 16175-2 (2015), NTC-ISO 16175-3 (2016) medios, ciclos de renovación, características
* De los medios de almacenamiento debe ser retirado cualquier dato confidencial o software licenciado, de técnicas y procedimientos para la actualización
forma segura antes de su disposición o reúso, NTC-ISO-IEC 27001 (2013)
* El ciclo de renovación para medios de cinta magnética es de tres a cinco años y para el reemplazo de la
unidad cada 5 años, NTC-ISO-TR 17797 (2016)
En los medios de almacenamiento deben NTC-5985 (2013):
* Los documentos digitalizados deben ser inalterables.
* Los controles de seguridad y de acceso tener capacidad de detectar y registrar intentos de acceso no
autorizados.
* Los tiempos de recuperación debe ser aceptable.
* Los documentos digitalizados que comparten periodos de retención similares deben ser agrupados para
posibilitar la ejecución de los procesos de disposición.
Para migrar el registro digital a otros medios de almacenamiento o plataformas debe cumplir los siguientes
requisitos, NTC-ISO 17068 (2018):
* La migración a otros medios de almacenamiento o plataformas que soporten la función de almacenamiento.
* El registro de auditoria debe grabar el historial de migración del registro digital.

Análisis General
Análisis Análisis
Con relación a la migración de la información deben tener en cuenta los siguientes aspectos:
* Deben tenerse en cuenta traslados de un servidor a otro en la nube, a través de los tipos de archivo de
almacenamiento, protocolos de transferencia de datos, seguridad y métodos de verificación, GTC-ISO-TR 22428-
1 (2021)
* La migración de registros debe ejecutarse antes de que la tecnología y los medios sean obsoletos, GTC-ISO-
TR 14873 (2021)
* Debe migrarse el contenido del registro y sus metadatos asociados en el sistema o formato de origen, estos
deben ser auditados, autorizados o certificados mediante una autoridad externa, NTC-ISO 15489-1 (2017)
* Al escoger la migración como método para algunos de estos aspectos, también es necesario que haya
políticas de preservación sobre los factores que desencadenan una migración y qué tipos de migración se espera
que resuelvan el riesgo de preservación identificado. La estrategia de preservación describirá el rango de
actividades que será necesario ejecutar en caso de una migración, NTC-ISO 16363 (2017)
Debe desarrollarse manuales y procedimientos comprendiendo la planificación, prueba, migración, validación,

refrendación y documentación para la migración de registros, NTC-ISO 13008 (2014)
* Determina las disposiciones para la migración de la información basada en métodos electrónicos, NTC-ISO-
TR 18492 (2013)
En la normatividad, la migración debe tener,
* Actualización de software e instalación del nuevo y migración de formato, determinando las etapas de
Migración
técnicas y procedimientos para la migración,

migración, NTC-ISO-TR 18492 (2013)
políticas de renovación tecnológica, metadatos
* Los archivos electrónicos se almacenen en un formato estándar, o que se mantengan visores para cada
diseñados para la migración en sus cuatro tipos
formato almacenado, NTC-ISO-TR 15801 (2014)
renovación, reempaquetado, replicación y
* Debe realizarse una planificación para la migración de registros, utilizando procedimientos documentados,
transformación.
teniendo en cuenta los mantenimientos y las características de los registros en el tiempo, incluyendo metadatos,
datos de índice y rastros de auditoría, NTC-ISO-TR 15801 (2014)
* Debe ser establecida una política de renovación tecnológica de almacenamiento y software de acuerdo con la
vida útil, NTC-ISO-TR 17797 (2016)
* El método de migración debe ser el mismo que el del backup y debe implementar la función por separado,
además debe diferenciarse el registro de auditoría, NTC-ISO 17068 (2018)
Existen cuatro tipos de migración, NTC-ISO 14721 (2018):

* Renovación: Se reemplaza la estructura y mapeo almacenamiento archivístico, sin alteración y puede seguir
accediendo al PIA.
* Reempaquetado: Se producen cambios en los bits de la información de empaquetado.
* Replicación: No se realizan cambios en la información de empaquetado, los bits están sujetos a la
información.
* Transformación: Donde se cambian los bits de información de contenido, mientras intenta preservar la
información completa.
La fiabilidad se observa como una característica del Sistema de Gestión de Registros, NTC-ISO 30302 (2016)
Con relación a la emulación de la información deben tener en cuenta los siguientes aspectos:
Emulación
* Determina el sistema de procesamiento de datos para imitar a otro sistema, de tal forma que el sistema En la normatividad, la emulación debe tener
imitador acepta los mismos datos, ejecuta los mismos programas y alcanza los mismos resultados que el sistema técnicas y procedimientos para la emulación
imitado, NTC-ISO 13008 (2014) para establecer esquemas para gestionar las
* Los esquemas pueden gestionar las capas de agrupación y las relaciones definidas dentro de los metadatos, capas de agrupación.
NTC-ISO 23081-2 (2016)

Análisis General
Análisis Análisis
Con relación a la recuperación de la información deben tener en cuenta los siguientes aspectos:
* Para realizar la recuperación de información debe tenerse en cuenta los metadatos, diferentes a la información
que se describe, NTC-ISO 16363 (2017)
* Debe realizarse pruebas de recuperación aleatorias, donde se evidencie la existencia del objeto, su ubicación,
procedencia, NTC-ISO 16363 (2017)
* Debe garantizarse la capacidad suficiente para crear las copias de seguridad y restauración para garantizar la
preservación continuada de la información, NTC-ISO 16363 (2017)
* Debe instaurarse planes para la recuperación y simulacros ante desastres, NTC-ISO 16363 (2017)
* Debe realizarse una copia de uno o más archivos o una copia de una base de datos, como referencia futura o
con fines de recuperación en caso de que los datos originales de dañen o pierdan, NTC-ISO 16175-1 (2013)
* El sistema de gestión de los registros digitales debe tener la capacidad para reproducir el contenido destinado
a ser leído por las personas según la demanda, NTC-ISO 16175-2 (2015)
* La recuperación de la información en esta norma, se observa en diferentes formas, como la recuperación de
registros, o al determinar eliminar un documento, durante un desastre también puede ocurrir la pérdida de
información. Este se puede mitigar utilizando copias de seguridad, NTC-ISO 16175-3 (2016)
Recuperación de información
* La recuperación de la información depende del software, claves e información de estructura lógica a toda
En la normatividad, la recuperación de
escala, sujeto a modificaciones por nuevas versiones o cambios en sistemas operativos y de hardware.
información On-line, Near-line y Off-line, se
Implementando una política de formatos y tecnologías de compresión, NTC-ISO-TR 15801 (2014)
fundamenta en los procedimientos de
* Debe aplicarse y mantenerse los metadatos técnicos del registro, NTC-ISO 15489-1 (2017)
recuperación de datos, los procesos de
* Deben realizarse pruebas para determinar si es posible la recuperación forense de la información, NTC-ISO-
continuidad y prevención de desastres en línea,
TR 18128 (2016)
además aplicar y mantener los metadatos
* Debe realizarse pruebas para asegurar la recuperación en los casos de pérdida de la información, NTC-6231
técnicos de los registros, realizar pruebas para
(2017)
determinar si es posible la recuperación forense
* Deben documentarse los incidentes y accidentes de recuperación para identificar las fuentes de corrupción o
de la información.
pérdida de datos, NTC-ISO 16363 (2017)
* Debe generarse la clasificación e indexación para la posterior recuperación de documentos, también, la
integración con programas organizacionales de respaldo y de recuperación de desastres, con copias de respaldo
para garantizar la autenticidad de los documentos recuperados, NTC-5985 (2013)
* Se deben implementar acciones de control y recuperación con relación a códigos maliciosos, NTC-ISO-IEC
27001 (2013)
* Se identifican los tres sistemas de almacenamiento de medios, para posible recuperación de los datos, On-
line, Near-line y Off-line, NTC-ISO-TR 17797 (2016)
El RCT debe proporcionar procesos de continuidad y prevención de desastres en línea de acuerdo con la NTC
5722, NTC-ISO 17068 (2018).
* Se deben especificar en detalle los procedimientos de recuperación de datos.
* El RCT debe recuperar los registros digitales para el cliente con autoridad de recuperación.
* El RCT debe recuperar registros digitales auténticos y documentar la recuperación de los registros.
* El servicio de recuperación debe realizarse dentro del periodo de tiempo específico.
* El RCT debe estar disponible para la recuperación de registros.

Análisis General
Análisis Análisis
Con relación a los medios de almacenamiento deben tener en cuenta los siguientes aspectos:
* Debe ser almacenada la información de tal manera que estén protegidos contra el acceso, pérdida o
destrucción no autorizados en caso de robo o desastre, NTC-ISO 15489-1 (2017)
* Define los tipos medios de almacenamiento en removible; no removible; WORM físico y lógico; y finalmente
re-escribible, NTC-ISO 14641-1 (2014)
* Establece los mecanismos, locales o remotos, para almacenar información codificada digitalmente, NTC-ISO
14721 (2018)
Requisitos para la preservación digital

* Las URL también representan la unidad más pequeña de contenido autónomo en un archivo web, utilizado En la normatividad, los medios de
comúnmente en sistemas de almacenamiento. También utilizado para la provisión de almacenamiento y para la almacenamiento deben establecer los tipos de
preservación a largo plazo, GTC-ISO-TR 14873 (2021) almacenamiento, definir mecanismos de
Medios de almacenamiento
Con relación a los medios de almacenamiento, NTC-ISO 16363 (2017): almacenamiento locales y remotos, para ser
* Deben ser evaluados para determinar su degradación y obsolescencia. protegidos contra el acceso, pérdida o
Al realizar el análisis de cada una de las normas
* Debe tenerse estimado de velocidad de acceso, vida útil y el tiempo requerido para la migración entre medios. destrucción no autorizados en caso de robo o
se observa que la preservación digital se toma
desastre; realizar evaluaciones para determinar
desde los criterios de sostenibilidad (calidad,
Para la información digitalizada además de un sistema de información como estrategia de almacenamiento a un la degradación y obsolescencia de los medios,
seguridad, interoperabilidad), adoptando
plazo más corto pueden incluir, NTC-5985 (2013): estimado de velocidad de acceso, vida útil y el
medidas y regulando los requisitos mínimos que
Servidor dedicado u otra solución de almacenamiento de documentos digitalizados: tiempo requerido para la migración entre
garanticen la preservación digital sostenible.
* Cinta magnética para preservar los documentos digitalizados. medios. A su vez, definiendo soluciones de
* Disco Duro, CD o DVD para almacenamiento de documentos digitalizados. almacenamiento realizando pruebas de
aceptación y calidad, trazabilidad de los
Se deben definir soluciones de almacenamiento de acuerdo con, NTC-ISO-TR 17797 (2016): procesos de manufactura, condiciones
* Resultados de prueba de aceptación ambientales y seguimiento continuo de
* Trazabilidad de los procesos de manufactura evolución del suministro.
* Pruebas de calidad
* Monitoreo longitudinal
* Condiciones ambientales
* Seguimiento continuo de evolución del suministro.
* Los medios de almacenamiento son en forma somera, en el control de la información documentada, NTC-ISO
30302 (2016)
Con relación a la infraestructura tecnológica deben tener en cuenta los siguientes aspectos: * Debe realizarse
entrevistas al personal para explicar las prácticas del repositorio y el flujo de trabajo, NTC-ISO 16363 (2017) *
Debe tenerse un inventario de componentes del sistema, NTC-ISO 16363 (2017) * Debe planificarse la inversión
de infraestructura tecnológica con relación a requisitos, licencias, contratos entre otros, NTC-ISO 16363 (2017)
Infraestructura tecnológica
*Debe garantizarse que el software tenga los requisitos necesarios para la gestión de registros, que este En la normatividad, la infraestructura
configurado correctamente y permita operar con la infraestructura de las tecnologías de la información en la tecnológica debe estar marcada en una
organización, NTC-ISO 16175-1 (2013) * Debe evaluarse la posible pérdida de servicios que afecte los sistemas estructura de árbol por medio de etiquetas y
de almacenamiento y de esta forma prevenirla, NTC-ISO-TR 18128 (2016) * Proporciona los servicios de roles, en un mapeo directo o indirecto, poseer un
infraestructura informática flexible mediante el servidor físico virtualizado, GTC-ISO-TR 22428-1 (2021) * Deben inventario de los componentes del sistema
ser identificados los aspectos claves de la infraestructura y los elementos tecnológicos necesarios, NTC-ISO físico, técnico y su estructura lógica donde se
13008 (2014) * El contenido se marcará en una estructura de árbol por medio de etiquetas y roles, este mapeo considere el volumen de datos, tamaño
puede ser directo o indirecto, NTC-ISO 14289-1 (2021) * Debe establecerse la cantidad de información promedio y máximo, una planificación de
específica sobre el volumen de datos, tamaño promedio y máximo, NTC-ISO 20652 (2006) * Deben tenerse en inversión, evaluación de componentes y
cuenta los mecanismos, locales o remotos, los elementos de hardware y software necesarios para implementar requisitos tecnológicos.
el modelo OAIS. * El acceso al cuarto de operaciones del sistema debe ser restringida en todo momento hasta
en momentos de cortes de energía, NTC-ISO 14721 (2018) * Apoyo al acceso, la privacidad y los derechos,
NTC-ISO 23081-1 (2014) * Su estructura física y técnica, NTC-ISO 23081-1 (2014) * Su estructura lógica,
relación de elementos de datos que constituyen el registro, NTC-ISO 23081-1 (2014)

Análisis General
Análisis Análisis
Con relación a la normalización de formatos deben tener en cuenta los siguientes aspectos:
* Los sistemas deben tener la capacidad para importar y exportar grandes volúmenes utilizando formatos
abiertos, NTC-ISO 16175-1 (2013)
* Los registros electrónicos gestionados a través de hardware o el software debe incorporar capacidades para
eliminar las dependencias, apoyándose en el cambio de formato de grandes volúmenes como parte de la
capacidad de importación o exportación o, por lo menos, mediante la codificación no propietaria de los
metadatos del registro, NTC-ISO 16175-1 (2013)
* Debe tomarse en consideración las estrategias para la normalización de los formatos para el proceso de
Normalización de formatos
captura de sistema completo, NTC-ISO 16175-3 (2016)

* Debe implementarse una política de formatos de archivo, NTC-ISO-TR 15801 (2014) En la normatividad, la normalización de formatos
* La selección de formatos de archivo esta desarrollado para la preservación a largo plazo de acuerdo con debe tener una política de formatos de archivo
normas internacionales, NTC-6231 (2017) para la preservación a largo plazo de acuerdo
* Si los formatos de objetos existentes no corresponden con un formato especifico este debe migrarse al con normas internacionales y especificaciones
formato necesario, NTC-ISO 20652 (2006) técnicas de los formatos disponibles en el
* Se deben producir los certificados y/o la confirmación con base en un formato normalizado. dominio público, o ser de amplio uso en el sector
* Establece que la migración a un formato estándar debe realizarse en un formato neutro entre los cuales están pertinente.
PDF/A-1. XML, TIFF y JPEG, NTC-ISO-TR 18492 (2013)
Los formatos deben, NTC-6231 (2017):

* Ser de fuente abierta (es decir, no patentados) o deben utilizar estándares abiertos.
* Tener publicadas especificaciones técnicas disponibles en el dominio público, o ser de amplio uso en el sector
pertinente.
* No contener objetos insertados, ni enlaces a objetos externas, deben estar soportados por muchas
aplicaciones de software y sistemas operativos.
* Los formatos deben poderse leer utilizando un dispositivo de visualización.
Con relación a la procedencia deben tener en cuenta los siguientes aspectos:
* La información descriptiva debe documentar la procedencia de los objetos digitales, sobre la procedencia
acerca de la copia y el movimiento de datos se debe mantener / actualizar, incluida la identificación de los
Los metadatos es un tema específico que se
individuos responsables, NTC-ISO 16363 (2017) En la normatividad, la procedencia, donde se
encuentra en tres de la legislación analizada:
* Los componentes del PIA debe mantener la información actualizada con relación a la procedencia, NTC-ISO determina la normalización de estructura de los
Decreto 29 de 2015, para los términos de
16363 (2017) metadatos, la gestión a través del tiempo,
transferencia documental; Decreto 1080 de
Metadatos mínimos
* Definen los metadatos en forma general: Datos que describen el contexto, contenido y estructura de los información como el nombre, versión de la
2015, se definen los metadatos de contenido,
registros y su gestión a través del tiempo, NTC-ISO 30300 (2013) plataforma de ejecución, desarrollo del servicio,
Procedencia
estructura y contexto; Decreto 2364 de 2012,

Descriptivo
Metadatos
* Describe el por qué y cómo se crea un recurso y que le sucedió durante su ciclo de vida, GTC-ISO-TR 14873 versión API, nombre de la aplicación utilizada
donde se especifican los metadatos a tener en
(2021) para la integración y desarrollo continuo,
cuenta para la firma electrónica; y el Acuerdo
* Registra la justificación de una colección especial, informes de rastreo, registro de archivo, las interacciones descripción de las acciones del usuario de alto
003 de 2015, como elemento para los
entre el servidor web, incluida la URL, la fecha de rastreo y la dirección IP del servidor, GTC-ISO-TR 14873 nivel realizadas, para crear, transformar o
expedientes electrónicos de archivo. Los
(2021) modificar de otro modo un archivo, además,
metadatos son la razón de ser de la propuesta
* Proporciona el nombre, versión de la plataforma de ejecución, de desarrollo del servicio, versión API, nombre documentando el proceso de conversión y
de preservación digital sostenible, su
de la aplicación utilizada para la integración y desarrollo continuo, GTC-ISO-TR 22428-1 (2021) migración, por medio de los metadatos que
actualización garantiza el acceso de los
* Describir todas las acciones del usuario de alto nivel realizadas, para crear, transformar o modificar de otro cuenta la historia del evento de migración del
documentos electrónicos en cualquier momento
modo un archivo conforme, cada una de esas acciones deben registrarse: La acción, parámetros y cuando se registro, para garantizar su autenticidad.
que sean requeridos.
deben especificar los campos, NTC-ISO 19005-1 (2020)
* Debe documentarse el proceso de conversión y migración, por medio de los metadatos que cuenta la historia
del evento de migración del registro, para garantizar su autenticidad, NTC-ISO 13008 (2014)

Análisis General
Análisis Análisis
En la normatividad, la información de contexto
donde debe normalizarse la estructura de los
Con relación a la información y contexto deben tener en cuenta los siguientes aspectos:
Información de contexto metadatos de descripción de información de
* Establece la propiedad intelectual, el uso permitido, GTC-ISO-TR 14873 (2021)
contexto y propiedad intelectual y contexto de
* Determina elementos como el nombre del productor de la historia institucional, cultural y contexto geográfico.
tiempo, como el nombre del productor de la
Proporcionando el origen y custodia de la unidad de descripción, NTC-4095 (2013)
historia institucional, cultural y contexto
* Debe registrar la fecha y hora de la digitalización, además debe incorporarse metadatos relacionados con la
geográfico, proporcionando el origen y custodia
disposición final del documento, NTC-5985 (2013)
de la unidad de descripción, registrando la fecha
* Los metadatos de un registro en si deben gestionarse como un registro, deben proteger contra pérdida o
y hora de la digitalización, además proporcionar
eliminación no autorizada, retenerse o destruirse de acuerdo con los requisitos identificados en la valoración,
metadatos relacionados con la disposición final
NTC-ISO 16175-2 (2015)
del documento, proteger contra pérdida o
* Los componentes del PIA debe mantener la información actualizada con relación al contexto, NTC-ISO 16363
eliminación no autorizada, retener o destruir el
(2017)
documento de acuerdo con los requisitos
identificados en la valoración.
En la normatividad, la referencia debe
proporcionar la normalización de estructura de los
metadatos de descripción de referencia,
Con relación a la referencia deben tener en cuenta los siguientes aspectos: conteniendo información como nombre del
Referencia
* Describe los metadatos DCMI, nombre del término, asunto, tema del recurso, GTC-ISO-TR 14873 (2021) término, asunto, tema del recurso, el nombre e
* Proporciona el nombre e inversión del SO, tipo de almacenamiento, tipo de contenedor, tipo red, número de inversión del Sistema Operativo, tipo de
copias de registro, nombre del sistema de archivo, tipo y versión de hipervisor, GTC-ISO-TR 22428-1 (2021) almacenamiento, tipo de contenedor, tipo red,
* Identificar el título, ayudas de búsqueda y publicaciones relevantes (guías, manuales), NTC-6165 (2016) número de copias de registro, nombre del sistema
de archivo, tipo y versión de hipervisor, identificar
Descriptivo
Metadatos
el título, ayudas de búsqueda y publicaciones

relevantes como guías o manuales relacionadas.
En la normatividad, la integridad debe normalizar
Con relación a la referencia deben tener en cuenta los siguientes aspectos: * Debe diseñarse un catálogo
la estructura de metadatos, construyendo un
independiente de metadatos que liste todos los objetos digitales en el repositorio y metadatos suficientes para
catálogo de metadatos para la integridad de tales
validar la integridad de tales objetos en cuanto a su tamaño, verificación, hash, ubicación, número de copias,
Integridad
objetos en cuanto a su tamaño, verificación, hash,

entre otros, NTC-ISO 16363 (2017) * Utilizar mecanismos de autenticación como el Hash, de esta forma se
ubicación, número de copias y métodos de
garantiza su contenido, NTC-ISO 20652 (2006) * Se debe especificar los procedimientos de backup y
autenticación, identificando metadatos utilizados
recuperación de datos, las reglamentaciones internas a fin de evitar actividades que infringen la integridad, tales
para proporcionar la integridad de la información
como la sustitución / falsificación de datos, NTC-ISO 17068 (2018) Identificar metadatos utilizados para
como código de referencia, título, fechas
proporcionar la integridad de la información, NTC-4095 (2013) * Código de referencia * Título * Fechas extremas
extremas, nivel de descripción, volumen y
* Nivel de descripción * Volumen * Productor
productor.
Con relación al derecho de acceso deben tener en cuenta los siguientes aspectos: En la normatividad los derechos de acceso donde
* Definir grado de acceso como acceso sin restricción o limitado, disponibilidad y autorización de acceso con el debe normalizarse la estructura de los metadatos
paso del tiempo, nivel de servicio requerido, velocidad, desempeño, tipo de acceso, criterios de selección típicos de descripción, la identificación de roles y
y volúmenes de datos, difusión esperada, marco legal, licencia, control de acceso por medio de nombres de responsabilidades y controles de seguridad
Derechos de acceso
usuario, contraseña; mecanismos utilizados para autenticar la identidad y privilegios de los usuarios, NTC-ISO definiendo el nivel de acceso como acceso sin
14721 (2018) restricción o limitado, disponibilidad y autorización
* Identificación de roles y responsabilidades, NTC-ISO-IEC 27001 (2013) de acceso con el paso del tiempo, nivel de servicio
* Debe establecerse los metadatos de los derechos de acceso asociados a los documentos, NTC-ISO 14641-1 requerido, velocidad, desempeño, tipo de acceso,
(2014) criterios de selección típicos y volúmenes de
* Debe describirse el historial de acceso al equipo de red y al sistema de seguridad de la red, NTC-ISO 17068 datos, difusión esperada, marco legal, licencia,
(2018) control de acceso por medio de nombres de
* Permite identificar a una persona (códigos, contraseñas, datos biométricos, o claves criptográficas privadas), usuario, contraseña; mecanismos utilizados para
Decreto 2364 (2012) autenticar la identidad y privilegios de los usuarios
* En razón a la emergencia sanitaria se determina el valor probatorio de las firmas para los requerimientos e historial de acceso al equipo de red y al sistema
judiciales, Decreto 806 (2020) de seguridad de la red.

Análisis General
Análisis Análisis
Con relación a la estructura deben tener en cuenta los siguientes aspectos:
* Debe crearse un catálogo independiente de los metadatos que liste todos los objetos digitales en el
repositorio y metadatos suficientes para validar la integridad de los objetos, NTC-ISO 16363 (2017)
* Las relaciones estructurales se expresan explícitamente y se registran en esquemas de metadatos como
METS, siendo útiles para la migración de archivos, GTC-ISO-TR 14873 (2021)
* Los tipos de estructura no estándar deben asignarse al tipo normalizado, NTC-ISO 19005-1 (2020)
* Descripción del organigrama, estructura administrativa actual del fondo documental, NTC-6165 (2016) En la normatividad En cuanto a los metadatos
* Los componentes léxicos o Tokens, utilizados para delimitar objetos y describir la estructura de los archivos estructurales debe crearse un catálogo
Estructural
PDF, pueden identificarse por su nombre de carácter escrito en mayúsculas y en negrita, NTC-ISO 14289-1 independiente, un esquema útil para la migración de
(2021) archivos, descripción de estructura del fondo
* Estructura del registro, (su forma, formato y componentes que contribuyen el registro), NTC-ISO 15489-1 documental y la estructura del registro en cuanto a su
(2017) forma, formato y componentes que contribuyen el
Metadatos
Se describen los metadatos mínimos para la identificación de la información transferida. Como lo es, Decreto 29 registro.
(2015):
El sistema operativo requerido para leer la información
El formato en el cual se está entregando la información
La estructura de los directorios
Las tablas utilizadas para interpretar la información
las características de las firmas digitales empleadas en la gestión de los documentos electrónicos.
Con relación a los metadatos administrativos deben tener en cuenta los siguientes aspectos: En la normatividad, los metadatos administrativos
* ID del arrendatario, de usuario, términos de uso, función y responsabilidad del proveedor del servicio de deben tener procedimientos técnicos para la descripción
Administrativo
gestión de registros en la nube, GTC-ISO-TR 22428-1 (2021) de metadatos y políticas de recopilación de información
de los fondos, descripción del alcance y naturaleza de
* Identifica la gestión de registros y políticas de recopilación de la institución de los fondos, descripción del
adquisición del material como transferencia, donación,
alcance y naturaleza de adquisición del material (transferencia, donación, compra y/o préstamo), NTC-6165
compra y/o préstamo, teniendo en cuenta el ID del
(2016) arrendatario, de usuario, términos de uso, función y
* Los procedimientos deben especificar la evaluación de la calidad de los metadatos asignados a las responsabilidad del proveedor del servicio de gestión de
imágenes, NTC-5985 (2013) registros en la nube.
En la normatividad, la compatibilidad de hardware y
software debe documentar la historia de los cambios de
operaciones, como los inventarios, documentos
Compatibilidad de hardware y software
Con relación de la compatibilidad de hardware y software deben tener en cuenta los siguientes aspectos: * Para adquiridos, implementación, actualización, retiro de
garantizar la compatibilidad se hace necesario documentar la historia de cambios en las operaciones, software y hardware, programas, políticas de retención,
procedimientos de software y hardware, en cuanto con los inventarios, documentos adquiridos, implementación, disposición final, copias de versiones anteriores de las
actualización, retiro de software y hardware, programas, políticas de retención, disposición final, copias de políticas y procedimientos técnicos para determinar la
versiones anteriores de las políticas y procedimientos, NTC-ISO 16363 (2017) Debe realizarse una revisión con El Decreto 2609 de 2012, da las bases para compatibilidad y el monitoreo permanente del recurso
Interoperabilidad
Sostenibilidad
Sostenibilidad
respecto a la idoneidad del hardware y del servicio; mantenimiento de un inventario de hardware actualizado. * la interoperabilidad y las Leyes tecnológico. Teniendo en cuenta que el hardware ofrece
compatibilidad en retroceso, pero no se puede predecir
Debe garantizarse que exista compatibilidad entre un software y otro; o de un software y hardware para la predecesoras toman este concepto, en el
un comportamiento, debe observarse la disparidad de
importación / exportación de información, NTC-ISO-TR 18492 (2013) * El software está sujeto a cambios, por la acuerdo 003 de 2015 se menciona el
las unidades y valores en las especificaciones provistas
implementación de nuevas versiones o por cambios a sistemas operativos y/o hardware, NTC-ISO-TR 15801 estampado cronológico y el certificado por los fabricantes, teniendo en cuenta el tiempo
(2014) * Los componentes de hardware y software del sistema de gestión de la información que requieren electrónico que son esenciales para la promedio antes de la falla, tiempo promedio para la falla,
mantenimiento sistemático, NTC-6231 (2017) Hardware ofrece compatibilidad en retroceso, pero no se puede sostenibilidad. tasa de falla anualizada, tiempo promedio entre pérdida
predecir un comportamiento. Además, debe observarse la disparidad de las unidades y valores en las de datos, tiempo promedio para reparación y vida útil /
especificaciones provistas por los fabricantes, NTC-ISO-TR 17797 (2016): * Tiempo promedio antes de la falla de servicio.En la legislación, El Decreto 2609 de 2012,
* Tiempo promedio para la falla * Tasa de falla anualizada * tiempo promedio entre pérdida de datos * Tiempo da las bases para la interoperabilidad y las Leyes
promedio para reparación * Vida útil / de servicio. predecesoras toman este concepto, en el acuerdo 003
de 2015 se menciona el estampado cronológico y el
certificado electrónico que son esenciales para la
sostenibilidad.

Análisis General
Análisis Análisis
En la normatividad, la obsolescencia tecnológica
debe considerar el monitoreo de la degradación
física, las políticas y procedimientos para identificar
la obsolescencia tecnológica, procedimiento de
Con relación de la obsolescencia tecnológica deben tener en cuenta los siguientes aspectos: migración y el mantenimiento de la información.
* La degradación física del medio de almacenamiento es el precedente para el comienzo de la obsolescencia Verificar el repositorio para evidenciar la necesidad
tecnología del equipo de reproducción, NTC-ISO-TR 17797 (2016) de un software nuevo, los puntos de falla probable y
* Se debe determinar procedimientos para transferencia periódica de la información de un medio antiguo a otro la interoperabilidad entre los componentes de
más reciente, NTC-ISO-TR 18492 (2013) software y hardware. El repositorio también debería
Divulgación / Transparencia
Obsolescencia tecnológica
* Los nuevos sistemas a menudo no son compatibles con los sistemas más antiguos y el software de estar en contacto con sus proveedores de software
interpretación más reciente podría no ser capaz de interpretar formatos de archivo más antiguos, GTC-ISO-TR con respecto a las actualizaciones tecnológicas y
Sostenibilidad
14873 (2021) cómo los programas nuevos pueden afectar la
* En las políticas y procedimientos de la gestión de documentos debe incluirse el mantenimiento de la integración y el desempeño del sistema.
información, ya que los requisitos evolucionan y la legislación cambia, por esta razón debe documentarse los En las normas compilatorias se encuentra
cambios para realizar un seguimiento de las versiones, NTC-ISO-TR 15801 (2014) la categoría de divulgación / transparencia. En la legislación, En las normas compilatorias se
* Puede solicitarse el cambio de origen desencadenado en la evolución en un entorno diferente por encuentra la categoría de divulgación / transparencia.
obsolescencia tecnológica gradual, NTC-ISO 20652 (2006)
Frente al marco teórico:
Esto es necesario con el fin de asegurar que el repositorio tiene la capacidad para, NTC-ISO 16363 (2017): * Hardware: La obsolescencia para el hardware está
Sostenibilidad
* La toma de decisiones informadas y oportunas, verificando que el repositorio necesita o no un hardware nuevo. definida de 1 a 7 años, dentro de este análisis se
* El repositorio debería llevar a cabo revisiones frecuentes del entorno con respecto a la evolución del software, busca minimizar este riesgo, estar preparado para el
los puntos de falla probable y la interoperabilidad entre los componentes de software y hardware. El repositorio cambio con recursos físicos, económicos y humanos
también debería estar en contacto con sus proveedores de software con respecto a las actualizaciones mitigando este riesgo.
tecnológicas y cómo los programas nuevos pueden afectar la integración y el desempeño del sistema. * Software: La obsolescencia de software se
encuentra definido de 5 a 10 años, el análisis para
mitigar esta obsolescencia es la utilización de
emulación, migración previamente planeada y
definida, evitando pérdida de información.
En la normatividad, el lenguaje de software debe
Lenguaje de
El lenguaje más constante nombrado en las normas analizadas es el XML (Extensible Markup Language -
contener una estructura de lenguaje del software
software
Lenguaje de Marcado Extensible y es una especificación de W3C como lenguaje de marcado de propósito
adecuado a los requerimientos para ser leídos según
general), este lenguaje se adecua a los requerimientos para ser leídos según el software utilizado. También se
el software utilizado, siendo más accesible para la
observa el uso del HMTL, el cual se asemeja al XML en su uso. Este criterio es esencial para la propuesta, ya
migración, interoperabilidad y la preservación digital
que permite un lenguaje más accesible para la migración, interoperabilidad y la preservación digital a largo plazo.
a largo plazo.
En la normatividad, la interoperabilidad es importante
* En el análisis de este criterio, se observa la importancia de esta categoría en la preservación a largo plazo, ya
para la preservación a largo plazo, ya que permite
que permite que sea accesible no solo a una entidad o un sistema de gestión de registros, sino a una comunidad
Interoperabilidad
que sea accesible no solo a una entidad o un sistema

que custodia la información. * Debe realizarse una planificación de la migración hacia nuevas tecnologías, antes
de gestión de registros, sino a una comunidad que
de los mecanismos de interoperabilidad no estén disponibles para su uso, NTC-ISO 16363 (2017) * Debe realizar
custodia la información, en esta debe planificarse de
revisiones frecuentes con respecto al estado del hardware, las fuentes de falla y la interoperabilidad entre los
migración y el monitoreo de tecnológico para la
componentes del software y hardware, NTC-ISO 16363 (2017) * La capacidad para importar y exportar registros
verificar la interoperabilidad, realizar revisiones
son medios para la interoperabilidad con otros sistemas o versiones más recientes del sistema de gestión de
frecuentes con respecto al estado del hardware, las
registros digitales existentes, NTC-ISO 16175-2 (2015)*Garantiza las condiciones de interoperabilidad, Ley 2080
fuentes de falla y la interoperabilidad entre los
(2021)
componentes del software y hardware.

Análisis General
Categorías Categorías
Análisis Análisis
de análisis Accesibilidad de análisis
La accesibilidad se determina por una acertada descripción de los metadatos y la actualización de los mismos, de En la normatividad, la accesibilidad debe determina
esta forma se garantiza el acceso a la información con carácter de preservación a largo plazo. la descripción de los metadatos y la actualización de
* Garantiza las condiciones de accesibilidad, Ley 2080 (2001) estos para garantizar el acceso a la información a
* Permite acceder al documento a largo plazo, garantizando su valor probatorio, Decreto 806 (2020) largo plazo.
Con relación a los medios de almacenamiento desde la sostenibilidad deben tener en cuenta los siguientes
aspectos:
* Debe realizarse pruebas de medios de almacenamiento con regularidad, reduciendo el riesgo de no recuperación
de información, NTC-6231 (2017)
En la normatividad, el medio de almacenamiento
Sostenibilidad
* Evitar la divulgación, modificación, retiro o destrucción no autorizada de la información que se encuentra en los
debe recibir pruebas regulares para reducir el riesgo
medios de almacenamiento, NTC-ISO-IEC 27001 (2013)
de no recuperación, tener estrategias de
Medio de almacenamiento
almacenamiento y protección, procedimientos

Para la información digitalizada el sistema de información como estrategia de almacenamiento a un plazo más
autorizados de planificación y recuperación de
corto pueden incluir un servidor dedicado u otra solución de almacenamiento de documentos digitalizados, NTC-
información, evitando la divulgación, modificación,
5985 (2013):
retiro o destrucción no autorizada de la información
* Cinta magnética para preservar los documentos digitalizados.
que se encuentra en los medios de almacenamiento,
* Disco Duro, CD o DVD para almacenamiento de documentos digitalizados.
utilizar materiales de protección y procedimientos de
manipulación cuando se requiera, teniendo en cuenta
* Debe utilizarse materiales de protección y procedimientos de manipulación cuando se requiera, NTC-ISO 15489-1
la estabilidad intrínseca de los medios de
(2017)
almacenamiento, la estabilidad de modificaciones
* Debe desarrollarse y prueba de los procedimientos autorizados de planificación y recuperación ante desastres y la
físicas y químicas, calidad y confiabilidad del proceso
formación del personal pertinente en estos campos, NTC-ISO 15489-1 (2017)
de grabación y la preservación de la trazabilidad del
Para lograr una preservación a largo plazo debe tenerse en cuenta, NTC-ISO-TR 17797 (2016):
acceso a la información y los metadatos.
* Estabilidad intrínseca de los medios de almacenamiento
* Estabilidad de modificaciones físicas y químicas
* Calidad y confiabilidad del proceso de grabación
* Preservación de la trazabilidad del acceso a la información y los metadatos.

Análisis General
Análisis Análisis
Con relación al Paquete de Información de Transferencia - PIT deben tener en cuenta los siguientes aspectos:
* Para generar una transferencia de información exitosa, debe tenerse en cuenta los datos relacionados con la
producción, creadores y receptores, NTC-ISO-TR 18492 (2013)
* Debe definirse las restricciones y requisitos de transferencia para soporte en red o medios, NTC-ISO 20652
(2006)
Determinar métodos de validación para la recepción de la transferencia, NTC-ISO 20652 (2006)
* Debe identificar si se registran errores en la transferencia de datos de los medios de almacenamiento, NTC-
ISO 18829 (2018)
* El PIT y el repositorio debe hacer referencia a los objetos digitales o preservarlos, si el repositorio actual no
está comprometido con dicha preservación, NTC-ISO 16363 (2017) Debe establecerse restricciones y requisitos de
Paquete de Información de Transferencia
* Los PIT no deben permanecer en un limbo, sin procesar para siempre. Los procedimientos de consentimiento transferencia, realizarse identificación de errores de
y los registros de procesamiento interno y auditoria deben conservar registros de todas las transformaciones transferencia, para ello debe describirse el número
internas de los PIT para demostrar que ellos se transforman en PIA, NTC-ISO 16363 (2017) de incidencia / incidente, descripción, probabilidad
(alta-media-baja), impactos (alto-medio-bajo), acción
Debe utilizar un registro de incidencia para monitorear cualquier error en la transferencia de archivos de lectura de contención y propietario, fecha límite y fecha de
Encapsulación
/ escritura de los medios. Se registran y describen los asuntos de acuerdo con las siguientes categorías, NTC- resolución; crearse procedimientos y monitoreo de
ISO 13008 (2014): transferencia de información, generando
* Numero de incidencia / incidente transferencias de información exitosa, teniendo en
* Descripción cuenta los datos relacionados con la producción,
* Probabilidad (alta-media-baja) creadores y receptores, instaurando métodos de
* Impactos (alto-medio-bajo); validación para la recepción de la transferencia,
* Acción de contención y propietario registran errores en la transferencia de datos, es por
* Fecha límite lo que los registros de procesamiento interno y
* Fecha de resolución auditoría deben conservar registros de todas las
transformaciones internas de los PIT para demostrar
* Una vez se han negociado y acordado las especificaciones formales, la descripción completa del modelo que ellos se transforman en PIA.
abstracto del PIT y la implementación con un mapeo a XFDU, NTC-ISO 20104 (2019)
Durante las fases de transferencia y validación debe generarse los siguientes escenarios, NTC-ISO 20104
(2019):
* Creación del PIT por parte del productor: Se crean los PIT a partir de un modelo abstracto, para los objetos
que se van a entregar.
* Transferencia de PIT entre el productor y el archivo: Se rige por las restricciones de secuencias de PIT para
transferir los PIT en el orden específico.
* Recepción y validación del PIT por parte del archivo: Luego de la recepción de un PIT el archivo realiza la
validación inicial.

Análisis General
Análisis Análisis
Con relación al Paquete de Información de Archivo - PIA deben tener en cuenta los siguientes aspectos:
* El repositorio debe tener un proceso estándar para verificar que los PIT están tanto completos como correctos
y un proceso correcto para transformar los PIT en PIA, evidenciando que las verificaciones iniciales fueron
Paquete de Información de Archivo
Debe establecer procedimientos y técnicas para

ejecutadas con éxito, NTC-ISO 16363 (2017)
transformar los PIT en PIA, debe verificarse que los
* Es necesario asegurar que el PIA, incluida la información adecuada del empaquetado, donde se encuentra,
PIT están tanto completos como correctos y un
procesa y gestiona dentro del archivo, NTC-ISO 16363 (2017)
proceso correcto para transformar los PIT en PIA,
* Identifica y documenta los vínculos entre registros, agentes y procesos.
evidenciando que las verificaciones iniciales fueron
* Mantiene la información de contenido y descripción de preservación a medida que se ejecuta la preservación.
ejecutadas con éxito, identificar y documentar los
* Debe cumplir con las calidades requeridas desde la exhaustividad y relevancia de la información.
vínculos entre registros, agentes y procesos;
* Debido a procedimientos de Archivo, puede ser necesario que éste cuente con varios Objetos de datos
mantener la información de contenido y descripción
disponibles dentro del mismo paquete PIT a fin de poder crear los PIA correspondientes.
de preservación a medida que se ejecuta la
preservación; cumplir con las calidades de
Cuando se expide un registro digital, la función de protección contra substitución y falsificación debe satisfacer
exhaustividad y relevancia de la información, lo cual
los siguientes requisitos:
propicia la generación de un certificado de
* El RCT debe almacenar los registros digitales en un PIAC, después de completar la verificación de la solicitud
autenticidad de la información.
de registro (inscripción) del cliente.
* Debe ser agregado un certificado de autenticidad e información de autenticidad al PIAC; y se debe verificar la
Encapsulación
integridad del registro digital y la propiedad incluida en el PIAC.
Con relación al Paquete de Información de Difusión - PID deben tener en cuenta los siguientes aspectos:
* Es un paquete de información derivado de uno o más PIA y enviado por los archivos al consumidor. Es el
Paquete de Información de Difusión
acceso muy útil para la minería de datos, incluyendo firmas electrónicas y encriptaciones, NTC-ISO 14721
(2018)
* La norma habla de la transferencia de datos, pero no especifica el encapsulado, NTC-ISO 14641-1 (2014)
* Debe cumplirse dos requisitos principales, uno relacionado con la existencia y la implementación de las Debe implementar políticas de acceso, minería de
políticas de acceso, y uno con la capacidad del repositorio para proporcionar objetos auténticos demostrables datos, firmas electrónicas y encriptaciones;
como los PID, NTC-ISO 16363 (2017) procedimiento para la creación, registro de
inscripción, retención y expedición del registro digital,
Cuando se expide un registro digital, la función de protección contra substitución y falsificación debe satisfacer por lo cual es necesario establecer los requisitos
los siguientes requisitos, NTC-ISO 16363 (2017): principales para la implementación de las políticas de
* En la creación de un paquete de información de difusión de confianza (PICC). acceso y proporcionar objetos auténticos
* El registro de inscripción, retención y expedición del registro digital debe estar de acuerdo con el demostrables como los PID.
procedimiento definido.
* En la eliminación del registro digital incluye el PICC, junto con el registro digital.
* Cuando se solicite la expedición del registro digital, debe ser cifrado el registro adjunto al PICC, usando la
clave pública del cliente.
* Debe grabar los historiales de expedición del registro digital, para revisión de auditoría.

Análisis General
Análisis Análisis
Con relación a la estructura en la transformación de datos deben tener en cuenta los siguientes aspectos:
* Es necesario conocer el software, algoritmos, encriptación, instrucciones escritas para comprender la
estructura o semántica, NTC-ISO 14721 (2018) Debe tener procedimientos relacionados con el
Transformación de datos
* Debe contener la estructura lógica, el contenido sustancial y el contexto necesario frente a los datos, NTC- software, algoritmos, encriptación, instrucciones
ISO-TR 18492 (2013) escritas para comprender la estructura o semántica,
* La tabla de referencia cruzada establece la estructura de datos del PDF que contiene el desplazamiento de referencia cruzada de la estructura de datos,
Estructura
bytes del comienzo de los objetos indirectos dentro del archivo, NTC-ISO 19005-1 (2020) etiquetado de artefactos en estructura de árbol y
* El contenido debe etiquetar los artefactos de acuerdo con la estructura de árbol, semánticamente aplicada en estructura cliente - servicio en la nube, servicio de
un orden de lectura lógico, la cual puede ser simple o compuesta, NTC-ISO 14289-1 (2021) SaaS adquisición, emisión, eliminación,
* La implementación de PIT XFDU permite el uso de estructuras de datos estándar XFDU para la inclusión de preservación, conversión, certificación, acceso y
sumas de verificación de objetos de datos y la descripción de cualquier cifrado que se haya aplicado a objetos de consulta, suministro y migración, registró; desarrollo
datos, NTC-ISO 20104 (2019) y administración de la aplicación, operación,
* La estructura se compone de cliente de servicio en la nube, servicio de SaaS adquisición, emisión, eliminación, ejecución, interfaz; almacenamiento, visualización,
preservación, conversión, certificación, acceso y consulta, suministro y migración, registro; servicio PaaS migración, informático y recuperación.
desarrollo y administración de la aplicación, operación, ejecución, interfaz; servicio IaaS red, almacenamiento,
visualización, migración, informático y recuperación, GTC-ISO-TR 22428-1 (2021)

Análisis General
Análisis Análisis
Con relación al uso del sistema de información deben tener en cuenta los siguientes aspectos: Debe documentar la usabilidad, contemplando la
* Debe conservarse la apariencia exacta y la distribución de los documentos textuales, conservando las apariencia exacta, distribución de documentos
unidades de medición de los campos de datos y normalizar los datos durante el proceso de ingreso de textuales, conservando las unidades de medición de
información, NTC-ISO 16363 (2017) los campos de datos y normalizar los datos durante
* En la migración o la conversión, todo el contenido del registro y sus metadatos asociados en el sistema o el proceso de ingreso de información; procedimientos
formato de origen se deben conservar hasta el proceso haya finalizado y controlado en el sistema o formato de y técnicas de uso donde se describa el paso a paso
destino, NTC-ISO 15489-1 (2017) del uso entre el productor y el archivo para el manejo
* Un sistema de información para la gestión de registros digitales, debe describir el paso a paso del uso, la de la información, la responsabilidad de los usuarios,
responsabilidad de los usuarios, del administrador, basado en los requisitos funcionales, NTC-ISO 16175-3 del administrador, basado en los requisitos
(2016) funcionales, incluir el plan de continuidad de la
* Debe existir plan de continuidad de la organización para registros digitales, incluyendo copias de registros organización para registros digitales, incluyendo
fuera del sitio, sistemas operativos y programas de aplicaciones, NTC-ISO 17068 (2018) copias de registros fuera del sitio, sistemas
* Debe ser capaz de identificar de manera única los recursos, aún si el mismo recurso se ha recolectado más operativos y programas de aplicaciones, evaluar y
de una vez y recuperarlo del repositorio de archivos, este proceso es conocido como renderización, GTC-ISO-TR describir las capacidades y la operación y determinar
Uso de sistema de información
14873 (2021) con exactitud las necesidades del sistema.

Transformación de datos
* Debe integrar las descripciones procedentes de distintos lugares en el sistema, NTC-4095 (2013) Además, debe asegurar la integridad de la
* Debe llevar los procedimientos establecidos entre el productor y el archivo para el manejo de la información, información debe identificar el título y
NTC-ISO 20652 (2006) direccionamiento de los mensajes, normas para la
* La forma y contenido de los datos puede cambiar, por medio del empaquetado, NTC-ISO 14721 (2018) redacción como el idioma, jerga y otro contenido del
* Debe evaluarse y describirse las capacidades y la operación del sistema, para ayudar al equipo del proyecto a mensaje; uso de correctores ortográficos y otras
abordar los requisitos tecnológicos y determinar con exactitud las necesidades del sistema. herramientas de verificación de los mensajes,
* La evaluación debe incluir revisión del sistema y de esta forma identificar errores en la transferencia de datos nombres o seudónimos, claves, firmas digitales y
a los medios de almacenamiento, NTC-ISO 18829 (2018) otras herramientas para la gestión del contenido,
* Debe proporcionar la autenticación de entidades de comunicación que participan en el transporte de datos, termino “con copia a” y “con copia oculta a";
ante el riesgo de la pérdida potencial, la corrupción, robo de datos y la pérdida de privacidad de los datos, NTC- detección y eliminación de software malicioso,
ISO 20104 (2019) inclusión de adjuntos y enlaces embebidos, uso para
propósitos legales tales como contratos, vigilar el
Para asegurar la integridad de la información, deben determinarse procedimientos como, NTC-6231 (2017): cumplimiento de derechos de autor, exactitud en el
- Título y direccionamiento de los mensajes contenido y el direccionamiento, gestión y respuesta
- Normas para la redacción (frente al idioma, jerga y otro contenido del mensaje de los mensajes recibidos.
- Uso de correctores ortográficos y otras herramientas de verificación de los mensajes
- Uso de nombres o seudónimos
- Uso de claves, firmas digitales y otras herramientas para la gestión del contenido
- Uso de “con copia a” y “con copia oculta a""
- Detección y eliminación de software malicioso
- Inclusión de adjuntos y enlaces embebidos
- Uso para propósitos legales tales como contratos
- Evitar el incumplimiento de los derechos de autor
- Exactitud en el contenido y el direccionamiento
- Gestión y respuesta de los mensajes recibidos

Análisis General
Análisis Análisis
Se define el expediente electrónico, en las Define el expediente electrónico, en las siguiente
siguiente legislación: Ley 2080 de 2021, legislación: Ley 2080 de 2021, donde se define como
donde se define como un conjunto de un conjunto de documentos electrónicos
documentos electrónicos correspondientes correspondientes a un procedimiento administrativo,
a un procedimiento administrativo, además además el expediente electrónico deberá garantizar
Expediente electrónico
el expediente electrónico deberá garantizar características de autenticidad, integridad y
características de autenticidad, integridad y disponibilidad; en el Decreto 2609 de 2012, lo definen
disponibilidad; en el Decreto 2609 de 2012, como la unidad mínima del archivo electrónico
lo definen como la unidad mínima del documental; el Acuerdo 003 de 2015 se da el mismo
archivo electrónico documental; el Acuerdo concepto descrito en la Ley 80 de 2021; mientras en
003 de 2015 se da el mismo concepto el Decreto 806 de 2020, se habla del expediente
descrito en la Ley 80 de 2021; mientras en híbrido (físico y electrónico), el análisis de esta
el Decreto 806 de 2020, se habla del legislación da criterios necesarios para definir en la
expediente híbrido (físico y electrónico), el propuesta los límites entre el expediente electrónico
análisis de esta legislación da criterios y expediente electrónico nativo.
necesarios para definir en la propuesta los
límites entre el expediente electrónico y
expediente electrónico nativo.
Cada una de la legislación analizada aporta En la normatividad, la categoría de impacto en la
desde su individualidad a la preservación preservación digital se puede evidenciar el beneficio
digital, como por ejemplo la reglamentación obtenido como la parametrización de las normas
de la firma digital, el uso de las TIC, los analizadas donde se planea, identifica, enmarca,
El beneficio
expedientes electrónicos, los nativos define, proyecta, consolidar los procedimientos para
Las normas estudiadas planean, identifican, enmarcan, definen, proyectan, consolidan los procedimientos para
Impacto en la preservación digital
Impacto en la preservación digital

electrónicos, que nos evidencia el impacto salvaguardar la integridad y autenticidad de los
salvaguardar la integridad y autenticidad de los registros digitales en las organizaciones, generando cultura y
de las TIC en la preservación digital. registros digitales en las organizaciones, generando
trascendencia en este proceso, que a pesar del tiempo transcurrido aún se encuentra en un segundo plano.
cultura y trascendencia en este proceso, que a pesar
del tiempo transcurrido aún se encuentra en un
segundo plano. Además, se refleja en el acceso a la
información en el tiempo, facilitando el acceso a la
información, optimización de los recursos digitales,
con el objetivo de la preservación digital sostenible.
Por otro lado, cada una de la legislación objeto de
análisis aporta desde su individualidad a la
Como se refleja
preservación digital, como por ejemplo la

reglamentación de la firma digital, el uso de las TIC,
Facilidad en el acceso a la información, optimización de los recursos digitales, con el objetivo de la preservación los expedientes electrónicos, los nativos electrónicos,
digital sostenible. que nos evidencia el impacto de las TIC en la
preservación digital.
Anexo 4. Instrumento de recolección de información objetivo específico 2
Matriz de análisis de buenas prácticas de la Preservación Digital Sostenible
Buenas prácticas
Perspectiva legal de la preservación
Estrategia para la preservación digital en el contexto de las
El estado de la cognición de Auditoria de repositórios
Categorías análisis Los costes de la de documentos digitales en el bibliotecas nacionales. Estudio de Análisis
la preservación digital arquivísticos digitais confiáveis
preservación digital archivo de la Secretaría de la caso: el repositorio de preservación
china y sus problemas y UMA análise das normas ISO
permanente Junta Directiva del Banco de la digital COFRE de la Biblioteca de
contramedidas 14721 e ISO 16363
República de Colombia Cataluña.
Propuestas de futuro
Se hace un recorrido en los 7 últimos años,
tomando como base, algunos trabajos de grado
Año 2015 2019 2019 2018 2018 en referencia a la preservación digital en los
diferentes centros de información a nivel
mundial.
Se tuvo en cuenta a Ciudades del continente
País Madrid Colombia Salamanca Brasil Barcelona
europeo y países latinoamericanos.
José Ramón Cruz Mundet y Bajo el apoyo y asesoramiento de personas
Autoría de la Carmen Díez Carrera especializadas en el Proceso de Gestión
Jenifer Sanchez Salazar Zhiwen Tang Henrique Machado dos Santos José Francisco Carrascosa Méndez
experiencia Biblioteconomía y Documental, que buscan generar conocimiento
Administración Cultural en esta área.
Jose Antonio Martin,
Luis Fernando Sierra, director. Universidad de Salamanca.
Producción. Mario Pérez-Montoro.
Secretaría de la Junta Directiva Departamento de Traducción Universidad Federal de Santa Este personal busca afianzar sus conocimientos
Participantes Celeste Sanchez Martinez, Biblioteca de Cataluña.
del Banco de la República de y Documentación Master en Maria en el área de la Gestión Documental.
Archivos Nacionales de Karibel Pérez
Colombia Sistema de Información Digital
Dinamarca
ISO-TR18492:2005, ISO-TR-
Unesco 570102: Unesco. Se relacionan todas las normas que son
Normas que 15801:2009, ISO-14721: 2018, ISO 14721:2012
Premis, Mets. documentación automatizada. Bases de Datos Bibliográficas del utilizadas el desarrollo de su trabajo final de
interactúan ISO GTC-ISO-TR-18492 y la ISO 16363:2012
UNE-ISO, 2015. CSIC-ISOC. igual forma su producto final.
norma NTC-ISO 14721.
Conocer el estado actual de
Desarrollar un análisis sistemático
Diseño de una estrategia de las políticas y estrategias de Identificar e interpretar las normas,
Identificar las bases del modelo OAIS y el estándar
preservación de información preservación de recursos directrices y legislación sobre la
conceptuales de la ACTDR, dentro del alcance de Identifica las políticas, estrategias, bases,
digital a largo plazo para los informativos digitales en preservación digital en el contexto de las
Objetivo preservación digital, los Archival Science, para ayudar en el legislación, su contexto en la preservación
documentos que produce la Junta China, con el fin de garantizar funciones de las bibliotecas nacionales,
elementos de los metadatos desarrollo de un RDC-Arq, digital.
Directiva del Banco de la el desarrollo sostenible de tanto a nivel nacional como
de preservación. teniendo con miras a prepararse
República dichos recursos en un entorno internacional.
para una futura certificación.
de trabajo digital.
En este manual se aborda
inicialmente el modelo OAIS y se
Surge a través de la inquietud sus responsabilidades obligatorias,
de como comprobar que, así como una breve descripción de
Es una investigación teórica y
además de ser un lugar los flujos de información realizados Carece de una metodología propicia, que busca
aplicada sobre preservación Aplicar la preservación digital en las
común, carece de una Busca establecer procedimientos por las entidades funcionales. calcular cuánto cuesta preservar lo digital, está
Contextualización digital que ha requerido bibliotecas nacionales: a través del
metodología propicia que que permitan acceder a la Posteriormente, se aborda la basado en una necesidad de la entidad, para la
de la experiencia grandes esfuerzos de la repositorio COFRE de la Biblioteca de
busca calcular cuánto cuesta información en el futuro. cadena de custodia de aplicación de la preservación documental en sus
comunidad científica y Cataluña.
preservar lo digital y si es documentos, para resaltar los organizaciones.
presenta notables progresos.
comparable con lo de la requisitos clave de archivo y
información analógica. estándares relevantes para la
implementación de un sistema de
gestión de documentos.

Los costes de la de documentos digitales en el bibliotecas nacionales. Estudio de
Categorías análisis preservación digital archivo de la Secretaría de la caso: el repositorio de preservación Análisis
Emulación de la tecnología,
migración de la información
digital, formato independiente
No se desarrollan criterios exactitud, en razón a
del hard y el soft,
Se toman en cuenta las normas las necesidades y falencias que tienes los
transferencia periódica de Evaluar los datos y
ISO 14721:2012, ISO 16363:2012 centros de información y/o organizaciones, lo
Criterios utilizados información. seleccionar para la Es utilizada la Carta de la Unesco,
y se realiza un análisis, de los que se identifica en los trabajos desarrollados
para la selección Replicado: volcado, backup o conservación y conservación a preservación como las acciones
No lo especifica. requerimientos, las entidades son las normas que buscan ser aplicadas y
de la copia de seguridad. largo plazo. Adherirse a guías destinadas a mantener la accesibilidad
funcionales del OAIS ISO estandarizadas hacia la preservación digital,
documentación Arqueología digital: Técnica documentadas, políticas o de los objetos digitales a largo plazo.
14721:2012, verificada contra la haciendo un recorrido muy detallado con cada
de preservación, requisitos legales.
norma de auditoría. una de ellas para verificar como pueden ser
restauración, recuperación de
ejecutadas a sus necesidades detectadas.
datos y documentos,
información con posible
deterioro.
El análisis del modelo funcional
OAIS abarcó aspectos
Sistema abierto de información relacionados con los conceptos
Modelo OAIS,
de archivo (OAIS) básicos, responsabilidades,
Modelo funcional: recepción, Modelo OAIS
Modelo funcional: recepción, entidades funcionales y las
aseguramiento de la calidad, El modelo de ciclo de vida de OAIS (Open Archival Information
aseguramiento de la calidad, estructuras de objetos de
genera un paquete de archivo la curación proporciona una System). Éste es un modelo conceptual
genera un paquete de archivo de información. Aunque no hay
de la información, generar la visión general gráfica de alto de gestión, almacenamiento y Sistema abierto de información de archivo
la información, generar la menciones claras de Archival
información descriptiva, nivel de las etapas requeridas preservación a largo plazo de datos (OAIS) este modelo es tomado como referencia
Modelo de información descriptiva, Science, siendo analizadas desde
actualizaciones. para la curación y digitales. en cada una de las buenas prácticas, es el punto
requisitos utilizado actualizaciones. la perspectiva de las siete
Modelo de Información: preservación exitosas de los de partida que busca preservar la información
Modelo de Información: funciones propuestas por
interpretación completa de los datos, desde la En el 2003 este modelo digital.
interpretación completa de los Rousseau y Couture, la OAIS
datos. conceptualización inicial o la fue aceptado como norma ISO (ISO
datos. demuestra el cumplimiento de los
Modelo de referencia: amplia recepción hasta el ciclo de 14721:2003).
Modelo de referencia: amplia supuestos teóricos tradicionales, y
gama de funciones, migración curación indefinido.
gama de funciones, migración de en cierto modo, llena vacíos
de información.
información. teóricos, especialmente creados
por el advenimiento de documento
de archivo digital.
En la primera fase busca analizar cómo las
Conformado bajo sus bibliotecas nacionales se han adaptado a
antecedentes, sus categorías de este nuevo entorno digital para preservar
análisis, enfocadas al accedo y y difundir el patrimonio digital que
Diseño de la problemática y
almacenamiento de la Se realiza la caracterización de la custodia.
1. Diseñan una guía Digital definición de los objetivos que
información, enfocado a unas cadena de custodia para Como segunda fase por medio de la
Records Preservations se buscan desarrollar; Identifican las problemáticas en este caso la
subcategorías de fiabilidad, documentos de archivo en un Biblioteca de Cataluña institución de la
básica, enfocado a los planes contextualización del obsolescencia de los soportes, formatos, del
Autenticidad y Seguridad de la entorno digital. De esta forma, se memoria que tiene la
de preservación. Concepto, estado y software y hardware, realizan un análisis del
Fases de la información, aplicación de su contextualizan los principales función de recolección, preservación y
2. Esquematiza un tanto de tendencias de la investigación sistema que vienen utilizando para la
experiencia instrumento a través de una componentes involucrados en el difusión de este patrimonio, y a través de
problemas, como la sobre preservación digital y su proyecto de preservación digital: el
preservación digital, en las diferentes etapas
entrevista para su posterior sistema de gestión de documentos,
obsolescencia de los diseño de la metodología a repositorio de preservación digital COFRE como la producción, acceso, consulta, difusión,
análisis y diseño de la estrategia que van desde la producción y
soportes, formatos, del través de un estudio de caso y (COnservem per al Futur Recursos conservación.
de preservación de documentos procediendo a su conservación y
software y hardware por último los resultados Electrònics), busca establecer una
enfocado al archivo de la acceso.
obtenidos. propuesta de futuro para impulsar la
secretaria de la Junta Directiva
del Banco de la República de preservación y difusión del patrimonio
Colombia. digital de Cataluña en el contexto de la
biblioteca nacional del país.

Herramientas ofimáticas y
sistemas operativos. Quieren disponer de una
Bulding blocks o construcción de herramienta en la que se Herramientas de ordenación y filtrado de
La utilización de herramientas ofimáticas y
paquetes de información, para describa cada formato en los resultados, posibilitar la exportación
Herramientas OPA: Online Public Access Se utilizan las normas ISO 14721 e sistemas operativos, que describan y facilite el
asegurar la conservación a largo extenso, la cual se conoce de los recursos y fomentar la
utilizadas ERA: Agency Records Officer ISO 16363 acceso a la información con el fin de fomentar la
plazo de la documentación como inventario de formatos y participación de los usuarios en la
participación entre el sistema y los usuarios.
(comprensión, integridad, es resultado de la actividad de difusión del patrimonio digital.
autenticidad y acceso de la inventariado.
información).
Se abordó el modelo OAIS para

resaltar sus responsabilidades
obligatorias, así como presentar
una breve descripción de los flujos
La estrategia que se propone está
de información realizados por las
basada en las guías: Guía
entidades funcionales.
Técnica Colombiana GTCISO-
Posteriormente, cuando abordar la Estrategias de búsqueda bibliografía, en
TR-18492, adoptada en Colombia
cadena de custodia de función de los datos y la información.
1. Conversión a nuevos por Icontec, de la Norma Implementación de nuevos formatos, migración
Diseño de estrategias documentos, los principales La estrategia ha consistido en realizar
formatos y plataformas. internacional ISO-TR18492:2005 de la información a nuevos soportes
Estrategias preservadoras en la requisitos y Estándares de archivo una búsqueda de los siguientes
2. Migración a nuevos (Long-Term Preservation of informáticos, facilidad en la búsqueda de
información. a considerar cuando se implementa conceptos: national libraries, legal
soportes y la emulación. Electronic Document-Base información.
un sistema de archivo gestión deposit, intellectual property, copyright,
Information) y la Norma
documental. Luego de relacionar el digital preservation y digital heritage
internacional ISO-14721
RDC-Arq contra el modelo OAIS y
Sistemas de datos espaciales y
la cadena de custodia documento,
transferencia de información.
continuamos con la
contextualización de los requisitos
de la ACTDR en el ámbito de la
archivística.
Metadatos descriptivos y técnicos que

Por migración a un formato
Los metadatos son utilizados para incorpora el editor o productor.
Búsqueda y análisis. diferente, o mediante la No especifica el metadato utilizado, sin
Metadatos interoperables, la acceder a la SIP, AIP y DIP.
Estandarización creación de un subconjunto, embargo, su finalidad en la utilización de los
Metadatos captura y el uso de los metadatos Además de las múltiples Éstos tienen dos formas de realizar sus
Gestion de Cambios por selección o consulta, para metadatos es que estos sean interoperables,
utilizados que en el futuro serán utilizados referencias hacia ellos, en los cargas: a través de un medio físico,
Rapidez de desarrollos crear nuevos resultados metadatos descriptivos, técnicos, sociable a
en entornos interoperables. diferentes procedimientos para la llevando físicamente los ficheros en un
Evaluación. derivados, tal vez para su cada sistema utilizado en las organizaciones.
ejecución de la OAIS soporte como un disco duro
publicación.
directamente a la Biblioteca de Cataluña

Se ha convertido en muchas Se referencia la norma ISO/IEC

ocasiones en un conflicto de 17799:2005 Norma que establece
autoridad y poder. En su etapa de archivado, se lineamientos y principios generales
Propone para el Banco de la trata de asegurar que los para implementar, mantener y
República la creación de una datos estén correctamente mejorar la Se divide en tres módulos: el módulo de
Constituye las amenazas,
circular reglamentaria interna que seleccionados, bien gestión de la seguridad de la carga de contenidos, módulo de gestión Realización de copias de seguridad, protocolo
vulnerabilidades, riesgos e
permita establecer los conservados y que se pueda información en una organización. de datos y el módulo de administración. para el ingreso, con permisos para el acceso a
Seguridad de la impactos, descripción de
procedimientos a seguir para la acceder a los mismos. A Proporciona una guía general En la migración de formatos, la la información, a través de los estudios
información metrología para la
preservación de la información a medida que pasa el tiempo, se sobre los controles en las áreas de emulación del software y las copias de realizados la identificación de posibles riesgos
planificación de la seguridad
largo plazo, así como la posible mantiene la integridad lógica y gestión de la seguridad de la seguridad aseguran la preservación de existente en la perdida de la información.
informática.
adquisición de un software que física de los datos, con la información. Sus objetivos y los recursos digitales.
garantice la seguridad, correspondiente seguridad y controles deben implementarse
disponibilidad y acceso a su certificación. para cumplir con los requisitos
información a largo plazo de identificados por una evaluación de
forma sencilla y eficiente. riesgos.
El esquema de COFRE se sostiene

sobre la infraestructura siguiente: una
Mayor capacidad de almacenamiento a largo
base de datos que contiene toda la
Alta capacidad de plazo, realización de las transferencias
Se tiene en cuenta los AIP, SID y información sobre la estructura del
almacenamiento, documentales, en el caso de las bibliotecas
Almacenamiento DIP para la realización de las sistema, los objetos almacenados y las
Migración de datos. tasa alta de transferencia de No lo especifica con exactitud. almacenamiento almacén de los ficheros
de la información transferencias primarias y acciones que se aplican a los objetos;
expectativa de vida útil presencia digitales que componen los objetos; y un
secundarias. un almacén de los ficheros digitales que
establecida, accesibilidad. programa de carga, gestión y administración del
componen los objetos; y un programa de
repositorio.
carga, gestión y administración del
repositorio.
La realización del Manual para la

La sociedad no valora el
Auditoría de Repositorios
patrimonio documental, perdida
La accesibilidad debe Mejoramiento del proceso, Archivísticos Digitales Confiables, Espacio cultural, patrimonio,
Acciones a nivel del acervo documental, este es Mejoramiento y actualización en los procesos de
garantizarse a corto y a largo identificación de sus a nivel de la cultura archivística, conocimiento e investigación, servicio,
cultural enfocado mediante un cuadro la Gestión Documental en formato Digital.
plazo. problemáticas. aporta acciones concretas para la cooperación e internacionalización.
que describe los aspectos socio
realización de auditorías de
económicos.
repositorios.

Analizar el repositorio de preservación

digital COFRE de la Biblioteca Cataluña,
El impacto en la preservación
Identifican los métodos y técnicas que inició su andadura hace unos 10
digital de la elaboración de este
que se desarrollan para La preservación digital abarca años, por el año 2008; su situación
manual es importante, ya que
garantizar el no solo las actividades actual de la Biblioteca de Cataluña que
identifica todos los pasos para la
almacenamiento de la técnicas, sino también todos ayuda a contextualizar el estudio del
Impacto en la realización de auditorías Diseño de una arquitectura funcional, accesible,
información. los factores políticos y repositorio de preservación digital de la
preservación Arquitectura funcional. archivísticas digitales confiable, diseños de repositorios de archivos digitales
En el modelo de preservación se organizativos que administran Biblioteca de Cataluña por medio de un
digital incentivar la reflexión para auxiliar confiables.
debe tener en cuenta que la los recursos digitales y análisis DAFO del repositorio la cual
en los procesos de planificación e
información se autentica, integra permiten que los recursos detecta los factores internos (fortalezas
implementación de las RDC-Arq's
y responda a los intereses de la digitales sobrevivan. y debilidades) como los factores
(Repositorio de archivo digital
institución que la resguarda. externos (oportunidades y amenazas)
confiable)
del proyecto de preservación digital de
la Biblioteca de Cataluña.
conocer el estado actual de las

políticas y estrategias de
Una estrategia, para la El diseño de políticas, guías, desarrollo de
preservación de recursos
preservación digital a largo plazo Manual para la Auditoría de Propuesta de mejora del repositorio de estrategias para la preservación digital, de
Guía Digital Records informativos digitales en
Producto Final de los documentos que genera la Repositorios preservación digital COFRE de la acuerdo con las normas vigentes de cada país,
Preservations China, con el fin de garantizar
Junta Directiva del Banco de la Archivísticos Digitales Confiables Biblioteca de Cataluña que busca mejorar los archivos digitales en las
el desarrollo sostenible de
República. unidades de información.
dichos recursos en un entorno
de trabajo digital.

Propuesta para La Preservación Digital Sostenible Desde La Normat

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Propuesta para La Preservación Digital Sostenible Desde La Normat

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Universidad de La Salle

Maestría en Gestión de la Información Departamento de Estudios de Información

Propuesta para la preservación digital sostenible desde la

Alba Catalina Cabrera Carranza

Eiser Elena Rengifo Reyes

Follow this and additional works at: https://ciencia.lasalle.edu.co/

Mayra Alejandra Bustos Ríos

Alba Catalina Cabrera Carranza

Eiser Elena Rengifo Reyes

Maestría de Gestión de Información Documental, Escuela de Humanidades y Estudios

Doctor Nelson Javier Pulido Daza

Gestión de Información Documental de la Escuela de Humanidades y Estudios Sociales.

Cualquier inquietud respecto a este documento de investigación debe ser remitida al

programa Maestría en Gestión de Información Documental de la Universidad de La Salle, Bogotá

Al culminar este proceso de aprendizaje expresamos a Dios y a la vida por la oportunidad

de culminar esta monografía de grado.

satisfacción cumplida en cada uno de los semestres.

A nuestro equipo de compañeras de monografía, que desde el inicio ha realizado un

aprendido en el presente manuscrito, reflejo del esfuerzo y consagración enfocado a un mismo

Por último, un agradecimiento a todo el cuerpo de docentes y en especial, a nuestro tutor

maestría de nuestra prestigiosa Universidad de la Salle.

en los movimientos más álgidos en este camino recorrido.

1. Capítulo I. El problema de investigación 11

1.2.1 Objetivo general: 18

1.2.2 Objetivos específicos: 18

2 Capítulo II: Marco teórico 20

2.1 Antecedentes de investigación 21

2.2 Estado del arte 24

2.3 Categorías conceptuales 36

2.4 Marco legislativo y normativo 45

3 Capítulo III: Marco metodológico 46

3.1 Enfoque de investigación 46

3.2 Tipo de investigación 48

3.3 Método de investigación 49

3.4 Técnica de investigación 49

3.6 Fases de la investigación: 52

4 Capítulo IV: Análisis y discusión de resultados 54

5 Capítulo V: Requisitos para la preservación digital sostenible 71

5.4 Estructura de la propuesta 75

Anexo 1. Marco legislativo y normativo 99

Tabla No 1. Marco legislativo 99

Tabla 2. Marco normativo 102

Tabla 3. Documentos regulatorios 108

Anexo 2. Validación de instrumento 109

Anexo 3. Instrumentos de observación del objetivo específico 1, análisis consolidado 114

Anexo 4. Instrumento de recolección de información objetivo específico 2 134

Debido a la emergencia sanitaria se aceleró el uso de herramientas tecnológicas

en cuenta criterios de almacenamiento, dejando de lado, la seguridad de la información en su

autenticidad, veracidad, integridad y fiabilidad. Así, las herramientas tecnológicas se convirtieron

gestión documental, como herramienta para el cumplimiento de las normas de transparencia y

acceso a la información. Mediante un enfoque cualitativo de tipo descriptivo comparativo, bajo el

aplicarse en la propuesta los requisitos de la legislación y la normatividad colombiana hacia la

preservación digital sostenible.

Palabras clave: Gestión documental, preservación digital, sostenibilidad, normatividad

reliability. Consequently, technological tools became a necessity to communicate in each of the

contribute to a green internet, reducing energy pollution without neglecting document

information. Through a qualitative approach of a comparative descriptive type, under the

Colombian legislation and regulations towards sustainable digital preservation.

Keywords: Document management, digital preservation, sustainability, regulations

La presente investigación analiza los sectores económico, social, cultural y educativo,

para la preservación digital sostenible en Colombia, desde el examen al desarrollo de su

normatividad y legislación. Cabe indicar que, en lo social, la preservación digital después de la

documentos digitales, la pandemia aumentó la producción de estos, ya que la sociedad no estaba