AUDITORIA

ADMINISTRATIVA
 INTRODUCCIÓN

La que da una idea ligera pero exacta de los diversos aspectos

que componen el trabajo.

Una introducción obedece a la formulación de las siguientes

preguntas:

1. ¿Cuál es el tema del trabajo? ¿Por qué se hace el trabajo?

2. ¿Cómo se está pensando el trabajo?
3. ¿Cuál es el método empleado en el trabajo?
4. ¿Cuáles son las limitaciones del trabajo?
 JUSTIFICACIÓN

Justificar es exponer todas las razones, las cuales nos

parezcan de importancia y nos motiven a realizar una
Investigación.

Toda investigación al momento de realizarse deberá llevar

un objetivo bien definido, en él se debe explicar de forma
detallada porque es conveniente y qué o cuáles son los
beneficios que se esperan con el conocimiento recién
adquirido.
 Ejemplo de Justificación

El presente trabajo nace de _____________ y el motivo de esta investigación

es, porque a través del apoyo de ________________________ se podrá
analizar _________________ y así implementar indicadores para poder medir
el desempeño de la organización, así como detectar los principales problemas
con los que cuenta, lo importante es que no es para sólo identificarlos, sino
inclusive proponer beneficios, cuáles son las oportunidades y beneficios con
los que cuenta la empresa, y combatir sus debilidades de la mejor manera.
 METODOLOGIA DE LA
AUDITORIA
ADMINISTRATIVA
Tiene como propósito servir como marco de actuación para
que las acciones, en sus diferentes fases de ejecución, se
conduzcan de forma programada y sistemática, unifiquen
criterios y delimiten la profundidad con que se revisarán y
aplicarán las técnicas de análisis administrativo con el
propósito de garantizar el manejo oportuno de los resultados.
Las etapas que integran la metodología son:

▪ Planeación

▪ Instrumentación

▪ Examen

▪ Informe

▪ seguimiento
 PLANEACIÓN

Se refiere a los lineamientos de carácter general que

regulan la aplicación de la auditoria administrativa para
garantizar la cobertura de los factores prioritarios.
 Objetivo

▪ Consiste en establecer las acciones que se deben

desarrollar para instrumentar la auditoria en forma
secuencial y ordenada, tomando en cuenta las
condiciones que deben prevalecer para analizar en
tiempo y lugar los objetivos establecidos.
Factores por revisar

▪ Como primera medida es necesario determinar los

factores que se consideran fundamentales para el
estudio de la organización en función de dos
vertientes: el proceso administrativo y los
elementos específicos que forman parte de su
funcionamiento.
 Proceso administrativo

▪ Etapa de planeación: Es un proceso sistemático y

estructurado para utilizar la inteligencia de la organización
en busca de respuestas vitales para su diseño, estructura,
dirección y control.

Propósito estratégico
Definir el marco de actuación de la organización.
Proceso administrativo

▪ Etapa de organización: Proceso que parte de

especializar el trabajo para agrupar y asignar funciones
a unidades específicas e interrelacionadas por líneas de
mando, comunicación y jerarquía con el fin de
contribuir al logro de los objetivos comunes a un grupo
de personas.
Proceso administrativo

▪ Etapa de dirección: Es el proceso de guiar y proveer

del apoyo necesario a las personas para que contribuyan
con efectividad al logro de las metas de la
organización.
Proceso administrativo

▪ Etapa de control: Proceso que utiliza una persona, un

grupo o una organización para regular sus acciones en
congruencia con las expectativas definidas en los
planes, metas y estándares de desempeño.
En la planeación el auditor debe considerar los siguientes
puntos:

▪ Características, con el fin de que la planeación de los

trabajadores se ajuste a ella y se pueda así, obtener
resultados satisfactorios.

▪ Finalidad de los trabajadores, para determinar cuáles son

los elementos necesarios para mejorar su desarrollo.
▪ Secuencia de su desarrollo, para realizar sus actividades
de acuerdo a un orden y considerar los límites de tiempos
fijados.

▪ Estimación de tiempos, establecer los tiempos por

realizar cada actividad determinando la fecha de inicio y
terminación.
Preparación del proyecto de auditoria

Con base en la información preliminar se debe

proceder a preparar la información necesaria para
instrumentar la auditoria, la cual incluye dos
apartados:

▪ Propuesta técnica
▪ Programa de trabajo
 Propuesta técnica

▪ Naturaleza: Tipo de auditoría que se pretende realizar.

▪ Alcance: Área de aplicación a cubrir, en términos de su

ubicación en la estructura orgánica territorial.

▪ Objetivos: Logros que se pretenden alcanzar con la

aplicación de la auditoria.

▪ Justificación: Demostración de la necesidad de efectuar la

auditoria a partir de las ventajas que reportará la
organización.
 Propuesta técnica

▪ Acciones : Iniciativas o actividades necesarias para su ejecución.

▪ Recursos: Requerimientos humanos, materiales y tecnológicos

necesarios para implementarle.

▪ Costos: Estimación general y especifica de los recursos financieros

necesarios que demandan su ejecución.

▪ Resultados esperados: Beneficios que se esperan obtener para

mejorar el funcionamiento de la organización , sus productos o
servicios, la cultura organizacional y las relaciones con el entorno.
Plan de trabajo
Ejemplo
 Programa de trabajo

▪ Identificación: Nombre de la auditoría

▪ Responsables (s): Auditor a cargo de su implementación

▪ Áreas (S): Universo bajo estudio

▪ Clave: Número progresivo de la actividades estimadas

▪ Actividades: Pasos específicos para captar y examinar la información

▪ Fases: Definición del orden secuencial para realizar las actividades.

▪ Calendario: Fechas asignadas para el inicio y término de cada fase

Programa de trabajo

▪ Representación Gráfica: Descripción de las acciones en

cuadros e imágenes

▪ Formato: Presentación y resguardo de avances

▪ Reportes del avance: Seguimiento de las acciones

▪ Periodicidad: Tiempo dispuesto para informar avances.

 Diagnostico preliminar

▪ El diagnostico se fundamente en la percepción que el

auditor tiene de la organización como producto de su
experiencia y visión .
 Con base en este conocimiento se debe preparar un marco de
referencia que fundamente la razón por la que surge la necesidad
de auditar. Para ello se deben considerar los siguientes
elementos:

✔ Génesis de la organización

✔ Infraestructura

✔ Forma de operación

✔ Posición competitiva
Génesis de la organización

▪ Creación de la organización
▪ Cambios en la composición jurídica
▪ Manejo de la autoridad

Infraestructura

▪ Programación institucional
▪ Desarrollo tecnológico
▪ Interacción
Formación de operación

▪ Desempeño registrado
▪ Logros alcanzados
▪ Expectativas no cumplidas

Posición competitiva

▪ Naturaleza, dimensión, sector y giro

▪ Competencia central
▪ Clientes, proveedores, competidores.
Herramientas de diagnostico

▪ Cédula de análisis documental

▪ Cédula para la detección y registro de hallazgos y

evidencias

▪ Cédula para el registro de aspectos relevantes

▪ Cédula para la capacitación y tratamiento de causas y

efectos.

▪ Cédula para la detección y atención de fallas.

Especificaciones del Anotar las Anotar los criterios o
nombre documento, observaciones de los recomendaciones que
datos básicos, puntos revisados se formulen.
contenido, siguiendo las señales
responsable de su del documento y la
elaboración y fuente jerarquía de los
de consulta. puntos críticos.
INSTRUMENTACIÓN
INSTRUMENTACIÓN

Se seleccionan y aplican las técnicas de recolección

más viable, se eligen indicadores, manejo de los
papeles de trabajo y evidencia, y la supervisión
necesaria para mantener una coordinación eficaz.
 Recopilación de la información

Esta tarea debe enfocarse al registro de todo tipo de

hallazgo y evidencias que posibilite su examen objetivo,
de otra manera de puede incurrir en errores de
interpretación, ocasionando retrasos o la necesidad de
recapturar información, reprogramar la auditoria o, en
su caso, suspenderla.
Técnicas de recolección

▪ Investigación documental

▪ Observación directa

▪ Acceso a redes de información

▪ Entrevista

▪ Cuestionarios

▪ Cédulas
Investigación documental

Implica localizar, seleccionar y estudiar la

documentación que pueda aportar
elementos de juicio a los auditores. Las
fuentes documentales básicas a las que se
pueden acudir son:
Normativas Mercado
▪ Acta constitutiva ▪ Productos o servicios
▪ Reglamento interno ▪ Áreas
▪ Tratados y convenios ▪ Población
▪ Decretos y acuerdos ▪ Ingresos
▪ Comportamiento de la demanda
Administrativa ▪ Comportamiento de la oferta
▪ Organigramas ▪ Índices de precios
▪ Manuales administrativos
▪ Sistemas de información y certificación Ubicación geográfica
▪ Cuadros de distribución del trabajo ▪ Localización
▪ Estadísticas de trabajo ▪ Características del terreno
▪ Plantilla del personal ▪ Cercanía con el mercado
▪ Proyectos estratégicos (clientes proveedores)
▪ Inventarios de mobiliario y equipo ▪ Distancias y costos de transportes
Estudios financieros
▪ Recursos financieros para inversión
▪ Análisis y proyecciones financieras
▪ Programas de financiamiento.
Situación económica
▪ Sistema económico
▪ Naturaleza y ritmo del desarrollo de
la economía.
▪ Aspectos sociales
▪ Variables demográficas
Comportamiento del consumidor
▪ Cultura
▪ Estratos sociales o nivel
socioeconómico
▪ Familia
▪ Ciclo de vida del consumidor
▪ Factores internos de influencia
(percepción aprendizaje y
motivación).
▪ Proceso de compra
 Observación directa

Consiste en revisar el área física donde se desarrolla la labor de la

organización para conocer las condiciones de trabajo y el clima
organizacional imperante.

Acceso a redes de información

El acceso, entre otras, intranet, extranet o query, permite información
operativa o normativa de clientes, socios, proveedores, empleados,
organizaciones del sector o ramo, lo que, a su vez, facilita el
intercambio electrónico de datos y mantener una relación interactiva
con el entorno.
 Entrevista

Técnica que consiste en reunirse con una o varias personas y

cuestionarlas orientadamente para obtener información.

Para que una entrevista se desarrolle positivamente , es conveniente

observar los siguientes aspectos:

▪ Definir que se quiere, tener claros el propósito y el sentido.

▪ Establecer anticipadamente la distribución del trabajo

▪ Concertar previamente la cita

▪ Atender al compromiso
 Cuestionarios

Se emplean para obtener la información deseada en forma

homogénea. Lo constituyen serie de preguntas escritas,
predefinidas, secuenciadas y separadas por capítulos o temas
específicos, con el propósito de mostrar la interrelación y
conexiones lógicas entre las diferentes áreas y rubros para
que, en conjunto, brinden el perfil completo de la
organización.
 Cédulas

▪ Se utilizan para captar la información requerida en función del objeto

y alcance de una auditoría administrativa.

▪ Se integran por formularios cuyo diseño incluyen casillas, bloques y

columnas para facilitar la agrupación y división del contenido, así
como revisión y análisis.

▪ Incorporarlas en el proceso de auditoría permite expandir la captación

de datos y comparar conceptos en las respuestas, lo que simplifica el
análisis de los resultados.
 Medición

Se puede visualizar desde dos perspectivas: forma y

fondo.

▪ Escalas de medición

▪ Componentes del proceso administrativo.

 Escalas de medición

Para consolidar la instrumentación es necesario que los hechos se

puedan evaluar con una unidad de medida, la cual parte de la
composición del proceso administrativo, selección de elementos
específicos para el propósito estratégico y atributos
fundamentales asociados con uno y otro, así como los
indicadores aplicables en cada caso.

La elección y el empleo de las escalas de medición se vinculan

estrechamente con las directrices acordadas en la planeación de
la auditoria, pero su variedad y precisión dependen de las
acciones que, de manera particular, ejerce el auditor.
 Componentes del proceso administrativo

Seleccionar los componentes del proceso administrativo y los

elementos específicos debe considerar las variables fundamentales que
influyen en el desempeño de una organización, tomando en cuenta su
naturaleza, campo de actuación, tamaño, gro industrial y enfoque
estratégico.

Para ese efecto se puede asignar un valor a cada etapa del proceso
como parte de la totalidad (100% 0 1000 puntos) y porcentajes o
puntos especifico por componente en función del peso asignado a cada
etapa.
 Papeles de trabajo

Son los registros donde se describen técnicas y procedimientos

aplicados, pruebas realizadas, información obtenida y conclusiones
alcanzadas.

El auditor debe preparar y conservar los papeles de trabajo, cuya forma

y contenido depende de las condiciones de aplicación de la auditoria,
ya que son el testimonio que registra el trabajo efectuado y el respaldo
de sus juicios y conclusiones.
 Supervisión del trabajo

Supervisar las diferentes fases de la ejecución de la auditoria comprende:

▪ Revisión del programa

▪ Vigilancia constante y cercana de la labor de los auditores
▪ Aclaración oportuna de dudas
▪ Control de tiempo invertido contra el estimado
▪ Revisión objetiva y minuciosa de los papeles de trabajo
▪ Escrutinio final del contenido de los papeles de trabajo para
cerciorarse de que están completos y cumplen con su propósito.
 Examen

Consiste en dividir o separar los elementos que

componen los factores e revisión, para conocer la
naturaleza, características y origen de su
comportamiento, sin perder de vista la relación,
interdependencia e interacción de las partes entre sí y con
el todo y de éstos con el contexto.
 Procedimiento

El procedimiento de examen consta de los siguientes

pasos:

▪ Conocer el hecho que se realiza

▪ Describir ese hecho
▪ Descomponerlo para percibir todos sus aspectos y
detalles
▪ Revisarlo críticamente en aras de comprender mejor
cada elemento.
▪ Ordenar cada elemento de acuerdo con el criterio de
clasificación seleccionado.
▪ Definir las relaciones que operan entre cada elemento,
considerando individualmente y en conjunto.

▪ Identificar y explicar su comportamiento con el fin de

entender las causas que lo originaron y el camino para su
atención.
Cuestionamientos para consolidar el examen

▪ ¿Qué trabajo se hace?

▪ ¿Para qué se hace?

▪ ¿Quién lo hace?

▪ ¿Cómo se hace?

▪ ¿Con qué se hace?

▪ ¿Cuándo se hace?

▪ ¿Por qué se hace?

 Enfoque para el análisis administrativo

1. Comparar como se ejecutan las etapas del proceso

administrativo.

2. Dar soporte a la evaluación cualitativa y cuantitativa de

los indicadores establecidos.

3. Fortalecer el examen de los resultados que alcanza la

organización.

4. Considerar elementos o circunstancias que inciden en

los resultados.
5. Tener un perfil más claro de los niveles de
efectividad

6. Asociar el uso de recursos con las técnicas de

trabajo.

7. Determinar la medida de consistencia en procesos

específicos.