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CECILIA IBÁÑEZ VILLARREAL

METODOLOGÍA DE LA AUDITORÍA
ADMINISTRATIVA
BIBLIOGRAFÍA

 Auditoria administrativa, evaluación y


diagnostico empresarial
Tercera edición, Enrique Benjamín Franklin

https://bibliotecat2.files.wordpress.com/2014/1
0/auditoria-administrativa-1ed-sotomayor.pdf
METODOLOGIA

La metodología de auditoría administrativa


tiene el propósito el de servir como marco de
actuación para que las acciones en sus
diferentes fases de ejecución se conduzcan en
forma programada y sistemática, unifiquen
criterios, y delimiten la profundidad con que
revisaran y aplicaran las técnicas de análisis
administrativo para garantizar el manejo
oportuno y objetivo de los resultados.
ETAPAS QUE LA INTEGRAN:

PLANEACIÓN

INSTRUMENTACIÓN

EXAMEN

INFORME

SEGUIMIENTO
PLANEACIÓN
La planeación implica trazar una directriz;
establecer programas o guías económicas,
numéricas y conceptuales, y definir objetivos,
etapas de financiamiento, marco jurídico y
estructura organizativa idónea, para iniciar,
mantener, desarrollar y culminar las
actividades a realizar. La planeación
representa una función administrativa clave en
el desempeño de la auditoría administrativa,
donde cuenta con un campo de aplicación
amplio (de carácter general o específico).
FACTORES A REVISAR
ETAPA:  Visión
Planeación  Misión
 Objetivos
 Metas
 Estrategias/tácticas
PROPÓSITO ESTRATÉGICO:  Procesos
Definir el marco de actuación  Políticas
de la organización  Procedimientos
 Programas
 Enfoques
 Niveles
 Horizonte
ETAPA :  Estructura
Organización organizacional
 División y distribución
de funciones
 Cultura organizacional
 Recursos humanos
PROPÓSITO
ESTRATÉGICO:  Cambio organizacional
Diseñar e instrumentar la  Estudios
infraestructura para el administrativos
funcionamiento de la  Instrumentos técnicos
organización de apoyo
ETAPA :  Liderazgo
Dirección  Comunicación
 Motivación
 Grupos y quipos de
PROPÓSITO trabajo
ESTRATÉGICO:  Manejo de estrés, el
Tomar las decisiones conflicto y la crisis
pertinentes para regular  Tecnología de la
la gestión de la información
organización  Toma de decisiones
 Creatividad e
innovación.
ETAPA :  Naturaleza
Control
 Sistemas

 Niveles
PROPÓSITO
ESTRATÉGICO:  Proceso
Medición del progreso de  Áreas de aplicación
las acciones en función
del desempeño.  Herramientas

 Calidad
ELEMENTOS ESPECÍFICOS ATRIBUTO FUNDAMENTAL
Adquisiciones Abastecimiento de recursos

Almacenes e inventarios Resguardo y canalización de los recursos

Asesoría externa Soporte especializado con visión de negocio

Asesoría interna Asistencia para mejorar el desempeño

Coordinación Determina la unidad de acción


Disposición de instalaciones para el flujo del
Distribución del espacio trabajo
Exportaciones Alternativa de expansión
Globalización Apertura de mercado

Importaciones Insumos de origen extranjero

Informática Manejo alterno de información


Investigación y desarrollo Innovación de valor

Marketing Desplazamiento y ubicación de productos


Generación de productos y/o servicios con un
Operaciones valor agregado
Proveedores Suministro de insumos

Proyectos Promueven la unidad de propósito

Recursos financieros y contabilidad Manejo, registro y control de recursos


Servicio a clientes Capacidad de respuesta

Servicios generales Desarrollo de condiciones de operación


Definen la distribución interrelacionada de
Sistemas componentes
FUENTES DE INFORMACIÓN

Representan las instancias internas y externas a


las que puede recurrir para captar la información
que se registra en los papeles de trabajo del
auditor.
FUENTES DE INFORMACIÓN
a. INTERNAS
 Órganos de gobierno
 Órganos de control interno
 Socios
 Niveles de organización
 Unidades estratégicas de negocio
 Órganos colegiados y equipos de trabajo
 Sistemas de información
FUENTES DE INFORMACIÓN
b. EXTERNAS
 órganos normativos (oficiales y privados)
 Competidores actuales y potenciales
 Proveedores actuales y potenciales
 Grupos de interés
 Organizaciones lideres en el mismo giro industrial o en
otro
 Organismos nacionales e internacionales que dictan
lineamientos o normas regulatorias de calidad
 Redes de información en el mercado global
INVESTIGACIÓN PRELIMINAR

Es la secuencia lógica para su desarrollo requiere


de un “reconocimiento” o investigación
preliminar para determinar la situación
administrativa de la organización.
CRITERIOS:
 Determinar las necesidades especificas
 Identificar los factores que requieren atención
 Definir estrategias de acción
 Jerarquizar prioridades en función del fin que
persigue
 Describir la ubicación, naturaleza y extensión
de los factores.
 Especificar el perfil del auditor
 Estimar el tempo y recursos necesarios para
cumplir con el objetivo definido
PROPUESTA TÉCNICA PROGRAMA DE TRABAJO

 Naturaleza  Identificación
 Alcance  Responsable (s)
 Objetivos  Área (s)
 Estrategia  Clave
 Actividades
 Justificación
 Fases
 Acciones  Calendario
 Recursos  Representación grafica
 Costo  Formato de presentación
 Resultado  Reportes de avance
 Información complementaria  Periodicidad

PREPARACIÓN DEL PROYECTO DE AUDITORIA


ASIGNACIÓN DE RESPONSABILIDAD

CAPACITACIÓN

ACTITUD
DIAGNOSTICO PRELIMINAR

Se debe preparar un marco de referencia que


fundamente la razón por la que surge la
necesidad de auditar.
>GÉNESIS DE LA ORGANIZACIÓN
 Creación de la organización

 Cambios en su forma jurídica

 Conversión del objeto en estrategias

 Manejo de la delegación de facultades


> INFRAESTRUCTURA
 Esquema de operación (procesos/funciones)

 Modificaciones de la estructura organizacional

 Programación institucional

 Nivel de desarrollo tecnológico

> FORMA DE OPERACIÓN


 Desempeño registrado

 Logros alcanzados

 Expectativas no cumplidas

 Proceso de toma de decisiones


 POSICIÓN COMPETITIVA
 Naturaleza, dimensión, sector y giro industrial
de la organización
 Competencias centrales

 Clientes, proveedores y competidores


PROGRAMA DETALLADO Y CRONOGRAMA
DE TRABAJO

https://bibliotecat2.files.wordpress.com/2014/10/auditoria-administrativa-1ed-sotomayor.pdf
PROGRAMA DETALLADO

En la realización de la auditoría administrativa


como actividad profesional, es imprescindible
diseñar un programa de trabajo en el que quede
establecido de manera sistemática la secuencia
de las acciones a realizar, con base en una
descripción generalizada o detallada.
VENTAJAS DEL PROGRAMA DE
TRABAJO

OBSERVANCIA DE
PROCEDIMIENTOS |
GUIA DE TRABAJO
ESTRUCTURA FORMAL DEL PROGRAMA

 Elementos que lo componen

Identificación Calendarización de
actividades

Procedimientos Personal involucrado


Objetivo
PROGRAMAS DE AUDITORIA
CONTENIDO APLICACIÓN PRESENTACIÓN

Generales Estandarizados o tipo Vertical

Detallados o analíticos Específicos Horizontal


VENTAJAS DE LA UTILIZACIÓN DEL PROGRAMA

 Representa una guía formal para la realización de la auditoría.


 Impulsa el involucramiento del personal y su participación.
 Permite dar seguimiento a la planeación de la auditoría.
 Establece un lenguaje común entre el equipo de trabajo.
 Facilita la comunicación entre el equipo y el auditado.
 Al existir cambio de personal se eliminan contratiempos con el sucesor.
 Permite la retroalimentación del personal.
 Facilita la verificación de los procedimientos y, en su caso, la
adecuación.
 Permite actuar en situaciones imprevistas.
 Detecta variaciones de tiempo, es decir, entre el programado y el real.
 Facilita al supervisor verificar el avance de las actividades con el auditor.
 Permite corroborar la actividad realizada al final de la auditoría.
SEGUIMIENTO DEL PROGRAMA

SUPERVISIÓN DEL PROGRAMA

FACTORES QUE
AFECTAN EL
PROGRAMA DE
TRABAJO

Limitación de los recursos


Información obtenida
CRONOGRAMA DE TRABAJO

Es una descripción especifica de las actividades y


del tiempo que se va a emplear para la ejecución del
proyecto. Se debe organizar el trabajo en fechas
probables, para saber cuanto tiempo requerirá
elaborar el trabajo definitivo.
Para su presentación se utilizan generalmente
diagramas, lo que permite visualizar mejor el tiempo
de cada actividad, y sobre todo en aquellos casos e
que hay varias actividades en un mismo tiempo
TAREA
Son actividades de un proyecto que realizan una
secuencia determinada, pueden clasificarse en:
 Tarea procesadora: es una tarea que debe comenzar
o terminar antes de que otra pueda comenzar .
 Tarea sucesora: es una tarea que depende del
comienzo o del fin de una tarea precedente
 Tareas de resumen: son aquellas que se componen
de sub tareas y resume esas sub tareas

TRABAJO
Es el esfuerzo necesario para realizar una tarea .
Existen dos tipos de trabajo: el trabajo de recursos
individuales en una tarea y el trabajo total en la tarea.
DURACION: Tiempo en que se llevara complementar una
tarea definiendo su lapso de tiempo.
Hito: es una tarea sin duración (o días) que se utiliza
para identificar sucesos significativos en la
programación como la finalización de una fase
importante.
PASOS PARA ELABORAR LA PLANEACIÓN:
Listar las actividades en columna s
Disponer el tiempo para el proyecto e indicarlo
Calcular el tiempo para cada actividad
Indicar estos tiempos en forma de barras horizontales
Reordenar cronológicamente .
Ajustar el tiempo o secuencia de actividades
CRONOGRAMA DE PASTEL
ES UNA REPRESENTACIÓN GRAFICA DE LAS
RELACIONES ENTRE LAS TAREAS DEL PROYECTO QUE
PERMITE CALCULAR LOS TIEMPOS DE PROYECTO
INSTRUMENTACIÓN

RECOPILACIÓN DE LA INFORMACIÓN
TÉCNICAS DE RECOLECCIÓN
MEDICION
PAPELES DE TRABAJO
EVIDENCIA
SUPERVISION DEL TRABAJO
INSTRUMENTACIÓN

Se seleccionan y aplican las técnicas de


recolección mas viables, se eligen indicadores,
manejo de los papeles de trabajo y evidencia, y la
supervisión necesaria para mantener una
coordinación eficaz
RECOPILACIÓN DE INFORMACIÓN:

Esta tarea se enfoca en el registro de todo tipo


de hallazgo y evidencia que haga posible su
examen objetivo, pues otra manera se puede
incurrir en errores de interpretación
Aplicar un criterio de discriminación, siempre
basado en el objetivo de l auditoria
TÉCNICAS DE RECOLECCIÓN
 Investigación documental
Normativa
Administrativa
Mercado
Ubicación geográfica
Estudios financieros
Situación económica
Comportamiento del consumidor
Observación directa.
Acceso a redes de
información
Entrevista.

Cedulas
MEDICIÓN
La medición se puede visualizar de dos perspectivas:
De forma.-
 se utilizan escalas de medición
De fondo.-
 Los componentes del proceso y elementos específicos:
debe hacerse considerando las variables que influyen en el
desempeño de una organización, como su naturaleza, campo
de actuación , tamaño, giro industrial y enfoque estratégico.
 Indicadores.-
son un elemento estratégico del proceso de evaluación de la
forma de gestión organizacional, ya que permiten ordenar las
acciones en función de los resultados que pretenden alcanzar.
PAPELES DE TRABAJO

Para ordenar, agilizar e imprimir coherencia a su


trabajo, el auditor tiene que hacerlo en papeles
de trabajo: registros donde se describen las
técnicas y procedimientos aplicados, las pruebas
realizadas, la información obtenida y las
conclusiones a las que se llega.
Los papeles de trabajo deben incluir:
 Identificación de la auditoría
 El proyecto de auditoría
 Índices, cuestionarios, cédulas y resúmenes del trabajo
realizado
 Indicaciones de las observaciones recibidas durante la
aplicación de la auditoría.
 Observaciones acerca del desarrollo del trabajo
 Anotaciones sobre información relevante
 Ajustes realizados durante su ejecución
 Lineamientos recibidos por área o fase de aplicación
 Reporte de posibles irregularidades.
EVIDENCIAS

Física: se obtiene mediante inspección u


observación directa de las actividades, bienes o
sucesos, y se presenta a través de notas,
fotografías, graficas, cuadros, mapas o muestras
materiales
Documental: se logra por medio de el análisis de
documentos
Testimonial: se obtiene de toda persona que realiza
declaraciones durante la aplicación de la auditoría.
Analítica : comprende cálculos, comparaciones,
razonamientos y desagregación de la información
por áreas, apartados y/o componetes
UTILIDAD Y VALIDEZ DE LA EVIDENCIA
 Suficiente: debe ser necesaria para sustentar los
hallazgos, conclusiones y recomendaciones del
auditor.
 Competente: debe ser consistente, convincente,
confiable y haber sido validada
 Relevante: debe aportar elementos de juicio para
demostrar o refutar un hecho en forma lógica y
convincente.
 Pertinente: debe existir congruencia entre las
observaciones, conclusiones y recomendaciones
de la auditoria.
SUPERVISIÓN DEL TRABAJO
 Revisión del programa de trabajo
 Vigilancia constante y cercana de la labor de los
auditores
 Aclaración oportuna de dudas
 Control del tiempo invertido contra el estimado
 Revisión oportuna y minuciosa de los papeles de
trabajo
 Escrutinio final del contenido de los papeles de
trabajo para cerciorarse de que están completos y
cumplen con su propósito
Propósito
Procedimiento
Enfoques de análisis administrativo
Formulación del diagnostico administrativo

EXAMEN
PROPÓSITO

Aplicar las técnicas de análisis procedentes para


lograr los fines propuestos con la oportunidad,
extensión y profundidad que requiere el universo
sujeto a examen y las circunstancias especificas
del trabajo a fin de reunir elementos de decisión
óptimos.
PROCEDIMIENTO
 Conocer el hecho que se analiza
 Describir ese hecho
 Descomponerlo en sus partes integrantes para estudiar
todos sus aspectos y detalles.
 Revisarlo de manera crítica para comprender mejor
cada elemento
 Ordenar cada elemento de acuerdo con el criterio de
clasificación seleccionado mediante comparaciones y
búsqueda de analogías o discrepancia.
 Definir las relaciones que operan entre cada elemento,
considerando individualmente y en conjunto
EVIDENCIAS

La evidencia representa la comprobación


fehaciente de los hallazgos durante el ejercicio
de la auditoría
 FISICA

 DOCUMENTAL

 TESTIMONIAL

 ANALITICA
Enfoques organizacionales (ejemplos)

ENFOQUES DEL ANÁLISIS


ADMINISTRATIVO
NOMBRE DE LA TÉCNICA APLICACIÓN

BENCHMARKING Proceso sistemático y continuo de


evaluación de los productos, servicios y
procesos de trabajo de las organizaciones
que son reconocidas como lideres en su
campo, con el fin de realizar mejoras
organizacionales .
ADMINISTRACIÓN Manejo inteligente de los recursos
estratégicos de una organización con el
propósito de lograr una ventaja
competitiva y sustentable .
ANÁLISIS FACTORIAL Método de análisis que incluye todas las
variables que ejercen influencia en un
proceso u operación, que se identifican
con el numero especifico de factores, los
que cumplen con funciones que
determinan el desempeño y resultado de
la operación en conjunto.
CADENA DE VALOR Serie completa de actividades desde el
procesamiento de materias primas hasta
la generación de productos terminados
que crean un valor para los clientes
Enfoques cuantitativos (ejemplos)

ENFOQUES DEL ANÁLISIS


ADMINISTRATIVO
BIBLIOGRAFÍA

 Auditoria administrativa, evaluación y


diagnostico empresarial- Bnrique Benjamín
Franklin.
NOMBRE DE LA TÉCNICA APLICACIÓN

ANÁLISIS DE SERIES DE TIEMPO Interpretación de las variaciones en los


volúmenes hechos, costos, producción,
rotación de personal, etc., en periodos
iguales y subdivididos en unidades de
tiempo homogéneas .

CORRELACIÓN Determinación del grados de influencia o


repercusión mutua entre dos o mas
variables

MODELOS DE INVENTARIO Especificación de cuando y que cantidad


de inventarios deben tenerse .

MUESTREO Sirve para inferir información acerca de


un universo de estudio, a partir del
estudio de una parte representativa del
mismo.
ANÁLISIS MULTINIVEL
Primer nivel: percepción de la realidad y contexto de
actuación, recolección de información. (diagnostico
preliminar)
Segundo nivel: derivación de conclusiones producto del
examen de los resultados obtenidos orientados por los
indicadores de gestión alineados con valores.
Tercer nivel: detección del juego de variables asociadas
con los supuestos detrás de las líneas de acción y de
reglas de juego no escritas.
Cuarto nivel: determinación del contexto de
interdependencia e interacción que vinculan causas y
efectos
Quinto nivel: reflexión de las tendencias del
desempeño y el redireccionamiento propuesto.

Nuevos niveles o entre niveles de análisis: cada


vez que se realice una nueva revisión resultados
a la luz del cambio como común denominador
FORMULACIÓN DEL DIAGNOSTICO
ADMINISTRATIVO
 BASE CONCEPTUAL: la diagnosis, parte
esencial de la auditoría administrativa, es un
recurso que traduce los hechos y
circunstancias en información concretas,
susceptible de cuantificarse y cualificarse.
 MARCO DE REFERENCIA: se dispone una base
de información con la perspectiva del génesis,
infraestructura administrativa, forma de
operación y posición competitiva
CONTENIDO
Para el diagnostico administrativo la auditoría
tiene que incorporar los sig. Aspectos:
a. Contexto
b. Información operativa
c. Desempeño
d. Estrategia competitiva
e. Liderazgo
f. Perspectivas
INFORME

Bibliografía
https://bibliotecat2.files.wordpress.com/2014/10/au
ditoria-administrativa-1ed-sotomayor.pdf
INFORME
El proceso de auditoría concluye con el informe de auditoría,
que constituye el medio a través del cual el auditor comunica
de manera formal y directa el reporte final de la auditoría, junto
con las recomendaciones correspondientes, a la empresa que
solicitó los servicios, específicamente a la alta gerencia.
En este documento debe constar la colaboración del personal
interno, sin la cual no hubiera sido posible culminar esta labor.
El informe de auditoría es esperado con interés por el
auditado, de manera que no se debe escatimar esfuerzo,
tiempo y dedicación para su elaboración, revisión, reproceso y
presentación final..
ATRIBUTOS
 Objetividad visión imparcial de los hechos
 Oportunidad disponibilidad de la información en
un tiempo y lugar
 Claridad fácil comprensión del contenido
 Utilidad provecho que puede obtenerse de la
información
 Calidad apego a las normas de administración de
la calidad y elementos del sistema de gestión
 Lógica secuencia acorde con el objeto y
prioridades establecidas
LINEAMIENTOS GENERALES PARA SU PREPARACIÓN

 No perder de vista el objeto de la auditoría


 Ponderar las soluciones que se propongan para hacerlas prácticas y
viables.
 Explorar diferentes alternativas para transmitir las causas y efectos
inherentes a los hallazgos.
 Homogenizar la integración y presentación de los resultados a fin de
establecer coherencia entre los hallazgos y los criterios para su
atención.
 Aprovechar todo el apoyo posible para fundamentar sólidamente los
resultados
 Allegar a los niveles de decisión los elementos idóneos para una
toma de decisiones objetiva y consistente.
 Sentar las bases que constituyen un mecanismo de información
permanente
 Crear conciencia en los niveles de decisión
acerca de la importancia que reviste no cumplir
o hacerlo de manera extemporánea con las
mediadas recomendadas
 Establecer la forma y el contenido que deberán
observar los reportes y el seguimiento de sus
acciones.
 Tomar en cuenta los resultados de auditorías
anteriores
TIPOS DE INFORME

 Informe general
 Informe ejecutivo

 Informe de aspectos relevantes


INFORME GENERAL
 Responsable. Área o unidad administrativa encargada de
preparar el informe.
 Introducción.
 Antecedentes
 Técnicas empleadas
 Diagnóstico
 Propuesta
 Estrategia de implantación
 Seguimiento
 Conclusiones y recomendaciones
 Apéndices o anexos

INFORME EJECUTIVO
 Responsable. Área o unidad administrativa encargada de
preparar el informe.
 Periodo de revisión. Tiempo que comprendió el examen.
 Objetivos. Propósitos que se pretenden con la auditoría.
 Alcance. Profundidad con la que se examino al organización.
 Metodología. Explicación de las técnicas y procedimientos
utilizados para captar y analizar la evidencia necesaria para
cumplir con los objetivos.
 Síntesis. Relación de los resultados alcanzados y logros
obtenidos con los resultados asignados.
 conclusiones. Concentrado de aspectos prioritarios,
acciones llevadas a cabo y propuestas de actuación.
INFORME DE ASPECTOS RELEVANTES
Mediante este informe se puede analizar y evaluar.
• Si se finalizo el proceso de aplicación de auditoría.
• Si se presentaron observaciones relevantes.
• Si la auditoria esta en proceso, se reprogramó se
replanteó.
• Las horas-hombre realmente utilizadas
• La fundamentación de cada observación
• Causas y efectos de las principales observaciones
presentadas.
• Las posibles consecuencias que se pueden derivar de
las observaciones presentadas.
PROPUESTA DE IMPLEMENTACIÓN

FASES:
 Preparación del programa

 Integración de recursos.

 Ejecución del programa.


PRESENTACIÓN DE INFORME
Le informe fina aprobado se hará del conocimiento
de:
 Titular de la organización.
 Órgano de gobierno.
 Órgano de control interno.
 Niveles directivos, mandos medios y nivel
operativo.
 Grupo de filiación, corporativo o sectoriales
 Dependencia globalizadora
SEGUIMIENTO

 Objetivo general
 Lineamientos generales

 Acciones específicas

 Criterios para la ejecución de auditorías de


seguimiento.
OBJETIVO GENERAL

Establecer el lineamientos generales, acciones y


criterios para la ejecución de auditorias de
seguimiento, las cuales garanticen que las
observaciones y recomendaciones formuladas
por el auditor se atienden e implementan de
manera puntual.
LINEAMIENTOS GENERALES
 Definir las áreas en las que se comprobará la
implementación de las observaciones y
recomendaciones propuestas por el auditor.
 Considerar la participación de especialistas
cuando se requiera evaluar la implementación de
observaciones y recomendaciones
 Replantear sugerencias que se consideran
indispensables
 Evaluar los resultados y logros alcanzados con la
implementación de las recomendaciones
ACCIONES ESPECIFICAS.
 Recomendaciones programadas:
 Estrategia
 Asignación de responsabilidad
 Factores considerados
 Áreas de aplicación
 Periodo de realización
 costo.
 Apoyo y soporte utilizados
 porcentaje de realización
 Impacto logrado
ACCIONES ESPECIFICAS
 Recomendaciones fuera de programa:
 Estrategia
 Desviaciones
 Causas
 Efectos
 Alternativas de solución planteadas
 Alternativas de solución
 Acciones correctivas realizadas
 Calendario de aplicación
 Efectos seguidos
CRITERIOS PARA LA EJECUCIÓN DE LA AUDITORÍA DE
SEGUIMIENTO
 Considerar las sugerencias o comentarios del titular.
 Entrevistarse antes de la ejecución de la auditoria con
los responsables de las áreas
 especificar el numero de semanas-hombre que
comprenderá la reviso, el responsable que supervisara y
los auditores que participaron en su ejecución.
 Dar prioridad a la comprobación del cumplimiento en
los términos establecidos y fechas programadas por las
disposiciones de apoyo que se han preparado
 Dar seguimiento a la auditoría.
GRACIAS POR SU ATENCIÓN

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