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EJERCICIO 1:

El resultado ha sido un 70% del tiempo enfocada, es verdad que en mi trabajo como
jefa de administración recibo muchas interrupciones, pero a lo largo de los años he
aprendido a gestionarlas de forma de que no me afecten en exceso. Aun así hay
llamadas, emails o visitas que debo atender para poder saber si son prioritarias o no y
esto hace que pierda tiempo a pesar de que intente gestionarlo bien

1. ¿Cómo funciona tu reloj biológico?, ¿Cuáles son para ti las horas de más actividad y las
de menos…?
Desde que estudiaba en el colegio he sabido gestionar muy bien mi tiempo y
permanecer concentrada a pesar de las posibles distracciones. En el ámbito laboral es
algo que he ido mejorando ya que trabaje muchos años de cara al público y esto
implicaba que había ruido, otros clientes intentado que les atendiera a pesar de que ya
estaba con alguien, llamadas telefónicas, consultas de compañeros… Al comenzar a
trabajar en administración y estar en una oficina las distracciones cambiaron y en
algunos casos desaparecieron, pero tuve que aprender a gestionar las tareas dándoles
la prioridad que necesitaban. Toda esta experiencia ha permitido que mi reloj biológico
permanezca centrado durante las horas laborales.
Mis horas de más actividad son desde el inicio de la jornada que es cuando organizo las
tareas pendientes para el día y doy contestación a los emails hasta la hora de la comida.
Las de menos son después de comer ya que mi nivel de concentración baja.

2. ¿Cuáles son tus principales causas de pérdida de tiempo y cuáles son tus principales
ladrones de tiempo?, ¿cómo los evitarías?
Las principales causas de pérdida de tiempo es no tener los recursos adecuados, en un
departamento que éramos cuatro personas, tras la pandemia somos dos a pesar de que
el volumen de trabajo se recuperara a niveles anteriores. Esto causa que no tengamos
el suficiente personal para gestionar todas las tareas y por ello no contemos con el
tiempo suficiente para realizarlas.

Los principales ladrones de tiempo son sin duda los compañeros, ya que las visitas a
realizar consultas o las llamadas telefónicas causan interrupciones en muchos casos
innecesarias. La forma en que he conseguido reducirlas es:
-Cuando no cuento con tiempo para atenderles porque no es un tema que me competa
y solo quieren mi opinión o consejo es indicárselos de forma educada pero directa.
-En caso de que sea algo que necesite de mi supervisión, pero no es urgente solicitar
que me envíen la consulta por email para así poder gestionarlo en el momento que
realmente tenga tiempo para ello.
Esto me ha funcionado y se han reducido notablemente las interrupciones, la mayoría
de las veces me consultan por Skype si estoy muy ocupada, si contesto que si pero que
puedo atenderles si es urgente, ya directamente me contestan que este tranquila que
me lo pasan por email o si es necesario que nos veamos en persona concretamos una
pequeña reunión.

3. ¿Qué hábitos cambiarías de tu personalidad para conseguir una mejor gestión de tu

tiempo?, ¿por qué?
Sin lugar a duda, que es algo en lo que intento mejorar desde hace un tiempo y debo
cambiar es mi costumbre de abarcar todo.
 Si no hay suficiente personal porque así lo decide la empresa, no puedo gestionar yo
sola el trabajo porque esto implica hacer muchas horas extras o incluso trabajar los
fines de semana. Si es algo puntual es aceptable, pero en mi caso no lo es y esto causa
que lleve un nivel de estrés elevado que repercute en mi vida personal, sin contar que
es posible caer en errores por el agotamiento mental.

4. ¿Qué principios y leyes de gestión del tiempo te aplicarías?, ¿por qué?, ¿en qué consiste
cada una?

Creo que aplicaría las cuatro leyes: el principio de Pareto, la ley de Parkinson, la ley de
Murphy y la ley Acosta. Porque además de ser complementarias en la mayoría de los
casos, he podido comprobar en mi trabajo que son reales.

El principio de Pareto o ley 80/20 explica que el 20 % de nuestras tareas son

responsables del 80 % de los resultados, y el 80 % restante de nuestras tareas solo
aporta un 20 % de nuestros resultados. Por este motivo se debe dar prioridad a ese
20% de las tareas vitales para nuestro trabajo, por ello al comenzar el día siempre
reviso las tareas para el día y todo aquello nuevo que surgiera fuera de mi horario
laboral para dar prioridad a las tareas que necesitan estar lista a tiempo.

La ley de Parkinson determina que el tiempo que designemos para un trabajo se ocupará
por completo, que los gastos serán proporcionales a los ingresos y que el tiempo
dedicado a un tema será inversamente proporcional a su importancia. Por ello siempre
designo un tiempo determinado a una tarea e intento no perder demasiado tiempo en
temas banales.

La ley de Murphy que dice que nada es tan sencillo como parece al principio, todo lleva
más tiempo de lo que se pensaba al principio, si algo puede ir mal irá mal. Creo que
todos conocemos estas leyes, principalmente la última. A lo largo de mi experiencia
laboral y personal he podido comprobar que las tres suelen cumplirse por lo que intento
siempre estar preparada para imprevistos, aunque no siempre se pueda.

La ley Acosta dice que el tiempo que requiere una tarea crece cuando la interrumpimos
y la reanudamos y que para una tarea corta siempre hay un minuto, para una larga
nunca hay tiempo. Es totalmente real, lo primero porque cuando interrumpimos y
reanudamos perdemos tiempo en viendo donde nos habíamos quedado y luego
logrando a concentrarnos al 100% en la tarea. Sobre lo segundo porque una tarea larga
siempre es mas tediosa y causa mas pereza a la hora de comenzarla ya que sabemos
que nos llevará más tiempo, por lo que solemos priorizar las cortas que terminaremos
antes y eliminaremos más fácilmente de nuestro listado de pendientes
 EJERCICIO 2:
TAREAS IMPORTANCIA URGENCIA DIFICULTAD TIEMPO ESTIMADO

A B C A B C A B C

Realizar una X X X 5 -10 MIN

llamada telefónica
para confirmar la
recepción de unos
libros.

Revisar el correo X X X 15-20 MIN

electrónico.

Revisar el buzón de X X X 10 MIN

llamadas.

Revisar y archivar X X X 40 MIN

la correspondencia.

Controlar la agenda. X X X 20 MIN

Preparar el informe X X X 1H 30MIN

para la reunión de
mañana.

Cambiar el tóner de X X X 10 MIN

la impresora.

Pedir billetes a la X X X 40 MIN

agencia de viajes
para la próxima
semana.

Reservar el hotel X X X 40 MIN

para ese viaje.

Ver prensa. X X X 15 MIN

Tomar café. X X X 7 MIN

Revisar un informe X X X 1H 10MIN

mensual.
Planificación de las tareas

8 a 8:20hs Revisar correo electrónico

8:20 a 8:30hs revisar buzón de llamadas
8:40 a 9hs control de agenda
9 a 9:10hs cambiar tóner de la impresora
9:10 a 10:40hs preparar el informe para la reunión de mañana
10:50 a 11:20hs pedir billetes a la agencia de viajes para la próxima semana
11:20 a 11:50hs reserva el hotel
11:50 a 12hs tomar café (momento desconexión)
12:10 a 13:20hs revisar informe mensual

16 a 16:10hs realizar llamada para confirmar recepción de libros

16:10 a 16:50hs revisar correspondencia
17 a 17:15hs ver prensa

EJERCICIO 3:
Entra en el siguiente enlace y contesta a las preguntas que se realizan posteriormente:

¿Sigues alguno de los pasos? Si, en mayor o menor medida los sigo todos, es verdad que en
mi caso el que más me cuesta es el evitar la multitarea, es muy difícil en mi trabajo
desconectar, el teléfono debe estar siempre operativo, al igual que email ya que muchas cosas
urgentes suelen llegarme por esa vía, es por ello por lo que este punto es el que peor llevo.

¿Quieres compartir alguna idea que te esté funcionando? Lo primero es mejorar la

comunicación para no duplicar tareas, esto es algo que nos ha pasado con otros departamentos
ya que la comunicación por parte del director no era eficiente, al descubrir el problema y tratarlo
mejoró mucho la gestión de nuestro tiempo. Y lo segundo disfrutar de momentos de
desconexión, tomar un café, dar un paseo de 5 min, tener una conversación corta con algún
compañero sobre algún tema no laboral me ha ayudado a desconectar momentáneamente,
reducir el nivel de estrés y volver a conseguir buenos niveles de concentración al retornar a
mis tareas.

1. ¿Usas agenda?, ¿Qué tipo de agenda?

Si, uso la tradicional, la digital de Outlook y la de Google calendar
2. ¿Sólo la usas en el trabajo?
La tradicional es solo para el trabajo al igual que la Outlook. La de Google Calendar la
uso en mi vida privada
3. Si la usas indica las ventajas que te ofrece esta forma de gestionar tu tiempo.

La tradicional me va muy bien para tener de forma visual todas las tareas diarias, al
principio del día al revisar los emails que han surgido en el tiempo que he estado fuera
de la oficina puedo ver si he de agregar nuevas tareas y al tenerlas en papel me resulta
más fácil poder organizarme ya que visualmente tengo el día completo en un vistazo,
también utilizo colores para dar prioridades las mismas.
La de Outlook me va bien como recordatorio de las reuniones o video llamadas del
trabajo ya que al aceptar la invitación de la misma ya queda registrado en el calendario
y te avisa con anticipación, de esta forma no se me pasa ninguna cita.
 La de Google Calendar me va bien para mi día a día, tengo los cumpleaños apuntados,
pero también citas importantes de la familia, al poder configurar la hora de aviso sé que
nada se me pasará.

EJERCICIO 4:
● La empresa tiene 4 cuentas bancarias en distintos bancos. ¿Cómo y dónde archivarías
los documentos, extractos, etc., de cada una de esas cuentas bancarias? Utilizaría un
AZ para cada cuenta, dentro usaría subcarpetas para archivarlos por documentación de
aperturas, otro para los extractos, otros para términos y condiciones…

● Los pedidos de clientes y pedidos a proveedores realizados en la empresa. ¿Cómo y

dónde archivarías cada uno de ellos? Utilizaría un AZ, en este caso unos para clientes y
otros para proveedores. Dependiendo el volumen de estos archivos los dividiría en más
de un AZ por cliente/proveedores. Y los ordenaría por orden alfabético.

● La empresa tiene 50 clientes: 30 son nacionales, 15 franceses, 10 alemanes y 5

portugueses. ¿Cómo y dónde los archivarías? Utilizaría carpetas con anillas grandes,
con plásticos para archivar cada cliente. En dos carpetas pondría los clientes nacionales
por orden alfabético, en una tercera carpeta pondría los 15 clientes franceses por orden
alfabético y en la cuarta pondría los 10 alemanes y los 5 portugueses por orden de
nacionalidad y en cada nacionalidad por orden alfabético.

● ¿Qué pasos seguirías a la hora de archivar la correspondencia que llega a la empresa?

Lo primero es ordenar la correspondencia por si alguna carta no perteneciera a nuestro
departamento o perteneciera a otra empresa y por error nos la han dejado a nosotros,
luego abrir los sobres y separar la publicidad de la correspondencia importante.
Si la correspondencia debe entregarse al destinatario o un superior, gestionarlo, si solo
necesita trasladarse información o digitalizarlo hacerlo. Si es necesario su archivo
hacerlo siguiente el método que se lleve en la oficina y si no fuera necesario guardarlo
proceder a destruirlo correctamente.
En cuanto a la publicidad descartarla sino es útil o trasladarla a quien pueda necesitarla
si fuera el caso.