Politica de Comunicación AGN Versión Final

POLÍTICAS Creación: Diciembre 2021
Actualización: N/A
COMUNICACIÓN INTERNA Y EXTERNA Próxima Versión: Diciembre 2022
Índice
Introducción ----------------------------------------------------------------------- 2
Objetivo --------------------------------------------------------------------------- 3
Principios --------------------------------------------------------------------------- 4
Gestión de la comunicación en el Archivo General de la Nación ----- 5
Medios institucionales ---------------------------------------------------------- 7
Comunicación interna ----------------------------------------------------------- 7
Comunicación externa ----------------------------------------------------------- 10
Políticas de comunicación interna y externa ---------------------------------16
Responsables ---------------------------------------------------------------------- 17
Alcance ------------------------------------------------------------------------------ 17
Vigencia ----------------------------------------------------------------------------- 17
Actualización: N/A
COMUNICACIÓN INTERNA Y EXTERNA Próxima revisión: Diciembre 2022
INTRODUCCION
El Archivo General de la Nación es la principal institución archivística del país, donde se custodian
documentos que datan de la fundación de la República y otros heredados de la época colonial, que forman
una parte significativa del patrimonio documental dominicano.
Tiene la doble función de ser archivo intermedio y archivo histórico de la administración pública. Además,
como archivo general, le corresponde la protección de todo tipo de documentos de origen público y
privado de interés para la memoria cultural e histórica nacional.
Su misión es dirigir y controlar la política archivística mediante la organización y conservación del

patrimonio documental de la nación. Para esto, la Ley General de Archivos 481-08 le confiere la potestad
de emitir normas que garanticen la preservación y difusión del patrimonio documental en las instituciones
del Sistema Nacional de Archivos.
Con la finalidad de promover el libre acceso a la información y apoyar a la sociedad dominicana con
actividades que incentiven el conocimiento de la historia, ha creado servicios culturales que garantizan
los derechos de accesibilidad a la ciudadanía, la eficacia administrativa y la investigación histórica.
Esto ha llevado a que cada una de las áreas trabaje para garantizar la consolidación institucional. El
Departamento de Comunicaciones ha creado las estrategias e iniciativas necesarias para promover
canales de comunicación eficientes que permitan el intercambio de información con la sociedad
dominicana y el público en general.
En esta política están representados todos los públicos y gestores que intervienen en el proceso de
comunicación institucional del Archivo General de la Nación, ya que se reconoce su importancia, así como
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Departamento de Página 2 de 17
Sub-Director General Director General 01
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la necesidad de desarrollar estrategias, acciones y proyectos que permitan una correcta gestión de la
comunicación. Así como el desarrollo de espacios que permitan la participación y el intercambio.
Tener éxito en este proceso depende de la forma en la que la institución cree, organice y divulgue los
mensajes, todo especificado en la política de comunicación aquí desarrollada.
OBJETIVO
La comunicación es esencial para la consolidación de la imagen y la cultura institucional. Es a través de

esta que se crean las bases para las relaciones con los distintos públicos metas de la institución.
El objetivo de la Política de Comunicación es establecer los lineamientos, marco de referencia y

responsabilidades de todos los miembros involucrados en el proceso de comunicación. También procura
que desde los diferentes ámbitos se construyan y gestionen de forma correcta las relaciones internas y
externas a través de:
1. Especificar las normas y principios de la comunicación del Archivo General de la Nación.
2. Dar a conocer al Archivo General de la Nación, sus iniciativas, actividades, proyectos, etc.
3. Fortalecer la imagen institucional nacional e internacionalmente.
4. Definir las acciones de comunicación que se desarrollarán para los públicos internos y externos.
5. Garantizar que la comunicación está alineada con la misión, la visión y los valores institucionales.
6. Definir los roles y responsabilidades de los involucrados en el proceso de comunicación.
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7. Identificar los canales de comunicación.
8. Contribuir al fortalecimiento de las relaciones con el público meta.
PRINCIPIOS
El Archivo General de la Nación promueve una comunicación basada en los valores institucionales. Es por
esto que las estrategias e iniciativas comunicacionales, internas y externas, se fundamentan en los
siguientes principios:
• Sentido de pertenencia
• Responsabilidad
• Integración
• Honestidad
• Respeto
• Profesionalidad
• Lealtad
• Transparencia
El AGN trabaja para que el proceso de comunicación sea transversal, fluya en todas las direcciones, incluya
la estructura organizacional completa y permita una gestión de la comunicación participativa e integrada.
La estructura organizacional completa, permitiendo así una gestión de la comunicación participativa e
integrada.
Es por esto que incentivamos una comunicación proactiva y oportuna que vincule a todos los públicos
donde prima la veracidad, transparencia y objetividad.
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Perseguimos presentar información confiable y de interés a través de los materiales de comunicación

creados en la institución.
Estamos comprometidos con una gestión profesional de nuestros medios y contenidos.
Basamos nuestra comunicación en la difusión del acervo documental que custodiamos, así como de las
investigaciones, publicaciones, proyectos y actividades culturales realizadas.
A través de distintos canales internos y externos motivamos la comunicación con nuestros públicos.
Estamos abiertos a la retroalimentación.
Gestión de la comunicación en el Archivo General de la Nación
En el AGN la gestión de la comunicación se realiza en coordinación con distintas áreas que se involucran
en el proceso para cumplir con los principios y lograr los objetivos planteados. El fin último es fortalecer
el proceso comunicativo.
La gestión de la comunicación y las áreas participantes, así como los escenarios que se crean y los
conocimientos que se aportan, están alineados con el Plan Estratégico Institucional, para garantizar
lineamientos claros y acorde a la visión del AGN.
Queda establecido que el Departamento de Comunicaciones es el responsable de crear e impulsar las

estrategias e iniciativas que garanticen una comunicación clara, veraz y oportuna para la proyección
institucional en el ámbito interno y externo. Así como velar por el cumplimiento y difusión de esta Política
de Comunicación.
Sin embargo, es responsabilidad de todos los miembros del AGN conocer, comunicar y cumplir lo
establecido en esta política.
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Las áreas involucradas son:
• Dirección General
• Comunicaciones
• Relaciones Públicas
• Audiovisuales
• Secretaria General
• Recursos Humanos
• Oficina de Libre Acceso a la Información Pública
• Departamento de Investigación
Los escenarios de comunicación son:
• Comunicación interna
• Comunicación externa
Los públicos son:
Internos: colaboradores, miembros del Patronato del Archivo General de la Nación, investigadores
contratados, asesores.
Externos: historiadores, investigadores, estudiantes, maestros, archivistas, entidades educativas,

instituciones del Sistema Nacional de Archivos, Asociaciones de archivos y archivistas internacionales.
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Escenarios de comunicación Públicos Responsables

Colaboradores: directivos, técnicos Recursos Humanos
y personal de apoyo Comunicaciones
Dirección General
Comunicación interna
Miembros del Patronado Comunicaciones
Dirección General
Historiadores Comunicaciones
Investigadores Investigaciones
Estudiantes Audiovisuales
Maestros Relaciones Públicas
Archivistas Oficina de Libre Acceso a la
Comunicación externa
Entidades educativas Información Pública
Público en general
MEDIOS INSTITUCIONALES
Comunicación interna:
Es la comunicación que se presenta entre los colaboradores de la institución, conocido como público
interno.
La comunicación interna busca establecer vínculos entre los colaboradores, facilitar el trabajo ofreciendo
la información adecuada y oportuna, así como motivar la participación e integración a través de la
identificación de mensajes claves.
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Mediante la comunicación interna efectiva se crea una cultura organizacional, evitar la desinformación y
lograr que el público interno se identifique con la organización. Así se minimizan los rumores y se fortalece
el sentido de pertenecía y estabilidad.
Canales de comunicación interna:
a) Mural de Recursos Humanos

b) Informativo AGN
c) Mensajes de voz
d) Buzones de sugerencias
e) Manual de inducción
f) Grupo de WhatsApp
g) Correos electrónicos
A) Mural de Recursos Humanos:
El departamento utiliza el mural para publicar información de interés general para los colaboradores,
como son actividades, avisos, personal de nuevo ingreso, vacantes, cumpleaños, mapa de evacuación,
estructura organizacional, vías de comunicación en casos de quejas y el cartel de misión, visión y valores,
entre otras.
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El departamento de Recursos Humanos junto al departamento de Comunicaciones diseña campañas de

prevención y manejo de enfermedades o situaciones de riesgo colectivo que también se publican en el
mural.
B) Informativo AGN:
Es una publicación periódica que está bajo la responsabilidad de Comunicaciones. Cuenta con el apoyo
de todos los departamentos de la institución, sobre todo del área de Investigación que se encarga del
diseño.
El informativo es un medio para publicar las actividades realizadas por la institución, los logros alcanzados,
así como los resultados de los departamentos, personal de nuevo ingreso, publicaciones y novedades
científicas.
C) Mensajes de voz:
A través de los teléfonos colocados en las oficinas y otros espacios de trabajo se emiten mensajes que son
escuchados por todo el personal al mismo tiempo. Se utilizan para convocatorias y recordatorios de
reuniones, invitaciones a actividades internas y externas, avisos del comité de emergencias entre otras.
Esta herramienta la utilizan los departamentos de Comunicación y Recursos Humanos.
D) Buzones de sugerencias
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Se utiliza para monitorear el cumplimiento del compromiso de calidad. Mediante los buzones los
colaboradores, usuarios o visitantes expresan sus opiniones sobre el clima organizacional, la calidad del
servicio recibido de manera libre y confidencial.
Los buzones están colocados en lugares visibles, pero a la vez discretos y accesibles, para que
colaboradores, usuarios o visitantes sientan la confianza de expresar sus opiniones.
El comité de calidad es el organismo encargado de dar seguimiento y responder los mensajes.
E) Manual de inducción
Documento en el cual se le informa a los colaboradores de nuevo ingreso el perfil laboral del AGN, su
estructura, sus regulaciones internas, las normas y políticas que rigen la institución y su proyección social.
F) Grupo de WhatsApp
Durante la pandemia se creó un grupo de WhatsApp para mantener informados a todos los colaboradores
del AGN sobre las medidas y disposiciones tomadas por el Gobierno, el Ministerio de Salud Pública y la
misma institución.
Por este grupo también se comparten informaciones de interés, actividades institucionales, mensajes de
la Dirección General, informaciones sobre la institución publicadas en los medios, entre otras.
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G) Correos electrónicos
Los correos electrónicos institucionales son un canal de comunicación interna que permite el envío y
recepción de mensajes entre los colaboradores. Cabe destacar que los mensajes de correo son
reconocidos de carácter oficial.
COMUNICACIÓN EXTERNA
La misión del Departamento de Comunicaciones es gestionar la comunicación de los eventos y servicios

institucionales, mediante el contacto con los medios de comunicación, usuarios y personas en general,
para difundir los avances institucionales con estrategias que fortalezcan la imagen y el reconocimiento
social del Archivo General de la Nación.
En ese sentido, el área dispondrá de todos los métodos y las fuentes disponibles para generar contenidos
y mensajes de valor, con el objetivo principal de socializar y poner en común conocimiento el quehacer
del AGN, procurando generar marcos de referencia entra la institución y los públicos.
Comunicaciones utilizará y dispondrá de todos los recursos internos y externos que sirvan para la
elaboración de los mensajes. El departamento debe tener acceso a las fuentes documentales que
conforman el acervo del AGN, estar en contacto con la Dirección General, los directivos, encargados
departamentales. Es su responsabilidad colaborar aportando datos e informaciones para elaborar los
contenidos que se emitirán por los medios de comunicación sociales y propios.
Canales de comunicación externa:
a) Con los proveedores y otras entidades estatales

b) Vocero oficial
c) Página Web
d) Redes sociales
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e) Programa radial La Voz del Archivo General de la Nación.

f) Notas de prensa, reportajes, crónicas, invitaciones y cartas de agradecimiento.
g) Mural de Comunicaciones
h) La Oficina de Libre Acceso a la Información Pública.

i) Manual de imagen corporativa
j) Requerimiento de calidad de la información
k) Requerimiento de calidad de la información
l) Informe de calidad de la información
A) Con los proveedores y otras entidades estatales:
Se utilizan los canales electrónicos, como el Portal transaccional de Compras, los e-mails, el teléfono, las
flotas y la Web institucional. También, los medios tradicionales como son las comunicaciones impresas.
En los casos de las comunicaciones electrónicas, deben salir de una dirección de correo institucional,
terminada en @agn.gob.do o @agn.gov.do, con la firma digital en la que figure el logo, el nombre de la
institución, el nombre, cargo, flota y extensión de la persona que firma la comunicación, así como los
datos de contacto general del AGN, y por último la cláusula de confidencialidad de uso de los datos
personales.
B) Vocero oficial:
El director del Archivo General de la Nación es el vocero oficial y puede ofrecer declaraciones
institucionales, y delegar en la persona o personas que pueden hacerlo en su nombre.
El área de Comunicaciones es la vía autorizada para emitir mensajes, propios o encargados por la Dirección
a los medios de comunicación con previa autorización de
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La máxima autoridad. Comunicaciones debe mantener una buena relación con los medios de
comunicación tradicionales y digitales, en procura de garantizar la difusión y presencia.
Para la emisión de sus mensajes dispone de una página Web, redes sociales, un mural, un boletín
informativo, megafonía, informativo AGN, publicaciones mensuales en el Periódico El Día, envío de
correos con notas de prensa, invitaciones o convocatorias y actividades institucionales.
C) Página Web:
La página Web es gestionada por el área de Comunicación con apoyo del Departamento de Tecnología de
la Información. Comunicaciones está autorizada a elaborar y difundir informaciones de carácter público y
de interés general por esta vía.
También es quien se encarga de la creación del contenido que se encuentra en cada una de las secciones
que conforman el portal Web.
D) Redes sociales:
Las redes sociales son gestionadas por el área de Comunicaciones. A través de estos medios sociales se
comparten contenidos de interés general como el acervo que custodia la institución, actividades,
campañas sociales, efemérides, publicaciones del AGN, entre otros.
Vía las redes sociales se mantiene un contacto casi permanente con los usuarios, que además tienen la
oportunidad de ofrecer su retroalimentación a esos mensajes desde el momento de su recepción.
Comunicaciones se encarga de dar respuesta a los mensajes y solicitudes recibidas en coordinación con
los departamentos involucrados.
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Las redes sociales en las que tiene presencia el AGN son: Instagram, Facebook, YouTube y Twitter.
Cabe resaltar que el AGN está certificado en la Norma para la Gestión de las Redes Sociales en los
Organismos Gubernamentales, NorticE1:2018 y posee un Plan de Medios Sociales donde se encuentran
las directrices para la presencia y correcto manejo de estos medios sociales.
E) Programa radial La Voz del Archivo General de la Nación.
El AGN cuenta con el programa radial La Voz del Archivo General de la Nación, coordinado por el área de
Comunicaciones con apoyo del Departamento de
Investigaciones. El programa es producido y conducido por colaboradores del AGN y se transmite por
Quisqueya FM, 96.1 los sábados a las 8:00 a.m.
El programa es de carácter cultural y educativo, se reciben invitados especialistas en temas históricos,

archivísticos, culturales y también, a los encargados departamentales para conversar sobre las iniciativas
y logros institucionales.
Cuenta con varias secciones como El invitado del hoy, Noti AGN, Cápsulas culturales, Archivo musical,
Conociendo de archivística, Nuestro pueblo en radio y Últimas publicaciones.
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F) Notas de prensa, reportajes, crónicas, invitaciones y cartas de agradecimiento.
Los documentos informativos en físico o digital realizados por el Departamento de Comunicaciones o

cualquier otro, deben salir en papel timbrado y firmado por las personas responsables de las áreas o de
orden con previa autorización.
G) Mural de Comunicaciones:
Es el canal para difundir a los visitantes el quehacer del AGN, colocar avisos de interés general, actividades,
publicaciones en prensa, así como anuncios para los visitantes y relacionados.
Es responsabilidad del área mantenerlo actualizado y colocado en un lugar visible en el lobby del AGN,
colocando la información de manera atractiva, con mensajes claros.
H) Las encuestas de satisfacción:
Es otro método de retroalimentación de los usuarios, son fuentes preciosas de información, que
igualmente nos permiten evaluar la calidad de los servicios brindados, ya sea en la Sala de Atención a
Usuarios, los procesos de formación, de acceso a la información pública, entre otros.
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El departamento de Planificación es responsable de elaborar, tabular y analizar las encuestas. Los

departamentos que realizan las actividades y servicios objeto de encuestas se encargan de la entrega a
los usuarios para su llenado. Los resultados de las encuestas son enviados por el Departamento de
Planificación a la Dirección General para implementar mejoras en los procesos.
I) La Oficina de Libre Acceso a la Información Pública.
La Dirección General del Archivo General de la Nación, en cumplimiento de las disposiciones que establece
la Ley 200-04 de Libre Acceso a la Información Pública, y su Reglamento de aplicación, el Decreto 130-05,
dispone de este espacio para que los
Visitantes soliciten y obtengan las informaciones públicas de su interés, tal como lo establece la citada
ley, dentro de los plazos establecidos.
Los canales de comunicación con la OAI-AGN son: presencial, en la propia oficina localizada en el recinto
sede del AGN, mediante correo electrónico oaip@agn.gov.do o vía telefónica 809-362-1111 ext. 258. Los
usuarios también pueden encontrar toda la
Información referente al portal de transparencia accediendo a la página Web www.agn.gob.do.
J) Manual de imagen corporativa:
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Es el instructivo en el cual se establecen los parámetros de estilo que rigen la imagen y la marca AGN. Las
formas de uso del logo, los colores institucionales y de aplicación, el diseño de la papelería, tarjetería, etc.
Las reglas para el uso del logo y el logotipo, es el documento que contiene los elementos constitutivos de
la identidad visual del AGN, se establecen las pautas de diseño, uso y aplicación de los signos de identidad
visual.
K) Requerimiento de calidad de la información:
La información con la cual se establece comunicación con los distintos públicos debe ser veraz, clara,
precisa y concisa. Que no deje espacio para las interpretaciones subjetivas y siempre sea posible justificar
las fuentes.
L) Informe de calidad de la información:
Se elaborarán informes de calidad a través de un proceso de investigación cuantitativa y cualitativa con

los usuarios de la información y agrupados en tres principios: transparencia, relevancia y accesibilidad.
Este informe se trata de una medición objetiva que demuestre las buenas prácticas y las áreas a mejorar.
POLITICAS DE COMUNICACIÓN INTERNA Y EXTERNA
Es importante resaltar que las correspondencias internas y externas deben cumplir con el protocolo
institucional garantizando que:
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1. Se debe utilizar la tipografía Times New Roman en numeración 12.
2. Cada comunicación debe tener el código departamental correspondiente, la fecha, a quien va

dirigida y el asunto.
3. Las comunicaciones deben contener la firma de quien envía la correspondencia.
4. Todas las comunicaciones deben tener el sello de secretaria general y del departamento que la
emite.
5. Las comunicaciones deben constar en los libros de registros de correspondencia enviada y

recibida.
Responsables:
El área de Comunicaciones, será la principal gestora de la política. La implementación de la misma requiere

un esfuerzo concertado con otras áreas del AGN como son Recursos Humanos, la Dirección General,
Secretaría General y la Oficina de Libre Acceso a la Información.
La Dirección General, los departamentos, así como colaboradores, son las fuentes primarias de
información y deben participar activamente en la producción de contenidos que son la razón de la
comunicación
Alcance:
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Archivo General de la Nación, sus dependencias, encargados y miembros del Patronato.
Vigencia:
Esta política entrará en vigencia a partir de su aprobación por parte del director general del Archivo
General de la Nación.
Esta política y cada uno de sus componentes son sujetos a mejora continua, a partir de los procesos de
autoevaluación. Los departamentos de Comunicaciones y Planificación y Desarrollo, son los encargados
de liderar la autoevaluación permanente, así como la identificación de oportunidades de mejora.
Comunicaciones
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Gestión de la comunicación en el Archivo General de la Nación ----- 5

Medios institucionales ---------------------------------------------------------- 7

Comunicación interna ----------------------------------------------------------- 7

Comunicación externa ----------------------------------------------------------- 10

Políticas de comunicación interna y externa ---------------------------------16

Su misión es dirigir y controlar la política archivística mediante la organización y conservación del

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La comunicación es esencial para la consolidación de la imagen y la cultura institucional. Es a través de

El objetivo de la Política de Comunicación es establecer los lineamientos, marco de referencia y

1. Especificar las normas y principios de la comunicación del Archivo General de la Nación.

3. Fortalecer la imagen institucional nacional e internacionalmente.

6. Definir los roles y responsabilidades de los involucrados en el proceso de comunicación.

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7. Identificar los canales de comunicación.

8. Contribuir al fortalecimiento de las relaciones con el público meta.

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Perseguimos presentar información confiable y de interés a través de los materiales de comunicación

Estamos comprometidos con una gestión profesional de nuestros medios y contenidos.

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Queda establecido que el Departamento de Comunicaciones es el responsable de crear e impulsar las

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Las áreas involucradas son:

Los escenarios de comunicación son:

Los públicos son:

Externos: historiadores, investigadores, estudiantes, maestros, archivistas, entidades educativas,

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Escenarios de comunicación Públicos Responsables

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Canales de comunicación interna:

a) Mural de Recursos Humanos

A) Mural de Recursos Humanos:

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El departamento de Recursos Humanos junto al departamento de Comunicaciones diseña campañas de

Esta herramienta la utilizan los departamentos de Comunicación y Recursos Humanos.

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El comité de calidad es el organismo encargado de dar seguimiento y responder los mensajes.

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La misión del Departamento de Comunicaciones es gestionar la comunicación de los eventos y servicios

Canales de comunicación externa:

a) Con los proveedores y otras entidades estatales

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e) Programa radial La Voz del Archivo General de la Nación.

h) La Oficina de Libre Acceso a la Información Pública.

A) Con los proveedores y otras entidades estatales:

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E) Programa radial La Voz del Archivo General de la Nación.

El programa es de carácter cultural y educativo, se reciben invitados especialistas en temas históricos,

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F) Notas de prensa, reportajes, crónicas, invitaciones y cartas de agradecimiento.

Los documentos informativos en físico o digital realizados por el Departamento de Comunicaciones o

H) Las encuestas de satisfacción:

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El departamento de Planificación es responsable de elaborar, tabular y analizar las encuestas. Los

I) La Oficina de Libre Acceso a la Información Pública.

J) Manual de imagen corporativa:

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K) Requerimiento de calidad de la información:

L) Informe de calidad de la información:

Se elaborarán informes de calidad a través de un proceso de investigación cuantitativa y cualitativa con

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1. Se debe utilizar la tipografía Times New Roman en numeración 12.