Nombre completo: RESERVACIONES GRUPALES

Objetivo:

Asegurar la disponibilidad de un determinado número de habitaciones u otros

servicios, para un grupo de personas que viajan juntas o participan en una
actividad en grupo. Se busca garantizar que todos los miembros del grupo puedan
estar juntos y fruta la experiencia de manera conjunta.

Alcance:

Departamento de Reservación y Departamento de Grupos

Políticas:

1. Se considerará una reservación grupal a aquellas conformadas por un

mínimo de 20 personas. No importa el número de habitaciones que estos
utilicen en el acomodo para alojarse en las habitaciones, respetando
siempre el máximo número de personas permitido en cada tipo de
habitación. (Hotelera JIRO .S.A. de C.V, s.f.)

2. Descuentos sujetos a cambios sin previo aviso: En algunas ocasiones, los

descuentos ofrecidos en las reservaciones grupales pueden estar sujetos a
cambios sin previo aviso. Es importante tener en cuenta que el descuento
grupal generalmente será mayor que el descuento individual. (Hotelera
JIRO .S.A. de C.V, s.f.)

3. Política de cancelaciones: Las políticas de cancelación para reservaciones

grupales pueden ser diferentes a las de las reservaciones individuales.
Las cancelaciones grupales pueden hacerse sin penalización alguna
cuando la cancelación se realiza mínimo un día antes de la llegada del
grupo. Después de este tiempo la cancelación tiene una penalización del
 cobro de la primera noche de renta de las habitaciones reservadas.
(Hotelera JIRO .S.A. de C.V, s.f.)

4. Cambios y modificaciones: En caso de solicitar cambios en la reservación,

podrían aplicarse cargos adicionales dependiendo de la naturaleza de la
modificación y las tarifas vigentes en ese momento. Estos cargos se
detallarán al momento de realizar la solicitud y se basarán en la política de
tarifas del hotel.
Todas las modificaciones relacionadas con cambio de fechas, tipo de
habitación o número de habitaciones deberán solicitarse con un mínimo de
1 día de anticipación, así mismo, la nueva fecha de reservación no deberá
exceder los 3 meses posteriores a la fecha originalmente reservada y no
podrá modificarse más de una ocasión. Todo cambio estará sujeto a
disponibilidad.
Responsable N° de Descripción de la actividad Formato o
actividad dato
Reservacionista 1 Dar la bienvenida al cliente o coordinador del
grupo y un saludo cordial
Reservacionista 2 Identificar las necesidades del cliente
Reservacionista 3 Preguntar la fecha de llegada y salida del
grupo
Reservacionista 4 Verificar la disponibilidad de habitaciones
para la fecha que solicite el grupo
Reservacionista 5 Preguntar sobre el número de habitaciones
requeridas por el grupo
Reservacionista 6 Revisar la cantidad de habitaciones
disponibles en el hotel
Reservacionista 7 Informar sobre los planes de alojamiento con
los que cuenta el hotel
Reservacionista 8 Calcular tarifas y descuentos
Reservacionista 9 Preguntar forma de pago
Reservacionista 10 Preparar el contrato Contrato
Reservacionista 11 Explicar claramente las políticas de
cancelación y depósito requerido
Reservacionista 12 Revisar que contrato incluya todos los detalles
acordados como: fechas, tarifas y políticas de
cancelación
Reservacionista 13 Confirmar la reserva una vez que el cliente
haya aceptado los términos y haya realizado
el pago
Reservacionista 14 Enviar confirmación de reserva por correo o E-Mail
entregar por escrito
Reservacionista 15 Proporcionar información de contacto para
cualquier consulta adicional
FLUJOGRAMA