Contabilidad Administrativa

Métodos
electrónicos para el
procesamiento de
transacciones
financieras
Introducción

Todos los días en todas partes al mismo tiempo, todas las empresas del
mundo mundial se enfrentan al reto de ser lo más productivas
posible. Y precisamente, una forma de mejorar la productividad de las
empresas es mediante el aprovechamiento de la tecnología
informática, que representa una ayuda invaluable para hacer más
eficiente el proceso de registro de las transacciones financieras de la
entidad, permitiendo la obtención de información oportuna y
confiable para una adecuada toma de decisiones.
Concepto
El método electrónico para el procesamiento de operaciones es
aquél en el que se utiliza la computadora con el fin de lograr una
mayor velocidad en su registro. Por medio de éste, se facilita la
división del trabajo y se asienta un mayor volumen de
operaciones; los errores se reducen al mínimo; y se efectúan
operaciones automáticamente en los pases al mayor y auxiliares.

Por lo que la impresión de estados financieros se reduce a un

simple reporte
Características

El método electrónico se vale de una computadora (técnicamente

conocido como Hardware) y un programa de cómputo (técnicamente
conocido como Software) elaborado para este fin. La computadora es
una máquina que procesa la información a una alta velocidad y con
mucha precisión; se compone de unidad lógica y procesador, memoria
e interfaces gráficas que logran la comunicación del sistema así como
la alimentación eléctrica.

El programa de conjunto contable o software, se constituye por

instrucciones que permiten la comunicación con la computadora o
hardware en el lenguaje programado para ello. Básicamente, el
paquete contable incluye un software de sistema operativo requerido
para el manejo de la computadora y para que los dispositivos
periféricos puedan ser controlados.
Que Programas contables conocen??
También incluye el software destinado al usuario, con el cual puede
desarrollar su trabajo mediante el tecleo de ordenes lógicas que en
lenguaje de programación son captados por la computadora para la
ejecución de las diferentes funciones.
Disposiciones Legales

Las entidades están obligadas a llevar sistemas de contabilidad

adecuados, regulados por el Código Fiscal de la Federación (CFF-26, 28)
y su reglamento (RCFF-26, 27), Ley del Impuesto Sobre la Renta (LISR-
58), Ley del Impuesto al Valor Agregado (LIVA-32) y Código de
Comercio (CC-33, 34, 37, 38). Asimismo, el artículo 28 del RCFF obliga a
llevar los libros diario y mayor, entre otros, debidamente
encuadernados, empastados y foliados.

Los artículos 27 y 28 del CFF establecen la posibilidad de llevar

indistintamente los sistemas de registro manual, mecanizado o
electrónico, toda vez que cumplan los requisitos legales. Cuando se
utilice el sistema electrónico, se establece que las hojas que formen los
libros diario o mayor podrán encuadernarse y foliarse dentro de los
tres meses siguientes a su elaboración.
LEYES QUE REGULAN LA CONTABILIDAD

Art 31 FIV CPEUM

CÓDIGO DE COMERCIO
Ámbito: En toda la República Mexicana.
Art. 16 Obligaciones comunes de los comerciantes
Art. 33 De la contabilidad mercantil

Art. 16 Todos los comerciantes por el hecho de serlo están obligados:

I. A la publicación, por medio de la prensa de la calidad mercantil, con sus circunstancias esenciales y, en su oportunidad,
de las modificaciones que se adopten.
II. A la inscripción en el registro Público de Comercio, de los documentos cuyo tenor y autenticidad deben hacerse
notorios.
III. A mantener un sistema de contabilidad, conforme al artículo 33
Art. 33 El comerciante está obligado a llevar y mantener un sistema de contabilidad adecuado. Este sistema podrá
llevarse mediante los instrumentos, recursos y sistemas de registro y procesamiento que mejor se acomoden a las
características particulares del negocio, pero en todo caso deberá satisfacer los siguientes requisitos mínimos.
A) Permitirá identificar las operaciones individuales y sus características, así como conectar dichas operaciones
individuales, con los documentos comprobatorios originales de la misma.
B) Permitirá seguir la huella desde las operaciones individuales a las acumulaciones que den como resultado las cifras
finales de las cuentas y
viceversa.
C) Permitirá la preparación de los estados que se incluyan en la información financiera del negocio.
D) Permitirá conectar y seguir la huella entre las cifras de dichos estados, las acumulaciones de las cuentas y las
operaciones individuales.
E) Incluirá los sistemas de control y verificación internos necesarios para impedir la omisión del registro de operaciones
para asegurar la corrección del registro contable y para asegurar la corrección de las cifras resultantes.
3.2 CÓDIGO FISCAL DE LA FEDERACIÓN

Ámbito: En toda la República Mexicana

• Art. 28 Contabilidad y documentación
• Art. 30 Conservación de Contabilidad y documentos.
• Art. 83 Infracción de contabilidad y documentos.
• Art. 84 Multas relacionadas con la contabilidad.
REGLAMENTO AL CÓDIGO FISCAL DE LA FEDERACIÓN
Sección Tercera de la Contabilidad
Art. 26 Requisitos Mínimos
Art. 27 Sistemas de Registro
Art. 28 Encuadernación y Foliación de Libros
Art. 29 Registro en el Libro Diario
LEY DEL IMPUESTO SOBRE LA RENTA
Art. 58
Obligaciones diversas de las personas morales.
Los contribuyentes que obtengan ingresos de los señalados en este título, además de
las obligaciones establecidas en otros artículos de esta Ley, tendrán las siguientes:
Contabilidad, operaciones en moneda extranjera.
I. Llevar la contabilidad de conformidad con el Código Fiscal de la Federación, su
reglamento y el reglamento de esta ley y efectuar los registros de la misma.
Cuando se realicen operaciones en moneda extranjera, deberán registrarse al
tipo de cambio aplicable en la fecha en que se concierten.
Facturación o Comprobación de Ingresos
II. Expedir comprobantes por las actividades que realicen y conservar una copia de
los mismos a disposición de la Secretaría de Hacienda y Crédito Público.
LEY DEL IMPUESTO AL VALOR AGREGADO
Art. 32
De las obligaciones de los contribuyentes
Las obligaciones al pago de este impuesto y las personas que realicen
los actos y
actividades a que se refiere el artículo 2º A, tienen además de las
obligaciones
señaladas en otros artículos de esta Ley, las siguientes:
Preguntas de Repaso
Diagrama de flujo de las operaciones
financieras
El Diagrama de flujo de las operaciones financieras es la
representación grafica que mediante líneas y símbolos permite
visualizar el sistema lógico de procesamiento de datos que de manera
sencilla, muestra los caminos que recorre la información de las
operaciones realizadas por una entidad desde que se llevan a cabo,
hasta el resultado o producto que de ella se deriva.

Para la elaboración del diagrama de flujo correspondiente al método

electrónico para el procesamiento de transacciones financieras, es
necesario considerar el orden lógico de cada uno de los pasos que
intervienen en el proceso, como a continuación se describe:
1. Considerar los saldos del mayor de cada cuenta al iniciar el ciclo
contable.
2. Analizar las operaciones para codificar su contabilización según
catálogo de cuentas correspondiente.
3. Registrar las operaciones mediante su captura en el equipo de
cómputo.
4. El programa de cómputo elabora automáticamente un diario para su
consulta cuando se requiera.
5. Simultáneamente, el programa de cómputo realiza los pasos al
mayor y determina de manera automática el saldo de cada una de las
cuentas para elaborar una balanza de comprobación, los ajustes que
hayan sido registrados, lo cual equivale a una hoja de trabajo.01
6. De manera automática el programa lleva a cabo los pases a los
auxiliares de cuentas, pases al mayor, asientos de ajuste y del cierre de
operaciones.
7. También el programa elabora de manera automática la balanza de
comprobación al concluir el cierre de operaciones.
Diagrama de flujo de los métodos electromecánicos y electrónicos

Álvaro Javier Romero López, Principios de Contabilidad, pág.52.

Las operaciones que se registran en asientos de diario son iguales en todos los métodos;
pero las demás operaciones, en el método electrónico, las efectúa automáticamente la
computadora.

Diagrama de flujo del método electrónico

Elementos para su selección

La principal ventaja de los métodos electrónicos para el procesamiento

de transacciones financieras es la rapidez con que registran las
operaciones y ofrecen la información. Sin embargo, cuando las
operaciones aumentan considerablemente, el sistema se vuelve
obsoleto, lo que hace necesaria su actualización.

Por lo anterior, al seleccionar un método electrónico, se debe prever la

actualización constante de los equipos informáticos para recibir
siempre buenos servicios y de igual forma la de los programas de
cómputo para contabilizar las operaciones (que deben ser adecuados
al equipo, cantidad y tipo de transacciones de la entidad).
Entre los principales elementos que se pueden considerar para la
implantación de un método electrónico destacan los siguientes:

Tamaño de la empresa
Volumen de operaciones
Tipo de información que requiere la empresa
Inversión
Capacitación del personal que la maneja
Crecimiento factible de la empresa a corto plazo, entre otros
Se debe tener presente que al adquirir un software para el manejo
contable en el equipo de cómputo (hardware), es importante que el
password o número de seguridad asignado, sólo sea conocido por el
personal responsable de su manejo, pues de lo contrario, cualquier
persona podría tener acceso a la información financiera con el peligro
de alteración o de un mal uso. Para el manejo del paquete contable
respectivo, debe tomarse en cuenta que éste tenga un catálogo de
cuentas el cual puede ser utilizado por la entidad en principio y
modificado de acuerdo a las necesidades de la misma pues se manejan
en varios niveles de información para cuentas, subcuentas,
subsubcuentas y más, hasta un 5° nivel si es necesario. Una vez que se
tenga definido el catálogo de cuentas apropiado, se puede dar
comienzo con la captura de las transacciones financieras mediante la
selección de la opción pólizas (la cual es común que exista en la
mayoría de los paquetes contables comerciales), en el caso de que se
requiera llevar a cabo una corrección de captura.
Los paquetes de contabilidad tienen diseñados los formatos
correspondientes a los Estados financieros pero en el caso de que al
entidad requiera otras especificaciones en su diseño, deberás
seleccionar la opción de utilerías para su modificación.

Todos los paquetes contables originales cuentan con manuales de uso

para su mejor aprovechamiento.
Ventajas y desventajas

Ventajas de optar por un método electrónico para el procesamiento de

transacciones financieras:

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Requerimientos en función a necesidades de
información
Procesamiento de datos
Paquetes de contabilidad
Bibliografía