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Cómo insertar un gráfico

en Excel 2016
Los gráficos pueden ser una gran herramienta para representar los
datos que tengas en una hoja de cálculo. Existen diferentes tipos de
gráficos que puedes utilizar, entre los cuales están:

 Gráfico de columnas o de barras: son usados

frecuentemente para comparar información, pero
pueden ser utilizados para diferentes tipos de funciones.
En este tipo de gráficos las barras pueden ser
horizontales o verticales.
 Gráfico de líneas: este tipo de gráfico es usado
especialmente para mostrar tendencias. Se caracteriza
porque los puntos que representan los datos van unidos
por líneas, lo que hace más fácil ver cómo una tendencia
crece o decrece en el tiempo.
 Gráfico circular: este tipo de gráficos también los
suelen llamar de torta o de queso. Es muy usado para
representar porcentajes y comparar valores.
 Gráficos de área: son muy similares a los gráficos de
líneas, pero estos tienen relleno el área que está debajo
de cada línea con el fin de marcar la diferencia entre las
variables que se están manejando en la tabla.
 Gráficos de superficie y radiales: este tipo de gráficos
te permite combinar dos conjuntos de datos diferentes.
La forma en que presenta los datos se asemeja a un
mapa topográfico.
 Gráficos de jerarquías: estos gráficos comparan y
muestran información de forma jerárquica, es decir, de
mayor a menor.
  Gráfico de cascada: te permite ver como un total
acumulado se ve afectado por valores que se suman o se
restan.

Ahora veamos que debes hacer para insertar un gráfico en Excel

2016.

Paso 1:
Selecciona todas las celdas o la tabla con los datos que quieres
representar en el gráfico, incluyendo los títulos o la referencia de los
datos.

En nuestro caso, tenemos un presupuesto de gastos mensuales y

queremos crear un gráfico que nos muestre en qué se gastó más
dinero durante el mes de enero, así que seleccionaremos la columna
donde están detallados el tipo de gasto y la columna donde están los
datos del mes que nos interesa.

Paso 2:
En la pestaña Insertar encontrarás nueve categorías de gráficos. Al
hacer clic sobre cualquiera de ellas, se desplegará un menú con los
gráficos entre los que puedes escoger de esa categoría. Allí, haz clic
sobre el que quieras usar.
En nuestro caso haremos clic en el comando de Insertar gráfico
circular o de anillos y en el menú desplegable seleccionaremos una
de las opciones.

Paso 3:
El gráfico que hayas elegido se insertará inmediatamente en la hoja
de cálculo.

En caso que no sepas qué tipo de gráfico quieres utilizar, puedes

usar el comando Gráfico recomendado, que te hará varias
sugerencias con base en la información de las celdas que has
seleccionado.
 Página 27: Cómo modificar el estilo de un
gráfico

Cómo modificar el estilo de

un gráfico
Una vez que has insertado un gráfico, puede que no te gusten ciertos
aspectos de cómo está representada la información. Pero no te
preocupes, puedes hacer cambios de manera muy sencilla, veamos
cómo.

Cambiar entre filas y columnas:

Por ejemplo, tenemos un gráfico para comparar los gastos que se
tuvieron el mes de enero, febrero y marzo, y la información está
agrupada por tipo de gasto y cada mes tiene asignado un color en el
gráfico. Sin embargo, queremos agrupar la información por mes,
entonces ¿qué debemos hacer?

Paso 1:
Selecciona el gráfico que quieres editar. Verás que en la Cinta de
opciones aparecerán dos pestañas nuevas
llamadas Diseño y Formato. Haz clic en la pestaña Diseño.

Paso 2:
Haz clic en el comando Cambiar entre filas y columnas.
Paso 3:
La información que está en el eje horizontal o eje X pasará al eje
vertical o eje Y, y viceversa.
Cambiar de tipo de gráfico:
Si ves que la información no está bien expresada en un gráfico,
puedes cambiarlo.

Paso 1:
Selecciona el gráfico y haz clic en la pestaña Diseño.

Paso 2:
Haz clic en el comando Cambiar tipo de gráfico.

Paso 3:
Se abrirá un cuadro de diálogo desde el cual podrás elegir el tipo de
gráfico que quieres usar. Al terminar, haz clic en el
botón Aceptar para guardar los cambios hechos. El cambio se
reflejará inmediatamente.
Otros cambios que puedes realizar son:

Agregar un elemento:
Para añadir un nuevo elemento al gráfico, ya sea un eje, un título o
una etiqueta de datos, entre otras cosas, ve a la pestaña Diseño y allí
haz clic en el comando Agregar elemento de gráfico. Se desplegará
un menú donde podrás escoger el elemento que quieras agregar.
Usar otros colores:
En la pestaña Diseño también encontrarás el comando Cambiar
colores. Al hacer clic sobre este botón se desplegará un menú en el
cual podrás escoger la combinación de colores que quieras usar.

Modificar un elemento del gráfico:

Si quieres cambiar, por ejemplo, un título, haz dos veces clic en la
caja de texto del elemento que quieras editar y escribe lo que desees.

Usar diseños predefinidos:

Si necesitas añadir varios elementos al diseño de tu gráfico, pero no
quieres hacerlo uno por uno, en la pestaña Diseño encontrarás el
comando Diseño rápido. Se desplegará un menú donde verás una
serie de diseños preestablecidos que puedes usar para modificar tu
gráfico.

Barra de estilos de diseño:

Por último, pero no menos, en la pestaña Diseño también
encontrarás diferentes Estilos de diseño entre los que puedes
elegir uno para cambiar la forma en que se ve un gráfico. Haz clic en
la flecha que estará en la esquina inferior derecha de esta barra para
extender el menú completo de estilos.

Página 28: Tablas dinámicas en Excel 2016

Tablas dinámicas en Excel 2016

Si bien en una hoja de cálculo de Excel 2016 puedes incluir mucha información, no
es siempre fácil analizar detalladamente todos esos datos. Para casos como estos
están las tablas dinámicas, que como su nombre lo indica, permiten interactuar con
una tabla de Excel más fácilmente. Veamos cómo crear una tabla y cómo usarla.

Cómo crear una tabla dinámica:

Paso 1:
Selecciona una de las celdas de la tabla con la que construirás la tabla dinámica.

Es importante que ninguna fila o columna de esa tabla esté vacía.

Paso 2:
En la Cinta de opciones, haz clic en la pestaña Insertar.

Paso 3:
Haz clic en el comando Tabla dinámica.

Paso 4:
Se abrirá un cuadro de diálogo desde donde podrás crear la tabla. En nuestro caso,
elegiremos que esté en una nueva hoja de cálculo y seleccionaremos que los datos
que deseamos analizar es una tabla o rango de celdas.

Al finalizar, haz clic en el botón Aceptar.

Paso 5:
Excel agregará la tabla dinámica a una nueva hoja de cálculo y podrás empezar a
trabajar con ella inmediatamente.

Cómo usar una tabla dinámica:

Al crear una tabla dinámica, verás un panel de control al lado derecho de la hoja de
cálculo en que estés trabajando.

Desde allí podrás crear y configurar la tabla. Por ejemplo, desde este panel podrás
seleccionar los campos que quieras agregar al informe al hacer clic sobre ellos.

A medida que vayas agregando elementos, estos se irán añadiendo a las áreas
de Filtros, Columnas, Filas o Valores.

Dependiendo del tipo de campo que selecciones, este se agregará a una área
predeterminada. Los campos no numéricos se indexarán al área Filas, la
información relacionada a fechas u horas irá a Columnas y los campos numéricos
estarán en el área de Valores. Sin embargo, si quieres ubicar un campo en otra
área a la que originalmente Excel lo agrega, puedes arrastrarlo a donde quieras
ubicarlo.
En nuestro caso tenemos el presupuesto de gastos de un año. Entre los campos que
podemos agregar a la tabla están el tipo de egresos que hubo y cada uno de los
meses. Como solo queremos analizar el comportamiento de los gastos de enero a
marzo, seleccionaremos los campos egresos, enero, febrero y marzo.

Puedes modificar la tabla cuantas veces quieras haciendo clic en los campos que
quieras seleccionar para verlos en la tabla o dejar de seleccionarlos para quitarlos
de la tabla.

Actualizar una tabla dinámica:

Si agregas o cambias datos en la tabla de origen de la tabla dinámica, esta última no
se actualizará inmediatamente, así qué puedes realizar este procedimiento de dos
maneras:
Opción 1:
Haz clic en el botón derecho del ratón en cualquier parte de la tabla dinámica,
y selecciona la opción Actualizar en el menú que se abrirá.

Opción 2:
Selecciona una celda de la tabla dinámica que quieres actualizar. Ve a la
pestaña Analizar en la Cinta de opciones. Allí, haz clic en el comando Actualizar.

Se desplegará un menú, en donde debes escoger la opción Actualizar todo. La

tabla se actualizará inmediatamente.
Borrar una tabla dinámica:

Paso 1:
Selecciona la tabla dinámica.

Paso 2:
En la pestaña Analizar, haz clic en el comando Acciones.

Paso 3:
Se desplegará un menú, donde debes seleccionar la opción Borrar.

Paso 4:
Se desplegará un menú en donde podrás elegir si quieres Borrar todo o Borrar
los filtros que estén usando.
 Página 29: Los gráficos dinámicos en Excel
2016

Los gráficos dinámicos en Excel

2016
Además de las tablas dinámicas, Excel te permite crear gráficos
dinámicos para tener una mejor perspectiva de tu información.
Puedes crear una gráfico dinámico sin necesidad de crear una tabla
dinámica, solamente sigue estos pasos:

Paso 1:
Selecciona una celda de la tabla o de los datos que quieres ver
representados en el gráfico.

Paso 2:
En la pestaña Insertar de la Cinta de opciones, haz clic en el
comando Gráfico dinámico.
Paso 3:
Se abrirá el cuadro de diálogo Crear gráfico dinámico. Desde allí
podrás elegir si quieres que el gráfico se cree en la misma hoja de
cálculo en que está la tabla o se cree en una hoja nueva.

También podrás seleccionar si la fuente de datos que utilizarás es la

que está seleccionada o si deseas utilizar una fuente de datos
externa, y si quieres analizar varias tablas a la vez. Para este
ejemplo, usaremos una tabla existente y crearemos el gráfico en una
nueva hoja de cálculo.

Al finalizar, haz clic en el botón Aceptar.

Paso 4:
Se creará una hoja nueva donde estará el gráfico dinámico y un
panel desde donde podrás controlarlo.

Cómo funciona un gráfico dinámico:

Junto con el gráfico, se abrirá un panel desde el cual podrás
controlarlo y seleccionar la forma en que desees ordenar o filtrar la
información en él. A medida que vayas creando el gráfico dinámico,
el sistema también irá construyendo una tabla dinámica.
Cómo borrar un gráfico dinámico:

Paso 1:
Para borrar un gráfico dinámico, lo primero que debes hacer es
seleccionarlo.

Paso 2:
Después, en la Cinta de opciones, ve a la pestaña Analizar y haz clic
en el comando Acciones.

Paso 3:
Se desplegará un menú donde debes hacer clic sobre la
opción Borrar.
Paso 3:
Se desplegará un menú. Allí, haz clic en la opción Borrar todo. El
sistema borrará el gráfico inmediatamente y podrás construir uno
nuevo.

Página 30: Formato condicional en Excel

2016

Formato condicional en Excel

2016
Cuando tienes demasiados datos, puede ser difícil ver las tendencias
que los datos representan, por lo que el formato condicional es una
excelente herramienta para que puedas entender mejor la
información desde la tabla. Al aplicar el formato condicional en una
hoja de cálculo verás algo como:
Te permite añadir automáticamente algún color o icono a las celdas,
dependiendo del valor. Por ejemplo, en la hoja de cálculo que te
mostramos anteriormente establecimos que si una cifra es mayor de
4,000 la celda se tornará de color verde, y si es menor de 3,500, de
color rojo.

Cómo crear un formato condicional:

Paso 1:
Selecciona todas las celdas a las que desees añadir el formato
condicional.

Paso 2:
En el pestaña Inicio, haz clic en el comando Formato condicional.

Paso 3:
Se desplegará un menú desde el cual podrás escoger que tipo de
formato deseas aplicar. En nuestro caso, seleccionaremos la
opción Resaltar reglas de celdas.
Paso 4:
Se abrirá otro menú en el podrás elegir la regla conforme a la cual se
aplicará el formato elegido. Por ejemplo, al elegir la opción Es mayor
que, se marcarán las celdas que tengan un valor más alto del que le
indiques al programa.

Paso 5:
Aparecerá un cuadro de diálogo donde podrás especificar la regla.
En nuestro ejemplo le diremos que rellene las celdas que tengan un
valor mayor de 4500 con un color verde oscuro.

Al terminar, haz clic en el botón Aceptar.

Si quieres añadir un formato adicional para, por ejemplo, resaltar las
cifras menores de cierto rango, simplemente debes repetir
los pasos anteriores.

Además, existen muchos otros tipos de formatos condicionales, por

ejemplo:

Cómo quitar el formato condicional:

Si quieres desactivar el formato condicional en una hoja de cálculo,
sigue estos pasos:
Paso 1:
Selecciona las celdas en donde deseas desactivar el formato
condicional.

Paso 2:
Haz clic en el comando Formato condicional, que estará en la Cinta
de opciones en la pestaña Inicio.

Paso 3:
Se desplegará un menú. Allí selecciona la opción Borrar reglas.

Paso 4:
Verás que se abrirá un nuevo menú con las opciones Borrar reglas de
las celdas seleccionadas y Borrar reglas de toda la hoja. Haz clic sobre
la opción que se acomode al resultado que desees obtener y el
formato será eliminado.