Evidencia para Tramitación de Documentos – Profesora Yulieth Osorio Lobo

Elaboró: Patricia Rivera Carrillo

1. Elaborar un mapa conceptual del tema.
2. Cuales son las herramientas tecnológicas, manuales o automatizadas
para el recibo y despacho de documentos.
Desarrollo:
Los desarrollos tecnológicos que se han dado en los últimos años en los
campos de la informática y las telecomunicaciones, constituyen un factor de
gran importancia para el desarrollo de casi todas las actividades que
desarrolla el ser humano. Todos estos adelantos han producido cambios en
las fuerzas de trabajo.
Un primer programa automatizado es el de recibo y despacho de
correspondencia, facilita listados de correspondencia recibida y la
despachada. A través de base de datos se puede administrar el proceso de
préstamo de documentos y otros que suministran la información de la
ubicación física de un documento.
Entre los canales o medios de ingreso de documentos encontramos:
Fax: medio de telecomunicaciones que permite enviar copias de
documentos a la distancia ubicando por lo general las líneas
telefónicas. Se puede realizar a cualquier parte del mundo en la
medida de que tanto el emisor como el receptor cuente con este
medio.
La información recibida, se tramitará teniendo en cuenta la
información de forma integral de las series establecidas en las tablas
de retención documental, para la respectiva unidad de
correspondencia, la cual se encargará de dar los lineamientos para el
control y establecer los procedimientos adecuados para su
administración. La impresión de estos documentos debe ser en un
papel químico que garantice su permanencia y durabilidad.
Correo electrónico: es un medio de telecomunicación por computador
incorporado por el estadounidense que consistió en agregar un signo
@ a las direcciones de correo electrónico con la intensión de separar
el nombre del usuario y el servicio en el que aloja la casilla de correo.
Este tipo de medio de recibo y despacho de comunicaciones en su
utilización es reglamentado y se debe asignar responsabilidades de
acuerdo a la cantidad de cuentas habilitadas. Aun cuando las
unidades de correspondencia tendrán el control de los mismos,
garantizando el seguimiento de las comunicaciones oficiales recibidas
y enviadas.
 Página web: es un documento electrónico diseñado para Word Wilde
web (internet) que contiene información como texto, imagen, video,
animación, u otro. Sus principales características son los hipervínculos
también conocidos como links o enlaces y su función es la de vincular
una página con otra.

Las herramientas o elementos necesarios para estos canales de recibos de

documento son:
❖ Servicio de línea telefónica,
❖ Teléfonos con fax
❖ Computadores
❖ Servicio de internet. En algunos casos según el tamaño de la
empresa servidores.
❖ CD-Rom, DVD, Pen-Drive
❖ Software o base de datos

En cuanto a la recepción y distribución de los documentos en forma manual, estos

elementos importantes deben ser tenidos en cuento por los archivistas para
establecer los aspectos a normalizar, pues se debe tener en cuenta que la
producción documental no solo empieza en la empresa cuando se genera el
documento, sino incluso cuando se reciben estos, lo que indica que se debe llevar
un control de recibo y distribución de los mismos.
Cuando las empresas cuentan con un sistema centralizado de correspondencia
deben contar con una ventanilla única, así como también la infraestructura básica
que permita la atención eficiente y su respectiva distribución, según lo expuesto en
el Decreto 2150 de 1995 en su artículo 32 y en el Acuerdo 060 de 2001 del Archivo
General de la Nación en su artículo 3.
Entre las herramientas o elementos necesarios para la función en estos tipos de
tramitologías es necesario tener a disposición:

Equipos:
❖ Computador
❖ Impresora
❖ Fotocopiadora
❖ Reloj electrónico
❖ Escáner
❖ Teléfono fax
Muebles y escritorios:
❖ Mesas
❖ Sillas
❖ Casilleros
❖ Estantes
❖ Archivadores

Implementos de escritorio:
❖ Lapiceros
❖ Tijeras
❖ Sellos
❖ Almohadillas para sellos
❖ Tinta para sellos
❖ Tóner para impresora
❖ Tóner para fotocopiadora
❖ Huellero
❖ Perforadora
❖ Cosedora
❖ Grapas
❖ Ganchos legajadores
❖ Pegante
❖ Clips
❖ Borrador
❖ Resaltadores
❖ Tajalápiz o sacapunta
❖ Carpetas A-Z
❖ Archivadores de fuelle de cartón
❖ Hojas bond tamaño oficio y carta
❖ Sobres de manila todos los tamaños
❖ Sobres blancos
❖ Guillotina
❖ Formatos para recibo y despacho de documentos
 MAPA CONCEPTUAL

En gestión de archivos y documentos, es entendida

como un proceso secuencial de acciones y QUÉ ES
LA ADMINISTRACIÓN
operaciones lógicas, para el resultado óptimo de LA ADMINISTRACIÓN DOCUMENTAL
recepción, registro, entrega, aislamiento y
distribución de las comunicaciones.
QUÉ ES?

ETAPAS Proceso de elaboración de documentos

debidamente planeados y organizados desde la
❖ Planificación normatividad que soportan el proceso
❖ Organización administrativo y apoyan a la toma de decisiones.
❖ Dirección
❖ Control
FINALIDAD

Regular la gestión de archivo, con la recopilación de

datos para su respuesta y envío con sus respectivos
soportes.

FUNCIONES

▪ Control
▪ Mantenimiento
▪ Almacenamiento de
documento
▪ Descarte de documento
▪ Recuperación de la
información
▪ El Ruido documental
▪ Silencio documental
 PRINCIPIOS Y NORMAS
ARCHIVÍSTICAS

Acuerdo 060 (30 de octubre/2001) Algunos documentos referenciados que deben

Norma Icontec GTC 185 cumplir esta norma:
Normas de Gestión de Calidad
• Ntc 1001 (Papel, formatos)
• NTC 1486 (Presentación de tesis y CARTA COMERCIAL
trabajos de grado) NTC 3393
• NTC 1075 (Documentación. Guía
para numeración de divisiones y
CIRCULAR
subdivisiones en documentos NTC 3234
escritos)
• NTC 4436 Información y
documentación. Papel para MEMORANDO
documentos de archivo. Requisitos NTC 3397
de permanencia y durabilidad.
• NTC 5313 Información y ACTAS ADMINISTRATIVAS
Documentación. Reglas para la NTC 3394
abreviatura de títulos de
publicaciones.
INFORME ADMINISTRATIVO
NTC 3588
 COMUNICACIONES OFICIALES FORMATO DE RECEPCIÓN Y
DESPACHO DE DOCUMENTOS
(Los formatos son establecidos
QUE ES?
por la empresa)
Son todas aquellas comunicaciones en desarrollo
de las funciones asignadas legalmente a una
entidad, independientemente del medio
utilizado. PASOS

❖ Recepción
COMUNICACIONES OFICIALES ❖ Clasificación
RECIBIDAS ❖ Apertura
(Revisión y radicación) ❖ Revisión
COMUNICACIONES OFICIALES ❖ Radicación
INTERNAS ❖ Registro
(Manejo controles y ❖ Distribución o reparto
procedimientos establecidos) ❖ Despacho de documentos
❖ Traslado de documentos
COMUNICACIONES OFICIALES
ENVIADAS
(Distribución uso adecuado)

VERIFICACIÓN Y CONTROL

DOCUMENTACIÓN INTERNA O EXTERNA