Universidad Americana.

Escuela de Ingeniería de Sistemas. Bachillerato Ingeniería de Sistemas.

Gerencia de Proyectos

Profesor: Rogelio García Sanabria

Proyecto Final

Integrantes:

Mario Benavides– Hillary Víquez– Andrés Donato –

Fecha de entrega: 15 de diciembre 2022

 TABLA DE CONTENIDO
Desarrollo 9
Definición de la situación problema 9
Conceptualización del problema 9
Gobernabilidad del Proyecto 9
Tipo de Gobernabilidad. 10
Figura 1. Gobernabilidad de Portafolio 11
Justificación del proyecto 11
Objetivo General 12
Objetivos Específicos 12
Objetivos de la Investigación 13
Tipo de proyecto y Tipo Investigación 13
Responsabilidades asignadas al administrador del proyecto seleccionado 13
Involucrados en el Proyecto 14
Tabla 1. Involucrados en el Proyecto 14
Figura 2. Estructura Organizacional 17
Riesgos. 17
PRM. 17
ERM. 19
Identificar a los interesados 20
Desarrollar el plan para la dirección del proyecto 20
Planificar la gestión del alcance 20
Definir el alcance 21
Crear EDT/WBS 21
Planificar la gestión del cronograma 21
Planificar la gestión de riesgos 21
Identificar los riesgos 21
Realizar el análisis cualitativo de riesgos 22
Realizar análisis cuantitativo de riesgos 22
Planificar la respuesta de riesgos 22
Planificar la gestión de recursos 22
Planificar la gestión de costos 23
Estimar los costos 23
Estimar recursos de las actividades 23
Estimar la duración de las actividades 23
Desarrollo del cronograma 23
Determinar el presupuesto 24
Planificar la gestión de la calidad 24
Planificación de la gestión de las comunicaciones 24
Dirigir y gestionar el trabajo del proyecto 24
Gestionar el conocimiento del proyecto 24
Gestionar la participación de los interesados 25
Adquirir recursos 25
Desarrollar el equipo 25
Dirigir al equipo 26
Gestionar las comunicaciones 26
Gestionar la calidad 26
Implementar la respuesta a los riesgos 26
Monitorear y controlar el trabajo del proyecto (Monitoreo) 27
Realizar el control integrado de cambios 27
Controlar el cronograma 27
Controlar los costos 27
Monitorear los riesgos 28
Controla la calidad 28
Controlar los recursos (nuevo) 28
Validar el alcance 28
Controlar el alcance 29
Cerrar el proceso o fase 29
Inicialización de proyecto 29
Project Charter 29
Tabla 2. Project Charter 29
Statment of work 33
Tabla 3. Statment of work 33
Introducción 34
Alcance del Proyecto 34
Periodo de Ejecución 34
Lugar de Ejecución 34
Requerimientos de Trabajo 35
Kickoff 35
Fase de Diseño 35
Fase de Construcción 35
Fase de Implementación 36
Fase de Entrenamiento 36
Fase de Cierre del Proyecto 36
Hitos del Proyecto 36
Tabla 4. Hitos del proyecto 36
Criterios de Aceptación 37
Planeación del proyecto 37
Introducción 37
Alcance del proyecto 38
Plan de administración de cambios 38
Plan de manejo de comunicación 38
Tabla 5. Plan de manejo de comunicación 38
Plan de administración de riesgo 40
Registro de riesgo 41
Gestión de Staff 41
Tabla 6. Gestión de staff 41
Quality Managment Plan 44
Automatización de controles: 44
Estándares de Calidad 45
Tabla 7. Especificaciones y medidas 46
Roles y responsabilidades de calidad 47
Tabla 8. Roles y responsabilidades de calidad 47
Tabla 9. Entregables y procesos sujetos a revisión 47
Work Break Down Structure 48
Figura 3. Work Break Down Structure 48
Change Management Plan 48
Ejecución del Proyecto 49
Figura 4. Ejecución del proceso 50
Figura 5. Máquina tipo 1 51
Figura 6. Máquina tipo 2 51
Figura 7. Máquina tipo 3 52
Máquina Tipo 1 52
Figura 8. Tipo de servidor de la máquina tipo 1 52
Máquina Tipo 2 53
Figura 9. Tipo de servidor de la máquina tipo 2 53
Máquina tipo 3 53
Solución propuesta 54
Figura 10. Solución propuesta 54
Sistema de gestión 54
Figura 11. Sistema de gestión 54
Figura 12. Componentes del sistema de gestión 55
Propuestas de sistema descartadas Azure + Power BI 56
Figura 13. Propuestas de sistema descartadas Azure + Power BI 56
Infraestructura actual 56

Figura 14. Infraestructura actual

56
Monitoreo y Control del Proyecto 56
Project Status Report 57
Información general del Proyecto 57
Estado General del Proyecto 57
Resumen del Proyecto 57
Estado del proyecto 57
Cierre del Proyecto 59
Resumen Ejecutivo 59
Transición 59
Organización del equipo de transición 60
Tabla 10. Organización del equipo de transición 60
Transición de la fuerza laboral 61
Ejecución del trabajo durante la transición. 62
Transición de propiedad 62
Propiedad intelectual. 62
Cuentas de usuario y contraseñas 62
Transferencia de Conocimientos 62
Calendario 62
Tabla 11. Calendario 62
Entrega y Aceptación 63
Lecciones aprendidas 63
 ÍNDICE DE TABLAS

Tabla 1. Involucrados en el Proyecto

Tabla 2. Project Charter
Tabla 3. Statment of work
Tabla 4. Hitos del proyecto
Tabla 5. Plan de manejo de comunicación
Tabla 6. Gestión de staff
Tabla 7. Especificaciones y medidas
Tabla 8. Roles y responsabilidades de calidad
Tabla 9. Entregables y procesos sujetos a revisión
Tabla 10. Organización del equipo de transición
Tabla 11. Calendario
 ÍNDICE DE FIGURAS

Figura 1. Gobernabilidad de Portafolio

Figura 2. Estructura Organizacional
Figura 3. Work Break Down Structure
Figura 4. Ejecución del proceso
Figura 5. Máquina tipo 1
Figura 6. Máquina tipo 2
Figura 7. Máquina tipo 3
Figura 8. Tipo de servidor de la máquina tipo 1
Figura 9. Tipo de servidor de la máquina tipo 2
Figura 10. Solución propuesta
Figura 11. Sistema de gestión
Figura 12. Componentes del sistema de gestión
Figura 13. Propuestas de sistema descartadas Azure + Power BI
Figura 14. Infraestructura actual
 9

Desarrollo

Definición de la situación problema

Se evidencia que la empresa Proxi.tech carece de un sistema de autogestión para que

sus empleados realicen la solicitud de vacaciones, permisos, licencias, solicitud de
constancias, etc. En la compañía se han presentado problemas al tratar de generar la
solicitud de estos procesos ya que requieren datos de diferentes áreas y esto se realiza de
manera manual a los colaboradores que obtienen la información de los diferentes sistemas.

Además, la empresa inicio un proceso de expandir sus operaciones brindando nuevos

servicios. Todos estos nuevos retos han presentado cambios estructurales muy importantes
los cuales requieren que la empresa modernice tanto sus procesos de producción como la
manera de hacer negocios esto con el objetivo de dar abasto con la alta demanda de sus
servicios tradicionales tanto como para continuar con el desarrollo y consolidación de los
servicios nuevos.

Conceptualización del problema

Actualmente en la empresa Proxi.tech no se cuenta con un sistema automatizado de

solicitud de vacaciones, permisos, constancias.

En el caso de solicitud de vacaciones, constancias, permisos y licencias el empleado

debe solicitar las vacaciones a su jefe directo, seguido de esto contactar al personal de
recursos humanos para ingresar una boleta de la solicitud correspondiente generando que
se pueda perder documentación y no queda un registro de los permisos o constancias que el
usuario ha solicitado.

Se evidencia la necesidad de automatizar este proceso ya que la manera de realizarlo

no es la óptima porque nos genera reprocesos y perdida de registros.

Gobernabilidad del Proyecto

 10

La aplicación de un modelo de gobernabilidad en la gestión de proyectos se ha vuelto

un tema de mucha relevancia, pues brinda una serie de herramientas que perfilan una
mayor probabilidad de éxito en estos. La gobernabilidad proporciona información
confiable y de primera mano ante las juntas directivas de las organizaciones, que permite
tomar decisiones de la manera más oportuna posible. Ante esta definición el ejecutar la
gobernabilidad en la empresa Proxi.tech para el proyecto de mejora de solicitudes de nivel
de los empleados, consiste en llevar a cabo un sistema más automatizado para obtener un
mejor control de las solicitudes que desean los empleados. Se debe elegir un modelo
correcto ya que centraliza una mejora al departamento de recursos humanos, ya que ellos
son los encargados de revisar dichas solicitudes, esto con el fin de que el gerente este al
tanto de cada una de las solicitudes que se soliciten, por lo cual al automatizar el proceso se
debe establecer un proyecto claro de cómo realizar dicha automatización.

Tipo de Gobernabilidad.

La gobernabilidad del proyecto se llevará a cabo por medio de un Portafolio y se

estructurará de la siguiente manera:

Portafolio: Administrativo.

Programa: Sistema de solicitud de vacaciones. Proyectos:

- Diseño de la interfaz gráfica del sistema.

- Rediseño de la base de datos empresarial.
- Desarrollo del módulo para solicitar vacaciones, permisos y licencias.

Otros proyectos en conceptualización:

- Desarrollo de un nuevo sitio de Interfaz porcentaje de avance 90%.

- Desarrollo de sistema para control de activos 30%.
- Desarrollo de app móvil 70%.
- Expediente Médico Digital Winu 15%.
- Viivo 10%.
- PRICOSE 90%.
 11

Figura 1. Gobernabilidad de Portafolio

Justificación del proyecto

Al automatizar el sistema de solicitudes el empleado realizará la autogestión lo que

va a disminuir el reproceso de realizar la solicitud con anterioridad al jefe directo, seguido
contactar al personal de administración para poder realizar el ingreso de la boleta de
solicitud y se eliminaría el riesgo de perder documentación de las vacaciones y solicitudes
de los empleados

Si se automatiza este sistema se crearía un SharePoint donde el empleado pueda

ingresar con un usuario y contraseña que estaría ligado directamente al Active Directory de
la compañía para mayor seguridad y desde el SharePoint el empleado tendría las siguientes
 12

opciones disponibles:

- Permiso por defunción

- Servicio de jurado o licencia por asuntos jurídicos
- Licencia sin sueldo
- Vacaciones
- Licencia por matrimonio
- Incapacidad
- Solicitud de constancia salarial
- Solicitud de constancia de tiempo laborado

En el caso de solicitud de vacaciones, licencias, permisos por defunción o asuntos

jurídicos una vez que el empleado envía la solicitud con la evidencia en caso de ser
necesaria este sistema debe enviar la gestión al jefe directo por medio de correo electrónico
donde el jefe solamente deba presionar un botón de aprobado o denegado y esta respuesta
le sea notificada al empleado por medio de correo electrónico.

El sistema manejaría automáticamente el proceso de aumentar o descontar las

vacaciones según sea el caso y almacenar el registro de todos los permisos.

Si la solicitud hace referencia a una incapacidad el sistema se encarga de notificar a

las áreas correspondientes y almacenar el registro correspondiente.

Cuando se trata de una solicitud de constancias se notificará al personal

administrativo encargado de realizar esta documentación.

Objetivo General

- Brindar procesos automatizados lo cual se alinea con los planes estratégicos de la

organización

Objetivos Específicos

- Organización y almacenamiento de los datos de solicitudes realizas por los empleados

 13

- Agilizar los procesos de solicitudes

- Diseño y creación de un SharePoint organizacional
- Migrar los datos con lo que cuenta la organización hasta el momento

Objetivos de la Investigación

Tipo de proyecto y Tipo Investigación

El proyecto es de tipo básico debido a la necesidad por parte de la empresa por

mejorar los procesos internos de la compañía e innovar en múltiples aspectos.

El portafolio de inteligencia de negocios será una herramienta esencial tanto en

decisiones de corto plazo como en los proyectos de largo plazo.

La organización espera automatizar procesos utilizando la información generada por

el sistema y la capacidad de este de correlacionar información con múltiples fuentes.

El tipo de Investigación se establece que es descriptiva, esto porque se enfoca en un

informe detallado del caso de estudio, características y mejora en el proceso para la
empresa Proxi.tech.

Responsabilidades asignadas al administrador del proyecto seleccionado

- El administrador del proyecto debe definir los stakeholders esto es una parte
importante del proceso del proyecto porque así se identifican a todos los afectados
directa e indirectamente por el mismos de modo tal que se puedan brindar
comunicaciones a tiempo a todos los envueltos.
- Distribución de tareas y definición de tiempos de trabajo, así como ruta crítica del
proceso de desarrollo, para definir la relevancia de las tareas y que tan importantes en
la priorización o progreso de otras tareas.
- Asegurarse del cumplimiento de las tareas y el presupuesto acordado, el
administrador tiene la responsabilidad de coordinar, y asegurar el debido tránsito de
 14

todas las tareas y su cumplimiento y en caso de cualquier eventualidad informar a los

involucrados.
- Definir los puntos de revisión o QA del proyecto (entregables), para definir
correcciones o puntos de mejora en caso de ser necesario.

Involucrados en el Proyecto

Tabla 1. Involucrados en el Proyecto

Involucrados Por qué se identificó Manera que influye

- Es el máximo responsable
Es la persona que se encarga
Director de del correcto funcionamiento
de aprobar o desaprobar las
Recursos del departamento de
solicitudes recibidas por parte
Humanos recursos humanos de la
de los empleados.
organización empresarial.

- Verifica cada uno de los

Se encarga de llevar a cabo
Administrador de la revisión de cada uno de
Nómina los horarios asignados a los
funcionarios de la empresa.
horarios establecidos y se
encarga de llevar el control de
la nomina para validar si se
hacen horas extras, también
lleva los
días de vacaciones y también
puede analizar las solicitudes
que se realizan.

Involucrados Por qué se identificó
Es el encargado de la
supervisión del desarrollo
del nuevo sistema de
Gerente de TI solicitudes que se va a
establecer, para optimizar el
proceso de las peticiones de
los empleados.
Administrador que
Administra coordinará la integración de
dor de los datos provenientes de los
programa archivos de recursos
humanos.
Administrador de proyectos
Gerente de proyectos dentro de los programas
activos del portafolio.
Forma parte del equipo
Analista de sistemas de producción y
desarrollo.
15
Manera que influye
- Supervisará las fases de
desarrollo del sistema de las
solicitudes, es el encargado de
llevar el control de como se va
a desarrollar cada proceso de la
optimización del sistema con
todo el personal de TI.
- Es el coordinador principal
del programa, se asegurará
que los objetivos del
programa se cumplan y estén
acordes a los objetivos
establecidos del portafolio.
- Encargado de mantener el
proyecto alineado con
los procesos establecidos
- Se encargará de optimizar los
recursos y asegurar el
cumplimiento de las metas
- Sus tareas están relacionadas a
la implementación de
prácticas correctas, así como
el diseño de estrategias y
requerimientos para abordar el
desarrollo del proyecto.

Involucrados Por qué se identificó
Forma parte del equipo de
DBA
producción y desarrollo.
Forma parte del equipo de
Desarrollador
producción y desarrollo.
Forma parte del equipo de
Tester
producción y desarrollo.
16
Manera que influye
Su responsabilidad principal es
la administración de las bases de
datos, creación de tablas,
funciones, procedimientos
almacenados, y asignación roles.
Estará a cargo de la
programación y desarrollo del
sistema.
Es el responsable de planificar y
ejecutar todas las pruebas
necesarias para asegurar la
calidad en el proyecto.
 17

Figura 2. Estructura Organizacional

Director de
Gerente de TI Recursos Humanos

Administrador Gerente del Administrador

de programa proyecto de Nómina

Analista de
sistemas

Desarrollador

Tester

DBA

Se determina la siguiente estructura organizacional para la ejecución del proyecto

tomando en cuenta que el departamento de TI cuenta con una gerencia formada por
desarrolladores experimentados en los lenguajes de programación requeridos, tester’s que
cuentan con la experiencia necesaria para poder llevar a cabo tanto pruebas de caja blanca
como pruebas de caja negra, analistas de sistemas encargados del desarrollo de los
requerimientos del proyecto, DBA’s para el manejo correcto de las bases de datos y todo
esto va de la mano de la gestión administrativa que se encargará de la aprobación y el
manejo de las solicitudes y gestión del personas de la compañía.

Riesgos.

PRM.

Curva de aprendizaje: A la hora de hacer una herramienta nueva se requiere entrenar

al personal para el uso de esta, esta curva de aprendizaje puede variar su duración y afectar
 18

el flujo normal del proceso una vez implementada la solución. Secundarios

1. Duración de la curva
2. Costos asociados a reentrenamiento

Residuales.

Costos asociados a entrenamiento de nuevo personal 2. Retrabajo por error humano:

Una vez implementada la solución existe la incertidumbre de saber si los usuarios están
haciendo un buen uso de la herramienta, por lo que esto puede generar retrabajos como
validación, validación con el usuario, errores en los ingresos de información entre otros,
que le pueden generar al personal tanto de TI como de recursos humanos retrabajos o
correcciones en las solicitudes invalidas.

Secundarios

a. Horas extra Residuales

i. Reentrenamiento del personal

Sostenimiento de la plataforma en línea: Es importante confirmar todo lo que

representa el sostenimiento de la plataforma en sentido del licenciamiento, storage,
mantenimiento, soporte, mejoras, entre otros procesos de segundas y terceras bases y
dejarles saber a los stake holders para validar si es viable la implementación.

Secundarios.

a. Licenciamientos y storage Residuales

i. Nuevos licenciamientos o creación de usuarios para nuevo personal Soporte
post reléase: Existe una incertidumbre de que un departamento se hará cargo del
soporte de la aplicación y definir los roles post-release y responsabilidades del sistema
en los diferentes departamentos.

Secundarios.

a. Pago de certificados de seguridad Residuales

 19

i. Mantenimientos y costos asociados

Mala estimación del almacenamiento requerido: Esto puede afectar el costo estimado
del almacenamiento en la plataforma Cloud.

Secundarios.

a. Replanteamiento del costo del proyecto Residuales

i. Costos asociados a la plataforma Cloud.

Incompatibilidad no detectada: Problemas con sistema operativo y herramientas que

la empresa utiliza en la actualidad.

Secundarios.

a. Replanteamiento o cancelación del proyecto Residuales

i. Retrasos asociados

Bugs inesperados: Esto podría generar retrasos en el lanzamiento de la plataforma.

Secundarios.

a. Retrasos asociados Residuales

i. Horas extra

ERM.

Infecciones de covid en involucrados en el desarrollo del proyecto: Existe una

posibilidad de retrasos y costos en pruebas y asumir incapacidades por este virus.

Secundarios.

a. Recarga de trabajo al resto del personal Residuales

i. Costos asociados a asuntos médicos e incapacidades por otras enfermedades:
Retrasos y costos asociados.
 20

Secundarios.

1. Recarga de trabajo al resto del personal

2. Horas extra

Residuales

i. Costos asociados a asuntos médicos e incapacidades

Corte de energía durante despliegue de nuevo sistema: Retrasos o problemas en el

servidor donde se hace el despliegue.

Secundarios

1. Retrasos
2. Daño a otros sistemas

Residuales

ii. Costos relacionados al sistema caído

Identificar a los interesados

Este proceso es muy importante ya que los interesados deben estar al tanto de cuál
es el alcance y también cual es el avance del proyecto, se debe realizar periódicamente para
evitar que al final del proyecto no sea para el público deseado y asegurarnos que cumpla
con las expectativas

Desarrollar el plan para la dirección del proyecto

Debido al tipo de proyecto y al alcance este desarrollo se realiza de manera

resumida.

Planificar la gestión del alcance

El proceso de planificar la gestión de alcance nos brinda una guía del alcance y
 21

como vamos a gestionar el mismo por lo que si se debe realizar y nos genera valor

Definir el alcance

La definición del alcance nos brinda un panorama más claro de que es lo que vamos
a desarrollar y además que es requerido para que esto sea aceptado por los interesados

Crear EDT/WBS

El EDT describe el alcance del proyecto identificando basado según los

entregables, los cuales se dividen en componentes lo suficientemente pequeños y que sean
manejables para planificar mejor e identificar los elementos finales, llamados "Paquetes de
Trabajo". Par el caso de nuestro proyecto si aplica ya que es de gran ayuda poder sintetizar
en pequeños módulos las funcionalidades descritas en el problema del proyecto.

Planificar la gestión del cronograma

En este proceso se definen las políticas para elaborar y gestionar el cronograma y

los temas relacionados con la gestión de cambios, además se define cómo se van a
gestionar todas las contingencias, los cambios solicitados en el cronograma y también
cómo se va a actualizar esos cambios.

Planificar la gestión de riesgos

Planificar la gestión de los riesgos es el proceso por el cual se define cómo se va

realizar la identificación, el análisis, y la planificación de respuesta ante los riesgo, esto
para aumentar la probabilidad y el impacto de las oportunidades, y disminuir la
probabilidad, el impacto y riesgo de las amenazas, en concreto para nuestro proyecto si
aplica ya que se quiere desarrollar una serie de protocolos que como bien menciona la
definición por sí misma, tratar de adelantarse a esa incertidumbre que se plantea ante
cualquier proyecto.

Identificar los riesgos

 22

En este proceso se plantea que evento o condición presenta una incertidumbre, o

generan algún tipo de riesgo a nuestro proyecto, para ello por lo general se documenta cada
una de las características de ese riesgo en específico. Para nuestro proyecto este proceso
también aplicaría al igual que el proceso anterior, puesto que es de suma importancia
describir los posibles riesgos y tomar cartas en el asunto ya sea para crear nuevos
estándares en la seguridad del proyecto o reforzar los que ya se tienen.

Realizar el análisis cualitativo de riesgos

Este proceso consiste en incluir todos los métodos para priorizar los riesgos
identificados, así como realizar otras acciones, como el análisis cuantitativo de riesgos o
planificación de la respuesta a los riesgos. De este modo, se pueden mejorar el rendimiento
del Proyecto de manera efectiva. Pudiendo así, centrarse en los riesgos de una prioridad
alta. En la aplicación a nuestro proyecto sabemos la utilidad de este proceso y los insumos
que nos genera per en el tema de riesgos solo se va a realizar la identificación de los
mismo.

Realizar análisis cuantitativo de riesgos

Para el proyecto se deben de dar a conocer los puntos críticos que pueden generar
un riesgo para el desarrollo del proyecto, como tener establecido el almacenamiento de la
información que se va a desarrollar del proyecto ya que es de suma importancia para que
no se ocasionen problemas con pérdida de información de los colaboradores de la empresa
y también establecer las medidas de seguridad para el ingreso al sistema.

Planificar la respuesta de riesgos

Se debe de llevar un control con cada una de las modificaciones que se realiza en el
proyecto esto ayuda para siempre tener claro quien está manipulando la información del
proyecto.

Planificar la gestión de recursos

Se van a identificar todos los medios que sean necesarios para el desarrollo del
 23

proyecto y con esto establecer un estimado de los recursos que se ocuparan para dar inicio
con las actividades del proyecto, ya que una mala planificación puede generar más uso de
los recursos.

Planificar la gestión de costos

Importante siempre tener claro cada uno de los costos de desarrollo así se podrá
realizar los cálculos para verificar que todo se ajuste el presupuesto inicial.

Estimar los costos

Se debe tener el dato exacto de cada uno de los costos de producción del proyecto
ya que se va a requerir mano de obra y también mantenimiento para el sistema empleado
en el proyecto que se realiza.

Estimar recursos de las actividades

Cada actividad ya sea de análisis, diseño, desarrollo y mantenimiento se debe

asignar una serie de recursos los cuales ayudaran a mejorar el rendimiento a la hora de
proceder con el proyecto establecido.

Estimar la duración de las actividades

Se debe generar un estimado de tiempo por cada una de las actividades que se van a
realizar ya que, esto enfocará más a los participantes del proyecto en tratar de realizar el
proyecto de la manera más eficaz y así siempre tratando de cumplir con cada una de las
actividades dentro el tiempo dado.

Desarrollo del cronograma

Esto es una parte relevante para el proyecto por muchas razones, entre ellas que
permite medir durante el desarrollo del proyecto el progreso, ayuda a generar una
expectativa del entregable del proyecto, además de que nos ayuda a reconocer la cadena
critica, para priorizar en el proyecto.
 24

Determinar el presupuesto

Esto permite saber no solo cuanto tenemos disponible para utilizar en el proyecto,
además permite saber cómo se va a distribuir el gasto, recortar o revisar como se va
procesando y detener posibles sobre gastos a tiempo.

Planificar la gestión de la calidad

El éxito de un proyecto se mide no solo en su desarrollo, y lanzamiento sino

también en la sostenibilidad de este, esto se logra con un buen control de la calidad y la
planeación de la gestión de esta es de alta relevancia, permite detectar errores o fallas
dentro del marco de proyecto, prepararse o mejorarlos a tiempo antes del lanzamiento.

Planificación de la gestión de las comunicaciones

Esto permite controlar y asegurar como y cuando se da la información tanto a lo

interno del equipo como que se va comunicando a los stakeholders y público en general.
Llevando el debido control se asegura la debía distribución de la información y se pueden
calendarizar.

Dirigir y gestionar el trabajo del proyecto

En la gestión del proyecto se dirige por ser las acciones que se acordaron o se
plasmaron en el proceso de la planeación, en este proceso además se tiene que manejar el
proceso y las eventualidades y la capacidad de reacción del equipo ante cualquier
situación.

Gestionar el conocimiento del proyecto

En este paso se valoran las habilidades de los integrantes del equipo y de este modo
poder compartir estas habilidades no solo para la debía asignación de tareas sino también
para compartir el conocimiento y fortalezas de los miembros entre sí, de modo que se
 25

puedan crear equipos más preparados.

Gestionar la participación de los interesados

Es el proceso de comunicarse y trabajar con los interesados, para satisfacer sus

necesidades, expectativas mediante negociación, y abordar los incidentes en el momento en
que suceden y así anticipar futuros problemas que se puedan plantear, además en este
proceso se fomenta la participación continua de los mismos involucrándose para obtener o
confirmar su compromiso con el desarrollo del proyecto. En el caso de nuestro proyecto
este proceso es de suma importancia y aplicaría ya que no se quiere realizar un desarrollo y
enviarlo a producción sin la aprobación de todos los interesados.

Adquirir recursos

Para adquirir al equipo del proyecto se debe conocer qué personas han sido
previamente asignadas al proyecto, así como negociar para obtener los mejores recursos
posibles.

Contratar a nuevos trabajadores (internos o externos) y conocer las ventajas y

desventajas de los equipos virtuales.

No adquirir los recursos humanos necesarios para el proyecto puede impactar en los
cronogramas, los presupuestos, la satisfacción del cliente, la calidad y los riesgos.

Desarrollar el equipo

Desarrollar el equipo del proyecto es el momento en el que se mejoran las

capacidades individuales y grupales de los miembros del equipo.

Por lo tanto, el equipo debe mejorar competencias, cohesión, trabajo en equipo,

confianza, interrelaciones, habilidades.

Además, se debe motivar constantemente a su equipo proporcionando desafíos y

oportunidades, brindando retroalimentación y apoyo de manera oportuna.
 26

Dirigir al equipo

Dirigir el equipo del proyecto implica dar seguimiento del desempeño de los
integrantes, implica retroalimentación y resolución de conflictos o polémicas.

También se suelen enviar solicitudes de cambio, se actualiza el plan de gestión de

los recursos humanos, se resuelven los problemas, se suministran datos de entrada para las
evaluaciones del desempeño y se añaden lecciones aprendidas a la base de datos de la
organización.

Gestionar las comunicaciones

Gestionar las comunicaciones es el proceso de crear, recopilar, distribuir,

almacenar, recuperar la información del proyecto de acuerdo con el plan de gestión de las
comunicaciones.

El principal objetivo es proporcionar un flujo de comunicación efectiva y eficiente

entre el equipo del proyecto y los interesados.

Gestionar la calidad

En este proceso se verifica que todos los procesos y normas establecidos en el plan
de calidad previamente declarado se estén implementando, por lo cual este proceso si
aplica en nuestro proyecto ya que el tester asignado en el equipo de desarrollo revisará
todos los requisitos de calidad y los resultados obtenidos a partir de las medidas de control
de calidad.

Implementar la respuesta a los riesgos

Es el proceso de implementar planes acordados de respuesta a los riesgos. El

beneficio clave de este proceso es que asegura que las respuestas a los riesgos acordadas se
ejecuten tal como se planificaron, a fin de abordar la exposición al riesgo del proyecto en
general, y en nuestro proyecto si aplicase ya que de presentarse algún riesgo se debería
actuar según lo acordado en determinado escenario.
 27

Monitorear y controlar el trabajo del proyecto (Monitoreo)

Consiste en recopilar, medir y distribuir la información relativa al desempeño, y en

evaluar las mediciones y las tendencias que van a permitir efectuar mejoras al proceso. El
seguimiento continuo proporciona al equipo de dirección del proyecto conocimientos sobre
la salud del proyecto y permite identificar las áreas susceptibles de requerir una atención
especial. Esto forma una parte importante del proyecto ya que si no se realiza un monitoreo
y control constante el proyecto se puede salir de su línea o se puede atrasar en sus avances.

Realizar el control integrado de cambios

Consiste en revisar todas las solicitudes de cambios, aprobar los mismos y gestionar
los cambios a los entregables. Así como a los activos de los procesos de la organización, a
los documentos del proyecto y al plan para la dirección del proyecto. Es importante hacer
énfasis en que debe haber una persona encargada de revisar y aprobar estos cambios, para
que se realicen de manera efectiva y asertiva.

Controlar el cronograma

Consiste en dar seguimiento al grado de ejecución del cronograma del proyecto y

en controlar los cambios en la línea base del cronograma. Es un proceso que va ligado con
el monitoreo del proyecto ya que se trata de que las actividades se realicen en el tiempo y
fecha establecidos.

Controlar los costos

El tema de los costos relaciona a la gestión empresarial con la tecnología y procesos

que su organización posee. Es indispensable clasificar y registrar contablemente los costos
desde diversas perspectivas debido a sus implicaciones para la gestión de las
organizaciones. Es importante siempre tratar de que los costos se mantengan nivelados y si
es posible bajen de lo que se tenía previsto.
 28

Monitorear los riesgos

Monitorear los Riesgos es el proceso de monitorear la implementación de los planes

acordados de respuesta a los riesgos, hacer seguimiento a los riesgos identificados,
identificar y analizar nuevos riesgos y evaluar la efectividad del proceso de gestión de los
riesgos a lo largo del proyecto. Si se tiene este monitoreo de riesgos al día es probable que
el riesgo se pueda mitigar antes de que suceda.

Controla la calidad

Es importante considerar que el control de calidad no se encuentra sólo en una parte

de la cadena de producción, sino durante la cadena de producción, a través de procesos
administrativos de chequeo, verificación visual, testeo y análisis. Este proceso es de gran
importancia para el paso final ya que si se tiene un buen control de calidad el proyecto
final será exitoso.

Controlar los recursos (nuevo)

El proceso de garantizar que los recursos físicos asignados al proyecto estén

disponibles según lo previsto, así como la supervisión de la utilización prevista frente a la
real de los recursos y la ejecución de la acción correctiva necesarias. Este es un proceso
que va ligado al control de gastos ya que si se maneja un buen uso de los recursos los
gastos van a bajar.

Validar el alcance

La validación del alcance se diferencia de la verificación o control de calidad en

que en el primero se centra en que el cliente formalice la aceptación de los productos
entregables completados. Por otro lado, la verificación realizada en el control de calidad
por el equipo de dirección del Proyecto se centra en la comprobación de que los productos
entregables completados cumplen con los requisitos especificados para cada uno.
 29

Controlar el alcance

El propósito de este proceso es medir el grado de cumplimiento conseguido

respecto al alcance del proyecto. Además de supervisar cualquier solicitud de cambio que
afecte a la línea base del alcance. Es de gran importancia igual que los anteriores mantener
este proceso al día para saber si se va a llegar al alcance en la fecha establecida.

Cerrar el proceso o fase

El proceso que consiste en finalizar todas las actividades a través de todos los
grupos de procesos de dirección de proyectos para completar formalmente el proyecto o
una fase de este. El director del proyecto revisará toda la información anterior procedente
de los cierres de las fases previas para asegurarse de que todo el trabajo del proyecto está
completo y de que el proyecto ha alcanzado sus objetivos.

Inicialización de proyecto

Project Charter

Tabla 2. Project Charter

Nombre del Proyecto: Interfaz

Fecha: 12/08/2021 sistema automatizado de solicitud de
vacaciones
Justificación

Al automatizar el sistema de solicitudes el empleado realizará la autogestión lo que va a

disminuir el reproceso de realizar la solicitud con anterioridad al jefe directo, seguido
contactar al personal de administración para poder realizar el ingreso de la boleta de
solicitud y se eliminaría el riesgo de perder documentación de las vacaciones y solicitudes
de los empleados
 30

Objetivos de negocio Objetivos del proyecto y criterio de

éxito
Los objetivos de negocio para este proyecto se
centran en brindar procesos automatizados lo cual - Los objetivos acordados para
se alinea con los planes estratégicos de la considerar el proyecto un éxito
organización son los siguientes:
Mejorar los procesos de la organización - Organización y almacenamiento de
los datos de solicitudes realizas por
los empleados
- Agilizar los procesos de
solicitudes
- Diseño y creación de un
SharePoint organizacional
- Migrar los datos con lo que
cuenta la organización hasta el
momento
Breve descripción del proyecto

El proyecto automatización de solicitudes permite mejorar la gestión de procesos de la

organización. El proyecto brindará a los empleados la facilidad de realizar las gestiones
desde una plataforma y recibir el resultado por medio de correo.
Requerimientos

El proyecto de seguir los siguientes requerimientos para ser considerado exitoso

La normalización de datos debe ser probada y validada por los Stakeholders representante
de cada departamento.
Previo al lanzamiento la producción se deben realizar pruebas para asegurar el buen
funcionamiento del sistema.
 31

Limitaciones

La arquitectura aprobada debe tener la disponibilidad para almacenar información

indefinidamente.

Alcance preliminar

El proyecto para desarrollar incluirá la opción de solicitud de vacaciones en su primera fase,

esto quiere decir que presentará el primer entregable a la organización para caminar hacia un
estado de automatización y eficiencia constante.

Las soluciones implementadas representan aspectos claves que la organización desea mejorar
para agilizar las gestiones.

Riesgos principales

El proyecto representa un cambio en la manera en la que organización maneja las gestiones

que podrían ser considerada sensible.

Filtración de información sensible de los empleados

Afectación en el documento de Recursos Humanos

Entregables claves

Los siguientes entregables deben cumplirse una vez que se complete con éxito el proyecto

- SharePoint empresarial
- Documentación técnica de todas las fases del proyecto
- Manuales de uso para los usuarios
 32

Tarea Fechas
Creación de lista de requerimientos 30/08/2021
Implementación de Infraestructura 15/09/2021
Implementación en producción 30/12/2021
Entrega final del proyecto 30/04/2022

Calendario de Hitos del proyecto

Presupuesto global preliminar

Resumen de costos
Componente Costo
Personal que ejecutará el proyecto $30000
Hardware $60000
Software $70000
Total $160000

Requerimientos de aprobación de proyecto

El proyecto se llega a aceptar una vez que se cumplan con todos los requisitos que fueron
propuestos como lo son:

- Se entregue el SharePoint en producción

- Se realice la migración de los datos que almacena Recursos Humanos
 33

- Se realicen las pruebas que aseguren el funcionamiento correcto del sistema

Gerente de proyecto

Jorge Valverde Morales es el administrador de proyecto, será el encargo de la gestión y

alineación del proyecto con los requisitos establecidos.
Patrocinador Firma del patrocinados

Statment of work

Tabla 3. Statment of work

Nombre de la compañía Proxi.tech Cliente Proxi.tech

Autores Rosa Esquivel Fecha de recibido

Anthony Flores 30/08/2021

Sarahi Saballos

Adrián Castro

Geiner Sánchez

Carlos Vargas

Meibelyn Robles
Inicio del proyecto 30/10/2022 Versión 1.0
Fecha final 30/01/2023

Introducción

La empresa Proxi.tech actualmente se encuentra realizando cambios internos su

principal objetivo es realizar la automatización de procesos, ya que presenta varios
desafíos debido al incremento de personal que ha tenido últimamente.
 34

Todos estos nuevos desafíos han presentado cambios internos muy importantes los
cuales requieren que la empresa modernice sus procesos de gestiones como realizar la
automatización de las solicitudes que pueden realizar los empleados y almacenar esta
información en un mismo sitio.

La compañía presenta dificultades actualmente para mantener información de los

empleados actualizada, realizar la gestión se ha complicado debido al flujo de trabajo con
el que cuenta el departamento de Recursos Humanos.

Alcance del Proyecto

El alcance del proyecto incluye la planeación, ejecución, implementación y

migración de información.

En cada fase del proyecto se debe capacitar a los empleados para que la utilización
del sistema sea la óptima y además brinde el beneficio deseado.

Periodo de Ejecución

El periodo de ejecución del proyecto es aproximadamente de alrededor de un año, 8

meses.

Empezando el 30 de agosto del presente año y terminándolo el 30 de Abril del año

siguiente. Cualquier cambio o modificación de fechas, tiempo o entregas, debe ser
aprobada por el equipo.

Lugar de Ejecución

La ejecución del proyecto será realizada en las instalaciones de la empresa, al igual

que la implementación y entrenamientos.

Requerimientos de Trabajo

Como parte del siguiente proyecto, será la ejecución de tareas. La lista de estas será
las siguientes, estas están divididas por las diferentes fases:
 35

Kickoff

- Se realiza la presentación del documento de la propuesto relacionadas con posibles

implementaciones de la automatización y autogestión para la implementación del
proyecto.
- Se realizará una sesión de manera exhaustiva para asegurar la calidad del producto y
aclarar dudas relacionadas con la operación.

Fase de Diseño

- El PM se reunirá con los directores de la compañía para definir los indicadores que
deben ser monitoreados constantemente y que aporten valor a la solución a
implementar.
- Se hará un análisis exhaustivo de las bases de datos que necesitan ser unificadas, esto
con el objetivo de unificar en un solo sitio la documentación de Recursos Humanos.
- Se procederá a diseñar una solución de migración de datos al SharePoint

Fase de Construcción

- Se implementará la infraestructura previamente aprobada.

- Se procederá a cargar el sistema con información preliminar para efectos de prueba
de calidad.
- De manera periódica la información tendrá que ser validada por personal de Recursos
Humanos para asegurar que el formato, información y documentación que presentan
los empleados sea correcta.
- Quincenalmente se agendará una reunión amplia con todos los involucrados con el
objetivo de asegurar la armonía y la sincronía con los objetivos principales
planteados.

Fase de Implementación

- La solución será implementada en un ambiente de producción

- Se comenzará una fase intensa de pruebas con el objetivo de prever problemas
inesperados
 36

- De manera progresiva cada departamento tendrá una semana para validar la

funcionalidad y calidad del equipo.

Fase de Entrenamiento

- Se realizarán sesiones de capacitación con cada departamento de la compañía, para

asegurar que todo el personal esté claro de cómo va a realizar las autogestiones y
además aprender a utilizar la herramienta.

Fase de Cierre del Proyecto

- Se procederá con una revisión general para asegurar que todos los indicadores están
se están monitoreando de manera correcta.
- Toda la documentación creada durante el proyecto será colocada en un repositorio
tanto digital como físico para asegurar la integridad de la propiedad intelectual
creada.

Hitos del Proyecto

La siguiente lista consiste en los hitos del proyecto:

Tabla 4. Hitos del proyecto

Tarea Fecha
Elección del equipo 15/10/2022
Primera reunión 20/10/2022
Creación de lista de requerimientos 30/10/2022
Implementación de Infraestructura 15/11/2022
Conclusión fase de pruebas 30/11/2022
Implementación en producción 30/12/2022
Fase de entrenamiento completada 28/01/2023
Entrega final del proyecto 30/01/2023

Criterios de Aceptación
 37

El proyecto se llega a aceptar una vez que se cumplan con todos los requisitos que
fueron propuestos como lo son:

- Entrega en producción del SharePoint

- Migración completa de la información de Recursos Humanos, incluida la información
de bases de datos
- Todas las pruebas deben ser consideradas exitosas de lo contrario se debe realizar una
revisión exhaustiva con el fin de obtener el exitoso en cada prueba.
- Capacitación del personal

Planeación del proyecto

Introducción

La empresa Proxi.tech actualmente no cuenta con un sistema de autogestión para la

solicitud de vacaciones, permisos, solicitud de constancias entre otras, lo cual se ha
detectado un problema al tratar de generar la solicitud de estos procesos ya que
actualmente se realizan de manera de manual lo cual puede generar diversos tipos de
problemas de perdida de datos entre otros problemas. Con los cambios estructurales de la
compañía se ha propuesto automatizar la forma en que se van a realizar las solicitudes todo
con el fin de llevar un mejor control administrativo de cada una de las solicitudes que
presentan los colaboradores.

La compañía ha encontrado problemas considerables al tratar de generar reportes

que requieran datos de diferentes departamentos o componentes de la operación debido a
que se debe solicitar la información de manera manual a diferentes departamentos a su vez
los mismos colaboradores encargados de brindar la información enfrentan problemas
debido que deben extraer la información de manera manual desde sistemas diferentes.

Alcance del proyecto

El proyecto que desarrollará incluirá soluciones de Inteligencia de negocios de fase

inicial, esto quiere decir que representa el primer esfuerzo de la organización para caminar
hacia un estado de automatización y eficiencia constante. Las soluciones implementadas
 38

representan aspectos claves que la organización desea monitorear para agilizar la toma de
decisiones y su alcance se ha acordado de manera preliminar.

Plan de administración de cambios

El plan de administración de cambios se encuentra estandarizado y utiliza un

modelo basado en la responsabilidad directa.

- Identificar una necesidad de cambio.

- Documentar el cambio.
- Identificar la tecnología en donde este alojado el cambio.
- Identificar sistemas o tecnologías que podrían verse afectados por el cambio
propuesto.
- Presentar el cambio al comité de aprobación. Los líderes de equipo forman parte del
comité de aprobación de cambios y parte de sus responsabilidades es asesorar la
gestión de cambios.
- Luego de la aprobación se puede proceder con el cambio

Plan de manejo de comunicación

La estrategia de comunicación para el proyecto se desarrolla en dos ejes centrales

los cuales son la confidencialidad y asertividad. Para el diseño del plan se han considerado
todos los artefactos disponibles en la organización, así como el perfil de los stakeholders,
esto con el objetivo de determinar los medios y formas más eficientes que agreguen valor.

Tabla 5. Plan de manejo de comunicación

Tipo de
Participantes / Objeto
comunicació Descripción Frecuencia Formato Responsable
publico meta entregable
n
Reporte de Correo Semanal Correo Stakeholders Reporte Administra
estado electrónico electrónic + Equipo de de estado dor de
semanal detallando el o producción proyecto
estado del principal
 39

Tipo de
Participantes / Objeto
comunicació Descripción Frecuencia Formato Responsable
publico meta entregable
n
proyecto
luego de una
semana de
trabajo
Reunión semanal Reunión Minuta +
Reunión de del equipo de en Equipo de actualización Project
equipo producción para Semanal personal / producció de manage
semanal discutir el estado reunión n documentaci rs
del proyecto virtual ón
Correo
Electrónico
Reporte de mensual Correo
Stakeholders Reporte Administrad
estado informando Mensual electrónic
no técnicos de estado or
mensual sobre el progreso o
general del
proyecto
Reunión Reunión Documento
Steakholders Administra
de Reunión Bisemana en persona con
+ Equipo dor
calibración bisemanal l / reunión resultados de
producción principal
de equipo virtual la reunión
revisión Reunión Stakeholders Documento Administra
de en persona + con dor de
Reunión mensual Mensual
objetivo / reunión Administrador resultados de proyectos
s virtual es de proyecto la reunión principal
calibración Reunión Stakeholders Documento Administra
de objetivos en persona + con dor de
Reunión mensual Mensual
(Steakholder / reunión Administrador resultados de proyectos
s) virtual es de proyecto la reunión principal

Reporte de Reunión Stakeholders Documento Steakholder

Reunión Bimensua
estado en persona + con s + equipo
bimensual l
general / reunión Administrador resultados de de
 40

Tipo de
Participantes / Objeto
comunicació Descripción Frecuencia Formato Responsable
publico meta entregable
n
es de proyecto
(Bimensual
virtual + Equipo de la reunión producción
)
producción

Plan de administración de riesgo

Para gestionar los riesgos del proyecto incluye un proceso metódico mediante el
cual el equipo de producción en reunión identifica puntúa y clasifica los diversos riesgos
asociados al proyecto de este modo se asegura que hay un enfoque holístico ya que
personas con diferentes habilidades técnicas serán capaces de dar su opinión y de
identificar potenciales riesgos que afecten el proyecto.

Es prioridad identificar los riesgos de manera proactiva de manera que se pueda

diseñar planes de mitigación antes de que estos sucedan.

Los riesgos de mayor posibilidad y que pueden representar un mayor impacto a la

operación han sido incluidos como parte de las tareas del proyecto esto con el objetivo de
asegurar su correcta solución mitigación o remediación.

La figura del gerente de riesgos existirá como recurso asignado al seguimiento de

cada uno de los riesgos identificados y constantemente actualizará a todos los stakeholders
sobre la situación de riesgo asociado al proyecto.

En caso de que una vulnerabilidad o riesgo identificado no pueda ser solucionado

durante el tiempo del proyecto se necesitará que el gerente encargado del área en donde el
riesgo ha sido identificado asuma la responsabilidad para continuar con el desarrollo del
proyecto.

Si para la remediación de una vulnerabilidad o riesgo identificado es necesario

alterar el presupuesto por un monto mayor del 5% será necesario convocar una reunión en
donde participen todos los stakeholders. En la reunión se explicará el riesgo en términos
 41

del impacto operativo y como un detonante que impida que el proyecto se complete
exitosamente.

Sí para la remediación de una vulnerabilidad o riesgo identificado es necesario

alterar los objetivos o los alcances del proyecto será necesario convocar a una reunión en
donde participen todos los stakeholders en la cual mediante el consenso se deberá aprobar
o denegar.

Sí de manera súbita se descubren una serie de riesgos que ponen en peligro toda la
operación el proyecto deberá ser detenido y se deberá crear un proyecto paralelo para la
realización de estas.

Registro de riesgo

La documentación de riesgos y del plan de gestión de riesgo integral se puede

encontrar en las siguientes secciones del presente documento.

Gestión de Staff

Tabla 6. Gestión de staff

Involucrados Descripción
Define los objetivos iniciales del portafolio y
estará encargado de todos los aspectos
Director de Inteligencia de negocios
relacionados al desarrollo y soporte del
portafolio
Estará informado del progreso del proyecto,
aporta retroalimentación, su equipo utilizará el
Director de finanzas sistema, por este motivo algunos objetivos y
requerimientos del proyecto serán pedidos por su
equipo.

Involucrados
Gerente de programa (Datos de
producción)
Gerente de programa (Contables)
Gerente de programa (Datos empleado
Administrador de proyectos
Analista de producción Industrial
42
Descripción
Responsable de toda la gestión del proyecto de
migración de los datos de producción. El
Gerente de Proyecto es responsable de
planificar, crear y / o administrar todas las
actividades de trabajo, variaciones, seguimiento,
informes, comunicación, evaluaciones de
desempeño, dotación de personal y
coordinación interna con los gerentes
funcionales.
Responsable de toda la gestión del proyecto de
migración de datos contables. El Gerente de
Proyecto es responsable de planificar, crear y / o
administrar todas las actividades de trabajo,
variaciones, seguimiento, informes,
comunicación, evaluaciones de desempeño,
dotación de personal y coordinación interna con
los gerentes funcionales.
Responsable de toda la gestión del proyecto de
migración de datos de HR . El Gerente de
Proyecto es responsable de planificar, crear y / o
administrar todas las actividades de trabajo,
variaciones, seguimiento, informes,
comunicación, evaluaciones de desempeño,
dotación de personal y coordinación interna con
los gerentes funcionales.
Responsable global de la ejecución del proyecto
incluyendo el inicio, la planificación, el diseño y
la ejecución. Además, será la persona
Estar encargado de clarificar
preguntas relacionadas a
 43

Involucrados Descripción
procedimientos de la operación.

Llegado el momento de la
migración de datos estará encargado
de validar los datos provenientes del
nuevo sistema
Estar encargado de clarificar
preguntas relacionadas a
procedimientos de calidad
industrial.
Analista de calidad

Llegado el momento de la migración de datos

estará encargado de validar los datos
provenientes del nuevo sistema
Estar encargado de clarificar preguntas
relacionadas a procedimientos contables y
financieros de la organización.
Analista financiero
Llegado el momento de la migración de datos
estará encargado de validar los datos
provenientes del nuevo sistema
responsable de todas las tareas de codificación y
Analista de sistemas / programación del proyecto. Colaboraran de
desarrollador 2 manera cercana con los consultores externos para
implementar los cambios requeridos
Responsable de la supervisión de todas las tareas
Desarrollador Senior
de codificación y programación del proyecto
Recurso encargado de implementar los cambios
DBA 3
relacionados con las bases de datos.
Encargado del diseño de las herramientas de BI a
Consultor IN 3
utilizar y los Dashboards acordados.
 44

Quality Managment Plan

Los encargados de Automatización de controles desempeñarán un papel en la

gestión de calidad, ya que es de suma importancia que el equipo se asegure de que el
trabajo se complete a cabalidad y con altos estándares.

A continuación, se presentan los siguientes roles y responsabilidades de calidad

para la ejecución del Proyecto.

Automatización de controles:

El Gerente de TI es el encargado y responsable de aprobar todos los estándares de

calidad para la Automatización de controles, además revisará todas las tareas asignadas y
entregables del proyecto para garantizar el cumplimiento de los estándares de calidad
establecidos y aprobados. Además, el Patrocinador del proyecto firmará la aceptación final
de la entrega del proyecto.

El Gerente de Proyecto es responsable de la gestión de calidad a lo largo de la

duración del proyecto. El Gerente de Proyecto es responsable de implementar el Plan de
Gestión de Calidad y garantizar que todas las tareas, procesos y documentación cumplan
con el plan. El gerente del proyecto trabajará con los especialistas de calidad del proyecto
para establecer estándares de calidad aceptables. El gerente del proyecto también es
responsable de comunicar y rastrear todos los estándares de calidad al equipo del proyecto
y a las partes interesadas.

Los especialistas en calidad son encargados de trabajar con el gerente de proyecto

para desarrollar e implementar el plan de gestión de calidad, recomendarán herramientas y
procedimientos para rastrear la calidad y los estándares aceptables.

Los miembros del equipo del proyecto, así como las partes interesadas, serán
responsables de acompañar en el proceso de desarrollo al Gerente del Proyecto y a los
Especialistas en Calidad en el establecimiento de estándares de calidad aceptables.

Para la implementación de los controles se utilizarán herramientas y metodologías

 45

que puedan garantizar que todos los entregables del proyecto cumplan con los estándares
de calidad aprobados.

El aseguramiento de la calidad del Proyecto Automatización de controles

garantizará que todos los procesos utilizados en la finalización del proyecto cumplan con
estándares de calidad aceptables aprobados por el equipo de gerencia. Estas normas de
proceso están establecidas para maximizar la eficiencia del proyecto. Con cada proceso
utilizado a lo largo del proyecto, el Gerente del Proyecto realizará un seguimiento y medirá
la calidad con respecto a los estándares aprobados con la asistencia de los Especialistas en
Calidad.

Estándares de Calidad

Las normas aplicadas al proyecto son la Norma ISO-IEC 9126 la cual evalúa los
productos de software, indica las características de calidad y los lineamentos para su uso,
las características de calidad y las métricas asociadas.

Define la calidad en uso como la perspectiva del usuario de la calidad del producto
software cuando éste es usado en un ambiente específico y un contexto de uso específico.
Éste mide la extensión para la cual los usuarios pueden conseguir sus metas en un
ambiente particular, en vez de medir las propiedades del software en sí mismo

ISO/IEC 14598-1 Visión General: provee una visión general de las otras cinco
partes y explica la relación entre la evaluación del producto software y el modelo de
calidad definido en la ISO/IEC 9126.

ISO/IEC 14598-2 Planeamiento y Gestión: contiene requisitos y guías para las

funciones de soporte tales como la planificación y gestión de la evaluación del producto
del software.

ISO/IEC 14598-3 Proceso para desenvolvedores: provee los requisitos y guías

para la evaluación del producto software cuando la evaluación es llevada a cabo en
paralelo con el desarrollo por parte del desarrollador.
 46

ISO/IEC 14598-4 Proceso para adquirentes: provee los requisitos y guías para
que la evaluación del producto software sea llevada a cabo en función a los compradores
que planean adquirir o reutilizar un producto de software existente o predesarrollado.

SPICE: Es un estándar importante iniciativa internacional para apoyar el desarrollo

de una Norma Internacional para la Evaluación de Procesos de Software. El proyecto tiene
tres objetivos principales: Para desarrollar un proyecto de trabajo para un estándar para la
evaluación de procesos de software. Para llevar a cabo los ensayos de la industria de la
norma emergente. Para promover la transferencia de tecnología de la evaluación de
procesos de software en la industria mundial del software a nivel mundial. mundial. El
estándar SPICE creciente en número de métodos de evaluación disponibles, y la creciente
utilización de la técnica comercial en áreas sensibles, fueron los factores clave que
impulsaron el desarrollo y la aceptación de una propuesta para desarrollar un estándar
internacional para la evaluación de procesos de software.

Tabla 7. Especificaciones y medidas

Especificaciones
Entrega del alcance
Entrega a tiempo
Entrega del presupuesto
Adhesión a la metodología
Medida
Certificación de aceptación del
proyecto por parte del cliente
Cronograma de referencia
Costo real
Comparación de auditoria frente a la
gestión de proyecto.

Roles y responsabilidades de calidad

 47

Tabla 8. Roles y responsabilidades de calidad

Roles Responsabilidad
Gerente del Proyecto Supervisión del control de calidad.
Implementar el Plan de Gestión de
El Gerente de TI
Calidad
Completar con los estándares
desarrolladores aprobados los requerimientos del
proyecto
Implementar todos los test de prueba
Tester
al software final

Tabla 9. Entregables y procesos sujetos a revisión

Entregables y procesos sujetos

Detalles de la revisión de calidad
a revisión

Gestión de riesgos Proceso de auditoría del proyecto

Test de Desarrollo para el

Testing funcionamiento correcto del
programa con test unitarios
Requerimientos,
Software
implementación de estándares
Documento Word con la solicitud
Accesibilidad
Diseño de usuario

Work Break Down Structure

Figura 3. Work Break Down Structure

 48

Change Management Plan

El plan de gestión de cambios se encuentra estandarizado y utiliza un modelo

basado en la responsabilidad directa.

- Identificar una necesidad de cambio.

- Documentar el cambio.
- Identificar la tecnología en donde este alojado el cambio.
- Identificar sistemas o tecnologías que podrían verse afectados por el cambio
propuesto.
- Presentar el cambio al comité de aprobación. Los líderes de equipo forman parte del
comité de aprobación de cambios y parte de sus responsabilidades es asesorar la
gestión de cambios.
- Luego de la aprobación se puede proceder con el cambio

Los siguientes pasos comprenden el proceso de control de cambios en la empresa

Proxi.tech, para todos los proyectos y se utilizarán en el proyecto Automatización de
solicitudes:
 49

- Paso 1: Identifique la necesidad de un cambio (cualquier parte interesada). El

solicitante enviará un formulario de solicitud de cambio completo al gerente del
proyecto
- Paso 2: Registrar el cambio en el registro de solicitud de cambio (Project Manager).
El gerente del proyecto mantendrá un registro de todas las solicitudes de cambio
durante la duración del proyecto.
- Paso 3: Realizar una evaluación del cambio (Gerente del proyecto, Equipo del
proyecto, Solicitante) El gerente del proyecto realizará una evaluación del impacto
del cambio en el costo, el riesgo, el cronograma y el alcance
- Paso 4: Envíe la solicitud de cambio a Change Control Board (CCB) (Project
Manager). El gerente del proyecto presentará la solicitud de cambio y el análisis al
CCB para su revisión.
- Paso 5: Cambiar la decisión de la Junta de Control (CCB). El CCB discutirá el
cambio propuesto y decidirá si se aprobará o no en función de toda la información
presentada
- Paso 6: Implementar el cambio (Project Manager). Si el CCB aprueba un cambio, el
gerente del proyecto actualizará y volverá a establecer la documentación del
proyecto, según sea necesario, y se asegurará de que cualquier cambio se comunique
al equipo y a las partes interesadas.

Todas las solicitudes de cambio serán registradas en el registro de control de

cambios por el Gerente de Proyecto y rastreadas hasta su finalización, ya sea aprobado o
no.

Ejecución del Proyecto

Es la parte productiva de la organización se compone de todos los procesos de

producción, las máquinas, los mantenimientos y todos los aspectos relacionados con la
creación de los productos que generan ingresos.

Esta parte del negocio utiliza una cantidad de insumos considerable ya que
representa más del 40% de los ingresos. Es importante mencionar que esta parte del
negocio es la menos optimizada ya que la manera en la que se obtienen los datos no ha
 50

cambiado en nada durante los últimos años, en parte debido a que las aplicaciones que se
desarrollan y la manera en la que se almacenan se ha hecho de la misma manera. La
segunda parte de la operación corresponde a la creación de aplicaciones. Esta parte del
negocio representa 60% de los ingresos esta parte del negocio desde el punto de vista
logística es menos complejo ya que los procesos están altamente optimizados y las
máquinas son muy recientes. Ambas partes de la operación requieren soluciones muy
diversas ya que las máquinas pertenecen a generaciones diferentes de fabricantes
igualmente diferentes. La organización nunca implementó una solución de monitoreo
unificada para el almacenamiento de datos, ni la solicitud de documentos necesarios para
los empleados. Para apoyar a la operación de manera oportuna la organización requiere que
se unifique toda información generada que se pueda centralizar y poder generar reportes de
manera más simple.

Figura 4. Ejecución del proceso

Fuente: Adaptado de Importancia de los procesos de un Proyecto, por Eclass, 2016

Existen tres categorías de máquinas las cuales exportan la información de manera

 51

diferente debido a que pertenecen a diferentes fabricantes.

Figura 5. Máquina tipo 1

Fuente: Adaptado de SQL Server Log Architecture, por ApexSQL, 2019

Figura 6. Máquina tipo 2

Fuente: Adaptado de SQL Server Log Architecture, por ApexSQL, 2019

Figura 7. Máquina tipo 3

 52

Fuente: Adaptado de SQL Server Log Architecture, por ApexSQL, 2019

Máquina Tipo 1

Este tipo de máquina utiliza un servidor que corre en SQL Server 2016. El esquema
es rudimentario ya que por defecto la máquina está diseñada para guardar los logs en un
csv.

Figura 8. Tipo de servidor de la máquina tipo 1

 53

Fuente: Adaptado de Diseño de control de acceso para microservicios, por Heberg

Ement, 2018

Máquina Tipo 2

Este tipo de máquina utiliza un servidor en que corre en SQL Server 2012

Figura 9. Tipo de servidor de la máquina tipo 2

Fuente: Adaptado de Diseño de control de acceso para microservicios, por Heberg

Ement, 2018

Máquina tipo 3
 54

Utiliza archivos CSVs para registrar sus eventos, por suerte esta máquina representa
solamente 2 archivos de manera mensual.

Solución propuesta

Se unificarán los datos para poder diseñar dashboards que faciliten la generación de
reportes y eventualmente generar información predictiva más eficiente.

Figura 10. Solución propuesta

Fuente: Adaptado de SQL Server Log Architecture, por ApexSQL, 2019

Sistema de gestión

El departamento de gestión es el encargado de toda la gestión contable, recursos

humanos entre otros de la organización además presenta frecuentemente proyecciones para
la junta directiva.

Figura 11. Sistema de gestión

 55

Fuente: Adaptado de Importancia de los procesos de un Proyecto, por Eclass, 2016

El sistema en realidad se compone de tres sistemas diferentes e independientes

como se puede apreciar en la siguiente imagen

Figura 12. Componentes del sistema de gestión

Fuente: Adaptado de SQL Server Log Architecture, por ApexSQL, 2019

El objetivo del proyecto es la integración de todos los datos en un dataset para que
el sistema de inteligencia de negocios pueda eventualmente usarla para operar.
 56

Propuestas de sistema descartadas Azure + Power BI

Figura 13. Propuestas de sistema descartadas Azure + Power BI

Fuente: Adaptado de Azure Database, por Microsoft Community, 2019

Infraestructura actual

Figura 14. Infraestructura actual

Fuente: Adaptado de Azure Database, por Microsoft Community, 2019

Monitoreo y Control del Proyecto

Project Status Report

 57

El objetivo principal es describir el progreso del proyecto en un tiempo establecido,

permitiendo a los stakeholders visualizar datos significativos en gráficos.

Información general del Proyecto

En este proyecto como objetivo principal es realizar un sistema para solicitud de

vacaciones, permisos, licencias y solicitud de constancias. Este proyecto se está realizando
con el propósito de automatizar las gestiones antes mencionadas, esto debido a que
actualmente el proceso se realiza d manera manual.

Estado General del Proyecto

El proyecto está actualmente en su etapa de inicio, debido a que se está empezando

con las etapas iniciales con este proyecto. Se estará entregando actualizaciones cada fecha
definida en el cronograma para cumplir con los tiempos de entrega establecidos la gerencia
de TI.

Resumen del Proyecto

Para este proyecto nuestro equipo de trabajo se mantiene actualizado de cualquier

asunto relacionado a la ejecución del mismo, En este caso podemos decir que debido al
proyecto que como mencionamos anteriormente es proporcionar a la empresa Proxi.tech un
programa que busca agilizar procesos de solicitudes varias por parte de los colaboradores
actuales de la empresa y así automatizar estos procesos antes descritos por medio de la
digitalización con un sistema en el que se pueda autogestionar y así evitar el uso de papel y
pérdida de información.

Estado del proyecto

Con forme se van realizando las entregas de los reportes del estatus del proyecto, se
 58

debe de indicar los porcentajes de avance con respecto al mes anterior. Si se logra un 100%
de avance se coloca la casilla en verde, si se logra un 50% se coloca un amarillo y un 0%
se coloca en rojo.

Alcance Cronograma Costos Riesgos Calidad

Además, explicar las razones de cada color.

_______________________________________________________________
_______________________________________________________________
_______________________________________________________________
_____________________________________________

Trabajo realizado el mes anterior:

Se debe de colocar el trabajo que se realizó durante ese mes y sus problemas, avances y
esto debe ser especifico:

_______________________________________________________________
_______________________________________________________________
______________________________

_______________________________________________________________
_______________

Trabajo para el próximo mes:

Según las proyecciones que se tiene de manera objetiva, de debe de colocar los trabajos que
se tienen para el próximo mes para así poder realizar el estatus y cumplir con el cronograma
para lograr un 100%de entregas.

_______________________________________________________________
_______________________________________________________________
_______________________________________________________________
 59

_____________________________________________

Problemas u obstáculos:

Colocar los problemas con los que se contaron durante el mes.

Riesgos:________________________________________________________
_______________________________________________________________
_______________________________________________________________
____________________________________________

Obstáculos:_____________________________________________________
_______________________________________________________________
_______________________________________________________________
__________________________

Problemas:_____________________________________________________
_______________________________________________________________
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Cierre del Proyecto

Resumen Ejecutivo

Este plan formalmente documenta el proceso de transición de todas las tareas

relacionadas con responsabilidades y actividades,

bajo las condiciones del plan anteriormente mencionado, el objetivo principal será
que el proyecto se entregue tenga una transición óptima donde la organización sea
beneficiada en su finalización.

Transición

La transición del proyecto será de manera interna, para buscar una manera óptima
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en la recopilación de diferentes datos de los distintos departamentos que existen, dicho

proyecto se documentara de y se enfocará en que el conocimiento podrá ser transferido de
manera óptima y eficiente a colaboradores clave para que puedan actuar como un punto
intermedio entre el equipo de producción y la organización de manera que se facilite y por
ende se controlen futuras consultas cuando el proyecto entra en la tapa de producción.

Organización del equipo de transición

Tabla 10. Organización del equipo de transición

Titulo Roles/Responsabilidades
Dicho administrador se encargará asegurarse que la
Administrador de Proyecto de transición
mayor cantidad de personas sean capacitadas.
Se encargará de toda la transición hacia producción
del proyecto.

Coordinar las actividades de la transición entre el

Coordinador de transición
equipo de producción y la organización

Facilita las reuniones y crear planes de

entrenamiento
Será responsable por velar por la coordinación y
Administrador de proyecto
supervisión del proyecto.
Deberá asistir a todas las capacitaciones futuras

Deberá coordinar reuniones internas en dicho

Representante de Finanzas
departamento para la capacitación de su

TeamWork

Deberá de reportar cualquier situación que no

conozca al equipo de desarrollo.
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Titulo Roles/Responsabilidades

Deberá asistir a todas las capacitaciones futuras

Deberá coordinar reuniones internas en dicho

Representante de ventas departamento para la capacitación de su TeamWork

Deberá de reportar cualquier situación que no

conozca al equipo de desarrollo.

Deberá asistir a todas las capacitaciones futuras

Deberá coordinar reuniones internas en dicho

Representante de Talento Humano departamento para la capacitación de su TeamWork

Deberá de reportar cualquier situación que no

conozca al equipo de desarrollo.

Deberá asistir a todas las capacitaciones futuras

Deberá coordinar reuniones internas en dicho

Representante de marketing departamento para la capacitación de su TeamWork

Deberá de reportar cualquier situación que no

conozca al equipo de desarrollo.

Representante de producción Deberá asistir a todas las capacitaciones futuras

Deberá coordinar reuniones internas en dicho

departamento para la capacitación de su TeamWork

Deberá de reportar cualquier situación que no

conozca al equipo de desarrollo.

Transición de la fuerza laboral

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Ejecución del trabajo durante la transición.

Luego de la culminación del proyecto los desarrolladores quedarán disponibles

donde sus actividades se desempeñarán en la creación de documentación, donde también le
otorgaran soporte al equipo de transición ya que dicho equipo se encargará de ordenar toda
la documentación donde se asegurará que estará integra y completa.

Transición de propiedad

Propiedad intelectual.

Toda la documentación de dicho proyecto tanto en sus manuales, códigos, entre

otros, que se generaron durante el desarrollo del proyecto es totalmente propiedad de la
empresa por lo cual toda propiedad se encuentra bajo resguardo en un repositorio digital
que asegura tanto su integridad como su protección con respaldos debidamente asignados.

Cuentas de usuario y contraseñas

Todos los usuarios y Contraseñas donde se encuentran los usuarios de prueba y

producción han sido modificados y previamente guardados para una futura utilización.

Transferencia de Conocimientos

Todo el conocimiento sobre elaboración del proyecto se encuentra en repositorios

digitales para asegurar su transición e integridad, de igual manera repositorio es dinámico
lo que facilita las consultas futuras.

Calendario

Tabla 11. Calendario

Nombre / Tarea Duración

Inicio de la fase de transición 0 días

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Transferencia de conocimiento 50 días

Diseño de estrategia de entrenamiento, diseño y

10 días
consulta

Reunión con el equipo de transición 3 días

Entrega y Aceptación

Para entregar y medir la aceptación del proyecto se debe tener en cuenta los
objetivos que se plantearon al inicio del proyecto y compararlos con lo que se entregó, al
mismo tiempo escuchar el feedback que nos da el usuario final.

Lecciones aprendidas

Durante el desarrollo del proyecto pudimos mitigar y reducir riesgos por medio de
una planeación ordenada y real, sin embargo, igualmente encontramos retos y
oportunidades de mejora para proyectos de este tipo en el futuro. Los desarrolladores
enfrentaron problemas y demoras que pudieron haber sido mitigadas con solicites de
acceso al equipo de seguridad con mas tiempo de anticipación, ya que los tiempos de
resolución de departamento son abstente lentos, por lo que sufrimos retrasos en la creación
de usuarios y asignación de licencias que podrían ser mitigados solicitándolos desde el
inicio del proyecto con antelación. Igualmente, con información recibida por parte del
proveedor de nube rescatamos que tenemos mejores opciones de hosting a menor costo si
se realiza un correcto forecast del almacenamiento requerido. También encontramos
importante en la fase de diseño indagar más en las necesidades del usuario y stake holders
para tener una visión más clara y concisa de la necesidad final de la herramienta, ya que
tuvimos decisiones divididas en las prioridades de los stake holders y usuarios finales, así
como la información de valor requerida por recursos humanos en el formulario de la
herramienta.

Pese a todo esto el proyecto se entregó a tiempo, la implementación del proyecto y

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el reléase fue un éxito, se ha recibido buen feedback sobre el UI y la experiencia del

usuario al ingresar en la herramienta, aunque es pronto para decirlo, la curva de
aprendizaje ha sido corta y esto le ha ahorra tiempo a nuestro equipo desarrollador.