Guatemala, 10 de febrero del 2024

Universidad Galileo
Carrera: Licenciatura en tecnología desarrollo, administración de recursos humanos
Curso: Automatización de Procesos Administrativos
Horario: 10:00 a.m.
Tutor: LESLIE ELIZABETH, ALVAREZ BAILON

Automatización de Procesos Administrativos

Caso 1 Semana 4

Nombre: Dulce Yamilet Hernández López

Carnet: 24005869
Fecha de entrega: 13/02/2024
Semana: 4
1. Tomando como base la estructura organizacional de sus tareas
anteriores, analice la misma y proponga que cambios o modificaciones
sugiere asumiendo su rol de administrador, esto para dar cumplimiento
a las metas y objetivos organizacionales establecidos.

Para proponer cambios o modificaciones en la estructura organizacional de

INFOM y cumplir con las metas y objetivos establecidos, como administrador,
podrías considerar lo siguiente:

• Evaluación de la estructura actual: Analiza la estructura

organizacional actual de INFOM para identificar áreas de mejora,
cuellos de botella, y posibles redundancias o ineficiencias.

• Clarificación de roles y responsabilidades: Asegúrate de que cada

miembro del equipo entienda claramente cuáles son sus roles y
responsabilidades dentro de la organización. Esto puede ayudar a
mejorar la eficiencia y reducir la duplicación de esfuerzos.

• Implementación de equipos multifuncionales: Considera la

creación de equipos multifuncionales que puedan trabajar en
proyectos específicos, lo que fomentará la colaboración entre
diferentes áreas de la organización y permitirá una mejor
coordinación.

• Flexibilidad y agilidad: Busca una estructura organizacional que sea

lo suficientemente flexible como para adaptarse a los cambios del
mercado y del entorno empresarial. La agilidad es clave para
responder rápidamente a las nuevas oportunidades y desafíos.

• Comunicación y transparencia: Fomenta una cultura de

comunicación abierta y transparente dentro de la organización para
que todos los empleados se sientan motivados a contribuir con ideas
y soluciones.

• Desarrollo de liderazgo: Invierte en el desarrollo de liderazgo dentro

de la organización para que los gerentes y supervisores estén
capacitados para guiar a sus equipos hacia el logro de los objetivos
organizacionales.

• Revisión periódica: Establece un proceso de revisión periódica de la

estructura organizacional para asegurarte de que sigue siendo
relevante y efectiva en función de los objetivos de la empresa y las
condiciones del mercado.
 Al implementar estos cambios y modificaciones, podrías ayudar a
INFOM a alcanzar sus metas y objetivos organizacionales de manera
más efectiva. Es importante involucrar a los miembros clave del equipo
en este proceso para garantizar su aceptación y compromiso con los
cambios propuestos

2. Elabore la nueva propuesta de organigrama tomando en cuenta los

cambios sugeridos en el inciso anterior.

Presidente

Sub
presidente Secretaria General

Gerencia
Administrativ vicepresidente vicepresidente Direccion
Tecnica y de
a Financiera de finanzas de ventas Administrativa
Proyectos

Estructuras organizacionales:
• Estructura funcional.
• Estructura divisional.
• Estructura matricial.
• Estructura en red.
• Estructura organizacional plana.
• Estructura organizacional jerarquía.
• Estructura organizacional matricial.

El organigrama
• Cargos y posiciones.
• Líneas de autoridad.
• Departamentos o áreas funcionales.
• Conexiones y relaciones entre unidades.
• niveles jerárquicos.
3. Evalúe su tecnología y sistemas. La tecnología obsoleta o los
sistemas ineficientes pueden crear cuellos de botella y ralentizar la
productividad:

La evaluación de la tecnología y los sistemas en una organización es crucial

para identificar posibles cuellos de botella y mejorar la productividad. Aquí
hay algunas razones por las cuales la tecnología obsoleta o los sistemas
ineficientes pueden crear problemas:

• Rendimiento deficiente: La tecnología obsoleta puede no ser capaz

de manejar las demandas actuales del negocio, lo que resulta en
tiempos de respuesta lentos, caídas del sistema y errores frecuentes.

• Incompatibilidad: Los sistemas obsoletos pueden no ser compatibles

con nuevas tecnologías o software, lo que dificulta la integración con
otros sistemas y limita la capacidad de la organización para
aprovechar nuevas oportunidades.

• Costos adicionales: Mantener sistemas obsoletos puede resultar

costoso debido a los gastos de mantenimiento, reparaciones
frecuentes y la necesidad de soporte técnico especializado.

• Seguridad comprometida: La tecnología obsoleta puede ser más

vulnerable a brechas de seguridad y ataques cibernéticos, lo que pone
en riesgo la información confidencial y los datos de la organización.

• Procesos ineficientes: Los sistemas ineficientes pueden generar

procesos laboriosos y redundantes que consumen tiempo y recursos,
lo que afecta negativamente la productividad y la calidad del trabajo.

Para abordar estos problemas, es importante realizar una evaluación

exhaustiva de la tecnología y los sistemas existentes, identificar áreas
de mejora y desarrollar un plan de acción para actualizar o mejorar la
infraestructura tecnológica de la organización. Esto puede implicar la
actualización de hardware y software, la implementación de nuevas
soluciones tecnológicas y la capacitación del personal para utilizar
eficazmente los nuevos sistemas. Al invertir en tecnología actualizada
y eficiente, las organizaciones pueden mejorar su capacidad para
adaptarse a los cambios del mercado, optimizar sus operaciones y
mejorar la productividad en general.
¿Qué son los cuellos de botella en la gestión de proyectos?

En la gestión de proyectos, los "cuellos de botella" son puntos o áreas dentro del
proyecto donde la capacidad de producción o rendimiento se reduce, lo que provoca
que el flujo de trabajo se ralentice o se detenga por completo. Estos cuellos de
botella pueden ocurrir en cualquier parte del proyecto y pueden ser causados por
una variedad de factores. Algunos ejemplos comunes de cuellos de botella en la
gestión de proyectos incluyen:

1. Recursos limitados: Cuando los recursos necesarios, como personal,

tiempo, financiamiento o equipo, son limitados o no están disponibles en
la cantidad necesaria para completar una tarea o actividad dentro del
proyecto.

2. Dependencias entre tareas: Cuando una tarea depende del final de otra
para comenzar, y esta última se retrasa, puede causar un cuello de botella
en el flujo de trabajo.

3. Capacidades técnicas: Cuando se requieren habilidades técnicas

específicas que no están disponibles en el equipo del proyecto, lo que
puede retrasar o dificultar la realización de ciertas actividades.

4. Decisiones de gestión demoradas: Cuando las decisiones importantes

no se toman a tiempo o se posponen, lo que puede provocar retrasos en
las actividades subsiguientes y afectar el progreso general del proyecto.

5. Problemas de comunicación: Cuando la comunicación entre los

miembros del equipo no es clara o efectiva, lo que puede generar
malentendidos, retrasos en la transmisión de información y dificultades
para resolver problemas.

6. Cambios en el alcance del proyecto: Cuando se introducen cambios

significativos en el alcance del proyecto una vez que ya está en marcha,
lo que puede requerir ajustes en los recursos, plazos y actividades
planificadas. Es importante identificar y abordar los cuellos de botella tan
pronto como sea posible en la gestión de proyectos para minimizar su
impacto en el cronograma, el presupuesto y la calidad del trabajo. Esto
puede implicar la asignación de recursos adicionales, la reprogramación
de actividades, la resolución de problemas de comunicación y la toma de
decisiones oportuna por parte del equipo de gestión del proyecto.