GUÍA DE AUTOMATIZACIÓN

DE PROCESOS IMPULSADA
POR RESULTADOS
Cómo impulsar la automatización con
métricas de impacto
¿POR QUÉ LA AUTOMATIZACIÓN GUIADA POR RESULTADOS?
Tradicionalmente, la RPA (Automatización
Robótica de Procesos) se ha medido solo por
los ahorros FTE*. Si bien los ahorros FTE son la
métrica más fácil y concreta en los proyectos
de RPA, brindan una visión limitada para medir
los beneficios de RPA y conducen a la
automatización unidimensional.
*FTE = en ingles Full-time equivalent y en
español Equivalente a Tiempo Completo
¿CUÁLES SON LOS IMPACTOS DE LA AUTOMATIZACIÓN?
Eficiencia operativa
Experiencia del cliente
Calidad y riesgos minimizados
La automatización impulsada por el impacto
mide no solo los ahorros FTE, sino también
otros valores y beneficios que son igual o mas
importantes para la organización, como la vel-
ocidad, los ingresos, los costos y la experiencia
del cliente o del empleado. Al mirar más allá de
lo “obvio”, podemos sacara la luz las perspec-
tivas de valor subyacentes. Ampliar la visión
más allá de los ahorros FTE permite proyectos
de automatización másexitosos y asegura ben-
eficios comerciales reales.
Ingresos
Satisfacción del empleado
Ahorro de costes
 ¿CÓMO MEDIR LOS RESULTADOS?
Para medir el impacto real de la automatización
de procesos, es necesario establecer métri-
cas concretas para el impacto tanto a nivel de
proceso como de organización.
En general, hay tres niveles diferentes de métri-
cas de RPA para procesos. Medir el robot o
la tecnología crea la base para las métricas.
El registro técnico, que está incorporado en el
robot, mide, por ejemplo, la tasa de error del ro-
bot, las transacciones y el tiempo de ejecución.
TRES NIVELES DE MÉTRICAS DE AUTOMATIZACIÓN
MEDIR
IMPACTO
IMPACTO
IMPACTO GLOBAL
-15% INFORMES COMERCIALES
MEDIR ROBOT O
TECNOLOGÍA REGISTRO TECNOLÓGICO
Sin embargo, las métricas de tecnología no
nforman sobre qué tan bien está teniendo éxito
el negocio, por lo que las métricas de negocio,
como el ahorro de tiempo completo, los nive-
les de inventario, los tiempos de entrega del
proceso y otras métricas se construyen sobre
las métricas técnicas.
Los impactos reales están incluso por encima
de los informes comerciales, que se muestran
en el estado financiero como un aumento de
los ingresos, o en una mejor experiencia del
cliente, o en la rotación del inventario, etc.
Ingresos $
Experiencia del cliente (NPS, compras repetidas)
Rotación de inventario, disponibilidad de componentes críticos
Necesidad de préstamos a corto plazo
Transacciones / FTE
Ahorros indicativos de tiempo completo
Plazos de entrega del proceso
Nivel del inventario
Tiempos de respuesta del cliente
Tasa de error del robot
Actas
Tiempo de ejecución
EL PROCESO SISUA PARA PROPORCIONAR RESULTADOS

El Proceso Sisua para la automatización con un
impacto positivo comienza ayudando a nuestro
cliente a identificar casos de uso mediante el
uso de nuestros métodos de análisis de pro-
cesos probados. El objetivo del primer paso es
obtener una lista masiva de posibles casos de
uso de automatización.
A continuación, se seleccionan los casos de
uso más prometedores para una evaluación
adicional. En este punto, la organización
necesita determinar los KPI críticos. ¿Cuáles
son los aspectos y prioridades más impor-
tantes que la organización quiere lograr con la
automatización? Estos KPI a nivel de proyecto
impulsan la priorización de la canalización de
automatización.
Luego, definimos los valores de vida útil espe-
cíficos de los casos de uso y el impacto general
de los casos de uso.
Como resultado, nuestro cliente recibe una
línea de automatización que se prioriza frente
al impacto general y no solo a los ahorros
FTE. Nuestro análisis de procesos ayuda a las
organizaciones a priorizar los mejores casos
de uso y asegura la automatización de los pro-
cesos correctos, que son más importantes para
su organización.
Después de eso, se seleccionan las siguientes
implementaciones y se definen el estado actu-
al y los objetivos a nivel de KPI y el scorecard
para cada automatización.
Después de configurar el robot en nuestro
framework, revisamos los robots en nuestra
plataforma en la nube (RaaS) y medimos el
impacto y evaluamos los resultados que ob-
tuvimos de la automatización. A partir de ahí,
podemos optimizar aún más el proceso de au-
tomatización si es necesario.

- El análisis de procesos de Sisua como herramienta de

IDENTIFICACIÓN ideación
DEL CASO DE - Ideación continua
USO - Lista masiva de posibles candidatos a la automatización

- Seleccione los casos de uso más prometedores para una

VALOR AÑADIDO DE POR evaluación adicional
VIDA Y MÉTRICAS DE - Determine los KPI críticos
- Defina el valor de vida útil y el impacto general específicos
IMPACTO del caso de uso

TUBERÍA DE - Priorice los mejores casos de uso frente a su potencial

AUTOMATIZACIÓN impacto general
1 2 3 PRIORIZADA

- Seleccione la siguiente implementación

- Defina el estado actual y los objetivos y el cuadro de
IMPLEMENTACIÓN mando a nivel de KPI para la automatización
1 - Configurar el robot

MANTENIMIENTO Y - Nube y RaaS

- Despliega el robot
MEDICIÓN DE - Determine los principios de registro de robots
IMPACTO - Mida el impacto y evalúe los beneficios
DEFINICIÓN DE OBJETIVOS DE IMPACTO, MÉTRICAS Y PUNTUACIÓN

Después de recibir la lista masiva de casos de
uso de automatización de nuestro método de
análisis de procesos, determinaremos las per-
spectivas de impacto correctas que están alin-
eadas con las prioridades estratégicas a nivel
de grupo de la organización.
Los objetivos de impacto de automatización y
creación de valor deben estar arraigados en la
estrategia de la organización y las necesidades
o desafíos comerciales.
Cuando se eligen las perspectivas más im-
portantes, la lista general se puede mapear
con esas perspectivas y cada caso de uso se
puede comparar con esos criterios.
Las puntuaciones de impacto obtenidas son
una representación gráfica del impacto de cada
automatización. Esta evaluación se puede uti-
lizar para comparar y priorizar ideas según las
puntuaciones únicas.

1. PERSPECTIVAS DE IMPACTO

Disminuir el costo del proceso y los

costos de impacto no directo 3. DEFINIR OBJETIVOS DE
IMPACTO Y PUNTUACIÓN
Mejorar la calidad del proceso o de la
producción 2. ELEGIR Costos directos

PERSPECTIVAS
Aumentar la velocidad y el
rendimiento del proceso ¿Cómo afectara la
Calidad de Experiencia del
automatización de mis proceso cliente
procesos a mi negocio?
Aumentar los ingresos obtenidos

Mejorar la experiencia del cliente

Velocidad de
Costos
proceso
Mejorar la experiencia de los
empleados
 BASE PARA LA AUTOMATIZACIÓN ROI POSITIVA

Después de determinar las perspectivas cor-
rectas, se establecen las métricas respecti-
vas con los niveles actuales y los objetivos. El
gráfico de medición de impacto a continuación
representa cómo se puede calificar un caso de
uso de automatización en función del impacto
y el trabajo de desarrollo requerido.
En el lado izquierdo del gráfico están las per-
spectivas de impacto elegidas o prioridades
estratégicas. Primero definimos las métricas a
través de las cuales medimos el desempeño de
un caso de uso específico. Si el objetivo es
aumentar la velocidad, la medición para eso
podría, por ejemplo, ser un tiempo de entrega
entre el producto y el pago. O si el objetivo es
mejorar la experiencia del usuario, podría me-
dirse con los resultados de la encuesta a los
empleados o clientes.
Después de definir qué medir, es importante
comprender dónde se encuentra la organ-
ización con respecto a esas métricas en este
momento. Si la organización no tiene una ima-
gen clara del estado actual, no es posible eval-
uar el impacto real de la automatización. Es
crucial definir primero el estado actual y luego
el objetivo donde la organización quiere estar.
Después de definir el estado actual y los obje-
tivos, se pueden agregar diferentes pondera-
ciones según las prioridades. A partir de ahí, se
crea una puntuación de impacto general para
cada automatización.

MEDICIÓN DE IMPACTO
AHORA OBJE- PONDE- IMPACTO PUNTAJE
TIVO RACIÓN (1 – 5)
EXPERIENCIA DEL 5
USUARIO Resultados de la encuesta de empleados 3.5 3.7 10% 3 0.3
IMPACTO

PROCESO DE
CALIDAD Cantidad de desviación en los datos 5% 0% 20% 4 0.8

VELOCIDAD
Plazo de ejecución desde la adquisición
10d 6d 30% 3 0.9 2
hasta el pago del artículo

Horas de trabajo ligadas a la

COSTOS INDIRECTOS
reconciliación 10d 5d 20% 5 1.0 L M S

COSTOS DIRECTOS Horas de trabajo ligadas al proceso 20d 0d 20% 5 1.0 TRABAJO DE DESARROLLO

Puntuación alta = ahorro de costes directos + mejora de la calidad,

4.0 /5
lo que aboga por la implementación de RPA.
¿TE GUSTARÍA APRENDER MAS?

Si desea obtener más información sobre nuestro proceso de creación de métricas de

impacto y los resultados que han logrado nuestros clientes, puede ver nuestro seminario
web de RPA impulsado por el impacto desde el siguiente enlace. El webinar está en inglés.

https://youtu.be/EZQk4RhWQtQ

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GUIADA POR RESULTADOS? CONTÁCTENOS

¿Está listo para comenzar a obtener resultados reales con la automatización guiada por
resultados? Busquemos juntos los objetivos de impacto adecuados para su empresa y
comencemos a marcar la diferencia en su negocio.

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