CURSO:

ASISTENTE
ADMINISTRATIVO

TEMA: 5

Gestión de documentos y
archivos.

www.itec123.com
Técnicas para el manejo eficiente de
documentos.
Organización física y digital de archivos.
Métodos para la clasificación y
almacenamiento de documentos.
Seguridad y confidencialidad en la gestión
documental.
Gestión de documentos y
archivos
OBJETIVOS DE NUESTRA SESION

01
La gestión de documentos y archivos
Importancia
Creación y
Captura
La gestión de documentos y archivos es el
conjunto de procesos, procedimientos y
políticas diseñados para organizar, almacenar, Preservación y Almacenamiento y
recuperar y gestionar información en forma de Disposición Organización

documentos y archivos, ya sean en formato

físico o digital. El objetivo principal de esta
gestión es garantizar que la información esté
disponible, sea fácilmente accesible, segura y Distribución y Recuperación y
Flujo de Trabajo Acceso
pueda ser utilizada de manera eficiente por
aquellos que la necesiten

02
Técnicas para el manejo eficiente de documentos.
HERRAMIENTAS

Digitalización y almacenamiento en la nube: Convierte los

documentos físicos en archivos digitales mediante
escáneres y almacénalos en plataformas en la nube. Esto
facilita el acceso desde cualquier lugar, reduce el espacio
físico y minimiza el riesgo de pérdida.

Implementación de un sistema de gestión de documentos

(DMS): Utiliza software específico para la gestión
documental que permita organizar, etiquetar, buscar y
compartir archivos de manera eficiente. Los DMS facilitan
el control de versiones, el acceso controlado y la
automatización de flujos de trabajo.
03
Técnicas para el manejo eficiente de documentos.
HERRAMIENTAS

Establecimiento de una estructura de archivos lógica:

Crea una jerarquía de carpetas y un sistema de
nomenclatura consistente para clasificar los documentos.

Etiquetado y metadatos: Asigna etiquetas y metadatos

relevantes a los documentos para facilitar su
identificación y búsqueda. Palabras clave, fechas,
nombres de proyecto

Flujo de trabajo automatizado: Emplea herramientas y

software que automatizan tareas repetitivas, como la
clasificación de documentos, la asignación de permisos o
el envío de notificaciones.

04
Técnicas para el manejo eficiente de documentos.
HERRAMIENTAS

Uso de herramientas de colaboración: Implementa

plataformas colaborativas que permitan a varios usuarios
trabajar simultáneamente en documentos.

Políticas de retención y disposición: Establece políticas

claras sobre la retención y eliminación de documentos.
Define períodos de conservación y métodos seguros.

Formación y capacitación del personal: Educa a tu equipo

sobre las mejores prácticas para la gestión de documentos,
incluyendo cómo utilizar herramientas específicas.

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Técnicas para el manejo eficiente de documentos.
HERRAMIENTAS

Auditorías regulares: Realiza auditorías

periódicas para evaluar la eficacia de tus
procesos de gestión documental.

Seguridad y protección de datos:

Asegúrate de implementar medidas de
seguridad adecuadas, como
encriptación, control de acceso y copias
de seguridad regulares.

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Agregue un pie de página
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Confidencialidad en la Gestión Documental:
Clasificación de
información
¿POR QUE ES IMPORTANTE?
Al implementar estas prácticas, puedes
fortalecer la seguridad y
Marcado y Acceso basado en
confidencialidad en la gestión etiquetado roles

documental, asegurando que la

información crítica esté protegida
adecuadamente y solo sea accesible
para aquellos que tienen la autorización
necesaria.
Políticas de
Capacitación del
retención y
personal
destrucción segura

19
 Gracias
Lic. Vania Mansilla Reaño
924873410
vmansillar@unsa.edu.pe
Relacionista Industrial

20
 Atención al estudiante
+51 967 257 777

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