MANEJO DE LA INFORMACIÓN DE

DOCUMENTOS – SISTEMA DE
INFORMACIÓN PARA EN MANEJO DE
DOCUMENTOS

Abel Acevedo
Yeisón Martinez
Alison Castillo
Alejandro Sandoval
Diego Gómez
MANEJO DE LA INFORMACIÓN DE
DOCUMENTOS
El Manejo de Información hace referencia
a la recolección, gestión y análisis de la
información de una o más fuentes y a la
distribución de esta a una o más
audiencias, son diferentes las forma de
gestionar una información.
 Hardware y Software de almacenamiento: Si la organización cuenta con
datos informáticos es importante contar con un lugar para almacenar la
información de la manera mas segura ante cualquier accidente.

 Manual o política de seguridad: de acuerdo a las necesidades de cada

compañía. Se debe seguir cierto tipo de reglas y procedimientos a la hora
de manejar información.

 Personal de seguridad calificado: Contar con personal calificado, capaz

de reaccionar de forma inmediata ante cualquier riesgo.
FACTORES IMPORTANTES AL
MANEJAR INFORMACIÓN
CONFIDENCIALIDAD: Se trata de ser una persona que respeta la
privacidad tanto de las personas como de las organizaciones.
INTEGRIDAD: Para esto es necesario mantener un registro
exhaustivo de la información que se tiene almacenada, sobre todo si
esta se llega a manipular de forma intencional o accidentalmente.
DISPONIBILIDAD: Es necesario considerar las formas de acceder a
la información, evitando los riesgos y peligros. Considera
características como la seguridad y la interactividad para que las
personas que necesitan acceder a ella puedan hacerlo sin necesidad de
comprometer la seguridad.
SISTEMAS DE INFORMACIÓN PARA EL
MAJEO DE DOCUMENTOS
Los componentes clave de un sistema de información para el manejo de
documentos incluyen:

 CAPTURA DE DOCUMENTOS: Proceso de digitalización de documentos

físicos o creación de documentos electrónicos.

 ALMACENAMIENTO: Los documentos digitales se almacenan en

repositorios seguros, generalmente en servidores o en la nube, donde se pueden
organizar y acceder fácilmente.

 INDEXACIÓN: Los documentos se etiquetan con metadatos que facilitan su

búsqueda y recuperación rápida.
 RECUPERACIÓN: Los usuarios pueden buscar documentos por palabras
clave, fechas, categorías u otros criterios y recuperarlos de manera rápida y
eficiente.

 COLABORACIÓN: Los sistemas de gestión de documentos facilitan la

colaboración entre usuarios al permitir el acceso controlado a documentos
compartidos, la edición simultánea y el seguimiento de cambios.

 CONTROL DE VERSIONES: Los cambios realizados en los documentos se

registran y se mantiene un historial de versiones para garantizar la integridad y
la trazabilidad de la información.

 CUMPLIMIENTO NORMATIVO: Los sistemas de gestión de documentos

suelen incluir características de seguridad y cumplimiento normativo para
proteger la confidencialidad, integridad y disponibilidad de la información.